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1. OBJETIVO
Asegurar la confiabilidad y oportunidad de los servicios o bienes requeridos en la
organización, generando relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor;
estableciendo los lineamientos necesarios para la realización de las compras.

2. ALCANCE
Comprende desde la solicitud de un bien (tangible) o un servicio (intangible) para el desarrollo
de una obra hasta la evaluación y análisis del desempeño anual del proceso.

3. DEFINICIONES

 CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento

de los requisitos de la calidad.
 DEFECTO: Incumplimiento de un requisito, asociado a un uso previsto o especificado.
 PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto.
 REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 Seguridad y Salud en el Trabajo: definida como aquella disciplina que trata de la
prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y
de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las
condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva
la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores
en todas las ocupaciones.(Ley 1562 de 2012)
 Sistema de Gestión Ambiental: Parte del sistema de gestión usada para gestionar
aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos, y abordar los
riesgos y oportunidades.

4. LINEAMIENTOS GENERALES

4.1 Proveedores Críticos

 Se denominan proveedores críticos aquellos que suministran materiales o servicios

críticos.
 Se denominan materiales/servicios críticos aquellos que son determinantes para el
cumplimiento de los requisitos de los clientes.

4.2 Materiales críticos

A. Obra mecánica
 Tubería de acero al carbono.
 accesorios de tubería.

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 Válvulas.
 Accesorios para válvulas.
 Conexiones para ductos en acero al carbono.
 Perfilería.
 Recubrimientos para tuberías
 Aislamiento para tuberías
 Electrodos de soldadura: Verificar que no tenga plomo.
 Equipos mecánicos
 Pintura

B. Obra civil

 Tubería de PVC.
 Tubería novafort.
 Accesorios y conexiones para ductos en PVC.
 Cemento.
 Aditivos para concreto.
 Agregados
 Maderas
 Material de relleno
 Acero de refuerzo
 Malla electrosoldada
 Malla para gaviones
 Malla eslabolanada
 Geomembranas
 Geotextiles
 Rejillas
 Cubiertas

C. Eléctrica

 Cables
 Tubería de acero conduit
 Tubería PVC conduit
 Bandejas porta cables
 Borneras
 Conectores
 Tableros
 Cajas de empalme
 Luminarias
 Postes de concreto
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 Postes metálicos
 Transformadores de corriente
 Transformadores de potencia
 Pararrayos
 Seccionadores
 Varillas de cobre
 Conduleta

D. Instrumentación y control

 Manómetros
 Termómetros
 Medidor de nivel
 Control de nivel
 Medidor de flujo
 Platina de orificio
 Cupones de corrosión
 Válvulas
 Termópozos
 Tubing
 Toma muestras
 Accesorios de instalación para equipos de medición.
 Cables
 Hardware
 Software

E. HSEQ Y RSE

 Equipo de medición y seguimiento

 Suministro de Recursos Naturales (Material Pétreo, Madera)
 Suministro de Agua Potable
 Proveedores de Alimentos
 Agua consumo Humano
 Agua consumo industrial

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4.3 Servicios críticos

a. Mecánica

 Inspección radiográfica de juntas soldadas

 Inspección ultrasonido de juntas soldadas
 Inspección partículas magnéticas de juntas soldadas
 Inspección de líquidos penetrantes de juntas soldadas
 Inspección de medición de espesores
 Alivios térmicos
 Tomas de dureza
 Instalación de sistemas de protección catódica
 Calibración / Verificación de equipos de medición

b. Civil

 Diseño de Mezclas
 Pruebas de Resistencia de Concretos
 Mediciones de densidades de terrenos (proctor)
 Mediciones con esclerómetro
 Medición con densímetro nuclear
 Extracción de núcleos
 Calibración / Verificación de equipos de medición

c. Eléctrica

 Protocolo de pruebas eléctricas

 Calibración / Verificación de equipos de medición

d. Instrumentación y control

 Calibración / Verificación de equipos de medición

 Soporte de software

e. HSEQ Y RSE

 Calibración de equipos de medición

 Disposición de Residuos sólidos y líquidos
 Disposición de Residuos Peligrosos y especiales
 Entes certificadores de equipos de Izaje

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 Instituciones Prestadoras de Salud

