Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Formulación y evaluación de proyectos de Ingeniería 202337119A_1391

Unidad 2 - Formulación de proyectos de ingeniería

Nombre del Estudiante:

ARMANDO RAMIREZ CARDOZO

JEINER YOHAN DELGADO VELASCO

JOSE LUNIO PERDOMO CORTES

YUDY ESTEFANY SANCHEZ MONTES

MIGUEL FERNANDO SANCHEZ CHARRY

Código: 202016901_68

Universidad Abierta y a Distancia UNAD

Programa Académico: Ingeniería de Sistemas

Período Académico: I- 2023

Año 2023

1
 INTRODUCCION

La ingeniería de sistemas busca generar soluciones informáticas a todo sector

empresarial, para así hacer el buen uso y optimización de la información, ya que está a su
vez le permite analizar, diseñar, organizar, planificar, estimar, evaluar, operar sistemas más
complejos en los medios sociales, industriales, tecnológicos y académicos; por tanto, se
realizará una identificación de las bases teóricas y conceptuales para la formulación de
proyectos orientados a la ingeniería en la fase 2 del curso formulación y evaluación de
proyectos, la cual es denominada como planteamiento.

2
IDENTIFIQUE UN PROBLEMA

Se evidencio que la Institución Gimnasio Huellas del Saber, realiza el proceso de

matrículas, certificados, y calificación de notas en hojas de cálculo y documento de Word,

evidenciado problemas al momento de agilizar los diferentes procesos. Esto puede estar

generando demoras en la realización de los diferentes procesos y, por lo tanto, afectando la

eficiencia y efectividad de la institución.

¿QUÉ PROBLEMA U OPORTUNIDAD VA A CUBRIR MI PROYECTO?

Diseñar un programa donde se puedan guardar los registros de matrículas de los

estudiantes, de igual forma realización de certificados de forma más eficiente, como también
el proceso de calificación de notas de todo el alumnado de la institución
Reducir errores en los procesos, permitiendo la realización de tareas de manera más
rápida y eficiente, y aumentar la transparencia y la trazabilidad en la gestión de los recursos
de la institución.

3
  ANTECEDENTES DEL PROYECTO

La institución Gimnasio Pedagógico Huellas del Saber ha venido experimentando un

crecimiento en el número de estudiantes en los últimos años, lo que ha generado una mayor
demanda en los procesos de matrícula y en la gestión de información relacionada con los
estudiantes.

La falta de un sistema de gestión de información adecuado también ha dificultado el

seguimiento y control de la asistencia de los estudiantes, lo que ha generado problemas de
ausentismo y bajo rendimiento escolar en algunos casos.

El proceso actual de gestión de información no permite generar reportes y estadísticas

de manera automatizada, lo que dificulta la toma de decisiones informadas por parte de los
directivos de la institución.

Para solucionar esta problemática, se pretende implementar un sistema de gestión de

información que permita integrar todos estos procesos de manera eficiente y automatizada.
Este sistema incluye herramientas especializadas para la gestión de matrículas, calificación
de notas, y generación de certificados, lo que facilitan y agilizan los procesos

Además, la implementación de un sistema de gestión de información permitiría la

centralización de la información en una sola base de datos, lo que mejoraría la calidad de los
datos y reduciría la posibilidad de errores en la información. Asimismo, este sistema podría
contar con herramientas de generación de reportes y análisis de datos, lo que permitiría a la
institución tomar decisiones más informadas y mejorar su gestión en general.

Es importante destacar que la implementación de un sistema de gestión de

información no solo permitiría agilizar los procesos de matrículas, certificados y calificación
de notas, sino que también puede contribuir al mejoramiento general de la gestión de la
institución, lo que se reflejaría en una mayor eficiencia y efectividad en su desempeño.

4
 La institución cuenta con un gran número de estudiantes, que van desde 1 año a 5
años, lo que hace que el proceso de matrícula, certificación y calificación de notas sea aún
más complejo.

La implementación de un sistema de gestión de información adecuado también podría

ayudar a la institución a cumplir con las regulaciones y normativas establecidas por las
autoridades educativas, lo que podría mejorar su imagen y reputación.

