Tipos de Sistemas de Información

Guía 2

Tipos de Sistemas de Información

Hilda L. Quirós M.
 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Definición de Sistema de Información Gerencial

En la guía anterior vimos que un sistema de información consistía en un conjunto de

elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio, en cambio un sistema de información gerencial (SIG), se define como un sistema
integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la
administración táctica, y las funciones de toma de decisiones en una empresa, es decir un
sistema que apoya a todos los gerentes de todos los niveles de una organización. Esta
definición introduce a diferencia de la sección anterior, a los gerentes. El sistema utiliza equipo
de computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación,
el control y la toma de decisiones y además una base de datos. El hecho de que sea un sistema
integrado no significa que sea un sistema simple, con estructura monolítica; por el contrario,
significa que las partes encajan en el diseño completo y complejo. A continuación, se destacan
los elementos de esta definición.

• • Un sistema integrado usuario - máquina: Conceptualmente un sistema de

información gerencial puede existir sin computadores, pero es la potencia del
computador lo que hace factible el SIG. La cuestión no es si los computadores
 deberían utilizarse en los sistemas de información gerencial, sino el alcance del
empleo de la información que se debiera computarizar. El concepto de un sistema
usuario-maquina implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre.
• • Para suministrar información
• • Para apoyar las operaciones, la administración, el análisis y las funciones de toma
de decisiones dentro de una organización
•
El sistema utiliza:

• • Equipos y software de computadora

• • Procedimientos o manuales.
• • Modelos para análisis, planeación, control y toma de decisiones y una base de
datos: Los modelos de decisión se pueden usar para apoyar las diferentes etapas
en el proceso de toma de decisiones. Los modelos de "inteligencia" se pueden
usar para la búsqueda de oportunidades y/o investigación de problemas. Los
modelos se pueden utilizar para identificar y estudiar posibles soluciones. La
selección de modelos, tales como los modelos de optimización, se puede emplear
para hallar la solución más deseable.

Las funciones de un sistema de información para empresas

Como se sabe, la tecnología informática ha llegado para facilitar la administración de

datos en las empresas. Pero esta no es la única cualidad con la que cuenta un sistema
de información. Por ello, profundicemos en sus funciones más importantes:

• Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa.

• Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios para
ejecutar ciertas operaciones.
• Unificar la información de tu empresa a través de almacenes estandarizados
para facilitar el uso y la comprensión de los datos generados.
• Brindar información actualizada en tiempo real disponible para todos los
colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto permite
agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida.
• Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo que tus empleados disponen
para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más automatizadas y
sencillas, los miembros de tu empresa no tendrán que perder mucho tiempo en
ejecutar tareas que, gracias a un sistema de información, pueden hacerse
automáticamente. Esto mejora su productividad.
El sistema de información gerencial se describe como una estructura piramidal en la cual la
parte inferior comprende la información relacionada con el procesamiento de las
transacciones, preguntas sobre su estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de
información para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los
recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de
decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto comprende los
recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de
políticas en los niveles más altos de la administración.

Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos

suministrados por los niveles más bajos; sin embargo, también pueden
introducirse nuevos datos. Por ejemplo, parte de la información para
apoyar la administración y la toma de decisiones se suministra con base
en los datos que se obtuvieron del procesamiento de transacciones,
mientras que otra parte pueden provenir de los datos nuevos sobre las
actividades externas a la organización.
Los sistemas de información gerencial se construyen para servir a lo
distintos intereses en los niveles de una organización. A continuación, se
describen específicamente los requerimientos de información para los
gerentes de los diferentes niveles.

Sistemas de Información Gerencial de Nivel Operativo

Los sistemas de información gerencial apoyan a los gerentes del nivel operativo en el
seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución, como ventas,
recepción de materiales, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de crédito y el flujo de
materiales en la planta. El fin principal del sistema a este nivel es responder a las cuestiones
de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución, ¿cuántas partes se
tienen en inventario?, ¿qué ocurrió con el pago de planilla del señor Williams?, ¿cuál es el
estado de la nómina en este mes? Para contestar a estas interrogantes, en general la
información debe ser fácilmente accesible, actual y correcta. Ejemplos de sistemas a los
niveles operativos incluyen un método que registra los depósitos en bancos de los cajeros
automáticos o uno que registre el número de horas trabajadas diariamente por los
empleados en la planta.

Sistemas de Información Gerencial del Nivel Táctico

En los sistemas de información gerencial del nivel táctico se diseñan para las actividades
de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de los
administradores de nivel medio. La interrogante principal de dichos sistemas es: ¿Todo
marcha bien? Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o
el año anterior. En general proporcionan reportes periódicos en vez de información
instantánea sobre las operaciones. Se requiere menos de la información instantánea pero
más de información periódica. Como ejemplo se tiene un sistema de control de reubicación
que informa sobre los costos de los movimientos totales, de las ventas personales y los de
financiamiento doméstico para los empleados de todas las divisiones de la empresa,
detectando cuándo los costos reales exceden a los presupuestados.

Algunos sistemas de nivel táctico dan soporte a decisiones no rutinarias (Keen y Morton,
1978). Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los
requerimientos de información no son siempre claros. Estos sistemas con frecuencia
responden a los "¿Qué pasa si?". ¿Cuál sería el impacto sobre los programas de producción
 si se duplicaran las ventas en diciembre? ¿Qué pasaría sobre nuestra recuperación sobre
inversión silos programas de la planta se retrasaran durante seis meses? Las respuestas a
estas preguntas con frecuencia requieren de nueva información de fuentes externas, así
como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.

