Módulo 3 - Manual Excel Avanzado

Capacitación y Desarrollo UC - Teleduc
CURSO HERRAMIENTAS DE MANEJO AVANZADO

DE LA PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL PARA WINDOWS
Manual Herramientas de manejo

avanzado de la planilla de cálculo
Excel para Windows – Módulo 3
“Herramientas para el uso eficiente de un archivo Excel
como base de datos”
Marcela Contreras
Manual Herramientas de manejo avanzado de la planilla de cálculo Excel para Windows – Módulo 3 1
Contenidos
1. Introducción.................................................................................................................................................. 3
2. Importar, exportar y vincular datos de diferentes aplicaciones ................................................ 4
2.1 Importar “Desde Access” .................................................................................................................. 5
2.2 Importar “Desde Web” .................................................................................................................... 12
2.3 Importar “Desde Texto”................................................................................................................... 15
2.4 Importar “De otras fuentes”........................................................................................................... 20
2.5 Exportar ................................................................................................................................................. 23
2.6 Vincular.................................................................................................................................................. 24
3. Manejar herramientas de base de datos ......................................................................................... 27
3.1 Filtros ...................................................................................................................................................... 27
3.2 Filtros personalizados ...................................................................................................................... 28
3.3 Filtro Avanzado................................................................................................................................... 31
4. Funciones de bases de datos ............................................................................................................... 36
5. Texto en columnas ................................................................................................................................... 39
6. Subtotales .................................................................................................................................................... 44
6.1 Subtotales anidados ......................................................................................................................... 48
7. Consolidar datos ....................................................................................................................................... 49
8. Tablas dinámicas ....................................................................................................................................... 52
9. Herramientas de Tabla Dinámica........................................................................................................ 56
9.1 Pestaña ANALIZAR ............................................................................................................................ 56
9.2 Pestaña DISEÑO ................................................................................................................................. 70
1. Introducción
En este manual incorporaremos el trabajo eficiente con herramientas de base de datos e
importación, exportación y vinculación de datos.
Nuestro objetivo, es que puedas incorporar y manejar datos de diferentes aplicaciones en el

trabajo diario.
Aprenderás a importar, exportar y vincular datos de diferentes aplicaciones, y a trabajar con

tus bases de datos de la manera más eficiente, de tal forma de generar reportes con alto
impacto visual.
Contenidos:
 Importar
 Exportar
 Vincular
 Filtros
 Funciones de base de datos
 Texto en columnas
 Subtotales
 Consolidar datos
 Tablas dinámicas
2. Importar, exportar y vincular datos de

diferentes aplicaciones
Bases de datos de otras aplicaciones
Una de las grandes ventajas que tiene Microsoft Excel es que puede conectarse a archivos o
datos creados en otras aplicaciones, o que pueden estar en alguna página web o servidor.
A este proceso se le conoce como Importar datos externos y se puede activar a través de la
ficha Datos - Grupo Obtener datos externos. Se puede conectar a bases de Microsoft
Access, de páginas Web, de un archivo de Texto, y De otras fuentes de datos (SQL Server
- Windows Azure – ODATA – XML – Microsoft Query, etc…).
Al activar la opción De otras fuentes, se mostrará el siguiente cuadro:
2.1 Importar “Desde Access”
Al activar la opción Desde Access, se abrirá la siguiente ventana:
 Seleccionar la unidad y el directorio donde se encuentra el archivo a recuperar.

 Seleccionar el archivo.
 Hacer un clic en el botón Abrir.
Esto desplegará el siguiente cuadro de diálogo en pantalla.
En este cuadro usted visualizará los diferentes objetos del archivo de Access que ha
seleccionado, y que Excel 2013 es capaz de interpretar.
Si va a importar sólo una tabla, haga un clic al elemento que desea importar y presione
Aceptar.
Luego seleccione donde desea situar los datos y Aceptar.
El resultado al importar los datos desde una base de datos hecha en Microsoft Access, es
una Tabla que se visualizará de la siguiente forma:
Si va a importar más de una tabla, debe seleccionar la casilla:
Haga clic en los elementos que desea importar y presione Aceptar.
Por ejemplo, si necesitásemos saber la cantidad de pedidos que ha realizado cada cliente en
esta base de Access, puede seleccionar en las casillas las tablas de Clientes y Pedidos.
Seleccione como desea ver estos datos. En primera instancia, el cuadro nos ofrece crear un
Informe de tabla dinámica con los datos seleccionados y situar los datos ya sea en una
hoja de cálculo existente o en una nueva hoja.
El resultado es el siguiente:
También podemos ver estos datos como Tabla. En tal caso sólo seleccione Aceptar, y cada
tabla se dispondrá como resultado en hojas nuevas en el libro trabajado.
Esta opción sólo permite situar los datos en hojas de cálculo nuevas.
El resultado es el siguiente:
Los datos importados desde Access a Excel quedan relacionados, es decir, cualquier cambio
que se haga en la base de datos Access será reflejado en la planilla de Excel a través de la
ficha Datos en la opción Actualizar datos. A menos que decida Desvincular los datos.
Desde Excel no se pueden realizar cambios en la base de Access, es decir, no se pueden

