PRESENTACIÓN

El curso te brindará el conocimiento avanzado de Ms Excel que te ayudará a automatizar tus tareas,
para gestionar base de datos, aplicar controles de formularios para automatizar proceso de cálculo,
crear informes dinámicos profesionales sobre los datos obtenidos.

Usar herramientas de hipótesis para la toma de decisiones, a partir del ingreso de datos a variables
que devolverán diferentes resultados a analizar.

Al finalizar el curso, estarás en la capacidad de aplicar herramientas avanzadas de Ms Excel para

gestionar y consolidar base de datos protegiendo celdas y libros, personalizando el uso de las
herramientas a tus necesidades.

Además, estará apto para rendir el examen de certificación internacional de Microsoft Office
Specialist (MOS) Excel 2019 (Exam MO – 201).

METODOLOGÍA
El curso se desarrollará en la modalidad online, con un enfoque práctico basado en método de casos
en cada una de las sesiones virtuales en tiempo real, promoviendo la participación de los
estudiantes en un ambiente interactivo guiado por el instructor.

CONTENIDO TEMÁTICO:

Obtención de datos externos a la hoja de cálculo

Desde un archivo de texto

Texto en columnas

Protección de la información

Proteger hoja

Proteger libro

Gestión de base de datos

Ordenación de datos
Filtros automáticos
Filtros avanzados
ÍNDICE

1. OBTENCIÓN DE DATOS EXTERNOS A LA HOJA DE CÁLCULO.................................................. 5

1.1 Desde un archivo de texto ............................................................................................ 5
1.2 Texto en columnas ...................................................................................................... 13
2. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ...................................................................................... 16
2.1 Proteger hoja............................................................................................................... 16
2.2 Proteger libro .............................................................................................................. 17
3. GESTIÓN DE BASE DE DATOS ................................................................................................ 19
3.1 Ordenación de datos ................................................................................................... 19
3.2 Filtros automáticos ..................................................................................................... 26
3.3 Filtros avanzados......................................................................................................... 32
4. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 38
TEMA 01

GESTIÓN DE DATOS Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

El Office es una de las suites de mayor uso en el mundo y está compuesta por varias aplicaciones
que nos van a ser de gran ayuda en todo tipo de trabajos ofimáticos.

Tal vez los más usados de la suite son Ms Word, Ms PowerPoint, Ms Access o Ms Excel, debido a
que contienen herramientas de mucha utilidad en las tareas diarias del trabajo, o a nivel más
personal. Ms Excel, como ya tengas referencia es una hoja de cálculo muy potente en la que
podemos procesar todo tipo de información, convertir archivos a diferentes formatos, a pesar que
especialmente se centra en el tratamiento numérico.

Tener la posibilidad de trabajar con datos personales que debemos introducir a mano, y usando
una serie de fórmulas que pone a nuestra disposición. Pues, debemos mencionar que en el caso de
que se tenga que empezar una nueva hoja en la que deba ingresar una gran cantidad de datos
propios puede ser una tarea un tanto incómoda.

Es por ello que el propio Excel dispone de una interesante función de importación que nos va
permitir extraer los datos de otros archivos desde diversas fuentes que podemos usar, para así
evitar el tener que teclearlos a mano.

Asimismo, en este tema te brindamos los conocimientos en las herramientas de protección de la

información contenida a nivel de celdas, hoja de cálculo y libro. También comandos de gestión de
base de datos que permitan ser más eficientes al trabajar con listas de información de una
organización.

Al finalizar la sesión estarás en capacidad de usar y aplicar Ms Excel como una herramienta de
gestión empresarial a partir de la obtención de datos externos, proteger la información y gestionar
base de datos para la toma de decisiones de manera profesional según sus necesidades.
1. OBTENCIÓN DE DATOS EXTERNOS A LA HOJA DE CÁLCULO

Algunos sistemas de información exportan los datos en formato CSV. Un archivo CSV (valores
separados por comas) es un tipo especial de archivo que puede crear o editar en Excel. En lugar de
almacenar la información en columnas, los archivos CSV almacenan datos separados por comas.

También es usual encontrar datos en un archivo de texto con formato TXT, el cual podemos
importar a Excel sin ningún problema.

1.1 Desde un archivo de texto

A continuación, veremos el procedimiento para obtener datos de un archivo de texto a la
hoja de cálculo.

