Guia Valoracion Transferencia

G05/D02/O
Directrices –
Transferencia de
documentos
Modelo de Gestión de Documentos y
Administración de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Información (RTA)
Versión: 1.0
Fecha: diciembre de 2014

G05/D02/O Directrices – Transferencia de documentos
Coordinadores
Beatriz Franco Espiño

Ricard Pérez Alcázar
Equipo
Blanca Desantes Fernández

Francisco Fernández Cuesta
Javier Requejo Zalama
© De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta información
Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

y Acceso a la Información (RTA)
Estas Directrices se integran en el MGD según se especifica en el siguiente Diagrama de

relaciones:
MODELO DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
G01/G G04/O G07/O

G02/G G03/G G06/O G08/0
POLÍTICA DE CONTROL CONTROL
GOBIERNO ADMINISTRA- G05/O GUÍA DE
GESTIÓN DE INTELECTUAL Y CONTROL DE FÍSICO Y
ABIERTO Y CIÓN VALORACIÓN SERVICIOS DE
DOCUMENTOS REPRESENTA- ACCESO CONSERVA-
Y ARCHIVOS TRANSPARENCIA ELECTRÓNICA ARCHIVO
CIÓN CIÓN
G05/D01/O.INSTRUMENTOS PARA LA VALORACIÓN
G05/D02/O. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
G05/D03/O. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Presentación y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Desarrollo de un Plan de transferencias
2.1. Previsión de transferencias
2.2. Preparación de los documentos a transferir
2.3. Instrumentos de control: la relación de entrega o formulario de transferencia
2.4. Especificidades en la transferencia de documentos electrónicos
3. Cuadro de compromisos de cumplimiento
4. Términos y referencias
4.1. Glosario
4.2. Referencias 4
4.3. Bibliografía

1. Presentación y objetivos
1.1. Finalidad
La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones técnicas para la

transferencia reglada de documentos, una vez hayan sido valorados y se haya dictaminado la
transferencia en la custodia.
1.2. Alcance y contenido
El Diccionario de Terminología Archivística define transferencia como “procedimiento habitual

de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales,
una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en
la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos”. Hay que destacar
la referencia a que es un procedimiento rutinario y reglado y debe formar parte de las
actividades programadas dentro del sistema de gestión documental de una organización.
Es, por tanto, uno de los procesos de ingreso de documentos en un archivo, el más habitual, y
consiste en el traspaso regulado y periódico de documentos y de la responsabilidad sobre
ellos, pasando de un archivo a otro dentro del sistema o red de archivos, o de una oficina
productora o unidad remitente al archivo. Este proceso se inicia a medida que va
disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte de las oficinas productoras, como
consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos, y se hace siguiendo las
normas y plazos establecidos. 5
El objetivo de la transferencia es lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado

en el archivo más adecuado para ello. De esta manera, se evita la aglomeración de
documentos en los diferentes centros y unidades y los perjuicios que esta concentración
provoca, a la vez que se proporciona el servicio más adecuado para cada fase del ciclo vital de
los documentos.
Una transferencia no puede considerarse como un medio de desalojar documentos inservibles

o sin controlar, sino que debe ser un proceso integrado en el programa de gestión documental
de la organización.
Las transferencias se pueden clasificar en dos tipos:
 Transferencias regulares: son aquellas que planificadas mediante un calendario, siguen

las prescripciones y normativa de envío de la documentación y adjuntan las relaciones
de entrega de dicha documentación debidamente cumplimentadas
 Transferencias irregulares: son aquellas que se llevan a cabo excepcionalmente para
recoger documentos de unidades administrativas o archivos que sufren algún tipo de
contingencia (inundaciones, mala gestión archivística, derrumbes, etc.). En este tipo de
transferencia los documentos llegan en la mayoría de los casos desorganizados y sin una
relación de entrega.
En estas Directrices sólo se tratarán las transferencias regulares de documentos.

