Implementación microempresa ecológica Cundinamarca

IMPLEMENTACIÓN DE UNA MICRO EMPRESA ECOLOGICA PARA ABARCAR PARTE
DE LA DEMANDA DE LA ZONA CUNDINAMARCA
MATEAMIGABLE
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IMPLEMENTACIÓN DE UNA MICRO EMPRESA ECOLOGICA PARA ABARCAR PARTE
DE LA DEMANDA DE LA ZONA CUNDINAMARCA
MATEAMIGABLE
CLAUDIA VIVIANA LINARES ARÉVALO

DIANA MARCELA CORTÉS
JULIETH TRONCOSO CAMPO
OLGA MAYERLY GIL AGUILAR
PROYECTO PARA OPTAR AL TITULO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO
DIRECTORA DEL PROYECTO
LIC: ANA ESTELA MONTERROZA MORENO
CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL

SENA
2022
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IMPLEMENTACIÓN DE UNA MICRO EMPRESA ECOLÓGICA
NOTA DE ACEPTACION
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FIRMA DEL PRESIDENTE DEL JURADO
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FIRMA DEL JURADO
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FIRMA DEL JURADO
TOCANCIPÁ CUNDINAMARCA
AGOSTO 8 2022
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DEDICATORIA A:
Dios: Por obsequiarnos su amor incondicional y brindarme

sabiduría, conocimiento y paciencia en el transcurso de
este crecimiento profesional
Nuestros faminialre : A ellos porque a pesar de su distancia física
sentimos que siempre están con nosotros y sabemos que
estarán en el momento que los necesitemos y
llenaremos una vez más sus corazones de orgullo al
recibir este título tan anhelado dedicados a ellos que
son los seres mas maravillosos que Dios nos brindo.
Profesores: Por sus asesorias en nuetro proyecto de grado, por su mano dura,
preocupaciones, paciencia, consejos y total disposicion en el desarrollo del mismo
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CONTENIDO
CONTENIDO..................................................................................................................................5
INTRODUCCION...........................................................................................................................8
JUSTIFICACION............................................................................................................................9
1. MARCO TEORICO...........................................................................................................10
2. RESEÑA HISTORICA......................................................................................................11
3. ENTORNO GEOGRÁFICO..............................................................................................12
4. MAPA DE LA ZONA CON SUS VEREDAS...................................................................12
5. CONTEXTO ORGANIZACIONAL..................................................................................14
5.1. MISION..............................................................................................................................14
5.2. VISION...............................................................................................................................14
6. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS.....................................................................................14
6.1. OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................14
6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................................14
7. VALORES COORPORATIVOS.......................................................................................15
8. MATRIZ DOFA.................................................................................................................16
9. ORGANIGRAMA..............................................................................................................17
10. LOGO.................................................................................................................................17
11. SLOGAN............................................................................................................................18
12. MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE.........................................................................18
13. MARCO GENERAL..........................................................................................................19
14. POLÍTICA DE ATENCIÓN AL CLIENTE......................................................................20
15. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE.....................................................21
15.1. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE DE MANERA PRESENCIAL.....21
15.2. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE TELEFONICAMENTE..........21
15.3. PROTOCOLO DE ATENCION VIRTUAL- WEB.......................................................21
15.4. PROTOCOLO DE ATENCION PREFERENCIAL.......................................................22
CLIENTES ESPECIALES............................................................................................................22
16. PROCEDIMIENTO DE PQRSF Y FORMATO DE PQRSF............................................23
16.1. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES...............................................25
17. EQUIPOS A UTILIZAR....................................................................................................25
17.1 . PERIFERICOS UTILIZADOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.......................26
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17.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN......................27
18. HOJAS DE CÁLCULO......................................................................................................28
19. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA..................................................................31
TABLA DE FRECUENCIAS.......................................................................................................34
20. CONTRATOS FIJOS VIGENTES:...................................................................................42
20.1. SUMINISTROS Y SANEAMIENTOS POR CUMPLIR EN EL AÑO 2022:....................42
20.2. SEGURIDAD Y VIGILANCIA...........................................................................................42
20.3. Aseo y Todero.......................................................................................................................43
20.4. Proyectos..............................................................................................................................43
21. RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS............................................63
21.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.....................................................................................63
21.2. RECIBO DE DOCUMENTOS.......................................................................................63
21.3. PROCESO DE RECIBO DE DOCUMENTOS..............................................................64
21.4. DESPACHO DE DOCUMENTOS................................................................................64
22. CONTROL DE DOCUMENTOS......................................................................................65
23. FLUJOGRAMA DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA.........................................66
23.1. FLUJOGRAMA DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA.............................................68
24. FORMATO DE CORRESPONDENCIA INTERNA........................................................71
24.1. FORMATO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.........................................................71
24.2. FORMATO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA....................................................72
24.3. FORMATO ROTULO DE CAJA...................................................................................72
25. INSTRUCTIVO ROTULO DE CAJA...............................................................................73
25.1. FORMATO ROTULO DE CARPETA DE ARCHIVO......................................................74
26. INSTRUCTIVO ROTULO DE CARPETA DE ARCHIVO.............................................74
27. RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................76
28. RECIBO DE CAJA............................................................................................................77
29. FACTURAS.......................................................................................................................79
29.1. NOTA DE CONTABILIDAD..............................................................................................80
29.2. NOTA DEBITO..............................................................................................................80
29.3. NOTA CREDITO...........................................................................................................81
29.4. NOTAS BANCARIAS...................................................................................................82
29.5. CONSIGNACIONES BANCARIAS.............................................................................82
Títulos nominativos..........................................................................................................................83
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Títulos al portador............................................................................................................................83
30. CHEQUE, LETRA DE CAMBIO, PAGARÉ, FACTURA CAMBIARIA C.D.T.,
ACCIONES Y BONOS.................................................................................................................83
31. CUENTAS, PARTIDA DOBLE Y ECUACIÓN CONTABLE........................................86
32. LIBROS PRINCIPALES....................................................................................................88
LIBRO DIARIO............................................................................................................................88
32.1. PLANTILLA LIBRO DIARIO............................................................................................89
33. MAYOR Y BALANCES...................................................................................................90
33.1. PLANTILLA LIBRO MAYOR...........................................................................................90
34. LIBROS AUXILIARES.................................................................................................91
34.1. PLANTILLA LIBRO MAYOR...........................................................................................92
35. NOMINA............................................................................................................................93
35.1. Partes de la nomina...............................................................................................................93
 El devengado......................................................................................................................93
 Deducciones,.......................................................................................................................94
 Las apropiaciones...............................................................................................................95
CONCLUSIONES.........................................................................................................................97
RECOMENDACIONES................................................................................................................98
BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................................99
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INTRODUCCION.
El proyecto está enfocado en la creación de una empresa para fabricar materas en material
reciclable.
Este consta de tres partes principales:
• El estudio del mercado.

• El estudio técnico organizacional.
• El análisis financiero del proyecto.
El estudio del mercado involucra un análisis sobre el tipo de negocio, la competencia actual del
mercado y el entorno micro y macro que se desarrolla actualmente en este tipo de empresas, Se
definirán los objetivos generales y especifico basados en el plan de las 4 ps.
El estudio técnico analiza todo lo necesario para el funcionamiento de la empresa, desde detalles
técnicos hasta normativas legales en la que se desenvolverá.
El análisis financiero toma la información del estudio técnico para analizar si es rentable o no el
proyecto como negocio.
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JUSTIFICACION.
La educación a través de sus diferentes medios y enfoques, está llamada a brindar soluciones que
ayuden a cambiar los comportamientos de las personas en forma positiva, fomentando y llevando
la formación de una conciencia ambiental, social y cultural diseñando y aplicando acciones
educativas a través del proyecto, en mejora de la calidad de vida de las personas. Llevando a la
participación de los diferentes miembros de la comunidad, de tal modo que sean capaces de
solucionar y transformar sus propios problemas.
Actualmente nuestro planeta afronta una problemática con la recolección, tratamiento y
reutilización de los desechos sólidos viéndose afectada la totalidad de la comunidad, generando
mala imagen y contaminación.
Es por esta razón vemos la necesidad de implementar este proyecto el cual pretende aplicar y
desarrollar diferentes estrategias, para generar conciencia ecológica, espacios limpios y
agradables, evitando los impactos negativos en el ambiente y mejorando la calidad de vida.
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1. MARCO TEORICO.
Actualmente las empresas se están innovándose en tecnología para que el producto salga al
mercado a nivel nacional e internacional, pero de qué sirve tener alto nivel tecnológico si no
tienen un buen plan de mercadeo, ni un plan de trabajo en seguridad industrial y tampoco con un
personal capacitado.
Nuestra empresa estará conformada por personal técnico y profesional con una alta experiencia
en el campo industrial y mantendrá constante capacitación para actualizar conocimientos y
técnicas requeridas para mantener la mejor calidad.
De la misma manera será en el campo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo,
puesto que las empresas son cada día más exigentes con la normatividad del decreto 1072 del
2015.
Contaremos con equipos y herramientas modernas bajo estándares de calidad con el objetivo de
garantizar el trabajo y el servicio.
Al contar con una empresa de este nivel, se brinda la oportunidad para que las compañías nos
contraten o nos hagan pedidos con un costo razonable para los empresarios con nuestro
compromiso de cumplir la entrega en el tiempo acordado con eficiencia y garantía.
Otro punto muy importante es la de aportar ideas de mejora para obtener ahorros y crear
ambiente de mejora continua.
De manera final ofreceremos un están de exhibición para los clientes minoritarios.
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2. RESEÑA HISTORICA.
 Esta empresa nace en el año 2022, con la necesidad de un grupo de estudiantes de
asistencia administrativa del Sena en realizar un emprendimiento sostenible en el
que pudieran aplicar su experiencia relacionada con lo aprendido durante su
formación, es un reto para estos 5 aprendices poder llegar a materializar una
empresa legalmente constituida.
 Los estudiantes de asistencia administrativa que dieron origen a esta idea de
reutilizar desechos para la conformación de materas a partir de reciclaje como
una ayuda sostenible con el medio ambiente.
 Somos una empresa que ayuda al medio ambiente y a las futuras generaciones
minimizando el material contaminante tales como llantas, plástico, hierro entre
otros.
Figura 1
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3. ENTORNO GEOGRÁFICO
El entorno geográfico es el estudio que realizamos de una zona en común departamento,
municipio, pueblo y comunidad en general para el proceso de industria y desarrollo de
márquetin.
Figura 2
GACHANCIPA CUNDINAMARCA
Figura 3
4. MAPA DE LA ZONA CON SUS VEREDAS

