CENTRO DE CAPACITACIÓN Y

CALIDAD CIUDAD OBREGÓN

Coordinación de Informática

Capacitación en Informática
Avanzado de Excel 2010

Material Didáctico de Apoyo para el Participante

Índice
Presentación............................................................................................................3
Excel 2010 Avanzado...............................................................................................4
Módulo I FILTROS AVANZADOS.............................................................................5
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................5
CRITERIOS..........................................................................................................................6
PROCEDIMIENTO PARA HACER UN FILTRO AVANZADO..............................................................7
Módulo II FUNCIONES AVANZADAS.........................................................................9
INTRODUCCIÓN...................................................................................................................9
FUNCIONES BUSCARV..........................................................................................................9
FUNCIÓN “SI”...................................................................................................................11
SI ANIDADOS....................................................................................................................12
FUNCIÓN “Y”.....................................................................................................................12
FUNCIÓN “O”.....................................................................................................................13
FUNCIÓN SI CON Y.............................................................................................................14
FUNCIONES ANIDADAS EN OTRAS FUNCIONES.......................................................................15
Módulo III TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS......................................................17
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................17
PROCEDIMIENTO PARA CREAR TABLAS DINÁMICAS.................................................................18
MODIFICAR UNA TABLA DINÁMICA.......................................................................................22
APLICAR FILTROS A UNA TABLA Y GRÁFICO DINÁMICO............................................................22
OBTENER CÁLCULOS EN UNA TABLA DINÁMICA......................................................................23
GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS.....................................................................................24
ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA..........................................................................................24
Módulo IV VALIDACIÓN DE DATOS.............................................................25
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................25
TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR...........................................................................25
VALIDAR CON NÚMERO ENTERO:..........................................................................................25
VALIDAR POR FECHA..........................................................................................................26
VALIDAR CON LISTA DESPLEGABLE......................................................................................27
ELIMINAR VALIDACIÓN.......................................................................................................29
MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS..................................................................................29
Módulo V PROTECCIÓN DE DATOS............................................................34
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................34
PROTEGER ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO................................................................34
QUITAR LA PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO........................................35
PROTEGER ELEMENTOS DE UN LIBRO....................................................................................35
QUITAR LA PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE UN LIBRO...........................................................36
 Presentación

El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de

Trabajadores del Seguro Social, comprometidos con la superación y actualización del
personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y
de Programas Institucionales que se vinculen a la solución de los problemas de la
operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.

En este contexto la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y

Calidad cumple con la tarea de elaborar los Materiales de Apoyo Didáctico del Participante
para sustentar los cursos de los Planes de Capacitación en Informática que integran el
programa de trabajo de esta Coordinación y que están abiertos a todos nuestros
compañeros trabajadores.

A continuación se presenta el Material de Apoyo Didáctico del Participante “Excel 2010

Avanzado”, que ha sido elaborado con información, actualizada así como el sustento
pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y
facilitar el aprendizaje de los trabajadores, que implica la autosuficiencia en la operación de
herramientas para el procesamiento de Hojas de Cálculo, desde el inicio de la aplicación, el
formato a la Hoja, el tratamiento a los datos, la reproducción en impresora o archivos y el
guardado del documento.

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 Excel 2010 Avanzado

Objetivo General: Al término del curso el participante utilizará las herramientas

avanzadas de la hoja de cálculo como: Funciones Avanzadas, Tablas
dinámicas, Gráficos dinámicos, Validación de datos y Protección de
datos, para obtener resultados que resuelvan problemas específicos en
sus actividades laborales y personales.

Dirigido: Personal de áreas contables, financieras, estadísticas, actuariales, etc.,

que utilizan una hoja de cálculo para realizar sus tareas diarias.

Requisitos: Cursos “Introducción al uso y operación de las Microcomputadoras” y

“Básico de Excel”, con lo que seguirá un proceso continuo de
enseñanza-aprendizaje.

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Módulo I FILTROS AVANZADOS
Objetivo específico: El participante podrá extraer información de una base de datos por medio
de filtros avanzados.

INTRODUCCIÓN
Suponga que usted necesita realizar una búsqueda en una hoja de cálculo con 5,000 filas de
datos sobre infinidad de productos de proveedores de todo el mundo. Desea buscar todos los
productos de un determinado proveedor, pero están dispersos por la hoja de cálculo y no
dispone de mucho tiempo. Bien, entonces ha llegado el momento de aprender a filtrar en Excel.
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Los filtros seleccionan los datos que cumplen los criterios que haya
especificado y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que desea ver y para ello sólo es necesario
un clic. ¿Por qué leer filas y filas de datos para localizar la información que busca cuando Excel
es capaz de encontrarla rápidamente? Los criterios son condiciones que se especifican para
limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro A
diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se desea mostrar. Los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto
quite el filtro, volverán a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes. Además,
puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro
adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos. Microsoft Excel
proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

 Autofiltro: que incluye filtrar por selección, utilizando criterios simples.

 Filtro avanzado: para criterios más complejos

Filtros avanzados

Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el Auto-

filtro, pero a diferencia de este, no muestra listas
desplegables para las columnas. En lugar de ello, usted
deberá escribir los criterios según los cuales desea filtrar los
datos en un rango de criterios independiente. Un rango de
criterios permite filtrar criterios más complejos. Para filtrar un
rango de celdas utilizando criterios complejos, utilice el
comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Datos.

El comando Avanzadas funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos
importantes:

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado

en vez del menú de Autofiltro.

