Sistema Depuracion Estadistica

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL EL LIBERTADOR

UNIDAD DE REGISTRO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO
Curso de Access para los Jefes de

Sección de Registro y Control Estadístico
de la UPEL
Facilitador: Durán Meza Jarles Manuel

C.I: 15.695.743
Jefe de Unidad de Registro y Análisis Estadístico
Caracas, enero de 2015

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL EL LIBERTADOR
UNIDAD DE REGISTRO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO
Contenido
Cápitulo i ............................................. 4
Importación de las tablas de Excel al ambiente de

Access ..................................................... 4
Capítulo ii ............................................ 8
Consultas para control de duplicados ................. 8
Consultas para cruzar información ................... 11
Ambiente bajo sql ................................... 15
Capítulo iii .......................................... 16
Agregar nuevas variables ............................ 16
Sistema de Depuración de Información Estadística ...... 18
Estructura del Sistema de Depuración de Información

Estadística ............................................... 18
Epílogo ............................................... 28
FACILITADOR: Lcdo. DURÁN MEZA JARLES MANUEL
C.I: 15.695.743
Introducción
El siguiente material que se presenta a continuación

funge como herramienta para el desarrollo de las actividades
vinculadas con las estadísticas que se elaboran dentro del
la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) por
medio de los institutos que la conforman.
El material antes mencionado hace referencia y se

adapta a las herramientas que comúnmente son utilizadas por
los jefes de sección de registro y control estadístico por
medio de el software Access conocido en la jerga de la
computación software de base de datos. En el material se
presentaran escenarios con ejemplos reales para el manejo de
datos, esto permitirá un mejor dominio de la data que se
reporta al ente principal en este caso la Unidad de Registro
y Análisis Estadístico.
Los ejemplos se presentaran por medio de capítulos de

acuerdo a la dificultad del manejo de la data, así el
usuario de este material identificará de manera rápida y
precisa el problema para construir los elementos que la
unidad antes mencionada solicita.
No se pretende con este material cubrir todas las

debilidades que podamos presentar, sería un mecanismo
inefable considerar tal inquietud por parte nuestra. Sin
embargo, a medida que se ponga en práctica seremos mejores
usuarios de tan maravillosa herramientas.
C.I: 15.695.743
CÁPITULO I
Importación de las tablas de Excel al ambiente de

Access
La herramienta que se presenta a continuación

corresponde al manejador de base de datos Access, este
manejador presenta una serie de calidades que lo hacen
atractivo para manipular datos. Tales cualidades se
adquieren debido a su cualidad de hibrido; es decir, esta
compuesto por software como: Excel, Word, Visual Basic, SQL
y en algunas versiones trabaja con Power Point.
Este es el ambiente del software Access 2.007
Bajo este ambiente se importará datos que se

encuentran en las hojas de cálculo de Excel lo que permitirá
un mejor manejo en los datos que se trabajan como lo es la
data de personal, las datas de Secretaría de cada instituto
entre otras.
En el panel de datos externos aparece el icono de

Excel al hacer clic sobre dicho icono aparece el siguiente
cuadro de diálogo, este permitirá conducir al usuario a
recorrer la ruta donde se encuentra la data que se quiere
analizar.
C.I: 15.695.743
Para ello se recomienda

recomienda depurar lo más que se pueda en
los archivos de Excel, ya que la data debe estar lo mejor
labrada por el usuario.
A continuación se muestra el cuadro de diálogo para

que el usuario pueda importar los datos de Excel a Access
En examinar el usuario deberá

erá buscar el archivo donde
aparecen los datos, para efectos del curso los datos que se
trabajaron en el curso de Excel se encuentra en la siguiente
ruta como se muestra en la siguiente figura
El
archivo a
trabajar es el
de docentes
2013
definitivo, es
imp
importante la
extensión que
tiene los
formatos de
Excel quedará
por parte del
C.I: 15.695.743
interesado en indagar sobre este tipo de temas.
Al presionar el botón de abrir aparece

aparece el siguiente
cuadro de diálogo, este presenta las características del que
el archivo contiene y por esta razón el usuario debe tener
la data de manera ordenada y precisa para el manejo de la
hoja de cálculo.
Al hacer clic sobre aceptar aparecen las diferentes

