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INFORME DE AUDITORIA EVALUACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

INTEGRANTES: * CALDERON, Diana * MEZA, Jorge * PEREZ, Gabriela * SARDI, Pamela

2010 EVALUACION DE ACTIVOS FIJOS 1. INTRODUCCION La mayoría de las empresas utilizan inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresión mueble, plantas y equipos se refieren de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamientos (financiero o simple), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo (aunque su uso va disminuyendo) para describir las cuentas de inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se auditan en la misma forma son las de mejoras a arrendamientos y de construcción en proceso. Los Principios de Contabilidad exigen que el costo de planta y equipo se asigne en forma racional y sistemática a los periodos beneficiados. Se aplican varios métodos de depreciación o amortización para asignar el costo neto de un activo (el costo de adquisición menos el valor residual recuperable estimado) al periodo de beneficio. 2. OBEJTIVOS Y ALCANCE Nuestro alcance incluyó la revisión de los procesos revisados; determinándose los siguientes objetivos específicos: * Evaluar el Sistema de Control Interno de los procesos operativo (existencia física, propiedad y salvaguarda de los activos fijos) y contables (adecuado y oportuno registro contable de los activos fijos y su depreciación, consistencia y razonabilidad de los saldos de la

Asimismo. . * Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado. * Comprobar el cumplimiento de políticas. * Determinación de la correcta valuación. Servicios Generales y Desarrollo Organizacional La metodología aplicada en la auditoria fue efectuada de acuerdo a las Normas y Estándares para la Práctica de la Auditoría Interna. de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución SBS N° 11699 – Reglamento de Auditoría Interna. previstas en las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna así como el Código de Ética emitidos por The Institute of Internal Auditors (IIA). es decir. * Verificación de que los muebles estén precisamente a nombre de la institución. Las principales técnicas utilizadas estuvieron referidas a: observación.cuenta) del activo fijo. los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados en la revisión. que sea de su propiedad. estuvieron basadas en información proporcionada por las áreas de Contabilidad. de acuerdo con su grado de realización y naturaleza. probabilidad de uso y realización de los muebles e inmuebles presentados. indagación e inspección documentaria. * Determinación de la existencia Física de los muebles e inmuebles que se presentan en el estado de posición financiera. normas y procedimientos de la Compañía. * Verificación de la libre disposición de los mismos.

3. se establecieron algunos aspectos considerados oportunidades de mejora. | ||| Calificación General | Deficiente | | 4. A continuación mencionamos las . y se aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos. abarcará a todos los funcionarios y a todas las sedes a nivel nacional. herencias y proyectos. RESULTADO La revisión a las cuentas por pagar. algunos activos fijos no se encuentran debidamente registrados. b) Sistema de gestión integral de riesgos (administrativo y contable): Hay debilidades de riesgo medio (6) Asimismo. determinó el siguiente resultado: a) Contabilización: En términos generales. incluyéndose donaciones. Periodo de Revisión: Noviembre CALIFICACION | Proceso Evaluado | Deficiente | Hallamos falta en el cumplimiento de la normativa institucional que se encuentra en el manual. ÁMBITO DE APLICACIÓN El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el manual básico. proceso de compras y pago a proveedores.

Número del activo RIESGO | ALTO | MEDIO (X) | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas en: El número de activo el cual presenta dos numeraciones distintas. Los detalles se incluyen en los Anexos del presente informe. ANEXOS 1: DETALLE DE LAS OBSERVACIONES 1. * Cumplir con el Manual de Institucional c) Seguimiento a la implementación de las recomendaciones de Auditoria (Interna.observaciones: * Revisar y adecuar el proceso registro de activos. * Problemas al tratar de identificar un activo Recomendación: Se recomienda corregir el número . en el caso del proyector número 310196. SBS y Externa): no fueron establecidas observaciones en las revisiones pertinentes del año anterior. Riesgo: * Carencia de numeración de los activos. siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos.

