EVALUACION DEL SISTEMA INTERNO DE CONTROL SIC CAFEL

Cooperativa de Cafes Especiales Pule Lenca Limitada CAFEL 06/09/2019

Valoración
# Variables

1 2 3 4 5
Medios de Verificacion/comentarios
Estructura Organizacional 1.9

Hay un organigrama de todo el sistema interno de

16.1 La estructura organizacional está definida 0.50 0.95 control, de como esta integrado los miembros que
la conforman.

El SIC se reúne al menos una vez al mes, cumpliendo con sus El responsable del SIC redacta y entrega las
16.2 0.5 0.95
atribuciones convocatorias a los miembros y todos asisten la
sesion mensual programada.

El SIC se elige por tiempo indefinido esta

conformado por seis miembros, presentan
16.3 El SIC está estable, cumple con sus atribuciones. 0.5 0.95
informes por escrito de todas las actividades que
realizan conforme al cumplimiento de las normas
de certificacion.

Estan al frente del sistema interno de control y son

El Comité de Desicion está estable y cumple con sus
16.4 0.5 0.95 los responsables de que la organización cumpla
atribuciones.
con todos los criterios que exigen las normas de
certificacion

Responsable de
El Responsable del SIC, está estable y cumple con sus planificar,orientar,coordinar,ejecutar y tomar
16.5 0.5 0.95
atribuciones. deciciones de sanciones cuando algun socio no
esta cumpliendo con los criterios y normas de
certificacion.
 Los Inspectores Internos están estables y cumple con sus
atribuciones
Hay dos Inspectores Internos responsables de
16.6 0.50 0.95 realizar dos visitas de inspeccion de campo en
cada unidad productiva de los socios y cuentan
con un plan de trabajo anual y presentan informe
detallado de los hallasgos y hacen sugerencias de
arreglo a los problemas menores encontrados.

16.7 El Tecnico de Campo, está estable y cumple con sus atribuciones. 0.50 0.95 Se realizo todo el proceso para la contratacion de
acuerdo al manual de puestos y funciones

Están definidos los perfiles de los puestos (Comité de desicion,

16.8 0.5 0.95 Si en el reglamento interno estan definidas las
Reposable del SIC, Inspectores Internos y Tecnico de Campo)
funciones de cada miembro que integra el SIC

Utilizan el marco regulatorio de los criterios y normas de
16.9
certificacion en los procesos de toma de decisiones
El sistema interno de control esta bien
0.5 0.95 empoderado de todas las funciones que le
corresponden desempeñar para el logro de los
objetivos y metas de la empresa.

17 La junta directiva elige el Sistema Interno de Control. 0.5 0.95

Fueron Electos por tiempo indefinido

Conocen las funciones delegadas en el

reglamento, las condiciones para mantener la
17.1 Existe un reglamento interno 0.5 0.95 calidad integra del café,proteccion
ambiental,condiciones sociales en la finca y la
lista de insumos prohibidos.

17.2 Consignan adecuadamente y tienen actualizado el libro de actas 0.5 0.95

Libro de actas actualizado

17.3 Posee personalidad jurídica la Cooperativa 0.5 0.48

Leyes y estatutos aprobados por COSUCOOP
sub total 0.5 11.88
Planificacion, seguimiento y evaluacion

Formula el Plan Operativo Anual incorporando los planes de los Cuentan con un plan operativo anual y se le da el
18.1 0.5 0.95 debido cumplimiento según las actividades
respectivos miembros del SIC
programadas.

Involucran a los socios en la identificación y priorización de Se realiza un FODA donde se detallan las
18.2 0.5 0.95 fortalezas,oportunidades,debilidades y amenasas
necesidades.
de la organización
Se realiza el seguimiento al POA preparando los informes En cada reunion se da informes detallados por
18.3 0.50 0.95
respectivos. escrito de las actividades que se ejecutan.

