Dinalog Ua Al 006 05 Inventario

CODIGO: DINALOG-UA/AL-006-05 VERSION: PRIMERA
AREA:
DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL
TITULO:
INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS DE

ALMACENES GENERAL, CENTRALES Y
ADELANTADOS
RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por: Equipo de Elaboración del
Manual de Procedimientos
(MAPRO) - OPP
Aprobado por: Dirección Nacional de Logística
VºBº OPP Oficina de Planificación y

Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL-006-05 PAG
INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS DE ALMACENES 2/14
Sede Central FECHA: 01/07/2005
GENERAL, CENTRALES Y ADELANTADOS
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento, normas y responsabilidades, que garanticen la
correcta verificación física mediante la constatación de la existencia o presencia
real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y
condiciones de seguridad, en el Almacén General y los almacenes de las
Direcciones Regionales de Defensa Civil.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación para la Dirección Nacional de Logística, en la
Unidad de Abastecimiento, Almacén General.
Describe las actividades desde la designación de los miembros de la Comisión de
Inventario hasta la elaboración y envío del reporte con la información consolidada
de existencias en los almacenes inventariados.
3. BASE LEGAL
3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto
Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por
Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº 25414.
3.2. Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo
Nº 005-88-SGMD.
3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo
Nº 005-2003-PCM.
3.4. Decreto Ley Nº 22056 – Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.
3.5. Resolución Jefatural Nº 118-80 INAP/PDA, que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
3.6. Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.
4. REQUISITOS DEL PROCESO

Designación de Miembros de la Comisión de Inventario.
5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Almacén General – Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de
Logística.
5.2. Direcciones Regionales de Defensa Civil.
6. CONSIDERACIONES
6.1. Existen dos tipos de inventario:
6.1.1. Inventario Masivo.- incluye a todos los bienes almacenados. Forma
parte del Inventario Físico General que comprende la verificación física
en uso y de almacén. Se efectúa cerrando las operaciones del
almacén por uno o varios días, como mínimo una vez por año,
requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados

financieros de la entidad.
6.1.2. Inventario Selectivo.- comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea
necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día,
completos y exactos; y verificar que las existencias físicas concuerden
con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacén y las
Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin
paralizar las actividades de almacén; solo se efectúa el bloqueo
temporal de la documentación y el despacho del grupo de bienes
objeto de inventario, por el plazo que se estime dure el mismo.
6.2. Las formas de efectuar el inventario son las siguientes:
6.2.1. Al barrer.- el equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario
empezando por un punto determinado del almacén; continuando el
control de todos los bienes el control de todos los bienes
almacenados, sin excepción alguna. Esta modalidad se utilizara para
efectuar el Inventario Masivo de Almacén.
6.2.2. Por selección.- consiste en constatar la veracidad de las existencias
del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su
ubicación. Esta forma se utiliza para realizar inventario de tipo
selectivo.
6.3. Si en el proceso de verificación de inventario se establece bienes sobrantes
se procederá en la forma siguiente:
6.3.1. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:
a. Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias
Valoradas.
b. Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo comprobante de salida.
c. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
6.3.2. En el caso en el que el origen de los sobrantes de almacén se deba a
las dos primeras causas indicadas en el literal anterior, estos se
incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva
Nota de Entrada al Almacén.
6.4. En el caso que como consecuencia de la conciliación entre los registros de
existencias y el inventario físico realizado se determinen bienes faltantes, la
Comisión de Verificación actuará en la forma siguiente:
6.4.1. Faltante por robo o sustracción.- organizará un expediente de las
investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia policial
correspondiente.
6.4.2. Faltante por merma.- tratándose de bienes, sólidos o líquidos, que por
su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté
dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva.
Cuando la merma ocurra por acción de animales depredadores, la
Comisión de Verificación evaluará e informará sobre si la merma se
debe estrictamente a esa causa.
6.4.3. Faltantes por negligencia.- el Jefe de almacén y el servidor o
servidores a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria
como administrativamente de la pérdida.
6.5. El Jefe de la Unidad de Abastecimiento designa la Comisión de Inventario, la