Responsable: Encargado de Unidad de Activo 2. Plan de Acción * Numerar todos los activos en correlativo * Registrar en una base de datos. y los registros de estos han sido extraviados. Reporte de baja de activo (Laboratorio) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: Existen equipos de cómputo de la sala de laboratorio que se encuentren de baja por obsolescencia.de activo el cual presenta dos numeraciones distintas. Recomendación: * Se debe de corroborar que los activos que se encuentren de baja. * Perdida del registro de activos de baja. Riesgo: * Probabilidad de extravíos de activos fijos. en el caso del proyector número 310196. siendo este último el correcto y no el 310096 como está consignado según inspección realizada por los suscritos. estén reportados dentro del inventario y concordantes del Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de activos fijos. .

Riesgo: Indisponibilidad de los activos. Responsable: Jefe de Unidad Operativa 3. .Plan de Acción * Elaborar planes de trabajo orientados a la elaboración de inventarios periódicos para detectar anomalías como la revelada anteriormente. estudiada. Mantenimiento de Activo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas en Los activos no cuentan con una respectiva inscripción en el momento que se les efectúa mantenimiento y viola la normativa institucional. esta situación a pesar de no cometer ninguna alteración física del activo antes detallado si viola la normativa institucional. la emisión de las respectivas identificaciones de registro para aquellos activos que fueron elaborados por el Departamento de Mantenimiento. y que se justifique mediante un informe las razones del por qué dichos activos no cuenten con su respectiva inscripción. Recomendación: Recomendar al encargado de activos de la unidad ejecutora. estudiada.

* Problemas al tratar de disponer de esos equipos de cómputo en su lugar asignado. reflejadas en el Manual de Procedimientos de la administración y control de los activos fijos. ni la fecha de devolución de 3 equipos de cómputo. Traspaso de activo fijo (Equipos de Cómputo) RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: No se registro la salida. Riesgo: * Probabilidad que se extravié los equipos de cómputo.Plan de Acción: Registrar todos los activos que han pasado por mantenimiento para no cometer duplicidad de procesos. Responsable: Encargado de Mantenimiento 4. Recomendación: Se recomienda al Jefe de la Unidad Operativa reconozca sus funciones y control . además se falto a las normas establecidas por la institución.

Registro en el Sistema de Control de Activo Fijo RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: . * La custodia se hará mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo.de los activos en el departamento académico. así como controlar los reportes de inventario. Plan de Acción * Registrar en una base de datos todos los ingresos y salidas de cada departamento. Responsable: Jefe de Unidad Operativa 5.

vendidos y/o donados en un periodo determinado Recomendación: * Al momento de la adquisición del activo. el responsable debe de asignar e ingresarlo al sistema. Riesgo: * Problemas al tratar de identificar la cantidad de activos que han sido dados de baja. . Plan de Acción * Entregar mensualmente un reporte con la lista de los activos que han sido adquiridos por la empresa al Jefe de Inmediato. Administración de Bienes Inventariables RIESGO | ALTO | MEDIO X | BAJO | A continuación mencionamos las situaciones observadas: No hay una revisión de los bienes que necesitan mantenimiento. Responsable: Analista en Costos 6. para lo cual no ha tomado como referencia los datos ingresados en el Sistema de Control de Activo Fijo.No hay un registro en la codificación y asignación de sticker al Activo Fijo. tampoco se da un correcto cuidado o custodia de bienes por parte de todos los funcionarios.

de la custodia y los movimientos de los bienes. Responsable: * El responsable de la designación de supervisores debe ser el Jefe de cada Unidad Operativa (cada área) ANEXO 2 INFORMACION GENERAL: Identificación de los Activos Todo bien mueble que la institución adquiera debe ser identificado mediante placa de metal. conservación y cuidado de los bienes.Riesgo: * Deterioro constante de los bienes utilizados en las actividades diarias de los funcionarios. Recomendación: * Designación de un supervisor encargado del correcto uso. así como también de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores internos o externos. Plan de acción: * Los supervisores deberán exigir la aplicación de la normativa y procedimientos contenidos en el manual (cuidado de los activos). la cual . así como analizar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos bienes. y velarán por el estricto cumplimiento de ellos.