1.3. Documentos relacionados
G05/O Valoración
G05/D01/O Instrumentos para la valoración
G07/D01/O Plan integrado de conservación
2. Desarrollo de un Plan de transferencias
Las organizaciones deben diseñar e implementar un procedimiento de

transferencia de documentos de archivo, de acuerdo con los plazos establecidos
en la fase de valoración y en la normativa si existiese, estableciendo un calendario
de transferencias que ayudará a gestionar y controlar los ingresos de
documentación.
Los beneficios de un proceso de transferencia regular y planeada, entre otros, son:
 un uso eficiente de los recursos

 optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos
en las oficinas y descargándolas de aquellos documentos cuyo uso es poco frecuente
 el traspaso a un servicio especializado, como es el archivo, de las funciones de gestión,
conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos
 una reducción de los costes de mantenimiento y almacenamiento 6
 una reducción en el riesgo de pérdida de documentos dictaminados como de
conservación
 un mejor acceso a los documentos
 una mejora en las condiciones de almacenamiento que permitirá la conservación de
los documentos durante el tiempo estipulado en la valoración, y
 el ingreso únicamente de los documentos pertinentes en cada archivo, evitando
trabajos de custodia, control y acondicionamiento de documentación prevista como
eliminable.
La transferencia de documentos debe estar planeada e integrada en el programa

de gestión documental de la organización.
Las transferencias implican una serie de cambios fundamentales:
 el ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cambio de

responsabilidad, un traspaso de la responsabilidad de la custodia
 a partir del momento de transferencia, se aplicarán las políticas de acceso, acciones de
conservación y destrucción, conservación, etc., siguiendo lo establecido en la comisión
de valoración competente y en la política de gestión llevada a cabo por el archivo
receptor.
La documentación que se transfiere siempre tiene que estar identificada y valorada. Las
transferencias se hacen a partir de series documentales, lo que se transfieren son series o

fracciones o partes de una serie. En series abiertas, que se siguen produciendo, lo normal es
transferir fracciones de esa serie, una vez que haya disminuido su uso o ya no tenga valores
primarios, produciéndose sucesivas transferencias una vez cumplidos los plazos establecidos.
En series cerradas, en las que ya no se produce más documentación, se suele hacer una
transferencia completa de la serie.
Junto con los documentos se debe transferir toda la información contextual

necesaria para su tratamiento adecuado, esto es, los instrumentos de descripción
en el caso de los documentos en papel, y los metadatos en los electrónicos.
¿Cuándo se debe enviar la documentación de la unidad productora al archivo? Son varios los
criterios a tomar en consideración, como señala J. R. Cruz Mundet (2006):
 La finalización de la tramitación: la tramitación de los expedientes debe estar

finalizada, como principio general. Sólo se deben transferir los expedientes y
documentos conclusos, cerrados.
 La frecuencia de uso: aquellos expedientes que siguen siendo de consulta frecuente

por las unidades gestoras o se solicitan en préstamo asiduamente por los productores
no deberían transferirse. Se puede valorar esta situación consultando los instrumentos
de control utilizados para consignar los movimientos de los documentos (tablas de
consulta, de préstamos, etc.).
 Las dimensiones del sistema: hay que valorar la situación del archivo receptor con 7
respecto a la unidad productora. Si el archivo que va a recibir la documentación se
encuentra en el mismo edificio o en uno cercano y puede proporcionar los
documentos que se soliciten por parte de la unidad con rapidez, es posible acordar
plazos más ajustados de transferencia. Por el contrario, si el sistema de archivos en el
que se realizan las transferencias es de grandes dimensiones, por ejemplo, un sistema
nacional, es conveniente que los plazos de transferencia sean más amplios.
En todo caso, los plazos deben detallarse en un calendario de transferencias elaborado por el
archivo en colaboración con las unidades remitentes en el que se señalen las fechas para que
cada unidad transfiera sus documentos. Este calendario se revisará periódicamente para
adaptarlo a las necesidades y contingencias que puedan surgir. Esta planificación es necesaria
para no colapsar al archivo receptor y que pueda atender las transferencias adecuadamente y
se realizará a través de las peticiones de información para previsión de transferencias.
El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras o en los distintos

