PROBLÉMICA INGENIERÍA DEL PROYECTO

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Pasión y Ruedas SAS es una empresa que nació hace 35 años, con el propósito de llevar
“adrenalina, agilidad y progreso” a las personas a través de las mejores soluciones de movilidad.
La compañía cuenta con una robusta oferta de soluciones de movilidad que están en constante
evolución y que se caracterizan por su innovación y tecnología, lo anterior permite llevar
soluciones de transporte a los colombianos actualmente y con proyección de presencia en otros
países en próximos años.

En su portafolio de productos cuentan con bicicletas, motocicletas, patinetas eléctricas y

repuestos para cada una de sus referencias, las cuales comercializan a través de los canales:
Puntos de Venta, Distribuidores y página web (ventas online).

La empresa tiene 650 empleados ubicados en los diferentes equipos de trabajo:

Administración, Operaciones y Comercialización; cuenta con 3 sedes en el país, su planta de
producción ubicada en Caldas (Antioquia), donde también se tiene centro de distribución,
adicionalmente se cuenta con otro centro de distribución en Cartagena para atender la costa y
otro en Bogotá. Tiene presencia comercial en las ciudades principales con puntos de venta de
su marca: Calí, Bogotá, Barranquilla, Medellín (con lo anterior se hace presencia en el triángulo
de oro).

A continuación, se comparten algunos indicadores de la organización, los cuales han llevado a

replantear su estrategia comercial:
 2021
2018 2019 2020
(A corte de junio 30)
Venta en unidades 7.000 7.800 6.300 3.300

Venta en pesos (en millones) 45.500 48.360 39.060 20.460

Número de distribuidores 750 820 620 280

Número de talleres autorizados 1500 1700 1400 600

Número de tiendas de repuestos 2800 3200 1800 2100

Satisfacción de los clientes. 0,98 0,97 0,85 0,91

Confiabilidad de inventario (total referencias) 0,9 0,92 0,88 0,85

Considerando la información anterior, la empresa ha decidido definir un proyecto estratégico

denominado: “Centro de Experiencia y Servicios” la cual tiene los siguientes objetivos:

-Buscar que el cliente se fidelice con la marca de manera que cambie su motocicleta por una de
mayor cilindraje cada 2 a 3 años, dado que mientras el tamaño del vehículo se incrementa,
aumentan también las prestaciones y la conexión con el mensaje que transmite la marca hacia
el usuario.
-Adicional al cambio de motocicleta, la empresa también quiere ofrecer un servicio de
personalización para que el cliente se sienta cada vez más “enamorado” de su motocicletaa
través de accesorios diseñados de manera exclusiva por la compañía.
-La empresa desea que todo lo requerido por el usuario en relación con su motocicleta lo
encuentre en un solo lugar sin necesidad de desplazarse, esto incluye servicios como: compra
y venta de motos para que el cliente adquiera una moto nueva de mayor cilindraje, venta de
seguros obligatorios y seguros opcionales, y préstamos con tasas de interés preferenciales.
-La empresa tiene un compromiso serio con la seguridad del motociclista y va a incluir en el
“Centro de Experiencia y Servicios” un espacio solo para la venta de accesorios de una sola
marca aliada de la compañía.
-En el centro de experiencia no habrá ningún servicio asociado a la post-venta, esto es,
mantenimiento o venta de repuestos.

La empresa siempre ha usado distribuidores para vender sus motocicletas y accesorios, por lo
tanto, este modelo de ventas es nuevo.
 En este momento la compañía sabe que, desde el estudio de mercado, el estudio sectorial y el
momento que está viviendo el país, hacen que el “Centro de Experiencia y Servicios” sea una
gran idea; sin embargo, la Junta Directiva desea destinar algunos recursos para conocer cuánta
inversión se requiere para este proyecto y obviamente necesitan saber una fecha estimada para
la inauguración.

La junta directiva ha definido además que no solo desea conocer un presupuesto y cronograma,
sino que quiere conocer la configuración del proyecto, es decir, quiere identificar para el nuevo
establecimiento:
● Los servicios y productos a ofrecer.
● Las áreas administrativas y de apoyo que se necesitan (por ejemplo: facturación,
recepción, caja, etc.).
● Los servicios a ofrecer por terceros (por ejemplo: bancos, seguros, entre otros).
● Las adecuaciones, instalaciones, y equipos que se deben adquirir.
● Una proyección de los perfiles y cantidad de empleados para los centros de experiencia,
así como la proyección de salarios y tipo de vinculación a la empresa ya que habrá algunos
roles desempeñados por las empresas aliadas

Toda la información será tenida en cuenta más adelante para evaluar si los ingresos que
promete el estudio de mercado pueden soportar los egresos esperados en el “Centro de
Experiencia y Servicios”.

La información que se espera obtener del estudio técnico para el análisis del proyecto es:

Layout: para la distribución en planta se deben ordenar y ubicar las diferentes áreas y zonas que
tendrá el nuevo “Centro de Experiencia y Servicios”. Previo a la distribución, es importante definir
un criterio para resolver las siguientes situaciones y finalmente ajustar el layout según la decisión
que se tome.