18.4 Se realiza la evaluación del POA documentando los resultados 0.50 0.95 Al final de la inspeccion interna el SIC presenta
por escrito un informe detallado a la junta
directiva y asamblea general de la situacion actual
de los socios de la cooperativa
 La junta de vigilancia prepara el Plan anual de evaluacion y
18.5 0.50 0.95 Aplica una herramienta de evaluacion del sistema
seguimiento del sistema interno de control
organizativo,logros y riesgos de la organización.

El sistema interno de control prepara el plan anual de protección Se concientiza sobre la proteccion del bosque, las
18.6 0.50 0.95
de las micro cuencas en la zona del Jilguero
fuentes de agua y la fauna incorporando zonas de
amortiguamiento en las fincas de café
18.7 En el POA se incluye el aspecto ambiental 0.50 0.95 Si
Si
18.8 Se toman en cuenta las politicas de salud y seguridad ocupacional 0.50 0.80

18.9 Se cumple el pago de salario según la ley 0.50 0.80 Si

sub total 8.25
Produccion y Procesamiento

Se lleva control de la cantidad y calidad producida de cafe para

19.1 0.50 0.95 El tecnico de campo nos proporciona toda la
atender la demanda de los compradores
informacion del proceso de trazabilidad del café
desde la finca hasta el momento de la exportacion.

Hay proseso de recirculacion de agua impulsado

Brindan el tratamiento adecuado al agua que se utiliza en el
19.2 0.50 0.95 por bomba de motor y se realiza un beneficiado
proceso de beneficiado del café
ecologico y el secado se realiza al sol de manera
natural.

19.3 Realizan análisis químico-físico del agua, al menos una vez al año 0.4 0.76 La cooperativa esta en proceso de contratar una
empresa para que realice un analisis completo.

Se investiga las denuncias relacionadas con problemas de El beneficio humedo cuenta con todos los
19.4 0.50 0.95 permisos legales establecidos para operar y se
contaminacion de residuos
toman todas las medidas de mitigacion.

19.5 Existe identificadas y registradas otras fuentes de agua 0.50 0.95

Hay un socio que posee una fuente de agua

19.6 La micro cuenca actual es propiedad de la cooperativa 0.50 0.95 Pertenece a un socio de la cooperativa pero hay un
punto de acta donde el nos autoriza el uso del
agua.
Los subproducros y residuos que salen del procesamiento del café La pulpa y Cascarilla son utilizados para la
son utilizados. elaboracion de la mezcla de material vegetal en la
19.7 0.50 0.95 planta procesadora de abonos organicos

Se lleva control de la cantidad de agua que se utiliza en el proceso Hay proceso de recirculacion de agua co bomba
19.8 de beneficiado 0.50 0.80

Tiene Licencia Ambiental para operar Si autorizada por mi ambiente

19.9 0.50 0.80
 Se incluye mejoramiento continuo de las practicas de Siembra de barreras vivas, maderables,ingas y
20 conservacion del suelo 0.50 0.80 forestales

Llevan un inventario actualizado del acopio y venta de café Lo lleva el tecnico de campo
20.1 0.50 0.80

sub total 9.66

Manejo de la documentacion:

20.2 Todos los socios tienen acceso a su documentacion (expediente) 0.50 0.95 El tecnico de campo nos proporciona toda la
informacion del proceso de trazabilidad del café
desde la finca hasta el momento de la exportacion.
Hay proseso de recirculacion de agua impulsado
Las documentacion se realizan conforme al reglamento y normas por bomba de motor y se realiza un beneficiado
20.3 0.50 0.95
de certificacion. ecologico y el secado se realiza al sol de manera
natural.

20.4 Los Inspectores disponen de los planos de las fincas de los socios. 0.50 0.95
La cooperativa esta en proceso de contratar una
empresa para que realice un analisis completo.
Se efectúa la sancion o suspensión cuando el socio no ha El beneficio humedo cuenta con todos los
20.5 0.50 0.95 permisos legales establecidos para operar y se
cumplido la norma
toman todas las medidas de mitigacion.
Inspeccionan periódicamente para evitar el incumplimiento de las
20.6 0.95
normas 0.50 Hay un socio que posee una fuente de agua