que en ningún caso será integrada con personal de almacén, estos últimos
sólo intervendrán para indicar el lugar en el que se encuentran ubicados los
bienes. El personal del Almacén General participará directamente en el
inventario, solo si los inventarios se realizan en almacenes de las Direcciones
Regionales de Defensa Civil.
7. SIGLAS
7.1. AL: Almacén General.
7.2. CIN: Comisión de Inventario.
7.3. CON: Area de Contabilidad de la UE.
7.4. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.
7.5. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.
7.6. NEA: Nota de Entrada a Almacén.
7.7. OA: Oficina de Administración.
7.8. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.
7.9. UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG.
7.10. UE: Unidad de Economía de la OA.
7.11. UL: Unidad de Logística de la DRDC.
8. GLOSARIO DE TERMINOS
8.1. Comisión de Inventario: Comisión integrada por un presidente,
coordinadores e inventariadotes; esta comisión estará encargada de
supervisar y llevar a cabo la toma de inventario, la verificación y consolidación
de la información resultante. La comisión de inventario deberá llevar un
archivo de todos los documentos que sustenten la labor que han realizado.
8.2. Inventario Físico: Es la relación detallada y valorizada de todos los bienes
patrimoniales verificados a la fecha de la toma de inventarios.
8.3. Toma de Inventario: Es un proceso que consiste en verificar físicamente los
bienes con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de
asegurar su existencia real. La toma de Inventario permite contrastar los
resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y
proceder a la regularización del caso.
9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
UNIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ORGANICA
Preparación de Inventario
1. Designa miembros de Comisión de
Jefe Inventario y le solicita al Especialista
Administrativo convocarlos.
2. Convoca miembros designados para
conformar la Comisión de Inventario, a
través del correo electrónico y
telefónicamente. La comisión estará
conformada generalmente por personal de
la Dirección Nacional de Operaciones,
Jefes de la Unidades de Logística de cada
una de las Direcciones Regionales de
Especialista Defensa Civil, personal del Almacén
DINALOG / UA Administrativo General (éstos sólo participarán cuando el
inventario se ejecute en las Direcciones
Regionales) y otros a criterio del Jefe de la
Unidad de Abastecimiento.
3. Elabora cronograma de actividades.
4. Elabora y entrega proyecto de
memorándum a Jefe de la Unidad de
Abastecimiento, adjunta cronograma de
actividades.
5. Revisa documentos y si lo encuentra
conforme, firma y envía al Director de la
Jefe
DINALOG para su conocimiento y
aprobación.
6. Recibe y registra documentos.
Secretaria
7. Entrega documentos al Director.
DINALOG 8. Revisa documentos, de encontrarlos
Director conforme, autoriza elaboración de
Resolución Directoral.
9. Solicita elaboración de proyecto de
Jefe
Resolución Directoral.
10. Elabora proyecto de Resolución Directoral
por el que oficializará la designación de los
Especialista a miembros de la Comisión de Inventario.
DINALOG / UA
Administrativo
11. Envía documento para su revisión y
aprobación.
12. Revisa proyecto, de encontrarlo conforme,
Jefe
autoriza su envío.
Se inicia el proceso de “Formulación y
Aprobación de Resoluciones Directorales”,
el que concluye con el envío de la
DINALOG Director Resolución Directoral a la Secretaria del
Director de la DINALOG, para que sea
distribuido a los miembros de la Comisión
de Inventario.
13. Entrega resolución en Secretaria General y