agregar, eliminar ni modificar los datos, pues al actualizar se volverán a visualizar los datos
del origen.
Por ejemplo, podemos insertar una fila y agregar un nuevo registro a la base sin problemas.
Pero este registro se borrará automáticamente al hacer clic en el grupo de Conexiones al

botón Actualizar todo directamente, o dar clic en el botón y seleccionar Actualizar
todo si quiere actualizar todas las tablas importadas y vinculadas al origen de datos que se
encuentren en el libro, o Actualizar para trabajar sólo la tabla en la hoja seleccionada.
Prácticamente todos los procesos implican procedimientos análogos. Desde seleccionar qué
es lo que desea importar, hasta decir a partir de qué celda se requiere que los elementos
estén posicionados.
Así cómo es posible importar elementos de Access es posible traer a Excel 2013 elementos
de otras fuentes de datos.
2.2 Importar “Desde Web”
Al activar la opción Desde Web, se abrirá la siguiente ventana: Debe tener conexión a
internet para poder trabajar la opción.
Incorpore en la barra de dirección la página desde la cual necesita tomar los datos.
Para nuestro ejemplo usaremos la página del SII, desde donde podremos bajar el valor de
la UF.
http://www.sii.cl/valores_y_fechas/uf/uf2018.htm
Toda vez que ingresamos a la página solicitada, debe hacer clic en la flecha que permite
seleccionar el objeto de la página y luego dar clic en Importar.
El resultado al importar los datos desde una página web, es una hoja que se visualizará de
la siguiente forma:
2.3 Importar “Desde Texto”
Al activar la opción Desde Texto, se abrirá la siguiente ventana:
 Seleccionar la unidad y el directorio donde se encuentra el archivo a recuperar.

 Seleccionar el archivo.
 Hacer un clic en el botón Importar.
Al ser un archivo con formato .txt, el programa deberá convertir los datos de tipo texto a un
formato que Excel sea capaz de reconocer.
El cuadro de diálogo que se desplegará en pantalla es del Asistente para importar texto,
que contempla tres pasos para importar.
El asistente en el paso 1, evalúa los datos y propone si estos debiesen ser trabajados en
forma delimitada o de ancho fijo.
Además de definir como serán separados los datos, también debe mencionar si la lista tiene
encabezados.
En el paso 2, defina cuál es el carácter de separación que usará con estos datos.
En el paso 3, determine el formato de los datos en las columnas, el ideal siempre es dejar
los datos en formato General para que Excel reconozca los textos, números, fechas y los
importe adecuadamente, de preferencia utilice esta opción sólo si necesita no importar
algunas columnas (Saltar).
En el botón Avanzadas, podrá determinar cómo reconocerá los datos numéricos en cuanto
a los separadores de miles y decimal, déjelos tal como está pues se rigen por el formato
asignado a través del sistema como país.
Presione Finalizar.
El resultado al importar los datos desde texto, es una hoja que se visualizará de la siguiente
forma:
El Asistente para importar texto, es el mismo utilizado directamente desde Excel en la

pestaña Datos – Herramientas de datos – Texto en columnas.
2.4 Importar “De otras fuentes”

Al activar la opción De otras fuentes, se abrirá la siguiente ventana:
Las opciones Desde SQL Server y Desde Analysis Services, deberá conectarse al servidor
correspondiente con sus contraseñas y acceder al archivo de datos.
Para el resto de las fuentes de datos, deberá seleccionarel archivo y de ser necesario las
credenciales de conexión asociadas a él.
2.5 Exportar
Para exportar datos desde Microsoft Excel a distintas aplicaciones, se realiza a través de la
opción Guardar Como, en la opción Tipo.
Debe elegir la opción adecuada, asignar el nombre al archivo y dar clic en Guardar.
2.6 Vincular
Existen dos formas de crear vínculos con datos, ya sea manejando vínculos con datos de
distintas aplicaciones, descrito al principio de este apunte y el trabajo con hipervínculos que
detallaré a continuación.
Se puede acceder con vínculos a páginas web, correo electrónico, abrir archivos,
desplazamientos en hojas de un libro de trabajo.
Para acceder a esta opción debes hacer clic en Pestaña Insertar - grupo Vínculos –
Hipervínculos.
Podrá Incorporar el texto a mostrar en la celda, el tipo de vínculo a usar y la dirección

asociada a esos vínculos.
Se mostrará la siguiente ventana, a través de la cual podrá elegir la opción adecuada, según
la necesidad del usuario.
Los hipervínculos se visualizarán

en otro color y con subrayado,
igual que los vínculos que se
utilizan en una página web para
navegar.
3 Manejar herramientas de base de datos

