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Para hacer una clasificación de las relaciones públicas en una institución es necesario considerar
al público, porque es a ellos a quienes se dirige el esfuerzo que realiza una institución como tal
para lograr satisfacer sus diversas necesidades. (1)
Puede verse que el público es el factor que le da vida a una institución, y de éste público
dependerá el éxito o fracaso de la misma; por lo que es necesario establecer una imagen
favorable a través de planes estratégicos de comunicaciones, que lleven a una institución a la
cúspide dentro de una estructura socioeconómica de una nación. Según el público al que se
dirigen, las relaciones públicas pueden ser: relaciones públicas Internas y relaciones públicas
externas.
2.1. Relaciones públicas internas
Son aquellas que se establecen entre la organización y el personal de ésta. “...Buscan establecer
una comunicación recíproca (y oportuna) entre directivos y empleados, que tiendan a lograr que el
personal de la organización colabora satisfecho con ella y, por tanto sus actitudes hacia la
empresa sean positivas mediante la aportación de todo su apoyo. Estas actitudes favorables del
personal hacia la organización son indispensables para que ésta pueda lograr sus objetivos...”
Este tipo de relaciones son importantes ya que se establecen entre los directivos y empleados,
buscan una comunicación recíproca entre ambos con el fin de que los trabajadores tengan
actitudes positivas con la organización y así lograr los objetivos de la empresa, a su vez las
buenas relaciones internas con llevan a buenas relaciones externas.
Es importante considerar las necesidades del personal, ya que no son un recurso más de
la organización, sino un grupo que está compuesto por seres humanos que buscan satisfacer
diversas necesidades a través del trabajo no sólo en el ámbito económico o material también
abarca el psicológico.
2.1.1. Conocimiento de la situación presente de las relaciones con
el personal. Sondeos
Paso inicial para su mejoramiento
Antes de iniciar un programa de actividades la organización deberá conocer la situación que se
vive dentro de ella investigando cuáles son las opiniones, actitudes y motivaciones del personal
para obtener esta información se debe realizar:
PRIMER SONDEO
Se busca encontrar los problemas que aqueja al grupo de trabajadores de manera
general, demostrando interés por resolverlos de manera rápida. Para llevar a cabo este
primer sondeo se deben de seguir ciertas recomendaciones como:
SEGUNDO SONDEO
En caso de que sea necesario un segundo sondeo, esta vez los objetivos, la muestra y
el cuestionario deberán estar bien definidos. Estas son algunas recomendaciones:
Plantear los objetivos de la empresa, sus planes y políticas. Los productos o servicios
que ofrece, su posición en el mercado, su desarrollo entre otras labores que realiza la
organización.
Por otra parte, el personal quiere que se le pague y no sentirse explotado. Sin embargo, la
mayoría de la gente quiere algo más. La satisfacción en el trabajo, el orgullo de pertenecer a la
organización, o bien, la posibilidad de lograr un mejor puesto de trabajo en el futuro, todo esto
comprende factores de motivación. Alguna gente va a trabajar porque le gusta el ambiente en el
trabajo y el trabajo en sí no es tan importante como sus amistades, mientras que para otros lo más
importante es el salario que cobran. Por lo general las personas prefiere un buen trabajo a uno
malo y les gusta saber que sus superiores han notado que el trabajo está bien hecho.
De ahí surge la importancia de que las organizaciones informen a su personal desde que
ingresan a laborar respecto a:
La “comunidad local” suele ser considerada como aquellas personas que viven cerca de
las oficinas o fábricas de una empresa. La comunidad local puede incluir a los consumidores,
proveedores, competidores, el personal actual, los antiguos empleados, los trabajadores
potenciales, los grupos de presión, los líderes de opinión y otras personas influyentes, los
accionistas, la autoridad local, el representante local en el gobierno estatal o municipal, los medios
de comunicación locales/regionales y los medios nacionales, y la comunidad financiera y
empresarial.
Una empresa en el nivel uno cumple las cuestiones básicas: paga sus impuestos, cumple
la ley y negocia con justicia y honradez con sus trabajadores, proveedores y accionistas.