El proceso actual de gestión de información es manual, lo que significa que los

encargados de estos procesos tienen que ingresar datos manualmente en cada hoja de
cálculo y documento de Word, lo que es muy tedioso y susceptible de errores.

El proceso actual de gestión de información no está integrado con otros sistemas o

plataformas, lo que dificulta la comunicación y el intercambio de información entre diferentes
áreas de la institución.

La implementación de un sistema de gestión de información adecuado podría mejorar

significativamente la eficiencia y eficacia en la gestión de la información, lo que redundaría en
una mejor atención al cliente (estudiantes y sus familias) y en una mejor imagen de la
institución.

5
  DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO

La definición de las actividades del proyecto es una tarea importante en la

planificación del mismo. Las actividades son tareas específicas que se deben realizar para
cumplir con los objetivos del proyecto, y deben estar claramente definidas y organizadas en
una secuencia lógica para asegurar el éxito del proyecto.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar, que harán parte de la

implementación del sistema de gestión de información académica para el Gimnasio
Pedagógico Huellas del Saber:

1. Realizar un diagnóstico de las necesidades y requerimientos de la institución en

términos de gestión de información académica.

2. Identifica los módulos y funcionalidades necesarios para el sistema de gestión de

información académica.

3. Realizar un análisis de los sistemas existentes y sus limitaciones.

4. Seleccionar la tecnología adecuada para el sistema de gestión de información

académica.

5. Diseñar y desarrollar el sistema de gestión de información académica.

6. Realizar pruebas del sistema de gestión de información académica, para verificar su

funcionamiento y detectar posibles errores.

7. Capacitar al personal de la institución en el uso del sistema de gestión de información

académica.

8. Establecer un plan de migración de datos desde los sistemas existentes al nuevo

sistema de gestión de información académica.

9. Establecer un plan de mantenimiento y actualización del sistema de gestión de

información académica.
6
 10. Establecer un plan de evaluación y seguimiento del sistema de gestión de información
académica.
11. Configuración y personalización del software según las necesidades de la institución.
12. Selección de proveedores de hardware y software.

• ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7
• Recursos requeridos

Tecnología: Computador, Software, base de datos

Humano: Cliente, programador, usuarios, diseñador

Presupuesto: Valor que deberá pagar el cliente,

• COSTES DEL PROYECTO

Los costes del proyecto son los gastos que se incurren en la realización de un
proyecto. Estos gastos pueden incluir los costes de los recursos humanos, como los salarios
y beneficios de los miembros del equipo de proyecto, así como los costes de los recursos
materiales, como el hardware y el software necesarios para llevar a cabo el proyecto.

 Costos de personal: Son los salarios y beneficios de los desarrolladores, analistas,

diseñadores, especialistas en pruebas, personal de soporte, entre otros.

 Costos de hardware y software: incluyen la adquisición de servidores, equipos de red,

software de base de datos, licencias de software, herramientas de desarrollo, entre
otros.
 Costos de servicios profesionales: Son los honorarios de consultores externos,
diseñadores gráficos, auditores de seguridad, abogados, entre otros.
 Costos de capacitación: Incluyen los costos de formación para el personal de la
institución educativa y los usuarios finales del aplicativo web.
 Costos de licencias y mantenimiento: Son los costos de mantenimiento y actualización
del software y las licencias correspondientes.
 Costos de infraestructura y hosting: Contienen los costos de alojamiento del sitio web
y el software en servidores externos o internos.
 Costos de seguridad y privacidad: Encierran los costos relacionados con la protección
de los datos de la institución educativa y de los usuarios del sistema.

8
  Costos de publicidad y promoción: Contienen los costos de publicidad en línea y fuera
de línea para promocionar el sistema a los usuarios potenciales.
 Costos de pruebas y calidad: incluyen los costos relacionados con la realización de
pruebas de calidad y funcionalidad del software, como pruebas de integración,
pruebas de rendimiento y pruebas de seguridad.
 Costos de diseño y usabilidad: Son los costos de diseño de la interfaz de usuario, la
experiencia del usuario y la usabilidad del aplicativo web.
 Costos de gestión del proyecto: Contiene los costos relacionados con la planificación,
seguimiento, control y gestión del proyecto, como los costos del equipo de gestión del
proyecto y los costos de la gestión del riesgo.
 Costos de contingencia: Estos costos relaciona los imprevistos que pueden surgir
durante el desarrollo del proyecto, como problemas técnicos, cambios en los requisitos
del proyecto y otros factores que pueden afectar el tiempo y el costo del proyecto.