En estudio de la zona realizado por parte de mate amigable en donde nuestros principales
clientes son los viveros de Gachancipá para la comercialización de nuestros productos
Figura 4-; Vivero la cabaña Gachancipá
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Figura 5; Vivero los sauces Gachancipá
Figura 6; Vivero paraíso Gachancipá
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5. CONTEXTO ORGANIZACIONAL
5.1. MISION
Alargar el ciclo de vida útil de los materiales ya usados mediante procesos de recuperación,
reciclaje y transformación de plásticos; y así, colaborar con la preservación del medio ambiente,
al reducirse la necesidad de generar nuevos residuos.
5.2. VISION
Ser líderes en el sector de la reutilización, innovación y transformación de productos plásticos,
encaminados en la senda del desarrollo sostenible, con nuestra labor perseguimos una eficiente
gestión de los recursos que permita favorecer la conservación de los mismos.
6. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS
6.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un proyecto donde logremos hacer del reciclaje un estilo de vida, donde el cuidado
del ambiente sea de gran importancia para la sociedad. Siendo una empresa pionera en la
elaboración de materas a base del reciclaje y la reutilización del mismo.
6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

 Identificar la demanda potencial existente y la demanda insatisfecha para este
proyecto.
 Definir las principales estrategias del mercado a utilizarse para el posicionamiento
del mismo.
 Posicionar la empresa como la más idónea y la mejor opción para nuestros clientes
interesados en oportunidad, confiabilidad y atención personalizada
 Comprometer al personal y a la empresa con metas de entrega oportuna, eficiencia en
el consumo, monitoreo y trazabilidad de los equipos y profesionalismo en la
atención.
 Calcular la inversión inicial requerida y las fuentes de financiamiento.
 Proyectar los flujos que el proyecto genere y mediante estos analizar si es alcanzable
el objetivo inicial de 10% de la inversión frente al patrimonio. Y posterior a esto
establecer los objetivos proyectados a futuro.
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7. VALORES COORPORATIVOS.
 Valor humano: Todos se implican y se integran en un proyecto de futuro. cada paso hacia
el progreso es un éxito compartido.
 Fidelización: Nuestra finalidad es la plena satisfacción de nuestros clientes y

proveedores, fidelizar nuestras relaciones con su satisfacción plena ya que son el eje
central del engranaje que hace posible nuestro desarrollo y crecimiento.
 Compromiso con la sostenibilidad: Mantener la sostenibilidad con el tiempo
 Compromiso socio-ambiental: Generar valor en la calidad de vida de la sociedad.
 Iniciativa y mejora permanente: Innovación de nuestros productos y compromiso con la

mejora de nuestro ambiente
 Trabajo en equipo: Marchar siempre de la mano con nuestro equipo de trabajo, con la
sociedad y con nuestro entorno, para el cumplimiento de nuestros objetivos.
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8. MATRIZ DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
➢ No tener información sobre la ➢ Alta disponibilidad de materias

competencia. primas.
➢ No tener experiencia sobre el ➢ Ayudaríamos con la generación de
mercado. empleo.
➢ Procesos poco agiles, por la falta de ➢ Contribución con la sociedad y el
experiencia de los operadores. medio ambiente.
➢ Limitada capacidad financiera. ➢ Lanzamiento de un producto
innovador.
➢ Baja competencia
FORTALEZAS AMENAZAS
➢ No se requiere de mucho recurso ➢ Falta de interés de la sociedad por el

económico. apoyo de proyectos nuevos.
➢ Ayudaríamos con la disminución de la ➢ Falta de cultura de la sociedad
contaminación.
➢ Cultura sobre el manejo de los
➢ Cada vez es mayor el incentivo de la residuos y la importancia sobre la
población para la clasificación de los separación y acopio de los mismos.
residuos.
9. ORGANIGRAMA.
Figura 7
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10. LOGO.
Figura 8
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11. SLOGAN.
“Mate amigable, arte desde casa”
12. MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE
INTRODUCCIÓN
Ofrecer a los empleados las herramientas que necesitan para resolver los problemas de los
clientes de forma rápida y eficaz.
A través del servicio al cliente, poder comprender sus necesidades. Lo cual nos proporciona
información valiosa que se puede utilizar para tener un modelo de negocio enfocado en el
consumidor.
ALCANCE
Este documento aplica para las áreas de ventas, servicio al cliente de la empresa Mate Amigable,
donde se recepcionaran las solicitudes de nuestros clientes internos y externos a través de los
diferentes canales tales como: Línea telefónica, Pagina Web, Chat y finalizando con la atención
al requerimiento y medición de satisfacción.
OBJETIVO
Lograr que cada interacción de un cliente actual o potencial, se convierta en una experiencia
memorable a través de procesos agiles y flexibles, herramientas confiables y personas
empoderadas con foco en acompañamiento y
desarrollo digital de nuestros clientes, con el fin de tener relaciones duraderas que generen
lealtad y recomendación.
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13. MARCO GENERAL
Con el fin de velar por la calidad de los servicios y la buena atención a las personas usuarias,
mate amigable de Servicios propone el siguiente Manual de Calidad y Servicio al Cliente, el cual
pretende:
Crear un mejor ambiente de trabajo y satisfacción en el personal de la empresa y las personas
usuarias.
Facilitar un documento de fácil acceso para la consulta del personal de la empresa, en su relación
con la persona usuaria.
Colaborar con el proceso de inducción del personal nuevo en la cultura de atención y
servicio al cliente.
Facilitar la evaluación del servicio al cliente y su importancia para la empresa
Entender las necesidades de las personas usuarias.
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14. POLÍTICA DE ATENCIÓN AL CLIENTE
 El/la Gerente de Mate amigable y los/as Manejadores/as de cuenta se encargarán de
establecer el alcance de producción con el cliente, para delimitar las funciones de
los/as colaboradores/as.
 El personal de la Gerencia de Mate amigable serán los encargados de hacer
retroalimentaciones a los/as colaboradores/as sobre su desempeño en la calidad del
servicio que se ofrece.
 La Gerencia de Mate amigable es la encargada de crear canales por medio de los
cuales, los clientes puedan hacer llegar sus inquietudes, opiniones o quejas con el fin
de mejorar el servicio.
 El cliente puede consultar los niveles de Contacto de Mate amigable con el fin de
dirigir sus comentarios a la persona correspondiente en el
organigrama, bajo un sistema de escalación.
 Los canales que se ofrecen a los clientes son correo electrónico, llamadas telefónicas,
comentarios presenciales, WhatsApp y reuniones virtuales.
 El personal de la Gerencia de Mate amigable deberá brindar una respuesta asertiva y
óptima, en tiempo oportuno, a cada una de las quejas o
comentarios hechos por parte del cliente.
 El/la Gerente de Mate amigable deberá comunicar a la Dirección General cualquier
situación extraordinaria.
 Actividades de los/as colaboradores/as
Los/as líderes operativos o supervisores/as serán los encargados de dar seguimiento a
la operación, y verificar que se cumpla el alcance pactado con el cliente.
 El/la colaborador/a debe responder oportunamente a las necesidades de los clientes.
 El/la colaborador/a deberá ofrecer un óptimo servicio teniendo en cuenta todas las
herramientas de trabajo que tiene a su disposición.
 El/la colaborador/a deberá conocer las necesidades y expectativas tanto del cliente,
como del cliente final.
 Los/as colaboradores/as de Mate amigable buscarán continuamente mejorar el
servicio que ofrecen, dándole importancia a la retroalimentación que les hace llegar
el personal de la Gerencia.
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15. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE
15.1. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE DE

 Todo cliente que MANERA PRESENCIAL
ingrese a nuestros locales será atendido de forma cordial y amable.
 Se brindará un saludo. (Buenos días/ tardes, le doy la más cordial bienvenida a Mate
amigable, un gusto atenderlos mi nombre es…, en que le podemos colaborar.)
 Se escuchará las necesidades del cliente.
 Se atenderán esas necesidades de forma rápida.
 Mantendrá un buen lenguaje corporal mostrando una correcta postura y contacto
visual.
 Se brinda trato personalizado.
 Agradecer al cliente por visitar el negocio.
 Despedirse cortésmente con el cliente. (hasta luego, muchas gracias, agradecemos su
visita, lo esperamos pronto).
15.2. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL

 Se contesta antes de queCLIENTE
el teléfono TELEFONICAMENTE.
suene más de tres veces.
 se saluda e identifica con voz clara en tono neutro dando la información de forma
directa, precisa y cordial.
 se escuchan los requerimientos del cliente con atención.
 se atienden esos requerimientos.
 se utiliza un lenguaje apropiado.
 se agradece al cliente por utilizar estos medios de venta.
 se despide del cliente.
15.3. PROTOCOLO DE ATENCION VIRTUAL- WEB

