FASE 4 IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

GESTION AMBIENTAL - ACTIVIDAD COLABORATIVA

PRESENTADO POR:
MARITSABEL VERGARA VILLANUEVA
1065834895

CURSO
CÓDIGO: 102021_22

TUTOR:

JENNIFER PAOLA PINEDA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DICIEMBRE 2021
 INTRODUCIION

En la presente actividad damos a conocer el proceso de gestion ambiental dando a

conocer los objetivos y procesos importante que debe una empresa Debido al
deterioro ambiental por el que esta atravesando el mundo en la actualidad, producto
del desarrollo industrial y del crecimiento poblacional, se ha visto la necesidad de
intervenir en los procesos industriales de las empresas de tal forma que se minimicen
los impactos ambientales generados por sus actividades. A nivel mundial la Gestión
Ambiental dentro de las empresas esta adquiriendo gran importancia como una base
fundamental para el desarrollo integral de la misma. Un Sistema de Gestión
Ambiental representa un enfoque estructurado para establecer objetivos ambientales,
lograrlos y demostrar que han sido alcanzados. La norma ISO 14001 es un conjunto
de documentos de Gestión Ambiental que, una vez implantados, afectará todos los
aspectos de la gestión de una organización en sus responsabilidades ambientales y
ayudará a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin
de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico.
PROTOCOLO DE COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA

La diferencia entre una comunicacion interna y externa . en una empresa podria

resumirse en la comunicacon interna tiene lugar entre el personal dentro de una
organizacion, la comunicacion externa se produce dentro las personas de la empresa y
las del mundo exterior

- un protocolo de comunicacion es un cojunto de pautas que permiten diferentes

elementos que forma parte de un sistema establezca comunicaciones entre si a travez
del intercambio de informacion comprensible y consisa . El protocolo debe ser facil
de entender por todo el mundo

- debe ser especifico con claridad que medios se utilizaran para cada caso

- la imagen corporativa debe ser flexible

COMUNICACION INTERNA

La comunicación corporativa es un concepto claramente identificado en el ámbito

organizacional como una vinculación del ejercicio informativo con los fines de
cualquier empresa y su contribución al mejoramiento continuo de la misma.
Así toda empresa es entendida como un organismo que implica un conjunto de
personas. En ese sentido hay una totalidad construida de muchas partes en interacción
constante, que requieren de una recuperación con el fin de ejecutar una efectiva
gestión de las comunicaciones. Por su parte, la disciplina es definida como un proceso
de relación o contacto entre dos o más personas y busca la entrega y recepción de
ideas, sentimientos, hechos, etc.
La Comunicaciones externas La comunicación ha tratado siempre de influenciar
todos los sectores estratégicos, humanos y técnicos, con el objetivo de sincronizara
toda la organización haca sus metas. Los públicos externos de las empresas
comprenden un grupo de personas con la capacidad de intervenirla directa o
indirectamente. Las comunicaciones buscan precisamente eso: alinearse con el
público, identificar sus necesidades, proponer nuevos conceptos, lograr una alta
reputación, entre otras cosas.

1. protocolo de comunicación interna y externa para la empresa de papel

Proposito: consiste en documentar un procedimiento de informacion donde se ha

ortorgado toda las especificaciones de la actividad a realizar y debido a esto tomar las
mejores medida de la gestion ambiental

Alcance: se debe cumplir el protocolo cumpliendo las pautas que forman parte del de
la comunicacion externas dentro del sistema de gestion

La gestión documental es el proceso y conjunto de normas que se aplican para

categorizar y almacenar todos los documentos que se generan en una organización. Es
decir, se trata de gestionar y archivar los diferentes documentos que realiza y recibe
una empresa a lo largo de su vida.

Los cambios experimentados por esta disciplina

Se trata de un concepto que en sus inicios se realizaba de una manera física en

grandes espacios de almacenaje de archivos. La llegada de la informática ha cambiado
esa manera reorganizando los documentos a archivos electrónicos e incluso al
almacenaje en la nube.

En muchas ocasiones conviven elementos físicos y digitales por lo que las empresas
se ven en la obligación de encontrar nuevas formas de llevar a cabo la gestión
documental. Conocer este proceso te permitirá estar preparado para desarrollar una
labor fundamental en cualquier organización.

Para qué sirve la gestión documental

El archivado de documentos tiene una finalidad más allá de ordenar los diferentes

documentos con los que cuenta la empresa. Tener una gestión de
documentación eficiente tiene un objetivo y una finalidad que se identifica en los
siguientes puntos.

Conservación de documentos valiosos

Es una de sus funciones principales, identificar y mantener los documentos que

resultan imprescindibles para la compañía. Se deben salvaguardar de la manera
correcta y asegurar su permanencia en el tiempo.
Ventajas y desventajas

Contar en las empresas con un sistema de gestión documental conlleva diferentes

beneficios e inconvenientes. Cada empresa tiene una realidad, un tamaño y una
manera de funcionar, es necesario conocer ambas partes antes de implantarlo.

