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mo Cómo mapear procesos en 11 pasos

December 8, 2017 José Pacheco MAPEO DE PROCESOS

Mapear un proceso paso a paso consiste en diseñar el flujo de sus actividades. Es una
imagen fiel de la situación actual del proceso, de modo que usted pueda entenderlo por
completo y permitir la comprensión necesaria para pensar en una manera de mejorarlo.

En este contexto, podemos definir 11 pasos para el mapeo de procesos paso a paso, de
manera que esta actividad ocurra con todo el cuidado y precisión que se debe realizar
para lograr los mejores resultados. No hay formas de mapear procesos paso a paso sin
seguir un orden lógico de etapas. Vea:

Como mapear procesos paso a paso

Primer paso: Determinación de sus objetivos
Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso tiene un objetivo
específico que cuando se tiene en cuenta en todas las actividades de la organización,
contribuye para alcanzar sus objetivos finales.

En este punto, tenemos que entender el papel de este proceso en cuestión dentro de los
límites de su actividad: ¿cuál es el motivo de su existencia?

Segundo paso: Identificación de las salidas del

proceso
Salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de cada proceso. Las
mismas agregan valor a lo largo de la cadena de producción, hasta culminar en el
producto final o servicio de la empresa.

Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible, como una parte o
un producto. De hecho, las salidas pueden ser de varios tipos, tales como gráficos,
datos, toma de decisiones, aprobaciones y muchas otras.

Del mismo modo que los procesos entregan “salidas”, reciben “entradas” (o “inputs“),
como veremos más adelante.
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 Análisis competitivo de mercado: entienda el modelo de fuerzas de Porter y

sus cinco variables
 

Tercer paso: Identificación de los clientes del

proceso
Identifique a los clientes y su jornada en el proceso. Preste atención a los “momentos de
la verdad”, que son aquellas interacciones con sus clientes que crean una percepción del
valor.

Cuarto paso: Identificación de las entradas del

proceso
Las entradas o “inputs” son todos los elementos que se modifican durante el proceso de
añadir valor a la cadena de producción. Pueden ser físicas o de otras formas, como
información y datos, por ejemplo.

 Mapeo de procesos: cómo hacerlo correctamente en la empresa

 

Quinto paso: Identificación de los componentes del

proceso
Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la transformación de
entradas en salidas, son llamados componentes del proceso y pueden ser materiales,
energía, maquinaria, recursos humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.

Sexto Paso: Identificación de los proveedores del

proceso
Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del proceso. Sólo así,
esa persona podrá empezar a transformarlas en salidas. Al igual que los clientes, hay
dos tipos de proveedores:
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 Proveedores internos: individuos o grupos dentro de la empresa que entregan las

entradas o los componentes de un proceso.
 Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la organización
con los insumos, servicios y materias primas.
 

Séptimo paso: Comprensión de los límites del

proceso
Los límites son los puntos extremos de un proceso, cuando se inicia y cuando termina.
El inicio del proceso se caracteriza por la recepción de las entradas y su terminación
ocurre con la entrega de las salidas.

Tenga en cuenta de que los involucrados en el proceso sólo empiezan a tener control
sobre este al recibir las entradas y, del mismo modo, ya no tienen más control en el
momento en que se hacen las salidas.

Octavo paso: Documentación del proceso actual

Una de las formas comúnmente utilizadas para documentar los procesos, es mediante el
uso de un diagrama de flujo. Es muy importante que toda la información recopilada
hasta la fecha esté documentada y sea analizada por todos los involucrados, que deben
estar de acuerdo con lo determinado por el grupo de trabajo.

Para documentar sus procesos, vea esta herramienta BPM: Conozca a HEFLO.

Noveno Paso: Identificación de las mejoras que el

proceso necesita
Este es el momento de ver lo que funciona y lo que no funciona en el proceso. Se deben
indicar los incumplimientos, retrasos y obstáculos. También se deben identificar las
actividades críticas y las que agregan más valor.

Por último, se debe prestar gran atención a las actividades en las que se entra en
contacto directo con el cliente y asegurarse de que tenga la mejor experiencia posible.
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Décimo Paso: Elegir las mejoras que se deben

aplicar al proceso
Las herramientas para la mejora de procesos como PDCA, 5W2H, el diagrama de
Ishikawa y la matriz GUT se deben aplicar en la búsqueda de soluciones que ataquen la
causa de los problemas.

Después de decidir las mejoras que se aplicarán en el proceso, las mismas se deben
revisar. Y más tarde, cuando se aplican, es necesario vigilar su aplicación para asegurar
su éxito.

Para profundizarse en el tema:

 ¿Qué es el ciclo PDCA? Entienda cada paso en detalles

 Matriz 5W2H: vea ahora cómo armar un plan de acción eficaz
 

Undécimo Paso: Documentar el proceso mejorado

Una vez más, la documentación es crucial para poder estandarizar todas las mejoras y
adoptarlas en el futuro. Se pueden utilizar BPMN y otras herramientas más
apropiadas para que este proceso de documentación alcance el mejor resultado posible.