● La marca desea vender básicamente nuevas motos y sus accesorios ¿qué debe ser lo
primero que se encuentre el cliente al entrar al almacén, las motos o los accesorios?
Teniendo en cuenta que las motos al estar al frente pueden ocultar la zona de accesorios
y los accesorios al frente requieren típicamente vitrinas o mostradores que pueden
dificultar el acceso a las motos.
● ¿En qué punto conviene ubicar la zona de accesorios de seguridad que serán atendidos
por una empresa aliada de la compañía? Teniendo en cuenta que la empresa aliada
también tiene una meta de ventas y por tanto no desea quedar oculta detrás de los
productos de la marca de motos.
 ● Según el alcance definido, ¿Dónde ubicar los servicios tercerizados que prestará el
“Centro de Experiencia y Servicios”? Por ejemplo: seguros, bancos, etc.
● ¿Se debe incluir una cafetería y sala de espera teniendo en cuenta que la estadíade
los clientes puede tomar un tiempo mayor a 1 hora?
● ¿Se deben incluir parqueaderos para carros a pesar de que el “Centro de Experiencia y
Servicios” pertenece a una marca exclusivamente dedicada a las motos?

Una vez se tomen las decisiones asociadas a las situaciones descritas anteriormente, se
requiere plasmar a nivel de ingeniería conceptual un layout donde se puedan apreciar todas las
diferentes áreas y las correspondientes zonas de circulación.

Tamaño: se debe establecer la cantidad de metros cuadrados que debe tener el local para
realizar el montaje del “Centrode Experiencia y Servicios”. Para establecer el tamaño, se debe
tener en cuenta la información relacionada con el mercado.

Localización: se debe definir la macro y micro localización del proyecto, e identificar, en páginas
especializadas en propiedad raíz, un local que se ajuste a la cantidad de metros cuadrados y al
layout definido.

Notas:
-Se espera que el local se ubique en zonas comerciales de una ciudad principal como Medellín,
Cali, Bogotá, Barranquilla, entre otras donde el equipo de trabajo tenga conocimiento y realice
una buena selección del lugar para ubicar el nuevo “Centro de Experiencia y Servicios”.
-Se desea conseguir un local existente con todos los servicios disponibles (agua, energía, gas,
Internet) sobre el cual se hagan las adecuaciones necesarias en vez de conseguir un terreno
para construcción desde cero.
-El local debe ubicarse preferiblemente en un primer piso o en un piso elevado con acceso fácil
tanto para clientes como la mercancía de exhibición e inventarios.
-Algunas páginas recomendadas para encontrar locales disponibles son:

https://www.metrocuadrado.com/

https://www.fincaraiz.com.co/

Para el desarrollo del ejercicio es necesario identificar como mínimo 3 locales que cumplan las
condiciones para luego hacer una selección del mejor local a través de una matriz de puntos.
Para ello se debe proponer el diseño de la matriz con la que se seleccionará la mejor alternativa.
Ajustes e identificación de rubros: la información que se espera obtener del estudio técnico
para el análisis del proyecto es:

 Sobre el local finalmente seleccionado se debe montar y ajustar el layout

conceptual de acuerdo con las dimensiones reales del local.
 Establecer las adecuaciones necesarias para el montaje del “Centro de Experiencia y
Servicios”.
 Identificar los rubros derivados de las adecuaciones del local.
 Establecer los rubros que se generan por la operación del local, estos corresponden
básicamente al arriendo y servicios.
 Nómina y demás costos y gastos relacionados con la operación del local.

Adicionalmente, la compañía va a realizar el estudio organizacional que será utilizado para

incluirlo en la evaluación del proyecto con el fin de determinar la viabilidad del nuevo “Centro
de Experiencia y Servicios”:

La información que se espera obtener del estudio organizacional para el análisis del proyecto
es:
 Identificar el tipo, cantidad y costos de los profesionales que son necesarios para:
o Hacer los estudios y diseños del nuevo “Centro de Experiencia y Servicios”
o Administrar la implementación del proyecto.

 Diseño de la estructura organizacional del proyecto con:

o Tipo, cantidad y costos de personas necesarias para la operación del proyecto.
Definir qué personas de la empresa son necesarias para estar al frente del
proyecto y también definir qué personas o servicios se pueden sub-contratar para
la materialización del proyecto.
o Diseño del organigrama del proyecto
o Estimación del valor de la nómina mensual para operar el proyecto.
o Debe quedar claro qué roles deben definirse para el centro de experiencia,
cuantificando número de personas por rol, competencias requeridas y rango
salarial para dichos cargos.

Adicional, el estudio organizacional debe incluir aspectos relevantes que puedan afectar el
estudio técnico, por ejemplo, según el criterio del diseñador, es posible que se defina:
- Dejar un espacio tipo comedor para los empleados.
- Ubicar una sala de reuniones al lado de la oficina del gerente para atención de clientes
 empresariales y proveedores.
- Establecer 3 parqueaderos siempre libres para 3 empleados de la empresa.

Finalmente, el objetivo de realizar este estudio organizacional es establecer cualquier tipo de

rubro que se debe contemplar en la evaluación del proyecto, además de identificar aspectos clave
para sacar adelante el proyecto. Por tanto, es necesario presentar a la junta directiva un informe
de prefactibilidad del proyecto, teniendo en cuenta cada uno de los componentes del proyecto y
con base en toda la información recolectada a lo largo del caso. No se debe olvidar el análisis legal
asociado a la empresa y al proyecto, en donde se considere necesario.