COSTES DEL PROYECTO DURACIÓN ESTIMADA PRECIO

ESTIMADO
Costos de personal 1-3 semanas $150000
Costos de hardware y software 1-4 semanas $800000
Costos de servicios profesionales 2-4 semanas $300000
Costos de capacitación 1-4 semanas $100000
Costos de licencias y mantenimiento 2-4 semanas $200000
Costos de infraestructura y hosting al año 2 semanas $400000
Costos de seguridad y privacidad 3 semanas $105000
Costos de publicidad y promoción 2 semanas $500000
Costos de pruebas y calidad 4 semanas $250000
Costos de diseño y usabilidad 1-3 semanas $150000
Costos de gestión del proyecto 1-4 semanas $500000
Costos de contingencia 2-4 semanas $200000
Costo total estimado $ 3.655.000

9
• DOCUMENTACIÓN

Documento de diseño del programa

Para este caso, se entregará un documento con un plan detallado para desarrollar la
pieza de software, en este se encontrará la funcionalidad, las especificaciones, y los planes
de equipo para desarrollarlo, como el cronograma, los objetivos; asimismo, responderá a
preguntas como: ¿qué problema solucionará el software? ¿Cómo será el producto final?
¿Cómo funciona la arquitectura interna?

Planes de Prueba del programa

Busca atender los objetivos de calidad en un desarrollo de sistemas, dirigiéndose a los

aspectos referentes a los módulos o funcionalidades del sujeto de verificación, tipos de
pruebas, entornos, recursos asignados, etc. Es importante entender que la desconexión
entre el plan de pruebas y los requerimientos del negocio, es una de las principales barreras
al entregar el software, por tanto, esto resulta relevante para el cumplimiento de los objetivos
del negocio.

Manual de Instalación del programa

Documento que se dirige al personal técnico o administrativo encargado de instalar y

configurar el programa, así pues, el lector se familiariza con los conceptos básicos y
conocimiento para su uso.

Manual de Administración del programa desarrollado

Este manual brinda conocimiento y directrices en torno a la entrega de contenidos y

estructuración del programa, puntos indispensables para el desarrollo y buen
direccionamiento de cada uno de los procesos de los usuarios de la institución. En este se
encontrarán las normativas, recomendaciones, ejemplos que gestionan de mejor manera el
programa a manejar; asimismo, estas indicaciones otorgarán los permisos, de tal forma que
se mantengan las condiciones óptimas con la información del sitio.

10
• PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Procedimiento Operativo Página 1/4

Revisión: 0 Fecha: 4/04/2023

Diagnóstico de Necesidades
Código: P_01

1. Objetivos

Analizar el proceso de matrículas, certificados, y calificación de notas.

2. Alcance

Establecemos las necesidades para darle alcance al objetivo de la planeación de nuestro

proyecto

3. Definiciones

- Usuario: Persona que va a utilizar nuestro programa. (Estudiante, director)

- Developers: Personas encargadas del desarrollo del programa y producto final de
nuestro proyecto

4. Responsables

- Developers
- Propietario del producto final (Director de la Institución)
- Estudiantes

5. Descripción de las actividades

11
RESPONSABLE TA DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DE ELEMENTO DE SALIDA
RE INGRESO
A

Reunión para Requerimientos en base Análisis y recolecta de los

Developers, revisión de las al proyecto por parte del requerimientos para la
director, 1 facultades a la director de la institución creación del programa
estudiantes o hora de y los estudiantes
acudientes. matricular y
generar las notas

Director de la Reunión para Análisis completo de los Requerimientos que se

institución y 2 definir los requerimientos van a desarrollar en el
estudiantes requerimientos proyecto
para el producto

6. Diagrama de flujo del proceso

Procedimiento Operativo Página 3/5

12
 Diseñar y desarrollar el Fecha: 4/04/2023
Revisión: 0 sistema de gestión de
información académica Código: P_01

1. Objetivos

Diseñar y desarrollar el aplicativo web que dé solución al problema planteado

2. Alcance
la creación de este aplicativo web facilitara el proceso de matrículas, certificados, y
calificación de notas.