Cada personal está en atención y servicio de las personas usuarias, no importa si no atiende a
personas externas de la empresa por medio de páginas web, correos, u otras plataformas y redes
de comunicación con el cliente directamente, no obstante, todos atendemos a la persona usuaria
interna. Se trata de una Cadena de Valor, por medio de la cual, al brindar el mejor servicio al
personal de trabajo, facilita que el eslabón final, la persona usuaria reciba un servicio de
excelencia.
Por eso el personal debe:
 Esforzarse por atender, en forma ágil y dinámica, un requerimiento de servicio de
otra persona o una unidad, donde quiera que se encuentre.
 Distribuir información necesaria para dinamizar el proceso, en forma oportuna y por
los canales más adecuados.
 Llevar al día su trabajo, considerando que éste incide sobre el resultado final de los
procesos.
 Hacer esfuerzos por lograr una mayor camaradería y buenas relaciones
interpersonales entre todos los procesos y unidades.
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 Impulsar el trabajo en equipo y otorgar la debida importancia al aporte de todos los
miembros del equipo.
 Proponer ideas y soluciones a situaciones que ayudan a mejorar el servicio a la
persona usuaria.
 Tratar a todas las personas con amabilidad y cortesía.
15.4. PROTOCOLO DE ATENCION PREFERENCIAL
CLIENTES ESPECIALES
Es necesario ofrecer un servicio especializado a las personas con necesidades especiales. Dentro
de las personas que merecen un servicio preferencial podemos citar:
Personas con alguna discapacidad: (En sillas de ruedas, no videntes, sordomudos, entre otros):
La Ley N.º 7600 “Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad”, establece en
su Artículo 1, lo siguiente: “Se declara de interés público el desarrollo integral de la población
con discapacidad, en iguales condiciones de calidad, oportunidad, derechos y deberes que el
resto de los habitantes” y en el Artículo 2 define discapacidad así: “Cualquier deficiencia física,
mental o sensorial que limite, sustancialmente, una o más de las actividades principales de un
individuo”. Personas Mayores: La Ley N.º 7935 “Ley Integral para la Persona Mayor”, establece
en su Artículo 1, inciso a) lo siguiente: “Garantizar a las personas adultas mayores igualdad de
oportunidades y vida digna en todos los ámbitos”.
 Padres de familia con hijos pequeños (bebés en brazos)
 Padres de familia con hijos pequeños (bebés en brazos)
 También debemos brindar especial atención a:
 Señoras en evidente estado de embarazo.
 Menores de edad que llegan solos a la empresa Entendiendo a la persona con
alguna discapacidad física:
 La discapacidad física, generalmente, no significa discapacidad mental.
Entre las personas con alguna discapacidad física hay profesionales, empresarios y personas que,
aparte de su situación física, llevan una vida normal. Así que no les trate como si tuvieran
impedimentos mentales, atiéndalos con cortesía, pero no los haga sentir inútiles. Generalmente,
pueden desenvolverse muy bien en el mundo de los no discapacitados. Identifique la
discapacidad del cliente y ayúdelo de acuerdo con su
necesidad específica. Al recibir en la empresa a una persona que presenta algún tipo de
discapacidad, se deben brindar la mejor atención posible.
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16. PROCEDIMIENTO DE PQRSF Y FORMATO DE PQRSF
Petición, Quejas o Reclamos El peticionario cuenta con tres canales para la presentación de su
petición, queja o reclamo: Oficinas de Servicio al Cliente
vía telefónica (Tocancipá 857187333, Cel. 3103209784 - municipios 018000528888)
Página web: Mateamigable@gmail.com https://dianacortes990.wixsite.com/my-site
 Una vez el peticionario presente la petición, queja o reclamo utilizando alguno de los
canales establecidos, la Empresa procederá de inmediato a hacer el registro
correspondiente en su sistema comercial, y asignará un número de radicado para
entregarlo al peticionario.
 Una vez registrada la solicitud (peticiones, quejas y reclamos) en el sistema de la
Empresa y direccionada al proceso interno que corresponda la atención, éste debe
realizar la gestión y legalización en un plazo no mayor a los 15 días.
 Las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos verbales y escritos, serán emitidas
dentro de los 15 días siguientes a la presentación de las mismas.
 Cuando se trate de peticiones, quejas y reclamos verbales, el proceso de notificación
personal se realiza vía telefónica a los números de contacto dejados por el
peticionario. Solo se notificará a la persona que realizó la PQR o a quien ésta haya
autorizado al momento de hacerla.
 Cuando sea imposible la notificación personal de la PQR verbal, se elaborará una
respuesta escrita para ser notificada personalmente a la dirección que registra en el
sistema.
 Cuando no sea posible realizar la Notificación Personal al cabo de los 5 días del
envío de la citación, ésta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, o
correo electrónico que figuren en el sistema o en la PQR presentada por el
peticionario. Esta Notificación por aviso se
entenderá surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de
destino. Cuando se desconozca la información sobre el
destinatario, la citación se publicará en la página electrónica, o en un lugar de acceso
al público en las instalaciones, por el término de 5 días.
 Si la PQR interpuesta por el peticionario trata temas relacionados con actos de
negativa del contrato de producción, el peticionario tiene derecho a interponer el
Recurso de Reposición y en subsidio el de Apelación.
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FORMATO DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
Nombre completo:____________________________________ Cédula o NIT :
___________________________
Dirección:___________________________________________ Teléfonos de
contacto:_________________________________ Dirección electrónica:
__________________________________ Motivo de la queja o reclamo:
Calidad del producto ___ Soporte técnico __ Tiempo de entrega __ Atención del
personal___ Otro, cual:_________________
Haga un relato claro de los hechos:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Agradecemos sus observaciones, estas serán atendidas en el menor tiempo posible.
Figura 9
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16.1. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES
Oficinas de Servicio al Cliente
vía telefónica (Tocancipá 8571873, Cel. 3103209784 - municipios 018000528888)
WhatsApp 3224611199
Página web: Mateamigable@gmail.com
17. EQUIPOS A UTILIZAR

Mate amigable implementara en su empresa equipos de acuerdo a las actividades que se
realizarán allí y tomando en cuenta la calidad de cada elemento, más allá del costo.
Es decir, factores ergonómicos que favorezcan la salud y el bienestar de los colaboradores, así
como, la garantía de los muebles, ya que estos son los que ofrecerán mayores beneficios a largo
plazo e impactarán más en la productividad del entorno laboral.
Para esto nuestra empresa contara con los siguientes equipos:
 Toda la maquinaria necesaria para la elaboración de nuestro producto

 Mobiliario
 Computadoras analógicas y digitales.
 software Microsoft Windows
 Android
 Black Berry OS
 Internet.
 Multifuncionales.
 Papelería.
 Teléfonos.
 Artículos decorativos, etc.
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17.1. PERIFERICOS UTILIZADOS EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nuestros objetivos están encaminados a rentabilidad, mantenernos y crecer en el mercado. Para

ello los periféricos que utilicemos deben ser eficientes en sus procesos, ser más productivos y
ahorrar costos.
Adicional a esto, queremos tener procesos asociados a la nube, a la digitalización, compartir

documentos, usar analíticos y soluciones de búshines inteligente. Para esto requerimos de
productos que nos ayuden a moverse entre el mundo digital y analógico.
Algunos de los periféricos con los que contara nuestra empresa son:
 Periféricos de Entrada y Salida

 Dispositivos de entrada
 Periféricos Mixtos
 Dispositivos de Salida
 Periféricos de Comunicación
 Hardware y Software
 Dispositivos de Almacenamiento
 Comandos Internos y Externos del MS-DOS
17.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Es preciso contar con numerosos canales de comunicación para que la información pueda ser
dirigida hacia arriba, hacia abajo y lateralmente dentro de la estructura de la empresa.
Dichas herramientas bien utilizadas y desarrolladas de forma profesional, nos pueden otorgar una
gran ventaja competitiva para la empresa.
Las herramientas de comunicación con las que contara mate amigable son las siguientes:
 Carteleras informáticas
 Correos electrónicos
 Reuniones periódicas
 Buzón de sugerencias
 Comunicación de mensajería
 Comunicación externa email
 WhatsApp
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18. HOJAS DE CÁLCULO
Funciones Utilizadas en las hojas de cálculo:
 Función BUSCARV: La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro
de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho
valor existe o no.
Figura 10
 Concatenar: Te permite combinar los elementos más diversos en una sola celda. En este
proceso se genera un texto, pero eso no significa que solo puedas usar texto en la función.
Mediante esta opción, Excel te permite combinar texto, números y referencias de celdas.
Incluso puedes integrar otras funciones en la fórmula, así puedes evitar las celdas auxiliares.
Figura 11
MATEAMIGABLE
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 Tablas Dinámicas: La tabla dinámica es una de las funciones más potentes e intimidantes de
Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarte a resumir y dar sentido a grandes conjuntos
de datos. Intimidante porque no todos somos expertos en Excel, y las tablas dinámicas
siempre han tenido la reputación de ser complicadas. Pero antes de guiarte en el proceso de
creación de una, veremos qué es exactamente una tabla dinámica y por qué podrías
necesitarla.
Figura 12
 La función FILTRAR: Filtrar los datos de una hoja de cálculo de Excel te permite ver sólo
la información que deseas. Esta es una herramienta que puede ser útil cuando necesitas
estudiar un documento muy grande. Para que los filtros funcionen bien, la tabla que
construyas debe tener una fila de encabezado donde se identifique el nombre de cada
columna.
Figura 13

L
a función SI: es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar
comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI
puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el
segundo si la comparación es Falsa.
MATEAMIGABLE
29
Figura 14
 La función CONTAR.SI: nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango
que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple
la condición es considerada dentro de la cuenta.
Figura 15
• La función si fecha: Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
Advertencia: Excel proporciona la función SIFECHA para admitir los libros de versiones
anteriores de Lotus 1-2-3. La función SIFECHA puede calcular resultados incorrectos en
determinados escenarios.
Figura 16
MATEAMIGABLE
30
19. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una
carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes de
datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados al documento.
Figura 17
 Cartas que incluyen un saludo personalizado. Cada carta se imprime en una hoja de
papel separada.
 Correo electrónico en el que la dirección de cada destinatario es la única dirección en
la línea Para. Se enviará el correo electrónico directamente desde Word.
 Sobres o etiquetas en las que los nombres y las direcciones provienen del origen de
datos.
 Directorio en el que se muestra un lote de información para cada elemento en el
origen de datos. Úselo para imprimir la lista de contactos o para hacer una lista de
grupos de información, como todos los alumnos de cada clase. Este tipo de
documento también se denomina combinación de catálogos.
MATEAMIGABLE
31
0258 código
Tocancipá 02 de abril de 2022
..
LA EMPRESA MATEAMIGABLE
HACE CONSTAR
Que la Ingeniera Mayerly Gil identificada con cedula de ciudadanía 18.927.133 de Gachancipá,
actualmente se encuentra a paz y salvo con la empresa Mate amigable del préstamo que había
adquirido desde el 05 de febrero del año 2018 hasta el 5 de febrero del año 2022.
Esta constancia se expide el 16 de marzo de 2022 a quien interese.
DIANA MARCELA CORTES FARIAS

Jefe de Recursos Humanos
Transcriptor: Viviana Linares
MATEAMIGABLE
32
CIRCULAR
JP-0001
Gachancipá 31 de marzo de 2022
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Entrega de Dotación.
La jefatura de Personal tiene el gusto de informar que la dotación del segundo semestre del año
2022, será entregada a todo el personal en la segunda semana del mes de abril.
Se invita a cada uno de los funcionarios a portar su uniformé de acuerdo con el reglamento a
partir del 15 abril del 2022.
Alexander Barila Carrión

Jefe de Personal
MATEAMIGABLE
33
TABLA DE FRECUENCIAS.
Una tabla de frecuencias muestra de forma ordenada un conjunto de datos estadísticos y a cada
uno de ellos le asigna una frecuencia que, en pocas palabras, son las veces que se repite un
número o dato.
Puedes usar las tablas de frecuencias para ordenar variables cuantitativas o cualitativas.
Tipos de frecuencias:
 Frecuencias absolutas: son el número de veces que se repite un número en un
conjunto de datos.
Figura 18
MATEAMIGABLE
34
 Frecuencias absolutas acumuladas: es la suma de las frecuencias absolutas.
|
Figura 19
 Frecuencia relativa: corresponde a las veces que se repite un número en
un conjunto de datos respecto al total, pero se expresa en porcentajes (%).
Figura 20
 Frecuencia relativa acumulada: es la suma de las frecuencias relativas.
MATEAMIGABLE
35
Figura 21
Gachancipá 01 de abril de 2022
MATEAMIGABLE
36
Señora:
MARIA EUGENIA RODRIGUEZ
Coordinadora de personal
Calle 5#10-50 Tocancipá
Asunto: Compra de dotación
Cordial Saludo Señora Rodríguez
La presente es para solicitar la contratación de la empresa confecciones LUNALEJO con la

fabricación de la dotación del año en curso, empresa que nos envió la cotización más rentable
para nuestra necesidad, esto con el fin de cumplir con lo estipulado en la ley a beneficio de
nuestros empleados.
Esta contratación esperamos realizarla lo más pronto posible para evitar contratiempos.
Agradecemos su colaboración

