Fase 4 “Implementar el Sistema de Gestión Ambiental”

Presentado por:

Herman Segundo Ordoñez Enríquez Cod. 87572936

Yesica Alejandra Alarcón Hincapié Cod. 1001652281

Dana Valentina Melo Cod. 1006100485

Grupo: 102021_62

Tutor

Carlos Emilio Balcázar

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

UNAD

Escuela de ciencias contables y administrativas

Mayo 27 del 2022

 INTRODUCCION

Dado la continuidad del sistema de gestión ambiental que se le está realizando a

la empresa COLACTEOS y enfocándonos en el proceso industrial de Quesos Caseros;

en el presente trabajo se abordaran temáticas puntuales que finalizan con dicho plan de

gestión ambiental.

A continuación, se encontrará con los 4 últimos ítems para dar a conocer

finalmente el plan completado para la empresa COLACTEOS; empezamos con el

protocolo de comunicación interna y externa, seguimos con la documentación de la

información, se presenta también una preparación y respuestas ante emergencias y por

último unos indicadores que se deben tener en cuenta en el sistema de gestión

ambiental.
 OBJETIVOS

General:

Abordar aspectos puntuales para la finalización del sistema de gestión ambiental

para la empresa COLACTEOS, enfocado en el proceso industrial de Quesos Caseros.

Específicos:

 Realizar un protocolo de información interna y externa.

 Mostrar que y como se debe documentar de la información.

 Dar a conocer un plan para preparación y respuestas ante emergencias.

 Determinar indicadores del sistema de gestión ambiental.

1. Protocolo de comunicación interna y externa.
2. Documentación de la información.
R/= Para desarrollar un sistema de gestión ambiental (SIGA) se debe diferenciar los

siguientes documentos:

 Políticas

 Objetivos

 Manuales

 Procedimientos

 Instrucciones de trabajo

 Procedimientos operativos

 Formularios y registros

¿Porque es importante saber diferenciar y documentarse con estos ejemplares?

Porque la estructura organizacional de la empresa requiere tener conductas

regulares de acoplamiento interno y externo en relación con el medio ambiente, sus

semejantes y especies naturales.

Como ejemplo organizacional de una empresa veremos la gráfica siguiente:

Todo apunta al desafío y competitividad que requiere al manejar un sistema que

lleve al máximo desempeño laboral, financiero, humano y social, donde su función

principal es darle respuestas positivas a la organización identificando las normas

vigentes para su funcionamiento, en el caso actual en el mundo se está haciendo

estrictamente obligatorio el manejo de la gestión ambiental, en vista que somos víctimas

de nuestro mal uso dentro de los ámbitos laborales perjudicando la bioseguridad

ambiental, interna y externa, uno de los fenómenos más puntuales es, la muerte de

muchas especies, la deforestación, erosión, cambios climáticos, costos de vida, entre

otros puntos clave y básicos de la existencia general global.

¿Cuáles y que es el documento que aborda al contexto documental?

A partir del implemento normativo constitucional del país se ve obligado a difundir,

aplicar, moderar y sancionar las empresas y en general todo acto que incurra a la

conservación natural del ecosistema y mantener el equilibrio ambiental, moderando asi

con las normas principalmente ISO 1001 VERSION 2015, que indica la expansión de

información documentada del SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL, considerando

que puede variar de una empresa a otra según su actividad económica o de procesos o

de administración lógica. También depende del tamaño de la empresa.

Como fundamento damos referencia al contexto ambiental; este puede ser

susceptible a los daños del desempeño ambiental de la organización, donde los

procedimientos ambientales dan instrucciones paso a paso de la adecuada formalidad

del SGA, en todas las actividades de la organización empresarial.

Los procedimientos legales de la norma ISO 14001 son:

1. Aspectos ambientales

2. Requisitos legales

3. Competencia, formación y toma de conciencia

4. Comunicación
 5. Control operacional

6. Preparación y respuesta ante emergencias

7. Seguimiento y medición

¿Que evalúa la norma ISO 14001?

El desempeño ambiental, este se define como resultado de una medición del

SGA, con control de los aspectos ambientales de una organización, con base a las

políticas, objetivos y metas que refiera.