hojas de calculo que contiene el libro de Excel, el usuario
deberá seleccionar
eccionar el que va a usar.
Obsérvese que
se esta importando
los datos de los
profesores del año
2013, también se debe
prestar atención a la
primera fila que se
muestra en la vista
previa, esta contiene
la denominación de
las variables por lo
que se debe activar la casilla en el cuadro siguie
siguiente
C.I: 15.695.743
Los demás cuadros de diálogos no aparecen pertinentes

pare el autor de este manual ya que los pasos previos se
planteo que la data en Excel debe estar lo mejor depurado
posible, lo que se aconseja es darle al botón de siguiente
hasta llegar al botón de finalizar
Nota: no activar la casilla de guardar procedimiento
luego aparece el ambiente de Access con la tabla ya

construida, el usuario deberá asegurarse de que la
información este completa solo haciendo clic sobre la tabla
importada.
C.I: 15.695.743
CAPÍTULO II
Consultas para control de duplicados
El sistema manejador de base de datos cuenta con

herramientas especializadas en el manejo y control de datos,
la consulta para detectar duplicados es esencial en el
tratamiento de datos como por ejemplo los estudiantes
duplicados, docentes entre otros. Por favor revisar el
archivo del curso en Excel donde se hace una consideración
especial a la data de los alumnos.
Las consultas se encuentran en el panel de control

crear allí aparece el asistente para consulta, al hacer clic
sobre este link aparece el siguiente cuadro de diálogo
observese la gama de
consultas controladas por este
software, en este caso en
particular nos interesa el
asistente para búsqueda de
duplicados como se muestra en
la figura, una vez seleccionado
se debe hacer clic sobre el
botón aceptar.
El siguiente cuadro de
dialogo aparece donde se va
aplicar el asistente para la
búsqueda de duplicados, este
cuadro es muy interesante ya
que muestra dos tipos de tablas
C.I: 15.695.743
que se pueden generar, una donde dice tablas y la otra donde

dice consultas. La que dice ambas no se debe tomar encuentra
como una tercera ya que es una combinación entre consultas y
tablas.
Al hacer clic sobre siguiente aparece el siguiente

cuadro de diálogo
Aquí se ostentan las

variables que conforman la
data, como se trata de buscar
duplicados en la data de
docentes, lo mas lógico es
buscar duplicados por cédula
de identidad que esta
variable cumple con el
principio de unicidad (buscar
teoría de conjunto).
El siguiente paso consiste en agregar datos que

permitan comprobar la existencia de duplicados por ejemplo
los apellidos, los nombres la categoría.
En el siguiente cuadro de
diálogo se muestra como se
puede hacer. Cuando se
introduce las variables de
apellidos y las otras que se
muestran allí, se debe a que en
varias oportunidades dos
personas tienen el mismo número
de cédula de identidad por lo que se considera errores de
transcripción y esta herramienta permite detectar esos
errores.
El usuario deberá hacer clic sobre siguiente y aparece

el cuadro de dialogo que permite guardar la consulta con el
nombre que desee el usuario. Se hace clic sobre finalizar
para ver los resultados de dicha consulta.
C.I: 15.695.743
Para efectos prácticos el resultado fue el siguiente
Se evidencia un caso de datos duplicados ya que el

número de cédula de identidad es el mismo, apellidos,
nombres, fecha de nacimiento y la categoría es la misma lo
que se puede afirmar que hay un individuo dos veces en la
data.
Este tipo de situaciones suele suceder con la data de

estudiantes ya que por la densidad de trabajo se puede
escapar estos detalles.
Al eliminar el segundo registro se elimina

automáticamente de la data general como se muestra en la
siguiente figura
Esta es una manera de eliminar duplicados
En sql se puede hacer de la siguiente manera
“SELECT [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE

CÉDULA O PASAPORTE], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013
TODO].[APELLIDOS], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013
TODO].[NOMBRES], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[FECHA DE
NACIMIENTO], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[CÓDIGO DE
CATEGORÍA]
FROM [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO]
WHERE ((([CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE
CÉDULA O PASAPORTE]) In (SELECT [NÚMERO DE CÉDULA O
PASAPORTE] FROM [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO] As Tmp
GROUP BY [NÚMERO DE CÉDULA O PASAPORTE] HAVING Count(*)>1
)))
ORDER BY [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE
CÉDULA O PASAPORTE];
C.I: 15.695.743
Consultas para cruzar información
Esta opción permite cruzar información de dos datas

que pueden estar en Excel, para ello las características de
las datas deben ser las mismas.
Para este ejemplo se consideró la data de docentes del

año 2012 y 2013 en diferentes datas
Para el cruce de información se usa el

icono de diseño de consulta para entrar al
siguiente ambiente
Aparece el siguiente
cuadro con las datas que
contiene o se cargaron en
la base de datos. Amabas
datas se deben agregar para
cruzar la información de la
siguiente manera.
Obsérvese que la clave del cruce es el número de

cédula de identidad, luego se cruzan los apellidos en el año
C.I: 15.695.743
2012 y 2013 al igual que el nombre para verificar que la

data no se corrió por algún motivo.
En el panel de diseño aparece el icono de

ejecutar, al hacer clic sobre este icono aparece el
resultado de los datos cruzados. En esta consulta fue el
siguiente
Muchas otras cosas se pueden hacer con este tipo de

consultas como por ejemplo cuando se quiere conocer si un
docente cambio de categoría o si cambio de tiempo de
dedicación, son muchas las utilidades que se pueden hacer
con esta herramienta.
Si se quiere saber que docentes estaban el año 2012

que no están en el año 2013 se hace de la siguiente manera
En asistente para consultas se hace clic y

aparece el cuadro de diálogo aparece la opción
de asistente búsqueda de no coincidente. Aquí se
debe tener en cuenta la siguiente premisa, si se
cruza la información 2012 con respecto al 2013 aparecerán
los docentes que están en el 2012 que no están en el 2013.
Caso contrario si se cruza la información 2013 con respecto
al 2012 aparecerán los docentes que están en el 2013 que no
están en el 2012.Véase el siguiente ejemplo
C.I: 15.695.743
Primero se toma los docentes 2012 y se da en el botón de

siguiente para pasar a la siguiente etapa
Acá es importante la consideración o la pertinencia

que sigue teniendo la variable cédula de identidad.
Luego se pasa al
siguiente cuadro de
diálogo donde se
incorporan todas la
variables a fin de
obtener un conjunto de
datos sólidos
interesantes de analizar.
Al darle finalizar se
obtuvo el siguiente
resultado que se muestra en la siguiente figura donde se
determina que 288 docentes estaban en el 2012 y no aparecen
para la data del 2013
C.I: 15.695.743
Realmente lo que prevalece en esta situación son los

conceptos matemáticos de teoría de conjuntos como se muestra
en la siguiente figura
El mismo procedimiento se debe realizar usando los

docentes del año 2013 con los docentes del año 2012 para
obtener todo el conjunto
C.I: 15.695.743
Ambiente bajo sql
Aunque no es el tema que se pretende indagar, es

necesario hacer mención sobre este aporte. Accees y sql son
dos sistemas manejadores de base de datos por lo que la
plataforma de Windows hizo posible este hibrido.
En el panel de inicio
aparece el icono de vista al
desprender la pestaña aparece la
opción de Sql y allí automáticamente el
sistema va generando las consultas en Sql
a medida que se va generando dichas consultas por ejemplo
“SELECT [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE

CÉDULA O PASAPORTE], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013
TODO].[APELLIDOS], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013
TODO].[NOMBRES], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[FECHA DE
NACIMIENTO], [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[CÓDIGO DE
CATEGORÍA]
FROM [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO]
WHERE ((([CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE

CÉDULA O PASAPORTE]) In (SELECT [NÚMERO DE CÉDULA O
PASAPORTE] FROM [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO] As Tmp
GROUP BY [NÚMERO DE CÉDULA O PASAPORTE] HAVING Count(*)>1
)))
ORDER BY [CONSOLIDADO DEF DOCEN 2013 TODO].[NÚMERO DE