Para poder hacer filtros avanzados se debe de

tener tres elementos:

1. Base de datos: Matriz donde se tienen

los datos a utilizar.
2. Criterio o criterios: Especificaciones
utilizadas para buscar la información.

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 3. Salida: Área donde se pondrán los resultados extraídos.

CRITERIOS
Copie las etiquetas de las columnas de la lista en la primera fila del rango de criterios.

Comience a introducir los criterios en la fila situada justo debajo de las etiquetas de las
columnas. Puede introducir texto, números, fechas o valores lógicos y operadores de
comparación como < y >. Si desea encontrar los valores mayores o iguales que un valor
determinado, utilice el operador >=, Por ejemplo “>=1000” busca todos los valores mayores o
iguales que 1000 en la columna especificada; del mismo modo, “<C” busca todas las entradas
que comienzan por “A” o por “B”.

Puede introducir valores en más de una columna y en más de una fila. Si lo hace, Excel los
interpretará del siguiente modo:

 Si introduce valores en más de una columna de una misma fila, Excel buscará los
registros que cumplan todos los valores especificados en la fila, lo que equivale a un Y
lógico.
 Si introduce valores en la misma columna y en diferentes filas, Excel mostrará los
registros que coincidan con cualquiera de estos valores, lo que equivale a un O lógico.
En esencia, cada fila del rango de criterios equivale a una única condición y combinando las
diferentes condiciones podrá crear muchos filtros diferentes para una lista.
 Varias Condiciones para una Columna: escriba cada condición en una celda diferente
bajo la etiqueta de la columna en el rango de criterios.

 Una Condición en varias Columnas: introduzca cada condición bajo la etiqueta de la

columna correspondiente, todas en la misma fila. Generalmente, es mucho más fácil
aplicar un autofiltro para obtener este mismo resultado.

 Varias Condiciones en varias Columnas: introduzca cada conjunto de condiciones en

su propia fila del rango de criterios y Excel buscará todas las filas de la lista que cumplan
cualquiera de los conjuntos de condiciones. Con Autofiltro es casi imposible replicar este
tipo de condición.

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PROCEDIMIENTO PARA HACER UN FILTRO AVANZADO.
1. Tenga la Base de datos en una hoja de cálculo
2. Separado de la base de datos, a mínimo tres filas, escribir los criterios, copiando los
encabezados de la base de datos.
3. Por otra parte, también se debe separar del área de criterios, a mínimo tres filas, el área
de salida, copiando también los encabezados necesarios de la siguiente forma.

Ejemplo Filtro Avanzado.

Esta es la base de datos, está en la hoja Base, en el rango de A1:G15

Después, se establecen los criterios, en la misma hoja base, en el rango A19:G21. Se copia,
de la base de datos, los encabezados y en la parte inferior del encabezado que se desee, se
pone el criterio. En este ejemplo, se puso debajo de PUESTO Médico, para buscar al personal
con este puesto; debajo de SUELDO se pusieron dos condiciones >1500 y <15000; y debajo
de DEL se pusieron dos datos HGO Y ZAC. Por lo tanto se buscaran, con todo esto, los
Médicos de HGO que ganen mayor que 15000 y de ZAC, que ganen menor que 15000

Finalmente, se establece el área de salida, en la misma hoja base, en el rango

A24:G24 . Se copia, de la base de datos, los encabezados.

Cuando
ya se
tenga
todo esto,
se procede
a la siguiente acción, dentro de cualquier área de la hoja de cálculo, se debe buscar el
comando Avanzadas, dentro de la ficha datos, grupo Ordenar y Filtrar. Con este comando
saldrá el siguiente cuadro de diálogo, donde se hará lo siguiente:

Clic en la Ficha Datos > Grupo Ordenar y filtrar > Icono Avanzadas.

1. En la parte de Acción vamos a seleccionar Copiar a otro lugar, para que el resultado
extraído lo arroje a otra área de salida
2. En Rango de lista se elige o se escribe el rango o el nombre de la base de datos
3. En Rango de Criterio se elige o se escribe el rango o el nombre done se encuentra el
área de criterio

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 4. Por último en copiar a se escribe el rango o el nombre done se encuentra el área de
salida, donde se pondrá la información resultante.
5. Finalmente se le da Aceptar.

Este es el resultado que saldrá después de hacer el filtro avanzado.

Módulo II FUNCIONES AVANZADAS

Objetivo específico: El participante conocerá algunas funciones avanzadas importantes que

son necesarias para aplicarlas en la hoja de cálculo.

INTRODUCCIÓN
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura que se denomina sintaxis.
Una función normalmente precede a uno o más argumentos y le ayuda a describir la
operación que está realizando. Un argumento proporciona la información indicando a la
función qué datos debe calcular y qué operaciones debe realizar.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Además de
la función SUMA, Excel cuenta con más de doscientas funciones de diferentes categorías
tales como financieras, lógicas, de fecha y hora, de texto, estadísticas, matemáticas y
trigonométricas, de información, de bases de datos, etc., que resuelven las necesidades más
frecuentes de distintas disciplinas.

