Unidad IV

Facilitador:
Msc. Norbelis Velásquez
U.C: Fundamentos de la administración
Bachiller:
Dayana Rebollero C.I; 31.506.544
Trayecto I fase I
Sección AD04
Programa Nacional de Formación Administración
El Tigre, junio 2022

Índice
Planificación.....................................................................................................................3
Importancia..................................................................................................................3
 Propósitos.....................................................................................................................3
Ventajas........................................................................................................................3
Desventajas...................................................................................................................4
Actividades...................................................................................................................4
Tipos..............................................................................................................................4
Elementos......................................................................................................................5
Proceso..........................................................................................................................5
Toma de decisiones..........................................................................................................6
Proceso de decisorio.....................................................................................................7
Organización....................................................................................................................8
Características..............................................................................................................8
Elementos......................................................................................................................9
Tipos de Organización.................................................................................................9
Organización Formal e Informal..............................................................................10
Diferencias entre organización formal e informal..................................................11
Tipos de departamentalización más comunes.........................................................12
Estructura...................................................................................................................13
Elementos del ambiente externo que influyen de manera interna y externa en las
organizaciones............................................................................................................13
Elementos de acción directa del ambiente externo.................................................14

Planificación

Se conoce como planificación, planeación o planteamiento, al proceso de toma de

decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los
factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Va de lo más
simple a lo complejo, dependiendo del medio a aplicarse.

Importancia

Permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa, coordinar mejor las
tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los resultados, ello gracias a que nos
facilitar comparar los resultados obtenidos con los planificados.

Propósitos

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el

protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo
reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las
consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la
planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.

Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los

recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el
control.

Ventajas

 Contribuye a actividades ordenadas y con propósitos

 Señala necesidades de cambios futuros
 Considera la complejidad de las variables que afectan a la acción que se desea
emprender
 Proporciona una base para el control
 Fomenta el logro de los objetivos
 Obliga a la visualización de un todo
 Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones
 Ayuda al gerente a ganar status

Desventajas

 La planeación está limitada por la precisión de la información y por los hechos

futuros
 La planeación cuesta demasiado
  La planeación tiene barreras psicológicas
 La planeación ahoga la iniciativa
 La planeación demora las acciones
 Las personas que planean exageran la planeación
 La planeación tiene un valor práctico limitado

Actividades

La planificación de actividades significa saber gestionar los recursos disponibles y

definir las prioridades de la manera más ordenada posible. Entonces, ya sea en nuestro
ambiente de trabajo o en la rutina personal, resulta esencial planificarse.

Llamamos actividades en educación a los medios con los que se vale el docente para
lograr desarrollar las competencias y los aprendizajes esperados. Estas a su vez pueden
ser de enseñanza o aprendizaje.

Tipos

La planificación puede ser:

Disponemos de varios tipos de planificación, sin embargo, hablaremos de solo tres

de ellas: Normativa, Situacional y Estratégica.

Permanente o temporal, de corto, mediano o largo plazo.

Estratégica, táctica, normativa u operativa.

Puede perseguir un propósito o misión de carácter general, sectorizado (por cada

grupo o sector influenciado) o múltiple (varios propósitos, interrelacionados)

Elementos

Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo

que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
 La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como
de los medios óptimos para conseguirlos.

Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines
para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico.

Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y

el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.

Políticas; Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una
organización.

Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que

habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una
de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo
social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la
realización de dicho plan.

Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que

deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Proceso

 Detección de una oportunidad.

 Establecimiento de objetivos.

 Consideración de las premisas de planificación.

 Identificación de las alternativas.

 Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

 Elección de una alternativa.

 Elaboración de los planes de apoyo.

  Elaboración del presupuesto.

Toma de decisiones

Se entiende por toma de decisiones el proceso de evaluar y elegir, por medio del
razonamiento y la voluntad, una determinada opción en medio de un universo de
posibilidades, con el propósito de resolver una situación específica, ya sea que se trate
del ámbito personal, vocacional, familiar, social, laboral, económico, institucional o
empresarial, entre otros.En esa medida, el proceso de toma de decisiones debe
distinguirse de las elecciones cotidianas de rutina, tales como las preferencias sobre el
atuendo del día, el menú del almuerzo, etc., que no implican necesariamente un proceso
de escrutinio racional.