CÉDULA O PASAPORTE];”
C.I: 15.695.743
CAPÍTULO III
Agregar nuevas variables
La dinámica que presenta el software se hace cada vez

más atractiva para aquellos que manejan datos. Una
herramienta que permite a usuarios incorporar variables que
se encuentren en otras datas facilita de manera organizada y
rápida estos procesos que anteriormente se realizaban de
manera ambigua y por tanto el tiempo de producción se
prolonga de manera opulenta.
La ejemplificación de la siguiente situación acercará

de manera mas amena aquellos usuarios al tema que se
pretende desarrollar: se tienen dos datas referentes al
personal docente, en una de las datas se tiene las
siguientes variables: código de país, tipo de documento de
identificación, números de cedulas de identidad, apellidos,
nombres, código de genero, fecha de nacimiento, código de
categoría inicial, código de tiempo de dedicación,
denominación del cargo. La otra data tiene las siguientes
variables: código del instituto, país, tipo de documento,
cedula, apellidos, nombres, genero, fecha de nacimiento,
fecha de ingreso, condición laboral, categoría, categoría
inicial, tiempo de dedicación.
Se puede apreciar que la gran mayoría de las

variables se encuentran en ambas datas excepto: código de
categoría, fecha de ingreso en la primera data y en la
segunda data la variable de denominación del cargo.
Aparentemente incorporar estas tres variables ostenta un
esfuerzo considerable; sin embargo, se puede realizar por
medio de una consulta simple como se muestra en el siguiente
ejemplo
C.I: 15.695.743
Se puede apreciar las tres variables que se

incorporaron para formar una sola data. Esto se logra por
medio de una variable que contiene caracteres únicos como
sucede con la cedula de identidad, por medio de esta
variable se unen los criterios para consolidar. Una vez que
se unifica el criterio se procede a ejecutar la consulta
para obtener los resultados.
Este tipo de consulta permite a los manejadores de

datos comparar y agregar datos para la validación. Las datas
pueden surgir de la sección de presupuesto, de personal
inclusive de la sección de estadística y todas debe
coincidir en los mismos resultados de lo contrario alguna de
ellas no ha sido actualizada y por ende deberá presentar un
informe con la actualización de los datos.
C.I: 15.695.743
SISTEMA DE DEPURACIÓN DE INFORMACIÓN

ESTADÍSTICA
El Sistema de Depuración de Información Estadística es

una herramienta que permitirá realizar contribuciones
importantes en materia de análisis de datas de estudiantes
de pregrado. Para tal fin, la construcción de la misma se
rige por el pensamiento filosófico del comportamiento de la
matrícula (ver documento “Lineamientos Generales para la
Gestión Estadística”).
El sistema se desarrollo en la plataforma de Microsoft

Access 2007 como manejador de base de datos y el cual
presenta herramientas muy deseables y prácticas para este
tipo de actividad. Es importante considerar que aquellos que
desean utilizar deben tener en su ordenador el sistema bajo
la plataforma Windows en su Microsoft Office Access 2007 o
una versión superior a ella.
Estructura del Sistema de Depuración de Información