FUNCIONES BUSCARV

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 . La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los
valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos
que desea buscar.
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de
los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error
#N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores
que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las
mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no
localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según
un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no
devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea Ordenar datos.
Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o
más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor
encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error
#N/A.
Observaciones:
Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de
que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso
incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o “), y de que no haya
caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado
o incorrecto.
Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera
columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese
caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los
caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un
signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

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Ejemplo de Función BUSCARV

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FUNCIÓN “SI”
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis: =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Prueba_lógica   es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o

FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero    es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto"
y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto
"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la
palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso    es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto
excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir,
después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si
prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor
0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI
devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se
evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
La forma de uso de la función SI es la siguiente:
=SI(Condición,Valor Verdadero,Valor Falso)
Si la condición se cumple se ejecuta el Valor Verdadero
Si la condición no se cumple se ejecuta el Valor Falso

Ejemplo de la Función “SI”

Tenemos una
lista de
alumnos a los
cuales
queremos

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ponerles un calificativo de acuerdo a su calificación, la función SI es la opción adecuada a
utilizar.

SI ANIDADOS
En algunos casos, pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando
se utiliza una función como un argumento o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor
que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto,
Excel presentará el valor de error #¡VALOR!

Una fórmula puede contener como máximo 64 niveles de funciones anidadas. Si la Función B
se utiliza como un argumento en la Función A, la Función B es una función de segundo nivel.
Si la Función B contiene la Función C como un argumento, la Función C será una función de
tercer nivel.

La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función seguido de un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la
función inicia con una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.

Sintaxis:

=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))

Donde: “x” es el valor verdadero ; “y” es el valor falso

Nota: Sólo se pueden anidar un máximo de 64 funciones.

Ejemplo de Función SI Anidada

En el siguiente ejemplo deseamos colocar un CALIFICATIVO al participante de acuerdo a las

siguientes condiciones: Si su CALIFICACIÓN es menor que 6, REPROBADO, igual a 6,
SUFICIENTE (S), igual a 7, REGULAR (R), igual a 8, BIEN (B), igual a 9, MUY BIEN (MB),
igual a 10, EXCELENTE (E).

FUNCIÓN “Y”
La función Y es una función lógica que devuelve VERDADERO si todos los argumentos son
VERDADERO y devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis: =Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

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Valor_lógico1, Valor_lógico2, ...   son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Observaciones

 Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o
bien deben ser matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y
columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es
un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) o referencias que contengan
valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores
se pasarán por alto.
 Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de
error #¡VALOR!.

Ejemplo: Se aplicará la función Y, para que nos ponga un verdadero si los alumnos de la
tabla siguiente son de sexo Femeninos y su calificación es aprobada, mayor o igual a 6

Ejemplo: Uso de la Función “Y”

Se nos presenta la siguiente lista en donde se registra un grupo de alumnos de ambos sexos
con sus calificaciones obtenidas. En la columna “E” deberán aparecer como VERDADERO sólo
las mujeres que tengan calificación aprobatoria; los varones y las mujeres reprobadas
aparecen con resultado FALSO.

Solución: Puesto que existen dos

condiciones a cumplir.

a) Que sean mujeres.

b) Que estén aprobadas.

Además, conociendo que la función “Y”

da resultado VERDADERO siempre que
ambas pruebas lógicas sean
verdaderas, por lo tanto, es la función que necesitamos. En la columna E colocamos la
fórmula: = Y(B3=”F”,C3>=6) como se muestra en la figura.

FUNCIÓN “O”

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La función lógica O devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis: =O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ...   son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y

que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Ejemplo 2: Uso de la Función “O”

En este ejemplo deseamos que aparezcan con resultado VERDADERO todas las mujeres o
calificaciones que hayan aprobado. Los
varones reprobados aparecerán con
resultado FALSO.

Solución: Sabemos que la función “O” da

como resultado VERDADERO si por lo
menos alguna de sus pruebas lógicas es
verdadera y el resultado es FALSO cuando
ambas pruebas lógicas son falsas. La
fórmula que debemos aplicar en la columna F es =O(B3=”F”,C3>=6).

El resultado obtenido en ambos ejemplos puede verse en la tabla.

FUNCIÓN SI CON Y
Sintaxis:

=SI(Y(condición1,condición2),valor verdadero, valor falso)

Al igual que la función SI anterior el valor verdadero se ejecuta siempre y cuando las dos
condiciones sean verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.

Ejemplo de Función SI con Y

En el siguiente ejemplo deseamos colocar un CALIFICATIVO al participante de acuerdo a las

siguientes condiciones: Si su calificación es mayor o igual que 6 y menor o igual a 10,
APROBADO, en caso contrario REPROBADO.

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Función si con y (anidada)

Sintaxis:
=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y
(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))

Donde “x” es el valor verdadero

Nota: Solo se pueden anidar un máximo de 64 funciones
Ejemplo de Función SI con Y anidada

FUNCIONES ANIDADAS EN OTRAS FUNCIONES

En algunos casos es necesario utilizar una función como argumento de otra. Por ejemplo,
esta forma de anidación de funciones en otras funciones es habitual con funciones lógicas
como SI en una hoja de cálculo de ventas que utilice para calcular un 5% de comisión

P á g i n a | 15
normal y un 2% adicional para los vendedores que superen su cuota cada trimestre y para
no pagar la comisión a los que no alcancen el mínimo anual. Si las cifras trimestrales del
primer vendedor se encuentran en la celda B3 y las cifras de ventas reales de cada trimestre
están en B4:B7, escriba la siguiente fórmula para realizar el cálculo en un único paso:
=SI(MIN(B4:B7)>B3,SUMA(B4:B7)*7%,SI(PROMEDIO(B4:B7)<B3,0,SUMA(B4:B7)*5%))

Observe que este ejemplo incluye tres niveles de anidación: las funciones SUMA y
PROMEDIO finales están anidadas en una función SI, que a su vez, es el argumento final de
la primera función SI. Las funciones MIN y SUMA son los dos primeros argumentos de la
primera función SI. Puede anidar una función en otra y en otra para lograr resultados muy
interesantes.
Al anidar las funciones, tenga en cuenta que la función anidada debe devolver el mismo tipo
de valor que el argumento al que sustituye. A diferencia de las fórmulas que contienen
constantes o referencias a celdas, que pueden incluir un número ilimitado de niveles de
anidación, las funciones de Excel admiten como máximo 64 niveles. Si necesita realizar más
cálculos de los que permite este límite, deberá dividir la fórmula en varios pasos e incluir
cada uno en una celda diferente.

