ESCUELA BANCARIA Y COMERCIAL

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

MTRA. VERÓNICA GUADALUPE GUEVARA ARAUZ

Nombre Matrícula

Ingrid Michelle Silva Villa M010-09282

Andrea Zoe Mayen Pérez M01009353

Dainzu Espinosa Angeles M01009599

Ariadna Gutierrez Torres M01008268

29 – ABRIL – 2022

Contraloría
 INTRODUCCIÓN

El control en la administración es la parte del proceso que mide y corrige el

desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para

alcanzarlos se cumplan; permite la medición de resultados para emprender en dado caso

acciones correctivas, detectando las fallas en la implementación de las estrategias

empresariales que incluyen el factor humano y los procesos de producción, finalmente

supervisa, compara y corrige el desempeño laboral.

Para esto, existe un proceso que empieza por el establecimiento de estándares

seguido de medición de resultados, la corrección y por último la retroalimentación, este

proceso cuida en la organización el concepto de productividad que es la cantidad de

bienes y servicios dividida entre los insumos necesarios para generar los niveles de

producción determinada por la planeación.

El objetivo de este, es establecer estándares, evolucionar de los resultados,

corregir desviaciones, prevenirlas, y la mejora continua, además observa el desempeño

real, compara el estándar con la realidad y acciones correctivas sobre las variaciones de

los estándares y planes. Las herramientas para esto permite organizar la información a

partir del análisis como reportes o informes, auditorías, gráficas.

Por otro lado, el control lleva de la mano a la calidad, esto quiere decir que verifica

la estandarización, para esto se puede utilizar las diferentes herramientas que autores

desarrollaron a lo largo del tiempo, ejemplo de estas: Ciclo de Deming por Walter Deming,

Trilogía de Juran por Joseph Juran, Diagrama de Espina de Pescado por Kaoru Ishikawa,

Diagrama de Pareto por Vilfredo Pareto.

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 Contraloría

En esta actividad fortalecerás la competencia Sello EBC: Estudiantes para siempre -

Autodesarrollo, tu competencia técnica: Comprensión de conceptos básicos de

planeación, y tu competencia laboral: Organización.

Instrucciones: lee con atención el siguiente caso y realiza lo que se solicita.

Caso

Una organización privada solicita a su área de Contraloría que realice un diagnóstico de sus problemas clave en
el área de Ventas y que plantee recomendaciones de mejora, para decidir sobre aquellos asuntos que pedirá
resolver a sus colaboradores. La gerencia tiene la necesidad de contar con información confiable para la toma de
decisiones, pues lleva a cabo procesos compartidos con el área de Operaciones.

Los hallazgos de la contraloría fueron los siguientes:

● El personal que tiene autoridad para firmar contratos, cheques, y operaciones que comprometen a la
organización, tienen una vigilancia mínima y no cubren el perfil de su puesto.
● Se encontraron compras de equipos de iluminación y sistemas de aire acondicionado del segmento de
lujo para oficinas. No pudo ser comprobada la existencia de tales operaciones.
● Se encontraron importes de derechos de cobro de alta cuantía y antigüedad sobre los que no había
justificación.
● Se identificó la inexistencia de un inventario de activos, así como de productos (medicamentos y
material escolar) para donaciones.
● Se hallaron múltiples pagos por servicios prestados por familiares de algunos colaboradores, a través de
entidades que no tenían actividad económica demostrable.
● Se realizaron inversiones importantes que no corresponden con un cambio en la actividad ni un
aumento de las operaciones de la entidad.
● La información y documentación histórica que solicitó la contraloría al área de Ventas no estuvo lista; se
argumentaron problemas con los sistemas de información que alimentan su ERP. (Sistema de
planificación de recursos empresariales).
● Se detectaron algunas distorsiones y omisiones en las cuentas con proveedores, en el cierre del
ejercicio fiscal anterior; se hizo la revisión correspondiente y se llegó a la conclusión de que tales
deficiencias no fueron corregidas.
● Se emitieron cheques al portador sin autorización previa, por el área de Finanzas sin que se constaran
los conceptos ni se proporcionarán documentos justificativos, principalmente de proveedores.

1. Identifica los hechos relevantes para el estudio del caso, vinculados con la etapa de

control, a partir de los siguientes puntos:

a. Posible situación problemática.

- Se identificó la inexistencia de un inventario de activos, así como de

productos (medicamentos y material escolar) para donaciones.

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 - El personal que tiene autoridad para firmar contratos, cheques, y

operaciones que comprometen a la organización, tienen una vigilancia

mínima y no cubren el perfil de su puesto.

b. Importancia del control en la empresa.

