Manejo de expedientes judiciales

Es muy importante que el expediente electrónico o físico sea manejado

correctamente, con un riguroso orden, para garantizar que el proceso se desarrolle
correctamente en sus etapas o fases, un manejo inadecuado conlleva a errores y
nulidades procesales.

Los avances tecnológicos son una herramienta para agilizar el trámite de

los procesos judiciales, para alcanzar ese fin debemos crear parámetros y reglas
que nos indiquen como manejar adecuadamente los expedientes. Así lo regulan
las circulares: 139-11 -l Consejo Superior: “Reglamento sobre Expediente
Electrónico ante el Poder Judicial”, 50-12 - Dirección Ejecutiva: Procedimiento
para remitir el expediente de un Juzgado de Cobro electrónico al Superior y la
circular 8-10 de 14 enero 2010.

Para alcanzarlo, se debe observar las siguientes reglas:

Carátula ordenada, con datos claros, actualizados y suficientes

Deben ir siempre en el mismo orden, para evitar confusiones y errores (Tribunal,

NU -número interno-, parte actora, parte demandada, terceras personas legales,
personas autorizadas y para qué, persona jueza tramitadora y decisora, fecha de
inicio, fecha de entrada al tribunal, notas de prueba archivada). A la derecha
medios de notificación. Circular 124-11 de 20 octubre 2011

 Nombre del Juzgado en forma clara.

 Indicar representantes (de ser varios, si son conjuntos o separados o
alcances del poder) y dónde consta su personería (mejora debe hacer en
expediente electrónico).
 Indicar dónde constan los poderes especiales judiciales y sus nombres.
 Personas cesionarias o sucesores procesales bien claros. Debe cambiarse
el nombre y datos de las partes en carátula y en los sistemas de control. Se
recomienda indicar los nombres de las sustituidas debajo de los actuales.
  Nombres de terceras personas interesadas o legales aparte, de autorizadas
para sacar copias, etc.

Es importante consignar las fechas de inicio y de entrada del proceso al tribunal

(cuando vienen por incompetencia), dado que debe llevarse un control de
expedientes de vieja data, lo cual se puede hacer a través de los sistemas
electrónicos, pero también con vista en el expediente físico, para darle prioridad en
su trámite (circulares 70-2013 de18 abril 2013, 14-2012 de 26 enero 2012, 69-11
de 6 julio 2011 - Consejo Superior).

También deben colocarse los distintivos -físicos o electrónicos.

cuando se trate de procesos con personas pertenecientes a poblaciones en

estado de vulnerabilidad (adultas mayores e indígenas) (Circulares 10-2009 -l
Consejo Superior: Reglas prácticas para facilitar el acceso a la Justicia de las
poblaciones indígenas; y 11-2009, 05-2009, 119-10 tratándose de adultas
mayores).

Amarre (incorporación) y foliatura uniforme, sin tachaduras y siguiendo reglas

dispuestas por Corte Plena

Se debe amarrar o agregar las gestiones de inmediato al expediente respectivo

(circular 65-2005 - Consejo Superior). A la vez, deben foliarse en el margen
superior izquierdo y solo por el frente. Si hay que refoliar no se borra ni tacha, se
pasa línea y se pone nuevo número debajo.

Para ello es necesario que las gestiones de las partes vengan debidamente
identificadas (número único y nombre de las partes, así como el Despacho)
(circular 53-2012 de 23 julio 2012 -l Consejo

Escuela Judicial - Modulo "Dirección eficiente del proceso agrario"- Programa

Especialización Materia Agraria Lectura N°5: Principales reglas y deberes para la
debida tramitación procesal en materia agraria
Superior). También es importante se cumpla con indicar los datos que se exigen
para identificar a la persona abogada (circulares Consejo Superior 43-2012 de 29
mayo 2012: datos que deben anotar los abogados litigantes en cualquier escrito;
112-2012 de 6 agosto 2012: Obligación de consignar las direcciones de las partes
en forma específica, clara y efectiva).

Si hay que refoliar debe dejarse constancia a partir del folio dónde se refolia y el
motivo, así como quien lo hace y fecha.

Necesariamente debe llevarse un INDICE actualizado y completo, lo cual debe

regir tanto en expediente físico como electrónico. Ese índice permite también
verificar el cumplimiento de las fases del proceso.

En la medida de lo posible, las gestiones u oficios a lo interno de oficinas

judiciales, que puedan tener incidencia en el proceso o se hayan ordenado en tal,
deben remitirse vía electrónica. Pero por control interno y debido proceso, si no se
imprime una copia del oficio y su respuesta, debe al menos dejarse una
constancia de ambas situaciones. Los oficios y respuestas electrónicos deben
incorporarse al expediente a través del Sistema de Gestión o del Escritorio Virtual.

 Cómo se debe ordenar un expediente físico? Cómo se debe ordenar un

expediente electrónico?

Con orden, doblando los documentos que tengan mayor tamaño que el papel carta
(tamaño oficial) (circulares 21-2000 y 42-2000 - Consejo Superior).

El orden dispuesto es primero incluir la prueba, luego el documento de la parte

que acompañaba dicha prueba. Y tiene su lógica. Así se entiende que todo lo que
esté antes de esa gestión fue aportado por la parte respectiva. Los planos
aportados como prueban deben ir de primero (salvo que la parte numere su
prueba). Ello facilita su revisión y el manejo del expediente físico.

De igual forma vale para las resoluciones. Todos los oficios o demás documentos
que se deban expedir por orden de la resolución, deben agregarse antes de esta,
pues así se entiende que forman o se ejecuta en tale lo ordenado en ella.
Documentos que sean muy grandes y que las partes no puedan disminuir, deben
ser guardados en el archivo del Juzgado e indicarse en la carátula cómo y dónde
se guardan, así como en una constancia en el alegato o gestión respectiva. Por
ejemplo hojas cartográficas, fotografías áreas. De igual forma pruebas materiales
(pichingas, raíces, etc.), que debe el tribunal determinar dónde serán custodiadas.

Para el expediente electrónico debe existir un sistema que facilite el orden y

ubicación de alegatos de las partes y las resoluciones. Actualmente no es tan fácil
verificar el contenido del mismo ni tampoco se pueden citar mediante números,
solo con nombres de archivos.

Cómo se deben abrir tomos y cuál es la cantidad de folios recomendada por

tomo? Deben abrirse con carátula igualmente ordenada y completa. Y en el folio
final de cada tomo agregar la constancia de finalización y apertura del siguiente
tomo, en cual folio termina el anterior y su estado.