Jefe de área
Anexo (0) Folios

Copias secretaria
Redactor: Jenny Camargo
Transcriptor: Yamile Pérez
MATEAMIGABLE
37
Señor:
RAFAEL GUTIERRES MORA
Asesor Comercial
Ventas nuevos clientes
Asunto: Compra de útiles de oficina
Cordial Saludo Señor Gutiérrez
Hace aproximadamente una semana recibimos su catálogo de productos y estamos interesados en

adquirir las siguientes referencias: 9000 hojas tamaño carta color blanco; 500 hojas tamaño
oficio, color blanco; 50 cartuchos de tinta negra para canon mp2800. Nuestro pago se realizará a
los 7 días hábiles de haber recibido los insumos a satis facción. Para efectuar el pago la empresa
deberá adjuntar los siguientes documentos: certificado de cuentas bancarias y fotocopia de
cedula del representante legal.
JULIETH TRONCOSO CAMPO

Coordinadora de Compras
Anexo: (0) Folio

Copias: secretaria
Transcriptor: Marcela Velandia
Gachancipá 01 de abril del 2022
MATEAMIGABLE
38
Señor:
JULIETH TRONCOSO CAMPO jefe
Recursos Humanos
Contratación de personal
Asunto: Arreglos locativos de oficina
Cordial Saludo Señora Troncoso
Quien suscribe Julián Fonseca Quintana, representante de ventas y administración de

JHOANBRAY S.A. dirigiéndome a usted como representante directo, para solicitar el permiso
de obra correspondiente y realizar los trámites respectivos para comenzar con las reparaciones
necesarias, permiso, que me es necesario para realizar algunas obras en la empresa que UD.
Preside.
Estas obras tendrán una duración de Tres meses aproximadamente, y consistirán en la
impermeabilización de los techos, rectificación de instalaciones eléctricas, cambio de bombillos
por lámparas Leed, pintura, reparación de escritorios, baños y vías.
DIANA MARCELA CORTES

Jefe de área
Copias Recursos humanos

Transcriptor: Bryan cárdenas
INFORME
MATEAMIGABLE
39
PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD FRENTE A LA PREVENCIÓN AL CONTAGIO
POR CORONAVIRUS
COVID-19 INTRODUCCIÓN Los coronavirus son una extensa Familia de virus que pueden
causar enfermedades tanto en animales como en humanos. El SARS-
CoV-2 es la versión acortada del nombre del nuevo coronavirus “Coronavirus 2 del Síndrome
Respiratorio Agudo Grave” (identificado por primera vez en Wuhan, China) asignado por El
Comité Internacional de Taxonomía de Virus, encargado de asignar nombres a los nuevos virus
(2). La COVID-19 es la enfermedad infecciosa causada por el coronavirus que se ha descubierto
más recientemente. El coronavirus COVID-19, se transmite por:
• Contacto Directo: de persona a persona, a través de la inhalación de gotitas con

partículas del virus cuando una persona enferma tose, estornuda o habla, y entra
en contacto con las personas que están cerca (menor de 2 metros durante 15
minutos) y en su entorno.
• Contacto indirecto: a través del contacto con superficies y objetos que estuvieron
expuestas al virus, que, al tocarlos con la mano, pueden ingresar a las mucosas a
través de los ojos, nariz o boca. También se ha detectado virus en las heces. El
coronavirus puede sobrevivir durante varias horas en superficies lisas y si la
temperatura y la humedad lo permiten, pueden sobrevivir durante varios días. El
coronavirus es sensible a rayos ultravioletas y calor sostenido, el tiempo de
supervivencia varia, según las diferentes temperaturas ambientales y es altamente
sensible a los detergentes, los cuales pueden destruir fácilmente la capa lipídica
del Coronavirus RNA
SEÑORES.
MATEAMIGABLE
40
JUNTA DIRECTIVA COMPAÑÍA MATE AMIGABLE 2022.
En mi calidad de Administrador y Representante Legal de la compañía MATE AMIGABLE,

dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 3016/2001 y con el ánimo de prologar a toda la
junta directiva el Informe de Gestión de Administración de los meses enero – febrero- marzo de
2022, mediante indicadores de gestión con los cuales se hará una planeación estratégica, control
interno y proyección con herramientas administrativas con el fin de mantener una mejora
continua con resultados a corto, mediano y largo plazo:
ORGANISMOS DE CONTROL.
Gerente de Contraloría Interna

Diana Marcela Cortes
Gerente de Finanzas
Sra. Claudia Viviana Linares Arévalo
Presidente
Sra. Yulieth Troncoso
Tesorera
Sra. Olga Mayerli Gil
MATEAMIGABLE
41
20. CONTRATOS FIJOS VIGENTES:
Figura 22
20.1. SUMINISTROS Y SANEAMIENTOS POR CUMPLIR EN EL AÑO 2022:
Figura 23
20.2. SEGURIDAD Y VIGILANCIA: La Vigilancia de la compañía mate amigable está a

cargo de la empresa SINAT LTDA, empresa que cumple con todos los requisitos legales de
licencia ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada para prestar este servicio.
Para el año 2022, se deben realizar anualmente actividades para el mejoramiento de la seguridad:
A. Actualización estudio de seguridad
B. Capacitación a guardas, para prevención ante hechos de inseguridad y manejo de la pandemia.
C. Programar segundo mantenimiento y actualización de cámaras en el CCTV, el cual se realiza
cada (6) meses sin ningún costo para la copropiedad.
MATEAMIGABLE
42
La empresa de Vigilancia SINAT LTDA tiene a cargo, custodia y mantenimiento sin costo
alguno los siguientes equipos:
Figura 24
20.3. Aseo y Todero: Tanto el aseo de la compañía mate amigable como los arreglos locativos se
encuentran a cargo de la empresa Si S.A.S, con la cual se llevó a cabo la Inspección y auditoria
física a las instalaciones de la compañía en el mes de enero de 2022 para la actualización de: plan
de emergencia, políticas, matriz de riesgos, indicadores; capacitación al personal de servicios
generales.
20.4. Proyectos: Se contemplan los siguientes requerimientos de acuerdo con las dinámicas del
negocio y las proyecciones estimadas.
a) Encerramiento de la compañía Mate Amigable.

b) Compra de ensambladora de plástico
c) Vehículo para recojo de materias primas y reparto de pedidos.
Agradeciendo mucho la atención prestada.
MATEAMIGABLE
43
GACHANCIPA 01/04/2022
PARA: David Alfonso cendales rocha
De: Claudia Viviana linares Arévalo
ASUNTO: Llamado de atención por llegadas tarde
Como es conocido por los empleados de la empresa y demás el horario en el que laboramos en
esta empresa es de 7: am a 5: pm y hemos tenido varias fallas presentadas en su llegada tarde sin
justificación alguna por esta razón la empresa ha tomado la decisión de suspenderlo por 1 día
hábil desde el día 06/ 04/ 2022 en el cual retomara de nuevo sus funciones
Le reiteramos el compromiso con la empresa
Claudia Viviana linares Arévalo

Gerente general
MATEAMIGABLE
44
PARA: Todo el personal
ASUNTO: cambios en horario de atención de oficina
De manera atenta estamos informando que a partir del 08/03/2022 el horario de atención en la
oficina será de 8: am a 4:00 pm esto debido remodelaciones dentro de las instalaciones
reiteramos el agradecimiento y la comprensión por las obras que se están realizando.

Gerente general
MATEAMIGABLE
45
PARA: comité de convivencia
ASUNTO: Reunión a comité mensual
Por medio del presente documento damos informe sobre la reunión de comité mensual que tuvo
lugar el día 31/03/2022 en la sala del salón de la diana en la cual no se logró cumplir con el
orden del día por las constantes interrupciones por parte de los asistentes
Les reiteramos el respeto por nuestras reuniones y la mejor disposición de todos para el próximo
comité.

Gerente general
MATEAMIGABLE
46
PARA: TODO EL PERSONAL
Asunto: Entrega de Dotación.
La jefatura de Personal tiene el gusto de informar que la dotación del segundo semestre del año
2022, será entregada a todo el personal en la segunda semana del mes de abril.
Se invita a cada uno de los funcionarios a portar su uniformé de acuerdo con el reglamento a
partir del 15 abril del 2022.
Alexander Barrila Carrión

Jefe de Personal
JP-0002
MATEAMIGABLE
47
Para: TODO EL PERSONAL
Asunto: Cambio de horario Laboral.
Estimados colaboradores, se les comunica que, desde el próximo lunes 04 de abril del 2022 hasta
nueva orden, se adelantara en una hora 05:00 am el ingreso a la jornada laboral, esta medida se
implementa para no exponerlos al virus COVID 19.
Agradecemos su atención

Jefe de Personal
MATEAMIGABLE
48
JP-0003
Para: TODO EL PERSONAL
Asunto: Capacitación Salud Ocupacional
Cordial saludo señores:
Como una de nuestras metas para este año es sensibilizar al personal sobre el autocuidado y con
esto erradicar los accidentes laborales, los invitamos a participar de nuestra capacitación el día
06 de abril del 2022 en la sala de juntas de nuestra entidad.
Contamos con su participación activa en esta formación y agradecemos el compromiso con

nuestras acciones.

Jefe de Personal
MATEAMIGABLE
49
ACTA REUNION COMITÉ COMPRAS
En Gachancipá, siendo 08:00 A.M. horas del día 04 del mes abril del año 2022; en las
instalaciones de la micro empresa Mate Amigable; previa convocatoria realizada por Alexander
Barila, cargo secretario administrativo de la micro empresa Mate Amigable se reunieron la Ing.
Julieth Troncoso actual representante legal de la empresa; Dra. Diana Marcela Cortes gerente
de contraloría interna; Dra. Olga Mayerly Gil gerente gestión humana; Dra. Claudia Viviana
Linares Arévalo gerente de finanzas; en calidad de miembros del comité; con el fin de deliberar
los puntos señalados en el siguiente Orden del día.
1. Llamado a lista y verificación del quorum.

