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ADMINISTRACIÓN I
GUIA Nº 6
Funciones Medio:
Sistemas de Información
Año 2019
ADMINISTRACIÓN I – Lic. Miguel A. Mallar 2
GUÍA Nº 6 - Sistemas de Información
Funciones:
En un Sistema de Información se realizan cuatro actividades básicas:
La información y la empresa
Quienes conducen las organizaciones, llevan a cabo sus funciones
básicamente con información para tomar decisiones. Se afirma que la
información es la materia prima de su actividad y también es el resultado de la
misma.
En razón de esto, la calidad de las decisiones es el resultado en gran medida,
de la calidad de la información que se utilizó para tomarlas.
Si se tiene en cuenta cierta capacidad de análisis para la evaluación y
selección de una alternativa entre varias, la selección de una de estas
alternativas será mucho mejor, cuanto mejor sea la información de que se
dispuso para tomarla.
Muchos problemas provienen de tener mala información, o de que la disponible
sea escasa. Otras veces se cuenta con mucha información pero no está
disponible ordenadamente para tomar una adecuada decisión.
Concepto de “dato”:
Los datos son cifras y hechos que no han sido procesados o analizados, no se
les ha agregado valor, son representaciones formalizadas de entidades o
hechos, que pueden ser procesados e interpretados. Son de escaso o ningún
valor para una persona en ciertas situaciones. Son representaciones simbólicas
que no sirven para reducir la ignorancia o incertidumbre de alguien que dbe
tomar una decisión.
Los datos son cifras y hechos que no han sido procesados o analizados, no se
les ha agregado valor. Por ejemplo: 54 unidades, $1.560.000.-
La “información”:
La información por su parte, es un conjunto de datos registrados, clasificados,
relacionados o interrelacionados dentro de un contexto, que proporciona un
mayor conocimiento al destinatario sobre una situación en particular,
disminuyendo la incertidumbre.
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Esto implica que el dato ha sido procesado y brinda una utilidad para el
usuario, lo cual le agrega valor y significado. Por ejemplo, retomemos los dos
datos anteriores.
La misma representación simbólica que para una persona puede ser un dato,
para otra puede ser información.
1. Importancia de la Información
En el mundo actual el recurso que cobra día tras día mayor valor, es la
información. Las organizaciones se enfrentan a una competencia cada vez
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Hasta hace unos años la principal información con la que se contaba era de
tipo contable, hoy el procesamiento electrónico de la información abre día a día
nuevas posibilidades.
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3. El sistema de información
Economía
El costo de producir una información no debe ser superior al beneficio
esperable de su utilización. La información funciona como un bien económico y
como tal es posible:
• Comprar y venderla
• Que se vuelva inútil por el paso del tiempo.
• Almacenarla
• Transportar;
• Que sea excesiva (sobreabundante) o escasa (insuficiente)
Oportunidad
La información debe estar disponible en el momento en que se necesite,
teniendo en cuenta también la frecuencia con que la debe ser utilizada.
Utilidad
La información debe satisfacer una necesidad, y ser considerada
innecesaria cuando no tenga utilidad.
manual. Las nuevas salidas de un Sistema de Información generan mayores
costos
Comparabilidad
La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el
alcance.
Flexibilidad
Todo sistema de información debe ser adaptable a los cambios
del sistema.
Claridad
La información debe atender al nivel intelectual y técnico del destinatario.
Muchos informes están se elaboran con palabras técnicas relacionadas con
quien los elabora, y no con las de quien deberá comprenderlos y utilizarlos.
El Sistema de Información debe tener simplicidad de comprensión, aprendizaje,
empleo y operación por sus usuarios.
Confiabilidad
La información tiene que ser lo confiable para tomar decisiones basadas en
ella. Como requisito principal, deben ser confiables los datos primarios y sus
sucesivas transformaciones. La calidad de un sistema de información está
definida en gran parte, por la calidad de sus datos primarios.
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a) Recolección
Esta función se encarga de la captura y el registro de los datos. Es la función
más cara del sistema de información y muy expuesta a que se cometan
errores, los cuáles se minimizan usando técnicas de captura de datos, como la
lectura de caracteres ópticos o magnéticos o código de barras.
Para disminuir el riesgo de errores, se debe tratar de capturar los datos lo más
cerca de la fuente o lugar donde se generan.
b) Clasificación
Esta función consiste en identificar los datos, agruparlos y ordenarlos, teniendo
en cuenta cómo será necesario para recuperarlos. Se debe tener en cuenta su
ordenamiento de acuerdo al uso que se hará de ellos.
c) Compresión
La compresión es una función por la cual se reduce el volumen de los datos sin
disminuir la información que proveerán. Generalmente aumenta el contenido
informativo de los datos.
d) Almacenamiento
e) Recuperación
Esta función sirve para poder acceder a las bases de datos y generalmente
debe hacerse en tiempo real, o sea en el momento en que sucede el hecho que
genera la necesidad de la recuperación o la actualización.
f) Procesamiento
g) Transmisión
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h) Exhibición
Función que proporciona las salidas de información preparadas para que
resulte legible y útil a sus destinatarios. Es la interfaz de los equipos con las
personas. Esta función proporciona la información en forma impresa, en una
pantalla de representación visual o en otros dispositivos. La presentación de los
resultados tiene mucha importancia para que tengan el carácter de información,
con significado para el usuario.
Entre este tipo de sistemas, están los comunes a todo tipo de organizaciones,
tales como los de Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores,
Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras,
Planeamiento y Control de la Producción, etc.
Para la mayoría de ellos hay variadas ofertas de paquetes de programas
estandarizados, diseñados para organizaciones pequeñas, con costos,
estandarización y sencillez de manejo, que los hacen muy accesibles.
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Toman los datos internos del sistema y los resumen en formatos útiles como
informes de gestión, para utilizarlos como apoyo a las actividades de gestión y
la toma de decisiones.
Estos sistemas permiten que las organizaciones pueden operar y tomar las
decisiones básicas necesarias para su existencia. Monitorean las variables
fundamentales de la organización y se relacionan con los presupuestos para
analizar el grado de cumplimiento de los objetivos.
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Los SAD son útiles en los problemas en los cuales hay suficiente información
como para construir un modelo matemático o estadístico que permita su
resolución por medio de la computadora, pero que finalmente requiere del juicio
del ejecutivo.
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El objetivo del data mining es descubrir relaciones entre los datos que no
hubieran sido hallados sin la aplicación de procedimientos especializados.
Integra herramientas de visualización de datos, y las correspondientes a
estadísticas y clasificación.
Desde un punto de vista orientado al proceso, existen tres tipos de data mining:
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