DINALOG Secretaria
solicita firma del cargo respectivo.
Se inicia el proceso de “Administración del
Proceso de Trámite Documentario”, el que
concluye con la distribución de la Resolución
Secretaría
SGII Directoral y el cronograma de trabajo, a los
General
integrantes de la Comisión de Inventario y a las
Direcciones Regionales para que tengan
conocimiento.
CI Integrantes 14. Reciben documentos.
14. Recibe documentos y espera comunicación
DINALOG / UA / AL Jefe
de la CI. Continúa en la actividad 21.
14. Recibe documentos.
Secretaria 15. Entrega documentos recibidos a Director de
DRDC
la DRDC.
Director 16. Revisa y deriva documentos recibidos.
17. Recibe y revisa documentos derivados.
DRDC / UL Jefe 18. Entrega documentos y coordina acciones a
seguir con el Jefe de Almacén.
Corresponde realizar inventario en una
DRDC
Espera fecha de inventario en la DRDC de
acuerdo al cronograma de trabajo. Continúa
DINALOG / UA / AL en la actividad 21.
Jefe /
No corresponde realizar inventario en una
DRDC / UL /
Almacenero DRDC
ALMACEN
Espera comunicación de la CI para realizar
coordinaciones concernientes a la ejecución
de la toma de inventario del Almacén
General. Continúa en la actividad 21.
19. Precisa instrucciones, plazos,
mecanismos, instrumentos y
Presidente responsabilidades, a los coordinadores
de la comisión, para efectivizar el
inventario.
20. Transmiten información recibida por el
Presidente de la Comisión a los
integrantes de los grupos de trabajos.
21. Coordina actividades a realizar previas
a la toma de inventario (ordenamiento
CI
físico del almacén, preparación de
documentación) con Jefe de Almacén.
Coordinadores 22. Coordina actividades a ejecutar durante
la toma de inventario, con los miembros
de su grupo de trabajo. Esperan el día
de la toma de inventario, las
actividades del coordinador continúan
en la actividad 25 y las actividades de
los integrantes del Grupo de Trabajo en
la actividad 27.
23. Solicita en ordenamiento de almacén a

miembros del almacén (técnico
administrativo, estibador), participando
el mismo directamente.
24. Preparan la documentación,
considerando los siguientes aspectos:
- Bloqueo del internamiento de bienes
recibidos durante el periodo de
inventarios. Estos quedarán
temporalmente en la zona de
recepción y serán internados una vez
DINALOG / UA / AL concluido el inventario.
Jefe / - Despacho de materiales y equipos
DRDC / UL / correspondientes a los Pedidos
Almacenero Comprobantes de Salida pendientes
ALMACEN
de atención. Los bienes de pedidos
no reclamados permanecen en la
zona de despacho.
- Las Tarjetas de Existencia Valorada y
las de Control Visible de Almacén
deben estar al día.
- Suspender la recepción de pedidos
por un periodo prudencial antes del
inicio del inventario.
Esperan el día de toma del inventario.
Continúa en la actividad 26.
Ejecución de Inventario
25. Solicita formatos, listados de
existencias y otros (catálogos,
huinchas, calibradores, metros,
balanzas, etc., que les permitirá
CI Coordinador
certificar las medidas, denominaciones,
pesos, códigos, etc., de cada uno de
los bienes que se esté verificando) al
Jefe de Almacén.
DINALOG / UA / AL 26. Prepara y entrega todo lo solicitado.
Jefe /
Coordinador recibe y revisa.
DRDC / UL /
Almacenero
ALMACEN
27. Entrega documentos y materiales que
sea necesario para ejecutar la toma de
Coordinador
inventario, a los miembros del Grupo
de Trabajo.
CI 28. Ejecutan toma de inventario.
Grupo de Trabajo Tienen dudas
29. Comunican duda al Coordinador.
30. Absuelve duda. Continúa en la
Coordinador
actividad 28.
No tienen dudas
Necesitan algún instrumento que no
Grupo de Trabajo se les proporcionó
CI 31. Comunica y sustenta necesidad
de instrumento de medición.
32. Solicita instrumento de medición
Coordinador
al Jefe de Almacén.
Jefe / 33. Comunica solicitud para ser
DINALOG / UA / AL atendida al Técnico
Almacenero Administrativo.
DRDC / UL / 34. Entrega instrumento solicitado a
ALMACEN Técnico
Coordinador del Grupo de
Administrativo
Trabajo.
35. Entrega instrumento a
Coordinador solicitante del mismo. Continúa
en la actividad 28.
No necesitan instrumentos que no
fueron proporcionados
Grupo de Trabajo Se presentó algún imprevisto
36. Comunica situación a
Coordinador.
37. Analiza situación.
Situación requiere
coordinación con el presidente
de la comisión de inventario
38. Comunica y coordina
solución telefónicamente
con el Presidente de la
Coordinador Comisión. Continúa en la
actividad 28.
CI Situación NO requiere
coordinación con el presidente
de la comisión de inventario
39. Soluciona imprevisto.
Continúa en la actividad
28.
No se presentó imprevisto
40. Confrontan listados con
relación de bienes resultado
del inventario (hojas de
trabajo).
Grupo de Trabajo
Existen bienes faltantes o
sobrantes
41. Solicita documentación
justificatoria al
Coordinador.
42. Comunica solicitud a Jefe
Coordinador
de Almacén.
DINALOG / UA / AL 43. Prepara y comunica
Jefe /
respuesta, entregando o
DRDC / UL / no la documentación
Almacenero
ALMACEN solicitada, a Coordinador.
44. Comunica respuesta