Sistemas Información de nivel estratégico

Los sistemas de nivel estratégico ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las
cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro y en el entorno de la
institución. Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno
con las capacidades con las que se cuentan. ¿Cuáles serán los niveles de empleo en
cinco años? ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo de los costos y en dónde se ubica
nuestra empresa? ¿Cuáles son los productos que estaremos fabricando dentro de cinco
años?

Como se ha visto, existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una organización.

Por ello es que se crean distintos tipos de sistemas que atienden las necesidades de
información. Una organización se divide en niveles: estratégico, táctico y operativos y luego
estos a su vez se dividen en áreas funcionales como ventas y mercadotecnia, manufactura,
finanzas, contabilidad y recursos humanos.

1.3.3. Definición de Sistemas de Información Total

Un Sistema de Información Total tiene como fin primordial ayudar a las

organizaciones (pirámide empresarial) en la solución de sus problemas. Este tipo
de sistema trata el flujo de la información dentro de una organización como un
conjunto integral de subsistemas que trabajan dentro de condiciones definidas para
proveer información de apoyo a la gerencia en sus diferentes niveles: operacional,
táctica y estratégica, con miras en ayudar con el cumplimiento de las funciones
gerenciales: planeamiento, control, dirección y organización vistas con
anterioridad.
En los sistemas de información la jerarquía natural de un tipo de sistema sobre otro
se basa en el grado de proximidad que tenga el mismo con el proceso de toma de
decisiones (en la gráfica anterior, la zona informática se refiere a los niveles
superiores). Para lograr llegar a estructurar un sistema de información total se hace
por las etapas que se representan como una escalera en la siguiente gráfica. La
propuesta de sistema de información total es casi siempre utopía, debido a que
difícil de implementar por su alto costo y complejidad.

Figura 1.3.3. Escalera para lograr alcanzar un Sistema de Información Total.

Ejemplo de un sistema de información.

El término sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que

tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique
dicho concepto, a continuación, se enumeran algunos de dichos campos y el sentido
concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:

● En informática, un sistema de información es cualquier

sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular,
administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una
necesidad de información.
● En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o
manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de
recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que
representa información para el usuario.
● En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres
componentes:
● Estructura:
● Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales
como “buffers”, RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché,
etc.
● Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no
digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras,
etc.
● Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como “buses”, cables,
enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos
y lógicos.
● Comportamiento:
● Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios
mediante el intercambio de mensajes.
● Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios
internos o servicios.
● En geografía y cartografía, un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza
para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar
información georeferenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG,
desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.
● En representación del conocimiento, un sistema de información consiste de tres
componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva,
información se define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden
ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden
al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos
 son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La
información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende)
y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde
al nivel pragmático.
● En matemáticas dentro de la teoría de los dominios, un sistema de información
Scott (por su inventor Dana Scott) es una estructura matemática que provee una
representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic
lattices.
● En matemáticas teoría de conjunto difuso, un sistema de información es
un sistema de atributo-valor.
● En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo
comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y
creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.

Los sistemas de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una única
función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias, dependiendo de
sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas que
cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio.

1. Sistemas de procesamiento de transacciones

Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados
para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema
computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen
funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones
cotidianas de un negocio.

Componentes del sistema de información de procesamiento de transacciones:

• Hardware
• Software
• Bases de datos
• Telecomunicaciones
• Personal
• Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación,
edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción
de documentos).
Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar

Imagen de Despegar

Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un
usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de
otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le
«arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.

2. Sistemas de automatización de oficinas

Un sistema de automatización de oficinas está compuesto por elementos de
tecnología (computadoras y software especializado), de comunicación (servicios de
correo electrónico e internet), de personal calificado (talento humano) para realizar
tareas específicas. Este sistema ejecuta transacciones de oficinas y apoya las
actividades que se realizan en todos los niveles organizativos.
3. Sistemas de trabajo del conocimiento
Un sistema de trabajo de conocimiento es un sistema especializado creado para
promover la creación de conocimiento y
para garantizar que el conocimiento y las
habilidades técnicas se integren
adecuadamente en los negocios. Algunos
ejemplos de sistemas de trabajo de
conocimiento son los sistemas de diseño
asistido por computadora, los sistemas de
realidad virtual y las estaciones de trabajo
financieras.
4. Sistemas de información gerencial
También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de
decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su labor
principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar
el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes semanales,
mensuales o bimestrales.

Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una

compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio,
competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas
(inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos,
reclutamiento, desempeño).

Componentes del sistema de información gerencial:

• Hardware
• Software
• Datos
• Personas a gerenciar
• Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los
manuales de la empresa)

Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo

Imagen de Odoo

El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen

ejemplo de su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo sitio,
en tiempo real, para evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos, la
administración de varios almacenes y realiza reportes muy útiles.

5. ERP se refiere a planificación de recursos empresariales.

ERP es una manera de integrar los datos y procesos de una organización en un
único sistema. Por lo general, en los sistemas ERP se han incluido muchos
componentes de hardware y software, a fin de lograr la integración.
La mayoría de los sistemas ERP utilizan una base de datos unificada para
almacenar datos de diversas funciones en toda la organización.
El término ERP originalmente se refiere a cómo una organización de gran tamaño
prevé utilizar los recursos de una organización. En el pasado, los sistemas ERP se
han utilizado más en las grandes empresas industriales.
Sin embargo, el uso de ERP ha cambiado y es muy amplia, hoy en día puede
implementarse en cualquier tipo de empresa, no importa de qué industria sea. De
hecho, los sistemas ERP son usados en casi cualquier tipo de organización - ya
sean grandes o pequeños.
Bibliografía
Kennet Laudon, Jane Laudon…………………. …… Sistemas de información
Gerencial
James Senn …………………………………………… Sistema De Información Para
La Administración