2. Instalación del comité
3. Lectura del Acta Anterior
4. Modificación del Plan de Adquisiciones de la vigencia 2022
5. Proposiciones y varios
DESARROLLO ORDEN DEL DIA
1. Llamado a lista y verificación del quórum.
Se llama a Lista a los miembros del Comité
Nombre Cargo Entidad
Alexander Varila Secretario administrativo
Secretario
Julieth Troncoso Representante legal Presidente
Gerente de contraloría interna

Diana Marcela Cortes Contraloría
Gestión humana
Olga Mayerly Gil Gerente gestión humana
Claudia Viviana Linares

Arévalo Gerente de finanzas Finanzas
MATEAMIGABLE
50
TABLA 1
Se verifica el Quorum, están presentes los miembros del comité según Resolución N. 0001 de
2022, en consecuencia, conforme a lo establecido, existe quórum de liberatorio y decisorio.
1. Instalación del Comité
El administrador hace lectura del orden del día, una vez leído éste es sometido a aprobación,
siendo aprobado unánimemente por los miembros del comité.
2. Lectura y aprobación del Acta anterior
La Ing. Julieth Troncoso, efectuó la lectura del Acta Anterior de la reunión del comité. La cual
no presentó ninguna objeción.
3. Modificación y Actualización del Plan de Adquisiciones de la vigencia 2022.
El secretario Alexander Barrila, presenta ante el comité las modificaciones al Plan Anual de
Adquisiciones 2022 para aprobación.
Siendo debatido el tema, se aprueban por unanimidad las modificaciones presentadas por el
secretario al Plan Anual de Adquisiciones 2022, tal como se expone en el anexo, el cual consta
de (1) folios y es parte integral de la presente acta.
Agotado el orden del día, se da por terminado el Comité, siendo las 9:20 AM.
Control Interno Diana Marcela Cortes, sugiere enviar circular a finanzas Claudia Viviana
Linares Arévalo, para que revisen y ajusten el Plan Anual de Adquisiciones con vigencia 2022,
y se ponga a los recursos para las adquisiciones.
MATEAMIGABLE
51
Para constancia firman los que en ésta intervinieron:
Nombre Cargo Firma
Alexander Barrila Secretario administrativo
Julieth Troncoso Representante legal
Gerente de contraloría interna

Diana Marcela Cortes
Olga Mayerly Gil Gerente gestión humana
Claudia Viviana Linares

Arévalo Gerente de finanzas
TABLA 2
MATEAMIGABLE
52
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA
ACTA 10
FECHA: Tocancipá, 01 de abril de 2022
HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: Vivero Santa Rita
ASISTENTES: Viviana Linares

Julieth Troncoso
Alexander Barrila
Diana Cortes
INVITADOS: Mayerly Gil nuevo socio.
AUSENTES: Ninguno.
ORDEN DEL DÍA
1) Verificación del quórum.

2) Estudio y solicitudes de préstamo
3) Proposiciones y varios
MATEAMIGABLE
53
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El Socio mayoritario dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum
reglamentario para deliberar
2. Estudio solicitudes de préstamos
La secretaria informó que sólo había una solicitud, la del socio Alexander Varila, por quinientos
mil pesos ($500.000)
La socia Julieth Troncoso solicitó aclaraciones sobre el monto de los aportes y saldo a cargo del
solicitante. Como se constató que sí había cupo, se aprobó el préstamo mencionado.
La secretaria, Diana Cortes, leyó la carta enviada por la señora Mayerly Gil, en la cual solicita
que el monto fuera de $ 1.000.000. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo
tanto fue aceptado el nuevo monto que será solicitado al banco.
Se estudió la solicitud de ingreso de la señora Mayerly Gil a la empresa, la cual fue aceptada por
unanimidad.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 25 de julio de 2022,

a las 9:00 horas.
ALEXANDER VARILA DIANA CORTES presidente

secretaria
Anexos: dos (dos folios)
MATEAMIGABLE
54
COMITÉ DE CONVIVENCIA
ACTA 10
FECHA: Tocancipá, 01de abril de 2022
HORA: De las 9:00am a las 12:00pm horas
LUGAR: Vivero Los Alisos
ASISTENTES: Viviana Linares

Julieth Troncoso
Alexander Barrila
Diana Cortes
Mayerly Gil
AUSENTES: Ninguno
ORDEN DEL DÍA

2. Estudio y solicitudes del comité del comité de convivencia.
MATEAMIGABLE
55
DESARROLLO
El Socio mayoritario Alexander Barrila, dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba
con el quórum reglamentario para deliberar.
2. Estudio solicitudes del comité de convivencia
La secretaria informó que había varias solicitudes solicitud, la de la socia Julieth Troncoso
realizar capacitación a los empleados para mejorar el ambiente laborar en el entorno de trabajo.
La socia Viviana Linares solicitó debería de hacerse también integraciones mensuales con los
colaboradores de la empresa para amenizar el entorno laboral y mejorar la convivencia entre los
empleados.
La secretaria, Diana Cortes, leyó la carta enviada por la señora Mayerly Gil, en la cual solicita
retiro de algunos empleados debido a conflictos recurrentes que se han presentado entre algunos
trabajadores. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fueron aceptados
dicho retiro.
Se estudió la solicitud de ingreso del señor Alejandro Martínez a la empresa, la cual fue aceptada
por unanimidad.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 30 de agosto de

2022, a las 9:00 horas.
ALEXANDER VARILA DIANA CORTES

presidente secretaria
Anexos: dos (dos folios)
MATEAMIGABLE
56
0258 código
..
HACE CONSTAR
Que la ingeniera Mayerly Gil identificada con cedula de ciudadanía 18.927.133 de Gachancipá,
actualmente se encuentra a paz y salvo con la empresa Mate amigable del préstamo que había
adquirido desde el 05 de febrero del año 2018 hasta el 5 de febrero del año 2022.
Esta constancia se expide el 16 de marzo de 2022 a quien interese.

Jefe de Recursos Humanos
MATEAMIGABLE
57
0577codigo
CERTIFICA
Que el señor Alexander Barrila con CC 15375622 de Santander, trabaja actualmente como
supervisor de área, realizando las siguientes funciones: planifica, organiza, lidera, da
seguimiento y control a los empleados de la empresa
Este certificado se expide para el nuevo coordinador de los supervisores para que tenga en cuenta
la labor definida de cada supervisor.
FERNANDO LOPEZ RODRIGUEZ

GERENTE
MATEAMIGABLE
58
0000 código
Gachancipá, 30 de marzo de 2022
CAPACITACIONES SAS
CERTIFICA:
Que la señora DIANA MARCELA CORTES FARIAS, identificada con cédula de ciudadanía
34.527.143 de Bucaramanga, ha realizado satisfactoriamente la capacitación teórico práctica, en
todo el tema relacionado con la separación de residuos y cuidado del medio ambiente.
FERNANDO LOPERA URIBE
Transcriptor: Viviana linares
MATEAMIGABLE
59
0000 código
EL DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA
HACE CONSTAR:
Que la señora DIANA MARCELA CORTES FARIAS, identificada con cédula de ciudadanía
34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2020 y desempeña
el cargo de jefe de área.
Esta constancia se expide para trámite de solicitud bancaria.
ALEXANDER VARILA
MATEAMIGABLE
60
0000 código
HACE CONSTAR:
Que la señora, JULIETH TRONCOSO CAMPO, identificada con cédula de ciudadanía

19.678.546 de Bogotá, trabaja en esta empresa desde el 27 de febrero de 2020 y mantiene
relaciones laborales con nosotros bajo un contrato que implica funciones de auditor de calidad,
con honorarios que ascienden a $2.000.000, (dos millones de pesos)
Esta constancia se expide a los 28 días del mes de marzo del 2022.
ALEXANDER VARILA

0000 código
MATEAMIGABLE
61
HACE CONSTAR:
Que la señora, OLGA MAYERLY GIL AGUILAR, identificada con cédula de ciudadanía
1073532980 de Gachancipá, trabaja en esta empresa desde el 15 de febrero de 2020 y mantiene
relaciones laborales con nosotros bajo un contrato que implica funciones de JEFE DE
RECURSOS HUMANOS, con una intensidad horaria de 48 horas mensuales, 8 horas diarias.
Esta constancia se expide a los 30 días del mes de marzo del 2022.
ALEXANDER VARILA
MATEAMIGABLE
62
21. RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS
En primera instancia Ia normalización en Ia producción de Ios documentos nos dirige a

determinar en qué soportes se deben elaborar Ios documentos, cuál será Ia presentación de esos
soportes, de qué manera se normaliza Ia elaboración de Ios textos, etc. Es preciso indicar que
existe desde el año 1997 Ia CircuIar 002 del Archivo General de Ia Nación de Colombia, en
Ia cual se advierte sobre Ia posibilidad de utilizar tecnologías de punta para Ia producción
de documentos y Ia Ley 527 de 1999 por medio de Ia cuaI se define y reglamenta el acceso y uso
de Ios mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al
eficiente, efectivo y eficaz manejo de Ios documentos desde el mismo momento de su
producción o recepción hasta Ia disposición final, buscando que se cumpla el fin último de Ios
archivos, es decir que estén al acceso y a Ia consulta de todos Ios ciudadanos e instituciones.
Por lo tanto, Mate amigable contara con un sistema centralizado de correspondencia, así como la
infraestructura básica que nos permita atender eficientemente la recepción y distribución de los
documentos.
Mate amigable establecerá una unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental
y los programas de seguimiento, conservación y consulta de los documentos aplicado al
departamento administrativo de Mate amigable.
Es responsabilidad del departamento administrativo de Mate amigable aplicar adecuadamente
este procedimiento. Por tanto, contaremos con personal suficiente y debidamente capacitado y de
los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo
electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y
que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
21.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La Oficina de Recepción de Documentos realiza la centralización de todos los documentos que
ingresan a la compañía Mate amigable, efectuando un registro veraz y oportuno, dando inicio a
la gestión documental que se lleva a cabo en la empresa.
21.2. RECIBO DE DOCUMENTOS

El recibo de documentos es una tarea muy importante, por lo tanto, Mate amigable lleva un
control que permite comprobar el recibo y la transmisión de las comunicaciones recibidas,
estableciendo responsabilidad. Por lo tanto, nuestra empresa canalizara el recibo a través de una
sola persona u oficina y establecerá normas y procedimientos, que sean conocidos por los
empleados de la empresa.
MATEAMIGABLE
63
Es necesario que las entidades normalicen los procedimientos de recibo y despacho del
documento, ya que es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de producción,
y trámites relacionados este proceso se desarrolla de la siguiente manera.
21.3. PROCESO DE RECIBO DE DOCUMENTOS

Consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de
registro para su control y tramite dentro de la entidad. Una vez registradas las comunicaciones
oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o
tramitarlas.
Pasos para el recibo de documentos:
 Recepción.
 Clasificación.
 Apertura.
 Revisión.
 Radicación.
 Registro.
 Repartición o Envió
21.4. DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho
sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las
dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la
oficina encargada.
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
 Estilo
 Calidad del papel
 Cantidad de copias
 Firmas autorizadas
 Tipo de sobres
 Formas y horarios de despacho.
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS:
 Fallas técnicas, ortográficas o mecanográficas
 Borrones y enmendaduras
 Anexos incompletos, entre otros
 Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias
DESPACHO DE DOCUMENTOS
MATEAMIGABLE
64
1. Elaboración.
2. Firma.
3. Traslado.
4. Verificación.
5. Numeración y Fechado.
6. Registro.
7. Separación.
8. Envío
22. CONTROL DE DOCUMENTOS