- Permite que las actividades y procesos en la empresa se efectúen de la

mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan o bien,

ejecutar acciones preventivas.

- Se obtienen aprendizajes a partir de la realización de estos procesos para

poder hacer mejoras a futuro.

c. Motivos para establecer un modelo de control interno en la organización.

- Al estar los documentos en orden se hace una referencia de que hay un

control de los recursos financieros, con ello se obtendrían los activos y

pasivos adecuados.

- Con un modelo de control interno se conseguiría un mejor manejo del

recurso humano, el cual sería aprovechado al obtener una mayor

productividad.

2. Define la importancia de los sistemas de control en las compañías para la

prevención de fraudes, tomando como base lo anterior.

● SITUACIÓN 1: “El personal que tiene autoridad para firmar contratos, cheques, y

operaciones…”. Esta situación sería de alto riesgo ya que cualquier persona

podría hacer mal uso de esta administración, sin embargo la solución sería crear

un área específica con personas responsables que se encargue de controlar la

administración y los bienes que entran y salen.

● SITUACIÓN 2 : “Se realizaron inversiones importantes que no corresponden con

un cambio en la actividad ni un aumento de las operaciones de la entidad.”. Igual

esta situación sería de alto riesgo de fraude ya que esto daría paso a falsos

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 contratos. La solución que se podría implementar sería el almacenamiento de

estos documentos ya sea con candado o en caja fuerte así como la constante

revisión de las inversiones realizadas y el constante chequeo de las ganancias o

pérdidas que han generado.

3. Reúnanse en equipos de tres y discutan los siguientes puntos, con la orientación de

su docente/asesor.

a. Estándares e indicadores apropiados para los objetivos del plan estratégico.

- Retorno de la inversión (ROI): Expresa la relación que existe entre los

recursos que se invirtieron para realizar una campaña de marketing y el

beneficio obtenido proveniente de dicha inversión.

- Valor de compra promedio: Resultado de la suma de los montos pagados

en compras por clientes, dividido entre la cantidad total de ventas.

- Cuota del mercado: Se refiere al porcentaje que una empresa controla

dentro de un mercado en específico.

- Ratio de liquidez: Mide la habilidad que tiene una empresa para hacer

frente a sus obligaciones financieras en el corto plazo.

- Índice de rendimiento de programación (SPI): Es la relación entre el

valor ganado (EV) y el valor planificado (PV).

b. Herramientas de medición y detección de desviaciones pertinentes para cada

indicador, expuesto en la situación.

- Auditorías: verificación de la contabilidad, situación financieras,

actividades y resultados de una empresa.

- Gráficas: visualización de los datos por medio de gráficos que ayudan a

detectar patrones, tendencias, relaciones y estructuras de datos

específicos.

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 - Reportes o informes: escritos y gráficos que transmiten información

detallada de un hecho o suceso que se presenta respecto a un área

específica, además muestran, anomalías de un evento particular.

- Correcciones preventivas: acción para eliminar la causa de una posible

situación no deseada, quiere decir que aún no ocurre o no se materializa

pero se espera.

- Diagrama de Gantt: da seguimiento a las actividades y así, respetar la

fecha de su cumplimiento.

- Balanced Scorecard: monitorea la gestión de la empresa en sus

indicadores: financieros (metas en utilidades), cliente (satisfacer el deseo

del cliente), procesos (producción, logística y distribución), crecimiento

(metas y objetivos organizacionales).

c. Pautas de corrección a la problemática detectada.

“Se identificó la inexistencia de un inventario de activos, así como de productos

(medicamentos y material escolar) para donaciones”.

- Se realizarán revisiones en periodos bimestrales en las actividades de las

áreas encargadas, además se administrarán las tecnologías aplicadas.

- Se debe realizar un pequeño organigrama que defina las jerarquías de los

colaboradores involucrados en cada una de las áreas involucradas: áreas

de tecnologías, encargados de revisiones, encargados en stock de

donaciones.

- Se desarrollaran informes de gestión en periodos mensuales que permitan

detectar puntos de mejora, perdidas o problemas en las áreas

comprometidas en inventario de donaciones y activos.

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 - Se harán auditorías internas y externas, éstas serán sorpresa por lo que

se requiere de atención y control de todo tipo de procesos en las áreas

encargadas del inventario de los activos y donaciones.

d. Tipos y técnicas de control que resulten idóneos para la solución de la

problemática.

Tipos

- Control Preventivo: es aquel que es preliminar, esto quiere decir que

anticipa los problemas, por lo mismo se considera que es el más barato

para las empresas.

- Control Concurrente: este tipo de control corrige los problemas tan pronto

como se presentaron, es un punto medio ya que el problema se trata

cuando no ha pasado a más.