La toma de decisiones implica la evaluación de una serie de condiciones y variables

de un escenario, frente al cual es necesario elegir una estrategia de intervención por
parte del sujeto involucrado, sea un individuo o un colectivo (empresas, instituciones,
comunidades). Por ello, se trata de un proceso muy complejo.

En un proceso de toma de decisiones bien conducido, deberían sucederse las

siguientes fases:

Identificación del problema o dilema a resolver.

Recopilación de información útil relativa a dicho problema.

Identificación de prioridades.

Identificación de alternativas posibles.

Evaluación de escenarios consecuentes ante las alternativas posibles.

Decisión.

Evaluación de los resultados.

Proceso de decisorio

Decidir es optar o seleccionar, entre varias alternativas de cursos de acción, aquel

que parezca más adecuado. El proceso decisorio, se forma de un conjunto de
comportamientos donde se conjugan la racionalidad (la lógica) y la emocionalidad (la
intuición, los sentimientos).
Fases del Proceso de Decisorio

1.- Definición y diagnóstico del problema

2.- Búsqueda de soluciones alternativas

3.- Análisis y comparación de estas alternativas de solución

4.- Selección y elección de la mejor alternativa como plan de acción

Elementos del Proceso Decisorio,

En toda decisión existen, como mínimo, seis elementos:

1.- Quien toma la decisión: individuo o grupo de individuos que escogen entre
varios cursos de acción posibles.

2.- Objetivos: propósitos que quiere alcanzar, mediante acciones.

3.-Sistema de valores: criterios de preferencia empleados para elegir, por quien toma
la decisión.

Elementos del Proceso Decisorio

 Cursos de acción: diferentes secuencias de acción que puede escoger quien toma
la decisión.

 Estados de entorno: aspectos del ambiente que involucran a quien toma la

decisión y que afectan la elección de cursos de acción. Son factores ambientales
fuera del control de quien toma las decisiones, como incertidumbre, riesgo o
certeza.

 Consecuencias: representan los efectos resultantes de un curso de acción y del

estado del entorno.

 Los síntomas y la oportunidad de decisión. La necesidad de tomar una decisión

llega cuando surge una oportunidad o un problema.
Organización

Las organizaciones son sistemas administrativos creados para lograr metas u

objetivos con el apoyo de las propias personas, o con apoyo del talento humano, los
recursos disponibles, entre otras. Son entidades sociales ordenadas donde coexisten e
interactúan personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar
un objetivo particular.

Características

Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se
encuentran:

 Un grupo de personas que interactúan entre sí.

 Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin
de alcanzar algún objetivo.
 Objetivos y metas.
 Recursos o materiales.
 Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en la
organización.
 Elementos

Toda organización administrativa está compuesta de los siguientes elementos:

 Factores de producción: Se considera aquí a todos los elementos de la cadena

productiva, o sea, aquellos involucrados directamente en la transformación de
materia en bienes o servicios. Por ejemplo: la maquinaria, los trabajadores, etc.

 Factores de dirección: Aquellos elementos que acompañan el proceso

productivo, lo vigilan y controlan, pero que no toman parte directa en él, sino
indirecta, garantizando su funcionamiento. Por ejemplo: los cargos directivos,
los contratos de outsourcing, las herramientas de mercadotecnia, etc.

 Recursos: Aquellos elementos fundamentales sin los cuales sería imposible

llevar a cabo la labor productiva. Pueden ser materiales o físicos (materia prima,
energía, maquinaria, etc.) o inmateriales (mano de obra, conocimiento de
trabajo, etc.)

