IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

SISTEMA DE INFORMACIÓN FACULTAD DE ARTES

SIFA
COORDINACIÓN AUTOEVALUACIÓN - FACULTAD DE ARTES
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
JULIO 2022

MARCO GENERAL

El Ministerio de Educación Nacional -MEN- define la autoevaluación como “el proceso, de

reflexión, análisis y toma de decisiones, que lleva a cabo el rector y el equipo directivo, con la
comunidad educativa de manera autónoma y colectiva, con el objeto de examinar y valorar de
qué manera la institución educativa va progresando hacia las metas fijadas por ella misma en
el cumplimiento de los objetivos propuestos en el PEI; y de qué forma puede capitalizar las
fortalezas encontradas o enfrentar las debilidades para cumplir con la misión acordada por la
comunidad educativa”. (Nacional, 2022)

El desarrollo del Proceso de Autoevaluación ante el Consejo Nacional de Acreditación -CNA-

comprende los siguientes pasos:

1. Definición de la instancia de coordinación de la autoevaluación.

2. Socialización y motivación interna.
3. Definición de los objetivos y resultados esperados, responsables, plazos y costos del
proceso.
4. Recolección de información, procesamiento y análisis.
5. Identificación de fortalezas y debilidades, preparación de un plan de mejoras.
6. Redacción del informe de autoevaluación.
7. Ajuste del informe de autoevaluación
8. Aprobación del informe de autoevaluación por parte del CNA.
9. Organización del proceso de evaluación externa.
10. Visita de los pares académicos.
11. Entrevistas a los principales actores.
 12. Preparación de informe por parte de los pares académicos.
13. Formulación de recomendaciones y sugerencias.
14. Incorporación de recomendaciones y sugerencias.
15. Revisión del plan de mejora.
16. Seguimiento al plan de mejora en una perspectiva de mejora continua.

Para el MEN los siguientes son objetivos del proceso de autoevaluación:

 Desarrollar un proceso de evaluación externa, de acuerdo con los lineamientos

establecidos por el CNA.
 Generar espacios de reflexión interna respecto a los criterios y directrices de garantía
de calidad aceptadas en la comunidad internacional.
 Consultar a los actores vinculados al proceso de acreditación sobre sus intereses y
expectativas y grado de satisfacción con las actuaciones del CNA.
 Demostrar el cumplimiento de los criterios y directrices para la garantía de calidad en
el Espacio Europeo de Educación Superior ante los agentes del sistema de educación
superior y la sociedad en general.

Todo este proceso lleva consigo mucho tiempo de trabajo en la redacción de los informes y
recolección de información que hace complejo muchas veces dar cuenta de la totalidad de los
avances que se han producido en el periodo que se considera autoevaluar, máxime cuando se
espera:

 Lograr el reconocimiento de los procesos de acreditación realizados por el CNA, tanto

a nivel nacional como internacional.
 Consolidar la posición y visibilidad del CNA a nivel nacional e internacional y obtener el
respaldo para sus actuaciones y decisiones.
 Mantener la autonomía académica y técnica del CNA.
 Consolidar la estrategia de internacionalización del CNA de Colombia.
 Incorporar las recomendaciones de expertos y de propuestas internas al Sistema de
Mejoramiento Continuo del CNA.
 Establecerse como una buena práctica en acreditación en el espacio Iberoamericano
del Conocimiento y en el Espacio Europeo de la Educación Superior y la Investigación

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Este documento presenta un posible esquema de recolección de la información (inicialmente
en Excel) en los campos: documental, descriptivo y de opinión en sus varias fuentes,
atendiendo a las dificultades actuales para la recolección de información necesaria en los
procesos de acreditación y de registro calificado.

Es claro que la Universidad de Antioquia no dispone de los medios tecnológicos, ni humanos,

mucho menos de IA, que permitan una efectiva recuperación documental archivística y así
como la actualización de fuentes de documentación, que puedan servir como referencias en
estos procesos; por lo que la Facultad de Artes ha tomado como iniciativa, dentro de su plan
de acción 2022-2024, la creación de algunos modelos de recolección de información y manejo
básico que ayuden a superar dichas dificultades. Aún muy lejos de la automatización y
referenciación de sistemas ya existentes y que deberían servir como plataformas generales
para nuestra Alma Mater, es importante iniciar a recorrer un camino que nos obliga a
mantener intacta nuestra historia.

Medios de información básicos del sistema de recolección que se implementarán como

modelos de interacción:

1. Recuperación de Documentos oficiales sobre el marco legal y normativo.

2. Archivo de Actas, acuerdos y normas de funcionamiento interno.
3. Información descriptiva respecto de la gestión y actuación del CNA.
4. Información de opinión a través de la interacción con los actores vinculados al proceso
de acreditación: directivos, profesores, estudiantes, administrativos y egresados.

Cada uno de estos puntos se subdivide en encuestas virtuales que tendrán sus propias
coordinaciones para la recolección de información en matrices de Excel.

