INTRODUCCIÓN A POWERPIVOT PARA EXCEL

Porque usar PowerPivot?

Microsoft Excel es la aplicación ideal para el análisis de
datos. Como bien sabemos, las tablas dinámicas nos
permiten buscar y analizar grandes cantidades de datos
recopilados en hojas de cálculo. Sin embargo, también
tienen algunas limitaciones. Como por ejemplo la
cantidad máxima de registros que podemos analizar en una
hoja de cálculo, si bien a partir de la versión de Excel 2007
se extendió de 67.536 a 1.048.576 filas.
Por esta razón, para analizar datos más complejos, Microsoft presenta una nueva
característica llamada autoservicio de BI (Business Intelligence), y PowerPivot es su
principal herramienta.
• Es Gratuito.
• Complejo hecho fácil
No más Buscarv.
No más Macros complejas o VBA (aunque todavía se puede utilizar).
• Integración y Escalabilidad
SQL Server, Access, Oracle, Sharepoint y otras herramientas.
• Creación ágil y rápida.
Dashboards (cuadros de Mando).
Reportes.
Entonces que es PowerPivot ?
PowerPivot es un complemento de Excel que nos permite generar
un modelo de datos. Con base en el modelo creado, podemos
realizar informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.
PowerPivot es una tecnología que permite recopilar, almacenar,
modelar y analizar grandes volúmenes de datos empleando Excel como interfaz
de usuario. Algunas de sus características más importantes son:
• Permite analizar datos de múltiples fuentes. Al igual que en Excel, podemos tomar
los datos de diversas fuentes, como, por ejemplo, bases de datos de SQL, base de
datos de Access, archivos de Excel en la nube y etc., para combinarlos en un único
informe de tabla dinámica .

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 • Posibilita analizar grandes volúmenes de información. A diferencia de lo que sucede
con las herramientas tradicionales de Excel, con PowerPivot podemos analizar
archivos de hasta 2 GB de tamaño, es decir, más de un millón de filas.
• Es capaz de comprimir los datos de tal manera que grandes cantidades de
información pueden ser almacenados en libros de trabajo relativamente pequeños.
• Permite relacionar tablas.
• Posibilita transformar grandes cantidades de datos en información significativa en
poco tiempo, gracias al motor de procesamiento de datos xVelocty.
• Incluye un potente lenguaje de programación DAX (Data Analysis Expressions)
orientado a crear soluciones de BI, con el cual podemos realizar nuestros propios
cálculos.
Iniciar el complemento PowerPivot
PowerPivot es un complemento que se incluye en Excel 2013, está disponible en las
versiones de Office Professional Plus y Office 365 Profesional Plus. No se instala por
defecto con el programa, para habilitarlo, debemos realizar el siguiente Paso a paso.
1. Ir a la ficha Archivo y seleccione Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de
Excel, haga clic en Complementos.

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 2. Dentro de la ventana de Complementos, en el panel de la derecha, vaya a la sección
Administrar. Despliegue el menú, seleccione la opción Complementos COM y luego
presione el botón Ir@.

3. Para finalizar, en el cuadro de diálogo Complementos COM, mediante un clic, active

la casilla Microsoft Office PowerPivot para Excel 2013 y a continuación, presione el
botón Aceptar.

Una vez que activamos el complemento, aparece en la cinta de opciones la ficha

PowerPivot, que agrupa las opciones que podemos emplear para analizar los datos en una
hoja de cálculo de Excel.

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El modelo de datos
Un modelo de datos es un método que
permite integrar información proveniente
de diferentes tablas y generar, en forma
efectiva, un origen de datos relacional
dentro de un libro de Excel. Podemos
decir que, en realidad, constituye una
base de datos.
Un libro de Excel solo puede contener un modelo de datos, pero ese modelo lo podemos
usar repetidamente en el mismo libro de trabajo. Si usamos el complemento de PowerPivot,
es posible extender el modelo, agregándole columnas calculadas, campos calculados,
jerarquías y KPI (indicadores de claves de rendimiento).
En Excel 2013, no existe una herramienta o comando global para crear un modelo de
datos. Tenemos dos formas de generarlo: implícita o explícita. Cuando importamos dos o
más tablas a la vez en Excel, estamos creando un modelo de datos de forma implícita. En
cambio cuando usamos el complemento PowerPivot para importar datos, lo estamos
creando de manera explícita.
Para el mejor entendimiento detallamos algunas definiciones que involucran a
todo buen modelamiento de datos

Base de datos:

Es una colección de archivos interrelacionados, son creados con un SGBD (Sistema

Gestor de Base de Datos). El contenido de una base de datos engloba a la información
concerniente (almacenadas en archivos) de una organización, de tal manera que los datos
estén disponibles para los usuarios.

Componentes Principales

Dato:
Conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser numéricos, alfabéticos, o
alfanuméricos.

Campo:
Desde el punto de vista del programador representa una característica de un individuo u
objeto.

Registro:
Colección de campos de iguales o de diferentes tipos.

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Archivo:
Colección de registros almacenados siguiendo una estructura homogénea.

Ahora que ya tenemos claros los conceptos previos veamos nuestro modelo

MODELO:

Es una representación de la realidad que contiene las

características generales de algo que se va a realizar. En base
de datos, esta representación la elaboramos de forma gráfica.

Entonces@.

¿Qué es modelo de datos?

Es una colección de herramientas conceptuales para describir los

datos, las relaciones que existen entre ellos, semántica asociada a
los datos y restricciones de consistencia.

