Diagramas de flujo y diagramas swimlane

Dra. Elsa Velázquez Miranda

 Diagrama de flujo

 ValueObjetivo:
stream map
(estadoDescribir
actual y los diferentes tipos de mapeo del flujo de valor.
futuro).

1. Diagrama
 Análisis de valor. de flujo de proceso
2. Swimlane
3. VSM
 Diagrama de espagueti.
4. Otros
Métodos para el mapeo de procesos Describe que act hace cada una de las áreas

Diagrama de carril
Diagrama de flujo de proceso

La forma de mapeo
depende del objetivo del
análisis del proceso
Diagrama de flujo de valor Diagrama de espagueti
Para determinar los desperdicios, determinar que si genera
valor, los tiempos ciclos, etc
Diagrama de flujo

Diagramas de flujo

American Society of American National International Instituto Aleman de

Mechanical Standard Institute Organization for Estandarización
Engineers (ASME) (ANSI) Standarization (ISO) (DIN)
se pueden aplicar en Manejo de
cualquier tipo de información de
áreas de producción y procesamiento electrónico organización que esté normas ISO 9000
escasamente en áreas de datos orientada a la
administrativas
producción de bienes
o servicios
ASME
Enfocado al área productiva
Ejemplo ASME
ANSI
ISO
DIN
Diagrama de flujo de proceso
Procedimiento

1. Identificar los pasos del proceso con la ayuda de lluvia de ideas antes de
elaborar el gráfico real; cada paso consta de un sustantivo y un verbo
(por ejemplo, "recopilar pedidos", "comprobar datos de crédito")

2. Ordene los pasos del proceso de acuerdo con su secuencia real e incluya
cualquier información obtenida de las inspecciones de procesos

3. Incluya pasos de decisión y bucles

4. Marcar puntos débiles conocidos (desperdicio)
Diagrama de carriles (Swimlane)
Procedimiento
1. Identifique a las personas involucradas en el proceso, identificando sus
funciones y organícelas verticalmente.

2. Marque los puntos de inicio y fin

3. Formular los pasos del proceso como sustantivo y verbo

4. Ordene los pasos del proceso según su secuencia real e incluya cualquier
información obtenida de las inspecciones de proceso

5. Asignar decisiones y bucles

6. Marcar puntos débiles conocidos (desperdicio)

Análisis de valor
Análisis de tiempo

1. Defina los puntos de inicio y fin operativos

2. Registre el tiempo de fuentes fiables y verifíquelos si es necesario; los

tiempos de procesamiento, transporte y espera también son parte de esto
(tiempos de configuración, tiempo para pausas, tiempos de inactividad y
de espera, etc.)
Ejemplo 2: Asignación del análisis de tiempo en diagramas de procesos
Process Flow Analysis
Resalte los puntos débiles identificados (por ejemplo, en forma de símbolo
de flash) y explique

Símbolos para indicar

Mejorar necesarias

Para realizar este análisis puedes implementar una caminata Gemba

Gemba

Los japoneses se refieren a las observaciones directas tomadas en

el punto donde se ejecuta el trabajo de modo que las
oportunidades puedan identificarse.

Gemba, el lugar donde se crea el valor para nuestros clientes.

Caminatas Gemba

Observar, aprender, conectar con los equipos. Paso 1: Notifica al equipo lo que
harás con anticipación
Paso 2: Preparación
Paso 3: Ve al lugar donde se está
Observa los hechos efectuando el trabajo para
observarlo

¿Qué sucede en el lugar de trabajo?

¿Cuántas personas están sobrecargadas y cuantas están con
poco trabajo?

Es una estrategia útil para analizar el flujo de valor

Se hacen en un horario establecido con la participación de diferentes áreas (personas que hacen el trabajo,
equipo de mejora), tienen un propósito, establecer acciones y seguimiento

Schedule, People, Purpose, Action and Follow-up

 Cuando construyas los diagramas de
carril (swimlane), considera lo siguiente:
Diagrama de carril (Swimlane)

La línea punteada (a) representa el límite de la entidad.

El nombre de la entidad (b) aparece a la izquierda

Mantenga la secuencia general de izquierda a derecha para Las flechas que representan entradas
convertir entradas en salidas o salidas deben pasar por encima o
por debajo de la otra, en lugar de
Entrada Salida cruzarse

Etiqueta las alternativas en los símbolos de decisión

Una entidad puede ser un puesto o rol, una función o
departamento, un sistema específico

Las líneas punteadas de los carriles representan un "límite o

interfaz compartida".

Cuando una entrada o salida cruza un límite, se denomina

"transferencia" (entre las dos entidades).
Cuando varias entidades realicen conjuntamente la misma Colaboran
actividad, dibuja el cuadro de modo que incluya a todas las
entidades involucradas

Las líneas sólidas muestran participación o colaboración

compartida.
 y Las líneas punteadas muestran que una o más entidades no
están involucradas en la actividad.
Colaboran

Patrón de una actividad colaborativa entre (a) y (c).

Divida (subdivida) el carril si desea mostrar un subconjunto de

trabajos similares dentro de la misma entidad
Si existen dos actividades diferentes (realizadas por diferentes
entidades) que ocurren al mismo tiempo. Estas son actividades
paralelas

y
Un conjunto de actividades interrelacionadas, una tras otra.

Este es un patrón de flujo de trabajo en serie.

Consumidor

Consumidor hacia

Consumidor
Hacia consumidor
Consumidor

Transferencia

Las relaciones internas proveedor-cliente Relaciones externas con el cliente

Identificación de desperdicio y visualización

Como se observa en las diapositivas 13-16, el mapeo de procesos permite realizar un análisis para la
identificación de desperdicios.

Con ello es posible revelar un desperdicio significativo dentro de un proceso y ayuda a

visualizar y priorizar los desperdicios para su eliminación.

El análisis de valor y el análisis de tiempo son métodos probados para

mejorar la eficiencia del proceso y el tiempo de ciclo en las operaciones.

Las siguientes diapositivas muestran los pasos para identificar y visualizar el desperdicio a través de un ejemplo
Pasos
El análisis de valor comienza con un mapa de proceso

El mapa de procesos debe tener en cuenta todas las actividades y el

tiempo que lleva realizar todo el proceso de principio a fin.

El mapa debe reflejar el "estado actual

Este mapa se convierte en línea base, referencia o punto de partida para

la mejora.

Un diagrama de carril se puede desarrollar para indicar los departamentos

o funciones que realizan tareas dentro de un flujo de trabajo multifuncional.
Cuando prepare un mapa de procesos, no dude en usar notas.

No olvide registrar el tiempo que lleva cada actividad, ya que esta
información será necesaria para determinar el tiempo dedicado a
actividades de valor y sin valor.
Realizar una matriz simple para clasificar estos pasos o
actividades identificadas en valor agregado (VA, en
inglés value-added), sin valor agregado (NVA, en inglés
non-value added) y habilitadores del proceso.

Cada grupo se puede sumar para revelar el tiempo total

dedicado dentro de cada clasificación.

Centrarse en las oportunidades de mejora.

Las actividades de NVA se consideran "desperdicios" y se pueden

presentar en un diagrama de Pareto como una forma de
identificar visualmente y priorizar las mayores fuentes de
desperdicio del procesos.
Ejemplo: Proceso de aprobación de préstamo
Cliente Cliente

Solicitud impresa Envío para la Revisar la solicitud para

recibida por correo revisión final de la
solicitud
Notificar a servicio al Recoger de la cesta y
ver si está completa y
cliente entregar
tomar una decisión
Sí

Solicitud enviada a Calificación crediticia

tramite de la aplicación Generar paquete de Colocar en cesta de
evaluada ¿Préstamo otorgado? salida
aceptación

Solicitud colocada en No
bandeja de trámites en Solicitud ingresada al
espera sistema Colocar en el
Generar carta de
contenedor de salida Procesar envío
rechazo
Sí para envios

Revisar si la solicitud
¿Solicitud completa? Llamar al solicitante
está completa Transporte al
No para obtener Espera para procesar
departamento de
información envío
envíos
Identificación de desperdicios
Cliente Cliente
Sobre-
procesamiento
Solicitud impresa Envío para la Revisar la solicitud para
Notificar a servicio al Recoger de la cesta y
recibida por correo revisión final de la ver si está completa y
cliente entregar
solicitud tomar una decisión

Transporte Sí
Espera
Solicitud enviada a Calificación crediticia
tramite de la aplicación Generar paquete de Colocar en cesta de
evaluada ¿Préstamo otorgado? salida
aceptación
Inventario
Solicitud colocada en
Espera
No
bandeja de trámites en Solicitud ingresada al
espera sistema Colocar en el
Generar carta de
contenedor de salida Procesar envío
rechazo
Sí para envios

Transporte Espera
Revisar si la solicitud
¿Solicitud completa? Llamar al solicitante
está completa Transporte al
No para obtener Espera para procesar
departamento de
información envío
envíos
 Análisis de valor: proceso de aprobación de préstamo
Actividad del proceso Tiempo (min) Valor añadido No valor añadido Habilitadores del proceso
A Solicitud impresa recibida (por correo) 5 x
B Solicitud enviada a trámite 10 x
C Solicitud colocada en bandeja de trámites en espera 90 x
D Revisar si la solicitud está completa 30 x
E Llamar al solicitante para obtener información 15 x
F Solicitud ingresada al sistema 20 x
G Calificación crediticia de la aplicación evaluada 10 x
H Envío para la revisión final de la solicitud 60 x
I Revisar la solicitud para ver si está completa y tomar una decisión 40 x
J Notificar a servicio al cliente 10 x
K Generar paquete de aceptación 45 x
L Colocar en el contenedor de salida para envíos 120 x
M Transporte al departamento de envíos 10 x
N Espera para procesar envío 70 x
Ñ Procesar envío 5 x
O Colocar en cesta de salida 90 x
P Recoger de la cesta y entregar 10 x
Q Paquete/carta recibido por el cliente 5 x
Tiempo 645 110 500 35
Porcentaje 17% 78% 5%