 Laboratorios ambientales
 Disposición de escombros: Escombrera

4.4 Selección de Proveedores Críticos

a. Con el fin de determinar qué proveedores responden a los requisitos mínimos para
suministrar a Montajes JM de materiales y servicios críticos, se realiza una selección
de los proveedores. De ésta selección queda evidencia el formato “Visita de Selección
/ Re-evaluación de Proveedores Críticos” (FAG-042) diligenciado.

b. Si el proveedor obtiene una calificación igual o superior a 23 puntos se incluye en el

listado de proveedores críticos LEC-001-005.

c. Para los proveedores de producto y servicio críticos del área de HSE, se tendrá en
cuenta el cumplimiento del anexo adjunto a este documento y se realizará re-
evaluación del servicio anual.

d. Para los proveedores que suministran materiales de arrastre, madera, agregados y

otros relacionados con recursos naturales se exigirá Licencia o Salvoconducto
Ambiental.

e. En el caso de contratar servicios para disposición de residuos sólidos, la empresa

necesariamente deberá presentar la Licencia o Permiso Ambiental.

f. El registro de proveedores es un archivo que contiene: a) La Lista de Proveedores

Críticos Seleccionados y, b) Los registros de selección o re-evaluación del año en
curso.

4.5 Generación de (Requisiciones internas):

Cuando surge la necesidad en la obra de algún suministro de material, equipo, herramienta,

maquinaria y/o servicios para la ejecución del proyecto se debe:

a. El Ingeniero Residente, determina la necesidad de insumos y notificar la solicitud al

Almacenista para que elabore una requisición interna FAG-026 (en adelante RI) o la
requisición generada a través del Sistema Uno. Este documento lleva en su interior:

 Fecha de Solicitud
 Área o proyecto solicitante (mecánica, civil, eléctrica, instrumentación y control), HS,
Ambiental, Calidad, RSE, Inventarios, Compras, vial, sistemas, medicina preventiva y
del trabajo, mantenimiento, comercial, personal).

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 Código del proyecto: lo establece el centro de costo de la compañía (PRY-YYY).

 El Numero del Ítem: establece la cantidad a solicitar de diferentes materiales y/o
servicios
 Unidad de medida: se establece con el material o servicio solicitado (metros lineales,
metros cuadrados, metros cúbicos, libras, kilos, unidades, galones, litros, etc)
 Descripción: las especificaciones de lo solicitado deben cumplir con todas las
características básicas técnicas (ingeniería de construcción y/o catálogos de los
proveedores) y de forma del producto, el Ing. residente y/o supervisor deben elaborar la
orden pedido con las observaciones pertinentes del producto.
 Cantidad: unidad de empaque.

Nota: El coordinador HSE/Ambiental también cuenta con la potestad de solicitar recursos

para el proyecto, los cuales cumplirán los requisitos anteriormente detallados.

b. Esta solicitud debe estar avalado por el Director de obra o persona encargada del
proyecto o Coordinador del área.

c. En el pie de la Orden de Pedido se debe registrar: El nombre y firma de la persona que

Solicita y Nombre y firma de la persona que Autoriza.

4.6 Generación de Requisición de compra:

a. El área de Inventarios realiza una revisión, de las existencias almacenadas de tal manera
que se determine si puede responder total o parcialmente a la Requisición.
b. Si verifica que no se cuenta con nada de lo solicitado se genera una Requisición de
compra (en adelante RQ).
d. Estas Requisiciones de compra, pueden ser categorizadas de acuerdo al material a
suministrar de la siguiente manera:

1. Dotaciones
2. Electrodos de Soldadura.
3. Tubería, conexiones y accesorios de acero al carbono.
4. Pinturas y aditivos.
5. Cemento y Agregados.
6. Hierros, Mallas y Perfilería.
7. Geotextiles y Geomembranas.
8. Suministros para Oficinas.
9. Equipos de computo y comunicaciones
10. Suministros para Mantenimiento de Maquinaria (aceites y filtros).
11. Repuestos para Maquinaria. ( retro excavadoras, vibrocompactadores, moto
niveladoras, buldozer, gruas telescópicas, manlift, telehander, camión grúa, etc)
12. Repuestos para Vehículos. (automóviles, camionetas, camiones, tracto camiones, etc)