En el nivel dos, la empresa tiene en cuenta su efecto sobre el entorno e intenta minimizar
los efectos negativos, reduciendo su contaminación y evitando hacer un mal uso de los
productos, por ejemplo, este tipo de organización actúa normalmente siguiendo el espíritu de la
ley, más que aplicándola al pie de la letra, y estará en primera línea en la anticipación de
tendencias de la legislación y de la concientización de los consumidores.
Estos dos niveles abarcan la mayor parte de lo que las empresas respetables consideran que
constituyen sus responsabilidades hacia la sociedad y las comunidades sobre las que influyen.
La empresa de nivel tres tiene una perspectiva distinta. Considera que, cuanto más
saludable sea el entorno, mejores serán las perspectivas para las empresas y, por tanto, estará
preocupada por hacer algo para resolver los males que limitan el desarrollo de la sociedad.
Aunque las actividades del tercer nivel no son tan frecuentes, Peach afirma que no son un
añadido de lujo para ayudar a la conciencia de la empresa. Deberían guiar a la empresa a una
nueva forma de pensar sobre todas las cuestiones relativas a sus actividades.
Si partimos del planteamiento de los grupos que tienen intereses en la empresa, podemos ver que
las relaciones públicas son cruciales para la responsabilidad social y empresarial de una
organización, que se puede definir como “la responsabilidad de planificar y gestionar las
relaciones de una organización con todos los que están implicados o afectados por sus
actividades, o por aquellos que pueden afectar a la capacidad de la organización para operar con
eficacia [Es decir, los grupos con intereses en la empresa o stakeholders]”.
La planificación y gestión de las relaciones de una organización con los grupos que tienen
intereses en la misma, o con los públicos, es la esencia de las relaciones públicas. Cómo se
comportan las empresas y cómo se informa sobre ellas, se habla sobre ellas y, por tanto, la
percepción que tienen los públicos de ellas, son sin duda, el factor importante para gestionar su
reputación.
Muchas empresas de éxito y con grandes beneficios emplean mucho tiempo y dinero en
cumplir sus responsabilidades sociales. Pueden hacerlo únicamente por razones comerciales,
porque quieren mejorar su imagen y su reputación relacionándolas a “buenas obras”, porque
saben que lo que es bueno para la sociedad es bueno para los negocios o por puro afán altruista.
Las relaciones públicas son “la fuente creíble” que cuando el mensaje de tercera parte
objetiva se escucha, se lee o se ve, el mensaje es más persuasivo.
Importancia de las relaciones públicas externas
Las relaciones públicas están dejando atrás la imagen de frívolas y de que sólo desempeñaban
una función cosmética. Hoy, con la globalización, enfrentan nuevos y esenciales retos orientados
a integrar a las empresas con sus consumidores. Hablar de globalización no se limita al aspecto
económico. Se refiere al proceso de transformación de las organizaciones, que deben cambiar
para preservar su competitividad ante las exigencias de un entorno más demandante. Las
organizaciones que no son capaces de modificar su visión y estrategias para enfrentar las nuevas
condiciones de los mercados pierden competitividad y están condenadas a desaparecer.
Sin embargo, por ser un grupo disperso, cambiante, y que en la mayoría de los casos no
ejerce una presión cotidiana sobre la empresa, a veces se les olvida a los comunicadores.
Muchas empresas todavía no reconocen la importancia de mantenerse en contacto con los
accionistas. Al respecto varios argumentos falsos:
La creencia en estos supuestos conduce a un círculo vicioso. Por una parte, los accionistas no se
interesan en la empresa porque no reciben información oportuna y adecuada acerca de ella, lo
que conduce a que tomen decisiones a la ligera o se nieguen a apoyar proyectos clave; por otra
parte, los encargados en la empresa del nexo con los accionistas no se dirigen a ellos
sistemáticamente y con información adecuada a sus necesidades y expectativas, porque asumen
que no les interesa obtener datos de la compañía. Es necesario, considerar a los accionistas
dentro de un programa integral de relaciones públicas.
Obtener todo esto representaría grandes beneficios para la empresa, sin embargo, con
frecuencia se subestiman las bondades de una acción preactiva de relación con este importante
grupo.
Por lo tanto, todo esto a dado lugar a la transformación de muchas empresas en lo que hoy
se conoce como organizaciones orientadas al cliente, en las cuales la razón de ser y el motivo de
cada una de las actividades que se llevan a cabo es la satisfacción de las necesidades del cliente.
