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Procedimiento

Administracin de
Activos Fijos

INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABLES
5. POLITICAS
6. DESARROLLO
7. FLUJOGRAMA
8.

REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS

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Procedimiento
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1. OBJETIVO
Documentar y regular el conjunto de polticas, normas y
procedimientos establecidos para la adecuada administracin y el
control efectivo de los activos fijos, que permitan coordinar las
actividades entre los distintos departamentos de Tiendas
Industriales Asociadas
S.A. TIA
para los procesos de
requisiciones, adquisiciones, mantenimientos, transferencias,
ventas, bajas y donaciones, asegurando el registro adecuado de
las transacciones, as como la trazabilidad del proceso aplicado.
2. ALCANCE
Este procedimiento est dirigido a todo el personal de Tiendas
Industriales Asociadas S.A. TIA, y su aplicacin y seguimiento
Dentro de los objetivos que se buscan con este manual, se
encuentran los detallados a continuacin:
Establecer polticas y procedimientos para mantener un
adecuado registro y control de los activos de la empresa.
Difundir de manera clara y oportuna las polticas y
procedimientos adoptados por la empresa para la
administracin de los activos fijos.
Establecer las responsabilidades para los custodios respecto
de la administracin de los activos fijos a su cargo.
3.

DEFINICIONES

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3.1. Activo Fijo: Ser considerado como activo fijo el bien


que cumpla con las siguientes caractersticas, en
concordancia con lo establecido en la NIC 16:
3.1.1.
Vida til mayor a un ao
3.1.2.
No destinado para la venta dentro del giro normal de
la actividad econmica del negocio.
3.1.3.
Ser empleado de forma permanente en la prestacin
de servicios o en el desarrollo de labores de la empresa.
3.1.4.
El valor de adquisicin, donacin o construccin
deben ser iguales o superiores al valor mnimo de
capitalizacin estipulado en este manual.
3.2. Inmueble: Bien que cumple las caractersticas
mencionadas en el prrafo 3.1. de este manual, y puede
ser clasificado como sigue:
Terrenos
Edificios
Instalaciones fijas.
3.3. Mueble: Bien tangible mvil, que cumple con las
caractersticas mencionadas en el prrafo 3.1. de este
manual, y puede ser clasificado como sigue:
Maquinaria y equipos de refrigeracin
Maquinaria y equipos industriales
Equipos elctricos
Muebles y enseres
Equipos de computo

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3.4. Adiciones y mejoras: Son las acciones cuyo efecto


directo es el incremento del valor de un activo existente, al
aumentar su capacidad productiva, prolongar su vida til
y/o mejorar su eficiencia, por lo que los valores incurridos
debern ser cargados al costo del activo, de acuerdo con lo
estipulado en la NIC 16 y cumpliendo la normativa
tributaria vigente.
3.5. Baja: Eliminacin del activo de los registros contables de
la empresa por deterioro, obsolescencia, donacin, venta,
permuta o sustraccin, de conformidad con procedimientos
internos, principios contables y normas tributarias vigentes.
3.6. Bien en buen estado: Activo fijo que se encuentra en
condiciones adecuadas de uso.
3.7. Bien en mal estado: Activo fijo que en virtud de su
estado fsico no puede ser utilizado por la empresa, y ser
destinado a su destruccin o enajenacin, cumpliendo
procedimientos de la compaa y normativa tributaria y
societaria vigente.
3.8. Bien en desuso u obsoleto: Aquel que por razones de
obsolescencia, avances tecnolgicos, deterioro u otras
razones calificadas no es til y/o necesario para la gestin
del negocia de la empresa.
3.9. Depreciacin:
Es
el
valor
a ser
amortizado
peridicamente, resultado de la operacin entre el costo de
adquisicin del activo menos el valor residual, dividido para
los periodos de vida til estndares asignados al rubro
contable al que pertenece el bien, de acuerdo a la NIC 16,

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procedimientos internos, principios contables y normas


tributarias vigentes.
3.10.Cdigo de Barras: Cdigo basado en la representacin
grfica mediante un conjunto de lneas paralelas verticales
de distinto grosor y espaciado entre ellas, de una secuencia
de 15 caracteres alfanumricos que contienen una
determinada informacin y permite reconocer un artculo
de forma especfica. La estructura numrica del cdigo
empleado en Tiendas Industriales Asociadas S.A. TIA,
es como sigue
999 9999 99 999999
tem

Nmero

secuencial

del

11 Maquinarias y equipos
de Refrigeracin
12 Equipos elctricos
13 Maquinarias y equipos
industriales
20 Muebles y enseres
30 Equipos de cmputo
Ao de la adquisicin.
Cdigo del local, ubicacin
del tem.
3.11.Mantenimiento: Proceso preventivo y/o correctivo que
permite el buen funcionamiento de un activo y/o prolongar
su vida til.