Tenemos un proceso con un 78% de actividades que no agregan valor, por lo tanto es un proceso ineficiente
Gráfico de Pareto
Gráfico de Pareto: Proceso de préstamo
140 120%

120 100%
100
80%
80
60%
Hacer un gráfico de Pareto
60
40%
para identificar y priorizar las
40
20%
actividades que podemos
20

0 0%
mejorar si no están generando
L C O N H I E B G J M P valor
Series1 Series2

ACTIVIDADES SIN VALOR AÑADIDO Tiempo (min) Porcentaje Cantidad acumulada Porcentaje acumulado
L Colocar en el contenedor de salida para envíos 120 22% 120 22%
C Solicitud colocada en bandeja de trámites en espera 90 17% 210 39%
O Colocar en cesta de salida 90 17% 300 56%
N Espera para procesar envío 70 13% 370 69%
H Envío para la revisión final de la solicitud 60 11% 430 80%
I Revisar la solicitud para ver si está completa y tomar una decisión 40 7% 470 88%
E Llamar al solicitante para obtener información 15 3% 485 91%
B Solicitud enviada a trámite 10 2% 495 93%
G Calificación crediticia de la aplicación evaluada 10 2% 505 94%
J Notificar a servicio al cliente 10 2% 515 96%
M Transporte al departamento de envíos 10 2% 525 98%
P Recoger de la cesta y entregar 10 2% 535 100%
535
Gráfico de Pareto: Proceso de préstamo
Identificación de oportunidades de reducción de desperdicios
Las siguientes áreas y características del proceso pueden ayudar a
identificar oportunidades de reducción o eliminación de desperdicios:

Desconexiones: Puntos de entrega Cuellos de botella: Puntos en el proceso

mal administrados o comunicación donde el volumen excede la capacidad, lo
inadecuada por parte de los que ralentiza el flujo del proceso. Podría
proveedores y/o clientes. afectar el tiempo de entrega y las cantidades
de entrega.

Redundancias: Repetición de
actividades del proceso o
existencia de actividades
paralelas iguales; duplicación
de actividades (por ejemplo,
ingresar los mismos datos en
dos lugares diferentes).
Puntos de entrada y salida: Puntos
en los que se producen
fluctuaciones significativas en el
tiempo del ciclo de la línea/célula de
Bucles de retrabajo: Puntos de fabricación debido a problemas de
proceso donde se repara o corrige manipulación de materiales.
un volumen de trabajo
significativo.
Decisiones/puntos de inspección: Puntos del
proceso donde las elecciones, evaluaciones,
controles o valoraciones podrían generar
posibles retrasos.
Principios para mejorar el proceso

✓✓Simplificación: Simplificar trámites y procesos confusos, ambiguos y

complejos.
✓✓Disminuir la complejidad: Implementar pruebas de errores; que sea más
fácil hacer algo bien que hacerlo mal.
✓✓Procesamiento en paralelo: Realice tareas en paralelo para reducir el
tiempo del ciclo teniendo en cuenta los problemas de comunicación y
coordinación.
✓✓Rutas alternativas: identifique las rutas de proceso diseñadas para
optimizar el flujo de trabajo en función de las características clave del
producto o servicio.
✓✓Cuellos de botella: Analice y vuelva a trabajar los pasos del proceso que
limitan el flujo de trabajo, lo que provoca retraso.
Beneficios del mapeo de procesos

Establecer la arquitectura del proceso (límites, componentes,

propiedades)
Mejorar, medir, monitorear y desarrollar el proceso
Administración de la calidad
Mejora continua
Seis sigma
Lean

La mejora del proceso se realiza de acuerdo a lo que valora el cliente

Actividad No. 2 (en parejas)

a) Considera el mapeo del proceso de pintar autos de la diapositiva #15 y

construye una matriz que te permita clasificar las actividades del proceso.
Puedes retomar la clasificación proporcionada en el mapeo.

b) Calcula el tiempo de las actividades que generan valor, las que no

generan valor y el tiempo dedicado a los habilitadores del proceso. Para
tu evaluación considera que durante el proceso se tuvieron dudas
respecto a la solicitud del cliente y también hubo retrabajos.

c) Realiza un gráfico de Pareto e indica cómo se deben priorizar las

acciones de mejora encaminadas a la reducción de desperdicios.
Ambos integrantes deben subir su actividad en Blackboard en el apartado
Actividades de Evaluación, Entregables, Actividad #2.

Fecha de entrega: 17 de agosto, 2022 Hora: 17:15 hrs