Encontramos unos deberes que la norma exige:

a. Tener un sistema de gestión ambiental, y considerar normas locales e

internacionales

b. Informar a la alta dirección sobre desempeños de la gestión ambiental para su

revisión y buen manejo,

c. Incluir recolección de mejora, bajo parámetros existentes dentro y fuera de las

empresas.
Presenta datos de la empresa, titulo, fecha autor o número de referencia para dar

información del contenido y poder de identidad.

 En ella se dan unas exigencias fundamentales como; distribuir, acceder,

recuperar y utilizar

 Almacenar y conservar, en lo que debe incluir la preservación de la legibilidad

 Control de todos los cambios

 Retener y poner a disposición

Además, debe documentar origen externo de la empresa y determinar si es necesario la

planificación de operaciones del SGA.

La norma ISO 14001, indica que se debe preservar la cultura, el medio ambiente,

cultura política y receptores, valores y costumbres, códigos y actitudes. Contexto de

origen, contexto de mensajes producidos por el emisor.

Hay también factores inherentes a la organización que deben considerarse y dar lucidez

a su desarrollo de actividades dependientes e independientes según sus formalidades:

 Visión, misión, valores, creencias y expectativas

 Cultura, estructura y gobierno de la organización

 Disponibilidad y distribución geográfica de instalaciones, recursos,

infraestructura y materiales. Entre otros elementos o factores incidentes al medio

ambiente y la norma.

Además, en la documentación existen algunos documentos no obligatorios dentro de las

organizaciones que existen en la norma.

a. Clausula (6.1.1 y 6.1.2), que son para identificar y evaluar aspectos y riesgos

ambientales.
 b. Clausula (7.2 y 7.3), procedimientos de competencia, capacitación y

concientización.

c. Clausula ( 7.4), de procedimientos para comunicación

Información documentada que requiere la SGA: Veremos un aporte de información

documentada de la nueva ISO 14001 direccionada por la información del 7.5

En ella contiene que las empresas según su tamaño y actividad deben considerar

diferentes documentaciones organizadas según lo indica la norma, todo esto debe ser en

la creación y actualización de los documentos además de describir, utilizar un formato y

tener como prueba de idoneidad.

I. Información de proceso

II. Organigrama

III. Normas internas

IV. Procedimientos operativos y planes de situación de emergencia

Los mencionados son la base de requerimiento de la norma.

Apartados de la documentación de gestión ambiental. Ova UNAD.

3. Preparación y respuesta ante emergencias.

R/=

Planificación: Responsabilidades y Recursos:

Todos los colaboradores de COLACTEOS deberán ser capacitados sobre los

procedimientos reporte y respuesta en el caso de una emergencia ambiental. Para ello se

destinará los recursos necesarios tanto humanos, técnicos y financieros.

Esquema de respuesta ante emergencias ambientales:

El personal que compone la brigada de emergencias es la siguiente.

 Representantes de la alta dirección.

 Coordinador del SGA.

Responsabilidades:

 Proporcionar los recursos necesarios, para garantizar el desarrollo de las

investigaciones, notificaciones y divulgación de la investigación de

incidentes/accidentes ambientales.

 Garantizar los recursos técnicos y humanos para la aplicación y seguimiento de

las acciones correctivas, producto de la investigación del accidente/incidente

ambiental.

 Evaluar y verificar el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión

Ambiental.

 Revisar periódicamente el SGA, para emitir recomendaciones que conlleven al

mejoramiento continuo.

 Servir de apoyo y participar en la investigación/clasificación y reporte de

incidentes/accidentes ambientales.
  Mantener los implementos de seguridad disponibles para todos los

colaboradores.

 Asegurarse que se tomen todas las medidas para proteger el medio ambiente.

En caso de eventuales emergencias:

 Coordinar las acciones de COLACTEOS con la de los bomberos, ambulancia,

policías, etc.

 Transmitir los mensajes e información, por un medio disponible.

 Organizar todos los vehículos para su uso durante una emergencia.

 Coordinar el equipo, herramientas y materiales que sean necesarios.

