MANZANILLA, J. (2015) “UNIDAD 5.

PROCESOS DE CERTIFICACIÓN” Compilación, IEU Universidad,

México.

UNIDAD 5. Proceso de Certificación

Introducción
De acuerdo al Diccionario de la Real Academia Española, la certificación consiste en asegurar la
verdad de un hecho.
Certificar se refiere a la acción de emitir un documento formal que evidencie que un producto,
sistema o persona se ajusta a determinadas directrices, pertenecientes a una norma dada.
Camisón, Cruz y González (2006), mencionan que la certificación es una herramienta enfocada a la
verificación de la aplicación de una norma, con el fin de dar confianza a terceros de la conformidad
de un sistema; de ahí que la certificación debe ser objetiva, confiable y aceptada por las partes
interesadas.
Existen tres tipos de certificación:
 Certificación de primera parte o evaluación interna. Es la verificación que realiza la propia
empresa, con el objetivo de prevenir que posibles fallas puedan evidenciarse en las
auditorías de segunda o tercera parte; además de que debiera buscar la mejora en sí. Se
deben hacer auditorías de primera parte, tantas veces como sea conveniente, antes de que
la organización solicite una certificación externa.
 Certificación de segunda parte. La auditoría es realizada por otra organización, como puede
ser un cliente, empleando un estándar previamente determinado.
 Certificación de tercera parte. En este tipo de auditoría, una organización independiente,
especializada y debidamente acreditada certifica que el sistema de gestión de la empresa
cumple los requisitos establecidos en una norma determinada. De acuerdo a los resultados
de la auditoría se extiende un certificado, expedido por la entidad certificadora. Dicho
certificado da fe de que la empresa se encuentra inscrita en un registro de empresas.

Beneficios y ventajas de la certificación

Los beneficios y ventajas derivados de lograr una certificación son:
 Mejora de la imagen de la compañía, generando confianza en sus clientes por contar con
procesos enfocados en el cliente

Material compilado con fines académicos, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
  Derivado de las auditorías de sistema que se deben realizar, la organización revisa todos sus
procesos y se auto-mejora al detectar los errores y oportunidades de mejora
 Existe un claro conocimiento y preocupación por la satisfacción de las necesidades del
cliente, lo que permite enfocar esfuerzos y proponer de manera previa mejoras
 Se tienen reducciones en los gastos, al eliminar los problemas de causa raíz.

Si los competidores han certificado sus productos y la organización no, entonces ésta se encuentra
en desventaja frente a su competencia y puede existir desconfianza por parte de los clientes.
Existe un enfoque hacia la mejora continua de los procesos al estar éstos auditados, al auditar los
productos, lo que implica eliminar causas de raíz que no permitan alcanzar las características
necesarias y una vez alcanzadas, se sigue mejorando, eficientando con ello los recursos existentes.
Cuando un producto está certificado, puede generar mayor confianza en los clientes potenciales en
mercados nuevos y extranjeros.
Cuando una empresa está certificada, las quejas de los clientes disminuyen, se entregan productos
y servicios que cumplen con las especificaciones esperadas, lo cual puede originar contratos
mayores y es una carta de presentación para otros clientes potenciales.

Etapas del proceso de certificación

De acuerdo a Cantú, el proceso de certificación abarca las siguientes etapas:
 Selección de la norma
 Alcance de la certificación
 Definición e implantación del sistema
 Solicitud de certificación
 Revisión documental
 Preauditoría
 Auditoría al sistema de calidad
 Emisión del certificado de acreditación
 Auditorías de seguimiento

Selección de la norma: para el caso de sistemas de calidad es el ISO9001.

Material compilado con fines académicos, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
Alcance de la certificación: se definen los procesos que se certificarán y se delimitan en la
organización las actividades, funciones o departamentos que contempla el sistema de gestión de la
calidad.

Definición e implantación del sistema: se trabaja en la implantación del sistema de gestión de

calidad, estableciendo los procesos y procedimientos requeridos. El tiempo de implantación
depende de:
 Si la empresa cuenta ya con un sistema de aseguramiento de calidad que pueda ser
evidenciado
 El tamaño de la empresa en base a la diversidad de productos, procesos, departamentos,
turnos y personal involucrado.

Solicitud de certificación: para comenzar el proceso de certificación se debe entregar el formato de

solicitud de certificación a la empresa certificadora, junto con el cuestionario de registro de la
empresa. Además, se debe realizar el pago correspondiente. Entonces la empresa certificadora debe
responder si la solicitud es técnicamente factible en un plazo determinado, para que posteriormente
al confirmarse la viabilidad técnica de la certificación, la empresa certificadora envíe la lista de
verificación documental requerida.

Revisión documental: la revisión documental que se debe enviar a la empresa certificadora es:
 Manual de aseguramiento de calidad
 Índice de procedimientos generales
 Lista de verificación documental resuelta
La empresa certificadora nombra un líder de proyecto, quien, a partir de esta fase, se hace
responsable de tener contacto con la empresa a lo largo del proceso de certificación. El líder del
proyecto entonces hace una revisión del contenido de la documentación y, en caso de encontrar
inconsistencias, lo comunica a la empresa por escrito para realizar las correcciones necesarias.