Módulo III TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Objetivo Específico: Al finalizar el módulo II el participante empleará herramientas para
utilizar las tablas y gráficos dinámicos de Microsoft Excel 2010 que facilitará la interpretación
de la información de una base de datos

INTRODUCCIÓN
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la

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interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen.
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes
volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos
numéricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla
dinámica está especialmente diseñado para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas
para el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos
de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más
útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

A menudo utiliza un informe de tabla dinámica cuando desea comparar totales relacionados,
sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones
distintas con cada número. En el informe de tabla dinámica mostrado a continuación, puede
ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con
las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.

1. Datos de origen; en este caso, de

una hoja de cálculo

2. Valores de origen del resumen del

Trim3 de Golf en el informe de tabla
dinámica

3. Informe de tabla dinámica

4. Resumen de los valores de origen en

C2 y C8 desde los datos de origen

PROCEDIMIENTO PARA CREAR

TABLAS DINÁMICAS
1. Seleccione el interior de la base de datos
2. Ficha: Insertar
3. Grupo: Tablas
4. Comando: Tabla
5. Seleccionar la opción de tabla o rango de
datos
6. Elegir dónde se desea poner la tabla
dinámica.
7. Aceptar

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 8. Arrastre los campos al área donde se necesiten: Filtro, columnas, filas y valores.
9. Formatear la tabla

Nota: En el paso ocho de éste procedimiento, para hacer el arrastre de los campos de la
tabla dinámica en las áreas correspondientes, como se muestra en la figura, se debe de
pensar la problemática que se va a resolver con esta herramienta.

Ejemplo de tablas dinámicas:

Ejemplo 1

Problemática: La base de datos que mostraremos es referente a las ventas de dos tipos de
deportes Golf y Tenis, llevadas a cabo en dos trimestres, tres y cuatro. Por lo cual el informé
de tabla dinámico debe de mostrar las ventas por deporte, según trimestre.

Esta es la base de datos que utilizaremos para administrar las ventas.

Deporte Trimestre Ventas

Golf Trim 3 1500
Golf Trim 4 2000
Tenis Trim 3 600
Tenis Trim 4 1500
Tenis Trim 3 4070
Tenis Trim 4 5000
Golf Trim 3 6430

Solución: En el paso ocho del procedimiento se hará lo

siguiente.

 El campo Deporte se arrastra al área de Rótulos de

fila para que muestre en los encabezados de las filas
los dos nombres de deportes
 Y el campo Trimestres se arrastra al área Rótulo de
columna, para que muestre en los encabezados de
columnas el nombre de los dos trimestres.
 El campo Ventas se arrastra al área de valores para
que sea el dato que se contabilice, como suma,
promedio, contar, máx., min, etc.

Este sería el resultado del informe de la tabla dinámica obtenido, en él se pueden visualizar
claramente la suma de las ventas de Golf y Tenis, por cada uno de los trimestres. Así mismo
se muestra una gráfica dinámica producto del resultado de la tabla dinámica.

Ventas presentadas en 3er y 4to tri-

mestre en Golf y Tenis
10000
8000
6000 Trim 3
Ventas

4000 Trim 4
2000
0
Golf Tenis
Deportes

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Ejemplo 2

Problemática: La base de datos mostrada a continuación registra a un grupo de

trabajadores IMSS con su: Matrícula, Nombre, Puesto, Sueldo, Del (Delegación), Antigüedad
Años y Fecha de Ingreso. El resultado del informe de tabla dinámico debe mostrar la
Cantidad de Personal por Puesto según Delegación

A continuación podemos ver la Base de Datos que utilizaremos para el ejemplo.

ANTIGÜEDAD FECHA
MAT NOMBRE PUESTO SUELDO DEL
AÑOS INGRESO
10 HUGO INGENIERO $ 9,000.00 AGS 11 01/10/1995
7 AMALIA SECRETARIA $ 6,000.00 DF 15 16/01/2000
12 ALEJANDRO ACTUARIO $10,000.00 DF 20 16/05/1993
1 PACO ACTUARIO $12,000.00 DF 26 01/12/1978
8 LUCÍA MÉDICO $13,000.00 DF 3 01/09/2002
11 SILVIA CONTADOR $ 6,000.00 HGO 7 16/03/1990
3 BETY CONTADOR $12,000.00 HGO 10 01/06/2000
2 ANA MARÍA MÉDICO $15,000.00 HGO 12 16/08/1998
5 MANUEL MÉDICO $16,000.00 HGO 13 16/08/1998
6 CARMEN SECRETARIA $ 4,000.00 MOR 17 01/02/1998
13 ALBERTO INGENIERO $ 9,000.00 YUC 15 01/09/1997
14 ALFONSO MÉDICO $ 8,000.00 ZAC 8 01/08/2005
4 LUÍS INGENIERO $10,000.00 ZAC 8 16/10/1990
9 ALEJANDRA CONTADOR $17,000.00 ZAC 25 16/12/2003

Solución: En el paso ocho del procedimiento se hará lo

siguiente.