archivos del sistema viene fijado por el organismo competente en cuestiones de valoración
documental, sobre la base del análisis de cada una de las series documentales.
2.1. Previsión de transferencias
El primer paso debe ser siempre ponerse en contacto con el archivo que va a recibir la
transferencia, con el que debe existir una relación permanente, y planear la transferencia
dentro del calendario estipulado por el archivo, realizando una propuesta de transferencia. En

ella se consignará toda aquella información necesaria para la planificación de la transferencia:

unidad remitente, órgano productor, volumen, formato, estado de conservación, etc. y se
esperará el visto bueno del archivo receptor y la inclusión de la propuesta en el calendario de
transferencias.
En otras ocasiones, el contacto lo efectúa el archivo receptor a todos aquellos archivos o

unidades remitentes adscritos a él, mediante un impreso de previsión de transferencias. En
este caso, el archivo envía a dichas unidades un impreso que sirva de guía para elaborar el
calendario de transferencias cada año. En este impreso de previsión de transferencias debe
consignarse la siguiente información:
 Unidad remitente: la que va a realizar la transferencia

 Órgano productor: en el caso de que el órgano que ha producido la documentación no
sea el mismo que el remitente
 Depósito de procedencia: lugar en el que se encuentra físicamente la documentación
 Estado de conservación de la documentación: para establecer el tratamiento adecuado
de la documentación a transferir, así como para evitar la entrada de documentación
en mal estado (con hongos, bichos…) sin tratar antes de su entrada en el archivo
 Fechas extremas de la documentación a transferir
 Volumen: muy importante para poder dar acomodo a dicha documentación
 Formato: indicando si se trata de cajas normalizadas, libros, carpetas, etc.
 Series documentales: indicando el nombre de las series o fracciones de serie que se
van a remitir
 Instrumentos de consulta: aquellos instrumentos con información sobre la 8
documentación que deben ser remitidos junto a ella
 Caducidad administrativa de la documentación
 Observaciones, por ejemplo, la frecuencia de consulta o cualquier otra circunstancia a
resaltar.
Todas aquellas unidades que deseen realizar una transferencia deberán contestar a dicho
impreso en el plazo establecido por el archivo receptor, para así entrar en las previsiones del
calendario de transferencias establecido.
2.2. Preparación de los documentos a transferir
Una vez autorizada una transferencia se deben preparar los documentos que se van a
transferir por parte de la unidad remitente.
Por parte de la unidad remitente, ya sea el organismo productor o un archivo dentro del
sistema, se deben revisar los documentos que se van a transferir. Para ello:
 se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o

expedientes dentro de la serie documental y que las unidades documentales están
completas

 se verificará la organización correcta de las unidades documentales que se transfieren,

reflejando la estructura orgánica y funcional de la unidad productora y el orden que le
corresponde a cada tipo de expedientes (numérica, cronológica, alfabética, etc.)
 se separará, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados,

borradores... así como documentos de apoyo como legislación impresa, publicaciones
periódicas, fotocopias, folletos, etc.
 se quitará de los expedientes, siempre que se pueda, clips, grapas, gomas, carpetas de
plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Las carpetas
colgantes serán sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas (A-Z) por
cajas de archivo normalizadas
 se eliminarán fotocopias y duplicados siempre que se conserven los originales. No

sería una eliminación de documentación, únicamente una limpieza.
Tras la revisión de los documentos, se debe comenzar la preparación física de las unidades
documentales para su transferencia:
 los documentos se deben organizar en carpetas y subcarpetas normalizadas como

forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Es
recomendable que dichas carpetas estén normalizadas y cumplan con requisitos de
conservación (niveles de acidez y alcalinidad). Las carpetas contendrán información
necesaria para identificar la documentación que contienen: unidad productora, código 9
de clasificación, fechas extremas, volumen (en el caso de expedientes voluminosos
que se separen en varias carpetas se debe indicar el orden secuencial)
 una vez organizadas las carpetas (cronológicamente, por los códigos de clasificación,
alfabéticamente, etc.), la unidad que transfiere procederá a alojar la documentación
en cajas de archivo normalizadas. Para ello, es recomendable que el archivo receptor
provea de dichas cajas a todas las unidades remitentes
 debe procurarse que las cajas no queden excesivamente llenas, porque se cerrarían
con dificultad, quedando resquicios por los que se introduciría el polvo y se haría más
difícil su manejo y colocación en las estanterías; ni muy vacías porque favorecería que
la documentación se deformase
 en los casos de existir documentación que, por su tamaño o características, no pueda

ser introducida en las cajas normalizadas (planos, fotografías, negativos, etc.) se
informará al archivo receptor para que señale el formato de instalación más
conveniente
 las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y

visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia, del que se hablará a
continuación.

2.3. Instrumentos de control: la relación de entrega o formulario de transferencia
La relación de entrega, formulario de transferencia u hoja de entrega, es el documento que

acompañará a toda transferencia de fondos y debe facilitar la información sobre la
documentación a transferir.
Su objetivo fundamental es permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a

otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del archivo u oficina remitente al archivo
receptor.
En consecuencia, es imprescindible que el contenido de las cajas sea descrito de forma

identificable, exhaustiva y pertinente, pues de lo contrario no será posible controlar si un
expediente concreto ha sido transferido o no, ni permitir una recuperación eficiente de la
documentación.
Es recomendable que se trate de un formulario normalizado, para que la información que se

reciba en el archivo sea homogénea y pertinente. Siguiendo el modelo utilizado por la
Universidad Pública de Navarra, los datos que se deben consignar son los siguientes:
1. Datos de la unidad remitente:

 Unidad: denominación de la unidad
 Responsable: nombre y apellidos del responsable que ejecuta la transferencia
 Coordinador de archivo: nombre y apellidos de la persona que prepara la
transferencia de documentos
10
2. Datos administrativos:
 Número de unidades transferidas: indica el número total de cajas normalizadas de
archivo que forman el conjunto de la transferencia
 Fecha: recoge la fecha en la que se remite la documentación
 Código de unidad (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge el código de la
unidad remitente en atención a las codificaciones normalizadas por el archivo
 Número de registro (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge el número de
orden correspondiente a esa transferencia en relación con el total de
transferencias recibidas por el archivo
3. Descripción de la documentación:
 Número secuencial de caja: indica el orden secuencial de la caja en la que se aloja
la documentación objeto de descripción
 Código: recoge la indicación del código o códigos de clasificación correspondientes
a la documentación que integra la caja
 Contenido: especifica con suficiente detalle el tema concreto al que se refiere la
documentación. No puede haber idéntica descripción de contenido para dos o más
cajas
 Fechas extremas: indica el intervalo temporal de los documentos
 Signatura (a cumplimentar por el archivo receptor): indica el número definitivo de
la caja en el depósito de archivo

 Observaciones (a cumplimentar por el archivo receptor): recoge los comentarios

derivados de las tareas de comprobación por parte del archivo sobre las
descripciones consignadas por la unidad remitente
4. Validación:
 Firma del responsable de la unidad remitente: indica la aprobación por parte del
responsable de la salida de los documentos de la unidad con destino al archivo
receptor. En el formulario definitivo que se remite por parte del archivo receptor,
indica la aceptación de la información (a efectos de traslado de responsabilidad en
la custodia de los documentos) y tener conocimiento de los datos administrativos
y signatura de las cajas en el depósito del archivo.
 Fecha y firma del responsable del archivo: indica la validez de la información
consignada en el formulario a efectos de inventario y control de la documentación
y, asimismo, aceptación de la responsabilidad de custodia de los documentos.
En el archivo receptor se deberán cotejar o verificar los datos consignados en la relación de

