PROGRAMA DE VOLUNTARIOS IFDM

(BORRADOR 1)
INTRODUCCIÓN:
En este manual se explicará varios puntos acerca de cómo deben actuar los voluntarios dentro del IFDM, como
se les evaluara, recompensara, orientara y reclutara, el espíritu de este texto es darle una estructura al cuerpo de
voluntarios y un manual el cual se pueda seguir para darle la seriedad que merece el IFDM y el cuerpo de
voluntarios.

MOTIVOS:
Los motivos por los que necesitamos voluntarios para que nos ayuden con ciertas labores del instituto las cuales
por si solos no podríamos hacer. Los voluntarios deben constituir un pilar fundamental dentro del instituto,
encargándose de las labores que pueden verse como las mas sencillas, organizar sillas antes de un evento, pero
que son tan fundamentales como cualquier otra tarea.
El voluntario debe encargarse de las tareas simples y repetitivas, aunque si alguno destaca en cierta área y
quiere tener mas responsabilidades dentro del instituto se las dará de acuerdo a su disponibilidad y capacidad.
Estas razones seguro que con el paso del tiempo vayan cambiando a la par que el instituto crezca o se
especialice en ciertas áreas por ende estas razones no son inamovibles ni inalterables.

PASOS A SEGUIR PARA RECLUTAR VOLUNTARIOS:

Para esta sección se debe hacer de manera profunda y con mas personas para escuchar distintas voces de lo que
puede atraer a una persona a unirse al instituto, a que publico objetivo apuntar, que plan se debe de seguir, que
beneficios ofrecer, de que manera entrarle en la cabeza a esa gente, para esto creo que lo mejor sería una
reunión de trabajo con los voluntarios actuales para ver cuales beneficios pueden atraer a gente como ellos a que
se unan al instituto y que problemáticas resolver para que se les vuelva atractivo el hecho de unirse (opinión
personal a consultar con el resto del equipo)

ORIENTACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS:

Ya reclutado el voluntario lo primero que se debe de hacer es orientarlo, ya que un voluntario orientado
funciona mejor ya que entiende que hace el instituto y que es lo que debe de hacer o no.
Se le debe orientar en los siguientes puntos:
 La manera en que opera el instituto
 Las actitudes hacia el mundo exterior
 El modo de trabajar
 Las normas a seguir.
 Los valores e ideas que profesa el instituto
Lo mejor para orientar al voluntario es una charla informal donde el director ejecutivo o el director de
voluntarios le explique estos puntos y también le informe de quienes son sus compañeros, también se debe
hablar en ese primer día de la disponibilidad e interés que tenga el voluntario, esto se debe hacer de la manera
mas sincera posible ya que si el voluntario asume mas responsabilidades de las que puede ocuparse tan solo
ralentizara el trabajo de los demás por eso es muy importante que el voluntario sea sincero con su disponibilidad
e intereses para así asignarle algo acorde con su perfil.
DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS QUE DEBEN HACER:
La descripción de las tareas es importante para que el voluntario en todo momento sepa cual es su tarea
asignada, que debe de hacer, por que lo hace y en que parte de la organización jerárquica esta, aunque no es
necesario para todas las tareas dependiendo de la complejidad de la tarea se le dará una explicación verbal o
escrita y verbal, ya que tareas como acomodar sillas o instalar un proyector son cosas que no necesitan de un
papel explicándolo a detalle, basta con decir verbalmente lo que debe de hacer.
La descripción escrita de la tarea debe contar con lo siguiente:
Titulo (nombre de la tarea a realizar)
Propósito (para que necesitamos que se haga esta tarea)
Naturaleza del trabajo (que se debe hacer)
Tiempo requerido (el tiempo que va a ser necesario para cumplir la tarea
Dia de comienzo y día de finalización (cuando inicia y termina la actividad)
Jerarquía y autoridad asignada (cual va ser su puesto y en que rango jerárquico esta)
Prestaciones (las compensaciones que van a recibir por su labor)

(Ejemplo)
EVALUAR A LOS VOLUNTARIOS:
Los voluntarios van a ser evaluados en cada actividad y tarea que se les asignen, cada seis meses se verán todas
las actividades y se sacara un promedio general, a los mejores se les premiara y a los de menor puntuación se
vera cuales son sus inconvenientes y como los podemos ayudar a mejorar, si no se encuentra una mejora se
tomaran las medidas pertinentes.
Por actividad en eventos se evaluará de la siguiente manera:
Se tendrá en cuenta la puntualidad, como se desenvuelve trabajando en grupo y solo, cual es el grado de
compromiso y empeño que demuestra. Al final se hace un total de los puntos y un promedio, el que se tiene en
cuenta para la evaluación semestral es el promedio. (ejemplo)

Por tareas se evaluarán de la siguiente manera:

Se tendrá en cuenta la entrega en la fecha establecida, la entrega en forma (como se le solicito) y el interés que
le puso a su tarea (esta casilla es para saber que es lo que le interesa al voluntario para así asignarle mas o
menos tareas de ese estilo), se tendrá en cuenta el promedio para la evaluación semestral. (ejemplo)

La evaluación general se hará de la siguiente manera:

La evaluación general se conformará de todos los promedios de todas las actividades realizadas, de esos datos
se sacará un promedio el cual servirá para saber en que situación se encuentra cada voluntario. (ejemplo)

RECONOCER LOS ESFUERZOS Y LOS LOGROS:

Reconocer los esfuerzos de alguien es algo muy importante más si es un voluntario, quienes, después de todo,
no reciben compensación monetaria por su trabajo, por eso para ellos es mas crucial reconocer y premiar sus
esfuerzos que a un trabajador asalariado.
La mejor forma que le podemos premiar ese esfuerzo a través del instituto es con la obtención de cursos,
programas y formación académica internacional, que es algo por lo cual en el instituto podemos pelear para que
se les den estas oportunidades a los jóvenes que colaboran con nosotros.
Pero esta claro que no todos merecen ni pueden ser premiados con lo mejor, la forma en la que se va a medir es
con un ranking basado en sistema de evaluación ya establecido en el punto anterior, los que queden en mejor
posición dentro de este ranking serán los que tendrán la opción de optar por las formaciones que consideren
convenientes, el segundo tendrá la opción de elegir la formación descartando claro la que ya eligió el anterior y
así sucesivamente hasta llegar al último. Cabe aclarar que no todos podrán acceder a cursos al principio seguro
sean dos o uno, después con el tiempo la red de cursos y formaciones se ampliara más, pero seguramente no
llegue a todos los voluntarios.
Otra forma de reconocer los esfuerzos puede ser con una felicitación por parte del instituto al voluntario en
cuestión, felicitando su trabajo e invitándolo a asumir mas responsabilidades con un puesto dentro del instituto.