Tipos de Organización

Dependiendo de su forma y características, es posible distinguir entre varios

modelos de organización administrativa, como son:

 Organización lineal: Se trata del modelo jerárquico tradicional, simple y

piramidal, que presenta líneas de autoridad únicas y la información se transmite
de manera unidireccional, desde las visiones globales superiores de la estructura,
 hasta las posiciones locales de la base. La toma de decisiones es totalmente
centralizada y existe una jefatura única.

 Organización funcional: Esta es la versión moderna del modelo anterior, que

estructura la empresa en base a departamentos, cada uno dotado de su jefe, y el
total de los jefes dirigidos por la cúpula de la empresa, ya sea de manera
individual o en base a reuniones. Es un modelo ideal para dividir el trabajo en
pequeñas partes, y las decisiones suelen tomarse mediante consultas al
especialista de cada área.

 Organización matricial: Se trabaja en base a proyectos y resultados esperados,

mediante la constitución de equipos de trabajo multidisciplinarios a los que
pertenecen individuos de diversas áreas. Estos grupos poseen un jefe de
proyecto, son temporales, e intercambian información con otros proyectos de
manera esporádica y eventual. Se comportan, del resto, como células más o
menos autónomas.

 Organización en comités: Opera en base a comités, o sea, a grupos reducidos a

los que se asigna el estudio de alguna etapa o aspecto específico del proceso
productivo, ya sea de manera formal o informal. Los miembros de los comités
trabajan por separado y se reúnen cada cierto tiempo, involucrando
generalmente a los líderes o jefes de cada sección de la empresa, y varían de
acuerdo a la resolución de las situaciones específicas a atender.

 Organización en trébol: Supone la contratación externa o outsourcing de

muchas de las tareas de la empresa, cuyo equipo de trabajo fundamental lo
constituyen quienes dirigen las labores externas y coordinan los diversos
esfuerzos de la empresa. Es un modelo en boga en tiempos de baja contratación
laboral.

Organización Formal e Informal

La organización formal de las empresas está basada en la división del trabajo

establecida y aprobada por la gerencia de la compañía. Este tipo de organización es la
que se encuentra por escrito en el organigrama y los documentos de la empresa. Por otro
lado, tenemos la organización informal, que es la que surge espontáneamente entre los
trabajadores de la empresa, entre esas personas que ocupan una posición determinada
según la organización formal. Se trata de relaciones de amistad, antagonismo y grupos
informales. Evidentemente estas relaciones no aparecen en los documentos de la
empresa. Ahora que ya conocemos ambos tipos de organización, veremos lo que
caracteriza a cada una de ellas.

Diferencias entre organización formal e informal

Por lo que vamos viendo, las diferencias entre organización formal e informal son
evidentes, pero aun así vamos a verlas en detalle:

 La organización informal es espontánea y la formal es impuesta por la empresa.

 En la relación informal los grupos son amistosos mientras que, en la formal,

dichos grupos son los departamentos creados por los directivos.

 La organización formal está marcada por la posición jerárquica de cada

empleado, mientras que la informal son sentimientos de indiferencia, amistad,
enemistad o afinidad.

 La organización formal va en pos de los intereses de la empresa, pero la

informal no tiene por qué.

 En las organizaciones siempre existen los líderes, que en una empresa coinciden
con los directivos. En la organización informal estos líderes surgen
espontáneamente.

 Hemos visto anteriormente que la comunicación en la organización formal es

escrita y definida por la empresa. La comunicación en una organización informal
no tiene cauces establecidos, pero normalmente se basa en contactos y rumores.

El hecho de que exista una organización informal tiene sus ventajas en

inconvenientes para cualquier empresa, que te mostramos ya mismo.

Tipos de departamentalización, estructura

Efectivamente, un departamento es cada una de las partes en la que se divide una

empresa. Esta división puede ser por funciones, por clientes, por productos, por
procesos, por ubicación geográfica, por proyecto y matricialmente.

Por consiguiente, un departamento es un área o una subdivisión que es administrada

por un gerente, director, jefe o un supervisor. Este administrador asume la autoridad en
esa área específica de la organización, logrando la especialización del trabajo. Con la
especialización del trabajo se aumenta el nivel de la eficiencia de la empresa.

