Manual Excel Avanzado v1

EXCEL
AVANZAD
O
Manual del
Participante
Marilú Hernández Núñez
JUNIO 2011
MS EXCEL AVANZADO
Contenido
Importar y Exportar............................................................................................................................3
Orígenes de datos..........................................................................................................................5
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.........................................................................5
Importar un archivo de texto conectándose a él............................................................................5
Exportar datos a un archivo de texto guardándolo........................................................................6
Filtros Avanzados...............................................................................................................................7
Filtrar texto....................................................................................................................................7
Filtrar Números..............................................................................................................................9
Filtrar Fechas u Horas...................................................................................................................10
Filtrar por números superiores e inferiores.................................................................................13
Filtrar por encima del promedio de números o por debajo.........................................................14
Filtrar por vacías y por no vacías..................................................................................................15
Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos..................................................16
Filtrar por selección......................................................................................................................17
Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro.............................................................17
Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados........................................................................18
¿Cómo filtrar valores únicos o quitar valores duplicados?...........................................................18
Filtrar valores únicos....................................................................................................................18
Quitar valores duplicados.............................................................................................................19
Formato Condicional........................................................................................................................20
Validación de datos..........................................................................................................................22
Informes de Tablas y Graficas Dinámicas.........................................................................................23
Tablas y graficas dinámicas..........................................................................................................23
Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica................................................................28
Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente.........29
Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático................................................29
Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica....................................30
Eliminar un informe de tabla dinámica........................................................................................30
Manual de Curso de Excel Avanzado Página 2

MS EXCEL AVANZADO
Eliminar un informe de gráfico dinámico.....................................................................................30

Macros.............................................................................................................................................31
Ficha del programador.................................................................................................................31
Crear una macro automáticamente.............................................................................................32
Conceptos básicos de programación............................................................................................36
El entorno del editor de Visual Basic............................................................................................37
Asignar una macro a un objeto, gráfico o control........................................................................42
Eliminar una macro......................................................................................................................42
Importar y Exportar
Introducción
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
 Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al hacerlo manualmente.
 Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
 Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y

pegarlos en una hoja de Excel.
 Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser laboriosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo
del formato del archivo a importar.
¿Cómo funciona el Portapapeles?
El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de

una aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la
información que había por la nueva información.

MS EXCEL AVANZADO
Office tiene su propio portapapeles además del estándar de Windows, en el cual se pueden
almacenar hasta 24 elementos (copias) distintas. Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en
la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la
pestaña Inicio.
De este modo conseguimos ver el contenido del portapapeles en cualquier momento.
Los métodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:
1. Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.

2. Después copiamos (Ctrl + C) o cortamos (Ctrl + X) los datos seleccionados.
3. Por último pegamos el contenido del portapapeles, si presionamos (Ctrl + V) pegamos lo
último que hayamos puesto en el portapapeles.
Como el portapapeles de Office tiene una capacidad de 24 elementos tenemos la opción de pegar
varios elementos a la vez o de Pegar todo.
El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los

propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio
para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no
solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial
para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las
fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:
 Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

 El formato no se ajusta al original.
 Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

MS EXCEL AVANZADO
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después
comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado
extensa y utilicemos el portapapeles.
Orígenes de datos
Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de los siguientes
orígenes de datos:
 Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)

 Microsoft Office Access
 dBASE
 Microsoft FoxPro
 Microsoft Office Excel
 Oracle
 Paradox
 Bases de datos de archivos de texto
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando
Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra
de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de
texto (por ejemplo, .txt or .csv).
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
 En la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de texto.
 En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir.
Importar un archivo de texto conectándose a él

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de
datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo
pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel,
puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).

MS EXCEL AVANZADO
 Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
 En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
 En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar.
 En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
 Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización,

formato y diseño de los datos importados.
 En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo
existente.
 Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de
cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.
 Haga clic en Aceptar.
Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.
Exportar datos a un archivo de texto guardándolo

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar
como.
 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar

como.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
 En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de
cálculo.