 Controlar el trafico y limitar los sitios de acceso únicamente para el personal

autorizado de COLACTEOS.

Disponibilidad de equipo de respuesta:

 Protección contra incendios:

o Extinguidores de incendios portátiles, empotrados, etc.

 Equipo contra derrames:

o Almohadillas o paños absorbentes, barreras de contención y materiales

absorbentes oleofilicos e hidrofóbicos, desnatadoras mecánicas, bombas,

palas, rastrillos, turriles vacíos. Dichos equipos absorbentes son

utilizados para recuperar productos derramados.

o Los vehículos que tengan como función, trasportar sustancias o

materiales peligrosos deben estar equipados con un extintor de

incendios, materiales absorbentes, palas y otros equipos de respuesta

ante derrames, que contengan los siguientes elementos:

  Material absorbente no combustible y balde con tierra seca o

arena.

 Polietileno.

 Pala.

 Tambor de tapa removible vacío.

 Agentes o sustancias neutralizadoras.

 Ropa protectora (trajes de goma, guantes, bota de goma,

mascarillas de respiración, anteojos protectores, etc.)

Procedimiento en caso de emergencias:

 ¿Qué hacer en caso de derrames de sustancias peligrosas (aceite de motor)?

1. Delimitar el área de derrame con cordones absorbentes, aserrín o arena

para detener el fluido y evitar que contamine el suelo, drenajes u otras

sustancias inflamables que puedan causar un incendio.

2. Recoger el fluido con un material absorbente y exprimir en un recipiente

destinado para el con el fin de recolectarlo. Este fluido recolectado,

deberá tratarse como aceite usado, y ser almacenado para su recogida y

posterior disposición final.

3. Comunicarse con la Secretaria Distrital de Ambiente, en caso de que la

situación se salga de control.

4. En caso de que el aceite tenga contacto con una fuente de agua potable,

el personal encargado deberá contener la expansión del aceite, haciendo

uso de los cordones absorbentes y paños, y estos deberán ser puestos en

una funda roja y almacenados en los recipientes de sustancias toxicas.

  ¿Qué hacer en caso de exceso de material particulado?

1. Rociar el área susceptible de generar material particulado,

frecuentemente con agua.

2. Usar respiradores N95 o N100.

3. Comunicarse con la Secretaria Distrital de Ambiente, en caso de que la

situación se salga de control.

 ¿Qué hacer en caso de exceso de residuos sólidos?

1. Realizar la separación de los residuos generados.

2. Organizar de acuerdo con su clasificación en diferentes contenedores.

3. Comunicarse de inmediato con el servicio público de aseo.

Notificación a los organismos de socorro:

La forma oportuna en que se haga la notificación de una situación de emergencia

dentro de la empresa es fundamental para la disminución del tiempo en que se obtenga

la ayuda de organismos especializados como bomberos, policía, cruz roja,

antiexplosivos, etc.)

Esto puede significar el salvar una vida o evitar graves daños en las

instalaciones. La persona de turno en la recepción es quien debe de dar esta notificación,

una vez reciba el informe del líder de la brigada de emergencia.

Para realizar esta notificación se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Emplear para ellos el listado telefónico de emergencias que debe permanecer en

un lugar visible en la recepción.

2. Suministrar de forma clara y concreta la siguiente información:

o Nombre de la empresa de donde se está llamando.

o Nombre y cargo de quien ejecuta la llamada.

 o Situación que se esta presentando y requerimientos especiales si lo hay.

o Número telefónico a donde puedan llamar a confirmar la veracidad de

la solicitud hecha.

o Cualquier otra información que solicite el organismo de socorro.

Plan de divulgación:

Para el personal que se vincule a COLACTEOS, la divulgación del plan de

emergencias se hace en el proceso de inducción y para el personal antiguo se realizara

una capacitación cada vez que se genere modificación en el plan de evacuación.

Para información del personal visitante y de las personas que laboran en

COLACTEOS con una infografía que será ubicada en la recepción acompañado de un

plano general de las instalaciones en el que india rutas de evacuación y los puntos de

reunión final.

