Prevención Del Fraude y Pérdidas en Bodegas (Presentación)

Prevención del Fraude y Pérdidas en Bodegas
Alex Antonio Ramos, SCMC
16 y 17 de agosto 2022 Cursos Especializados, CEESCI - Alex Ramos - Copyright © 1

Contenido del curso
1. Fraude: ¿Qué es y como afecta a las empresas?

2. Abordaje del fraude: etapas y sistema de prevención
3. Detectando el fraude en la empresa
4. Importancia del personal en la prevención
5. Ambiente de control.
6. Diez medidas para reducir el riesgo de fraude

Fraude
Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultamiento o violación de confianza, que no requiere la aplicación
de amenaza de violencia o de fuerza física.
Puede ser cometido por individuos y organizaciones para obtener beneficio económico, ya sea en forma de dinero,
bienes o servicios, evasión de pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio.
Se puede explicar a través de tres factores: individuos con una motivación, la accesibilidad a un blanco apropiado,
y la ausencia de protecciones competentes.

Algo sobre fraude…
Malversación de activos Esquemas comunes relacionados al inventario:

(Apropiación de Inventarios)
 Apropiación de inventario para uso personal.
 Apropiación de inventario para venta en mercados paralelos.
 Hurto de desperdicio o inventario dañado u obsoleto.
 Hurto de inventario fuera de sistema.
 Hurto donde frecuentemente no se mantienen inventarios apropiados.
 Cargo de malversaciones a las cuentas de inventario.

Corrupción Fraude en Estados
Financieros y Reportes
 Sobornos o extorsión por prioridad o agilidad en la descarga.

¿Conoces qué tan
vulnerable es tu
operación?

Factores que facilitan el fraude y pérdidas
 Gerencia no interesada en ambiente de control

 Poco entrenamiento y oportunidades de promoción
 Alta rotación de personal y absentismo
 Falta de claridad en las responsabilidades
Acción  Falta de reconocimiento por el trabajo bien realizado
fraudulenta Ocultamiento
 Grandes cantidades de efectivo a la mano
 Falta de lealtad a la empresa
 Inventario pequeño y de gran valor (o popularidad) sin suficiente control
Fraude  Procesos débiles para la selección de personal de puestos clave

 Falta de segregación de labores
 Proceso inadecuado de autorizaciones
Conversión a efectivo  Pocas salvaguardas físicas para el acceso a inventario
 Documentación inadecuada de transacciones
 Falta de exigencia de vacaciones a personas de puestos clave

Algo sobre fraude…
Se estima que las organizaciones alrededor del mundo pierden el 5% de sus ingresos por fraude.
En su “Report to the Nations on Occupational Fraud & Abuse” se incluyen los siguientes datos relevantes:
 LOS MECANISMOS DE FRAUDE OCUPACIONAL PUEDEN OCURRIR POR VARIOS MESES O AÑOS
ANTES DE SER DESCUBIERTOS.
 LOS “TIPS” SON LA PRINCIPAL CAUSA DE DETECCIÓN DE FRAUDE OCUPACIONAL. El fraude tiene
más probabilidades de ser descubierto por comentarios de terceros que por cualquier otro medio.
 EL FRAUDE OCUPACIONAL ES UN PROBLEMA GLOBAL. Aunque los hallazgos difieren levemente de

región a región, la mayoría de características como mecanismos fraudulentos, perpetradores y
controles antifraude son similares independientemente del país en donde ocurre.

Estadísticas importantes
En promedio USD 28,800,000.oo

defraudados por país, en un año.
Fuente: Report to de Nations, 2020.

ACFE. Association of Certified Fraud Examiners.

Según el tamaño de la empresa…


El triangulo del fraude (reactivo)
Acción
fraudulenta Ocultamiento
Fraude
Conversión a efectivo
Abordaje del fraude: Etapas
Prevención • Detección • Reacción

Sistema de prevención del fraude
Se sostiene en estos cuatro pilares…
POLÍTICA AMBIENTE DE ENTRENAMIENTO SISTEMA DE

ANTIFRAUDE CONTROL AL PERSONAL DENUNCIAS

Práctica No.1:
Autoevaluación de vulnerabilidad ante el fraude

Detectando el fraude…

Estadísticas reveladoras
En resumen:
4 de cada 10 casos
Son detectados por mecanismos distintos a las auditorías.
7 de cada 10 casos
Son denunciados por medios impersonales.
6 de cada 10 casos
Son denunciados por empleados entrenados en cómo hacerlo.