Se lleva control de la continuidad del cumplimiento de las Pertenece a un socio de la cooperativa pero hay un
20.7 0.50 0.95 punto de acta donde el nos autoriza el uso del
normas de certificacion
agua.
20.8 Los expedientes son elaborados y firmados por los socios 0.50 0.80 Ver expediente
Los Expediente estan disponible para ser auditados por las
20.9 0.50 0.80
certificadoras Totalmente
21 El socio tiene copia de la documentacion del expediente 0.50 0.80 Si
El SIC Valida o da el vidto bueno de la documentacion que
21.1 0.50 0.80
conforma el expediente Firma y sello del SIC e inspectores
sub total 8.90
Monitoreo y Cumplimiento de las normas:

Existe un plan de control del cumplimiento de problemas menores

21.2 0.50 0.95 Despues de la inspeccion programada hay una
encontrados
segunda visista para verificar el cumplimiento.
21.3 Realizan inspección y control conforme el plan de trabajo 0.50 0.95 De inmediato

Realizan capacitaciones a los socios sobre el cumplimiento de Hay un leizt con el plan de capacitaciones y todos
21.4 0.5 0.95 los temas que se han impartido por el SIC según el
las normas según el año de cumplimiento
año decumplimiento de la norma.

Tienen un proceso riguroso de evaluacion para la ampliación

21.5 0.95
futura de nuevos socios Solicitud,aprobacion por Junta directiva y SIC y
0.5 verificacion en campo
21.6 Hay una politica social 0.95
0.5 Si ver Formato
21.7 Hay manual de higiene y seguridad laboral 0.5 0.95 Si ver Formato
21.8 Hay manual de primeros auxilios 0.5 0.80 Si ver Formato

21.9 Que hacen para mejorar la fertilidad del suelo en las fincas 0.50 0.80 Los socios realizan dos aplicaciones de mezcla de
material vegetal al año ver plan de actividades
22 Hay participacion de la mujer en la toma de deciciones 0.50 0.80 Si
22.1 Cumple con un porcentaje de partipacion de jovenes socios 0.50 0.80 Si
22.2 Se prohibe la caza de animales 0.50 0.80 Si
22.3 Se prohibe la deforestacion y quema del bosque 0.50 0.80 Si
sub total 10.50 Si
Administración:
El personal es contratado conforme los procedimientos de
22.4 reclutamiento, selección y contratación / o asignado a un Existe manual de procedimientos? Para la
directivo conforme a estos procedimientos. 0.5 0.95 selección o contratacion de puestos y funciones
El recurso humano recibe capacitación continua para el participacion en talleres enfocados con el tema del
22.5
mejoramiento de la prestación del servicio 0.5 0.95 café
El personal contratado / o los puestos asumidos por los directivos Cumplen con las fuciones y responsabilidades
22.6
es supervisado conforme el perfil de sus puestos 0.5 0.95 asignadas
22.7 Llevan un control de los socios y socias totales certificados. Listado oficial con su respectiva area de
0.5 0.95 produccion
22.8 Realizan facturación de cobro de las aportaciones anuales 0.5 0.95 Esta depositado en cuenta bancaria
22.9 Existe control de ingresos por multas. 0.5 0.95 comentarios….
23 Existe un registro consolidado de ingresos y egresos. 0.5 0.95 Se lleva programa contable ASPEL al dia
23.1 Preparan estados financieros: de resultados y balance general Cada año se hacen y son discutidos y aprobados
0.5 0.95 por la asamblea general
23.2 Hay un procedimiento instituido para compras y contrataciones
0.5 0.95 Todo esta documentado