entrega, para comprobar que la información que aparece corresponde con los documentos
que se reciben, ya que, a partir de ese momento, el archivo se hace responsable de ellos. Una
vez verificado, se incluyen los datos que debe cumplimentar el archivo y se firmará la relación,
dando a entender el visto bueno del responsable del archivo.
La relación de entrega o formulario de transferencia debe redactarse por triplicado para de

esta forma devolver una de las copias a la unidad o archivo remitente y conservar las otras dos
en el archivo receptor, una en el registro general de ingresos y otra en el registro de unidades 11
remitentes.
Mediante este instrumento de control se cumple una doble función:
 Es el elemento que prueba el traspaso de documentación con la aceptación y validación

de dicha transferencia
 Se facilita el control y la localización de los documentos, tanto a la unidad remitente

como al archivo.
2.4. Especificidades en la transferencia de documentos electrónicos
Las transferencias realizadas en los sistemas de gestión de documentos electrónicos implican

las mismas características que las realizadas en los sistemas de gestión de documentos en
papel, aunque no se trate de un traslado físico de la documentación.
De todas formas, hay que tener en cuenta una serie de especificidades a la hora de programar
una transferencia de documentos electrónicos.
1. Cuando la transferencia es de documentos electrónicos y se realiza de un sistema de

gestión documental a otro, se debe prever:
 la compatibilidad de formatos, y
 la compatibilidad del soporte

2. Los metadatos del documento electrónico deben ser transferidos asociados al

documento para permitir su identificación, así como su autenticidad y los
procedimientos de conservación que puedan ser necesarios en el futuro
3. La documentación electrónica ingresará en el archivo junto con sus metadatos y las

correspondientes firmas. Dado los problemas que pueden darse para mantener un
sistema de verificación de firmas para todos los documentos electrónicos que se
depositen, el archivo puede añadir un sello o firma para asegurar la integridad y
autenticidad del documento a lo largo de su vida, lo que puede liberar de la tarea de
mantener el sistema de verificación de firmas.
4. Además de los metadatos y las firmas correspondientes, los documentos deben ir

acompañados de otra documentación complementaria como:
 Indicaciones de los procedimientos de privilegios de uso y acceso

 Indicaciones de los procedimientos para prevenir, corregir y descubrir pérdidas de
información o alteración de los mismos
 Indicaciones de los procedimientos de conservación en relación al deterioro de los
soportes y a la obsolescencia tecnológica
Al igual que en el caso de archivos físicos, se debe definir un protocolo de transferencia a

archivos centrales, intermedios o históricos de documentos electrónicos. Dentro de las
12
necesidades específicas, se debería incluir:
 La adaptación, cuando sea necesario, de aquellos documentos que vayan a transferirse a

un formato longevo
 Añadir las firmas que pudieran faltar, así como la información necesaria para la
verificación y validación y los sellos de tiempo que garanticen la conservación a largo
plazo de las mismas, a no ser que la transferencia se produzca a un sistema que
garantice la conservación de las firmas por otros medios
 Actualizar y completar los metadatos necesarios para la gestión archivística, como

pueden ser los metadatos descriptivos o de trazabilidad
El archivo receptor deberá verificar los datos contenidos en la relación de entrega o formulario
de transferencia y el contenido del paquete transferido, confirmando que contiene los
expedientes y los documentos acordados, en el formato correcto y con los metadatos
necesarios. La constancia de la transferencia de documentos electrónicos queda reflejada en
los metadatos de trazabilidad1.
1
“Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y uso de los
documentos”. INTERNATIONAL STANDARD ORGANIZATION. 2006a. ISO 15489-1:2001. Information and
documentation. Records Management. Part I: General