El control de documentos es un sistema de gestión cuyo propósito es hacer cumplir los procesos
y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de
los documentos.
Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las
pautas.
1. Aprobación de los documentos.
2. Revisión y actualización de la información documentada.
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos.
Mate amigable asegurara que la información documentada se encuentre disponible para su uso
dónde y cuándo se necesite protegida adecuadamente; Es decir, que no haya riesgos de pérdida
de confidencialidad.
Control de documentos externos
1. Obtener nuevas versiones o nuevo documento.
2. Actualizar registro.
3. Distribuir nueva versión o nuevo documento.
4. Verifica si es aplicable.
5. Cambios de plan.
6. Implementar cambios.
7. Confirmar que se implementaron cambios.
MATEAMIGABLE
65
23. FLUJOGRAMA DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA
INICIO
Se identifica el medio
de recepción
¿Es
competencia
de Mate
amigable?
SI NO
Se verifica que los Se devuelve

documentos estén dejando constancia
completos
FIN
¿Cumple
con los
requisitos?
SI NO
Se revisa y se
determina el área de
Correspondencia
radicado
anónima
MATEAMIGABLE
66
Se devuelve
Se imprime el sello
dejando
fechador de radicado
constancia
FIN
Se llena el registro y
formato de radicado
¿Se requiere
dar
respuesta?
SI NO
Da respuesta Se distribuye
Se clasifican y se
ubican los
FIN documentos en
cada dependencia
Se hace firmar la
carpeta de recibido
23.1. FLUJOGRAMA DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA
FIN INICIO
MATEAMIGABLE
67
SI NO
Recepción de
mensajería Recepción de
interna. bloque
administrativo
Correspondenc
ia interna
Correspondencia
recepcionada en
la recepción
Recepción
Estudio y organización
física de la
A
correspondencia.
MATEAMIGABLE
68
Tramite de respuestas.
¿La respuesta es
tramitada en el
formato de
comunicación
interna desde
rectoría?
NO
SI
Diligenciar el formato
de comunicación
interna desde rectoría
Diligenciar la forma
Comunicación membretada de
interna desde comunicación externa
rectoría
Forma
membretada de
comunicación
externa
B
Envió de respuestas a
través de mensajería
interna.
MATEAMIGABLE
69
Entrega de respuestas
al interesado
Seguimiento y control
FIN
24. FORMATO DE CORRESPONDENCIA INTERNA.
Control de correspondencia interna
MATEAMIGABLE
70
Figura 25
24.1. FORMATO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
Control de correspondencia externa
Figura 26
24.2. FORMATO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA.
Control de correspondencia enviada .
Figura 27
24.3. FORMATO ROTULO DE CAJA.
ALCALDIA DE GACHANCIPA F-GD-113-10
SECRETARIA GENERAL Version 0
ROTULO DE CAJA 1 de 1
MATEAMIGABLE FONDO:MATEAMIGABLE
SECCIÓN:
71 CÓDIGO
SUBSECCIÓN: CÓDIGO
CANTIDAD DE CARPETAS
FECHAS EXTREMAS
INICIAL FINAL
DD MM AAAA DD MM AAAA
7 5 2022
Figura 28
25. INSTRUCTIVO ROTULO DE CAJA.
Fondo: Se diligencia el nombre de la Alcaldía en mayúscula sostenida. Ejemplo: ALCALDÍA

DE GACHANCIPA.
Sección: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce los documentos en
mayúscula sostenida. Ejemplo: SECRETARÍA GENERAL, OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN, ETC. Código de Sección: Consignar en este campo el código de la Unidad
Administrativa, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de Retención Documental y que es
único para cada una de ellas.
Subsección: Debe colocarse el nombre la dependencia que produce los documentos. No se
deberá colocar nombres de dependencias que no hayan sido creadas mediante actos
administrativos. Si existen dudas al respecto, es importante que se indague con el coordinador
del Grupo de Información Institucional. Los nombres de las dependencias se deberán colocar en
mayúscula sostenida. Ejemplo: TALENTO HUMANO, RENTAS, CONTROL URBANÍSTICO,
ETC.
Código de Subsección: Consignar en este campo el código de la dependencia, el cual aparece en
el encabezado de la Tabla de Retención Documental y que es único para cada una de ellas
Carpetas desde: Debe colocar el número de la carpeta que ha puesto en el rótulo de la misma y
que debe ser el menor dentro del total de las carpetas. Ejemplo: Si hay 8 carpetas dentro de la
caja, se deberá colocar en este campo el número “1”.
Carpetas hasta: Debe colocar el número de la carpeta que ha puesto en el rótulo de la carpeta.
Ejemplo: Si hay 8 carpetas dentro de la caja, se deberá colocar en este campo el número “8”.
Cantidad de carpetas: Consignar en este campo el número total de carpetas que hacen parte de la
caja. Caja #: Se colocará el número de la caja a ser transferido. Este número no deberá ser igual
al de otras cajas dentro de la misma trasferencia documental con el fin de evitar confusiones.
Fechas Extremas (Inicial): Se colocará la fecha del primer documento que aparece en la primer
carpeta o expediente de la caja, teniendo en cuenta el Principio de Orden Original de que habla el
procedimiento P-GD-06 (Organización Archivos de Gestión), debiendo escribir dicha fecha en el
orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos. Para el campo de día y mes se
escribirán dos dígitos, mientras que para el “año” se escribirán los cuatro dígitos.
Fechas Extremas (Final): Se colocará la fecha del último documento que forma parte de la última
carpeta o expediente al interior de la caja, teniendo en cuenta el Principio de Orden Original de
MATEAMIGABLE
72
que habla el procedimiento P-GD-06 (Organización Archivos de Gestión), siendo necesario que
dicha fecha se escriba en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos.
25.1. FORMATO ROTULO DE CARPETA DE ARCHIVO.
CODIGO GD-F-04
VERSIÓN:1.0
ROTULO CARPETA DE ARCHIVO
FECHA :AGOSTO 8 DE 2013
DEPENDENCIA PRODUCTORA MATEAMIGABLE CÓDIGO 3300000

CÓDIGO SERIE: 0.01 NOMBRE DE LA SERIE: ACTAS
CÓDIGO SUBSERIE 0.09 NOMBRE DE LA SUBSERIE ACTAS DE REUNION DE TRABAJO
CONTENIDO ACTAS DE REUNION DE TRABAJO
FECHAS EXTREMAS INICIAL: 10/01/2022 FINAL: 22/07/2022
FOLIOS No: 195 CARPETA 0.01
Figura 29
26. INSTRUCTIVO ROTULO DE CARPETA DE ARCHIVO.
Fondo: Se diligencia el nombre de la Alcaldía en mayúscula sostenida. Ejemplo: ALCALDÍA

DE GACHANCIPA. Sección: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que
produce los documentos en mayúscula sostenida. Ejemplo: SECRETARÍA GENERAL,
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, ETC. Código de Sección: Consignar en este campo
el código de la Unidad Administrativa, el cual aparece en el encabezado de la Tabla de
Retención Documental y que es único
Subsección: Debe colocarse el nombre la dependencia que produce los documentos. No se
deberá colocar nombres de dependencias que no hayan sido creadas mediante actos
administrativos. Si existen dudas al respecto, es importante que se indague con el profesional de
la Oficina de Calidad o con el coordinador del Grupo de Información Institucional. Los nombres
de las dependencias se deberán colocar en mayúscula sostenida. Ejemplo: TALENTO
HUMANO, RENTAS, CONTROL URBANÍSTICO, ETC.
Código de Subsección: Consignar en este campo el código de la dependencia, el cual aparece en
el encabezado de la Tabla de Retención Documental y que es único para cada una de ellas.
Serie: Se anotará el nombre de la serie documental en mayúscula sostenida, tal como aparece en
la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa. Ejemplo: CONTRATOS,
MATEAMIGABLE
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INFORMES, ACTAS, ETC. Código de serie: Consignar en este campo el código de la serie
documental, el cual aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa y
que es único para cada una de ellas.
Subserie: Se anotará el nombre de la subserie documental con mayúscula inicial en cada
palabra, tal como aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa.
Ejemplo: Contrato de Prestación de Servicios, Informes de Visitas Técnicas, Actas de Consejo
de Gobierno, etc.
Código de Subserie: Consignar en este campo el código de la subserie documental, el cual
aparece en la Tabla de Retención Documental de la Unidad Administrativa y que es único para
cada una de ellas.
Folios del: Se anotará el número de folio con el que inicia la carpeta o expediente, exceptuando
la Hoja de Control, la cual NO se deberá foliar.
Al: Se anotará el número de folio con el que termina la carpeta o expediente.
No. de Folios: Se debe colocar el número de folios que componen la carpeta o expediente.
No. de Carpeta: Se colocará el número de la carpeta o expediente, el cual no podrá ser igual al
de otra carpeta o expediente.
No. de Caja: En este campo se deberá colocar el número de la caja en donde reposa la carpeta o
expediente, usando para ello números enteros, evitando usar líneas, puntos, o cualquier otro
signo que pueda generar confusión. Fechas Extremas (Inicial): Se colocará la fecha del primer
documento que aparece en la carpeta o expediente teniendo en cuenta el Principio de Orden
Original de que habla el procedimiento P-GD-14 (Organización Archivos de Gestión), debiendo
escribir dicha fecha en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos (ver
figura 5). Signatura topográfica: Esta se debe llenar por los funcionarios de archivo central según
sea la posición donde va a reposar el archivo.
Fechas Extremas (Final): Se colocará la fecha del último documento que forma parte de la
carpeta o expediente, teniendo en cuenta el Principio de Orden Original de que habla el
procedimiento P-GD-06 (Organización Archivos de Gestión), siendo necesario que dicha fecha
se escriba en el orden de menor a mayor (día, mes y año) y en números arábigos.
No. de Caja: Debe colocar el número de la caja en la cual está contenida la carpeta o el
expediente dentro de la misma caja.
MATEAMIGABLE
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27. RECURSOS FINANCIEROS.
Todos los comerciantes legalizados están obligados a llevar libros de contabilidad, por medio de
estos se obtiene un flujo adecuado y útil de la información.
Los Estados contables y financieros ayudan a las empresas para conocer la situación financiera
de la misma, para que los directivos, accionistas y los entes regulatorios tomen decisiones
respecto al funcionamiento.
Aplicar la contabilidad en una empresa requiere de diversas herramientas que nos ayuden a
gestionar la información financiera de la misma. Para ello, existen los famosos libros contables,
los cuales son definidos como aquellos registros ordenados y metódicos en los que se deja
constancia de todas las transacciones de una empresa.
Aplicar la contabilidad en una empresa requiere de diversas herramientas que nos ayuden a
gestionar la información financiera de la misma. Para ello, existen los famosos soportes y libros
contables y los no contables los cuales son definidos como aquellos registros ordenados y
metódicos en los que se deja constancia de todas las transacciones de una empresa.
Los documentos no contables son aquellos que solo ofrecen información sobre una operación
mercantil.
MATEAMIGABLE
75
28. RECIBO DE CAJA
Un recibo de caja es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos
de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Este documento
contabiliza un debito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo al concepto del pago recibido.
 Lugar y fecha de emisión del documento.