 El campo DEL se arrastra al área filtro de

informe, para que sea el punto de partida que
determinará el contenido del resto de la tabla
 El campo PUESTO, se arrastra al área de Rótulos
de fila para que muestre como los nombres de los
puestos en los encabezados de las filas.

 Además el mismo campo PUESTO , se arrastra al

área de Valores, ya que es un campo que se va a contabilizar

Este sería el resultado del informe de la tabla dinámica, en él se pueden visualizar los tipos
de puestos y cantidades de ellos existentes en cada delegación. Además, por cada cambio
en el filtro DEL, cambiarán los nombres de los puestos y sus cantidades, como
correspondan. Así mismo se muestra una gráfica dinámica producto del resultado de la tabla
dinámica.

Cantidad de Empleaños Imss

2 2
ACTUARIO
CONTADOR
INGENIERO
3 MÉDICO
4 SECRETARIA
P á g i n a | 19

3
 Ejemplo 3

Problemática: El resultado del informe de tabla dinámico debe mostrar la Cantidad de

personal que participó en un curso de formación para profesores de la adscripción HOSP.
ESP. No. 1 y HOSP. ESP. No. 2 de todas las categorías.

A continuación podemos ver una parte de la Base de Datos que utilizaremos para el ejemplo.

AÑO NOMBRE DELEGACION ADSCRIPCION CIUDAD CATEGORIA

1998 FRANCISCA LAZO JAVALERA DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. CD. OBREGON COORD. CURSOS DE ENF.
1999 LIDIA RENTERIA TINEO DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. CD. OBREGON COORD. CURSOS DE ENF.
1999 MA. DE LOS ANGELES ANGULO PEÑA DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. CD. OBREGON COORD. CURSOS DE ENF.
1999 MA. SOCORRO RIVERA RUIZ DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. HERMOSILLO COORD. CURSOS DE ENF.
2000 BEATRIZ SCOTT LOAIZA DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. HERMOSILLO DIRECTOR
2000 REFUGIO CHAVEZ VALENZUELA DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. HERMOSILLO COORD. CURSOS DE ENF.
2000 ANA LILIA TECLA PARRA DELEG. REG. BCN ESCUELA DE ENF. TIJUANA COORD. CURSOS DE ENF.
2000 GABRIELA MONTAÑO RUIZ DELEG. REG. BCN ESCUELA DE ENF. TIJUANA COORD. CURSOS DE ENF.
2002 DIAZ BUSTAMANTE ROSALINDA DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. CD. OBREGON ENF. GRAL.
2002 MARTINA GARCIA RAMIREZ DELEG. EST. SONORA ESCUELA DE ENF. CD. OBREGON ENF. GRAL.
2003 JAVIER BRAMBILA ESTRADA DELEG. EST. SONORA HGP HERMOSILLO MNF GINECOLOGO
2003 LAURO SOTO FEDERICO DELEG. EST. SONORA HGP HERMOSILLO MNF PEDIATRA
2003 LUIS CARLOS MONTEMAYOR ESPINOSA DELEG. EST. SONORA HGP HERMOSILLO MNF PEDIATRA
2003 MARIO SOLIS MARTINEZ DELEG. EST. SONORA HGP HERMOSILLO MNF GINECOLOGO

Solución: En el paso
ocho del
procedimiento se hará
lo siguiente.

 El campo
CATEGORÍA se
arrastra al área
filtro de
informe, para
que sea el
punto de
partida que determinará el contenido del resto de la
tabla

 El campo AÑO, se arrastra al área de Rótulos de fila

para que muestre los años como los encabezados de las filas.

 También, el campo ADSCRIPCIÓN, se arrastra al área de Rótulos de columna, para

que muestre las adscripciones como los encabezados de las columnas.

 Además el campo CATEGORÍA, se arrastra al área de Valores, ya que es un campo

que se va a contabilizar, como cuenta.

Este sería el resultado del informe de la tabla dinámica. Así mismo se muestra una gráfica
dinámica producto del resultado de la tabla dinámica.

P á g i n a | 20
MODIFICAR UNA TABLA DINÁMICA Y GRÁDICO DINÁMICO
La primera vez que desarrolle una tabla dinámica o gráfico dinámico para un informe, puede
no estar seguro de qué datos necesitará. Las tablas y gráficos dinámicos hacen que resulte
fácil modificar los datos que ha incluido. Si fuera a crear una hoja a mano, tendría que
realizar una mayor reestructuración y posiblemente una mayor entrada de datos a
reordenar, añadir, o eliminar datos.

De
acuerdo a ésta
Índice de Capacitación del Hosp. Esp. No. 1 y 2 en 1997-2003
Personal capacitado

10 8 8
8 6 6 7
6 5 4
4 2 1 2 1 1 2 3
2
0
1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

Años

HOSP. ESP. No. 1 HOSP. ESP. No. 2

estructura en el campo fila aparecen todos los Nombres, en el campo columna aparecen los

P á g i n a | 21
Puestos, y en el centro de la tabla aparecen los importes de los Sueldos. De ésta manera es
mucho más fácil analizar los datos.