3. Cuadro de compromisos de cumplimiento
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las líneas de actuación de la Guía
de Implementación de Valoración y junto con unas recomendaciones sobre cómo cumplir con
los mismos.
El número representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Guía de

Implementación.
Nº Compromisos Cómo cumplir con los compromisos
7.1 Establecer y documentar la Incluir en la relación de entrega o formulario

identidad de la/s persona/s de transferencia las firmas y autorizaciones
autorizada/s para llevar a cabo las que aprueban dichas decisiones
decisiones tomadas en relación con
las transferencias y de la autoridad Ponerse en contacto siempre con el órgano
competente que las ha autorizado responsable de las decisiones de valoración
Delegar y asignar la responsabilidad de llevar

a cabo la transferencia de documentos al
empleado/s apropiado/s. Necesitará una
autorización para realizar los procedimientos
de transferencia
Identificar quién lleva a cabo la transferencia

13
y es responsable de ella dentro de la
organización
Asegurarse que el personal que lleva a cabo

los procesos de transferencia entiende:
- Las normas de cumplimiento para la

transferencia de documentos
- Cómo se interpretan y se cumplen
Incluir definiciones de las responsabilidades

del personal del organismo para llevar a cabo
estas actuaciones
Capacitar a los responsables mediante cursos

específicos

7.2 Transferir los documentos Realizar un control por parte del archivo para
identificados para ello en los plazos establecer una serie de directrices necesarias
establecidos para que pasen al para que la unidad remitente transfiera su
control del archivo de custodia documentación
correspondiente siguiendo lo
dispuesto Identificar aquellos documentos que tienen
que transferirse, siguiendo las decisiones de
valoración aprobadas, dentro del organismo
público
Incorporar al sistema de gestión documental

de la organización todas las acciones
relacionadas con la transferencia de
documentos para que se hagan en el tiempo
establecido
7.3 Documentar la naturaleza y plazos Documentar el análisis y los procedimientos

de transferencia llevados a cabo en la transferencia de
documentos
Incluir la descripción de cómo se han tomado

las decisiones dentro de la política y los
14
procedimientos de la organización
Tener decisiones aprobadas a un nivel

directivo dentro del organismo
Desarrollar un Plan de transferencias
Realizar un Calendario de transferencias

donde se recojan las previsiones
Los procedimientos internos documentan los

procesos de transferencia de documentos y
aseguran que se han asignado suficientes
recursos a dichos procesos
Documentar todas las acciones, incluyendo:

- Los documentos que van a
transferirse
- Fecha y lugar en que se lleva a cabo
- La aprobación y autorización,
incluyendo los detalles de la persona
que lleva a cabo la acción, así como
su confirmación de que se ha llevado
a cabo

Confirmar y documentar:
- que se ha realizado una correcta

transferencia de los documentos
- que las decisiones sobre la
transferencia de los documentos son
precisas y se han realizado en tiempo
7.4 Planificar e integrar la transferencia Desarrollar políticas y procedimientos para

de documentos en el programa de identificar las series documentales del
gestión documental de la organismo que se van a transferir, siguiendo
organización lo establecido en el Calendario de
Transferencias
Establecer en las políticas y procedimientos

de la organización actuaciones autorizadas
para poder realizar actividades de
transferencia: previsión de transferencias,
traslados de documentación, propuestas de
transferencia, etc.
Recoger en un documento directrices claras 15

sobre las responsabilidades y cometidos
Establecer un Calendario de transferencias

aprobado
Incluir en la aplicación de gestión de

documentos la información pertinente sobre
la previsión de transferencias pendientes de
series documentales
7.5 Poner a disposición de todos los Desarrollar procedimientos dentro de la

miembros de la organización las organización para informar sobre todas las
decisiones tomadas en cuanto a decisiones tomadas en cuanto a la
transferencia de series transferencia de series documentales
documentales
Incluir en la intranet de la organización
información sobre plazos de transferencia,
incluyendo diversos formularios
normalizados, como el Impreso de previsión
de transferencias, un modelo de Relación de
Entrega o el Calendario de transferencias