MS EXCEL AVANZADO
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por
comas).
NOTA El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo.
 En el cuadro Guardar en, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo

archivo de texto y, a continuación, haga clic en Guardar.
 Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo

actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo
actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede
guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este
procedimiento para cada hoja.
 Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo

puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si
sólo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de
texto, haga clic en Sí. Si no está seguro y desea obtener más información sobre las
características de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en
Ayuda para obtener información.
Filtros Avanzados
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos
de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.
Filtrar texto
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,

en Filtrar.

MS EXCEL AVANZADO
Tabla
 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
datos alfanuméricos.
Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccionar de una lista de valores de texto
 En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que
filtrar.
La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si
la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,
seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.
Crear criterios
2. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador
de comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico,
seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en
cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba

texto o seleccione el valor de texto de la lista.

MS EXCEL AVANZADO
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para
filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba
campana.
Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín.
Filtrar Números
Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

en Filtrar.
Tabla
datos numéricos.
Seleccionar de una lista de números
 En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.
La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,
seleccione los números concretos por los que desea filtrar.

MS EXCEL AVANZADO
Crear criterios
2. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del
operador de comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha,

escriba los números o selecciónelos de la lista.
Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.
4. También puede filtrar por más de un criterio.
Cómo agregar más criterios
 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios

se cumplan, seleccione Y.
 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno

o ambos criterios, seleccione O.
2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el

cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.
Filtrar Fechas u Horas
Rango de celdas

en Filtrar.

MS EXCEL AVANZADO
Tabla
fechas u horas.
Seleccionar de una lista de fechas u horas
 En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que
filtrar.
De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de

tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel
superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de
ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días
se enumeran debajo de cada mes.
La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista
de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a
continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar.
1. Crear criterios
1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Filtro común
NOTA Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación.

MS EXCEL AVANZADO
1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes,
Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba

una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el
botón Calendario para buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione
Entre.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la

derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o
haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al
"6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora
anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00
p.m.
Filtro dinámico
NOTA Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a
aplicar el filtro.
4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.
Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para
filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.
5. Haga clic en Aceptar.
NOTAS
 Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o
Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año
que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por
período de varios años.
MS EXCEL AVANZADO
 Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de

tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en
curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la
fecha actual, ésta incluida.
2. También puede filtrar por más de un criterio.
Cómo agregar más criterios
 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios

se cumplan, seleccione Y.
 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno

o ambos criterios, seleccione O.
2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el

cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una
hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una
fecha.
NOTAS
 Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.
 Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.
 Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la
semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea,
conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un
valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no
Filtros de fecha..
Filtrar por números superiores e inferiores
Rango de celdas

MS EXCEL AVANZADO

en Filtrar.
Tabla
datos numéricos.
Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.
En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.
1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.
2. En el cuadro del medio, escriba un número.
3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:
 Para filtrar por número, seleccione Elementos.
 Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.
NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y
no en el subconjunto filtrado de datos.
Filtrar por encima del promedio de números o por debajo
Rango de celdas

MS EXCEL AVANZADO

en Filtrar.
Tabla
datos numéricos.
Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del
promedio.
 Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del
promedio.
NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de
celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
Filtrar por vacías y por no vacías
Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas.
en Filtrar.
Tabla

MS EXCEL AVANZADO
 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
 Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de

valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de
valores, desactive (Vacías).
 Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,
desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores,
active (Vacías).
NOTA La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la

columna de tabla contiene al menos una celda vacía.
Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color
de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de
iconos creado mediante un formato condicional.
Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de
fuente o un conjunto de iconos.

en Filtrar.
Tabla

MS EXCEL AVANZADO
 Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de
celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna
selección).
Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de
celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.
Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.
Filtrar por selección
Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.
1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el
que desea aplicar el filtro.
2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda
seleccionada.
 Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.
 Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda
seleccionada.
 Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro
Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar
la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo,
puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no
jerárquica.

MS EXCEL AVANZADO
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación,
haga clic en la categoría Avanzadas.
2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación,

desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.
Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados

Existen varias maneras de filtrar valores únicos o quitar valores duplicados:
¿Cómo filtrar valores únicos o quitar valores duplicados?

