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PAG-002

MANTENIMIENTO Y DISPOSICIÓN DE
Versión 10
REGISTROS
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1. OBJETIVO

Definir los controles para identificar, almacenar, proteger, el período de retención y la


disposición de los registros que permitan su recuperación y destrucción.

A
2. ALCANCE

D
Va desde la generación u obtención de un registro hasta la destrucción del registro cuando

LA
ha finalizado su periodo de retención. Éste procedimiento aplica para todos los registros
que hacen parte de los sistemas de gestión de MONTAJES J.M. S.A.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

O
ISO 9001 Última versión.
ISO 14001 Última versión
OHSAS 18001 Última versión
ISO 45001:2018
TR
4. LINEAMIENTOS GENERALES
N
a) Los registros son la evidencia de la conformidad con los requisitos, procedimientos y
O

demás lineamientos del “Sistema de Gestión de la Calidad” y del “Sistema de seguridad


y salud en el trabajo y Sistema de Gestión Ambiental”. Sin registros es imposible
C

demostrar la adecuación, eficacia y conveniencia de estos sistemas.

b) Existen registros de origen externo y de origen interno y tanto los unos como los otros
se controlan de acuerdo a este procedimiento. Los registros internos son aquellos que
A

se crean al diligenciar un Formato de Aplicación General (FAG) o un Formato Específico


de Trabajo (FET). Los registros externos se generan diligenciando formatos de terceros
PI

como proveedores, clientes u otras entidades diferentes a MONTAJES J.M. S.A.

c) El LÍDER DE ASEGURAMIENTO es el responsable de mantener actualizado el Listado


O

Específico de Control de Registros LEC-YYY-002.


C

d) El COORDINADOR DE CALIDAD DE CADA PROYECTO es el responsable de


mantener actualizado el Listado Específico de Control de Registros LEC-YYY-002.

REVISADO POR: APROBADO POR:


NOMBRE: SHIRLEY PAREDES Q. NOMBRE: LEONARDO CORTES
FECHA: JUNIO 15 DE 2019 FECHA: JUNIO 15 DE 2019
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e) La mayoría de los registros se generan al diligenciar un formato, por eso se aplican las
siguientes reglas cuando se diligencia un formato: a) se llenan con letra clara; b) no se
llenan con lápiz; c) Si se cometen errores al diligenciar un formato no se hacen tachones
ni enmendaduras que le resten confiabilidad a la información; d) Si fuera inevitable el

A
uso de corrector el líder del proceso respectivo debe avalarlo con su firma; e) No deben
dejarse espacios en blanco, si no se cuenta con información para llenar un espacio

D
debe rellenarse el campo con una raya o con la inscripción “N/A” que significa No
Aplica; f) Si el registro requiere de firmas los responsables deben firmarlo empleando la

LA
misma firma en todas las ocasiones.

f) Los líderes de cada proceso son responsables de verificar que los registros de sus
procesos estén escritos en un lenguaje entendible para los usuarios del registro, que la

O
letra utilizada sea clara, que no existan tachones o enmendaduras y estén
completamente diligenciados.

TR
g) Los líderes de cada proceso son responsables de garantizar que los registros de sus
procesos se mantengan identificables, es decir, que en ellos se indique la fecha de
diligenciamiento y el nombre - código del centro de utilidad respectivo, que sean de fácil
ubicación - acceso y que se mantengan archivados en fólderes y AZ`s marcados con
N
rótulos en el lomo y la carátula.
O

h) Los líderes de cada proceso son responsables de garantizar que los registros de sus
procesos se mantengan en sitios y muebles apropiados, libres de humedad, protegidos
C

contra daño, deterioro o pérdida y que se mantengan copias de respaldo de los archivos
de computador. Los registros nunca deben mantenerse impresos en papel de fax ya que
este papel tiende a borrarse con el paso del tiempo, lo recomendable cuando un registro
se obtenga a través de fax es fotocopiarlo en papel blanco y archivar la fotocopia en los
A

dossiers de construcción.
PI

i) Cuando el cliente le exija a MONTAJES JM S.A., uno o mas registros internos, se


deben conservar copias de los mismos.
O

j) El período de retención de los registros se registra en el Listado específico de control de


registros (LEC-YYY-002).
C

k) Cuando finaliza el periodo de retención de un registro, éste se considera obsoleto y por


lo tanto debe romperse, con el fin de optimizar el espacio de archivo. El tiempo que

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NOMBRE: SHIRLEY PAREDES Q. NOMBRE: LEONARDO CORTES
FECHA: JUNIO 15 DE 2019 FECHA: JUNIO 15 DE 2019
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debe permanecer archivado cada registro (periodo de retención), se especifica en el


Listado específico de Control de Registros.

l) Está permitida la generación de registros a partir de formatos no codificados y sin

A
número de versión, únicamente para: información contable, contratos, controles internos
ajenos a los sistemas de gestión de la empresa, satisfacer requerimientos particulares

D
de clientes o registros de origen externo.

LA
m) Los registros deben protegerse de la siguiente manera, según el medio en el que se
encuentren:

O
Medios físicos Medios Magnéticos

Verificar las TR
capacidades
almacenamiento de la informacion en
físico.
de Verificar que los componentes
electrónicos se encuentren en buenas
condiciones.
La disposición de espacio suficiente Proteger los componentes
para albergar la documentación electrónicos de la luz, la humedad o
N
archivada. cualquier condición ambiental que
Condiciones ambientales generales pueda deteriorarlos.
Ventilación. Tener por lo menos dos copias de
O

Iluminación: Se debe evitar la seguridad de la informacion


incidencia de luz directa sobre almacenada.
documentación.
C

Verificación de las instalaciones


eléctricas que se encuentren cercanas
del lugar de almacenamiento.
A

La informacion se almacenara en
carpetas para su fácil identificación y
archivo.
PI

Contar con extintor multipropósito en


las áreas cercanas a los archivos.
O
C

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FECHA: JUNIO 15 DE 2019 FECHA: JUNIO 15 DE 2019
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5. DESARROLLO

ACTIVIDADES FORMATO RESPONSABLE OBSERVACIONES

A
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/ Asegurándose de que sea

D
GENERAR U LIDER HSE legible, que no contenga
OBTENER
COORDINADOR DE tachones, que no queden
REGISTROS

LA
LEC-YYY-002 CALIDAD/HSE DE CADA espacios en blanco, etc.
PROYECTO
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/LIDER

O
ARCHIVAR Y HSE Mantener en la ubicación y
MANTENER EL por el periodo de retención
REGISTROS COORDINADOR DE establecidos.
LEC-YYY-002
TR CALIDAD/HSE DE CADA
PROYECTO
LÍDER DE
LEC-001-002 ASEGURAMIENTO/LIDER
N
DESTRUIR DE HSE Romper registros impresos y
REGISTROS COORDINADOR DE borrar copias magnéticas.
O

LEC-YYY-002 CALIDAD/HSE DE CADA


PROYECTO
C
A
PI
O
C

REVISADO POR: APROBADO POR:


NOMBRE: SHIRLEY PAREDES Q. NOMBRE: LEONARDO CORTES
FECHA: JUNIO 15 DE 2019 FECHA: JUNIO 15 DE 2019

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