7.6 Monitorizar todas las acciones que La organización debe proporcionar una
se llevan a cabo para la supervisión adecuada y un control de los
implementación de las trabajos que asegure la calidad y pertinencia
transferencias de documentos de dichos procesos
Deben cotejarse y supervisarse los datos

incluidos en la Relación de entrega o
Formulario de transferencia para comprobar
que la información que aparece corresponde
con los documentos que se reciben, ya que, a
partir de ese momento, el archivo se hace
responsable de ellos
7.7 Incluir la transferencia de Realizar peticiones de información a las

documentos dentro de las unidades o archivos remitentes para realizar
actuaciones rutinarias y regulares de un informe de previsión de transferencias
la organización una vez al año
Confeccionar un Plan anual con la previsión

de las transferencias del archivo
16
7.8 Revisar regularmente las decisiones Revisar periódicamente el Calendario de
tomadas en relación con la transferencias para adaptarlo a las
transferencia de series necesidades y contingencias que puedan
documentales por parte del surgir
organización
Incluir las revisiones dentro de la
planificación del Programa de gestión
documental de la organización

4. Términos y referencias
4.1. Glosario
Calendario de conservación: instrumento que establece los plazos de conservación y de

transferencia de una serie determinada junto con los requisitos para el acceso. Necesita de la
aprobación institucional y de la difusión para su conocimiento y aplicación.
Calendario de transferencias: instrumento que, a la hora del calendario de conservación o

tabla de valoración, establece los plazos para realizar las transferencias. Suele ir incluido en el
calendario de conservación.
Cotejo: operación integrada en el proceso de ingreso de documentos, anterior a la instalación,

que consiste en comprobar la adecuación de los documentos recibidos, en número y en
contenido, con la relación de entrega que contiene datos sobre el ingreso.
Custodia: responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística el control
y la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
Muestreo: proceso/operación que consiste en elegir para conservar alguna o algunas unidades
documentales de la serie acordada para eliminar, siguiendo criterios sistemáticos o cualitativos
(cronológico, alfabético, estadístico, aleatorio). Del mismo debe existir constancia en la
propuesta de eliminación y en la tabla de valoración aprobada.
Relación de entrega: relación de entrega, formulario de transferencia u hoja de entrega, es el 17

documento que acompañará a toda transferencia de fondos y debe facilitar información sobre
la documentación a transferir. Su objetivo fundamental es permitir el control de los
documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia del
archivo u oficina remitente al archivo receptor.
Transferencia: procedimiento habitual de ingreso de documentos en un archivo mediante el

traslado regular y periódico de fracciones de series documentales, una vez que éstas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para
cada una de las etapas de su ciclo vital.
Trazabilidad: creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y

uso de los documentos.
Vigencia administrativa: plazo fijado en cada procedimiento administrativo para generar

derechos y obligaciones. Es la finalización de la actividad administrativa.
4.2. Referencias
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001. ISO 15489-1:2001:

Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versión equivalente en español: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 15489-
2:2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.
Madrid: AENOR]

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001. ISO/TR 15489-2:2001:

Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versión equivalente en español: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 15489-
2:2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. Madrid:
AENOR]
4.3. Bibliografía
CASAS DE BARRÁN, A. (coord.). 2003. Gestión de documentos del sector público desde una
perspectiva archivística [en línea]. Montevideo: Universidad de la República. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRTM_libro_alicia_casas.pdf
CONDE VILLAVERDE, M. L. 1992. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:

Dirección de Archivos Estatales. Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales; 2
CRUZ MUNDET, J. R. 2006. La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirámide
FENOGLIO, N. C. 2010. Proyecto: Evaluación de documentos en Iberoamérica. Antecedentes y

perspectiva [en línea]. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Norma-C.-Fenoglio1.pdf
HEREDIA HERRERA, A. 2013. Manual de Archivística Básica: Gestión y Sistemas. Puebla:

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
18
LACOMBE ROCHA, C. C. 2011. Captura y transferencia. En: CRUZ MUNDET, J. R. (dir.).
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales [en línea]. Madrid:
Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos, pp. 273-286.
[Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf
LA TORRE, J. L.; MARTÍN-PALOMINO, M. 2003. Metodología para la identificación y valoración

de fondos documentales. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales
LLANSÓ SANJUAN, J. (dir.). 2006. Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos.

Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra.
Pamplona: Universidad Pública de Navarra
MARTÍNEZ MERENCIO, C. 2014. Proceso de transferencia de documentos electrónicos. En:

Política de gestión de documentos electrónicos. Ponencias complementarias [en línea]. Madrid:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible
en:
http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GESTION%20DE
%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20documentos%20electron
icos%20MINHAP-ponencias%20complementarias%20al%20documento.pdf
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES (Coord.) 2003. Archivo de Oficina.

Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte


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Guia Valoracion Transferencia

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G05/D02/O

Fecha: diciembre de 2014

Beatriz Franco Espiño

Blanca Desantes Fernández

© De los textos: sus autores

Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

Estas Directrices se integran en el MGD según se especifica en el siguiente Diagrama de

G01/G G04/O G07/O

G05/D01/O.INSTRUMENTOS PARA LA VALORACIÓN

G05/D02/O. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

G05/D03/O. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

1.1. Finalidad de estas directrices

1.2. Alcance y contenido

1.3. Documentos relacionados

2. Desarrollo de un Plan de transferencias

2.1. Previsión de transferencias

2.2. Preparación de los documentos a transferir

2.3. Instrumentos de control: la relación de entrega o formulario de transferencia

2.4. Especificidades en la transferencia de documentos electrónicos

3. Cuadro de compromisos de cumplimiento

Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones técnicas para la

1.2. Alcance y contenido

El Diccionario de Terminología Archivística define transferencia como “procedimiento habitual

El objetivo de la transferencia es lograr que la documentación reciba el tratamiento apropiado

Una transferencia no puede considerarse como un medio de desalojar documentos inservibles

Las transferencias se pueden clasificar en dos tipos:

 Transferencias regulares: son aquellas que planificadas mediante un calendario, siguen

En estas Directrices sólo se tratarán las transferencias regulares de documentos.

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1.3. Documentos relacionados

G05/D01/O Instrumentos para la valoración

G07/D01/O Plan integrado de conservación

2. Desarrollo de un Plan de transferencias

Las organizaciones deben diseñar e implementar un procedimiento de

Los beneficios de un proceso de transferencia regular y planeada, entre otros, son:

 un uso eficiente de los recursos

La transferencia de documentos debe estar planeada e integrada en el programa

Las transferencias implican una serie de cambios fundamentales:

 el ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cambio de

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Junto con los documentos se debe transferir toda la información contextual

 La finalización de la tramitación: la tramitación de los expedientes debe estar

 La frecuencia de uso: aquellos expedientes que siguen siendo de consulta frecuente

El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras o en los distintos

2.1. Previsión de transferencias

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ella se consignará toda aquella información necesaria para la planificación de la transferencia:

En otras ocasiones, el contacto lo efectúa el archivo receptor a todos aquellos archivos o

 Unidad remitente: la que va a realizar la transferencia

2.2. Preparación de los documentos a transferir

 se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o

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 se verificará la organización correcta de las unidades documentales que se transfieren,

 se separará, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados,

 se eliminarán fotocopias y duplicados siempre que se conserven los originales. No

 los documentos se deben organizar en carpetas y subcarpetas normalizadas como

 en los casos de existir documentación que, por su tamaño o características, no pueda

 las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y

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2.3. Instrumentos de control: la relación de entrega o formulario de transferencia

La relación de entrega, formulario de transferencia u hoja de entrega, es el documento que