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GESTION POR PROCESOS

PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,


que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto

Todas las organizaciones desarrollan procesos para generar los productos y servicios que
entregan a sus clientes.

En el ámbito industrial se suelen denominar procesos productivos, mientras que en el ámbito


de los servicios se suele hablar de procesos de prestación de servicios.
1. Todos los procesos necesitan para su funcionamiento una serie de recursos.
2. Los procesos están formados por actividades, también denominadas tareas, pasos, acciones, operaciones,
etc.
3. Las actividades de los procesos están interrelacionadas, no existen actividades aisladas.
4. Cada proceso tiene o debería tener una circunstancia desencadenante del mismo; un detonante que, al
activarlo, dispare el desarrollo de ese proceso.
5. Sería deseable que los procesos se desarrollen siempre de la misma manera.
6. Para el desarrollo de las actividades del proceso es necesario emplear entradas (insumos o inputs), que son
transformadas para conseguir el resultado final.
7. Con los procesos se genera una salida (resultado u output), un producto o servicio que satisface una
necesidad de un cliente externo o interno.
EJEMPLOS DE PROCESOS
Y SUS CARACTERISTICAS
PRINCIPALES
EJEMPLOS DE PROCESOS
Y SUS CARACTERISTICAS
PRINCIPALES
REPRESENTACION GRAFICA DE UN PROCESO

Constituye una alternativa muy apropiada para documentar procesos.

El hecho de observar visualmente las actividades del proceso favorece que los agentes involucrados
lleguen a un acuerdo sobre los métodos a seguir con más convicción y rapidez.

Se puede utilizar en reuniones de trabajo para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Deja claramente definidas las funciones y responsabilidades de cada uno de los agentes
intervinientes.

Es muy útil para el establecimiento de indicadores operativos.

Facilita el diseño de nuevos procesos.

Apoya en la formación del personal.


Tipos de diagramas de flujo

Flujogramas de tipo matricial


Tipos de diagramas de flujo

Flujogramas de tipo lineal


Simbología y su significado
Construcción de un diagrama de flujo

Listar las actividades que conforman el proceso.

El nivel de descripción de las actividades debería ser mas o menos uniforme.

Identificar los responsables que ejecutan cada actividad.

Dibujar la secuencia de actividades.

Añadir entradas y salidas.

Revisión final.
Ejemplo para ilustrar la construcción del flujograma
“Contratación de un equipo de proyecto”

Preguntar
Reunir responsables Diagrama de flujo

Identificar necesidades Responsables


Ejemplo para ilustrar la construcción
del flujograma

“Contratación de un equipo de proyecto”


Errores frecuentes en la construcción de un diagrama de flujo

El flujograma es incompleto.

En el diagrama de flujo no hay una armonía en la presentación de los símbolos.

Definir la actividad sin incluir un verbo de acción

No comenzar o terminar el flujograma con el símbolo adecuado

Utilizar entradas o salidas como si fueran actividades.

Flujogramas en sube-y-baja.
Errores frecuentes en la construcción de un diagrama de flujo

Entrecruzar líneas. Olvidarse de las flechas.

Utilizar rombos de decisión como si fuesen actividades.


Procedimientos tipo flujo

• Desarrollo de las actividades que lo componen.


Los procedimientos son documentos • Responsables de ejecución.
que describen para un determinado • Documentación de apoyo.
proceso cuestiones como: • Registros generados.
• Recursos empleados.
• Criterios de aceptación y rechazo.

Procedimientos tipo texto

Procedimientos tipo flujo

Procedimientos tipo mixto.

Procedimientos tipo tabla.


Ejemplo de
procedimiento
tipo flujo
Ficha de proceso
Documento que contiene los datos básicos
descriptivos del proceso, y es habitual que se
utilice como forma de caracterizar al mismo.

Nombre del proceso.


Finalidad.
Responsable del proceso.
Límites del proceso.
Entradas.
Proveedores.
Salidas.
Clientes.
Responsables participantes.
Documentación relacionada.
Trate de elaborar el diagrama de flujo matricial del proceso “Mantenimiento de vías públicas”, cuyas
actividades son las siguientes:

1. Recibir aviso de necesidad de mantenimiento (administrativo).


2. Registrar aviso en base de datos (administrativo).
3. Recibir aviso y analizar situación (encargado). ¿Hay peligro?
4. (Sí) Ordenar vallado y señalizado (encargado).
5. Vallar y señalizar la zona (brigada) – Sigue en 6.
6. (No) Programar arreglo en la planificación de trabajos (encargado). ¿Se realiza con medios propios?
7. (No) Realizar contratación de servicio (encargado). Esta actividad se realiza según el proceso “Contratación” – Sigue en 12.
8. (Sí) Asignar parte de trabajo a brigada (encargado).
9. Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL (brigada).
10. Realizar mantenimiento (brigada).
11. Segregar correctamente los residuos generados (brigada)
12. Supervisar realización de mantenimiento (encargado). ¿Arreglo correctamente ejecutado?
13. (No) Comunicar incidencia a responsable de arreglo (encargado) – Sigue en 9 y 12.
14. (Sí) Cerrar parte de trabajo (encargado).
15. Comunicar mantenimiento realizado a persona que efectuó aviso (administrativo).

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