El modelo de producción tradicional que inició con la Revolución Industrial se basa en la
fabricación de productos o en el diseño de servicios que después se ofrecen en el mercado
(comodities), con el fin de encontrar clientes para ellos. Dicho de otra forma, los productos y
servicios se ofrecen para buscar que el mercado los demande.
Este modelo ha estado vigente durante más de un siglo, sin embargo, las condiciones
cambiantes de los mercados, la evolución de los patrones de consumo y el cambio de mentalidad
de los consumidores, cada vez más informados y exigentes, han provocado que se vuelva
obsoleto.
Las empresas han aprendido que ya no se puede hacer todo para todos. Es como una
especie de retorno a la producción artesanal, en la que cada producto tenía un destinatario con
nombre y apellido y se diseñaba de acuerdo con las necesidades de éste.
Otras tendencias que han surgido para desarrollar en las empresas esta orientación al
cliente son la mercadotecnia uno a uno y el conjunto de técnicas para acercamiento sistemático
con los clientes, conocido como CRM, por Customer Relationship Management (Administración de
las relaciones con el cliente).
En este contexto cabe destacar la participación que debe tener la comunicación como
elemento catalizador en estos procesos de reingeniería integral de las organizaciones.
En el ámbito interno, las relaciones públicas contribuyen de manera fundamental a crear en
la empresa una atmósfera de apertura a los cambios y en cada colaborador la conciencia de que
su trabajo contribuye a identificar y satisfacer las necesidades de los clientes. Cuando el
colaborador adquiere conciencia de lo importante que es para la empresa satisfacer plenamente a
los clientes, se siente comprometido a contribuir a la consecución de ese gran objetivo, pues de
ello depende que ésta marche bien. Con ello, la compañía se convierte en un gran departamento
de mercadotecnia, en el cual el reto de los colaboradores es contribuir a la satisfacción del cliente,
independientemente de la actividad que desempeñen en la organización.
La importancia de la relación con este público, se podría considerar que los más
interesados en llevar a cabo actividades de relaciones públicas son los propios proveedores, pues
para ellos la empresa es su cliente.
Por otra parte también hay que considerar que la proliferación del outsourcing (en la que
encontramos hoy servicios de mantenimiento y limpieza de oficinas, contabilidad o consultoría en
comunicación), ha provocado que las empresas dependan cada ve más de sus proveedores.
Desde este punto de vista, resulta que los proveedores son auténticos socios de negocio
de las empresas y viceversa para los proveedores resulta muy favorable llevar una buena relación
con éstas formando parte de su vida cotidiana.
Las empresas requieren que sus proveedores les abastezcan oportunamente de productos
que cumplan con los estándares de calidad, servicio eficiente y precio competitivo. A su vez, para
cumplir con ello los proveedores requieren información acerca de las necesidades específicas que
deben satisfacer sus productos, la gama de productos que fabrica su cliente y las características
de la empresa a la cual abastece (giro, objetivos, lugar en el mercado, programas de expansión,
políticas corporativas, etcétera).
La mayoría de las empresas cuentan con diversos proveedores, tanto de insumos como de
servicios. El gobierno mismo es un proveedor, ya que abastece a las empresas de insumos
esenciales como energía eléctrica, agua, etc. También lo son las empresas de servicios, como las
transportadoras, las empresas fabricantes de productos que a su vez son insumos para la
fabricación de productos que la empresa vende a sus clientes. Esta diversidad obliga para realizar
un esfuerzo sistemático de relación con los proveedores, a elaborar un inventario de ellos y a
clasificarlos, con el fin de jerarquizarlos en función de la importancia que tengan para la empresa
como socios de negocio.
Así como se clasifican a los proveedores, también se deben elaborar o revisar las políticas
de compras y de pago a proveedores, sin olvidar los intereses y situación económica de la
empresa, ni las condiciones del mercado en este rubro y las necesidades de los proveedores. Una
política de compras burocrática o poco competitiva puede redundar en malas actitudes de los
proveedores, las cuales, podrían impactar negativamente en la empresa en situaciones extremas,
como escasez de materias primas, caso en que el apoyo de los proveedores resulta vital para las
empresas.