Prácticas y simulacros:

Para garantizar la comprensión y funcionamiento de este plan de emergencias,

así como para detectar fallas en el mismo, deberá practicarse periódicamente teniendo

en cuenta lo siguiente:

 Programación anual de simulacros.

 Análisis posterior: Una vez terminado el simulacro se realizará un análisis de lo

ocurrido con el fin de evidenciar posibilidades de mejora en el plan de

emergencias.

 Consideraciones de seguridad: Debido a que los simulacros de evacuación

requieren de la participación de todos los trabajadores de la empresa en su

realización, se deben tomar todas las precauciones que se consideren necesarias,

como:

o Establecer vigilancia en los sitios estratégicos dentro y fuera de las

instalaciones.

o Dar aviso previo a las edificaciones y sitios vecinos a las instalaciones o

áreas.

o Proveer ayudas a las personas con algún tipo de impedimento de ser

necesario.

o Los sitios con visitantes como oficinas deberán ser notificadas antes y

durante el ejercicio, de la naturaleza de la práctica.

o Debe avisarse a las autoridades competentes de la zona, de ser necesario.

4. Indicadores del sistema de gestión ambiental.

R/=

Funcionan para preservar el medio ambiente asegurando los mismos beneficios;

estos indicadores reflejan las acciones organizativas que la dirección de empresa

emprende para minimizar el impacto medio ambiental de la empresa.

La información se basa en numerosos datos medioambientales, que se basan en

controlar y gestionar de manera efectiva para poder transformarlos en información

concisa y valiosa, estos indicadores ayudan a las empresas a resumir los datos que son

muy abundantes y con ello se apoya la dirección en la toma de decisiones. Son

utilizados a reducir esos datos extensos y mejorar los puntos débiles que la empresa

tiene en cuanto a la gestión ambiental; una de las principales ventajas de estos

indicadores es el hecho de que cuantifican importantes evoluciones en la gestión

medioambiental de la empresa y las hacen comparables con el transcurso del tiempo,

permiten detectar rápidamente tendencias opuestas y también se utilizan como un

sistema de alerta temprana.

Estos indicadores adquieren gran valor como herramientas en los procesos de

evaluación y toma de decisiones políticas sobre los problemas ambientales, por ende,

los indicadores deben cumplir con ciertas características como:

 Ser científicamente valido, estar basado en un buen conocimiento del

sistema descrito.

 Estar basado en datos fiables y de buena calidad.

 Ser comparable.

 Ofrecer información relevante para el usuario, además de simple y clara

para facilitar la comprensión de esta misma.

 Ser sensible a los cambios que se produzcan en medio o en las

actividades relacionadas con él.

Estos indicadores cuentan con cierta clasificación y se clasifican en dos.

Indicadores de desempeño ambiental, operativo y de gestión; en este

proporcionan información sobre el desempeño ambiental de las operaciones

de una organización y sobre el esfuerzo de la dirección para influir en ese

desempeño ambiental que tiene la organización.

Indicadores de condición ambiental; se otorga información acerca de la

condición local, regional, nacional o global del medio ambiente, así como

sobre la condición ambiental y las actividades, productos y servicios de la

organización.

Existen 17 indicadores que son indispensables para valorar el impacto

ambiental de la empresa y detectar los problemas.

1. Disminución del suministro de agua en una región geográfica,

indicador de condición ambiental.

2. Nivel de agua subterránea, indicador de desempeño ambiental

operativo.

3. Cantidad de agua utilizada por día.

4. Cantidad de agua utilizada por unidad de producción, indicador de

desempeño gestión ambiental.

5. Recursos invertidos en investigación de métodos para la reducción

del consumo de agua.

6. Disminución de consumo en relación con inversión.

7. Calidad de aire.
 8. Concentración de contaminante especifico en aire, agua, suelo.

9. Biodiversidad y número de especies en peligro.

10. Longevidad de los seres humanos en una determinada zona.

11. Densidad de población.

12. Tasa de nacimiento.

13. Niveles de contaminante en sangre.

14. Estudios epidemiológicos.

15. Cantidad o calidad de recursos naturales.

16. Concentración de contaminantes en los tejidos de organismos vivos.

17. Reducción de ozono atmosférico.

Para cada parámetro están sus indicadores de los cuales debemos tener muy en

cuenta para preservar la vida de la naturaleza, los indicadores se obtienen por tablas

realizando ciertas ecuaciones observando de la manera como nuestra empresa maneja

estos porcientos de calidad y de cómo los podemos hacer cumplir para una clara

observación tomando medidas favorables de las cuales debemos realizar teniendo en

cuenta las órdenes dadas para cada región.