Procedimiento 1:

1. Clic en Archivo. Luego clic en Abrir y Examinar

• Buscamos el lugar donde se encuentra el archivo de texto que queremos abrir.

• Para encontralo más rápido, hacemos un filtrado seleccionándo la opción
Archivos de texto, que está encima del botón Abrir.
• Ahora, seleccionamos el archivo, en este caso Trabajadores.txt y luego lo
abrimos presionando el botón Abrir

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2. En esta ventana, se aprecia en la Vista previa, cómo están separados los datos. El
separador, puede ser tabulación, coma, etc. Para continuar, hacer clic en el botón
Siguiente.

3. Aquí, debemos seleccionar el separador apropiado y debemos ver en la ventana de Vista

previa el resultado. Si se separan según lo requerido, hacer clic en el botón Siguiente.

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4. Opcionalmente, a cada columna de datos se le puede aplicar un formato, caso contrario,
hacer clic en el botón Finalizar para concluir la importación de los datos.

Como se podrá observar, el resultado se hará en una nueva hoja de cálculo.

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 Procedimiento 2:

1. Seleccionar la opción De texto/CSV, de la ficha Datos

2. Ahora, debemos buscar el archivo de texto (Trabajadores.txt), seleccionarlo y abrirlo

haciendo clic en el botón Importar

3. En esta ventana, debemos seleccionar el separador apropiado y debemos ver el resultado

debajo.

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 En esta misma ventana, debemos importar los datos a la hoja, de la siguiente manera:

Hacer clic en el botoncito de la derecha de Cargar. Luego, Cargar en…

4. En esta ventana, hay que seleccionar la opciones Tabla (aunque aparece por defecto
marcado), Hoja de cálculo existente e indicar la dirección de celda dónde se importarán los
datos, en este caso la cela A1.

Luego, hacer clic en el botón Aceptar

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 El resultado será el siguiente:

Importación de datos desde un archivo CSV

Ahora, veremos la importación de un archivo CSV a la hoja de cálculo. El procedimiento es el
mismo que se ha hecho anteriormente.

1. Seleccionar la opción De texto/CSV, de la ficha Datos

2. Ahora, debemos buscar el archivo de texto (Trabajadores.csv), seleccionarlo y abrirlo

haciendo clic en el botón Importar

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3. En esta ventana, debemos seleccionar el separador apropiado y debemos ver el resultado
debajo.

Ahora, hacer clic en el boton de lista de la derecha de Cargar. Luego, Cargar en…

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4. En esta ventana, hay que seleccionar la opciones Tabla (aunque aparece por defecto
marcado), Hoja de cálculo existente e indicar la dirección de celda dónde se importarán los
datos, en este caso la celda A1.

Luego, hacer clic en el botón Aceptar

El resultado será el siguiente:

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1.2 Texto en columnas
Las herramientas de datos son opciones útiles para analizar, consolidar, validar y quitar elementos
contenidos en tablas, considerado como información.

Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja, podemos utilizar
el Asistente para convertir texto en columnas.

El éxito del proceso dependerá del tipo de delimitador del contenido de las celdas, el cual podrá
ser: un espacio o un caracter (como una coma, un punto o un punto y coma) o puede dividirlo en
función de la ubicación especifica de un salto de columna de datos.

Aplicación 1:

La empresa Trilce S.A. solicita dividir los contenidos de la información de los trabajadores en varias
columnas, teniendo como delimitador el carácter coma (,), según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Solicita dividir los contenidos de la información de los trabajadores en varias columnas.

 El delimitador de la información es la coma (,).

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 Solución:
1. Seleccionar el rango de datos a dividir, para este caso (A1:A26).
2. Seleccionar la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, clic en el botón Texto en
columnas.

3. Utilizar el Asistente para convertir texto en columna – paso 1 de 3, seleccionar el tipo de

archivo (Delimitados) y luego clic en Siguiente.

4. En la siguiente ventana del Asistente para convertir texto en columna – paso 2 de 3,

seleccionar el tipo de delimitador (Coma) y luego clic en Siguiente.

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5. En la siguiente ventana del Asistente para convertir texto en columna – paso 3 de 3,
seleccionar el Formato de datos de la columna (General), luego en Destino elegir donde desea
que se muestre los resultados y finalmente clic en el botón Finalizar.