Una vez clasificados los proveedores y revisadas las políticas de compras y pagos, se
debe iniciar una labor de acercamiento con ellos para detectar sus necesidades de información en
relación con la empresa, sus productos, políticas corporativas y requerimientos vinculados con las
capacidades de abastecimiento de los propios proveedores. En forma simultánea, debe iniciarse
un programa permanente de difusión de información institucional entre los proveedores por medio
de reuniones, publicaciones institucionales, como el folleto corporativo, revistas internas de la
empresa, o bien publicaciones mixtas dirigidas tanto al personal como a clientes y proveedores.
Por lo que se pueden sugerir 10 acciones primordiales que deben llevar a cabo las
empresas para que sus relaciones con el gobierno contribuyan a la consecución de los objetivos:
1. Elaborar una lista completa de las de las dependencias oficiales relacionadas con la actividad
de su empresa. Recuerda que existen autoridades federales, estatales, municipales. Sin olvidar
las relacionadas con asuntos fiscales, laborales, ecológicos, financieros, de fomento industrial,
etcétera.
5. Diseñar una red de relaciones en la que participen todos los directivos y empleados de la
empresa que tienen vínculos con autoridades gubernamentales. Esto permite crear relaciones
permanentes.
6. Establecer un programa permanente de visitas de directivos de la empresa a los funcionarios
públicos, en las cuales se les entregue información acerca de la empresa, sus productos, el
mercado en el que participa, etc. Sirven para dar a conocer a las empresas y estrechar vínculos.
8. Hacerse presente en fechas clave con los funcionarios públicos. Un buen directorio permanente
actualizado le permitirá recordar ocasiones importantes. Un telegrama, obsequio, publicaciones de
una esquela, etc., son instrumentos ideales para que la empresa se relacione.
10. Participar en proyectos de desarrollo comunitario con las dependencias relacionadas con su
empresa y difundirlos. Ya que una de las tareas permanentes del gobierno es satisfacer las
necesidades de la comunidad.
Si las actividades antes mencionadas se llevan a cabo en forma permanente, podrán crearse y
mantenerse buenas relaciones con las autoridades gubernamentales vinculadas con el ámbito de
actividad de la empresa y al logro de sus objetivos.
Las relaciones con los medios es una actividad del departamento de Comunicación de RRPP
destinada a mantener una relación eficaz y positiva con los medios de Comunicación y con los
periodistas de las diferentes redacciones de prensa escrita y medios audiovisuales.
Objetivos coyunturales:
Labor de documentación
Análisis estratégico
a) Investigación permanente de los medios de comunicación con los que vaya a tener
relaciones
b) Investigación, contacto, satisfacción de las demandas de los periodistas
c) Seguimiento de los resultados de los contactos con los periodistas
d) Consejo a los directivos de la empresa en sus relaciones con los medios de comunicación
Hemos de asegurarnos que esas personas no se van a salir del tono que utilizamos habitualmente
con los medios:
A partir de aquí, la siguiente tarea ya es la elección concreta. Existen más categorías concretas de
soportes que interesa tener en cuenta. De aquí nace la elección de los soportes.
1. Agencias de prensa (EFE, Europa Press, AFP, Associated Press, Reuter, UPI, que abastecen
al conjunto de los soportes de información continua).
2. Las cadenas de radio nacionales (RNE, COPE) y las autonómicas.
3. Televisiones nacionales y locales.
4. Prensa diaria nacional.
5. Prensa diaria regional.
6. Prensa de información general semanal.
7. Prensa económica (semanal y mensual).
8. Prensa especializada (T.V., femenina, entretenimento)
9. Prensa profesional especializada.
De este listado tenemos que elegir los que más nos interesan.
Dentro de la elección del soporte estaría también la identificación de los periodistas destinatarios,
teniendo en cuanta que en los medios de comunicación impresos, la estructura del equipo
directivo es la siguiente:
- Director
- Jefes de redacción
- Jefes de sección
- Periodistas especializados.
- Director de informativos
- Jefes de redacción de informativos
- Responsables de documentales o programas de actualidad
- Periodistas de informativos y programas de actualidad.
Este listado se realiza una sola vez, pero es un trabajo de elaboración constante.
Para la elaboración del listado inicial los datos se pueden obtener a partir de la “Ayuda de
Comunicación del portavoz del Gobierno” o agendas de medios de las distintas Comunidades
Autonómicas (son directorios de medios).