pueda identificarse por cualquiera de los medios antes indicados. Para retirar del inventario un bien mueble debe darse lo siguiente: Declaración de inservible. sino sólo el componente dañado. de la 302-51-8 a 302-70-2. venta y faltante de inventario. caso fortuito. Cuando la placa de metal no se pueda usar por complejidad del bien. no se excluye del inventario todo el bien. además suministrará las existencias necesarias al Departamento de Almacenamiento y Distribución para los propósitos establecidos en este instructivo. destruyendo la placa de metal que se le había asignado. grabado o cinta adhesiva. con el fin de que si la placa de metales desprende. hurto o robo. sello o grabado. de tal forma que si alguno se daña y se declara inservible. su adquisición y asignación. pintura. La sección contabilidades especiales es responsable del control de placas. Aquellos bienes muebles que tengan diferentes componentes que formen la unidad. podrá usarse en su lugar cinta adhesiva. así como aquellas que requieran las unidades ejecutoras. Registro de la compra de activos El fondo rotatorio que pague las compras mediante cheque anotará en la colilla lo siguiente: Número de cuenta: Se utiliza la cuenta facturas por pagar a proveedores locales.debe ser anotada doblemente mediante el uso de marcadores. para lo cual se utiliza la formula contable número 48 denominada “Aviso de baja”. . se les asignará un número de placa por cada uno de ellos.

en caso de que el proveedor no tenga número de registro. • Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles. la cual comprende 5 dígitos para el primero y 6 dígitos para el segundo. adquiridos. y que hayan sido adquiridos. que está compuesta por el número de proveedor y el de la orden de compra. ya que no están destinados para la venta. . Tangibles e Intangibles. Cuenta Individual La misma del valle de entrada de bienes muebles. o bien. y equipo.según el tipo de bien de conformidad con el Manual de elaboración de presupuestos y manual descriptivo de cuentas contables. que cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades. recibidos en donación. cuya permanencia debe ser por más de un año como mínimo. siendo susceptibles de la asignación de un código de inventario y resguardo individual. elaborados por ella misma. con el fin de ser destinados a sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que serán usados por más de un año. o de un ejercicio contable. o 5201 compra de equipo Institucional. recibidos en donación. Unidad programática del programa de compras: Se utilizará el código 5300 asignado al programa de maquinaria y equipo Institucional. Monto en Colones: Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo monto del vale de entrada. elaborados por ella misma. pues no son destinados para la venta. o bien. se usa el número de la unidad programática. • Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales.

incluyendo proyectos de investigación o de extensión. por ejemplo. automóviles. los Bienes de Activo Fijo se diferenciarán entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables. Para los fines del inventario y de la contabilización. edificios. herramientas. • Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el ánimo de consumirlos en las actividades normales. • Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia física y que sólo pueden percibirse mental o intelectualmente. los Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso. por ejemplo. muebles. Bienes Intangibles y Bienes de Consumo. independientemente de su naturaleza. • Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duración dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados. etc. Como política interna de administración y control del Activo Fijo. computadores.si no que integran el Patrimonio • Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del Patrimonio y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por el Fisco o donados por algún Organismo Estatal. . derechos de patentes o marcas y licencias de software.

