Cuestionario.

Ciclo vital del archivo institucional

El ciclo vital de los documentos sirve para:

• Contribuir al conocimiento de las tres edades del documento.

Los documentos tienen valores:

• Primarios, secundarios.

¿Qué se entiende por ciclo vital de los documentos?

• Son las etapas sucesivas por las que atraviesa el documento

Los archivos según su organización se clasifican en:

• Archivos de gestión, central e histórico.

Los documentos de carácter histórico son:

• Los que tienen valor histórico, científico y cultural.

¿A qué hace referencia el valor primario en un documento?

• El valor primario hace referencia al valor administrativo, legal, fiscal, contable,

técnico

Se les llama valor administrativo a los documentos:

• A los documentos recibidos y producidos para responder a una necesidad.

¿Qué indica la Ley 594 de 2000 en su artículo 24?

• Obligatoriedad para todas las entidades privadas y públicas elaborar y adoptar las
Tablas de Retención Documental.

Es importante aplicar las Tablas de Retención Documental porque:

• Todas las anteriores.

Los archivos de gestión son:

• Los que se encuentran en las oficinas productoras.

¿Qué es la tabla de retención documental?

• Es el listado de series y subseries documentales con sus correspondientes tipos a

las cuales se les asigna su tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del
documento.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
 • Archivos de gestión, Archivo central y Archivo histórico.

¿Qué es la función archivística?

• Son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

¿Cuál es el objeto de la Ley 594 de 2000?

• Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado.

¿Cuál es la obligatoriedad de los archivos públicos?

• La creación, organización, preservación, y control de los archivos

La tabla de retención documental es una lista de documentos para capacitar y actualizar a

los funcionarios de archivos.

• Falso

El valor primario que tienen los documentos es ya sea el valor administrativo, legal, fiscal,
contable, técnico.

• Verdadero

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos y de la administración de los

archivos públicos?

• La Administración Pública.

¿Qué obligaciones tienen los funcionarios a cuyo cargo están los archivos de las entidades
públicas?

• Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los

documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación.

Los documentos que están siendo utilizados continuamente los encontramos en el archivo
central de la entidad.

• Falso

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental.

• Verdadero

El valor fiscal de los documentos es aquel que se derivan de las obligaciones legales
regulados por el derecho común.
 • Falso

Valor secundario es aquel valor que tienen los documentos para la cultura, la historia, y la
ciencia.

• Verdadero

Las tablas de retención documental son importantes porque facilita el acceso a la

información, nos indica donde se encuentran los documentos de acuerdo con su ciclo vital.

• Verdadero

Es importante aplicar las Tablas de Retención Documental porque optimizan los procesos
de transferencias primarias y secundarias; porque gracias a esta herramienta nos indica
que documentos debemos transferir.

• Verdadero