- Control de Retroalimentación: este se presenta de manera posterior, en

otras palabras, corrige los problemas después que ocurren y por

consecuencia es el más caro y con mayor impacto.

Técnicas

- Programas de análisis de datos: herramientas de analítica web que

permiten tomar buenas decisiones basadas en el análisis de datos

estadísticos de la empresa.

- Dispositivos de Tecnología de la información: tecnologías que facilitan

el control organizacional a costos bajos, estos pueden ser de dos formas:

software ( sistemas operativos y procesadores), hardware (máquinas) y

tecnologías de comunicación (telecomunicaciones, base de datos).

- Shareware: software funcional que requiere un pago después de un

periodo inicial de uso o para funciones adicionales.

- Freeware: software funcional sin costo que puede tener restricciones

acerca de su uso.

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 - Groupware: software que permite a un grupo de personas en una red

colaborar a grandes distancias.

4. Organicen la información obtenida de la discusión en un slide y redacten una

conclusión sobre la importancia de la etapa de control y sus herramientas para el logro de

los objetivos en una empresa.

5. Expongan en plenaria, bajo la conducción y retroalimentación de su

docente/asesor, los siguientes puntos:

a. Conclusiones a las que llegaron como equipo, sobre la etapa de control en la

empresa mostrada en el caso.

b. Tipo de sistema de control que puede contribuir a que la empresa corrija la

situación que se presenta y que ayude a prevenir situaciones de este tipo en

el futuro.

c. Componentes de un marco integral de gestión de riesgos.

- El control permite que las actividades y procesos en la empresa se lleven

de la mejor manera y se solventen los problemas que surjan o bien, es

importante ejecutar acciones preventivas.

- Se obtienen aprendizajes a partir de la realización de estos procesos,

además de la experiencia que la persona y empresa en general

experimenta.

- Todas las problemáticas que se redactan en el caso son consecuencia de

una mala gestión de control en las diferentes áreas.

- Es mejor un control preventivo a tener que pagar más caras las

consecuencias de un control de retroalimentación como lo es en el caso.

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 - Lo más conveniente para la compañía es que utilice la herramienta

Balanced Scorecard, así monitorea los 4 indicadores para saber si se

cumplen correctamente los procesos.

- Esta empresa puede usar un groupware, es decir un software para que los

grupos tengan mayor comunicación y evitar problemas.

- Los componentes de un marco de riesgos son: Estrategia empresarial y

respuesta al riesgo, políticas en procedimientos, infraestructura de gestión

de riesgos empresariales, controles internos (informes, auditorías, entre

otros), evaluación del programa al riesgo, planificación de escenarios en

una configuración de objetivos

6. Manifiesten dudas y/o dificultades en el desarrollo de la actividad, considerando

las observaciones del docente/asesor.

Nota: tu docente/asesor puede proponer algunos otros puntos, siempre que lo considere

pertinente. Sin embargo, es importante realizar, en un primer momento, los que aquí se

enlistan y que responden a los objetivos planteados.

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 CONCLUSIÓN

Comprendiendo que el control es una de las fases del proceso administrativo nos

damos cuenta de su importancia dentro de los mismos, ya que si este no se cumple o

alguno de los otros procesos que son: planear, organizar y dirigir, no se puede continuar

con el ciclo, debido a que si alguno de ellos no cumple con su función adecuadamente y

siguen con su curso, la organización comenzará a tener una serie de errores que podrían

inclusive llevarla a un estado de quiebra, de ahí la importancia de llevar un control preciso

de los recursos y acciones correctivas en la misma organización.

Es necesario saber que para llevar un control hay que tener en cuenta la gestión

de operaciones, debido a que está nos brinda una diversidad de estrategias con el fin de

que se logre que un producto sea estandarizado, tomando como base fundamental la

opinión y retroalimentación del cliente para así conseguir visibilidad y posicionamiento en

el mercado, lo cual es clave para la empresa.

Al llevar a cabo este tipo de actividades en las empresas, sabemos que nos trae

muchos beneficios ya que no solamente la empresa será capaz de seguir su curso, sino

que además permitirá que se desarrolle y crezca, así como el fijarnos objetivos nos

ayudará a trazar un plan efectivo para llegar a él.

Por ello es necesario que las herramientas de control y calidad (estandarización)

sean vistas como una parte indispensable del proceso administrativo y la pérdida de esta

expone a la empresa a pérdidas de recursos humanos y financieros.

Un adecuado empleamiento del proceso de control hace posible la toma de decisiones

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Czerny, A. (s. f.). 6 estrategias para mejorar el control de inventarios. nubox. Recuperado 3 de

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