• Bienes en Buen Estado: Es la condición de los Bienes de Activo Fijo que están operativos en perfectas condiciones técnicas y físicas. como por ejemplo.• Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes requisitos: Que sean propiedad de la Universidad Que estén destinados para actividades Operaciones. tanto física como tecnológicamente. Su utilidad está a un 75%. etc. pero los cuales no son lo suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". edificaciones. y no han sufrido ningún tipo de reparación o de mantenimiento. automóviles. se deteriora o se vuelven obsoletos. Administrativas. y por . de acuerdo con el siguiente detalle: • Bienes de Inversión Real: Son aquellos cuyo costo de adquisición es mayor a 15 UTM. ya sea por algún deterioro físico o porque su desempeño presenta pequeñas fallas. de Investigación o de Extensión. Que por su costo de adquisición puedan ser catalogados como Inversión Real o Control Administrativo. • Bienes en Mal Estado (1): Es la condición de un Bien de Activo Fijo que llega a un estado de desgaste total. a la fecha de la compra. computadores portátiles. Que su vida útil sea igual o superior a un año. Su utilidad está a un 100%. • Bienes en Regular Estado: Es la condición que adopta un Bien de Activo Fijo cuando se altera su calidad de "buen estado".

como asimismo.lo tanto fallan al prestar su servicio normal. cualquiera de las secciones. • Unidad Operativa: Se entenderá por Unidad Operativa. Escuelas. Su utilidad generalmente es inferior al 30%. Unidades Administrativas. ya sea que estén dentro o fuera de los campus universitarios. • Bienes en Mal Estado (2): Condición de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica. a cuyo nivel se practica el inventario físico de bienes de activo fijo. cualquier área en que se divida una Dirección Superior. Su utilidad está a un 50% y menos. • Incorporación de Bienes (Alta): Es la operación que registra la adición de bienes de uso al Patrimonio. • Baja de Bienes (Desincorporación): Es la operación que registra la eliminación de Bienes . Centros e Institutos. y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su utilidad está a un 50% y menos. y tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no recibe mantenimiento. Dentro de estas áreas se incluyen Departamentos Académicos. al no ser reclamados por sus propietarios. oficinas o estaciones de investigación que formen parte de su estructura organizativa. • Bienes en Estado de Abandono: Situación en que se encuentran los bienes muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la intemperie dentro de un Campus.

cuyas consecuencias estén total o parcialmente cubiertas. • Reasignación: Tipo de traspaso definitivo. • Vida Útil: Período durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea usado por la UNAP. • Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito. Se considerará como un solo y único siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa. contra la voluntad de su dueño. • Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en . • Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos.Fiscales del Patrimonio. sin intimidación en las personas ni fuerza en las cosas. accidental e imprevisto. ya sea directamente o mediante su publicación en la página web de reasignaciones. la vida útil de un activo fijo puede ser expresada en años o meses y la misma varía de acuerdo con su naturaleza. ocurrido dentro del período de vigencia de la póliza. • Erogación: Cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero (desembolso) o que se comprometa para un pago futuro. mediante el cual una Unidad Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades Operativas. Generalmente. • Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.

además de los Jefes de Administración y Finanzas que pertenecen a las Sedes. • Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del seguro y que se descontará de la indemnización que corresponda. número de serie y el estado de conservación actual. causados voluntaria o involuntariamente. hasta el límite de la póliza. Cada Plancheta será firmada en duplicado por el Responsable de Bienes. • Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes Inventariables existentes en cada una de las dependencias. En ella se registrará el código de inventario. Todos ellos cumplirán con la obligación de auxiliar en el control de los Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. En otras palabras. • Baja de Bienes: Es la operación que registra la eliminación de los Bienes Inventariables del Patrimonio. el asegurado asume las pérdidas hasta el límite del deducible y la aseguradora cubre el resto. la descripción detallada de los Bienes. Los Asistentes de Activo Fijo tendrán la facultad para delegar las atribuciones de Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados. por el Jefe de la Unidad Operativa y por el . • Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominación funcional todos los Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central. y que están a cargo de un Custodio en particular.perjuicio de ellos. cuando ocurre un siniestro.