Actualmente, los grandes volúmenes de datos que se manejan en diversos temas, giran
alrededor de la buena manipulación de las bases respectivas existentes.
La computación, es partícipe directa de este fenómeno y cada día hay más y mejores
programas que permiten la buena administración de las bases de datos.
3.1 Filtros
Es la forma sencilla y rápida que tiene Microsoft Excel para buscar un subconjunto de datos
dentro de una lista.
Puede utilizar el comando Filtro para ver las filas de la base de datos que cumplan cierta
condición o criterio. Debemos mencionar, que sólo puede aplicar este tipo de filtro a una
lista, de una hoja de cálculo a la vez.
Para filtrar una tabla automáticamente, debe realizar el siguiente procedimiento:
 Activar cualquier celda de la tabla o base de datos.

 De la ficha Datos seleccionar la opción Filtro.
 Luego de hacer clic aparecerán botones de lista (cuadros combinados) a la derecha de

cada uno de los campos de la tabla.
 Estos botones de lista permitirán filtrar la base de acuerdo con los criterios especificados
en ellos.
 Para desactivar los filtros de una tabla que ya ha sido filtrada debe hacer clic en el botón
Filtro.
3.2 Filtros personalizados
Cuando tiene activo el filtro, tendrá en cada lista de campos la opción de poder aplicar
filtros personalizados a sus listas, pudiendo llegar a activar hasta dos criterios por cada
campo a trabajar.
Podrá aplicar filtros por: Color, Texto, Número, y Fecha.
A través de estas opciones se puede visualizar conjuntos de elementos que comiencen o

terminen con la misma palabra o, para el caso de un elemento numérico, establecer como
criterio que se muestre registros que estén sobre o bajo una determinada cantidad, para las
fechas establecer como criterio que se muestre registros que estén sobre o bajo un
determinado rango de fechas.
En el caso del color, sólo se permite la elección de un color y en el caso de los íconos
asociados como formato condicional, al ser usados como filtros, se manejan igual que todos
los colores.
El Autofiltro personalizado, permite elegir el parámetro de comparación a usar:
También debe elegir el conector adecuado a utilizar, de acuerdo a las comparativas de

valores seleccionadas.
 Se utiliza el conector lógico Y, para definir rangos numéricos o de fechas.

 Se utiliza el conector lógico O, para definir rangos con textos.
El conector Y exige el cumplimiento de los dos criterios.
El conector O exige el cumplimiento de uno u otro criterio.
3.3 Filtro Avanzado
Las opciones Avanzadas de filtro le permitirán establecer un rango para la lista o base, un
rango para hacer las consultas o establecer los criterios y, además, definir un área de
extracción o lugar dónde se desea desplegar los registros que cumplan con el criterio.
Para trabajar con filtros avanzados, debe:
 Seleccionar una celda de la tabla de datos a trabajar (no es necesario seleccionar toda
la tabla).
 Ir a la pestaña Datos - grupo Ordenar y filtrar - Avanzadas.
Acción
Se podría decir que existen dos métodos para trabajar los filtros avanzados, uno de ellos es
trabajar sobre la misma lista, que se conoce como Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
En este caso el resultado es igual al del Filtro simple:
La otra forma es dejar los resultados en otra área, con la opción Copiar a otro lugar.
En este caso debe hacer clic en el cuadro de texto Copiar a: y seleccionar la celda donde va
a copiar el resultado del filtro.
Si la celda está en blanco, se copiarán todos los campos de la tabla en el orden que se
encuentran incorporados en ella.
Rango de resultados
Zona que se prepara con los campos que serán filtrados y copiados, dispuestos en el orden
que necesite mostrar los datos.
Rango de la lista
Se mostrará el rango de la lista o base que ha seleccionado previamente.
También se puede asociar nombres a la lista o base. De esta forma es mucho más fácil el
trabajo cuando se trabajan filtros avanzados en otras hojas del libro.
Se puede seleccionar la lista y colocarle nombre a través del Cuadro de nombres y presionar
tecla Enter.
Rango de criterios
Zona que se prepara con los campos y valores a buscar en la matriz de datos.
Algunos CRITERIOS a considerar:
 Se puede utilizar el comodín del símbolo * para reemplazar partes del texto a filtrar,
así como el símbolo = más la tecla Enter para mostrar los registros que tengan celdas
vacías.
casa o casa* Muestra los registros que comiencen con la palabra

