INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INSTRUCTOR

ALEXANDER HERRERA PEREZ

SENA

01 DE MARZO DEL 2022

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 2

DIAGNOSTICO

Esta entidad organiza sus historias laborales de manera cronológica, sin embargo su

documentación no se encuentra organizada correctamente alterando así también la

foliación, dando como resultado a la persona que consulta un mala compresión de la

información de la historia laboral, a la medida que se suministra información al

expediente e impidiendo demostrar el desarrollo de los trámites, se evidencia en otras

unidades de almacenamiento información duplicada de las mismas historias labores,

Otro punto por resaltar es la condición en que están las unidades de almacenamiento

documental su mala distribución, lo que impide que a la medida que necesiten retirar

un archivo sea inadecuado, porque no tendrían espacio causando pérdidas con su

documentación.

RECOMENDACIONES

 Realizar la debida foliación y organización documental por medio de una guía

para establecer adecuadamente la información, esto ayudara saber la cantidad

exacta de hojas que hay en cada folio y a su vez facilitara la búsqueda a un

documento particular y demostrar el desarrollo de sus trámites.

 Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.

 Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un por unidades de

almacenamiento x100, y organizar los archivos en forma alfabética.

 Crear hojas de control adecuadas y digitalizar la información para una

conservación mejor dela información.