Estadística
El sistema consiste en obtener los dos períodos

académicos del año ordenados por la estructuración de las
variables como se muestra en la siguiente tabla, allí se
esboza claramente la codificación de la variable que esta
interna en la base de datos, la descripción del dato a
registrar, el tipo de dato a manipular y por último el rango
que se mueve el valor. Este proceso de identificación de
variables según su tipología lo deben realizar antes de
ingresar las datas al sistema.
C.I: 15.695.743
Clasificación de las variables
VARIABLES DESCRIPCIÓN TIPO RANGO
Código de la especialidad
CÓDIGO DE LA asignado por la OPSU, en caso 225
Texto
ESPECIALIDAD de no tenerlo deben colocar el caracteres
nombre de la especialidad
Código del país de nacimiento
CÓDIGO DE PAÍS del estudiante, deben usar Numérico >0 entero
codificación de la OPSU.
Código del estado de
CONDICION DE residencia del estudiante,
Numérico 1, 2
RESIDENCIA deben usar codificación de la
OPSU.
Código del tipo de documento
TIPO DE si es cedula o pasaporte del
Texto 1 caracter
DOCUMENTO estudiante, deben usar
Número de cédula de identidad
CEDULA O del estudiante, de lo
Numérico >0 entero
PASAPORTE contrario número de pasaporte
sin caracteres alfanumérico
Los 2 apellidos del
estudiante, de no tener 2 225
APELLIDOS Texto
apellidos se debe garantizar caracteres
al menos un apellido
Los 2 nombres del estudiante,
225
NOMBRES de no tener 2 nombres se debe Texto
caracteres
garantizar al menos un nombre
Código del tipo de sexo del
SEXO estudiante, deben usar Numérico 0, 1
Entre
Fecha de nacimiento del
01/01/1945
FECHA DE NAC estudiante, deben usar dd/mm/aaaa
y
31/12/1999
Código de modalidad de ingreso
a la universidad el
MODALIDAD Numérico >0 entero
estudiante, deben usar
Entre
Fecha de ingreso del
FECHA_ING dd/mm/aaaa 01/01/1999
estudiante a la universidad.
31/12/2015
C.I: 15.695.743
Entre
Fecha de nacimiento del
ULTIMO PERODO 01/01/2015
estudiante, deben usar dd/mm/aaaa
INSCRITO y
31/12/2015
Código del turno en que recibe
TURNO clases el estudiante, deben Numérico >0 entero
usar codificación de la OPSU.
Código de identificación de
estudiante si pertenece a una
ETNIA INDÍGENA Numérico >0 entero
etnia indígena, deben usar
Código del estudiante según su
condición de libertad en el
PRIV_LIBERTAD Numérico 0, 1
país, deben usar codificación
de la OPSU.
Código de clasificación del
CLASIFICACIÓN estudiante como nuevo ingreso,
Numérico >0 entero
NVO INGRESO deben usar codificación de la
OPSU.
Código asignado por la OPSU
una vez que el estudiante ha
NÚMERO RUSNIES Numérico >0 entero
presentado e inscrito en el
sistema de educación superior.
Semestre que cursa el
>=0 entero
SEMESTRE estudiante según sus unidades Numérico
hasta 10
de créditos aprobadas.
Cohorte en la cual ingreso el 25
COHORTE ACTUAL Texto
estudiante. caracteres
Código de clasificación del
PLANTEL DONDE SE plantel donde se graduó el
Numérico >0 entero
GRADUÓ estudiante, deben usar
UNIDADES DE Unidades de créditos aprobadas >=0 entero
Numérico
CREDITO por el estudiante hasta 165
Código del tipo de estudiante
TIPO DE
el estudiante, deben usar Numérico >0 entero
ESTUDIANTE
Código de la Unidades
EXTENSIÓN académico desconcentras donde Numérico >0 entero
el estudiante recibe clases.
Código de la Unidades
CENTRO DE
académico desconcentras donde Numérico >0 entero
ATENCIÓN
el estudiante recibe clases.
LUGAR No es indispensable
EGRESO 2016 Condición de egresados Texto si, no
C.I: 15.695.743
Tipo de beneficio que recibe

del instituto por medio de la 25
BENEFICIO Texto
Unidad de Bienestar caracteres
Estudiantil
EDAD Edad calculada al 31/12/2015 Numérico >0 entero
IAGG Índice promedio de graduación Numérico >0
Nombre de la promoción una vez 50
PROMOCION Texto
que se gradúa caracteres
Mención honorífica designada
por la universidad una vez
MENCION Numérico >0 entero
graduado, deben usar
codificación OPSU
Fecha de egreso del estudiante
Entre
una vez culminado y aprobado
01/01/2015
FECHA_EGRESO todas sus unidades de crédito, dd/mm/aaaa
y
deben usar codificación de la
31/12/2015
OPSU.
A continuación se muestra el diseño, manejo y utilidad

del Sistema de Depuración de Información Estadística.
Esta imagen representa la entrada al sistema, allí el

usuario deberá hacer clic sobre el botón de entrar para
realizar la aplicación que se desea desarrollar.
C.I: 15.695.743
Una vez presionado el botón entrar se encontrará con

el ambiente organizativo bajo comandos estructurados según
la aplicación a requerir, ellos se encuentran dispuestos por
módulos para facilitar el trabajo
Este modulo realiza la depuración de la matrícula para

