PLAN DE SUPERVICION

Es que la supervisin es una herramienta indispensable para un control efectivo de cualquiera de los proyectos y acciones en los que andamos metidos, implicndonos el observar e influir sobre las actividades y objetivos principales que pretendemos llevar a cabo. Para ser eficiente, la supervisin tiene que realizarse de manera organizada, y utilizarse para informar a las otras personas involucradas en aquello que estamos controlando sobre el progreso y los problemas que vayan surgiendo a medida que vayan siendo detectados. La supervisin se concentra sobre todo en actividades de ejecucin a corto plazo.

Propsito de la Supervisin El propsito de la supervisin es mejorar la calidad del trabajo que se realiza e incrementar su efectividad, ayuda a obtener los resultados previstos en el plan operativo institucional al detectar a tiempo los problemas en su ejecucin. Esencialmente es una funcin gerencial que consiste en un conjunto de actividades destinadas a: Observa el cumplimiento de las tareas asignadas Efectuar control de la utilizacin de los recursos Ayudar al equipo multidisciplinario de salud a planificar, ejecutar y evaluar su trabajo Proporcionar asesora tcnica a las unidades especficas, as como en las reas de administracin general orientada a la satisfaccin del usuario de los servicios de salud. Motivar al personal, evaluar su desempeo y fortalecer sus capacidades, destrezas y habilidades en servicio. Proponer en forma conjunta las correcciones requeridas y verificar su cumplimiento

Qu se supervisa? Los puntos especficos a supervisar varan de acuerdo con los proyectos, pero generalmente incluyen una gama de factores relacionados con el funcionamiento, la parte tcnica del mismo o de costes. Para ello lo mejor es crear un buen plan de supervisin que incluya por ejemplo:

Actividades y progreso de nuestro proyecto segn sus objetivos: cada actividad y tarea importante debe supervisarse para estar informados en todo momento si no estamos desviando o no del objetivo final que nos hemos marcado. Entrega del proyecto: si el proyecto tiene etapas de interaccin entre nuestro equipo y otras entidades externas, hay que comprobar si estas acciones de comunicacin se cumplen (es decir, enviamos la informacin adecuada en los momentos acordados a quienes deben recibirla?), as como la opinin de las partes involucradas. Tenemos que asegurarnos que aquellos que deben ir validando las diferentes partes del proyecto, realizan su valoracin del mismo cuando toca, para evitar sorpresas una vez que todo est terminado. Disponibilidad y utilizacin de recursos: comprueba los recursos previstos y reasgnalos, si es posible, para ahorrar costes. Programa real y cambios en el mismo: generalmente hay que hacer un seguimiento detallado en aquellos proyectos en los que se prevee que va a haber cambios en el programa antes de la puesta en marcha del mismo. Cmo se realiza una buena supervisin? Algunos pasos para un buen proceso de supervisin:

Determina qu ser supervisado (indicador/medida), segn el tipo de tarea/actividad que se supervise. Decide cmo (de qu forma/manera) y cundo (en qu intervalos) se supervisar. Elige el modo o la herramienta para supervisar, segn lo que se supervise. Para la supervisin financiera, sera apropiado un programa de contabilidad o una hoja de Excel. Para las actividades o los recursos humanos quizs convenga una lista de tareas, y para tareas generales se puede utilizar una lista de puntos de control. Cuando supervises, desarrolla formas de registro simples, cortas y concisas. Supervisa tal y como ha sido previsto, y registra lo que vayas observando. Define todos los problemas que logres identificar. Considera si el problema(s) es tan importante como para buscar una solucin, si la solucin es urgente, si el problema est hacindose ms grande o ms pequeo, y si est relacionado con algn otro problema. Adems, supervisa cmo se ajusta la nueva solucin al problema, y haz un informe al respecto.

Tcnicas de Supervisin El supervisor deber tener en cuenta las tcnicas principales para llevar a cabo con efectividad una supervisin integrada, que garantice la bsqueda de los resultados y la solucin de los problemas encontrados. Estas tcnicas a emplearse son las siguientes: OBSERVACIN DIRECTA: Permite observar la calidad del proceso y facilita la capacitacin y retroalimentacin. Este proceso es mediante las visitas a las instalaciones de las unidades programadas, mediante el anlisis, cotejo, verificacin, revisin ocular y documental. LA ENTREVISTA: Ayuda a solucionar problemas interpersonales y de otra clase y, requiere privacidad facilitando el intercambio de ideas y actitudes. Es el momento oportuno para estimular al personal. INVESTIGACIN DOCUMENTARIA : Es la recoleccin y estudio preliminar de los planes, programas y otros documentos, con la finalidad detener una descripcin general y completa de la realidad o situacin problemtica. Nos ayuda a determinar las reas crticas de la situacin analizada y establecer criterios para el planeamiento, ejecucin y evaluacin de la supervisin. REUNIONES DE PROBLEMATIZACION: Son agrupaciones de personas en un lugar y tiempo determinado, para lograr objetivos previamente establecidos. Sirve para identificar los problemas y priorizar la solucin de acuerdo a criterios establecidos. Instrumentos de Supervisin Los instrumentos a emplearse durante la supervisin para lograr una mayor efectividad en la operatividad y gestin son los siguientes: Plan de Supervisin Integral. Documentos de Gestin (Manual de procedimientos, Normas) Guas de Protocolos. Reportes anteriores e Informes.

PROCESO DE SUPERVISIN

Antes de la Supervisin Esta etapa, tiene por objetivo conocer las fortalezas y debilidades del equipo de salud con el que se va a trabajar, a fin de orientar y hacer dela supervisin un proceso de enseanza y aprendizaje, por lo que se considera que las actividades a realizarse en este momento con el equipo supervisor, deben estar dirigidas a la organizacin y al conocimiento de la situacin de salud del mbito a visitar. Adems en esta etapa se debe establecer los programas a supervisar dependiendo de la Unidad a supervisar.

Durante la Supervisin Esta etapa tiene por objetivo, realizar la supervisin de los aspectos tcnicoadministrativos y operativos que incluye una serie de actividades que van a permitir analizar los procesos de los programas involucrados. Esto nos llevara a la identificacin de problemas, encontrar posibles soluciones y capacitar al personal para mejorar su desempeo Despus de la Supervisin Esta etapa tiene por objetivo realizar el informe de visita de supervisin, que contenga un conjunto de elementos, a travs de los cuales se realice tambin el seguimiento de los acuerdos y compromisos de mejora, establecidos con la Unidad supervisada.
Etapas Antes De La Supervision Durante La Supervision Despues De La Supervision Intrumentos Plan De Supervision Celula De Supervision Informe Final De La Supervision

CONCLUSION En resumen, se trata de tener bajo control en cada momento las actividades que realizamos para alcanzar un objetivo, con informacin en tiempo real (o quasi-real) del estado de cada uno de nuestros procesos, nos ser mas fcil adaptarnos a cambios y situaciones imprevistas, o corregir fallos que no pudimos detectar durante la fase de planificacin de lo que queramos hacer.