entregando o no la
documentación solicitada,
Coordinador a integrante del grupo de
trabajo solicitante.
Continúa en la actividad
40.
No existen bienes faltantes o
sobrantes
Grupo de Trabajo 45. Firma y entrega hojas de
trabajo al Coordinador de
la Comisión de Inventario.
46. Elabora informe de la
CI
toma de inventario.
Coordinador 47. Entrega informe a
Presidente de la Comisión
de Inventario.
47. Recibe y revisa informe.
48. Elabora informe en base a
informe y documentación
recibida de Coordinador.
Presidente 49. Entrega informe a la
Secretaria del Director de
la DINALOG. Secretaria
recibe documento y firma
el cargo.
50. Entrega documentos al
Secretaria
Director.
DINALOG
51. Revisa y deriva
Director
documentos.
52. Revisa documentos.
53. Instruye acciones a seguir
Jefe y entrega documentos al
Especialista
Administrativo.
54. Revisa documentos y
ejecuta acciones
solicitadas por el Jefe de
la Unidad.
DINALOG / UA
No se tomó inventario en todos
los almacenes
Especialista
Administrativo Falta algún o algunos más de
acuerdo al cronograma de
trabajo. Continúa en el
condicional “Corresponde
realizar inventario en una
DRDC”, luego de la actividad
18.
GENERAL, CENTRALES Y ADELANTADOS 4
Se tomó inventario en todos

los almacenes
55. Elabora reporte con
información consolidada,
de acuerdo a los informes
Especialista de inventario en todos los
Administrativo almacenes, y proyecto de
memorándum para ser
DINALOG / UA
enviado a la Oficina de
Administración.
56. Entrega documento a Jefe
de la UA.
57. Revisa y de encontrar
conforme, firma el
Jefe
memorándum y envía los
documentos.
58. Recibe y registra
documentos.
Secretaria
59. Entrega documentos
recibidos al Director.
60. Revisa y autoriza envío de
Director
reporte.
DINALOG
61. Entrega documentos y
solicita firma del cargo.
Responsable en la Oficina
Secretaria
de Administración recibe
documentos y firma el
cargo.
Se inicia el proceso de
“Registro y Revisión de las
Operaciones realizadas con la
Area de
OA / UE Documentación Generada por
Contabilidad
la Dirección Nacional de
Logística”, dando fin al
proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS EN EL ALMACEN GENERAL, CENTRALES Y ADELANTADOS
INDECI
SGII DINALOG / DRDC COMISION DE INVENTARIO
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / UL UNIDAD ORGANICA
SECRETARIA GRUPO DE U ORGANO
Director Secretaria ALMACEN Presidente Coordinadores
GENERAL Jefe Especialista Administrativo TRABAJO DESCONCENTRADO
Jefe/Almacenero Técnico Administrativo
Inicio
Preparación de inventario
1
2
Designa miembros de 2
Convoca miembros de
comisión de inventario y Recibe convocatoria
Comisión de Inventario
solicita convocarlos
...
2
3 Recibe convocatoria
Elabora cronograma
de actividades
4
6 5
Elabora y entrega proyecto
Recibe y registra Revisa documentos y
de memorándum adjunto
documento firma memorándum
al cronograma
8
Revisa y autoriza 7
elaboración de Entrega documento
Resolución Directoral 10
9
Asesor Legal elabora
Solicita elaboración de
Proyecto de Resolución
Proyecto de Resolución
Directoral
Directoral
Formulación y
Aprobación de 11
Resoluciones 12 Asesor Legal envía
Directorales Revisa y autoriza envío documento para su
revisión y aprobación
13
Entrega Resolución y
solicita firma del cargo
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
13
14 14 14 14 14
Recibe documentos Recibe documentos Recibe documentos Recibe documentos Recibe documentos
16
15
Revisa y deriva
Entrega
documentos Comunicación de la CI
17
Recibe y revisa
documentos
18 18 19
Entrega documentos y Recibe documentos y Precisa instrucciones:
19
coordina acciones a seguir coordina acciones a seguir plazos, mecanismos,
Reciben
instrumentos y
instrucciones
responsabilidades para
d efectuar el inventario
Si Corresponde
realizar inventario en 20 20
una DRDC Transmiten Reciben
? instrucciones instrucciones
No
Fecha de inventario Comunicación