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3.12.Transferencia o traslado: Cambio de ubicacin o


centro de costo de un bien mueble.
3.13.Vida til: Estimacin del tiempo de servicio de un activo
fijo. Esta valoracin es necesaria para determinar el valor
de la amortizacin por depreciacin.
4. RESPONSABLES

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5. POLTICAS
5.1. Generales
5.1.1.
La Administracin de Activo Fijo no contempla
el control de activos ajenos a la institucin, es decir de
propiedades de terceros, tales como empleados,
proveedores, clientes, etc.
5.1.2.
Un artculo ser clasificado como activo fijo
cuando:
5.1.2.1.
El costo del activo para la empresa puede
ser cuantificado confiablemente.
5.1.2.2.
Cuando es adquirido por la empresa.
5.1.2.3.
Tiene vida til mayor a un ao.
5.1.2.4.
El costo de adquisicin es mayor a u
$200.00.
5.1.2.5.
Generar beneficios futuros a la empresa
5.1.3.
Es responsabilidad de todo el personal de la
compaa, velar por la salvaguarda de los activos fijos,
su cuidado, uso adecuado y mantenimiento.
5.1.4.
Ser
responsabilidad
de
los
Gerentes
departamentales y Jefes de locales de supervisar el
buen estado y uso adecuado de los activos de cada
una de las reas a su cargo.
5.1.5.
Ser responsabilidad del rea Contable,
actualizar las tablas con los porcentajes de asignacin
del gasto de depreciacin por centro de costo y
notificar al Departamento de administracin de
activos fijos para su aplicacin.
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5.2

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De requisicin de bienes
5.2.1. Todas las requisiciones de bienes debern ser
aprobadas previa revisin en el presupuesto anual y
evaluacin de las necesidades del rea solicitante.
5.2.2. En los casos en que los bienes solicitados no hayan
sido presupuestados, y sea necesario emitir una orden
de compra, esta deber ser aprobada de acuerdo a los
rangos monetarios establecidos en la siguiente tabla
Cargo

Rango de
aprobacin
Jefe de local, zona o departamento
De US$200 a
US$1,000
Gerente de rea o departamento
De US$1,001 a
organizacional
US$5,000
Gerente Financiero
De US$5001 a
US$10,000
Contralor
De US$10,001 a
US$20,000
Gerente General
Mayor a US$20,0001
5.2.3. Las requisiciones, debern estar debidamente
firmadas de acuerdo a la siguiente tabla:
RUBRO DE
ACTIVOS
Maquinarias y
equipos de
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RESPONSABLE
Gerente Tcnico y de
Operaciones
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refrigeracin
Equipos elctricos

Gerente Tcnico y de
Operaciones
Jefe de Sistemas
Maquinarias y
Gerente Tcnico y de
equipos industriales
Operaciones
Muebles y enseres
Gerentes y Jefes de cada
rea organizacional
Equipos de cmputo
Jefe de sistemas
Gndolas
Jefes de Zona
Jefes de local
5.2.4. Toda requisicin deber estar adecuadamente
llenada con la informacin pertinente.
5.2.5. Es responsable del Administrador de Activos Fijos,
revisar diariamente las rdenes de compras procesadas
con la finalidad de determinar si son activos que se
cargaran a los centros de costo respectivos o si sern
desembolsos registrados como gastos incurridos en el
ao.
5.2.6. Todas las adquisiciones de activos fijos se realizaran a
travs de rdenes de compra.
5.2.7. Todas las altas de bienes como activos fijos, debern
tener como documentacin de respaldo lo siguiente:
Solicitud de pedido en el Sistema de Activos Fijos.
rdenes de compra aprobada.
Cotizacin de proveedor
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Informe
tcnico
sobre
caractersticas
y
especificaciones del bien.
Comprobante de Egreso
Comprobantes de retencin
Facturas vigentes y autorizadas por el SRI.
Contrato escrito y firmado (en caso de ser necesario
de acuerdo al monto y a las disposiciones emitidas
por entes de control)
Garantas, si hubiere.
Todos estos documentos debern
aprobados por el personal a cargo.

estar

debidamente

5.2.8. En el caso de compras de activos fijos para otras


ciudades,
debern
enviarse
las
copias
de
la
documentacin soporte correspondiente.
5.2.9. En caso de tratarse de equipos tcnicos, entonces
tambin participara el gerente Tcnico y en caso tratarse
de equipos industriales, el gerente de la rea.
5.2.10. Los anticipos de cualquier naturaleza que se realiza
para adquirir bienes debern ser previamente garantizado
en la cuanta y con la modalidad determinada por ley
(aplicable a equipos electrnicos, de computacin,
tcnicos principalmente).
5.3. De alta de activos fijos
a. El administrador de activos fijos ser responsable del alta en el
sistema, definiendo la categora del activo fijo al momento de la
recepcin del mismo.
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b. Todo bien que sea adquirido por la empresa, deber ser


codificado utilizando un numero secuencial ascendente que
servira para identificar al tem. Las etiquetas que se utilicen en
aquellos bienes en los que sea factibles identificarlos a travs de
este mecanismo, debern contener un nmero nico secuencial
ascendente en formato cdigo de barra.
c. Los registros contables del activo fijo debern estar en
coordinacin con los movimientos generados en el Sistema de
Control e Informacion de Activos Fijos.
d. Todos los movimientos de activos fijos (altas, transferencias, baja,
ventas) debern ser registrados en las formas especificadas.
e. El Administrativo de Activos Fijos conjuntamente con el contador
determinar en que cuenta contable se debern contabilizar los
activos fijos y su pertenencia al respectivo Centro de Costos.
f. Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, sern
recibidos y examinados por el Administrador de Activos Fijos y se
dejara constancia en un acta con la firma de quienes lo
entreguen y lo reciben.
g. Si en recepcin del mismo se encuentran anomalas y la entrega
del activo no cumpla con lo estipulado en la factura, entonces se
rechazara la entrega del mismo y se notificar al personal
involucrado.
h. Las copias de las facturas debern ser enviadas al Administrador
de Activos Fijos, por parte de jefe de compras, en un perodo
mximo de 2 das por el responsable de procesar la factura en el
rea contable.
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i. Todos los usuarios debern informar inmediatamente sobre