Filtrar valores únicos y quitar valores duplicados son dos tareas muy relacionadas porque los
resultados mostrados son los mismos: una lista de valores únicos. Sin embargo, la diferencia es
importante: cuando filtra por valores únicos, oculta temporalmente los valores duplicados pero
cuando quita valores duplicados, elimina los valores duplicados de manera permanente.
Un valor duplicado es aquél en el que todos los valores de la fila coinciden exactamente con todos
los valores de otra. Los valores duplicados están determinados por el valor mostrado en la celda y
no necesariamente el valor guardado. Por ejemplo, si tiene el mismo valor de fecha en celdas
diferentes, una con formato "8/3/2006" y la otra como "8 de marzo de 2006", los valores son
únicos.
Antes de quitar valores duplicados, es aconsejable filtrar o aplicar formato condicional a valores
únicos para confirmar que los resultados son los deseados.
Filtrar valores únicos
1. Seleccione el rango de celdas o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla.
2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.
3. En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, siga uno de los procedimientos siguientes:
1. Para filtrar el rango de las celdas o la tabla colocada, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.

MS EXCEL AVANZADO
2. Para copiar los resultados del filtro a otra ubicación, haga lo siguiente:
1. Haga clic en Copiar a otro lugar.
2. En el cuadro Copiar a, escriba una referencia de celda.
Otra alternativa es hacer clic en Contraer diálogo para ocultar temporalmente

el cuadro de diálogo, seleccionar una celda de la hoja de cálculo y, a continuación,
presionar Expandir diálogo.
4. Active la casilla de verificación Sólo registros únicos y haga clic en Aceptar.
Quitar valores duplicados
Cuando quita valores duplicados, sólo se afecta a los valores del rango de celdas o tabla. No se
modifica ni se mueve ningún otro valor fuera del rango de celdas o tabla.
PRECAUCIÓN Debido a que borra los datos de manera permanente, es buena idea copiar el
rango original de celdas o tabla en otra hoja de cálculo o libro antes de quitar los valores
duplicados.
1. Seleccione el rango de celdas o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Quitar duplicados.
3. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:
 En Columnas, seleccione una o más columnas.
 Para seleccionar rápidamente todas las columnas, haga clic en Seleccionar todo.
 Para borrar rápidamente todas las columnas, haga clic en Anular selección.

MS EXCEL AVANZADO
Si el rango de celdas o tabla contiene muchas columnas y sólo desea seleccionar

algunas, le será más fácil hacer clic en Anular selección y, a continuación, en Columnas,
seleccionar dichas columnas.
Aparece un mensaje indicándole cuántos valores duplicados se han quitado y cuántos valores
únicos permanecen o si no se han quitado valores duplicados.
Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
 Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

 Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

MS EXCEL AVANZADO
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras,
o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos
efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para
aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el

formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger
el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede
modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la
celda, etc.

MS EXCEL AVANZADO
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato
especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
Validación de datos
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene
una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
Seleccionamos la celda que queremos validar.
Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo
permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se
producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

MS EXCEL AVANZADO
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen:
podremos escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en
forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la

celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre
al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
Además de definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar que una página
esté libre de errores.
Informes de Tablas y Graficas Dinámicas

Tablas y graficas dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc...
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

MS EXCEL AVANZADO
Con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para,
promediar o totalizar datos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número
de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del
mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el
lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

MS EXCEL AVANZADO
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
 Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

 Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
 En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

MS EXCEL AVANZADO
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a Rótulos de Fila, el campo MES a Rótulos
de columna y finalmente el campo IMPORTE a la sección Suma Valores.
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla
las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un
campo de una zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.