23.3 Manejan un inventario de herramientas, equipo y materiales

0.5 0.95 Todo esta documentado
Tiene mecanismos de información y educación para promover la Politica social, ambiental y de no al trabajo
23.4
proyeccion social y ambiental 0.5 0.95 infantil
23.5 Están visibles los derechos y obligaciones de los socios. 0.5 0.95 Tambien la lista de insumos prohibidos
23.6 Se aplican sanciones a infracciones, conforme al reglamento 0.5 0.95 Totalmente
Ha sido objeto de auditoria o control social al menos una vez al Biolatina, Comercio Justo, UTZ,SENASA,
23.7
año 0.5 0.95 CONAFI y CONSUCOOP
23.8 Mantiene un registro de quejas y reclamos de soios 0.5 0.95 Libro de Quejas
Ha gestionado préstamos/fondos para la ampliación o
23.9
mantenimiento de la empresa 0.5 0.95 Banco de Occidente
Rinde cuentas a los socios de sus ejecutorias y resultados
24
administrativos. 0.5 0.95 En la asamblea general de cada año
24.1 Brinda informe anual al COSUCOOP 0.5 0.95 Anualmente
24.2 Tiene una politica ambiental 0.5 0.95 Si
24.3 Hay un contrato de produccion con la cooperativa 0.5 0.95 Si
24.4 Hay un acuerdo de no al trabajo Infantil 0..5 0.8 Si
24.5 Realizan Analisis de riesgo del incumplimiento de las normas
0.5 0.95 Cada Tres Años
24.6 Se documenta todo el proseso de trazabilidad del café 0.5 0.95 Si

24.7 Hay control de calidad del café Hay laboratorio de catacion donde se realiza el
0.5 0.95 proseso de catacion del café
Tiene definido potenciales compradores del café que producen sus
24.8
socios 0.5 0.95 Si
sub total 23.6

* Nota:
Por medio de la presente hacemos constar que la presente evaluacion fue realizada por la junta de vigilancia en la fecha 06 de septiembre de 2019
donde se tomaron en cuenta todos los aspectos y factores fundamentales que conforman la estructura organizativa del Sistema Interno de Control
y de la organización Cooperativa de Cafes Especiales Pule Lenca Limitada, al final del documento podemos ver reflejado el resultado que arroja esta
herramienta evaluativa y para constancia firmamos la presente en Pule San Jose La paz a los 6 dias del mes de septiembre de 2019.

Junta de Vigilancia

____________________________________________ _______________________________________________

Comité de Decision y Responsable del SIC

____________________________________________ _______________________________________________

Inspectores Internos

____________________________________________ _________________________________________________

Tecnico de Campo

________________________________________
 Resultado
# Variables
Ponderación obtenido Valoración
por tema Valor ponderado
# Variables de valoración asignada por por final por
(productos - por variable
tema variable temática
procesos)
/tematica

1 Estructura organizacional 13 16.25 1.3 11.88 73.08

Planificación, Seguimiento y
2 9 11.25 1.3 8.25 73.33333333
Evaluación

3 Produccion y Procesamiento 11 13.75 1.3 9.66 70.3

4 Manejo de la documentacion: 10 12.50 1.3 8.90 71.2

Monitoreo y Cumplimiento de las

5 12 15.00 1.3 10.50 70
normas:

6 Administración 25 31.25 1.3 23.60 75.52

TOTAL 80 100.00 8 72.79

Leyes, Manuales y Planes
SI
No. Descripción No NO
Actualizado Actualizado
1 Plan Operativo Anual /POA Si
2 Libro de actas Si
3 Manual del SIC Si

4 Reglamento Interno Si

5 Libro de Quejas Si
6 Personalidad Juridica CONSUCOOP Si
7 Manual de Procedimientos Administrativos Si
8 Reglamento de Juntas Administradoras de Agua Si
9 Ley de Cooperativas Si
10 Reglamento de caja Chica Si
11 Libro de entrada y salida de empleados Si
12 Libro de visitas Si
Observaciones
 Actual Estructura del Sistema Interno de Control de CAFEL
No. Nombre Cargo

1 Marco Tulio Morales Hernandez Comité de Decision

2 Nidia Mileydy Vargas Lainez Comité de Decision

3 Patricio Morales Hernandez Responsable del SIC

4 Edwin Hernan Contreras Castillo Inspector

5 Juan Gabriel Argueta Montoya Inspector

6 Yonix Alexi Garcia Sanchez Tecnico de Campo (Ambiental)

CAFEL
Teléfono

99192349

98149070

98833617

98178533

99286442

95961640