6. Se muestra el resultado final.

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2. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

2.1 Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le

permiten controlar ¿quién puede acceder y modificar los datos de Excel?
Los comandos de la ficha Revisar le permitirá proteger un archivo completo (libro) para que
sólo los usuarios autorizados puedan ver o modificar sus datos (el más alto nivel de
protección). También puede proteger cierta hoja o elementos de un libro para evitar que los
usuarios accidentalmente o deliberadamente cambiar, mover o borrar datos importantes. La
protección de datos es especialmente importante cuando los archivos se comparten y son
editados por varios usuarios.

2.2 Proteger hoja

Los resultados obtenidos en una hoja de cálculo son producto de simples o complicados
procesos que exigen ser protegidos de modificaciones o vulneraciones accidentadas o mal
intencionadas. Existen distintos niveles de protección dentro de un Libro de Excel disponibles
según las necesidades de los usuarios.

Procedimiento:

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, hacer clic en Proteger hoja.

2. Ingresar contraseña y activar las casillas que permitan al usuario liberar de la protección
el elemento, atributo o recurso que necesita. Luego, hacer clip en el botón Aceptar.

 Las casillas activan no respetan la protección.

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 3. Para finalizar, Confirmar contraseña y hacer clic en el botón Aceptar

2.3 Proteger libro

Proteger la estructura de un libro
Impide que otros usuarios realicen cambios en la estructura del libro, como mover, eliminar
o agregar hojas. El procedimiento es el siguiente:

1. Hacer clic en la ficha Revisar. Luego, clic en Proteger libro

2. Escribir contraseña y luego, hacer clic en el botón Aceptar

3. Finalmente, Confirmar contraseña. Luego, clic en el botón Aceptar

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Cifrar un libro de trabajo
Permite proteger todo el libro. Este procedimiento permite guardar el libro con una
contraseña. El Procedimiento es el siguiente:

1. Haz clic en el botón Archivo. luego en la opción Proteger libro

2. Ahora, hacer clic en la opción Cifrar con contraseña

3. Ingresar una contraseña y Aceptar. Luego, confirmar la contraseña y Aceptar.

4. Finalmente, Guardar el documento.

 Para comprobar que el libro está protegido con contraseña, cerrar el libro y volver
abrirlo, y verán que pide contraseña.

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3. GESTIÓN DE BASE DE DATOS

Microsoft Excel tiene comandos que permiten la gestión de datos en la organización de la

información, además las herramientas de datos que permiten analizar datos.

3.1 Ordenación de datos

MS Excel permite la organización de la información, como ordenar, filtrar y esquematizar.

También es importante conocer sobre:

¿Qué es una base de datos en Excel?

Es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en los cuales la primera fila contiene
los títulos de las columnas (nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados.

Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, clientes,
ventas, etc.

Donde:

 Campos: Son las columnas de la base de datos y contienen un mismo tipo de información.
 Registros: Son las filas de la base de datos y contienen un conjunto de registros
relacionados a un mismo elemento.

Campos

Registros

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Ejemplos:

Base de datos de biblioteca, productos, artículos, servicios, empleados, clientes, proveedores,

pacientes, alumnos, trabajadores, etc.

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de
nombres en orden alfabético, compilar una lista de sueldos de mayor a menor u ordenar filas por
colores o por íconos.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de
mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas.

Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos
más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

En Microsoft Excel se puede ordenar datos por dos métodos:

 Ordenar por un campo.

 Ordenar por más de un campo.
1. Clic en la ficha datos

2. En el grupo ordenar y filtrar

a. Ordenar por un campo.

b. Ordenar por más de un campo.

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Aplicación 1:

El director de gestión del talento humano de la empresa Trilce, solicita ordenar los registros por el
campo Lugar Procedencia, en forma ascendente (A a Z), según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Ordenar los registros por el campo Lugar Procedencia, en forma ascendente (A a Z).

Solución:
1. Selecciona el campo Lugar Procedencia (celda G3)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar (A a Z)

Se muestra ordenado, los resultados de los registros alfabéticamente del campo Lugar
Procedencia.

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 Recuerde que cada nueva ordenación hará que la anterior ordenación se desordene, puesto que
solo se está ordenando por un solo campo.