MS EXCEL AVANZADO
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente

tabla, más compleja pero con más información:
Puede ser que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección
Valores el rótulo “Suma Valores”, aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en
Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de
fila.
Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica
Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo los datos de origen, organizando
los campos en la lista de campos de tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, podrá llevar a
cabo las siguientes tareas en un informe de tabla dinámica:

MS EXCEL AVANZADO
Explorar los datos de la siguiente manera:
 Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles subyacentes de los

valores.
 Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos.
 Cambiando las funciones de resumen y agregando cálculos y fórmulas personalizados.
Cambiar el diseño de formulario y la organización de campos de la siguiente manera:
 Cambiando el formato del informe de tabla dinámica: compacto, esquemático o

tabular.
 Agregando, reorganizando y quitando campos.
 Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseño de las columnas, las filas y los subtotales de la siguiente manera:
 Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y filas, o bien,

mostrando u ocultando las líneas en blanco.
 Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.
 Ajustando los anchos de columna al actualizar.
 Moviendo un campo de columna al área de fila o un campo de fila al área de columna.
 Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna externos.
Cambiar la presentación de las celdas en blanco y de los errores de la siguiente manera:
 Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas vacías.

 Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rótulos sin datos.
 Mostrando u ocultando las líneas en blanco.
Cambiar el formato de la siguiente manera:
 Aplicando formato manual y condicional a las celdas y los rangos.

 Cambiando el estilo de formato de tabla dinámica global.
 Cambiando el formato numérico de los campos.
 Incluyendo el formato de servidor OLAP.

MS EXCEL AVANZADO
Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica de interés.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.
Puede utilizar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o
de cotizaciones.
Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estático
1. Busque el informe de tabla dinámica asociado que tenga el mismo nombre que el informe
de gráfico dinámico haciendo lo siguiente:
1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico.
2. Para determinar cuál es el nombre del informe de tabla dinámica asociado, en la

ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el
cuadro de diálogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla dinámica
asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamación (!) en el cuadro de texto
Rango de datos del gráfico y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Para encontrar el informe de tabla dinámica asociado, haga clic en el informe de

tabla dinámica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga
clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto
Nombre.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en

Toda la tabla dinámica.
4. Presione SUPR.

MS EXCEL AVANZADO
Crear un gráfico estático con los datos de un informe de tabla dinámica
Este procedimiento crea un gráfico estándar, no interactivo, en lugar de un informe de gráfico

dinámico.
1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee usar en el gráfico. Para
incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe, comience a
arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que seleccione.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de Pegar
y, a continuación, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Valores y, a continuación, en Aceptar.
6. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en un tipo de gráfico.
Eliminar un informe de tabla dinámica
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en

Toda la tabla dinámica.
3. Presione SUPR.
NOTA Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado de un informe de gráfico dinámico, se
crea un gráfico estático que no será posible modificar.
Eliminar un informe de gráfico dinámico
1. Seleccione el informe de gráfico dinámico.
2. Presione SUPR.
NOTA El informe de tabla dinámica asociado al eliminar el informe de gráfico dinámico
no se elimina automáticamente.

MS EXCEL AVANZADO
Macros
Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro en Microsoft Office
Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic en Microsoft Visual Basic
para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva
macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra de
herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto y Si
ya no la usa una macro, puede eliminarla.
Se tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de
programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un
curso entero y se sale del objetivo del curso.
Introducción
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos
de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.
Para comenzar a trabajar con macros revisaremos que la ficha del programador este visible.
Ficha del programador
Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones

de Excel.

MS EXCEL AVANZADO
 En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel,
active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
 Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente

todas las macros, haga lo siguiente:
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.
 En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no

recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso,

recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las
macros cuando termine de trabajar con las macros.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce
a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos
de programación.

MS EXCEL AVANZADO
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y
dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros
se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla
del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

MS EXCEL AVANZADO
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos
en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción
de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la
barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en:
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

MS EXCEL AVANZADO
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se
ejecutará la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la
descripción de la macro.

MS EXCEL AVANZADO
Crear una macro manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en
general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el
VBA de Excel.
Conceptos básicos de programación.
El lenguaje de programación que utiliza Excel está basado en Visual Basic, un lenguaje de
programación orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes orientados a objetos es
que el mundo real lo podemos abstraer de tal forma que lo podemos representar como objetos y
programar con ellos.
Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un conjunto de objetos
que tienen propiedades en común y se comportan de una manera igual o similar al resto de
objetos pertenecientes a esa misma clase. Por ejemplo tenemos la clase "persona" que tiene una
serie de propiedades y comportamiento claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la
clase "persona" existen muchos objetos que son cada una de las personas por ejemplo
pertenecientes a un colegio.
Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a los objetos de una
clase, diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona unas propiedades
podrán ser, la estatura, el peso, el color del pelo, el sexo, el color de los ojos, y todas aquellas
propiedades que puedan diferenciar más a cada objeto dentro de una clase, como nombre,
apellido, dni, etc...
Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su comportamiento,
en orientado a objetos se le suele llamar métodos que están diferenciados en funciones y
procedimientos.
Los métodos característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir, escuchar, estudiar,
etc.
La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las funciones al llevarse a

cabo devuelven algún tipo de valor mientras que los procedimientos realizan su cometido y

MS EXCEL AVANZADO
pueden o no devolver algún valor. Por ejemplo los métodos mencionados en el párrafo anterior se
pueden clasificar la mayoría como procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver
ningún valor, pero por ejemplo el método estudios se podría calificar como función que devuelve
los últimos estudios de esa persona.
En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy importante que son los
eventos. Los eventos son sucesos que son provocados por algún tipo de estímulo externo y que
hacen que pueda alterarse el comportamiento de la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un
evento sobre persona sería el evento "despertarse", que provoca que la persona comience a
funcionar, o un evento externo como "llamar", que provoca que la persona atienda a la persona
que le ha llamado.
Como hemos dicho antes, está introducción es muy básica y sólo pretende recordar los conceptos
más importante de este tipo de programación.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11.
El entorno del editor de Visual Basic
El lenguaje de programación que utiliza Excel para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic
Application) que como podemos deducir está basado en Visual Basic.

MS EXCEL AVANZADO
En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
El menú del editor de Visual Basic
Esta es la barra de menú del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas opciones
y comandos del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de Visual Basic, donde podemos acceder de una manera más rápida a
las opciones más comunes, como son la ejecución, la parada, guardar, etc...
En la parte izquierda de la pantalla podemos ver dos recuadros, el recuadro superior es el del
proyecto.
Aquí se encuentran los módulos, las hojas utilizadas en los procedimientos/funciones, etc.

MS EXCEL AVANZADO
En la parte inferior tenemos otro recuadro, con las propiedades del objeto seleccionado. En esta
imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de cálculo (Worksheet).
En la parte derecha tenemos el espacio dedicado a redactar el código de los

procedimientos/funciones, y en la parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos
seleccionar los objetos y los métodos de ese objeto respectivamente.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se
almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo
accedemos al menú Insertar→ Modulo.
A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que
devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar→ Procedimiento...

MS EXCEL AVANZADO
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al
procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.
También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad.
Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos

utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado
solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el
editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.
Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el
resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

MS EXCEL AVANZADO
Dale un nombre y el archivo se almacenará.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la
banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por
código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón
Opciones para activarlas.
Aparecerá este cuadro de diálogo:

MS EXCEL AVANZADO
Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.
Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que
desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.
Eliminar una macro

Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.
Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el Iibro de macros personal (Personal.xlsb) y
este libro se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para mostrarlo:
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.
En Mostrar libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar.
Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por ejemplo,
haga clic en Este libro.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.
Haga clic en Eliminar.

Manual Excel Avanzado v1

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Excel Avanzado v1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

EXCEL

Marilú Hernández Núñez

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 2

Eliminar un informe de gráfico dinámico.....................................................................................30

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

 Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser laboriosa.

¿Cómo funciona el Portapapeles?

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 3

De este modo conseguimos ver el contenido del portapapeles en cualquier momento.

Los métodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:

1. Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.

El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los

 Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 4

 Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

 En la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de texto.

Importar un archivo de texto conectándose a él

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 5

 En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:

 Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización,

 Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Exportar datos a un archivo de texto guardándolo

 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 6

NOTA El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo.

 En el cuadro Guardar en, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo

 Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que sólo la hoja de cálculo

 Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 7

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 8

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,

Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 9

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha,

4. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el

Filtrar Fechas u Horas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,

Manual de Curso de Excel Avanzado Página 10