activos cuya etiqueta de codificacin se encuentre en mal estado.
j. Las polticas de capitalizacin de los activos fijos estn
establecidas de acuerdo a disposiciones emitidas por los entes
de control de la Repblica del Ecuador. Por consiguiente, sern
registrados como activos, aquellos bienes que representen
posibles beneficios futuros para la entidad y aquellos bienes cuyo
costo puede ser confiablemente medidos.
As mismo, aquellos bienes cuya vida til se estima sea mayor a un
ao y su costo de adquisicin sea mayor a US$200.00 debern ser
reconocidos como activos.
RECONOCIMIENTO DEL COSTO:
k. Los activos debern
ser reconocidos por la gerencia y se
determinara si estos presentes beneficios econmicos futuros. De
ser as se debe medir adicionalmente si estos pueden ser
medidos confiablemente y se capitalizan.
De no ser as deben ser enviados al gasto.

Valores tales como los descritos a continuacin debern ser


registrados al costo:
Precio ms los impuestos y menos los descuentos
Aquellos costos de traslado(bienes importados)
Los costos necesarios para poner en servicio o funcionamiento el
activo
Costo financiero

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- Beneficios entregados a los empleados en construccin y


adquisiciones
- Costo de instalacin, ensamblaje y prueba de activos
- Honorarios de arquitectos e ingenieros
- Costo de seguridad y por exigencias medio ambientalistas
Todos los activos deben ser registrados al costo a menos que la
transaccin no tenga sustancia comercial o el valor de mercado
no pueda ser medido confiablemente.
l. Los activos fijos con un costo individual o inferior a anteriores a
US $200.00, sern enviados al gasto y activados a US $1.00 para
su control en el sistema operativo.
m. Los mantenimientos y/o reparaciones cuyo monto sea
significativo, siempre y cuando se realice con la finalidad de
alargar la vida til del bien, deber ser aprobados por el personal
Gerencial responsable. Este debe ser registrado como una obra
en curso y reclasificada al momento de su activacin, en la
cuenta correspondiente como un costo ms.
n. El administrador de activos fijos deber mantener un listado de
los bienes actualizados y el mismo deber estar conciliados con
libros de manera que no existan diferencias entre lo contabilizado
y lo registrado en el mdulo de activos fijos. La conciliacin
deber ser realizada mensualmente.
o. El administrador de Activos Fijos deber realizar permanentes
visitas a las diferentes ubicaciones de los activos con la finalidad
de mantener un conocimiento oportuno de daos, transferencias,
reclamos o mantenimientos preventivos de los activos.
p. El maestro de activos fijos es actualizado por personas
autorizadas. Los cambios a los costos de activos fijos son
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autorizados por el Contralor, Gerente Financiero y Gerente


Administrativo y esto se realiza especialmente en activos
estratgicos.
5.4. DE LA RECEPCIN FSICA DE LOS ACTIVOS
a. Los nicos responsables de la recepcin del activo cuando el
Proveedor realiza la entrega del mismo es el jefe de bodega y/o
su Asistente. Ellos se encargarn posteriormente a realizar la
entrega de los mismos a los diferentes departamentos.
b. Los responsables de la recepcin fsica de los activos, deben
enviar al administrador de activos fijos, copias de las facturas y
dems
documentos
para
completar
datos
especficos
(caractersticas, serie, modelo, etc.) en el maestro de activos
fijos. En un perodo de mximo dos das.
c. Los activos adquiridos sern escaneados por el administrador de
activos fijos al momento de la recepcin.
d. Los activos fijos debern ser dados de alta contablemente en la
recepcin del activo y entregar a cuentas por pagar la
respectiva factura original y/o proformas para su registro, en un
perodo mximo de dos das.
e. Aquellos activos que se encuentren localizados en la bodega
hasta su activacin, debern estar debidamente cuidados y
resguardados.
f. Los das de recepcin de proveedores de suministros de oficina y
limpieza son los lunes, martes y viernes. Los mircoles y jueves
se realizaran despachos a los diferentes departamentos
solicitantes.
g. Para la asignacin de bienes a un custodio se utilizara la forma
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.
5.5. DE LA CODIFICACIN DE LOS ACTIVOS 26699*66
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a. Las etiquetas en los activos fijos debern ubicarse en lugares que