Ventajas

Entre las diferentes ventajas con las que cuentan este tipo de sistemas te vamos a
hablar de las siguientes:

 Rapidez y sencillez. Gracias a ellos los archivos se almacenan de manera que

consultarlos es sencillo. La información fluye de una manera rápida entre los
diferentes miembros de la organización. Pero lo más importante es que los
documentos se encuentran con facilidad.
 Ahorro. Apostar por la gestión informática de documentos permite conseguir
un ahorro en material y espacio, es decir un ahorro económico.
 Seguro y fiable. No tener documentos duplicados, garantizar la seguridad de
los realmente importantes forma parte de esta especialidad.
Desventajas

Por el contrario también cuentan con una serie de desventajas que pueden implicar
que no seas la mejor opción para la empresa:

 Coste inicial. Implantar un sistema electrónico de este tipo implica un gran

desembolso inicial que a la compañía le puede costar asumir.
 Seguridad. Los espacios de almacenaje tanto físicos como virtuales son
susceptibles de ser atacados. Siempre va a suponer un riesgo almacenar la
información.
 Copias. No contar con una copia de seguridad es un error. Si se destruye un
archivo se eliminan las posibilidades de recuperarlo
 Leyes. Existen una gran variedad de leyes que asegurar la protección o el
manejo de determinados datos. Es importante conocerlas para no incurrir en
algún tipo de falta

Es importante tener en la empresa toda la documentacion al dia ya que de esta

depende de una buena organizacion ya que la empresa debe contar con un orden y
esto son

- documento original donde se consigna por primera vez y de forma positiva

- se tendra las credenciales y nacimiento de la empresa donde se tendra en un

curriculo donde se permitira enviarlo en el momento preciso de un anuncio que sea
interesante

Preparación y respuesta ante emergencias

 Prepararse para responder por la planificación de acciones para prevenir
impactos ambientales
 Responder a situaciones actuales de emergencia
 Tomar medidas para prevenir las consecuencias de las situaciones de
emergencia
 Evaluar periódicamente las acciones de respuesta planificadas
 Revisar periódicamente y revisar los procesos y las respuesta planificadas

 Responder ante situaciones de emergencia y los accidentes reales.

 Comenzar acciones que disminuyan las consecuencias de las situaciones de
emergencia ambiental.
 Conocer las acciones para evitar que sucedan situaciones de emergencia y
accidentes ambientales.
 De forma periódica, poner a prueba los procedimientos en el momento en el
que sea posible.
 Revisar y actualizar el procedimiento, en particular cuando se hayan
producido accidentes o situaciones de emergencia.
El requisito de la norma ISO 14001:2015 queda implementado con un plan de control
operacional para evitar que sucedan situaciones de emergencia, con lo que se deberá
disponer de un plan de emergencia y la capacidad de respuesta cuando a pesar de
todas las medidas de control se produce el accidente.

Según la ISO 14001:2015 la empresa tiene que realizar simulacros de los planes de
emergencia y revisar el contenido de forma periódica.

Indicadores del sistema de gestión ambiental

Los indicadores de gestión ambiental reflejan las acciones organizativas que la

dirección de empresa emprende para minimizar el impacto medioambiental de la
empresa.

Esta información se basa en numerosos datos medioambientales, los cuales se

requiere controlar y gestionar de manera efectiva para poder transformarlos
en información concisa y valiosa. Ésta es una razón por la cual los indicadores se han
empleado durante mucho tiempo en la gestión de las empresas con la finalidad de
resumir los datos excesivamente abundantes y apoyar con ello a la dirección en
su toma de decisiones.
 INDICADORE
S DE GESTION AMBIENTAL
Estos indicadores  resumen extensos datos medioambientales en una cantidad limitada
de información significativa, asegurando una rápida evaluación de las
principales mejoras y de los puntos débiles en la gestión ambiental de la
empresa. Además, permiten medir objetivos medioambientales cuantificables que
pueden utilizarse para conocer el éxito o el fracaso de las actuaciones.

Una de las principales ventajas de los indicadores ambientales es el hecho de

que cuantifican importantes evoluciones en la gestión medioambiental de la empresa
y las hacen comparables con el transcurso del tiempo. Si se determinan de una forma
periódica, los indicadores medioambientales permiten detectar rápidamente
tendencias opuestas y, por consiguiente, también pueden utilizarse como un sistema
de alerta temprana.

La comparación de indicadores medioambientales de diferentes empresas o

departamentos de una empresa
puede mostrar los puntos débiles y los potenciales de optimización, lo que se puede
emplear para determinar metas concretas de mejora.

Entre las principales funciones de los indicadores de gestión ambiental se encuentran

las siguientes:

 Detectar potenciales oportunidades de mejora

 Obtener y perseguir metas medioambientales
 Identificar oportunidades de mercado y potenciales de reducción de costos
 Evaluar el impacto medioambiental de la empresa
 Proporcionar datos esenciales para informes y declaraciones
medioambientales exigibles
 Favorecer la implementación de ISO 14001
 BIBLIOGRAFIA

https://calidadgestion.wordpress.com/2012/12/11/indicadores-de-gestion-ambiental/

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/procedimientos
%202008/2017/P20100-08-16V2%20MP%20Preparacion%20y%20respuesta%20ante
%20emergencias.pdf

https://www.sage.com/es-es/blog/seis-documentos-empresariales-que-es-necesario-
tener-en-formato-impreso-infografia/