Cuando la tabla ha sido creada y estamos dentro de ella, nos aparecen las Herramientas de
Tabla dinámica: las pestañas Opciones y Diseño:

Mediante esta herramienta y el panel Lista de Campos de Tabla Dinámica podemos variar la
estructura de nuestra tabla dinámica para obtener diferentes resultados de una manera fácil
y rápida.

Cuando el gráfico esta creado y estamos dentro de él, nos aparecen las Herramientas de del
gráfico dinámico: las pestañas Diseño, Presentación, Formato y Analizar:

A través de estas herramientas se puede cambiar estructura y la apariencia de un gráfico

dinámico según las necesidades.

APLICAR FILTROS A UNA TABLA Y GRÁFICO DINÁMICO.

Cuando el volumen de datos en una tabla dinámica es grande, existe una característica en
Tablas Dinámicas de Excel que nos permite filtrar los resultados y visualizar únicamente
aquellos datos que nos interesan. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla
están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por
ejemplo, si usted pulsa sobre la flecha del campo PUESTO aparece una lista como vemos en
la imagen con los distintos puestos disponibles en la tabla con una casilla de verificación en
cada uno de ellos para indicar si los quiere ver o no, más una opción para marcar todas las
opciones en este caso todos los puestos.

P á g i n a | 22
Si deja marcados solo los puestos ACTUARIO, CONTADOR e INGENIERO, los otros puestos
desaparecen de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para terminar pulse el
botón Aceptar para ejecutar el filtro o Cancelar para dejar la tabla como estaba. Aplicando el
filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas,

Así mismo en los gráficos dinámicos se puede aplicar filtros, como se ve a continuación:

OBTENER CÁLCULOS EN UNA TABLA

DINÁMICA
Al crear una tabla dinámica, Excel genera por
defecto totales con sumatoria, sin embargo, puede interesarle modificar esas fórmulas por
otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto siga
éste procedimiento:

 Coloque su cursor en la celda del resultado que quiera rectificar y haga clic con el
botón derecho del ratón. Aparece un menú emergente con diferentes opciones. Elija
la opción Configuración de campo de valor como se muestra a continuación

En este cuadro de diálogo elija la operación con la que desea hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc. Acepte y listo.

P á g i n a | 23
GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica:

1. Seleccione cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Haga clic en el botón Gráfico dinámico, grupo herramientas,
de la pestaña Opciones.
3. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar
gráfico, allí deberá elegir el gráfico que más le convenga.
4. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el
tema de gráficos.

ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA

1. Clic dentro de la Tabla Dinámica
2. Clic sobre los campos de la Tabla Dinámica que desea eliminar, y arrástrelos fuera de
la Tabla Dinámica
3. ó Elimine toda la hoja

Módulo IV VALIDACIÓN DE DATOS

Objetivo Específico: El participante aprenderá a restringir la entrada de datos a las celdas,

aplicando la validación de datos, para evitar entradas no validas.

INTRODUCCIÓN

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto
a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede
configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede
permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando
intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas
se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los
errores.

P á g i n a | 24
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con
instrucciones proporcionadas por el usuario.

En este apartado se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de
datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de ejercicios y
ejemplos de validación que se pueden realizar modificar y utilizar en hojas de cálculo
propias.

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

Números: Especificar que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número
decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado,
o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas: Establecer un mínimo o máximo, excluir determinadas fechas u horas, o

utilizar una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud: Limitar el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exigir un
número mínimo de caracteres.

Lista de valores: Elaborar una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo,
pequeño, mediano, grande, y admitir sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una
flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección
de una opción de la lista.

VALIDAR CON NÚMERO ENTERO:

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: Si al ir al comando Validación de Datos este no está disponible. Esto se debe a

alguna de las siguientes razones

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para
finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la

configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

P á g i n a | 25
4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir
los límites superior e inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive
la casilla Omitir blancos.
8. Pulse el botón Aceptar.
9. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la
configuración funciona como pretende. Si esta columna acaba de ser validada para aceptar
únicamente valores enteros entre 18 y 30, haga la prueba.

VALIDAR POR FECHA

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de
datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para
permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.
6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También
puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de
tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro
Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.
7. Pulse el botón Aceptar.
8. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de
escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración
funciona como pretende.

VALIDAR CON LISTA DESPLEGABLE

Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que
define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a
partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable
para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta
celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.

Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable haga lo siguiente:

P á g i n a | 26
1. Escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco.
Nota: Puede que desee ordenar los datos en el orden en que desea que aparezcan en la lista
desplegable.
2. Si desea utilizar otra hoja de cálculo en el mismo libro, escriba la lista en dicha hoja de
cálculo y,
3. A continuación, defina un nombre para la lista. Utilice nombres fáciles de entender, como
EdoCivil, para referirse a rangos difíciles de entender, como Validación!I7:I11.
Para configurar una validación basada en la lista de datos que acaba de crear realice estos
pasos:
1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione lista.
5. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas haga clic en el
cuadro Origen y, a continuación escriba el rango de la lista establecida
precedido de un signo = (igual) o haga clic en el botón Contraer Diálogo y
seleccione manualmente el rango que contiene la lista.

Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro
Origen. En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo
igual (=). Por ejemplo, escriba =EdoCivil.
También puede escribir dentro del cuadro Origen los valores de la lista separados por el
carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Por
ejemplo:
6. Asegúrese de que esté activada la casilla de
verificación Celda con lista desplegable.
Para especificar cómo desea administrar los valores en
blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango
de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la
casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor
en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las
celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que
se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir
cualquier valor en la celda validada.
7. Pulse el botón Aceptar.
8. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Notas:

P á g i n a | 27
  El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene
la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar
truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista
desplegable.
 El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
 Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la
vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.
 Si el origen de datos para hacer la lista desplegable está en otra hoja es necesario
nombrar el rango de las celdas, y con ellas referenciar el origen de la lista dentro del
cuadro de diálogo validación de datos.

Creación de listas desplegables dependientes.

Las listas dependientes son varias listas desplegables que están vinculadas, es decir una
lista puede ser fija, y el contenido de la siguiente lista puede cambiar según la opción
elegida en la lista anterior, y así sucesivamente, pueden ser varias.

Ejemplo: Para buscar una lista de animales según su tipo

de clasificación, se podría ver de la siguiente manera. Al
momento de elegir el tipo de animal, la lista de Animales
va a cambiar. En este caso se eligió el tipo de animal
Felinos y los tipos de Animales son dos: León y Leopardo.

Procedimiento para configurar las listas desplegables dependientes

1. Se hace la tabla donde se van a utilizar las listas

desplegables como se ve en la figura del ejemplo, se hizo
en el rango de A1:B1, la tabla con encabezados de Tipo y Animal

2. En otra área de la misma hoja o en otra hoja se hace otra tabla con los
encabezados que se relacionarán con la primera tabla. Ejemplo: Tipo
para mencionar las clasificaciones de animales, Felinos y Aves para la
escribir los tipos de animales respectivos.

3. Escribir nombres a los rangos de celdas, ejemplo:

a. El rango D2:D3 se nombra, en el cuadro de nombres, como TIPO

b. El rango E2:E3 se nombra, en el cuadro de nombres, como FELINOS
c. El rango F2:F3 se nombra, en el cuadro de nombres, como AVES

4. Seleccionar la celda que se va validar con la lista desplegables, ejemplo A2

5. Seleccionar el comando Validación de datos,

dentro del grupo Herramienta de datos, en la
ficha Datos.

6. En la ficha configuración de datos, elegir Lista

en el botón permitir y en origen escribir el

P á g i n a | 28
 signo = seguido del nombre del rango al que se referirá el contenido de la lista.
Ejemplo =TIPO

7. Aceptar

8. Seleccionar la siguiente celda que se va a configurar como lista y que el contenido va

a depender de la lista anterior. Ejemplo: Seleccionar la celda B2

9. Seleccionar el comando Validación de datos, dentro del grupo Herramienta de datos,

en la ficha Datos.

10. En la ficha configuración de datos, elegir Lista en el botón permitir y en origen

escribir el signo = seguido de la función indirecto. Ejemplo: =INDIRECTO($A$2)

11. Aceptar

ELIMINAR VALIDACIÓN

1. Seleccione la celda o rango de celdas que esta(n) validada(s).

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. 3.
En el cuadro Permitir: Seleccione: Cualquier valor 4. Pulse el botón Aceptar
La validación ha quedado eliminada

MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS

Mensajes de entrada:

Un mensaje de entrada es un mensaje de aviso o advertencia que se muestra al seleccionar

una celda.
Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya
configurado la validación de datos.
Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo
de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse
visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
Generalmente, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo
de datos que deben escribirse en una determinada celda. Ejemplo:

P á g i n a | 29
Procedimiento para configurar una validación con mensaje entrante:
1. Seleccione la celda o rango de celdas a Validar
2. Valide ese rango con alguno de los métodos mencionados anteriormente.
3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

5. En el cuadro Titulo coloque un titulo para el mensaje que va a configurar.
6. En Mensaje de entrada, escriba el contenido del mensaje. Asegúrese de marcar la casilla
Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
7. Pulse el botón Aceptar.
8. Para probar la validación de datos seleccione alguna de las celdas validadas y asegurarse
que funciona correctamente. El mensaje será mostrado en el momento en que usted
selecciona la celda.

Mensajes de error:

También puede elegir mostrar un mensaje de error. Un mensaje de error sólo aparecerá
cuando el usuario escriba datos no válidos. Usted puede elegir entre tres tipos de mensajes
de error:
1. Mensaje de error Grave.
2. Mensaje de error de Advertencia.
3. Mensaje de error de Información

Mensaje de error Grave:

Se utiliza para evitar que los usuarios escriban
datos no válidos en una celda. Un mensaje de
error Grave tiene dos opciones: Reintentar o

P á g i n a | 30
Cancelar. En ninguna circunstancia acepta proseguir si el valor introducido es distinto al
especificado en la validación.

Mensaje de error de Advertencia:

Se utiliza para advertir a los usuarios que los datos
que han escrito no son válidos, pero no les impide
escribirlos. Cuando aparece un mensaje de
Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí
para aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.

Mensaje de error de Límite:

Sólo permite informar a los usuarios que los datos
que han escrito no son válidos, pero no les impide
escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el
más flexible. Cuando aparece un mensaje de
Información, los usuarios pueden hacer clic en
Aceptar para aceptar el valor no válido o en
Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo,
los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo
aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los
siguientes casos:
 El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
 Una macro especifica datos no válidos en la celda.