 Identidad del receptor del abono y el concepto del mismo. Debe describirse cuánto se
paga y a quién.
 Definición o concepto del pago.
 Al no tener finalidad impositiva, un recibo no tiene obligación de incluir un desglose
impositivo de los importes.
Figura 30
MATEAMIGABLE
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28.1. COMPROBANTE DE ERESO:
Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan salidas de dinero de tu empresa cada
vez que registres un gasto asociado a categorías o facturas de compra automáticamente quedará
registrado un comprobante de egreso para dicho pago.
 Los datos de la persona natural o jurídica beneficiario del pago.

 La fecha del egreso.
 El monto a pagar.
 El método de pago para cubrir la obligación.
 Si se cancela la totalidad de la deuda o si se trata de un abono o anticipo.
Figura 31
MATEAMIGABLE
77
29. FACTURAS
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o

servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación podemos decir
que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.
 Nombre, dirección completa del emisor.

 Nombre,
 dirección completa, del receptor.
 Descripción de cada producto/servicio
 N.º de unidades e importe
 Descripción de la operación
 Base imponible y tipo impositivo.
Figura 32
MATEAMIGABLE
78
29.1. NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer
registros contables cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones
para las cuales no existen documentos internos específicos.
29.2. NOTA DEBITO

La nota débito es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota.
 Nombre y NIT de la empresa que la emite
 Nombre y NIT del comprador.
 Número de nota.
Figura 33
MATEAMIGABLE
79
29.3. NOTA CREDITO
Una nota crédito es un documento contable que se genera para registrar un saldo

a favor de un cliente o comprador posterior a la emisión de la factura, este puede
ser un cobro de un gasto incurrido de más o la devolución de bienes.
 Referencia de la factura de origen con la numeración correspondiente.

 Fecha de emisión.
 Concepto o motivo por el que se realiza.
 Importe total.
 Monto de disminución (si se generará una nueva factura)
 Información del cliente como datos de teléfono, nombre completo, documento de identidad.
Figura 34
MATEAMIGABLE
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29.4. NOTAS BANCARIAS
Es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad
determinada de valores en calidad de depósitos, para ser sumada a la cuenta titular.
29.5. CONSIGNACIONES BANCARIAS

La consignación bancaria consiste en la colocación de fondos en un banco u otras
instituciones financieras para su custodia. Estas consignaciones se realizan al depositar en
cuentas tales como cuentas de ahorro, cuentas corrientes y cuentas del mercado monetario.
Figura 35
Títulos Valores y Clasificación.
Un título valor es un documento que incorpora un derecho literal y autónomo, que legitima al
uso de ese derecho al tenedor del título o a su beneficiario, el título valor es un documento
escrito firmado por quien se obliga, que se convierte en un deudor dicho de una manera más
clara, un título valor se puede definir como un documento negociable (lo cual implica que la
persona que lo posea puede venderlo), necesario para certificar o garantizar los derechos o
beneficios de su poseedor legal (aquel que la ley reconoce como dueño del título)
Títulos valores de contenido crediticio.
Los títulos de contenido crediticio son aquellos que incorporan el derecho a una suma
determinada dinero, bien sea originada en una orden de pago, como ocurre con la letra de cambio
y el cheque, o en una promesa de pago, como es el caso del pagaré.
Títulos de contenido corporativo o de participación.
Los títulos de contenido corporativo o de participación, son aquellos que incorporan un derecho
societario o empresarial, que representan una participación en la sociedad o empresa. Es el caso
de las acciones en una sociedad anónima o SAS, o las participaciones en una sociedad limitada
Títulos de tradición o representativos de mercancías.
MATEAMIGABLE
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Títulos de tradición (o representativos) son aquellos que atribuyen a su poseedor el derecho a la
entrega de unas determinadas mercancías, la posesión de las mismas y el poder de disponer de
ellas mediante la transferencia del título. El título otorga, por consiguiente, la posesión de
las mercancías
Títulos nominativos.
El título valor será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la
inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título. Solo será reconocido como
tenedor legítimo quien figure, a la vez, en el texto del documento y en el registro de éste.
Títulos a la orden.
Los títulos a la orden, de acuerdo con el artículo 651 del Código de Comercio, son aquellos que
se expiden a favor de determinada persona en los cuales se agrega la cláusula “a la orden” u otra
equivalente o se expresa que son transferibles mediante endoso del título valor seguido de la
entrega del mismo.
Títulos al portador.
Son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan
la cláusula al portador, y los que contengan dicha cláusula. La simple exhibición
del título legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.
30. CHEQUE, LETRA DE CAMBIO, PAGARÉ, FACTURA CAMBIARIA

C.D.T., ACCIONES Y BONOS.
CHEQUE
Un cheque es un título valor que contiene una orden incondicional de pago contra el
banco librado, que tendrá la obligación de pagarlo en la medida en que existan fondos
suficientes.
 El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, que necesariamente ha de ser un

banco o entidad de crédito.
 Lugar de pago.
 Fecha de emisión del cheque.
Figura
36
MATEAMIGABLE
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LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el que se extiende la orden
de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo determinado en
favor del beneficiario o girador.
 El nombre y dirección del librado.

 El nombre del beneficiario o tomador. La firma, nombre y dirección del librador.
 El acepto, fecha de aceptación
 firma del aceptante.
Figura 37
PAGARE
La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero. El nombre de la persona a
quien deba hacerse el pago. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
 El deudor o librado, que es quién emite el documento y se compromete a pagar la suma
estipulada. También se denomina tenedor.
 El acreedor o librador, que actúa como beneficiario y tiene el poder de cobrar la deuda en la
fecha de su vencimiento.
MATEAMIGABLE
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Figura 38
CDT
El CDT (Certificado de Depósito a Término) es un título valor que emite un banco a un cliente
que ha hecho un depósito de dinero a término o plazo.
 Las operaciones de depósitos pueden ser efectuadas por cualquier persona, no sólo por los
titulares de la cuenta.
 Disposición de saldo mediante retiros de efectivo.
 Capitalización mensual y pago de interés mensual.
 Los intereses generados por los depósitos de ahorros no están afectos a impuestos.
Figura 39
ACCIONES
Poseen un valor que varía acorde a las fluctuaciones del mercado de valores. Su adquisición es
considerada una inversión. No tienen garantías de ganancias. El acreedor de las acciones puede
conservarlas por tiempo indefinido.
BONOS
Características. Los bonos son instrumentos de deuda emitidos por sociedades anónimas, y otro
tipo de entidades como por ejemplo una institución pública, un Estado, un gobierno, municipio,
etc., con el objetivo de obtener recursos directamente de los mercados de valores
MATEAMIGABLE
84
31. CUENTAS, PARTIDA DOBLE Y ECUACIÓN CONTABLE
CUENTA
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara y ordenada los aumentos y
disminuciones que sufre un concepto determinado de activo, pasivo o capital, como resultado de
las operaciones que realiza un negocio. Los elementos o partes de la cuenta se representan en la
T de mayor.
PARTIDA DOBLE
El sistema de partida doble es el método actual que se aplica en la contabilidad. Consiste en que
en cada movimiento contable intervienen, al menos, dos cuentas: una de entrada o salida de
recursos y otra de financiación.
Figura 40
ECUACION CONTABLE
La ecuación contable es una igualdad que expresa que el valor de los recursos que posee
una compañía (los activos) es igual al valor de los recursos propios (patrimonio) más el valor de
los recursos obtenidos de terceros (pasivo)
MATEAMIGABLE
85
Figura 41
Mate amigable para su mejoramiento continuo y la toma de decisiones registrará, clasificará, y
resumirá las transacciones comerciales bajo el cumplimiento del principio de partida doble. Por ende,
se llevarán los siguientes libros contables:
 Principales: Libro Diario, Mayor y balances.

 Auxiliares: Todos los que se requiera ventas, compras, bancos, cuentas por cobrar, depende del
volumen de actividad que realice la empresa.
Se realizará su cumplimiento en el siguiente orden:
Registro: Libro diario

Clasifico: Libro mayor
Resumo: Balance de prueba
32. LIBROS PRINCIPALES
LIBRO DIARIO: Es donde Mate amigable registra diariamente las transacciones realizadas en el
negocio
La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y cuentas
registradas con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un determinado periodo
de tiempo.
Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo, mejorando tus
procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.
Para que esto se lleve a cabo, el libro diario contable debe poseer las siguientes partes:
 Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tú logo.

 Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.
 Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre, la cuenta
de donde fue debitada o depositada y una pequeña descripción que indique para qué se
estableció esa transacción.
MATEAMIGABLE
86
 Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la
cuenta registrada en el libro mayor.
 Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta
forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las transacciones.
 Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la
cuenta registrada en el libro mayor.
 Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta
forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las transacciones.
32.1. PLANTILLA LIBRO DIARIO
MATEAMIGABLE
87
LIBRO DIARIO
Libro diario
FECHA: Desde :_________ Hasta:_____________
Expresado en $ PESOS
FECHA CODIGO DETALLE DEBITO CREDITO
Figura 42
33. MAYOR Y BALANCES
Este informe permite conocer el resumen de las operaciones efectuadas en un periodo

determinado, el cual, será base para la elaboración de los estados financieros de propósito
MATEAMIGABLE
88
general. La información se obtiene a nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los
movimientos débitos y créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor.
 Número de folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del
mayor donde se realiza el resumen.
 Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y nombre de la
cuenta de mayor.
 Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos que
presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que se está mayorizando.
 Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que recibirán los débitos
y créditos del movimiento del mes.
 Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos o créditos
resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.
33.1. PLANTILLA LIBRO MAYOR
LIBRO MAYOR Y BALANCE