un año fiscal, el
usuario deberá tener
consolidado las dos
bases de datos de los
dos períodos
académicos. Cabe
destacar, que cada uno
de los procesos se
realiza internamente es
decir, se programó para
que cada botón realice
la función señalada en
los módulos.
Una vez que se hace clic sobre

este botón aparecerá la siguiente figura
en la caula se deberá registrar la
información acerca del primer periodos
académico.
El usuario debe seleccionar los datos dispuesto en una

hoja de Excel y los cargará seleccionado el asterisco de la
siguiente figura y seleccionar la opción pegar como se
muestra a continuación:
C.I: 15.695.743
La carga del segundo período se realiza de igual

manera
Una vez cargada la data del primer

trimestre el sistema automáticamente realiza
la identificación de los duplicados, de debe
tomar en cuenta que el sistema
reconoce como duplicados solo aquellos estudiantes que
cursan una misma especialidad y se encuentran dos veces
registrados. El sistema no reconoce como duplicado aquellos
estudiantes que cursan dos especialidades diferentes.
De confirmarse la existencia de registros duplicados

el usuario deberá eliminar del primer periodo académico
tales registros. Este procedimiento es idéntico para el
segundo periodo, debido a que se concibió igual número de
variables, igual esquema, igual codificación que en el
primer periodo.
Esta instrucción realiza el cruce de datas del primer

y segundo periodo, el sistema está
programado para tomar aquellos
estudiantes que se inscribieron en ambos
periodos académicos.
Esta instrucción cruza los dos

periodos académicos y muestra los
estudiantes que se inscribieron en el primer
periodo y no se inscribieron en el segundo, es
posible que sean estudiantes que terminaron
C.I: 15.695.743
materias y están esperando acto de grado en el mes de

diciembre o caso contario son estudiantes que desertaron
para el segundo periodo académico, aquí se encuentra la
razón de cubrir e investigar la trayectoria de la matricula.
Esta instrucción cruza los dos periodos

académicos y muestra los estudiantes que se
inscribieron en el segundo periodo y no se
inscribieron en el primer, es posible que sean
estudiantes nuevo ingreso o caso contario son
estudiantes que se reincorporaron para el segundo periodo
académico, aquí se encuentra la razón de cubrir e investigar
la trayectoria de la matricula nuevamente.
Hasta este último procedimiento se tiene un control

sobre la matricula por período académico. El modulo
siguiente contextualiza la matricula anualizada.
El usuario deberá entre otras

cosas organizar las datas de egresados
para el año fiscal trabajado y resumirla en
una sola data, la cual se agrega en el
siguiente botón, el procedimiento es el
mismo para el ingreso de los períodos.
Una vez cargado los egresados el sistema

automáticamente cruza la información con la matrícula
anualizada que esta construida solo con los
periodos académicos, al hacer clic sobre este
botón se podrá confirmar si los egresados se
encuentran o no en la matrícula
anualizada. De ser cierta tal afirmación el usuario deberá
incluirla en la matricula anualizada, este procedimiento se
encuentra en el siguiente modulo:
C.I: 15.695.743
En el documento “Lineamientos generales para la

gestión estadística” se contextualiza la organización de la
matricula para un año fiscal. Para ejemplificar el proceso
se requiere utilizar los términos de lapso A como I periodo
académico y lapso B como II periodo académico, el documento
expresa los siguiente (p.15):
La matrícula desde el punto de vista de la teoría de

conjuntos
Concepto de unicidad: significa que los elementos son

único e irrepetibles. Este concepto se considera en la
matrícula, y por lo tanto, los estudiantes deben ser
contados una sola vez excepto aquellos estudiantes que
cursan dos especialidades simultáneamente; por ejemplo, el
siguiente diagrama de Venn, muestra dos lapsos académicos A
y B y el un conjunto de egresados. El lapso A está compuesto
por 7 elementos: a, b, c, d, e, f, y. El lapso B está
compuesto por 8 elementos: d, e, f, g, h, i, j, z. El
conjunto de egresados esta formado por 4 elementos: a, m, n
y.
DIAGRAMA DE VENN
LAPSO A
LAPSO B EGRESADOS
a b
d j
g h n
e f d y
c i f
e a
y z m
7 ELEMENTOS 8 ELEMENTOS 4 ELEMENTOS
Este diagrama de VENN trata de algún modo modelar la

situación que ocurre en los diferentes Institutos que
conforman a la UPEL, se trabajo de tal manera que
corresponda a las necesidades y experiencia de los mismos.
C.I: 15.695.743
Los elementos que se encuentran