Efecto de “HOTLINE” como canal para denuncias
También, contar con una línea de denuncia puede reducir a la mitad el impacto económico del fraude.


Para reflexión…
 ¿Cómo están los mecanismos
de denuncia en tu empresa?
 ¿Tienes empleados entrenados

para realizar denuncias?

Mecanismos de ocultamiento


El triangulo del fraude (proactivo)
Motivación Racional
(Presiones) (Justificación)
Fraude
Oportunidad
(Pobre control)
Punto clave: Ejecute acciones orientadas al personal, gestione el racional y la motivación.

Gestión del clima laboral
 L I D E R A Z G O . Dirección y apoyo.
 R E L A C I O N E S S A N A S . Respeto y buena comunicación.
 A U T O N O M Í A . Independencia en tareas de rutina.
 E Q U I D A D . Justicia y objetividad.
 E S PA C I O S S E G U R O S Y E F I C I E N T E S . Limpieza, iluminación, ventilación y herramientas.
 R E C O N O C I M I E N T O . Motivación, competitividad sana.
 I D E N T I D A D . Sentirse parte de…

Gestión del desempeño
Comportamientos • Competencias • Objetivos
Liderazgo. Relaciones sanas. Autonomía. Equidad. Espacios seguros y eficientes. Reconocimiento. Identidad.

Educación financiera
¿Cómo abordarlo?
Charlas, asesoría y Programas de bienestar financiero.

El concepto de “Retribución Total”
Liderazgo
Retribución total
Beneficios y prestaciones no
económicas de la empresa
Beneficios y prestaciones
económicas de la empresa
Salario

Señales de alerta en el personal
 Estilo de vida
 Dificultades económicas
 Cercanía inusual con clientes o proveedores
 Afán por mantener el control
 Irritabilidad, suspicacia y a la defensiva
 Actitud “Wheeler-dealer” (“Bisnero”)
 Renuencia a tomar vacaciones
 Adicciones
 Quejas sobre salario y autoridad
 Problemas familiares

Asegurando el ambiente
de control en la bodega…

Elementos del ambiente de control
 Gestión del clima organizacional

 Desarrollo de liderazgo
 Educación continua del personal
 Gestión del bienestar financiero
 Orden y limpieza (5S)
Fraude  Control físico de inventarios

 Esquema de autorizaciones
 Liquidación documental
Oportunidad  Auditorías periódicas
(Pobre control)
 Tecnología
¿qué es 5S?
Programa desarrollado por Toyota para conseguir mejoras sostenible en la

organización, orden y limpieza; que facilita y se sostiene de la gestión visual y
aumenta la motivación del personal.
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clasificar y descartar ordenar sanear y limpiar simplificar disciplinar

¿Dónde implementar un programa 5S?
Oficinas
Equipos Gestión de Inventarios
Almacenes

Programa 5S en la gestión de inventarios
PASO 1: SEPARAR
Criterios para la clasificación de inventarios
 ABC
 Valor económico versus valor emocional
 ¿Sirve aún o ya no?
Codificación
 Nivel de criticidad: sujeto a plan, sujeto a falla o sujeto a condición
 A conciencia… ¿por qué debe conservarse?

Separar Situar Sanear Simplificar Sostener

PASO 2: SITUAR
Decisiones de ubicación
 Estructura de bodegas y ubicaciones en el ERP
 Inventario centralizado versus segregación geográfica
 Codificación de bodegas y ubicaciones
 ¿ U B I C A C I Ó N L Ó G I C A ?  Permisos, visibilidad y parametrización de bodegas

 Todos los artículos deben estar en el sistema
 Agrupamiento por código
 Costeo por ubicación Use codificación inteligente


PASO 3: SANEAR
Diseño de procesos administrativos
 Política de inventarios
¿Es posible renegociar los
¿Cómo se negocian los
términos con proveedores?  Política de obsolescencia
reemplazos de equipo?
(Política de devoluciones)
 Rutina de seguimiento (agenda)


PASO 4: SIMPLIFICAR
 Gestión visual
 Control por excepción
 Revisión periódica
 SMM (Single Minute Meetings)


PASO 5: SOSTENER
 Estándares documentados  Jornadas y reuniones  Auditorías  Incorporación al SGC
y divulgados de culturización
Visuales, comunicar el resultado

deseado y no la actividad, revisarse
continuamente…. Son la mejor forma
conocida de hacer las cosas.