Casa
*casa* Muestra los registros que contengan la palabra casa
*casa Muestra los registros que terminen con la palabra
casa
= Enter Muestra los registros que contengan celdas vacías
 Para reemplazar el conector lógico Y, utilizado en los filtros personalizados, se deben

incorporar los argumentos en la zona de criterios en forma horizontal.
 En el caso de los rangos numéricos y de fecha, se debe colocar el mismo campo o

rótulo denotando el inicio y final del rango en forma lineal.
 Para reemplazar el conector lógico O, utilizado en los filtros personalizados, se deben

incorporar los argumentos en la zona de criterios en forma vertical.
Sólo registros únicos
Si la matriz de datos presenta registros duplicados, esta opción permite mostrar sólo un
registro de cada elemento que se repita en la base.
Se puede usar esta opción para mostrar una lista con datos únicos en otra zona de la hoja
sin perder la lista de datos original.
4 Funciones de bases de datos

Además de utilizar instrucciones como ordenar, filtros automáticos y avanzados sobre una
lista, Microsoft Excel nos ofrece una serie de funciones que permiten trabajar con bases de
datos, y que se denominan las funciones BD.
La sintaxis que tienen, no importando la función a utilizar, es igual para todas:
BDNombre_Función (base_de_datos; nombre_de_campo;

criterios)
BASE_DE_DATOS: Es la matriz que contiene los datos a evaluar. Este argumento es
obligatorio.
NOMBRE_DE_CAMPO: Es la columna que contiene los valores que serán calculados y

entregados como resultado. Este argumento es obligatorio.
CRITERIOS: Rango de celdas que contiene los criterios o valores a buscar dentro de
la matriz.
NOMBRE_DE_CAMPO Este argumento puede ser el rótulo de la columna escrito entre

comillas como por ejemplo "Ventas", una celda que tenga escrito el nombre del campo a
evaluar o un número que represente la posición que la columna tiene en la lista.
Se utilizan estas funciones cuando la estructura que tienen las funciones habituales no
permite realizar algunos cálculos.
Por ejemplo, usted puede calcular los valores más altos y bajos de un rango de celdas, con
las funciones Max y Min, pero no puede calcular esos valores en base a ciertos criterios. Si
tuviese que calcular la venta más alta o más baja de un producto en una región determinada,
puede realizar el cálculo con las funciones BDMAX y BDMIN
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en una base
de datos
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de una base de datos un único registro que cumple los
criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base
de datos
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de
datos
BDSUMA Suma los números de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una
base de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas
seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de
las entradas seleccionadas de la base de datos
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas
seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas
seleccionadas de la base de datos
5 Texto en columnas
Es una herramienta muy útil de usar en Microsoft Excel, que permite separar los datos de
tipo texto en distintas columnas para poder trabajar con el archivo en forma más óptima.
La herramienta Texto en Columnas, es la misma que se utiliza al importar texto de otras

aplicaciones.
 Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto a separar.

 En la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos, seleccione Texto en columnas.
Nota: El rango puede contener varias filas, pero no más de una columna.
Siga las instrucciones dadas en el Asistente para convertir texto en columnas.
Como mencionábamos anteriormente, el Asistente para convertir texto en columnas, que

contempla tres pasos para importar.
 El asistente en el paso 1, evalúa los datos y propone como debiesen ser trabajados los
datos.
Según el tipo de datos puede elegir si estos debiesen ser trabajados en forma delimitada o
de ancho fijo.
 En el paso 2, defina cuál es el carácter de separación que usará con estos datos.
Delimitados
La separación en columnas (campos), será dada de acuerdo a caracteres como:
El carácter de Tabulación viene seleccionado en forma predeterminada.
Ancho fijo
La separación en columnas (campos), será creada al hacer clic en la ubicación que el usuario
necesite.
 En el paso 3, determine el formato de los datos en las columnas, el ideal siempre es

dejar los datos en formato General para que Excel reconozca los textos, números, fechas
y los importe adecuadamente, de preferencia utilice esta opción sólo si necesita no
importar algunas columnas (Saltar).
En el botón Avanzadas, podrá determinar cómo reconocerá los datos numéricos en

cuanto a los separadores de miles y decimal, déjelos tal como está pues se rigen por el
formato asignado a través del sistema como país.
Luego seleccione donde desea situar los datos (puede dejarlos en la misma columna donde
se encuentran o bien elegir otra zona de la hoja) y Finalizar.
El resultado al importar los datos será el siguiente:
6 Subtotales
Los subtotales se utilizan fundamentalmente para interpretar la información de una lista de
datos, creando esquemas que dividen por grupos la información con el fin de comprender
mejor los datos.
En Excel, los subtotales se utilizan para realizar cálculos totales y parciales en una lista. Se
pueden utilizar distintas funciones asociadas al subtotal.
Para insertar subtotales, el primer requisito es ordenar obligatoriamente la lista por el campo
a subtotalizar. Cuando se insertan los subtotales, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas con el detalle de cada subtotal.
Para aplicar subtotales debe:
 Activar cualquier celda dentro de la lista.