Jefe de Activo Fijo. * Depreciación: Es la sistemática distribución del costo de un activo menos su Valor Residual durante los periodos de su vida útil. cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. * Valor Residual: Es el monto neto que la empresa espera obtener por el activo al final de la vida útil de este. en todos aquellos casos en que la ley lo dispone expresamente. después de deducir los posibles costos de su enajenación. con el fin objeto esclarecer faltas graves. * Iniciación de la Depreciación de un activo: Comenzará cuando esté disponible para su uso. * Método de Depreciación: El método de . quedando una copia en poder del primero y del último. esto es. • Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que la ISA. • Investigación Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas administrativas no muy graves y además. * Cese de la Depreciación de un activo: En la fecha en que el activo se clasifique como mantenido para la venta o que se produzca la baja del activo.

por parte de la entidad. si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo. al término de cada periodo anual y. . * El método de las unidades de producción: Dará lugar a un cargo basado en la utilización o producción esperada. como mínimo. Entre los métodos de depreciación tenemos: * El método lineal: Da lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del activo.depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos. siempre que su valor residual no cambie . El método de depreciación aplicado a un activo se revisará. se cambiará para reflejar el nuevo patrón. los beneficios económicos futuros del activo. * El método de depreciación decreciente: en función del saldo del elemento dará lugar a un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil.

| Regular | Hay una debilidad alta. pero hay debilidades medias y/o debilidades reiterativas. | Buena | No hay debilidades altas ni medias y muy pocas bajas. El Gerente responsable del área debe implementar un mejoramiento de sus controles.ANEXO 3: CALIFICACIÓN DE LA AUDITORIA | Calificación | Descripción | Muy Buena | No hay debilidades. No requiere que Auditoria le haga seguimiento. | . Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. El sistema de gestión de riesgos es eficiente y se mantiene un adecuado control. El Gerente responsable del área debe tomar acción para asegurar que los estándares de control están presentes en su área. debilidades reiterativas y/o incumplimiento de normativa legal. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. | Aceptable | No hay debilidades altas.

| Aceptable | No cumplió con (1) de los (4) . el Gerente responsable del área debe dar una inmediata solución implementando un mejoramiento general de sus controles. Auditoria debe hacer seguimiento a la corrección de las debilidades. | Baja | Una debilidad baja no tiene mayor impacto a nivel de proceso pero sin embargo su corrección asegurará mayor eficiencia y eficacia en el proceso en cuestión. También entregó sus planes de acción en el vencimiento del plazo (3 días hábiles) y no hallamos observaciones reprogramadas. | CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS | Calificación | Descripción | Buena | Entregó la documentación para inicio de la auditoria en el plazo de vencimiento de entrega y cumplió oportunamente con la entrega de información adicional requerida en el transcurso de la auditoria. | Media | Una debilidad media puede ocasionar un efecto concreto y adverso no deseado en el logro de los objetivos de la empresa ó de un proceso ó un incumplimiento a las normas legales. Se incluye también en esta categoría. Además de la corrección y seguimiento de las debilidades. | CALIFICACIÓN DE DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL | Nivel de debilidades | Definición | Alta | Una debilidad alta expone a la empresa a un incumplimiento de los objetivos corporativos o bien afecta los resultados.Deficiente | Hay varias debilidades altas y medias. aquella debilidad calificada como media pero que se repite de un informe anterior.

| Deficiente | No cumplió con (3) de los (4) requerimientos: documentación para inicio de la auditoria. documentación complementaria en el transcurso de la auditoria. | Regular | No cumplió con (2) de los (4) requerimientos: documentación para inicio de la auditoria. planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna observación. documentación complementaria en el transcurso de la auditoria.requerimientos: documentación para inicio de la auditoria. planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna observación. planes de acción en el plazo de vencimiento (a los 3 días hábiles) y fecha de compromiso de implementación de alguna obse . documentación complementaria en el transcurso de la auditoria.