proporcionen condiciones para fcil identidad y proteccin contra
el deterioro por utilizacin del activo.
b. Ser responsabilidad del administrador de activos fijos etiquetar
todos los activos fijos propiedad de la empresa con lo cual le
asignara un nmero de identidad. El nmero de identidad deber
ser adherido al activo.
c. En el caso de otras provincias, ser el Coordinador Administrativo
el encargado de realizar esta inspeccin y asignatura y notificar a
administracin de activo fijos en Guayaquil.
d. En el caso de equipos de computacin el Sistema ser el
responsable de solicitar al Administrador de Activos Fijos que
realice la codificacin a los activos fijos antes de la distribucin a
los usuarios finales.
e. Para el caso de muebles y enseres que ser utilizado en reas
administrativas, ser el jefe de bodega el responsable de solicitar
al administrador de activos fijos que realice la verificacin y la
codificacin de los bienes recibidos antes de la distribucin a los
usuarios finales.
Los custodios de los activos debern velar por el adecuado manejo
de los equipos y sus respectivas etiquetas. Estos bajo ningn
concepto debe ser removidos o despegados del lugar en el que
encuentran, caso contrario sern sancionados de acuerdo al
Reglamento Interno.
5.6. DE LAS RESPONSABILIDADES
a. El administrador de activos fijos deber llevar un control de todos
los formularios utilizados en la administracin de los activos fijos.
b. Los custodios de los activos fijos, tendrn la responsabilidad de
cuidar y dar a los activos fijos el uso destinado por la empresa
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para el desarrollo de sus actividades y no exponer los activos fijos


a riesgos que comprometan su buen estado y seguridad.
c. El custodio del activo fijo, cuidar el buen estado de la etiqueta
que contiene el nmero de inventario asignado al activo y en
caso de dao o perdida de la misma deber reportar
inmediatamente al Administrador de Activos Fijos para el trmite
respectivo.
d. Los Gerentes de cada rea sern responsables del cuidado y
buen uso de los vehculos propiedad de la empresa, asignados a
sus respectivas reas.
e. Los activos compartidos por varias personas de una o varias
reas quedarn bajo responsabilidad de una sola persona del
grupo de usuarios, la cual ser el Gerente o Jefe de rea.
f. Aquellos activos que hayan sufrido de hurto, extravo o accidente,
debern ser reportados inmediatamente al jefe inmediato y al
Administrador de Activos Fijos para su conocimiento y gestin
necesaria a realizarse por el mismo.
g. Es responsabilidad del rea tcnica realizar un informe mensual
donde se evale el estado de los equipos y as mismo mantener
una bitcora de mantenimiento.
5.7. DEL ASEGURAMIENTO DE LOS EQUIPOS
a. Todos aquellos equipos electrnicos, computacin y maquinarias,
cuyo monto supere los US $500.00 sern asegurados.
b. Todos los activos de la compaa deben encontrar debidamente
asegurados en un plazo mximo de 24 horas y la documentacin
soporte del seguro deber estar archivada y resguardada de
manera organizada, actualizada y adecuada por el Administrador
de Activos Fijos.
c. La persona encargada del aseguramiento es la Asistente
Administrativa, quien debe entregar copia de documentos
soportes al Administrador de Activos Fijos.
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d. Ser responsabilidad de la Asistente Administrativa, cada vez que


se enven los activos asegurados, verificar que se indique el
nmero de cdigo del activo.
5.8. DE LA DEPRECIACIN DE LOS ACTIVOS
a. Los activos fijos sern depreciados considerando meses de 30
das, es decir meses comerciales.
b. La depreciacin se calcular a partir del primer da del mes
siguiente de la fecha de compra que conste en la factura del
proveedor.
5.9. DE LA SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS
a. El custodio de la documentacin soporte correspondiente al
Seguro establecido para el mismo, ser el Administrador de
Activos Fijos, as como tambin de la presentacin del reclamo
del seguro en caso de siniestro.
b. El custodio de los activos fijos deber reportar obligatoria e
inmediatamente la prdida o robo de los activos a su cargo, al
Jefe de Seguridad y la Asistente Administrativa, para los trmites
correspondientes establecidas para cada uno, sea este trmite de
investigacin, denuncia y de ser pertinente, reclamacin a la
compaa de seguros. Es obligacin de la Asistente
Administrativa, notificar al Administrador de Activos Fijos sobre el
aseguramiento y otorgar las copias respectivas de los trmites
para el custodio del Administrador.
c. El jefe de Seguridad deber reportar inmediatamente al
Administrador de Activos Fijos y al custodio del Activo resultado
de las investigaciones por la prdida o robo del activo.
d. El resultado de la inspeccin deber ser comunicada va correo
electrnico y dirigida a todas las reas involucradas.

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e. El rea Administrativa ser responsable de mantener todos los


activos fijos debidamente protegidos a travs de plizas de
seguro que cubran todos los riesgos en los ramos que
corresponda.
f. Si por razn laboral los activos fijos deben ser utilizados fuera de
las instalaciones, se deber contar con la autorizacin del jefe de
cada rea. El personal de seguridad ser informado de la salida
del activo y deber recibir una copia de un formulario
denominado Salida de Mercadera debidamente aprobada. En
el caso de existir incumplimientos sobre el cuidado de los activos
de la empresa, el personal ser sancionado de acuerdo a lo
estipulado en el Reglamento Interno. El jefe de Seguridad ser
responsable de entregar mensualmente, al Administrador de
Activos Fijos la bitcora de Ingreso y salidas de los activos de la
empresa, para su control.
g. Todos los activos debern ser revisados mensualmente con la
finalidad de detectar falencias y realizar un mantenimiento
oportuno.
5.10.

DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS

a. El Administrador de Activos Fijos es responsable de Administrar y


mantener actualizado el mdulo de activos Fijos de la empresa
con la supervisin del Jefe de Desarrollo de Sistemas.
b. Ser responsabilidad del Administrador de Activos Fijos y
Auditora Interna elaborar el plan global para determinar las
fechas de inicio y trmino del levantamiento del inventario
(Inventarios totales o por muestreo)
c. El Administrador de Activos Fijos presentar al Contralor,
mensualmente un cronograma de visitas aleatorias para la
constatacin fsica de los activos en cada una de las
dependencias de la compaa.

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d. El Administrador de Activos Fijos conjuntamente con Auditora


Interna debern realizar la constatacin fsica de los activos
mediante la finalidad de emitir un informe donde se deber
incluir las explicaciones a las diferencias identificadas.
e. El contralor deber revisar y aprobar el informe emitido y
disponer de las correspondientes acciones correctivas de ser
necesario.
f. El Administrador de Activos Fijos es responsable de conservar una
copia de facturas por la adquisicin de activos Fijos, asimismo
recibir de la Asistente Administrativa un cuadro mensual
detallado de todos los activos asegurados y deber revisar la
cobertura y vigencia de las mismas para notificar su renovacin.
5.11.
DE
LA
PERSONAL.

VINCULACIN

DESVINCULACIN

DE

a. Los empleados recin vinculados a la empresa debern firmar un


acta de entrega de activos fijos, emitido por el jefe inmediato,
como
conformidad
de los activos
entregados
a
su
responsabilidad.
b. El jefe inmediato tambin debe firmar el acta antes mencionada
como responsable de los activos asignados a sus subordinados.
c. El jefe inmediato es encargado de enviar al Administrador de
Activos Fijos el Acta de entrega-recepcin de activos Fijos
dentro de los 2 das hbiles siguientes a la entrega del activo.
d. El Departamento de Recursos Humanos deber notificar
inmediatamente al Administrador de Activos Fijos los Ingresos y
salidas de personal, con el propsito de confirmar la informacin
reportada anticipadamente por el responsable del centro de
costo.
e. El Administrador de Activos Fijos, con el informe mensual de
recursos humanos; deber hacer el seguimiento a los activos

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asignados al nuevo personal de la empresa y el cumplimiento de


las polticas por parte del Jefe inmediato.
f. Los activos fijos del personal desvinculado de la empresa estarn
temporalmente bajo la custodia del jefe inmediato, hasta la
asignacin de los activos fijos a otro u otros empleados.
g. El jefe inmediato ser el responsable de elaborar y enviar al
Administrador de Activos Fijos y al departamento de Recursos
Humanos el Acta de entrega-recepcin de activos fijos de los
activos desocupados, debidamente llenado y firmado dentro de
los dos das hbiles.
h. El Administrador de Activos fijos con el informe mensual de
recursos humanos deber de hacer seguimiento a los activos
descargados por el personal desvinculado de la empresa y el
cumplimiento por parte del jefe inmediato, detalle que ser
avalado por Auditora Interna.
5.12.

TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS

a. Existen cinco motivos por las cuales un Activo Fijo debe salir de
las instalaciones de la compaa:
Que el activo se envi para reparacin.
Que el activo se entregue a un tercero mediante contrato para
ser utilizado en la prestacin de un servicio para la compaa.
Que el activo se haya donado.
Que se haya dado de baja(ya sea por venta o por obsolescencia)
Que se haya autorizado la salida de un equipo fuera de las
instalaciones por los jefes/Gerentes de rea por un trabajo
especfico.
b. Cuando esto se presente cualquiera de ellos, se debe diligenciar
el formato. Todas aquellas transferencias de bienes que se
realicen de un departamento a otro, debern estar respaldados
por documentos que soporten dicho movimiento debidamente
aprobados por el responsable de rea. Se deber llenar el
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formulario Transferencia de Activos En el caso de traslado de


activos fijos fuera de las instalaciones de la empresa, se deber
llenar el Acta de Entrada y Salida de Activos, el mismo que
deber ser aprobado por los Jefes/Gerentes de cada rea.
c. El personal de seguridad deber ser informado sobre la salida del
activo, para lo cual se deber entregar el acta de traslado para su
recepcin, revisin y autorizacin de salida. El incumplimiento de
este literal ser sancionado de acuerdo al Reglamento Interno.
d. Este formulario ser enviado al Administrador de Activos Fijos
dentro de dos das hbiles para que se actualice en el sistema y
mantener un control.
5.13.

BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

a. En el caso del rea de tcnica, se realizara una evaluacin de los


equipos con la finalidad de emitir un informe tcnico que pruebe
que los equipos necesitan ser cambiados. Este informe debe ser
aprobado
por
la
Gerencia,
Gerente
Tcnico,
Gerente
Administrativo, Contralora y revisado por la Auditora Interna.
b. Las condiciones para dar de baja un activo fijo son las siguientes:
Desuso
Dao irreparable/o destruccin total
Venta
Robo/Hurto
Donacin
Obsolescencia por cambio de tecnologa
c. La baja de activos fijos ser solicitada previo informe, por el
Gerente de cada rea, la verificacin de las condiciones del
Activo ser responsabilidad de los jefes de reas tcnicas,
Auditora Interna y Administrador de Activos Fijos dejando
respaldado de su verificacin con un informe.
d. Si el informe de inspeccin apareciere que los bienes todava son
necesarios en la entidad, concluir el proceso.
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Activos Fijos

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e. Si del informe de inspeccin se resume que los bienes deben ser


dados de baja primero se debe verificar si estos son susceptibles
de venta y la venta proceder previa resolucin de la Gerencia.
f. Para la venta de un activo se necesita que realicen las debidas
promociones del bien y por procedimiento tener por lo mnimo 3
propuestas de compra.
g. En la venta de vehculos se debe considerar y determinar si este
es transferido al nuevo propietario con condiciones especiales
como el caso de los beneficios a los vendedores en la cesin de
derechos de los dispositivos de seguridad con que cuenta el
Activo, adems del trmite a la ca. Aseguradora para la debida
exclusin del vehculo dentro de la pliza de seguro de la
empresa.
h. Los Activos Fijos dados de baja deben almacenarse en un lugar
seguro, junto con todos sus puestos si los tuviera hasta completar
su disposicin o venta. Los activos dados de baja debern
demostrar fsicamente su estado de obsolescencia o fuera de
uso, desconectndose de la lnea de produccin, debe ser aislado
y empaquetado. Para el uso de activos inmuebles deber
desalojarse el predio y ser cerrado para su no utilizacin.
i. Adicionalmente la Gerencia deber solicitar un informe tcnico
previo en el que se determinar si los bienes son obsoletos,
inservibles o fuera de uso, que su operacin y mantenimiento no
resultan econmicos para la entidad y se justifique plenamente
que el proceso de venta o donacin resultara conveniente.
j. Una vez dado de baja un Activo, stos no deben ser objeto de
desmembramiento, mantenimiento ni reparacin alguna y en
general no deben generar ms gastos que aquellos derivados de
su remocin y/o almacenamiento seguro hasta su venta y retiro
final. El responsable de estos activos es el Administrador de
Activos Fijos.
k. El cdigo de barras de los activos vendidos, donados o dados de
baja no podr ser reutilizado.
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l. Siempre que una persona de la compaa vea la posibilidad de


dar de baja un activo, deber comunicarse con el jefe o Gerente
de rea y una vez analizada la situacin del activo, se informara
al Administrador de los activos Fijos y manifestar su solicitud.
m. El Administrador de Activos Fijos elaborar el acta de baja
(donacin o venta) que deber ser firmada por el Gerente,
Contralor, Gerente Financiero o Contador, Jefe de Bodega y
Jefe/Gerente de rea.
n. Todas las actas debern ser notarizadas, la persona encargada de
esto ser la Coordinadora Administrativa.
o. El Administrador de Activos Fijos ser el encargado de custodiar
las actas. El Contador mantendr copia de la misma.
p. Los activos dados de baja por obsolescencia sern retirados de
las instalaciones en coordinacin con las personas responsables:
Coordinadora Administrativa, Administrador de Activos Fijos,
Auditora de Produccin (dependiendo si los activos corresponden
a su rea), Auditor Interno y Contador.
La presencia del Auditor Interno para los casos de bajas de
activos en el rea de Produccin no ser necesaria a menos que
Auditora de Produccin no se encuentre en las instalaciones de la
empresa o por delegacin.
q. Los equipos de computacin obsoletos o daados debern ser
dados de baja semestralmente. Por ningn concepto podrn ser
desechados, estos sern entregados en donacin a entidades
educativas o entidades sin fines de lucro previa autorizacin de la
Gerencia.
r. Los fondos recaudados por la venta de activos fijos debern
ingresarse en la Caja Interna/Tesorera.
6. DESARROLLO
4.1 ADQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS
Usuario Solicitante de cada departamento
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Activos Fijos

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1. Crea requerimiento de compra de activo fijo en el sistema SOL


GERENTE / JEFE DE REA.
2. Revisa el requerimiento y analiza la necesidad del usuario
solicitante.
3. La adquisicin del activo fijo est justificada?
3.1. Si no est justificada la compra se niega el requerimiento.
3.2. Si est justificada entonces verifica la disponibilidad del activo.
4. Hay activos disponibles?
4.1. Si, entonces procede con el traslado del activo fijo entre centro
de costos.
4.2. No, verifica si la compra fue presupuestada.
5. Compra presupuestada?
5.1. No, la compra no fue presupuestada entonces se solicita
autorizacin al Gerente Financiero.
5.2. S, entonces contina con el punto 6.
6. Aprueba la solicitud y notifica al solicitante sobre la aprobacin.
*En el caso de Otras provincias, la persona encargada de revisar y
aprobar los requerimientos es el Coordinador Administrativo de
dichas provincias.
*Para el caso de equipos de cmputo, cada Jefe de rea deber
consultar con el Jefe de Sistemas, sobre las caractersticas de los
equipos solicitados, que sean las adecuadas.
USUARIO SOLICITANTE
7. Notifica al departamento de Compras sobre solicitud aprobada.
JEFE DE COMPRAS
8. Revisa las solicitudes de pedido e inicia la gestin de compra.
9. Solicita cotizaciones a proveedores
PROVEEDORES
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10.

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Envan cotizaciones para su revisin.