Pero para entender mejor esto, veamos un ejemplo:

Consideremos una empresa que requiere controlar a los vendedores y las ventas que ellos
realizan; de este problema determinamos que los objetos o entidades principales a estudiar
son el empleado (vendedor) y el artículo (que es el producto en venta), y las características
que los identifican son:

Empleado: Artículo:

Nombre Descripción
Puesto Costo
Salario Clave
R.F.C.

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LLAVES PRIMARIAS (PK)

Uno de los procesos de mayor relevancia en la manipulación de una base de datos es el

de distinguir entre las diversas entidades y relaciones que son manipuladas. Entendemos
como una llave al medio que nos permite identificar en forma unívoca (única e
inequívoca) a una entidad dentro de un conjunto de entidades.

LLAVES FORÁNEAS (PK)

Es llamada clave Externa, es uno o más campos de una tabla que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como están
relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben
coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.

PK

PK
FK

CREAR UN MODELO DE DATOS A PARTIR DE DIFERENTES ORÍGENES.

AGREGANDO DATOS A PARTIR DE ACCESS.

1.- Vaya a la ficha PowerPivot y a continuación, en el grupo Modelo de datos, haga un clic
en el botón Administrar.

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2.- Una vez abierta la ventana de PowerPivot, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Obtener
datos externos, presione el botón De base de datos y luego seleccione la opción De Access.

3.- Se abre el Asistente para la importación de tablas. Presione el botón Examinar para
buscar el archivo de Access, en este ejemplo: ventas. accdb. Luego de seleccionar el
archivo, haga un clic en el botón Siguiente.

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4.-En el segundo paso del Asistente, marque la opción Seleccionar en una lista de tablas y
vistas para elegir los datos a importar, luego haga un clic en el botón Siguiente.

5.- En el último paso del Asistente, seleccione las tablas que desea importar, mediante un
clic en la casilla de verificación. En nuestro ejemplo, seleccione las tres tablas. Luego, haga
un clic en el botón Finalizar.

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6.- PowerPivot empieza a cargar los datos de las tablas seleccionadas en la memoria. Una
vez que finalice, mostrará un informe resumido del proceso de importación. Para concluir,
presione el botón Cerrar.

7.- Una vez que ha realizado todos los pasos del asistente, dentro de la ventana de
PowerPivot, en la vista de datos, se mostrarán las tablas importadas en diferentes hojas.
Puede comprobarlo observando las pestañas de las hojas.

Las tablas importadas se

guardarán en el modelo de
datos, al guardar el
archivo de Excel.

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AGREGANDO DATOS A PARTIR DE EXCEL.

1.- Vaya a la ficha PowerPivot y a continuación, en el grupo Modelo de datos, haga un clic
en el botón Administrar.

2.- Una vez abierta la ventana de PowerPivot, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Obtener
datos externos, presione el botón De Otros orígenes y luego seleccione la opción De
Archivos de Excel.

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3.- Luego en la ventana que aparece, clic en el botón examinar y luego busque los archivos
a usar.

No olvidar de activar usar primera

fila como encabezado de columna.

4.- A continuación clic en el botón siguiente, mostrará la siguiente ventana.

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5.- Por último clic en el botón finalizar y luego Cerrar.

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AGREGANDO DATOS A PARTIR DE SQL SERVER.

1.- Vaya a la ficha PowerPivot y a continuación, en el grupo Modelo de datos, haga un clic
en el botón Administrar.

2.- Una vez abierta la ventana de PowerPivot, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Obtener
datos externos, presione el botón De Otros orígenes y luego seleccione la opción De
Microsoft SQL Server. Luego clic en el botón siguiente.

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3.- En la ventana que aparece colocar el nombre del servidor y elegir el nombre de la
base de datos. Luego clic en botón siguiente.

4. Elegir como importar datos y clic en siguiente.

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5.- En el asistente para importación de tablas activas las casillas de verificación que dese
y clic en finalizar.

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6.- Por último clic en el botón cerrar.

7.- Comprobar si cargaron las tablas y si se visualizan las relaciones de aquellas tablas
que ya vienen relacionadas desde SQL Server desde Vista de Diagrama.

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 Desde vista de datos

Desde Vista de Diagrama

AGREGANDO DATOS DESDE LA NUBE.

Previamente tener instalado el y abrir su correo electrónico. Puede usar

otro lugar de almacenamiento en la nube.

1.- Abrir su correo electrónico y conectarse a OneDriveSetup. Colocar su usuario y

contraseña en caso lo requieran.

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2.- Desde su explorador, Crear una unidad de Red, en su equipo. Para ello clic derecho
en equipo

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3.- En la ventana que aparece, realizar lo siguiente.

4.- Elegir una Letra y copiar de su navegador y en carpeta siempre colocar

https://docs.live.net/ juntamente root&cid=F401D64DE07EB49C

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Debiendo quedar como se muestra en la venatna.

5.- Vaya a la ficha PowerPivot y a continuación, en el grupo Modelo de datos, haga un clic
en el botón Administrar.

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2.- Una vez abierta la ventana de PowerPivot, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Obtener
datos externos, presione el botón De Otras orígenes y luego seleccione la opción De otras
fuentes. Luego clic en el botón siguiente y clic en siguiente.

3.- En la siguiente ventana, ubicar la unidad de red creada en el punto 4 y examinar para
ubicar el archivo a usar, clic en abrir y clic en siguiente.

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