5S en resumen…
Separar lo ÚTIL de lo INÚTIL
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Deshacerse de lo inútil
Administración visual
Auditoría y Cultura

Control físico del inventario
PROPÓSITO DEL CONTEO FÍSICO DE INVENTARIOS: Obligación legal • Ejecutar control de rutina • Corregir desviaciones para evitar reprocesos
Inventario General … al menos una vez por año, auditado y por requerimiento legal
Tipos: Inventario Cíclico (Rotativo) … basado en el nivel de riesgo e impacto financiero
Inventario Aleatorio … puede ser SIMPLE o ESTRATIFICADO y garantizarse su aleatoriedad
Por familia, por ejemplo: Según ABC… uno de cada categoría por evento, más “A” que B y más “B” que “C”, más
“A” que “B” y no siempre “C”, etc.
1. Una familia por mes
2. Para familias clave: varios conteos por año
3. ¿Cuántas “vueltas” por año se deben dar? Liderado por Costos,
Control interno,
Liderado por Costos, Contraloría, etc. y
Control interno, observado por
Nivel de confidencialidad, patrón Contraloría, etc. Auditoría Externa
predecible, día y hora estándar, en
armonía con el ciclo de la Programa anual de Liderado por el
almacén (control a
operación, con operación inventarios físicos
nivel de proceso)
suspendida o en marcha, etc.

Práctica No. 2:
Análisis del inventario

Reaccionando ante el fraude…
 Política antifraude
 Comité de alto nivel
 Procedimientos


Diez medidas para reducir el riesgo de fraude
1. BOARD DE DIRECTORES: Establecer un responsable de fraude al más alto nivel.
2. TONE AT THE TOP: Integridad y valores éticos al más alto nivel de la organización
3. POLÍTICA DE RIESGOS Y FRAUDE: Aprobación por parte de la alta gerencia (tolerancia al riesgo y acciones disciplinarias)
4. RISK CHAMPION: Determinar políticas que identifiquen a los responsables del seguimiento de cada tipo de riesgo
5. PROCEDIMIENTOS: Generarlos para identificar riesgos de fraude en forma continua.
6. ROTACIÓN DE PUESTOS: Auditorías sorpresivas. Apoyo al personal con problemas. Política de “puertas abiertas”
7. MONITOREO: Indicadores de riesgo de fraude y actuar rápidamente en su detección (revisiones analíticas, gastos, etc.)
8. CAPACITACIÓN CONTINUA: Controles, reportes y denuncias, liderazgo, valores, finanzas personales, etc.
9. LÍNEAS DE DENUNCIAS: Detección fraude cometidos por personal de cualquier nivel.
10. INTEGRIDAD DOCUMENTAL: Evite tachaduras, enmiendas y anulaciones, etc. Excepciones sólo con autorización de alto nivel.


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Malversación de activos Esquemas comunes relacionados al inventario:

 Apropiación de inventario para uso personal.

 Apropiación de inventario para venta en mercados paralelos.

 Hurto de desperdicio o inventario dañado u obsoleto.

 Hurto de inventario fuera de sistema.

 Hurto donde frecuentemente no se mantienen inventarios apropiados.

 Cargo de malversaciones a las cuentas de inventario.

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 Gerencia no interesada en ambiente de control

Fraude  Procesos débiles para la selección de personal de puestos clave

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 EL FRAUDE OCUPACIONAL ES UN PROBLEMA GLOBAL. Aunque los hallazgos difieren levemente de

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En promedio USD 28,800,000.oo

Fuente: Report to de Nations, 2020.

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Fuente: Report to de Nations, 2020.

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Prevención • Detección • Reacción

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Se sostiene en estos cuatro pilares…

POLÍTICA AMBIENTE DE ENTRENAMIENTO SISTEMA DE

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Fuente: Report to de Nations, 2020.

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Fuente: Report to de Nations, 2020.

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 ¿Tienes empleados entrenados

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Fuente: Report to de Nations, 2020.

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 R E L A C I O N E S S A N A S . Respeto y buena comunicación.

 A U T O N O M Í A . Independencia en tareas de rutina.

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 R E C O N O C I M I E N T O . Motivación, competitividad sana.

 I D E N T I D A D . Sentirse parte de…

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Comportamientos • Competencias • Objetivos

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 Gestión del clima organizacional

 Orden y limpieza (5S)

Fraude  Control físico de inventarios

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Equipos Gestión de Inventarios

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 ¿ U B I C A C I Ó N L Ó G I C A ?  Permisos, visibilidad y parametrización de bodegas