La entidad que investigue en su organización documental de archivo, el sistema que utilizan es el

Numérico (2006-2010), Alfabético (2011-2013) y Cronológico (2014-2022).

DIAGNÓSTICO

Esta entidad utiliza diferentes métodos para organiza sus archivos, la cual les permite acceder a la
información de manera sencilla gracias a un formato digital en el que está registrado la ubicación
de los documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e interna de los documentos,
permitiendo a la persona que consulta la comprensión de la información.

En el Formato Único de Información Documental (FUID) se alimenta diariamente los documentos

nuevos que entran a la entidad, llevando así control de números de folios y el ciclo vital de la
documentación.

Sin embargo, su documentación al no contar con un solo método de organización es un poco

tedioso acceder a los documentos archivados antes del año 2015. Su estantería no es acorde a la
cantidad de documentación que abarcan, pues se puede apreciar que por más que la
documentación archivada se encuentra estrecha ocasionando arrugamiento, daños o dificultad al
acceder de manera rápida si se llegase el caso, además de la mala presentación que puede generar
ante los demás.

Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su documentación, pues estos
archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con buena iluminación, ventilación,
temperatura, pero en un espacio pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un
archivo de su estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos porque no
tendrían espacio causando pérdidas con su documentación.

RECOMENDACIONES

 Realizar una reorganización, esto con el fin de llevar un solo método de organización
documental y tener acceso a la información de manera más eficaz.

 Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitara daños en sus
archivos.

 Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio donde puedan
estar toda la documentación sin que se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar
amplio buscar la manera de organizarla escogiendo alguno de los sistemas de ordenación
documental.

 Aplicar de manera correcta las estructuras de la normatividad de la TRD ya que no se esta

muy pendiente del ciclo vital de la documentación.

 Contratar más personal capacitado para llevar a cabo la reorganización de los métodos de
organización.