Bogotá D.C.

, ##FechaActual
N° Radicado: ##Respuesta

Señor
Ciudadano
Ciudad

Radicación: Respuesta a consulta # 420181400007090

Temas: Publicidad; SECOP
Tipo de asunto consultado: Publicación de los documentos del proceso en el SECOP con la
anotación “original firmado”

Estimado señor,

Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 28 de agosto de 2018 en ejercicio de la

competencia otorgada por el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 4170 de 2011.

▪ PROBLEMA PLANTEADO

“¿Es posible la publicación de los documentos que contiene un expediente contractual mencionando
la oración “original firmado” para agilizar y cumplir con el término de 3 días a partir de la fecha del
contrato y demás contratos?”

▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:

Es posible que las Entidades Estatales publiquen en el SECOP I algunos de los Documentos del
Proceso incluidos los contratos y actos administrativos sin que estos se encuentren firmados, con la
anotación “original firmado”. Según el Código General del Proceso las copias de los documentos
sean públicos o privados, tienen plena validez salvo se pruebe lo contrario.

Cuando el proceso contractual se adelanta en SECOP II, el contrato no requiere ser firmado de
manera manuscrita, pues por tratarse de una plataforma transaccional la suscripción del contrato se
realiza en línea a través de la firma electrónica.

Por su parte, los actos administrativos, tales como el acto de adjudicación, apertura, entre otros, no
requieren estar firmados para que tengan plena validez y eficacia en nuestro ordenamiento jurídico,
ya que, si bien por regla general, los mismos deben constar por escrito, existen actos
administrativos que se profieren de forma verbal; y en este sentido, no se requiere la firma de quien
emitió el mencionado acto administrativo, lo que no quiere decir que se profiera el acto sin
competencia. A su vez, de acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado la falta de firma de
un acto administrativo en ningún momento constituye un vicio en la falta de competencia del acto
administrativo, si quien profirió el acto tenía la plena competencia de acuerdo con el ordenamiento
jurídico. En este sentido, dichos actos se podrán subir a la plataforma del SECOP I y SECOP II con
la constancia de “original firmado”.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:

1. El Código General del Proceso establece en qué casos los documentos se

presumen auténticos, dentro de los cuales se encuentran las copias de
documentos públicos o privados: “Los documentos públicos y los privados
emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados,
firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de
la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de
falso o desconocidos, según el caso.”

2. Se debe tener en cuenta que los contratos estatales se perfeccionan

únicamente cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y éste
se eleve a escrito, y para su ejecución, se requiere la aprobación de la
garantía y la existencia de las disponibilidades presupuestales
correspondientes. Por lo cual, las Entidades que publiquen los contratos con
la anotación de original firmado, deberán tener dentro de su expediente el
original con todas las formalidades necesarias para su perfeccionamiento, y
suscrito por las partes, contratista y contratante.

3. En cuanto a los documentos publicados en SECOP II, al ser una plataforma

transaccional, no es necesario que la firma de los contratos sea manuscrita,
sino que por el contrario esta formalidad puede cumplirse a través de firma
digital si se cumplen los requisitos establecidos en el artículo 28 de la Ley
527 de 1999 sobre los requisitos para que se configure la firma digital.

4. A su vez, el Decreto 2364 de 2012 que desarrolla el artículo 7 de la Ley 527

de 1999 establece la firma electrónica, como los “códigos, contraseñas,
datos biométricos, o claves criptográficas privadas”, las cuales permiten
identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos.

5. Asimismo, el Decreto 2364 indicó que, la firma electrónica se consideraba

confiable si: a) los datos de creación de la firma, en el contexto en que son
utilizados, corresponden exclusivamente al firmante; b) Es posible detectar
cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del
momento de la firma.