Preauditoría: Se puede optar por una auditoría de diagnóstico o preauditoría con el objetivo de
proporcionar un diagnóstico del estado del sistema de aseguramiento de la organización.

Material compilado con fines académicos, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
Auditoría al sistema de calidad: la empresa certificadora programa una auditoría de certificación
para verificar el grado de implantación del sistema de gestión de calidad dentro de la organización.
En esta etapa cualquier desviación se identifica y dependiendo de los hallazgos se realiza una
auditoría de seguimiento o se permite, después de determinado tiempo, el envío de las acciones
correctivas correspondientes que solucionen los hallazgos de raíz. Finalmente el sistema de
aseguramiento de calidad será oficialmente certificado por un período de tres años.

Emisión del certificado: una vez que el certificado se ha entregado, la empresa certificada debe
firmar una carta compromiso a través de la cual se obliga a cumplir el reglamento de uso del registro.

Auditorías de seguimiento
Las auditorías de seguimiento son necesarias para mantener la certificación. Las auditorías de
seguimiento se llevan a cabo cada seis meses e incluyen al menos 30% de las funciones del sistema,
con el objetivo de asegurar que después de los tres años de vigencia, el certificado del sistema de
aseguramiento de calidad se ha auditado por completo.

Auditorías de recertificación
Cada tres años se realiza una auditoría de recertificación, en la cual, al igual que en la auditoría de
certificación, se verifican todos los deberes de la norma en cuestión, verificando su grado de
cumplimiento a través de un muestreo de evidencias.

Experiencias de certificación
Existe una gran cantidad de empresas que han tenido resultados favorables, derivados de haber
alcanzado una certificación en calidad.
El grupo bsi presenta diferentes casos de éxitos entre ellos:
 Equiver, empresa mexicana dedicada a la comercialización de equipo médico y agentes de
diagnóstico, mantenimiento de dispositivos médicos y servicios integrales. La empresa
menciona que al alcanzar la certificación en ISO9001 lograron que sus ventajas competitivas
y comerciales cambiaran la forma como trabajaban y se enfocaran en la estandarización de
sus procesos.
 Capability Scotland es una organización enfocada en las personas que presentan alguna
discapacidad, siendo su misión la de ser un aliado para lograr que estas personas tengan

Material compilado con fines académicos, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
 equidad y control de sus vidas. Algunos de los beneficios logrados a través del logro de la
certificación en ISO 9001 han sido el enfoque hacia la mejora continua y hacia la calidad,
demostración de un alto grado de competencia, mejora de la moral entre los empleados y
mejora en la confianza del cuerpo directivo para alcanzar y superar los objetivos marcados.
 La empresa Maurice Phillips Contracts, prestando servicios a las áreas de salud y de la
educación. Varios de los clientes de esta empresa tienen como requisito la certificación en
la norma ISO9001. La certificación en ISO9001 significó para la organización la posibilidad
de nuevos negocios y por consiguiente un posible incremento en la rentabilidad de la
empresa. Contar con esta certificación permitió simplificar algunos procesos internos y
mejorar la eficiencia de los mismos.

Referencias
BsiGroup. BSI Caso de Éxito Capability Scotland. Consultado el 25 de noviembre de 2015.
Dsiponible en: http://www.bsigroup.com/Documents/iso-9001/case-studies/BSI-ISO-
9001-case-study-Capability-Scotland-UK-EN.pdf?epslanguage=es-MX

BsiGroup. BSI Caso de Éxito Equiver. Consultado el 25 de noviembre de 2015. Dsiponible en:
http://www.bsigroup.com/LocalFiles/es-MX/casoExitoV2.pdf

BsiGroup. BSI Caso de Éxito Maurice Phillips Contracts Ltd. Consultado el 25 de noviembre de
2015. Dsiponible en: http://www.bsigroup.com/Documents/iso-9001/case-studies/BSI-
ISO-9001-case-study-Maurice-Phillips-Contracts-UK-EN.pdf?epslanguage=es-MX

Camisón, C., Cruz, S. y González, T. (2006). Modelos Normativos de Gestión de la Calidad: Las
Normas ISO 9001, en: Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistemas.
Madrid: Editorial Prentice Hall

Cantú, H. (2011). Modelos de excelencia, en: Desarrollo de una cultura de calidad. México, D.F.:
McGRAW-HILL.

Sevilla Siglo XXI (2009). Homologaciones, certificaciones y Marcas de Calidad, en: Cuaderno para
emprendedores y empresarios: gestión de la calidad total. Argentina: El Cid Editor; pp. 43-
45

Sevilla Siglo XXI (2009). Homologaciones, certificaciones y Marcas de Calidad, en: Cuaderno para
emprendedores y empresarios: gestión de la calidad total. Argentina: El Cid Editor; pp. 59-
61

Material compilado con fines académicos, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.