 En la pestaña Datos, grupo Esquema, seleccione Subtotal
 En Para cada cambio en: seleccionar la columna que va a usar para subtotalizar
(ejemplo Procedencia).
 En Usar función: seleccionar la función (ejemplo Suma).
 En Agregar Subtotal a: activar la casilla de verificación que corresponda al campo o los
campos de los cuales se desea obtener el resultado (ejemplo la suma del Total). En esta
zona puede activar más de una casilla.
 Presione el botón Aceptar.
Existen tres casillas que se pueden activar o no:
Reemplazar subtotales actuales
Si la casilla de verificación está activada, en caso de existir subtotales, se pierden los

anteriores y se colocan los nuevos. Si usted no desea perder los subtotales anteriores, debe
desactivar esta casilla.
Salto de página entre grupos
Si para efectos de impresión se desea un salto de página después de cada subtotal. Por
defecto esta casilla de verificación esta desactivada.
Resumen debajo de los datos

Si se desea un subtotal general debajo de todos los grupos y detalles de la lista. Por defecto
esta casilla está habilitada.
Quitar todos
Para desactivar los subtotales presione en el mismo cuadro de diálogo este botón.
Al mostrar el resultado del subtotal aplicado, se mostrará en el sector izquierdo de la ventana

los niveles del esquema y los signos menos o más que indican que puede contraer o
expandir el nivel, además de las líneas con el subtotal calculado a través de la función
subtotales.
Símbolos de esquema:
Despliega el subtotal general ocultando los subtotales por grupo y el detalle.

Despliega lo anterior más los subtotales por grupo.
Despliega lo anterior más el detalle de la base de datos.
A la izquierda de cada subtotal por grupo aparece un signo o , los cuales permiten
ocultar o desplegar el detalle de los registros de la lista.
6.1 Subtotales anidados

A través de subtotales, se pueden crear subtotales anidados.
Los subtotales anidados consisten en insertar subtotales de grupos más pequeños o

subórdenes en los grupos de subtotales existentes.
Los primeros subtotales dados son llamados subtotales exteriores o generales, y subtotales
anidados aquellos que se dan de forma consecutiva en el interior de la tabla.
Antes de insertar subtotales anidados es importante comprobar que ha ordenado la lista

por todas las columnas en las cuales desea agregar subtotales.
Al agregar subtotales a una lista, ésta se agregará al esquema ya generado anteriormente.
Es importante destacar que siempre que se trabaja sobre los mismos subtotales, se debe
tener la precaución de desactivar Reemplazar subtotales actuales y elegir la función
deseada.
7 Consolidar datos
Permite resumir datos de una o varias hojas del libro consolidando y creando una tabla
nueva de datos. Estas áreas de origen pueden estar en la misma hoja de cálculo, en hojas
diferentes en el mismo libro o libros diferentes.
Al dar clic en esta opción aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:
En la parte superior se encuentra la función que se utilizará en la consolidación, por defecto

es la suma. Si usted desea cambiar la función suma basta con que haga un clic en el botón
de lista que está al lado de la palabra suma, esto desplegará la siguiente lista de funciones:
Seleccione la función que desea utilizar dando un clic sobre ella.
En la siguiente parte del cuadro de diálogo se encuentra el lugar donde se seleccionan los
rangos que intervienen en la consolidación.
También al lado derecho de este cuadro, está el botón Examinar… que se utiliza para buscar
otros libros de Excel, desde donde también puede señalar los rangos a utilizar en la
consolidación.
Esta operación debe repetirla cuantas veces sea necesario dependiendo de cuantos rangos
desee consolidar.
En el caso que uno de los rangos a consolidar sea erróneo seleccione en el listado de
referencias de rango la referencia inválida y haga un clic en el botón Eliminar que se
encuentra abajo del botón Examinar.
Las casillas de verificación que se encuentran en la parte inferior son:
Son utilizadas y figuran como activas ( ) cuando la hoja resumen no tiene una tabla
estructurada igual con rótulos. Cuando están activas llevan automáticamente a la hoja
Resumen los rótulos de las columnas y filas.
Esta casilla genera botones de esquema ( , y ) en la tabla resumen extrayendo a ésta

los valores que se han consolidado.
En ambos métodos antes descritos los datos están vinculados, es decir, si cambia uno de los
datos en las tablas origen es reflejado automáticamente en la tabla resumen.
8 Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Microsoft Excel son una solución para bases de datos extensas, de
las cuales se necesita obtener resúmenes de información.
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente
grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.
Para que funcionen y sean provechosas, los valores de los registros deben ser repetitivos,
para así obtener un resumen con algún sentido.
Para crear una Tabla dinámica debe:
 Activar cualquier celda de la lista.