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13. Repuestos para equipos ( pulidoras, oxicorte, apinosador, taladros, bombas, martillos,
mezcladora, generadoras, etc)
14. Suministros para Atención Medica.
15. Equipos médicos
16. Suministros de Seguridad Industrial (Avisos, cinta, colombinas, conos, barricadas,
extintores, botiquines, etc).
17. Suministros de gestión ambiental (bolsas, canecas, avisos, absorbente orgánico, tela
oleofilica, etc).
18. Orden, aseo y cafetería (baños y mantenimiento).
19. Instrumentos de medición.
20. Calibración de instrumentos de medición y Pruebas de Laboratorio.
21. Maquinaria, equipos y vehículos.
22. Suministros para alojamientos y casino.
23. Suministros de Combustible.
24. Vigilancia.

4.7 Cotizaciones

a) Se debe generar la cotización por parte del proveedor.

b) La Comparación de Cotizaciones se genera únicamente si tenemos varios
proveedores para una compra de Materiales críticos y en tal proceso se eligen 3
proveedores y se procede a solicitar las cotizaciones.
c) Estas cotizaciones pueden solicitarse por escrito o vía telefónica, lo importante es que
la información sea verificable y legible.
d) Se toma el ítem a cotizar y se da el nombre del proveedor con el valor ofrecido y
tiempo de entrega. Los Gerentes o el coordinador de Compras deben dar el aval para
tomar la decisión de compra de los ítems a ese proveedor. En el Sistema Uno se
genera la Cotización y el área de compras escribe manualmente el criterio por el cual
fue escogido el proveedor. (Disponibilidad, Entrega, Facilidades de Pago, Costo,
Calidad) según se considere.
e) Las compras de materiales Reembolsables se regirán bajo el PAG-012, donde aplica
el cuadro comparativo de análisis de cotizaciones en el formato FAG-016 o generado
por el sistema UNO.
f) Se informa al director de obra y al administrador de la obra acerca de decisión tomada
para la compra de los materiales.

4.8 Generación de Orden de Compra/Servicio (OC)- (OS):

a) Si son compras menores realizadas en Obra y el proveedor escogido lo requiere se

genera la respectiva Orden de Compra generada por el Sistema UNO, de lo contrario
se le comunican vía telefónica las condiciones de compra aprobada, el plazo, calidad
del producto y el sitio de entrega. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio

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deben identificarse utilizando por lo menos el número del proyecto para el que se
compra y un consecutivo numérico (por ejemplo: 68-005).

b) Las compras menores de materiales Reembolsables se regirán bajo el PAG-012,

donde aplica el cuadro comparativo de análisis de cotizaciones en el formato FAG-016.
c) En el área de Compras de Bogotá, se genera la “Orden de Compra” (OC) en el
Sistema Uno el cual utiliza la información ingresada en la Requisición y recoge cada
ítem de acuerdo con el listado de proveedores (Previamente inscrito en una Base de
Datos). En la Orden de Compra se registra en el Encabezado: Datos del Proveedor
seleccionado, Forma de Pago, Fecha de Entrega; en el Cuerpo de la Orden de Pedido
de detallan el Item, Descripción, Cantidad Precio Unitario, Descuentos, IVA% y Valor
Total. En las Observaciones se registra el Numero del Proyecto para el que va dirigida
la compra. En el pie de la Orden de Compra se firma por quien Elaboró, Aprobó y se
verifica el recibido vía Telefónica con el Proveedor contactado.

d) Los funcionarios que realizan las órdenes de compra/ Servicio son: ASISTENTES DE
COMPRAS o ADMINISTRADORES en oficinas principales para compras locales. A las
compras menores serán autorizadas en conjunto por el director de la obra y el
coordinador de compra.

e) El área de compras realizará seguimiento con el proveedor sobre las compras que
llegarán a Siberia, el área de inventarios recibe al proveedor y comparará con lo
solicitado. En campo el almacén del proyecto reportará a inventarios sobre el material
recibido y si hay inconsistencias con respecto a la orden de compra, inventarios dará a
conocer al área de compras las inconsistencias para que se comuniquen con el
proveedor e investigar lo sucedido.

f) Si el proveedor incumple lo estipulado en la orden de compra (OC) (marca,

dimensiones, procedencia, calidad) se realizará una investigación sobre lo sucedido
con esta, y dependiendo de la gravedad del caso, se sancionara al proveedor, desde
no solicitar más material por un tiempo, hasta el veto total por parte de la compañía.

Cuando los materiales salen desde el proveedor a Campo directamente, el

responsable de coordinar será compras y inventarios, cuando la compra esté en
campo, almacen de campo retroalimentara dicha trazabilidad a compras y inventarios
donde se realizó la compra

4.9 Recepción de las Compras

a) Una vez generada la orden de compra (OC), el área de compras debe reportar vía e-
mail sobre la llegada de estos a las instalaciones de Siberia, el coordinador de
inventarios programa la recepción del material el informará al coordinador del proyecto,
administrador del contrato, director de obra y al almacenista, sobre los elementos
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enviados a proyecto, y en que vehículo fueron enviados. En caso de despacho desde

el proveedor, el área de compras informara vía e-mail al Director de obra, inventarios,
administrador del contrato, y al almacenista del proyecto sobre la llegada de material al
proyecto, y asi mismo desde proyecto vía telefónica o e-mail, el almacenista informará
a inventarios, como a compras sobre la llegada de los elementos a proyecto, y sus
novedades (especificaciones, cantidades).

b) Cuando la orden va incompleta, sea enviada desde Siberia, o desde el proveedor, el

área de compras debe informar al coordinador de proyecto, administrador de contrato,
director de obra y almacenista del proyecto sobre la orden incompleta. Se
reprogramará con el proveedor y con inventarios según sea el caso, la llegada de los
materiales al proyecto.

c) Inventarios asignará un auxiliar de bodega para que revise el material que llega, y este
reportará a inventarios sobre los ítems que llegaron y sobre los faltantes. Esta relación
se enviará a inventarios vía e-mail al departamento de compras, para que este se
comunique con el proveedor sobre los ítems pendientes y sobre lo sucedido con estos.

d) Todos los materiales críticos comprados son inspeccionados inicialmente por personal
del área de calidad de la compañía con personal de inventarios, con el fin de verificar
que se cumplan las especificaciones detalladas en la orden de pedido. Si los
materiales son críticos la revisión inicial se complementa en campo con una segunda
inspección en la que intervienen el almacenista del proyecto, con una persona
designada por el área de calidad del proyecto. Si en las inspecciones se detectan
diferencias entre lo entregado y la orden de pedido, el Director de obra y/o Ingeniero
Residente hace la anotación en la remisión adjunta de los materiales y solicita por
escrito via e-mail las cantidades faltantes o el cambio de los materiales que están fuera
de especificación, haciendo referencia al consecutivo de la O.P.

e) Los materiales que se reciben en las instalaciones de Siberia, como en los proyectos
deben de traer los certificados de calidad. No se recibirá material sin su respectivo
certificado de calidad. Los certificados de calidad deben de ser legibles, sin
enmendaduras, y debe de traer los datos básicos del material (Marca, origen,
Descripción del material, colada, especificación material).

f) Los servicios críticos contratados son verificados permanentemente por el Director de

Obra / Ingeniero Residente / supervisor de obra desde la llegada del prestador del
servicio hasta la terminación del servicio. De manera que cualquier desviación con
respecto a lo requerido se corrige de inmediato. Se hace énfasis en la verificación de
competencia, afiliaciones a EPS y ARP, dotación de seguridad e inducción del
personal subcontratista. Si alguno de estos requisitos no se cumple no se permite el
ingreso del respectivo trabajador. El personal subcontratista debe cumplir con las
mismas normas de HSE que le aplican a los empleados directos de la compañía, de
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acuerdo a la actividad que vaya a desarrollar. También la maquinaria, vehículos,

equipos y herramientas del subcontratista son objeto de control por parte del personal
de HSE de la empresa. Si falta algún documento o se detecta alguna condición
insegura el servicio se suspende hasta que se corrija esta situación o se presente la
documentación faltante.

g) La evidencia de la recepción de los materiales críticos es la firma del funcionario que

haya recibido la respectiva remisión o factura.

h) La evidencia de la recepción de servicios críticos es el Acta de Recibo FAG-111 o un

acta de entrega del servicio con el nombre y firma del funcionario que haya
supervisado al proveedor en campo y la aprobación del director de la obra o
coordinador del proyecto.

4.10 Traslado de la Mercancía

a) El área de compras informará al coordinador logístico acerca de los elementos que son
prioritarios para su despacho a proyecto. El coordinador logístico establecerá un
cronograma de despachos teniendo en cuenta lo anterior.

b) Cuando el despacho es realizado directamente desde el proveedor a proyecto, este

debe de informar al área de compras y al coordinador logístico desde el momento en
que se está realizando el cargue, e informará que material queda pendiente para su
despacho. El coordinador logístico informara al director de obra y al almacenista del
proyecto para que estén pendientes de su llegada.

a) Se realiza a través de la “Remisión” sistemáticamente a través del Sistema Uno si la

mercancía es despachada desde Bogotá o manualmente si es despachada en Obra a
través del FAG-110

b) En la Remisión Sistemática se registra en su encabezado: el Número de Remisión del

PRY correspondiente, fecha, Proveedor y Detalle (PRY-YYY/ FACT. XXX, Sitio de
entrega, Quien Transporta, Datos del Vehículo). En el cuerpo de la Remisión se
registra: Ítem por Ítem despachado, Unidad, Cantidad y se realiza un Asiento Contable
de acuerdo al material o servicio.

c) La Remisión lleva el nombre quien Elabora y firma de quien Transporta, y se envían

dos copias a campo con el transportador, una de las cuales debe ser devuelta firmada
con el Recibido a satisfacción del Almacenista en Campo.

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d) Si el proveedor entrega la mercancía directamente en campo según lo especificado y

en el sitio pactado en la Orden de Compra, debe presentar y hacer firmar la Remisión y
la Factura respectiva.

4.11 Recepción de Facturas o Cuentas de Cobro

a) Al recibir facturas o cuentas de cobro de proveedores se deben revisar varios aspectos

tales como: tener anexas las remisiones firmadas o actas de recibo de los bienes o
servicios entregados a satisfacción. La información contenida en la factura o cuenta de
cobro debe coincidir con la información contenida en la remisión o acta de recibo.

b) El segundo aspecto a revisar es que deben especificar todos los datos del proveedor:
Razón Social o Nombre, Nit ó C.C., Dirección, Contacto Comercial, Teléfono, Proyecto,
Precios Unitarios, Descuentos o Retenciones y Total a Pagar.

c) Un tercer aspecto a revisar es que las retenciones aplicadas sean las adecuadas para
el concepto descrito en la respectiva factura o cuenta de cobro.

d) Un cuarto aspecto a revisar es que los precios y descuentos coincidan con los
estipulados en las respectivas cotizaciones.

4.12 Evaluación de Proveedores Críticos

a) Se evaluarán los proveedores de recursos críticos. El Asistente de Compras / los

Administradores / Auxiliares de logística, los evalúan calificando el grado en que
cumplieron las condiciones pactadas, en esta evaluación se utiliza el FAG 017. Los
criterios de la evaluación son los siguientes:

 Cumplimiento de tiempo de entrega ofrecido (Materiales y Equipos) o plazo de

ejecución ofrecido (Servicios).

 Cumplimiento de precios, plazos de pago y descuentos.

b) Luego se hace un compromiso de mejoramiento para aquellos proveedores que

obtuvieron mala nota en este se notifica al proveedor la calificación y el proveedor se
compromete a cumplir una meta concreta en un plazo definido y a mantener un
desempeño sobresaliente. Si el proveedor incumple el compromiso de mejora será
retirado definitivamente del registro de proveedores.

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4.13 Reporte y Manejo de la salidas No Conformes

a) Cuando en la inspección de las compras se detectan deficiencias, el almacenista, el

Director de Obra o el ingeniero residente, definen las acciones a implementar
ciñéndose a lo estipulado en el PAG-011.

b) Mientras son sustituidos, los materiales que no cumplan las especificaciones técnicas
exigidas deben almacenarse en un sitio señalizado con un letrero que contenga la
inscripción: “salidas No Conformes”, de esta manera se evita su utilización no
intencional.

4.14 Re-evaluación de Proveedores Críticos:

La re-evaluación consiste en verificar documentalmente anualmente, que las personas

jurídicas o naturales que hacen parte del registro de proveedores, siguen cumpliendo los
requisitos de selección que se detallan en el FAG-042.

Esta Verificación se realiza y el registro correspondiente se archiva en el registro de

proveedores, sustituyendo el registro de selección inicial. Si un proveedor ya no cumple los
requisitos de selección, es retirado del Registro de Proveedores.

4.15 Documentos y Registros de Compras

a) El Asistente de compras / Administrador, archiva una copia de todos los documentos

que se reciben o generan en el desarrollo de este procedimiento y las organizan en un
fólder identificado con el código y el nombre de cada proyecto.

b) Cuando se trata de compras menores, el Asistente de Compras / los Administradores /

Auxiliares de logística sólo deben mantener los registros básicos, es decir: Orden de
Pedido y Factura o Cuenta de Cobro con firma de recibo a satisfacción.

c) Cuando se trata de compras críticas es necesario mantener, además de los registros

básicos, los registros de las siguientes actividades:1) Cotización con el proveedor
seleccionado, 2) orden de compra / servicio; 3) Remisiones o Actas de Recibo
firmadas, 4) reevaluación del proveedor.

d) La gestión de Compras finaliza cuando los materiales son recibidos en obra de

conformidad por el Almacenista con Supervisión del Director de Obra, Coordinador de
Calidad y/o Ing. Residente.

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4.16 Medición de la eficacia del proceso “Compras & Logística”

La medición de la eficacia del proceso se realiza al inicio de cada año, utilizando el formato
“Evaluación del Proceso de Compras” (FAG-106). Esta medición es verificada por el área de
calidad.

Al final del año el Líder de aseguramiento, revisa los registros de compras críticas de cada
proyecto para identificar su eficacia evaluando la Oportunidad de entrega y el cumplimiento
de las especificaciones técnicas exigidas para cada bien o servicio crítico.

Para calificar la entrega de los productos o servicios suministrados se aplican los siguientes
pasos:

a. Relacionar las órdenes de pedido de bienes y servicios críticos con las fechas
correspondientes.

b. Calificar la oportunidad de entrega de 1 a 5 de acuerdo a:

 Marque 5 si la entrega se efectuó antes del tiempo requerido

 Marque 4 si la entrega se efectuó durante el plazo estimado
 Marque 3 si la entrega se efectuó después del tiempo requerido pero no afecto
la ejecución de obra
 Marque 2 si la entrega se efectuó después del tiempo requerido pero afecto la
ejecución de obra
 Marque 1 si la entrega se efectuó después del tiempo requerido y género
incumplimiento contractual.

c. Calificar 5 si se cumple con las especificaciones técnicas exigidas o califique 1 si no se

cumplieron las especificaciones del bien o servicio
d. Si al promediar la calificación obtenida es inferior a 4 puntos, el proceso de compras es
considerado no conforme y se deben tomar las acciones correctivas necesarias

Por ultimo, sumar y promediar las calificaciones de todos los proyectos del año.

4.17 Análisis del Desempeño del Proceso

El desempeño del proceso es analizado en la revisión gerencial anual. La calificación se

considerará satisfactoria si se cumple la meta establecida por el comité de gestión para el año
evaluado. Si la calificación promedio es inferior a la meta el comité de gestión planteará las
acciones correctivas pertinentes. (PAG-004).

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4.18 Compra de servicios y productos locales

Se priorizará en los casos en los cuales se compruebe la competitividad en cuanto precios y

calidad de los servicios y/o productos ofrecidos por parte de los proveedores locales que se
encuentren en el área de influencia directa de Montajes JM S.A., y que dichos proveedores
den cuenta de estar certificados conforme lo estipule la normatividad legal vigente y/o las
políticas de Montajes JM S.A.; las compras se realizarán a través del diligenciamiento del
Formato de Orden de Compra/Servicio (FAG-028) o cumpliendo los pasos anteriormente
descritos en el proceso de la compra, debido a que las compras locales son de entrega
inmediata y las especificaciones técnicas son revisadas por el personal de Montajes JM solo
se realiza una evaluación al inicio del año en el FAG-042 y se guardará un archivo con las
compras realizadas a proveedores locales durante el desarrollo de las obras.

4.19 Priorización de proveedores

Dentro de los criterios de priorización de proveedores estará, además de demostrar su

competitividad en términos de calidad y precios, tener implementado y en funcionamiento un
sistema de SSTA donde se contemplen los riesgos asociados a la manufactura, transporte y
demás componentes asociados al producto. Así mismo, se priorizarán proveedores que den
cuenta de buenas prácticas con sus empleados y respeto por los Derechos Humanos en el
desarrollo de sus labores y den cuenta de la procedencia u origen de los componentes de sus
productos o servicios, especialmente respecto a los que podrían tener impacto ambiental o
social.