en la DRDC de la CI
21 21
Coordina actividades a Coordina actividades
realizar previas a la a realizar previas a la
toma de inventario toma de inventario
a
α
INDECI
DINALOG / DRDC COMISION DE INVENTARIO
UNIDAD ORGANICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO/UL
SGII GRUPO DE U ORGANO
Director Secretaria ALMACEN Presidente Coordinadores
Jefe Especialista Administrativo TRABAJO DESCONCENTRADO
a
α
23 23 22 22
Solicita y participa Participa en Coordinar actividades Coordinan actividades
en ordenamiento ordenamiento de a ejecutar en la toma a ejecutar en la toma
de almacén almacén de inventario de inventario
24 24
Preparan Preparan Día de toma
documentación documentación Día de toma de inventario
de inventario
Día de toma
de inventario 25
Solicita formatos,
estado de existencias
26
26
Prepara y entrega
Recibe y revisa
todo lo solicitado
27 27
Entrega documentos Recibe documentos
y otros y otros
28
b Ejecutan toma
de inventario
Si
Tienen dudas
?
30 29
No
Absuelve duda Comunican duda
Necesitan
b Si algún instrumento
que no se les
proporcionó
?
33 32 31
No
Comunica solicitud Solicita instrumento Comunica necesidad
34
35
Entrega documento Se
Entrega instrumento Si
solicitado presentó algún
imprevisto
?
b
37 36
Analiza situación Comunica situación No
Requiere
coordinación con No
el presidente?
Si
38 38
Recibe comunicación y Comunica y
coordina solución coordina solución
40
39 c Confrontan listados
Soluciona imprevisto con relación
b β
INDECI
DINALOG COMISION DE INVENTARIO OA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO/UL
SGII GRUPO DE
Director Secretaria ALMACEN Presidente Coordinadores UE / CON
Jefe Especialista Administrativo TRABAJO
Existen No
bienes faltantes
o sobrantes
?
Si
43 41
42
Prepara y comunica Solicita documentación
Comunica solicitud
respuesta justificatoria
44 44
c
Comunica respuesta Recibe respuesta
45
46
Firman y entregan
Elabora informe
hojas de trabajo
47
47
Recibe y revisa
Entrega informe
informe
48
Elabora informe 47
49 49
Recibe y firma cargo Entrega
51
50
Revisa y deriva
Entrega documentos 49
documentos
52
Revisa documentos
53 54
Instruye acciones a seguir y Revisa documentos y
entrega documentos ejecuta acciones
Se tomó
No
inventario en todos d
los almacenes
?
Si
55
Elabora proyecto de
memorándum y reporte con
información consolidada
57
58
Revisa, firma 56
Recibe y registra
memorándum y envía Entrega documentos
documentos
documentos
60
59
Revisa y autoriza envío de
Entrega
documentos
61
61
Entrega y solicita
Recibe y firma cargo
firma de cargo
Registro y Revisión de
61 las Operaciones
Realizadas con la
Documentación
Generada por la
DINALOG
Fin

Dinalog Ua Al 006 05 Inventario

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INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS DE

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Aprobado por: Dirección Nacional de Logística

VºBº OPP Oficina de Planificación y

4. REQUISITOS DEL PROCESO

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados

6.5. El Jefe de la Unidad de Abastecimiento designa la Comisión de Inventario, la

13. Entrega resolución en Secretaria General y

23. Solicita en ordenamiento de almacén a

44. Comunica respuesta

Se tomó inventario en todos

Fecha de inventario Comunicación

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