Tipos de departamentalización más comunes

Las formas más comunes de poder departamentalizar una empresa son:

1. Departamentalización por funciones

Sencillamente, este tipo de departamentalización agrupa las tareas y actividades de

una empresa de acuerdo con las principales funciones que se desarrollan. Los
departamentos por funciones pueden ser producción, recursos humanos, finanzas,
marketing y ventas, entre los más importantes.

Sin duda, esta departamentalización permite que sea más simple la formación del
personal. Se logra la especialización del trabajo y es más fácil el proceso de control. Por
lo mismo se maximiza la eficiencia.

2. Departamentalización por clientes

Resulta lógico, que este tipo de departamentalización divida la empresa en áreas que
tienen como principal objetivo servir a diferentes tipos de clientes. Las características de
los clientes que se deben considerar son la edad, el sexo, el nivel socioeconómico y su
tipo de consumo.

Desde luego, esta forma de departamentalización se usa mucho en empresas

comerciales o almacenes que atienden una gran diversidad de clientes. Esta forma de
organización permite servir de mejor manera a cada tipo de cliente en específico.

3. Departamentalización por productos

Ahora bien, este tipo de departamentalización agrupa las tareas apoyado en los
diferentes bienes y servicios que ofrece la empresa al mercado. Como la división del
trabajo se aplica con base a los distintos productos que vende la empresa, se enfoca más
en resultados.

Generalmente, es empleada por empresas que tienen muchas gamas y líneas

diferentes de productos, por lo que el conocimiento de cada producto debe ser muy
especializado.
 4. Departamentalización procesos

Por su parte, la departamentalización por procesos asocia las actividades con base a
las etapas o fases en las que se efectúa un proceso productivo. Al especializarse en cada
fase del proceso se logra el ahorro del tiempo y el incremento de la eficiencia.

Es muy utilizada por empresas manufactureras e industriales donde se requiere

seguir una secuencia lógica de los procesos de producción que pueden resultar
complejos.

5. Departamentalización por área geográfica

Debe suponerse, que la departamentalización por área geográfica requiere la

agrupación de actividades de acuerdo con la localización del lugar donde se realizará la
tarea.

También puede ser de acuerdo con el área de mercado que la empresa debe atender.
Es muy utilizada por empresas que atienden y sirven extensas áreas geográficas.

Estructura

La estructura departamental es la representación lógica de la organización de la

empresa. Incrementa la eficiencia en las tareas, al permitir que el equipo de trabajo
entienda mejor sus funciones. Permite una mejor organización de la estructura de la
empresa y un control más eficiente.

Elementos del ambiente externo que influyen de manera interna y externa en

las organizaciones

Elementos del ambiente externo que influyen de manera interna y externa en las
organizaciones.

El ambiente externo o entorno está compuesto por todo aquello que se encuentra
fuera de la organización y que se relaciona con ella de algún modo.

Así, se podría decir que el ambiente externo está compuesto por todos aquellos
elementos internos o externos, que influyen directa o indirectamente es su actividad. Lo
anterior implica que en tanto elementos de acción directa como de acción indirecta,
afectan en mayor o menor medida la actividad empresarial.

Elementos de acción directa del ambiente externo

Se consideran elementos de acción directa todo aquellos del ambiente que afectan
directamente a la organización. Están constituidos fundamentalmente por los distintos
grupos de interés en la organización, de los cuales se puede considerar como los más
importantes a los siguientes:

Clientes:

Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o
servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de
mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los
cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo
sus productos y no solicitar los de la competencia.

Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de

mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin
de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento de las
organizaciones.

Proveedores:

Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos
necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos
adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier
bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden
ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que
instalaciones funcionen adecuadamente.

Competidores:

Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o

servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y
consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:

 Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que

ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi,
 son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo
mercado.
 Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para
modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas
que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP
dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.

Reguladores:

Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las
organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

 Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para

proteger al publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de
otras (Da Silva, 2002)”.
 Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las
organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad.