INFORMACIÓN DOCUMENTADA

FECHA: 16 ENE 2020 NO. DE REVISION: 2 CLAVE: HP-SGI-PR- 01

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para elaborar, actualizar, y controlar la información documentada del
sistema de gestión integrado, así como de la organización, incluyendo la información documentada
externa que se relacione con el SGI y de High Performance Drilling Services.

2. ALCANCE

Aplica a toda la información documentada de los procesos de la organización y del Sistema de

Gestión Integrado, el cual inicia desde la necesidad de crear o modificar y actualizar o eliminar un
documento o registro generado por High Performance Drilling Services.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización Al más
alto nivel.

• Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.

• Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener y el medio que la contiene.

• Información: Datos que poseen significado.

• Documentos: Información y el medio en el que está contenida.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas.

• Control de Cambios: Actividades para controlar las salidas después de la aprobación formal
de su información sobre configuración del producto.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactúan, que utilizan

las entradas para proporcionar un resultado previsto.

• Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Actividad: El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto.

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.

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• Lista Maestra de Información Documentada: Documento en donde se encuentran

relacionados todos los documentos elaborados y controlados del Sistema de Gestión
Integrado.

• Sistema de Gestión de Integral: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
con respecto a la Calidad, Seguridad Industrial Salud Ocupacional y Protección al Ambiente.

• SGI: Sistema de Gestión Integrado.

• QHSE: Por sus siglas en ingles hace referencia a: Calidad, Salud, Seguridad y Ambiente en
español.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

• ISO 9000:2015 - Sistemas de Gestión de la Calidad — Fundamentos y Vocabulario

• ISO 9001:2015 - Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos

• ISO 45001:2018 - Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo — Requisitos

• ISO 14001:2015 - Sistemas de Gestión Ambiental — Requisitos

5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Responsables de procesos: Elaborar la Información Documentada (documentos y registros)

conforme a este procedimiento.

Elaborar los documentos y registros que así requieran y apliquen a sus actividades.

Dirección de QHSE: Revisar la información documentada y evaluar que cumplan con el presente
procedimiento.

Tiene la autoridad de rechazar la documentación que no cumpla con los requisitos de elaboración,
modificación y actualización.

Deberá actualizar y comunicar los cambios que en la Lista Maestra de Información Documentada.

Director General: Revisar y autorizar la Información Documentada que se elabora y modifique.

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6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

6.1. Generalidades

High Performance Drilling Services considera como información documentada lo siguiente:

• La requerida por las normas como necesaria para dar evidencia de su cumplimiento;
• La información documentada que la organización determina como necesaria para la
eficacia del sistema de gestión.
• Documentación generada por las áreas y de acuerdo a las actividades de la organización.

6.2. Creación o Elaboración

Al crear y actualizar la información documentada, la organización se asegura de que lo siguiente

sea apropiado:

• La identificación y descripción del como: título, fecha, autor o número de referencia.

• Los verbos deberán ser escritos en infinitivo en la descripción del procedimiento.
• El formato (idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte como:
papel, electrónico.
• La revisión y aprobación por los responsables.

6.3. Control de la información documentada

La información documentada requerida por el Sistema de Gestión Integrado y los generados por
las actividades de la organización se controlan para asegurar que:

• Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite.

• Esté protegida adecuadamente contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o
pérdida de integridad.

El Gerente de QHSE, así como los responsables de los procesos deberán considerar para el control
de la información documentada, las siguientes actividades:

• Distribución, acceso, recuperación y uso del Documento.

• Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad del Documento.
• Control de cambios como: Control de versión del Documento.
• Conservación y disposición del Documento.

La información documentada se registrará y controlará a través de la Lista Maestra de Información

Documentada HP-SGI-FR- 01 y copias controladas.

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Identificación de documentos internos: cuando sea posible se asigna una clave alfanumérica que
significa lo siguiente:

Primeras siglas: Hace referencia a la organización que lo emite, tomando las dos primeras letras.

• HP: High Performance Driling Services

Segundas siglas: Hace referencia al área que elabora, tomando las tres primeras letras.

• COM: Departamento de COMpras

Terceras siglas: Hace referencia al tipo de Documento que se está elaborando:

Clave Descripción

PR Procedimiento

FR Formato

GI Guía

MN Manual

Ejemplo: HP-COM-PR (Hace referencia a la elaboración de un PRocedimiento, generado del

Departamento de COMpras, emitido por la organización High Performance Drilling)

Cuarta sigla: Hace referencia al número del documento consecutivo generado.

Ejemplo: HP-COM-PR-01 (Hace referencia al primer PRocedimiento generado del Departamento

de COMpras emitido por la organización High Performance Drilling)

6.4. Actualización de la información documentada

Toda información documentada impresa a excepción del original se considera documento no

controlado e incluye la leyenda “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción
del original”.

Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo Gerente de QHSE.

Los documentos entraran en vigor en un máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha de

autorización del mismo.

Es responsabilidad del Gerente de QHSE actualizar la Lista Maestra de Información Documentada

HP-SGI-FR- 01, de acuerdo a los siguientes criterios:

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• La información documentada se utilizará para documentar la trazabilidad y para

proporcionar evidencia de verificaciones y acciones correctivas.
• La protección y confiabilidad de la información documentada son responsabilidad de las
áreas que los resguardan.
• La generación, uso y control de la información documentada, se evaluará con respecto a la
eficacia y eficiencia del SGI.
• El tiempo de resguardo de la información documentada será conforme a lo que se
establezca en los procedimientos del SGI.
• Cuando termine el tiempo de conservación de la información documentada, se enviará al
archivo de trámite.
• La información documentada obsoleta se conservará en medio electrónico, únicamente la
versión inmediata anterior, en poder Gerente de QHSE para referencias posteriores.

6.5. Revisión y cambios a la información documentada

Es responsabilidad del Gerente de QHSE, coordinar la capacitación del personal que sea designado
a la operación de procedimiento y/o actividades derivadas de cambio de responsable.

El cambio de firmas de responsables no genera cambio de número de revisión. En caso de cambio

de responsable, la fecha de aplicación e implementación no sufrirá modificación.

El personal de la organización que considere necesario realizar un cambio a un documento, debe

contactar y comunicar al Gerente de QHSE, para que determine la pertinencia de realizar los
cambios requeridos.

Toda la información documentada que sean actualizada debe ser difundida a todas las personas
involucradas en el desarrollo del proceso.

Al sufrir un cambio cualquier tipo de información documentada se deberá registrar en la Tabla de

Control de Cambios y el Gerente de QHSE deberá actualizar la Lista Maestra de Información
Documentada HP-SGI-FR- 01.

6.6. Difusión de la información documentada

High Performance Drilling Services, considera válido cualquier forma de difusión que cumpla con
el siguiente objetivo:

• Que las personas que participan en el proceso conozcan la manera en que se llevará a cabo
las actividades.
• Conozcan las responsabilidades establecidas en la información documentada.
• La información documentada elaborada debe ser difundida a las personas que involucradas.

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6.7. Conservación de la información documentada

El Gerente de QHSE se asegurar que los responsables de área se aseguraran que:

• La última versión de la información documentada aplicable se encuentra disponibles en los

puntos de uso.
• La información documentada permanece legible y fácilmente identificable.
• Prevenir el uso no intencionado de información documentada obsoleta.
• Asegurarse de la pertinencia y eficacia de la información documentada.

6.8. Documentos de origen externo

La información documentada de ORIGEN EXTERNO se debe de registrar, incluyendo documentos

físicos y digitales, en la Lista Maestra de Información Documentada HP-SGI-FR- 01, columna de
documento Externo.

7. ANEXOS

Lista Maestra de Información Documentada HP-SGI-FR- 01

8. CONTROL DE CAMBIOS

2 Revisión y Autorización del procedimiento. 16/01/2020 Ing. Jairo Cruz Jiménez

1 Revisión y modificaciones del procedimiento. 14/01/2020 Ing. Jairo Cruz Jiménez

0 Elaboración y revisión del procedimiento. 11/01/2020 Ing. Quiryat Cárdenas

No. REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA NOMBRE Y FIRMA

9. TABLA DE EMISION

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

FECHA: 11/01/2020 FECHA: 14/01/2020 FECHA: 16/01/2020

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