Aplicación 2:

El director de gestión del talento humano de la empresa Trilce, solicita ordenar los registros por
varios campos simultáneamente: A partir del campo Estado Civil (Z a A), luego por el campo Área
(A a Z) y finalmente por el campo Sueldo (Menor a Mayor), según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Ordenar los registros por varios campos simultáneamente: A partir del campo Estado Civil (Z a
A), luego por el campo Área (A a Z) y finalmente por el campo Sueldo (Menor a Mayor).

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Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda G10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar.

3. Configurar los niveles de ordenación:

 En la opción Ordenar por: Elija el primer campo (Estado Civil) con el criterio de
ordenación (Z a A). Clic en Agregar nivel, para establecer el segundo nivel de
ordenar.
 En la opción Luego por: Elija el segundo campo (Área) con el criterio de ordenación
(A a Z). Clic en Agregar nivel, para establecer el tercer nivel de ordenar.
 En la opción Luego por: Elija el tercer campo (Sueldo) con el criterio de ordenación
(De menor a mayor).
 Clic en el botón Aceptar.

4. Los resultados se muestran en la siguiente imagen.

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 000
0

Aplicación 3:

El director de gestión del talento humano de la empresa Trilce, solicita ordenar los registros por el
campo Área teniendo en cuenta una lista de orden como se detalla (PRODUCCIÓN, CAJA, ALMACÉN,
VENTAS, ENVASADO, GERENCIA), según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Ordenar los registros por el campo Área teniendo en cuenta una lista de orden como se detalla
(PRODUCCIÓN, CAJA, ALMACÉN, VENTAS, ENVASADO, GERENCIA).
Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda G10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Ordenar.

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3. Seleccionar lista personalizada:
 En la opción Ordenar por: Elija el campo (Área).
 En Orden, clic en cuadro de opciones y clic en Lista personalizada.

4. Definir lista personalizada.

 Ingresar los datos en Entradas de lista, de acuerdo al orden que desea y clic en el
botón Agregar.

 Se visualiza la nueva lista y ahora clic en el botón Aceptar.

5. En la ventana Ordenar, clic en el botón Aceptar

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 6. Los resultados de la Lista personalizada se muestran en la siguiente imagen.

3.2 Filtros automáticos

Use el filtro automático para buscar valores, o para mostrar u ocultar valores, en una o más
columnas de datos. Puede filtrar según las opciones que realice de una lista o buscar para encontrar
los datos que desea. Al filtrar los datos, se ocultarán las filas completas si los valores de una o más
columnas no cumplen los criterios de filtrado.

Activar Filtro en un rango de datos

 Seleccionar celda: Es decir haga clic en cualquier celda dentro de la lista de información.
 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, clic en Filtro.

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  En los campos se activa la lista desplegable, las cuales permiten realizar los filtros (criterios
de filtrado).

Aplicación 1:

El gerente general de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a todos los
trabajadores Solteros de la ciudad de Lima, según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Filtrar a todos los trabajadores Solteros de la ciudad de Lima.

Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda C10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Filtro.

3. En el campo Estado civil, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el primer
filtro (SOLTERO).
 Clic en la opción Seleccionar todo para desmarcar todas y luego seleccione sólo el
criterio (condición) del filtro (SOLTERO).
 Luego clic en el botón Aceptar.

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  Resultado del filtro SOLTERO.

4. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

segundo filtro (LIMA).
 Clic en la opción Seleccionar todo para desmarcar todas y luego seleccione sólo el
criterio (condición) del filtro (LIMA).
 Luego clic en el botón Aceptar.

 Resultado del filtro LIMA.

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 5. El resultado del filtro (SOLTERO y LIMA) se muestra en la imagen:

Borrar un filtro

 Seleccionar celda: Es decir haga clic en cualquier celda dentro de la lista de información
con Filtros.
 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, clic en botón Borrar.

Aplicación 2:

El gerente general de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a todos los
trabajadores que tengan un sueldo (>=3000), según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Filtrar a todos los trabajadores con Sueldo (>=3000).

Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda C10).
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Filtro.

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3. En el campo Sueldo, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el filtro (>=3000).
 Seleccionar Filtros de número y luego clic en Mayor o igual que…

 Luego en la ventana de Autofiltro personalizado ingresar el valor de 3000 y luego

clic en el botón Aceptar.

4. Resultado del filtro de los trabajadores con Sueldo (>=3000).

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Aplicación 3:

El gerente ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores por el campo Lugar procedencia que pertenecen a (Lima o La Libertad), según se
muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Filtrar a los trabajadores por el campo Lugar Procedencia que pertenecen a (Lima o La Libertad).
Solución:
1. Selecciona cualquier celda de la información (ejemplo celda G10)
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Filtro.