También, en prensa, si los datos que deseamos no figuran aquí, podemos recurrir a las cabeceras
de las publicaciones impresas (en todo tipo de prensa).
Las actualizaciones del listado se hacen, obligadamente, a partir del trato periódico con los
medios.
Cuanto más denso y nominativo sea el listado de medios que elaboremos, mejor. Esto
obliga a trabajar con dos tipos de listados:
1. Listado completo:
2. Listado operativo:
Los datos que se incluyen para cada uno de los medios son:
El programa de campañas de prensa es un programa anual que se realiza al final del ejercicio
anterior (año anterior), y es un documento clave en la política de relaciones con los medios, ya
que establece una especie de censo de acontecimientos anticipables por parte del departamento
de relaciones con los medios.
Existen una serie de temas o acontecimientos anticipables que seguro que se cubren:
1. Requerimientos habituales o corrientes por parte de los medios de comunicación como
- De la empresa y de su personal
- De las actividades de la empresa (ej: producto)
- De las políticas de la empresa (ej: mecenazgo)
- De los resultados: desde los informes trimestrales de resultados de la empresa hasta información
sobre premios y galardones recibidos por la empresa.
Los requerimientos incontrolables (por ejemplo: en caso de crisis): hay que tener preparada
una información de base (planes preventivos de crisis).
2. Acontecimientos de la empresa que se van a producir en el ejercicio siguiente y que deben ser
explotados noticiosamente.
En definitiva:
Existen diferentes fórmulas para iniciar el contacto con los medios de comunicación:
4.1. Fórmula formal: envío de una carta en la que se informa sobre la existencia de un
departamento o sobre cambios de personal.
4.3. Envío de una nota de prensa: con información sobre la empresa y en el apartado “para
más información contactar con...” figurarán los nombres de las personas que han cambiado.
A esta nota le seguiría una llamada telefónica para presentarse y contrastar pareceres sobre el
comunicado.
Éstas son las 3 fórmulas más utilizadas. Pero hay 2 más adecuadas en lo que se refiere a cambio
del personal:
4.4. Aprovechar la convocatoria de una rueda de prensa próxima para hacer dos
llamadas de confirmación:
- Si han recibido la invitación
- Y quién va a asistir.
- Si hay tiempo, se realizaría una tercera llamada:
- Reserva de agenda de los periodistas.
- Reservar agenda
- Si han recibido la invitación
- Si van a asistir.
Las tres primeras fórmulas se utilizan más para el departamento de nueva creación, mientras que
la cuarta y la quinta, para cambios del personal.
Los instrumentos más usuales para suministrar información a los medios de cº son:
Se debe entregar en toda primera toma de contacto con los medios. Es una tarjeta de visita, de
presentación de la empresa, y no es un instrumentos exclusivo para dirigirse a los medios de
comunicación (también se utiliza para dirigirse a otros públicos).
Es un impreso de pocas páginas que informa sobre los aspectos organizativos de la entidad que
lo edita. Por eso, además de informaciones generales, deberá incluir un organigrama actualizado
de la entidad.
El esquema es diferente según las empresas, pero los contenidos suelen ser fijos. La estructura
en cuanto al contenido del folleto es la siguiente:
* Presentación de la empresa:
- Historia
- Forma jurídica
- Sector o actividad profesional
- Filosofía empresarial.
* Cifras útiles:
- Superficie de la organización
- Volumen de negocio
- Nº de empleados/socios
- Cuotas de mercado
- Logros
- Cronología de grandes acontecimientos por los que ha pasado la empresa (premios, galardones,
cosas que ha hecho para la comunidad, etc)
* Accesos a la empresa.
b) Comunicado de prensa:
Es la fórmula más común para hacer llegar información a los medios de comunicación. Es un texto
conciso que informa sobre una actualidad precisa.
VENTAJAS:
- Coste reducido
- Sobriedad y eficacia.
INCONVENIENTES:
- Su brevedad hace imposible desarrollar la información
- Es un instrumento muy frío (sobriedad, objetividad)
- Fuerte competencia, ya que los medios de comunicación reciben muchas otras noticias.