6. De acuerdo con el criterio clásico sobre la naturaleza de esta figura, el “acto

administrativo” no es otra cosa que una manifestación unilateral de voluntad
de quienes ejercen funciones administrativas -autoridades estatales o
particulares investidos de función pública-, tendiente a la producción de
efectos jurídicos -crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas-, es decir
que se trata de una expresión de lo querido por quien ejerce función
administrativa y como manifestación de la misma. Respecto a la forma que
esa decisión debe adoptar, a pesar de que no existe una norma que de
manera expresa y general exija que todo acto administrativo conste por
escrito, lo normal es que así sea, no solo por razones de índole probatoria,
sino porque de esta forma se garantiza el conocimiento de su motivación y
consecuentemente, el derecho de defensa y contradicción por parte del
administrado, quien al saber con exactitud las razones de la decisión, podrá
 intentar desvirtuarlas en sede administrativa o judicialmente. Sin embargo,
la conveniencia de que los actos administrativos consten por escrito o la
obligatoriedad de que así sea en determinados casos, no significa que pueda
descartarse la posibilidad de que se presenten actos administrativos
verbales, es decir decisiones administrativas que a pesar de no constar en
un instrumento material, producen efectos jurídicos, bien sea porque
respecto de ellas se surta el requisito de publicidad, otorgándoles de esta
manera eficacia y por lo tanto produciendo los efectos para los cuales fue
tomada la respectiva decisión, o porque ésta sea ejecutada directamente”.

7. Uno de los elementos del acto administrativo es la competencia. A su vez, el

Consejo de Estado ha indicado que para verificar la falta de competencia de
quien emitió el acto administrativo se deberá verificar si el sujeto que expidió
la decisión el ordenamiento le reconoció la aptitud para actuar como legitimo
portador de la voluntad estatal. En este sentido, la falta de competencia se
puede verificar ya sea desde el punto de vista material, territorial, en tiempo,
por el grado de horizontalidad o verticalidad.

• Desde el punto de vista de la materia se debe verificar que el acto

administrativo está incluido en la lista de las decisiones permitidas al
órgano administrativo.
• Por su parte, la incompetencia territorial se origina cuando se realiza
la competencia con violación a las circunscripciones territoriales o
ámbito territorial asignado a cada órgano o funcionario de la
administración pública.
• La incompetencia en razón al tiempo ésta se presenta en los casos
en que las competencias asignadas a un órgano o funcionario deben
ser ejercidas bajo condición temporal. Por lo tanto, existirá un vicio
de falta de competencia cuando las competencias fueron ejercidas
antes del tiempo o momento en que legalmente le correspondía
actuar al funcionario respectivo.
• Por otro lado, la incompetencia en razón al grado de horizontalidad
se configura cuando la administración viola la independencia
funcional de que gozan los poderes legislativo y judicial.
• Finalmente, la incompetencia en virtud del grado de verticalidad
surge cuando existe algún grado de jerarquización entre los
organismos y entre los sujetos de la Administración Pública entre los
cuales se presenta la usurpación funcional.

8. Conforme a lo anterior, si el funcionario tiene la plena competencia para proferir

el acto administrativo, la falta de su firma en ningún momento constituye una
nulidad por falta de competencia ni tampoco es un requisito para que tenga
plena validez y eficacia el mencionado acto administrativo. En este sentido, se
podrá subir tanto en el SECOP I y el SECOP II los actos administrativos con la
constancia de “original firmado”, esto, teniendo presente que sólo se subirán en
el SECOP II los actos administrativos que no genere electrónicamente la
plataforma, tales como el acto de adjudicación, el de apertura, entre otros.
▪ REFERENCIA NORMATIVA Y JURISPRUDENCIAL

Ley 527 de 1999, artículo 28.

Ley 80 de 1993, artículo 39 y 41.
Ley 1437 de 2011, artículo 3 numeral 9.
Ley 1564 de 2012, artículo 244.
Ley 1437 de 2011, art. 137
Decreto 2364 de 2012, artículos 1 y 4.
Consejo de Estado- Sección Tercera. Expediente No. 14519. Fecha: 20 de abril de 2005. CP:
Ramiro Saavedra Becerra.
Consejo de Estado- Sección Tercera. Expediente No. 47693. Fecha: 19 de septiembre de 2016. CP:
Jaime Orlando Santofimio Gamboa

Este concepto tiene el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Luisa Fernanda Vanegas Vidal

Subdirectora de Gestión Contractual

Proyectó: Sara Milena Núñez Aldana

Revisó: María Catalina Salinas R.