 De la ficha Insertar seleccionar el grupo Tablas, opción Tabla dinámica.
En este cuadro de diálogo seleccione los datos a analizar.
Seleccione una Tabla o rango: matriz donde se encuentran los datos a analizar.
Fuente de datos externa: esta puede ser cualquier base de datos externa, por ejemplo, una
tabla de Microsoft Access.
Seleccione donde ubicará el informe de Tabla dinámica.
Nueva Hoja de cálculo: informe quedará en una nueva hoja del libro a la izquierda de la
hoja activa.
Hoja de cálculo existente: informe quedará en una celda de la hoja seleccionada.
En la versión de Excel 2013, también se pueden agregar los datos al Modelo de datos, en
caso de necesitar analizar varias tablas.
Finalmente deberá diseñar la tabla dinámica, arrastrando los campos desde la barra de
herramientas Tabla dinámica hasta la sección Lista de campos de Tabla dinámica.
Columnas: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica.

Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como datos de columna.
Filas: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los
elementos asociados a un campo de fila se muestran como datos de fila.
Valores: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se
resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de valores suele
contener datos numéricos.
Cuando usted crea una tabla dinámica debe especificar los campos de datos, este campo
contiene los datos que usted desea resumir, si usted lo omite, Excel enviará un mensaje de
error, nunca se debe obviar.
Filtros: este campo se utiliza para aplicar Filtros a la tabla.
9 Herramientas de Tabla Dinámica

Esta cinta de opciones, se activa cuando se selecciona una celda de la tabla dinámica. Tiene
dos pestañas:
9.1 Pestaña ANALIZAR
Grupo Tabla dinámica:

Lugar de acceso a las opciones generales de Tabla dinámica. A través de esta opción puede
asignar por ejemplo, nombre a la Tabla dinámica, determinar opciones de diseño y formato,
habilitar actualizaciones al abrir, etc.
Grupo Campo activo:

Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de resumen del campo de la celda
en que nos encontramos actualmente posicionados. También, le será posible expandir o
contraer elementos agrupados de su campo activo.
Puede configurar opciones para campos de texto aplicando subtotales, filtros y trabajo con
diseño e impresión.
Puede configurar opciones para campos numéricos resumiendo valores a través de distintas
funciones y mostrando valores como totales, diferencias o porcentajes asociados a distintos
valores de la tabla.
Grupo Agrupar:
Agrupar datos en una tabla dinámica permite mostrar un subconjunto de datos para analizar.
Se puede agrupar por textos, números, fechas y horas.
Desde esta opción podemos configurar nombre y tipo de resumen del campo.
Por ejemplo, asuma que desea agrupar todos los artículos en dos conjuntos de elementos
(Grupo1 y Grupo2), que denominará de esa manera. Seleccione los elementos tal como se
aprecia en la imagen y escoja desde la opción Agrupar la sub-opción Agrupar selección.
Grupo Filtrar:
En el grupo Filtrar se encuentran las herramientas que permiten filtrar los datos en
forma interactiva en una tabla dinámica, como son la Segmentación de datos y
Escala de tiempo.
Segmentación de datos
La segmentación de datos proporciona botones en los que puede hacer clic para filtrar datos
de una tabla dinámica de una forma más directa y gráfica.
 Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para la cual desea crear una
segmentación de datos.
 En la pestaña Analizar, haga clic en Insertar segmentación de datos.
 En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación

de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de
datos.
 Haga clic en Aceptar.
 Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.
 En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar
el filtro.
 Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga
clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.
Escala de tiempo
Otra alternativa de filtros, es usar una Escala de tiempo de tablas dinámicas.
Esta opción de filtro dinámico permite filtrar fácilmente por fecha y hora, y mostrar el
período que desee con un control deslizante.
 Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para la cual desea crear una Escala de
tiempo.
 En la pestaña Analizar, haga clic en Insertar Escala de tiempo.
 En el cuadro de diálogo Insertar Escala de tiempo, active las casillas de los campos de
fecha que desee.
 Haga clic en Aceptar.
Puede usar una escala de tiempo para filtrar por período de tiempo, en uno de los cuadros
niveles de tiempo como son años, trimestres, meses o días.
 Haga clic en la flecha junto al nivel de tiempo mostrado y elija el que desee.
 Arrastre la barra de desplazamiento de Escala de tiempo al período de tiempo que desee

analizar.
 En el control de intervalo de tiempo, haga clic en un mosaico de período y arrástrelo

para incluir mosaicos adicionales para seleccionar el intervalo de fechas que desee. Use
los controladores de intervalo de tiempo para ajustar el intervalo de fechas en

cualquiera de los lados.
Grupo Datos:
En este grupo se pueden cambiar los datos y la actualización de esos datos en una tabla
dinámica.
Actualizar:
Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente. Debe hacer clic en Actualizar para
hacer que el origen de datos sea leído nuevamente.
Cambiar origen de datos:

Si ha agregado más datos a su tabla dinámica o ha decidido cambiar el lugar desde el cual
obtenía su información seleccione esta opción.
Grupo Acciones:
En este grupo puede borrar el diseño de la tabla dinámica y los filtros aplicados en ella.
También muestra distintos tipos de selección (Etiquetas, valores) y mueve la tabla dinámica
a otra hoja o posición dentro del libro.
Borrar Todo:
Quita campos y formatos de la tabla dinámica.
Borrar Filtros:
Borra filtros aplicados en la tabla dinámica.
Seleccionar:
Selecciona distintos elementos de la tabla dinámica (Etiquetas, valores, toda la tabla
dinámica).
Mover tabla dinámica:

Mueve la tabla dinámica a otra hoja o posición dentro del libro.
Grupo Cálculos:
En este grupo puede trabajar con cálculos dentro de una tabla Dinámica. Puede crear
Campos calculados o Elementos calculados
Campo Calculado:
Al seleccionar Campo calculado, podrá crear fórmulas que trabajen con los campos de la
tabla dinámica a nivel matemático:
Si necesita crear un campo que calcule el Neto (Precio * Existencias), este se creará en forma
virtual en la tabla dinámica, pero nunca existirá en los datos de origen.
Incorpore el nombre del campo nuevo, seleccione los campos que intervendrán en la
fórmula y dar clic en botón Sumar o en botón Aceptar.
Elemento Calculado:
Al seleccionar, podrá crear fórmulas que trabajen con elementos específicos de un campo
de la tabla dinámica.
Supongamos que se desea proyectar ganancias diferentes de acuerdo a cada producto. Un

15% para el artículo Centrífuga, un 7% para Lavadora por ejemplo. ¿Cómo se calcularía esto?
Bastará con, previa selección de un producto, ir a la opción herramientas de la ficha Opciones

de tabla dinámica, Fórmulas, Elemento calculado y se le da un nombre, por ejemplo Margen
Centrífuga:
Grupo Herramientas:
Este grupo permite crear Gráficos y tablas dinámicas a través de la recomendación que
propone el programa.
Gráfico Dinámico:
Permite insertar un Gráfico Dinámico a partir de los datos que tenga la tabla dinámica.
Tablas dinámicas recomendadas:

Excel propone o recomienda, algunos modelos de diseño de tabla dinámica con los datos
seleccionado del origen.
Grupo Mostrar:
Este grupo permite mostrar u ocultar elementos (Campos, Botones +/- y encabezados de
campo para filas y columnas.
9.2 Pestaña DISEÑO
Grupo Diseño:
En esta zona puede determinar, que diseños de informe usará y si aplicará Subtotales y
Totales generales en su tabla dinámica.
Subtotales:
Totales Generales:
Diseño de Informe:
Cuando se crea la tabla dinámica, el diseño de informe siempre se muestra en forma

compacta. En este tipo de informe, los nombres de campos de la tabla dinámica se muestran
sólo como Etiquetas y los subtotales se muestran en la parte superior, pero también se
pueden mostrar en la parte inferior.
El diseño de informe, Mostrar en forma de Esquema, permite visualizar los nombres de

campos de la tabla dinámica y los subtotales se muestran en la parte superior, pero también
se pueden mostrar en la parte inferior.
El diseño de informe, Mostrar en formato Tabular, permite visualizar los nombres de

campos de la tabla dinámica y los subtotales sólo se muestran en la parte inferior. Además
es el único estilo que permite mostrar las etiquetas combinadas y centradas.
Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica:

En esta zona puede determinar, que elementos usará al aplicar estilos en su tabla dinámica.
Grupo Estilo de tabla dinámica:

En esta zona puede seleccionar distintos estilos a aplicar en su tabla dinámica.
El campo de valor
Los valores que se visualizan al interior de una tabla dinámica se pueden resumir de muchas
maneras diferentes en Excel 2013.
Resumir valores por: Permite utilizar distintas funciones estadístico matemáticas para
resumir los datos de una tabla dinámica.
Mostrar valores como: permite mostrar los valores de acuerdo a los cálculos realizados a
través de las opciones del mostrar valores como:
Diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos como una diferencia entre el campo base y el
elemento base especificados.
% de:
Muestra todos los datos en el área de datos como un porcentaje del campo base y del
elemento base especificados.
% de la diferencia de:
Muestra todos los datos en el área de datos utilizando el mismo método de la función
Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de los datos base.
Total en:
Muestra los datos de elementos sucesivos como un total actual. Deberá seleccionar el campo
cuyos elementos desee mostrar en un total actual.
% de la fila:
Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.
% de la columna:
Muestra todos los datos de cada columna como un porcentaje del total de la columna.
% del total:
Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje del total general de todos los
datos de la tabla dinámica.
Formato numérico del área de datos
Haga clic en una celda en el área de datos.
En la Lista de campos de tabla dinámica, haga clic con el botón derecho del mouse y
seleccione Formato de número, o bien haga clic en Configuración de campo de valor.
En la lista Categoría, haga clic en la categoría de formato que desee.
Seleccione las opciones de formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si el informe contiene más de un campo en Datos repita estos pasos para cada uno de ellos.