 CONCLUSIONES

La comunicación es una clave muy importante para el éxito de una empresa. La

comunicación interna o como la empresa se comunica con los empleados, es un

elemento vital del éxito, la comunicación externa o como la empresa se comunica con

los clientes actuales y potenciales y el público externo, también lo es.

La documentación fomenta el intercambio de conocimientos, lo que capacita al

equipo de trabajo para saber como funciona los procesos y como suelen ser los

proyectos finalizados, además es de gran utilidad ya que se verá una organización en

dichos documentos para hacer más fácil el encuentro de estos en una situación de

necesitarlos.

La importancia de tener un plan contra emergencias radica en que permite

identificar las amenazas, determinar la vulnerabilidad, definir niveles de riesgos,

estructurar un procedimiento de evacuación tanto para los usuarios como trabajadores,

al igual que realizar un esquema operativo para la atención de posibles lesionados.

Los indicadores de gestión ambiental tienen principalmente dos funciones,

reducir el numero de medidas y parámetros que normalmente se requieren para ofrecer

una presentación lo más cercana posible a la realidad de una situación y simplificar los

procesos de comunicación.

Un manejo adecuado de jerarquización y funciones que desarrollen los

funcionarios hace el buen uso y nombre de las empresas, es vital tener una organización

y un plan de manejo que garantice el clima y armonía en todos sus ámbitos,

compañerismo, departamentos y procesos adecuados y dotados de sus elementos

propios para dar rendimiento continuo, tener las señalizaciones y disposición de

emergencia, ser ordenados en cada área de la empresa, y mantener la higiene y demás

características de aseo y lugares específicos de materas primas, bodegas y sitios de

recepción de personal, nos da la estrategia puntual y visión de un buen uso de las

políticas, normas y leyes un buen ejercicio socio-ambiental y cultural

Elementos de un proceso empresarial en ejercicio al éxito.

RECOMENDACIONES
Dentro de todas las empresas debe haber recomendaciones del manejo adecuado

de todo su entorno ambiental interno y externo, veremos unos apartes que se consideran

prioritarios.

 Uso eficiente de servicios públicos, principalmente, agua y luz, entre otros

 Clasificación de residuos solidos

 Clasificación de residuos contaminantes o peligrosos, (agujas, vidrios, residuos

hospitalarios, etc.

 Valor de residuos reutilizables

 Mejoramiento en los procesos productivos

 Conservación de zonas verdes dentro del perímetro de la planta física

 Apoyar al uso racional del medio ambiente y aportar a la siembra de árboles y

demás espacios verdes.

 Reducir elementos eléctricos

 Uso adecuado del papel

  Utilizar productos biodegradables

 Consumo necesario y uso racional de materias primas

 Evitar el co2 como elemento contaminante

 Tener espacios adecuados para los residuos dentro de las instalaciones de las

empresas

 Orden y normas legales de conservación ambiental

 Cronograma de función ambiental empresarial

 Cuadro estadístico ambiental y uso normativo de las materias primas

Estos y otras recomendaciones son maneras de buenas prácticas para el funcionamiento

normativo y deben estar contemplados en las políticas empresariales.

 BIBLIOGRAFIA

(S/f). Edu.co. Recuperado el 27 de mayo de 2022, de

https://repository.unad.edu.co/handle/10596/5212#

Canive, T. (2017, mayo 31). ¿Qué es la Estructura Organizacional? Tipos y

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cuál es la documentacion ambiental de una empresa - Google Search. (s/f).

Google.Com. Recuperado el 27 de mayo de 2022, de

https://www.google.com/search?

q=cual+es+la+documentacion+ambiental+de+una+empresa&rlz=1C1CHZN_es

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