3. En el campo Lugar Procedencia, se activa la lista desplegable, el cual permite realizar el

filtro.
 Seleccionar Filtros de texto y luego clic en Es igual a …

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  Luego en la ventana de Autofiltro personalizado ingresar los textos LIMA o es igual
a LA LIBERTAD y luego clic en el botón Aceptar.

4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen a (LIMA o LA LIBERTAD). Se

encontraron 10 de 25 registros.

3.3 Filtros avanzados

En Excel puedes realizar filtros de datos totalmente personalizados, proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado, cuyos resultados podemos llevarlo a otro lugar de la misma hoja o incluso a otra
hoja de Excel.

Tabla de criterios en un filtro avanzado

Permite definir el campo (s) y la (s) condición (es) del filtro avanzado.

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Aplicación 1:

El gerente de ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores que pertenecen a ENVASADO del campo Área, según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Filtrar a los trabajadores que pertenecen a ENVASADO del campo Área.

Solución:
1. Selecciona la celda N7 donde se van a mostrar los resultados.
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Avanzadas.

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 3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.
Donde:
 Rango de lista: es toda la información de los trabajadores a tomar en cuenta,
automáticamente se muestra el rango ($A$3:$K$28).
 Rango de criterios: son las celdas con el campo y criterio, seleccionar las celdas
($N$4:$N$5).
 Copiar a: es la ubicación donde se mostrará los resultados del filtro ($N$7:$X$7)..
Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
 Finalmente, clic en Aceptar.

4. Resultado del filtro de los trabajadores que pertenecen al Área de ENVASADO.

Aplicación 2:

El gerente de ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores que tienen como Lugar de Procedencia LIMA y con un Sueldo > 2600, según se
muestra en la imagen:

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Desarrollo:

 Filtrar a los trabajadores que tienen como Lugar de Procedencia LIMA y con un Sueldo > 2600.
 Se considera el criterio Y en el desarrollo.

Solución:
1. Selecciona celda N7 donde se va a mostrar los resultados.
2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Avanzadas.

3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.

Donde:
 Rango de lista: es toda la información de los trabajadores a tomar en cuenta,
automáticamente se muestra el rango ($A$3:$K$28).
 Rango de criterios: son las celdas con el campo y criterio, seleccionar las celdas
($N$4:$O$5).
 Copiar a: es la ubicación donde se mostrará los resultados del filtro ($N$7:$X$7).
Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
 Finalmente, clic en Aceptar.

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 4. Resultado del filtro de los trabajadores que tienen como lugar de procedencia LIMA Y con
un Sueldo > 2600.

Aplicación 3:

El gerente de ventas de la empresa Trilce está solicitando un reporte que permita filtrar a los
trabajadores que tienen como Estado civil SOLTERO o que pertenecen al Área de PRODUCCIÓN,
según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Filtrar a los trabajadores que tienen como Estado civil SOLTERO o que pertenecen al Área de
PRODUCCIÓN. Se considera el criterio O en el desarrollo.
Solución:
1. Selecciona celda N8 donde se va a mostrar los resultados.

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2. Seleccionar ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, hacer clic en botón Avanzadas.

3. Filtro avanzado, ingresar los datos solicitados.

Donde:
 Rango de lista: es toda la información de los trabajadores a tomar en cuenta,
automáticamente se muestra el rango ($A$3:$K$28).
 Rango de criterios: son las celdas con el campo y criterio, seleccionar las celdas
($N$4:$O$6).
 Copiar a: es la ubicación donde se mostrará los resultados del filtro ($N$8:$X$8).
Además, antes se activó la opción de Copiar a otro lugar.
 Finalmente, clic en Aceptar.

4. Resultado del filtro de los trabajadores que tienen como estado SOLTERO O pertenecen al
área de PRODUCCIÓN.

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4. BIBLIOGRAFÍA

 https://es.pdfdrive.com/microsoft-excel-2016-manual-avanzado-d189740769.html
 https://guiatributariaperu.com/2019/07/18/manual-de-excel-completo-y-avanzado-
descargar-gratis-18-07-2019/
 http://www.cece.org/Material-Teorico-Excel-2019.pdf

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