JEFE DE COMPRA (GYE)/ ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)


11. Selecciona 3 cotizaciones, las ms convenientes, para su
revisin y aprobacin por parte de la gerencia.
GERENTE ADMINISTRATIVO / GERENTE FINANCIERO
12. Revisa y selecciona al proveedor para realizar la compra y
notifica sobre el proveedor aprobado a compras.
JEFE DE COMPRA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)
13. Recibe cotizacin aprobada y realiza la orden de compra
preliminar.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
14. Revisa la orden de compra en el sistema
15. Verifica que el activo fijo solicitado cumpla con las polticas de
registro de categora de los activos fijos.
15.1. Crea en el sistema el dato maestro del activo fijo.
16. Cumple poltica de valor mnimo para registrar como activo
fijo?
16.1. S cumple, entonces el activo fijo conserva el precio neto sin
considerar el IVA.
16.2. No cumple, entonces cambia el precio neto (sin considerar
IVA) del activo fijo a $1.00 y la diferencia es enviada a resultados.
17. Libera la orden de compra
18. Enva mail notificando la liberacin de la orden de compra
para que contine la gestin de compra.
JEFE DE COMPRA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)
19. Recepta la orden de compra que ya ha sido liberada por
Administrador de Activos Fijos.

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20. Notifica al proveedor sobre la solicitud del bien y que se


realice la respectiva factura.
PROVEEDOR
21. Confirma recepcin y fecha de entrega
22. Enva pedido de acuerdo a la orden de compra
JEFE DE BODEGA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA
(UIO)
23. Imprime las rdenes de compra para su control.
24. Coteja las rdenes de compra impresas con guas de remisin
del proveedor.
25. Si existen diferencias entonces:
25.1. Si existen diferencias, se verifican si estas son de proveedores
de suministros. De ser as, se procede con la devolucin del
pedido hasta que este llegue completo.
25.2. Si las diferencias son por entregas parciales estas solo deben
corresponder a repuestos de equipos tcnicos.
26.
Si no existen diferencias entonces se ingresa la orden de
compra al inventario y se genera el Comprobante de Ingreso de
Inventario.
27. El inventario de suministros que ingresa se mantiene en stock
hasta que se realizan los Egresos de Suministros de bodega.
USUARIO SOLICITANTE
28. Realiza requerimientos a Bodega.
JEFE DE BODEGA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA
(UIO)
29. Diariamente revisa las rdenes
30. Verifica si lo solicitado hay en stock.
30.1. De no haber, el sistema no le permite crear el ingreso de
inventario y procede a notificar al solicitante.
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30.2. De existir en stock se realiza la Salida de Inventario en el


Sistema
31. Se imprime el documento y se archiva
32. Se ingresa a la bodega a ubicar el perodo ***
33. Se enva el pedido al solicitante.
USUARIO FINAL
34. Recibe pedido y asigna al usuario final
*** En el caso de corresponder a equipos tcnicos es necesario
coordinar esta verificacin con el personal de Sistemas, quien
realiza la respectiva adecuacin de la mquina para asignarla al
usuario correspondiente.
4.2. ALTA DE ACTIVOS FIJOS.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
1. Recibe documentacin de la compra del activo fijo.
2. Verifica los datos del activo fijo detallados en las factura vs. el
activo fsico.
a. No es igual, entonces devuelve a compras la factura.
b. Realiza la toma fsica del inventario del activo, mediante el
formulario: Toma fsica de inventario
3. Sella la factura
4. Solicita la aprobacin de la salida del bien de la bodega en el
sistema.
BODEGUERO
5. Emite el comprobante de egreso en el sistema
6. Entrega inventario a departamento solicitante.
ADMINISTRADOR DE ACTIVO FIJO
7. Verifica la salida del tem
8. Asigna un cdigo de inventario al activo.
9. Adhiere la etiqueta con el nmero de inventario al activo fijo.
10. Solicita la firma del formulario de Acta de Entrega/Recepcin
de Activos Fijos al custodio del bien.
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Activos Fijos

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11. Entrega documentacin (facturas) a cuentas por pagar para el


ingreso en el sistema y automticamente se genera el asiento
contable y el acta del activo fijo.
USUARIO SOLICITANTE
12. Revisa y recibe el activo fijo.
13. Firma recibido de activo con el cual debe asumir todas las
responsabilidades como custodio del bien.
14. Ingresa datos del usuario del activo y archiva.
4.3 Transferencias de Activos Fijos
4.3.1. Traslados de activos fijos entre centros de costo
USUARIO RESPONSABLE DEL ACTIVO
1. Solicita va mail la aprobacin para el traslado del activo al
Gerente de rea.
GERENTE DE REA
2. Aprueba el traslado del activo.
USUARIO RESPONSABLE DEL ACTIVO
3. Comunica al administrador de activos fijos sobre el traslado del
activo va e-mail.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
4. Realiza formulario de Acta de transferencia de activos
5. Mantiene registro de formulario en bitcora de control de Traslado
de activos fijos.
6. Entrega formulario a usuario para su firma.
7. Coordina el traslado del activo
8. Entrega activo junto con copia del formulario
USUARIO RECEPTOR DEL ACTIVO
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Administracin de
Activos Fijos

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9. Recibe el formulario firmado.