Módulo 3 - Manual Excel Avanzado

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CURSO HERRAMIENTAS DE MANEJO AVANZADO

Manual Herramientas de manejo

Nuestro objetivo, es que puedas incorporar y manejar datos de diferentes aplicaciones en el

Aprenderás a importar, exportar y vincular datos de diferentes aplicaciones, y a trabajar con

2. Importar, exportar y vincular datos de

Al activar la opción De otras fuentes, se mostrará el siguiente cuadro:

2.1 Importar “Desde Access”

Al activar la opción Desde Access, se abrirá la siguiente ventana:

 Seleccionar la unidad y el directorio donde se encuentra el archivo a recuperar.

Esto desplegará el siguiente cuadro de diálogo en pantalla.

Luego seleccione donde desea situar los datos y Aceptar.

Si va a importar más de una tabla, debe seleccionar la casilla:

Haga clic en los elementos que desea importar y presione Aceptar.

Desde Excel no se pueden realizar cambios en la base de Access, es decir, no se pueden

Pero este registro se borrará automáticamente al hacer clic en el grupo de Conexiones al

2.2 Importar “Desde Web”

Luego seleccione donde desea situar los datos y Aceptar.

2.3 Importar “Desde Texto”

Al activar la opción Desde Texto, se abrirá la siguiente ventana:

 Seleccionar la unidad y el directorio donde se encuentra el archivo a recuperar.

Luego seleccione donde desea situar los datos y Aceptar.

El Asistente para importar texto, es el mismo utilizado directamente desde Excel en la

2.4 Importar “De otras fuentes”

Podrá Incorporar el texto a mostrar en la celda, el tipo de vínculo a usar y la dirección

Los hipervínculos se visualizarán

3 Manejar herramientas de base de datos

Para filtrar una tabla automáticamente, debe realizar el siguiente procedimiento:

 Activar cualquier celda de la tabla o base de datos.

 Luego de hacer clic aparecerán botones de lista (cuadros combinados) a la derecha de

3.2 Filtros personalizados

Podrá aplicar filtros por: Color, Texto, Número, y Fecha.

A través de estas opciones se puede visualizar conjuntos de elementos que comiencen o

El Autofiltro personalizado, permite elegir el parámetro de comparación a usar:

También debe elegir el conector adecuado a utilizar, de acuerdo a las comparativas de

 Se utiliza el conector lógico Y, para definir rangos numéricos o de fechas.

El conector Y exige el cumplimiento de los dos criterios.

El conector O exige el cumplimiento de uno u otro criterio.

3.3 Filtro Avanzado

Para trabajar con filtros avanzados, debe:

En este caso el resultado es igual al del Filtro simple:

Se mostrará el rango de la lista o base que ha seleccionado previamente.

Algunos CRITERIOS a considerar:

casa o casa* Muestra los registros que comiencen con la palabra

 Para reemplazar el conector lógico Y, utilizado en los filtros personalizados, se deben

 En el caso de los rangos numéricos y de fecha, se debe colocar el mismo campo o

 Para reemplazar el conector lógico O, utilizado en los filtros personalizados, se deben

Sólo registros únicos

4 Funciones de bases de datos

La sintaxis que tienen, no importando la función a utilizar, es igual para todas:

BDNombre_Función (base_de_datos; nombre_de_campo;

NOMBRE_DE_CAMPO: Es la columna que contiene los valores que serán calculados y

NOMBRE_DE_CAMPO Este argumento puede ser el rótulo de la columna escrito entre

La herramienta Texto en Columnas, es la misma que se utiliza al importar texto de otras

 Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto a separar.

Siga las instrucciones dadas en el Asistente para convertir texto en columnas.

Como mencionábamos anteriormente, el Asistente para convertir texto en columnas, que

La separación en columnas (campos), será dada de acuerdo a caracteres como:

El carácter de Tabulación viene seleccionado en forma predeterminada.

 En el paso 3, determine el formato de los datos en las columnas, el ideal siempre es

En el botón Avanzadas, podrá determinar cómo reconocerá los datos numéricos en

El resultado al importar los datos será el siguiente:

Para aplicar subtotales debe: