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MANTENIMIENTO Y DISPOSICIÓN DE
Versión 10
REGISTROS
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1. OBJETIVO
A
2. ALCANCE
D
Va desde la generación u obtención de un registro hasta la destrucción del registro cuando
LA
ha finalizado su periodo de retención. Éste procedimiento aplica para todos los registros
que hacen parte de los sistemas de gestión de MONTAJES J.M. S.A.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
O
ISO 9001 Última versión.
ISO 14001 Última versión
OHSAS 18001 Última versión
ISO 45001:2018
TR
4. LINEAMIENTOS GENERALES
N
a) Los registros son la evidencia de la conformidad con los requisitos, procedimientos y
O
b) Existen registros de origen externo y de origen interno y tanto los unos como los otros
se controlan de acuerdo a este procedimiento. Los registros internos son aquellos que
A
e) La mayoría de los registros se generan al diligenciar un formato, por eso se aplican las
siguientes reglas cuando se diligencia un formato: a) se llenan con letra clara; b) no se
llenan con lápiz; c) Si se cometen errores al diligenciar un formato no se hacen tachones
ni enmendaduras que le resten confiabilidad a la información; d) Si fuera inevitable el
A
uso de corrector el líder del proceso respectivo debe avalarlo con su firma; e) No deben
dejarse espacios en blanco, si no se cuenta con información para llenar un espacio
D
debe rellenarse el campo con una raya o con la inscripción “N/A” que significa No
Aplica; f) Si el registro requiere de firmas los responsables deben firmarlo empleando la
LA
misma firma en todas las ocasiones.
f) Los líderes de cada proceso son responsables de verificar que los registros de sus
procesos estén escritos en un lenguaje entendible para los usuarios del registro, que la
O
letra utilizada sea clara, que no existan tachones o enmendaduras y estén
completamente diligenciados.
TR
g) Los líderes de cada proceso son responsables de garantizar que los registros de sus
procesos se mantengan identificables, es decir, que en ellos se indique la fecha de
diligenciamiento y el nombre - código del centro de utilidad respectivo, que sean de fácil
ubicación - acceso y que se mantengan archivados en fólderes y AZ`s marcados con
N
rótulos en el lomo y la carátula.
O
h) Los líderes de cada proceso son responsables de garantizar que los registros de sus
procesos se mantengan en sitios y muebles apropiados, libres de humedad, protegidos
C
contra daño, deterioro o pérdida y que se mantengan copias de respaldo de los archivos
de computador. Los registros nunca deben mantenerse impresos en papel de fax ya que
este papel tiende a borrarse con el paso del tiempo, lo recomendable cuando un registro
se obtenga a través de fax es fotocopiarlo en papel blanco y archivar la fotocopia en los
A
dossiers de construcción.
PI
A
número de versión, únicamente para: información contable, contratos, controles internos
ajenos a los sistemas de gestión de la empresa, satisfacer requerimientos particulares
D
de clientes o registros de origen externo.
LA
m) Los registros deben protegerse de la siguiente manera, según el medio en el que se
encuentren:
O
Medios físicos Medios Magnéticos
Verificar las TR
capacidades
almacenamiento de la informacion en
físico.
de Verificar que los componentes
electrónicos se encuentren en buenas
condiciones.
La disposición de espacio suficiente Proteger los componentes
para albergar la documentación electrónicos de la luz, la humedad o
N
archivada. cualquier condición ambiental que
Condiciones ambientales generales pueda deteriorarlos.
Ventilación. Tener por lo menos dos copias de
O
La informacion se almacenara en
carpetas para su fácil identificación y
archivo.
PI
5. DESARROLLO
A
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/ Asegurándose de que sea
D
GENERAR U LIDER HSE legible, que no contenga
OBTENER
COORDINADOR DE tachones, que no queden
REGISTROS
LA
LEC-YYY-002 CALIDAD/HSE DE CADA espacios en blanco, etc.
PROYECTO
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/LIDER
O
ARCHIVAR Y HSE Mantener en la ubicación y
MANTENER EL por el periodo de retención
REGISTROS COORDINADOR DE establecidos.
LEC-YYY-002
TR CALIDAD/HSE DE CADA
PROYECTO
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/LIDER
N
DESTRUIR DE HSE Romper registros impresos y
REGISTROS COORDINADOR DE borrar copias magnéticas.
O