Procedimiento para configurar un mensaje de error en una celda o rango de celdas

validadas:
1. Seleccione la celda o rango de celdas y valídelas conforme a alguno de los métodos
mencionados.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha
Datos, haga clic en Validación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos,
haga clic en la pestaña Mensaje de error.
4. En el cuadro Estilo seleccione el tipo de mensaje
(Grave, de Advertencia o de Límite)
5. En el cuadro Titulo coloque un titulo para el
mensaje que va a configurar.
6. En Mensaje de error, escriba el contenido del
mensaje. Asegúrese de marcar la casilla Mostrar
mensaje de error si se introducen datos no válidos.

P á g i n a | 31
7. Pulse el botón Aceptar
8. Para probar la validación de datos seleccione alguna de las celdas validadas y asegurarse
que funciona correctamente. El mensaje será mostrado cuando usted introduzca un valor no
válido en la celda.

Recomendaciones para trabajar con Validación de Datos:

Las siguientes son sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.
 Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber
terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada
antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en
las celdas.

 Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de

configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá
cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel
continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.

 Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No
obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen
datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel
que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez
que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los
círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el
círculo desaparecerá automáticamente.

 Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda,

seleccione la celda y, a continuación, en el grupo
Herramientas de la ficha Datos, abra el cuadro de diálogo Validación de datos. En
éste cuadro, en la pestaña Configuración, haga clic en Borrar todos.
Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio,
en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de
datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede
cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas,
grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista.
Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que
contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

P á g i n a | 32
Módulo V PROTECCIÓN DE DATOS
Objetivo específico: El participante utilizará la protección de Hoja de cálculo, libros de
trabajo, Celdas y Archivos para resguardar su información.

INTRODUCCIÓN

Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que permiten controlar quién
puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Cuando las hojas de cálculo o los
libros de trabajo se protegen de esta manera, los usuarios pueden abrir el archivo pero no
pueden modificar las secciones protegidas. Esta es la opción apropiada para compartir libros
de trabajo, sin que sea posible modificar sus datos.

Para ayudar a proteger los datos de un libro, debe hacer lo siguiente:

P á g i n a | 33
  Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro
mediante una contraseña, de forma que sólo los usuarios autorizados puedan ver o
modificar los datos. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y
minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.

 Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger también algunos
elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Proteger los
elementos de la hoja de cálculo o del libro le ayudará a evitar que los usuarios
modifiquen, muevan o eliminen datos importantes accidental o premeditadamente.

La protección de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad

mediante contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un
libro frente a usuarios malintencionados.

PROTEGER ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

Al abrir un nuevo libro de trabajo, todas las celdas de sus hojas están bloqueadas de forma
predeterminada, Si usted protege alguna de las hojas los usuarios no podrán realizar
cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni
aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué
elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.
Para proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una
contraseña utilice el siguiente procedimiento:
1. Seleccione la hoja de cálculo que desea
proteger.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
haga clic en Proteger hoja.
Enseguida se abrirá el cuadro de diálogo
Proteger hoja, el cual contiene un cuadro
para insertar una contraseña que será requerida en el momento
que sea necesario desproteger la hoja.
3. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo,
seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan
cambiar.
4. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una
contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación,
vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
Nota La contraseña es opcional. Si no proporciona una
contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y
modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una
contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los
elementos protegidos de la hoja de cálculo.
5. Pulse el botón Aceptar

QUITAR LA PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

P á g i n a | 34
Una vez protegidos los elementos de la hoja de cálculo o del libro (con o sin contraseña), es
posible que desee realizar cambios en estos elementos o contraseñas. Es posible que
también desee quitar la protección de elementos para poder realizar cambios sin
restricciones en todos los datos y elementos. Aplique el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en la hoja de cálculo protegida.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en
Desproteger hoja. Esta opción está disponible sólo cuando
una hoja de cálculo está protegida.
3. Si se le pide, escriba la contraseña de protección de
elementos de hoja de cálculo y haga clic en Aceptar.

PROTEGER ELEMENTOS DE UN LIBRO

1. En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

2. Luego en Restringir Edición active la opción Proteger estructura y ventanas:
3 En Proteger estructura y ventanas

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura. Para que
las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el
libro, active la casilla de verificación Ventanas. Más información acerca de éstos elementos:
Estructura Impide que los usuarios:
 Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo.
 Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. Los usuarios solo podrán insertar un
gráfico incrustado en una hoja de cálculo existente.
 Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro.
 En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de
datos, o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes.
 En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
 En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que
colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.
 Graben nuevas macros. Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede
realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
Ventanas impide que los usuarios:
 Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.
 Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas. Los usuarios solo podrán ocultar y
mostrar las ventanas.

4. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña
(opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña
para confirmarla.

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QUITAR LA PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE UN LIBRO.

1. Abra el libro protegido.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.
3. A continuación, en Restringir Edición desactive la opción Proteger estructura y ventanas:
4. Si se le pide, escriba la contraseña de protección de elementos de libro y haga clic en
Aceptar. El libro ha quedado sin protección

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Bibliografía:

La BIBLIA de Microsoft Office 2010

Ed Bott
Woody Leonhard
Editorial Anaya Multimedia
País España
1084 Páginas
2005

Edición Especial Microsoft Office XP

ED BOTT y WOODY LEONHARD
Editorial Prentice Hall
País España
1344 Páginas
2004

Microsoft Excel 2010 Paso a Paso

C. Nossiter Joshua
Editorial Prentice Hall
País México
426 Páginas
2004

Excel 2010 Super Book

McFedries Paul
Editorial SAMS Publishing
País EEUU
1772 Páginas
2004

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