LAPSO A LAPSO B
en ambos lapsos son: d, e y f. Al
a b unir los conjuntos del lapso A
d h
con el conjunto del lapso B
c e f g j
y z i obtenemos un total de 12
elementos, como se muestra en la
12 ELEMENTOS
siguiente figura, por lo tanto,
se cumple el concepto de unicidad
para los lapsos académicos.
Para obtener el total de la matrícula durante el año

fiscal se debe tomar en cuenta los egresados de ese año. En
el siguiente diagrama se puede apreciar claramente los
elementos que van a formar
LAPSO A LAPSO B parte de la matrícula
b anualizada.
d h
Se puede observar que el
c e f g j
z i número de elementos que
ay
conforman al lapso A, unido al
n
número de elementos que
m
14 ELEMENTOS
conforman el lapso B, unido a
EGRESADOS los egresados es de 14
elementos. Cabe destacar, que los elementos n y m que están
contenidos en el conjunto de egresados y no se encuentran en
el lapso A y tampoco en el lapso B.
Esta situación sucede ya que los elementos n y m son

elementos que se encontraban en el lapso B del año anterior.
Sin embargo, se encuentran en los egresados para el año
fiscal y son considerados para nuestra matrícula anualizada.
Claro está que el sistema funciona con esta filosofía,

ya que en la Unidad de Registro y Análisis estadístico fue
donde se diseño el concepto de matrícula.
El siguiente módulo es la concreción de matrícula

anualizada.
C.I: 15.695.743
El siguiente módulo permitirá al usuario comparar la

matrícula del año fiscal anterior con los datos del año
fiscal. Por un lado tenemos la consistencia de los datos en
las variables registradas en el año anterior por ejemplo: la
especialidad que cursó el estudiante el año anterior con la
espacialidad que actualmente cursa. Por otro lado se puede
tener un mejor control de la deserción y la prosecución.
El usuario deberá mantener el mismo número d variables

en el orden que se especificó al principio de este manual,
una vez consolidad la información deberá registrarla donde
dice “Introduzca la matricula del año anterior”. El sistema
internamente realiza la ejecución de cada uno de los botones
dispuestos para tal acción.
C.I: 15.695.743
EPÍLOGO
Para todos mis colegas estadísticos
“Cuando el señor creo el mundo y las personas para

vivir en él, obra que de acuerdo a la ciencia moderna, llevo
mucho tiempo, podría muy bien imaginarme que razonó para si
de la siguiente manera: “Si hago todo predecible, estos
seres humanos, a los que he dotado de cerebro bastante
buenos, indudablemente aprenderían a predecirlo todo, y por
lo tanto no tendría aliciente para hacer nada, porque
reconocerían que el futuro está totalmente determinado y en
él no puede influir ninguna acción humana. Por otra parte,
si lo hago todo impredecible, gradualmente descubrirían que
no hay base racional para ninguna decisión y por lo tanto,
como en el primer caso, no tendrá motivos para hacer nada.
Ninguno de estos dos proyectos tiene sentido. Crearé, por lo
tanto, una mezcla de los dos. Que unas cosas sean
predecibles y otras impredecibles. Tendrán entonces, entre
muchas otras cosas, la importante tarea de saber cuál es
cual.”
E.F. SCHUMACHER£.

Sistema Depuracion Estadistica

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Importación de las tablas de Excel al ambiente de

Consultas para control de duplicados ................. 8

Consultas para cruzar información ................... 11

Ambiente bajo sql ................................... 15

Capítulo iii .......................................... 16

Agregar nuevas variables ............................ 16

Sistema de Depuración de Información Estadística ...... 18

Estructura del Sistema de Depuración de Información

El siguiente material que se presenta a continuación

El material antes mencionado hace referencia y se

Los ejemplos se presentaran por medio de capítulos de

No se pretende con este material cubrir todas las

Importación de las tablas de Excel al ambiente de

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