BALANCE INICIAL MOVIMIENTO BALANCE FINAL
CÒDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO
Figura 43
34. LIBROS AUXILIARES
Cada cuenta contable debe tener su libro auxiliar, los cuales presentan un detalle de cada operación,
se discrimina fecha, número del documento que origina la transacción, concepto, valor y cómo se
afecta la cuenta contable. Para Mate amigable resultan de gran importancia estos libros debido a
MATEAMIGABLE
89
que permiten registrar los movimientos y operaciones de la empresa, genera garantía frente a
terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones, se obtiene
información en cualquier momento de acuerdo a las necesidades de la empresa; además permite
conocer las deudas y obligaciones, así como las deudas que se tienen con la empresa.
También demuestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado y constituye los

elementos de prueba sustentando con los documentos que ya existen la constancia de las
operaciones que realiza la empresa.
 Logotipo o nombre de la empresa

 Nit
 Nombre del libro y número de cuenta
 Código de la cuenta
 Fecha
 Nombre de la cuenta
 Saldo debito
 Saldo crédito
 Total
Figura 44
MATEAMIGABLE
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Figura 45
34.1. PLANTILLA LIBRO MAYOR
NIT
LIBRO AUXILIAR XXXXXXXX(NOMBRE DE LA CUENTA)
Còdigo Fecha Desglose Debe Haber Saldo
TOTAL $ - $ -
Figura 46
MATEAMIGABLE
91
35. NOMINA
La nómina es un documento que se debe entregar a cada trabajador dependiendo de la forma de
pago, es decir, mensual o quincena, en el desprendible de nómina debe aparecer de forma
detallada el salario que recibe junto con todas las deducciones legales según cada caso
35.1. Partes de la nomina

La nómina se encuentra conformada por tres partes muy importantes
 El devengado es el valor total de ingresos que recibe tu empleado al mes o en la quincena se

compone por el salario básico, las horas extras, los recargos nocturnos y diurnos, los
dominicales y festivos laborados, las comisiones, el auxilio de transporte legal, entre otros.
Figura 47
 Deducciones, son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador, dentro de las
deducciones podemos encontrar los aportes a salud y pensión que deben pagar los
empleados. En otros casos también es posible encontrar las libranzas, embargos judiciales,
fondo de solidaridad pensional, retenciones en la fuente y cualquier otro descuento
MATEAMIGABLE
92
autorizado por los trabajadores. la salud y pensión en el porcentaje correspondiente según la
legislación vigente Los riesgos profesionales El aporte a parafiscales como son el SENA, la
caja de compensación familiar y el ICBF Instituto Bienestar Familiar. Las prestaciones
sociales como son la prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación,
vacaciones, etc.
Figura 48
Figura 49
 Las apropiaciones son los valores que la empresa debe pagar.
 Horas extras o trabajo extra, aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o a la
jornada ordinaria pactada entre las partes.
MATEAMIGABLE
93
 Hora extra diurna, la que se labora luego de la jornada laboral, y entre las 6 de la mañana y
las 9 de la noche y se paga con un recargo del 25%. Se labora luego de cumplida la jornada
ordinaria Se labora luego de las 9 de la noche y las 6 de la mañana del día siguiente.
 El trabajo extra nocturno es aquel que cumple dos condiciones: 1. 2. La hora extra nocturna
se paga con un recargo del 75% Hora extra nocturna.
 Recargo nocturno, es aquel recargo que se paga al trabajador que desarrolla su jornada
ordinaria en la noche, que en Colombia es entre las 9 de la noche y las 6 de la mana del día
siguiente. En este caso no hay trabajo extra, sino simplemente un recargo por trabajar en
horario nocturno, el recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria.
 Recargo dominical o festivo es aquel recargo al trabajador que por una u otra razón debe
laborar un domingo o un festivo.es del 75% sobre la hora ordinaria.
 Hora extra diurna dominical o festiva se trabaja en un domingo o festivos se trabajan más de
8 horas diarias si esa es la jornada ordinaria.
 Recargo por trabajo extra diurno del 25%
 Recargo por trabajo dominical o festivo del 75%
 Hora extra nocturna dominical o festiva se trabaja tiempo extra o suplementario este trabajo
extra se desarrolla en horario nocturno (9pm – 6am), en este caso igualmente concurren dos
recargos que se deben sumar o acumular recargo extra nocturno del 75%
 Recargo dominical o festivo del 75% es decir que tenemos un recargo del 150%, de manera
que si una hora ordinaria la hora extra nocturna dominical o festiva se configura cuando se
cumplen condiciones hora dominical o festiva nocturna, trabajar la jornada ordinaria en un
domingo o un festivo, trabajar en horario nocturno (9pm – 6am) recargo dominical o festivo
del 75%
 Recargo nocturno del 35% Para que se configure una hora dominical o festiva nocturna el
trabajador debe cumplir dos condiciones: 1. 2. tener en cuenta que el domingo inicia luego de
las 12 de la noche del sábado y que termina a las 12 de la noche del domingo, pues luego ya
será lunes, y el mismo criterio se tiene en cuenta para los festivos. Aquí concurren dos
recargos que se acumulan esto nos da un recargo total del 110% sobre el valor ordinario de la
hora.
MATEAMIGABLE
94
Figura 50
Figura 51
CONCLUSIONES
 Durante el desarrollo de este trabajo se aplicó lo aprendido durante el transcurso de la

formación además se adquirieron nuevos conocimientos sobre seguridad, normatividad,
plan financiero y toda la formación técnica laboral. Con esto se concluye que el proyecto
para la inversión de la implementación de una micro empresa ecológica es viable ya que
en los estudios realizados se obtuvieron resultados favorables.
 Este proyecto ha contribuido de manera muy importante para identificar y resaltar los
puntos que hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una implementación exitosa de
una micro empresa.
 Nos deja muchas cosas importantes que reflexionar y muchas otras las ha reforzado como
puntos para llevar a cabo una buena implementación.
 Dentro de los puntos que consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto de
esta naturaleza son el detectar cuáles son los beneficios reales de las personas que
queremos crecer a nivel profesional y laboralmente.
MATEAMIGABLE
95
RECOMENDACIONES
Antes de finalizar, deseamos sugerir algunas recomendaciones en base a los resultados y las
conclusiones a que se llegó luego del presente estudio. A continuación, enumeraremos una
serie de recomendaciones cuya implementación son vitales para mejorar y aportar al medio
ambiente promover el reciclaje derivados del petróleo y estimular el uso eficiente de los
mismos.
 Incluir en el diario vivir la implementación del reciclaje

 Analizar las posibilidades que los derivados del petróleo, celulosa y otros, sean
reutilizados o darles una disposición final como lo proponemos en nuestra empresa
 Establecer grupos logísticos que estén dispuestos a trabajar en equipo por nuestro medio
ambiente
 Se invita a incorporar a todos los que hoy en día tengamos conciencia de cuidar nuestro
planeta a unirse a este tipo de proyectos emprendedor y seguir en la evaluación del
desarrollo del mismo.
MATEAMIGABLE
96
BIBLIOGRAFIA
 Wikipedia
 Google.
 https://docs.google.com/viewer?
a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxhbmdpZW1vcmFnYW1iYX
xneDo1MTgyMzdmZWJkNWY3Nzll
 https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-
instalacion/
 https://escuela-emprendedores.alegra.com/colombia/nomina-electronica/partes-
de-la-nomina/
 https://www.youtube.com/watch?v=syD6i_xzrio
 Página web: Mateamigable@gmail.com
MATEAMIGABLE
97
 Página web: Mateamigable@gmail.com https://dianacortes990.wixsite.com/my-
site
 https://www.uvrcorrectoresdetextos.com/post/2019/03/04/-c2-bfc-c3-b3mo-
redactar-correctamente-las-conclusiones-y-recomendaciones
MATEAMIGABLE
98

Implementación microempresa ecológica Cundinamarca

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IMPLEMENTACIÓN DE UNA MICRO EMPRESA ECOLOGICA PARA ABARCAR PARTE

DE LA DEMANDA DE LA ZONA CUNDINAMARCA

CLAUDIA VIVIANA LINARES ARÉVALO

PROYECTO PARA OPTAR AL TITULO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

DIRECTORA DEL PROYECTO

LIC: ANA ESTELA MONTERROZA MORENO

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL

Dios: Por obsequiarnos su amor incondicional y brindarme

Este consta de tres partes principales:

• El estudio del mercado.

4. MAPA DE LA ZONA CON SUS VEREDAS

Figura 4-; Vivero la cabaña Gachancipá

Figura 6; Vivero paraíso Gachancipá

6.1. OBJETIVO GENERAL

6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

 Fidelización: Nuestra finalidad es la plena satisfacción de nuestros clientes y

 Compromiso con la sostenibilidad: Mantener la sostenibilidad con el tiempo

 Compromiso socio-ambiental: Generar valor en la calidad de vida de la sociedad.

 Iniciativa y mejora permanente: Innovación de nuestros productos y compromiso con la

➢ No tener información sobre la ➢ Alta disponibilidad de materias

➢ No se requiere de mucho recurso ➢ Falta de interés de la sociedad por el

“Mate amigable, arte desde casa”

12. MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE

15.1. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL CLIENTE DE

15.2. PROTOCOLO PARA LA ATENCION AL

15.3. PROTOCOLO DE ATENCION VIRTUAL- WEB

15.4. PROTOCOLO DE ATENCION PREFERENCIAL

17. EQUIPOS A UTILIZAR

Para esto nuestra empresa contara con los siguientes equipos:

 Toda la maquinaria necesaria para la elaboración de nuestro producto

Nuestros objetivos están encaminados a rentabilidad, mantenernos y crecer en el mercado. Para

Adicional a esto, queremos tener procesos asociados a la nube, a la digitalización, compartir

 Periféricos de Entrada y Salida

Funciones Utilizadas en las hojas de cálculo:

Tocancipá 02 de abril de 2022

DIANA MARCELA CORTES FARIAS

Transcriptor: Viviana Linares

Gachancipá 31 de marzo de 2022

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Entrega de Dotación.

Alexander Barila Carrión

 Frecuencia relativa acumulada: es la suma de las frecuencias relativas.

Gachancipá 01 de abril de 2022

Calle 5#10-50 Tocancipá

Asunto: Compra de dotación

Cordial Saludo Señora Rodríguez

La presente es para solicitar la contratación de la empresa confecciones LUNALEJO con la

DIANA MARCELA CORTES FARIAS

Anexo (0) Folios

Tocancipá 01 de abril de 2022

Asunto: Compra de útiles de oficina

Cordial Saludo Señor Gutiérrez

Hace aproximadamente una semana recibimos su catálogo de productos y estamos interesados en

JULIETH TRONCOSO CAMPO

Anexo: (0) Folio

Gachancipá 01 de abril del 2022

Asunto: Arreglos locativos de oficina

Cordial Saludo Señora Troncoso

Quien suscribe Julián Fonseca Quintana, representante de ventas y administración de

DIANA MARCELA CORTES

Copias Recursos humanos

• Contacto Directo: de persona a persona, a través de la inhalación de gotitas con

En mi calidad de Administrador y Representante Legal de la compañía MATE AMIGABLE,