Informe Sistema para organización de documentos

Erika Rodríguez Benavides

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Organización Documental En El Entorno Laboral.

Winston Mauricio Zapata Correa.

22 Julio 2022
La identidad que investigue en su archivo, el sistema que evidencie que utilizan es alfabético,
Toponímicos o Geográficos.

Diagnostico

Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite acceder a la
información de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los documentos y a la correcta
secuencia en la ubicación física e interna de los documentos, permitiendo a la persona que
consulta la comprensión de la información.

Sin embargo, su documentación no se encuentra foliada lo que dificulta a la hora de buscar un

documento e información de manera precisa y saber cuál es la totalidad de documentos que tiene
cada carpeta a la medida que se suministra información al expediente e impidiendo demostrar el
desarrollo de los trámites.

Su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que abarcan, pues se puede apreciar

que por más que la documentación este organizada de manera alfabética esta se encuentra
estrecha ocasionando arrugamiento, daños o dificultad al acceder de manera rápida si se llegase el
caso, además de la mala presentación que puede generar ante los demás, No existe un encargado
para la parte de organización documental, ya que las personas que trabajan en la entidad son las
mismas que acceden y manipulan los archivos donde esto provoca desorden o descuidar la
documentación.

Recomendaciones

 Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte documental de la entidad.
Esto ayudara a tener un orden de entrada y salida de los documentos y a preservar su
conservación.
 Aplicar de manera correcta la norma ISO 15489.
 Realizar la debida foliación, esto orientara a la cantidad exacta de hojas que hay en cada
folio y a su vez facilitara la búsqueda a un documento particular y demostrar el desarrollo
de sus trámites.
 Cambio de estantería, por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
genera un acceso más rápido y eficaz, así evitar daños de sus archivos.
 Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que hay en
cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un documento particular y demostrar el
desarrollo de sus trámites.