10. Revisa las caractersticas del activo entregado
11. Firma el formulario y lo entrega al Administrador de Activos
Fijos.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
12. Recibe el formulario
13. Registra la recepcin del activo y del formulario en la bitcora
de traslado de activos fijos.
14. Registra en el sistema, el centro de costos al cual ha sido
asignado el activo, la fecha del traslado y el custodio
responsable.
15. Archiva el formulario.
4.3.2. TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS BODEGA TRAMOYA
4.4. Bajas de Activos Fijos
4.4.1.1. Activos Fijos (Excepto equipos de computacin y
maquinarias y equipos)
USUARIO SOLICITANTE
1. Solicita por correo electrnico al Gerente del rea la baja de los
activos fijos en condiciones de obsolescencia o dao irreparable.
2. Enva el detalle de los activos fijos a dar de baja Gerente de rea
para su aprobacin. El mencionado detalle deber incluir motivos
del descargo.
GERENTE DE REA RESPONSABLE
3. Aprueba por correo electrnico la baja de los activos
4. Solicita a Administrador de Activos fijos la inspeccin fsica del
activo.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
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Procedimiento
Administracin de
Activos Fijos

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Pg. 30

5. Inspecciona las condiciones del activo fijo


6. Enva mail con el resultado final y detalle de activos a dar de
baja.
GERENTE DE REA RESPONSABLE
7. Recibe y analiza resultado de la inspeccin
8. Autoriza la baja del activo por obsolescencia o dao irreparable?
8.1. Si, firma aprobacin de la baja en el lisado de activos fijos en mal
estado y comunica al Administrador de Activos Fijos que se
realice la baja.
8.2. No, contina con el procedimiento de Bajas por Ventas.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
9. Coordina con el usuario responsable del activo la toma de
inventario de los activos fijos que se van a dar de baja.
10. Verifica en el sistema los activos a dar de baja vs. el listado
aprobado para efectuar el castigo de la baja en el Sistema.
11. Registra en el Sistema la baja del Activo.
12. Acuerda con Coordinadora Administrativa el desecho de los
activos
13. Elabora acta de baja de activos fijos.
14. Solicita firma a Representante Legal, Gerente de rea y
Contador General.

REPRESENTANTE LEGAL, GERENTE DE REA Y CONTADOR


GENERAL
15. Firman el acta de baja de activos fijos.
ASISTENTE DE GERENTE ADMINISTRATIVO
16. Enva a notaria el acta
17. Entrega acta notariada a Administrador de activos fijos

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Administracin de
Activos Fijos

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Pg. 31

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS


18. Recibe acta original, saca copia y archiva
19. Enva copias a Dpto. Contable.
EQUIPOS DE COMPUTACIN
GERENTE TCNICO
20. Comunica por correo electrnico al Administrador de Activos
Fijos la necesidad de la baja de los equipos obsoletos o
irreparables.
21. Adjunta informe tcnico donde se justifique la baja de los
equipos.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
22. Recibe el resultado de la inspeccin.
23. Solicita verificar si el activo fijo se encuentra dentro del
periodo de garanta.
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
24. Revisa vigencia de garanta.
25. Aplica garanta?
25.1. Si, tramita con el proveedor la aplicacin de la misma y
comunica al Gerente Tcnico y Administrador de Activos Fijos
para la aplicacin de la garanta.
25.2. No, solicita la aprobacin para la baja del activo y contina
con el punto N 26
26. Solicita aprobacin a Gerente Administracin, Gerente
Financiero y Contralor va e-mail sobre la baja de estos activos.
GERENTE ADMNISTRATIVO / GERENTE FINANCIERO /
CONTRALOR
27. Aprueban la baja
28. Comunica a Administrador de Activos Fijos que se realice el
proceso de Baja.
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Procedimiento
Administracin de
Activos Fijos

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Pg. 32

4.4.2. BAJAS POR VENTAS


ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
1. Solicita la elaboracin del listado de activos fijos para la venta.
JEFE DE BODEGA
2. Enva listado de los activos para la venta
3. Clasifica los activos a vender
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
4. Realiza inspeccin de activos fijos a vender
5. Firma el listado y coordina reunin con Gerente Administrativo
para establecer precios.
6. Solicita el valor en libros del activo
7. Fija precios de venta de los activos fijos
8. Solicita a aprobacin escrita de Representante Legal.
REPRESENTANTE LEGAL
9. Realiza carta de aprobacin de venta de activos fijos.
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
10. Coordina la venta de los activos con cliente.
RESPONSABLE DE BODEGA / ADMNISTRADOR DE ACTIVOS
FIJOS /
COORDINADORA ADMNISTRATIVA
11. Supervisan la venta de los activos Fijos
ADMNISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
12. Elabora factura con los datos de venta del activo

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Procedimiento
Administracin de
Activos Fijos

Cdigo:
Copia
Controlada N:
Pg. 33

13. Entrega la factura al comprador y mantiene copia de la factura


de venta del activo fijo
14. Solicita a cliente que se deposite en caja el mencionado valor
de venta
CAJA INTERNA / TESORERA
15. Recibe el dinero
16. Entrega copia de recibo de caja al Administrador de Activos
Fijos
ADMNISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS
17. Recibe el ingreso de Caja
18. Registra en el Sistema la Venta del Activo
19. Archiva copia de la factura.

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