3. Definiciones

- Usuario: Persona que va a utilizar nuestro programa. (Estudiante, Director)

- Developers: Personas encargadas del desarrollo del programa y producto final de
nuestro proyecto
- Capacitaciones: Proceso en el cual se explicará la interfaz y los usos que tendrá el
producto final
- Plan: Se tomará el plan de migración de datos desde los sistemas existentes al nuevo
sistema de gestión de información académica.
- Hardware y software: Selección de un proveedor de servicios de aplicación o ASP

1. Responsables

- Developers
- Propietario del producto final (director de la Institución)
- Estudiantes
- Todos los representantes del grupo de trabajo

2. Descripción de las actividades

13
RESPONSAB TAR DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DE ELEMENTO DE
LE EA INGRESO SALIDA

Diseño centrado en dar

Creación de la solución a los Interfaz que cumple
Developers 1 interfaz del requerimientos ya con cada
aplicativo mencionados en el requerimiento
proyecto

Realizar pruebas
del sistema de Pruebas al aplicativo
Developers, gestión de diseñado y centrado en Aplicativo que
estudiantes y 2 información dar cumplimiento a los cumple con cada
director de la académica, para requerimientos de los requerimiento
institución verificar su estudiantes y padres de
funcionamiento y familia
detectar posibles
errores.

Reunión en donde
se planifique la Datos existentes y Producto final
Developers, migración de datos actuales de la gestión mejorado y en
integrantes del 3 y mantenimiento y de información cumplimiento a
grupo de actualización del académica. todos los objetivos
trabajo sistema de gestión del proyecto
de información
académica.

Developers, Reunión en el cual

estudiantes y se capacite al Integración de
director de la personal de la conocimientos y Cumplimiento de
institución, 4 institución en el uso explicación de las cada requerimiento
profesores y del sistema de funciones del aplicativo establecido
cada gestión de
integrante del información
grupo de académica.
trabajo

3. Diagrama de flujo del proceso

14
 INDICADORES DE EJECUCIÓN

15
 Debemos tener en cuenta que para dar cumplimiento a los requerimientos de la
institución y optimizar así el proceso de matrículas, certificados, y calificación de notas, antes
de la entrega del producto final debemos dar o establecer los siguientes indicadores que
definen si nuestro producto cumple con todos y cada uno de los requerimientos establecidos
por la institución:

1. Herramientas de análisis de código: Una revisión efectiva del código evita que los
errores y fallos se introduzcan en el proyecto, mejorando la calidad del código en una
fase temprana del proceso de desarrollo del software. para ellos se contará con Visual
assist, DeepScan, SonarQube

2. Pruebas unitarias: Cada uno de los responsables hace uso del aplicativo, revisa su
funcionalidad y establece si el aplicativo web cumple con los requerimientos
establecidos.

3. Medición de los logros obtenidos una vez aplicado el software educativo: Una vez
realizadas las pruebas unitarias realizamos encuestas y entrevistas para ver si se
cumplieron los objetivos.

4. Pruebas Integrales: Medición de la funcionalidad y el trabajo grupal del proyecto

garantizando así el cumplimiento a la solución de cada requerimiento.

16
 Referencias Bibliográficas

Bataller, A. (2016). La gestión de proyectos. Editorial UOC. Páginas 13 – 26. https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/57720.

Garzón, D., Sarmiento, J., Gutierrez, O. (2019). Formulación y evaluación de proyectos de

ingeniería. Editorial UPTC. Páginas 7-51 https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/135291

Campo. R., Domínguez, M., Raya, V. (2014). Gestión de proyectos. Editorial Ra-Ma.
Páginas 47-87.
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/105623

Rubio, C.E. (2021). Fundamentos para la formulación de proyectos de ingeniería. UNAD.

Ibagué. [OVI] https://repository.unad.edu.co/handle/10596/42009

Patiño, S. M. (2022). El ciclo de gestión de un proyecto. [OVI]. Repositorio Institucional UNAD

https://repository.unad.edu.co/handle/10596/52323

17