Propuestas de diagrama de recolección:

MARCO METODOLÓGICO

1. Diseño de los formatos de recolección de información

La coordinación de autoevaluación de la Facultad de Artes, en acuerdo con el comité

permanente de autoevaluación de la Facultad, liderarán el diseño de los formatos de
recolección de información para hacer seguimiento al plan de mejoramiento. En esta tarea
podrán contar con el apoyo de otros integrantes de la comunidad educativa.
El diseño de estos instrumentos o formatos debe partir del conjunto de indicadores definidos
durante la formulación de los planes de mejoramiento, dado que éstos son los elementos
acordados para establecer avances y resultados. También serán muy útiles las fichas de
descripción de cada indicador, pues allí se presentan sus características, variables, fórmulas de
cálculo, periodicidad de recolección y responsables.

Estos formatos permiten colectar la información en el menor número de pasos posible. Para
ello, es fundamental que todos aporten ideas que contribuyan al diseño de instrumentos de
ágil diligenciamiento. Al finalizarlos, éstos deberán ser revisados y aprobados por las personas
encargadas de la recopilación de información.

2. Definición de los mecanismos de recolección de información

Una vez se tengan todos los formatos diseñados y aprobados, el decano y su equipo de gestión
establecerán y acordarán la estrategia para recoger toda la información. Esto significa definir
los responsables de esta tarea, la periodicidad y las formas de presentación de los datos.

La periodicidad de la recolección de la información depende de la naturaleza del indicador y

será definida en cada caso y responsable.

3. Establecimiento de formas de presentación de la información

La información no sólo sirve a quienes la recogen, sino que debe ser empleada para analizar
cada situación y apoyar la toma de decisiones. Por lo tanto, es fundamental establecer las
formas de presentarla, de acuerdo con sus características. Es muy útil mostrarla en tablas,
gráficos o series de tiempo, pues esto facilita su visualización e interpretación.

El decano y su equipo de gestión definirán las formas de presentación de la información en

cada caso. Para ello, podrán ubicar copias de gráficos y tablas en carteleras, de forma que
todas las personas involucradas en el proceso tengan a su disposición modelos de referencia
para realizar el seguimiento.

Los formatos para la recolección y presentación de la información del seguimiento al plan de

mejoramiento serán diseñados en concordancia con los indicadores definidos.

Además, se creará un cuadro síntesis de la estructura del Sistema de Seguimiento para la

Recolección de Información -SERI-, en el que se propone usar un formato como el siguiente:
 INSTRUMENTO FRECUENCIA
RESULTADOS
META INDICADORES S DE RESPONSABLE DE
ESPERADOS
RECOLECCIÓN RECOLECCIÓN

Al finalizar este paso la Facultad contará con un sistema de seguimiento que contendrá todos
los formatos para realizar la recolección de información, los mecanismos para obtenerla y las
formas de presentación de los datos para el análisis y la toma de decisiones.

ESQUEMA BÁSICO PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CREACIÓN DE CUESTIONARIOS

INDICADOR INFORMACIÓN REQUERIDA

PEP
PLAN DE ESTUDIOS

PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA RESOLUCIÓN REGISTRO CALIFICADO VIGENTE

RESOLUCIÓN AUTOEVALUACIÓN VIGENTE

ACTAS DE ADMISIÓN
RESOLUCIONES DE ADMISIÓN

ESTUDIANTES ESTUDIANTES ACTIVOS POR SEMESTRE Y PROGRAMA

ESTUDIANTES GRADUADOS
DESERTORES

CATEDRA - OCASIONALES - MT - TC

CANTIDAD
EXPERIENCIAS

CURSOS QUE DICTA POR SEMESTRE

PROFESORES
FORMACIÓN
INVESTIGACIÓN
DEDICACIÓN ADMINISTRATIVA
PRODUCCIÓN ARTÍSTICA
PRODUCCIÓN INTELECTURAL
DATOS BÁSICOS
BASE DATOS EGRESADOS
NOMBRE TRABAJO DE GRADO
GRADUADOS ASESOR
FECHA GRADUACIÓN
MERITORIO
EXALTACIÓN
MECANISMOS DE SELECCIÓN DE
PRUEBAS Y GUIAS DE INGRESO SEMESTRALES
INGRESO
 DOCENCIA
INVESTIGACIÓN
ESTÍMULOS EXTENSIÓN
ESTUDIANTIL
COOPERACIÓN INTERNACIONAL

EVALUACIÓN PROFESORAL ACTAS VICEDECANATURA - COMITÉ DE EVALUACIÓN

PROYECTO
FECHAS
INTEGRANTES
TIPO DE EXTENSIÓN
EXTENSIÓN CIUDAD - PAÍS
NOMBRE EVENTO
POBLACIÓN ASISTENTE
EVIDENCIA PDF - JPG
RECONOCIMIENTO RECIBIDO
GRUPO AL QUE PERTENECE
NOMBRE DEL PROYECTO

INTEGRANTES Y ROL EN EL PROYECTO

EN EJECUCIÓN - CULMINADO
FECHA INICIO
INVESTIGACIÓN
FECHA FINAL

PUBLICACIONES CON REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

APLICACIONES DERIVADAS DEL PROYECTO

ENTIDADES VINCULADAS

CONVENIOS ACUERDOS CONVENIOS VIGENTES

NOMBRE
ENTIDAD DE ORIGEN
PAÍS
PROFESORES VISITANTES
OBJETO
AÑO
DURACIÓN DE LA ESTADÍA