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5. DESARROLLO

# ACTIVIDADES RESPONSABLE OBSERVACIONES

GENERAR LISTADO
1 Asistentes de Compras DILIGENCIAR LEC-001-005
DE PROVEEDORES

Gerente, Jefe de
GENERAR PEDIDO Departamento, Director de DILIGENCIAR FAG-026 ó
2
INTERNO Obra o Requisión (Sistema UNO)
Ingeniero Residente

GENERACIÓN DE Generación de la Requisición

Coordinador de inventarios/
3 REQUISICIÓN DE de compra generada por el
analista de inventario
COMPRA sistema UNO

Si es crítico diligenciar FAG-

042 e Incluir en Listado De
Proveedores Críticos. Verificar
Asistente de Compras / si cumple con los criterios de
SELECCIONAR
4 Administradores / priorización.
PROVEEDOR
Coordinador HSE y RSE Si el proveedor es del área de
HSE se incluirá lo requerido en
el anexo adjunto a este
procedimiento.
Tener la cotización del
SOLICITAR Asistente de Compras /
5 proveedor escogido e ingresar
COTIZACIONES Administradores
al sistema UNO
Considerando todos los
aspectos pertinentes se realiza
GENERACIÓN DE LA Asistente de Compras / la elección más favorable para
6
ORDEN DE COMPRA Administradores la empresa y se realiza la
Orden de compra generada por
el sistema UNO
Si el proveedor lo exige
SOLICITAR
enviarle Orden de Compra del
DESPACHO AL Asistente de Compras /
5 Sistema Uno diligenciado, de
PROVEEDOR Administradores
lo contrario hacerlo vía
ESCOGIDO
telefónica.

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Se envía REMISIÓN por el

Asistente de Compras / Sistema Uno si el material es
6 ENVIAR AL SITIO Administradores / Auxiliares despachado desde Bogotá. O
de logística se acompaña de de Remisión
directa del proveedor.
Servicio Crítico:
RECIBIR E Dir. Obra, Ing. Residente FIRMAR Y ARCHIVAR
7 INSPECCIONAR / Bien o Materiales y otros FACTURA, REMISIÓN O
SUPERVISAR servicios: ACTA DE RECIBO.
Almacenista
Asistente de Compras / Que se evalúe la entrega de
EVALUAR
8 Administradores / Auxiliares los proveedores a lo largo de la
PROVEEDOR
de logística relación comercial.

Asistente de Compras /
RE-EVALUAR SI ES CRÍTICO DILIGENCIAR
9 Administradores / Auxiliares
PROVEEDORES Y FIRMAR FAG-042.
de logística
DILIGENCIAR FAG-106
EVALUACIÓN DEL PROCESO
10 MEDICIÓN Coordinador Gral. de Calidad
DE COMPRAS
GENERAR INFORME ANUAL

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ANEXO:

Cumplimiento de proveedores: los proveedores críticos del área de HSE deben

cumplir con los siguientes requerimientos de acuerdo al producto o servicio que
ofertes:

Proveedores de Alimentos

Antes de contratación Después de contratación

- Solicitud Curso de manejo de alimentos -Verificación de personal con la

al personal que realizara la documentación enviada.
manipulación. -Verificación de observaciones generadas.

- Solicitud permiso de la secretaria de -Se inspeccionara las condiciones básicas

salud municipal para el establecimiento. de higiene en la preparación de alimentos,
edificación e instalaciones, equipos y
- Solicitud del registro de cámara y utensilios, personal manipulador de
comercio, certificados médicos y carnet alimentos, saneamiento, almacenamiento
de manipulación de los empleados, distribución transporte y comercialización.
registro de control de plagas. -El agua que se utilice debe ser de calidad
potable y cumplir con las normas vigentes
establecidas por la reglamentación
correspondiente del Ministerio de Salud.

Residuos sólidos

-Solicitud de licencia ambiental, -Verificación de actas de recolección,

verificando que incluya el tipo de residuo. actas de disposición final donde
especifique claramente los volúmenes.
-Pago de parafiscales del personal que
realiza la recolección. -Cuando el proveedor subcontrate servicio
con otra empresa para disposición final se
verificara el alcance del contrato de la
licencia esto sean sólidos, líquidos y
peligrosos.