2. Metodología:
En el hecho de enviar una nota de prensa hay que respetar una metodología:
1. Selección de los medios de comunicación a los que vamos a remitir esa nota de prensa
2. Redacción de la información en función de los medios
3. Preparación del material complementario (fotos, gráficos, estadísticas).
Para presentar estadísticas o gráficos debe figurar la fuente y la información necesaria para poder
interpretarlos.
Para presentar fotografías, éstas han de contar con un pie de foto.
Envío de fotos:
a) Extensión: Es un texto corto que cabe en una página. Normalmente tiene 4 o 5 párrafos. Sólo
excepcionalmente podría ser de 2 páginas.
b) Presentación:
- Dina A4
- Siempre con el membrete
- Se escribe sólo en una cara
- A doble espacio (para añadidos)
- Bastante margen a la izquierda
- Tipografía variada: facilita la lectura y favorece la publicación, aunque no hemos de abusar de
las mayúsculas. : sólo en el titular
- Se pone “URGENTE” cuando se necesita que se publique rápidamente o para un “off the
record” (no publicar hasta tal fecha).
Esto normalmente se pone en la “nota de embargo”, que va arriba a la derecha.
- No se subraya nada, ni siquiera los titulares
- Encima del título figura: “Comunicado de prensa” más la fecha de difusión y lugar del
comunicado,
- Se encabeza siempre con un titular
- Al final van siempre los anexos y la persona de contacto.
Si se hiciera una invitación hay que hacerla a parte; no usar la nota de prensa, y haremos dos
envíos diferentes, aunque vayan en la misma carta.
c) Estructura: Sigue el modelo de una noticia de agencia. Existe un titular que proporciona la
información central, desarrollada en la entradilla o “lead”, y explicada en un reducido número de
párrafos. El desarrollo sigue siempre un orden lógico decreciente. El titular es siempre una frase
corta, descriptiva, y puede llevar, opcionalmente, un subtítulo.
El “lead” es un párrafo, normalmente corto, de 4 o 5 líneas, concebido para ser atractivo e iniciar
la curiosidad del lector. Además resume o sintetiza lo esencial de la noticia.
Debe responder a las famosas “5 w”: who, what, how, when y where.
El primer párrafo es el más importante, porque entra dentro de las 10 primeras líneas de la noticia.
Es el párrafo para contestar al “why”.
Luego habrán 2 o 3 párrafos como máximo, de los cuales, el último puede ser un párrafo
institucional: que es el que hace hincapié en algunos de los atributos de identidad de la empresa.
Nota informativa:
Logotipo y membrete
Ciudad y fecha
Comunicado de prensa
Titular
Subtitular
10 primeras líneas núcleo central o síntesis de la noticia (“lead”)
Complementos importantes de la noticia
Ampliación detallada y comentada
Anexos
Persona de contacto (referencia, nombre, dirección, teléfono y fax)
Se presenta siempre sin comentarios.
Claridad:
- La información debe tener unidad y coherencia, apareciendo con las ideas debidamente
ordenadas.
Las palabras importantes van siempre al principio de la frase y con un estilo directo (sujeto +
predicado), evitando los sobreentendidos.
- Utilizar las palabras más usuales y conocidas, expresando las ideas con las menos palabras
posibles
- Exponer como máximo 2 ideas en cada párrafo (1 información por frase y 1 idea por párrafo).
Concisión:
Objetividad:
b) Fax es un medio de comunicación que permite una difusión inmediata y fácil de manejar,
aunque no podemos enviar fotografías y habremos de realizar una llamada posterior para
comprobar que ha llegado bien.
a) Mensajero. No se suele hacer, debido principalmente a su coste, pero hay casos urgentes en
los que es necesario, por ejemplo: cuando se adjunta un folleto y se quiere que se edite
urgentemente.
b) Servicio de una agencia de noticias. Hay agencias que mandan las noticias a los medios
mediante unos circuitos. A los medios éstas le gustan mucho por su estilo de redacción y porque
además son bastante fiables.
Fuentes consultadas
1. Shirley Harrison, Relaciones públicas, Editorial Thomson, Segunda Edición, España 2002.
2. Carlos Bonilla, Relaciones públicas, “Factor de competitividad para empresas e
instituciones”.-, Editorial CECSA, Segunda Edición, México 2004.
3. Fraser P. Seitel, Teoría y práctica de las relaciones públicas, Editorial Pearson/ Prentice
Hall, España 2002.