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Residuos peligrosos

-Solicitud licencia ambiental, en la que se -Verificación de actas de recolección,

incluya el tipo de residuo a manejar. actas de disposición final donde
especifique claramente los volúmenes.
-Plan de contingencias para la recolección -Verificación de Registro de
de residuos contaminados. Generadores de Residuos o desechos
Peligrosos.
-Solicitar el permiso Ambiental para la
Movilización de Aceites Usados.

Agua consumo Humano

-Si no es una marca reconocida en el - Si no es una marca reconocida en el

mercado, solicitar análisis del agua para mercado solicitar certificados físico-
consumo humano con las características químicos y microbiológicos.
físicas, químicas y microbiológicas y
Solicitud Permiso concesión de agua
superficial
-Soportes de Pago de parafiscales del
personal que realiza la entrega del agua en
sitio.
Agua consumo industrial

-Permiso del acueducto municipal para -Solicitud de Facturas de compra del

vender agua industrial o concesión de agua. agua.

Baños

-Solicita el registro de vertimientos o el -Solicitud Certificados de disposición

permiso de vertimientos. final de residuos líquidos.

-Pago de parafiscales del personal el cual -Si cuentan con un proveedor

realiza el ingreso a las áreas. subcontratado para servicios de
disposición final con otra empresa se
verificará el alcance del contrato de la
licencia.

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Madera
-Solicitud de salvoconductos para la -Solicitud de facturas de entrega de la
movilización de los productos forestales por madera.
la corporación del área. -Seguimiento de actualización
documental, en caso de requerirse.
Fumigaciones
-Pagos de seguridad social de las personas -Certificado de Fumigación
a realizar la actividad.
-Solicitud de certificado de disposición
-Permiso de la secretaria de salud del final de los envases utilizados.
municipio o su documento equivalente.

-Hoja de seguridad del producto.

Material Pétreo

-Pago de parafiscales del personal -Verificación los volúmenes a explotar.

contratado para el transporte.
-Seguimiento de facturas con el
-Solicitud de Titulo por parte del ministerio de volumen en m3 del material que se está
minas y energía Titulo minero. comprando.

Escombrera

- Pago de parafiscales del personal el cual -Certificación mensual material

transportara el material. dispuesta.

-Solicitud de la Autorización de la
escombrera ante las autoridades
ambientales

Laboratorios ambientales
-Acreditación ante el IDEAM según se -Informes de cumplimiento
requiera -Informes de análisis de datos
-Acreditación ante la ONAC según se
requiera
-Permiso de investigación científica si
realizan análisis de recursos naturales a
nivel nacional esta solicitada por el ANLA, y
el ICA en la ficha de recurso hídrico.

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Equipos de medición
-Acreditación ante la ONAC -Entrega de certificados de calibración
de los equipos calibrados.
Certificación de Equipos de Izaje
-Acreditación ante la ONAC -Entrega de certificados de equipos de
izaje
Instituciones Prestadoras de Salud
Licencia de prestación de servicios en salud Certificado de disposición de residuos
ocupacional de la IPS hospitalarios.- Si aplica
Soporte de la inscripción en el registro
especial de prestadores de servicios (REPS) Entrega y envío de conceptos médicos
Certificado de Confidencialidad de historias ocupacionales.
clínicas.
Verificación prestadores servicios de salud a
nivel colombia.
Ingresar al buscador escribiendo Reps, dar
clic en prestadores servicio de salud
ingresando al vínculo, al lado izquierdo sale
acceso de usuarios y dar clic en ingresar a
ese usuario y contraseña sin cambiar nada.
En el centro de la página sale un cuadro con
REPS vigente, dando clic en registro actual,
y luego dar clic en sedes la cual se
encuentra en la segunda columna y
encontraran un formulario donde se
diligenciara a partir de: Datos de la sede y
los tres datos a llenar serian:
1. Departamento.
2. Municipio.
3. Nombre de la
Sede
Finalizando el diligenciamiento dar clic en la
pestaña buscar, donde luego se despliega
toda la información del prestador de servicio
de salud. Dentro del mismo formulario dar
clic en la pestaña Servicios donde al finalizar
se encuentran habilitadas las especialidades
en salud.

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