Anexo A Documento - Manual de Funciones Final

MANUAL DE PROCESOS PARA LAS FUNCIONES DE SOPORTE
DE RECURSOS HUMANOS Y OPERACIONES DE COCA COLA
FEMSA SEDE BARRANCABERMEJA
CONTENIDO
INTRODUCCION ……………………………………………………………………3
GIRADA MEDICA ………………………………………………………………...... 6
GIRADA SINDICAL ………………………………………………………………...15
GASTOS FIJOS MENSUALES ……………………………………………………17
COMPRAS POR CATALOGO ARIBA…………………………………………… 19
INGRESO DE CUENTAS DE COBRO DE SERVICIOS A SAP ……………… 22
VISUALISACION DE ORDENES DE COMPRA EN SAP ………………………29
ENVIO DE CUENTAS DE COBRO A PAGO …………………………………… 31
INGRESOS DE COMPRAS DE MATERIALES EN SAP ……………………… 32
SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN …………………………………………34
CREAR RESERVAS ……………………………………………………………… 35
CREAR TRAZLADOS ………………………………………………………………38
VENTA DE DOTACION PARA LOS ALIADOS Y CONCESIONARIOS ………39
DESCARGA DE INVENTARIO DIARIO ………………………………………… 49
INGRESO DE FLETEOS EMBOSA
INGRESO DE FLETEOS Y TRALADO DE ENBASE

1. OBJETO
Implementar en la empresa COCA COLA FEMSA Sede Barrancabermeja un manual
de procesos para las funciones de soporte de recursos humanos y operaciones.
Objetivos Específicos
• Garantizar el flujo efectivo de manejo de la información en los procesos de inducción
para el personal antiguo y nuevo de la empresa.
• Capacitar al personal en temas como funciones y el perfil de cargos que se
desempeñan en la empresa.
ALCANCE
Esta manual aplica para todos los documentos del SIG de la empresa COCA
COLA FEMSA Sede Barrancabermeja.
2. DEFINICIONES
Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o

procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para

realizar un procesos o actividad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una Entidad.
Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de

normalización de una institución que presenta la forma de realizar un proceso,
procedimiento o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los
responsables del mismo.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entradas en resultados.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.
Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento

corresponde a lo que se hace.
3. CONDICONES GENERALES
Este manual establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de la
empresa COCA COLA FEMSA Sede Barrancabermeja para la elaboración de
documentos del SIG.
INTRODUCCION
En los procesos de formación académicos de profesionales, tecnólogos y técnicos
para la culminación del pensum se debe cumplir con un periodo de prácticas que
se desempeñan en empresas públicas o privadas que cuentan con alianzas
estratégicas que contribuyen en el transcurso de la etapa productiva en
acompañamiento en los procesos prácticos y operativos aplicables a las diversas
áreas de industrias que operan en la región y el país. Dentro de ellas es muy
común encontrar empresas de producción alimentaria de manufactura,
prestadoras de servicios y de administración pública y privada.
En vista de la rotación del personal Aprendiz o practicante en etapa productiva en

las empresas se generan atrasos o reprocesos en el desarrollo de las actividades
asignadas, por los periodos de transición y adaptación de las nuevas personas.
A pesar de que INDUSTRIAS NACIONALES DE GASEOSAS cuenta con un
tiempo y material de apoyo establecido para la capacitación o inducción al cargo
que se genera con el apoyo de la persona que finaliza la práctica, los jefes de las
áreas involucradas y recursos humanos, se evidencia la necesidad de crear un
manual sobre la ejecución de las actividades principales.
Teniendo en cuenta las condiciones mencionadas y que no todas las personas

tienen la habilidad de explicar y darse a entender se propone construir un manual
en donde quede consignado el paso a paso de la ejecución de cada actividad
principal de tal manera que se consulte y ayude a aclarar dudas del proceso y así
la transición de entrega del puesto genere menor tiempo de atraso en la
compañía.
Cabe resaltar que con la creación de dicho manual se le está asegurando a la
compañía que los procesos más críticos que ejecute la persona en el cargo serán
entregados de una manera clara y precisa para no generar perdidas, que pueden
ser económicas o de materiales y materias primas que se estén usando dentro de
los procesos en los que se intervenga.
Para el siguiente documento hablaremos de las áreas en las que se realizan

actividades y se desarrollan funciones de apoyo al líder del proceso, son el área
de recursos humanos y el área de operaciones.
RECURSOS HUMANOS;
En esta área se brinda apoyo con recepción de documentos además de que es un
puente entre el personal del CD y el jefe del proceso que muchas veces está
atendiendo reuniones, y compromisos virtuales con los jefes regionales.
Dentro de estos esta la atención y recepción de solicitudes para el trámite del
personal sindical y solicitudes de las demás personas que tengan inquietudes o
sugerencias en la organización;
Algunos de estos son:
 Recepción de cartas de solicitud de permisos sindicales, viáticos y tiquetes
aéreos, además de evaluar complementos terrestres.
 Recepción de cartas de solicitud de viáticos médicos.
 Recepción de incapacidades.
 Recepción de cartas de solicitud de vacaciones.
 Entrega de vales de transporte para el personal que así lo requiera.
En lo anterior cuando se habla de temas de recepción de documentos y tramites

de los mismos, pero adicional a esto se apoya con la generación de órdenes de
compra de productos y servicios que se desprenden de dicha área por la
plataforma asignada para ello ARIBA entre las que se encuentran comúnmente
mes a mes:
 Contabilizar el número de cenas para el personal de turno nocturno

(liquidador, armador de pedidos, algún adicional que se disponga por
temporadas)
 Indagar con la parte de ventas y operaciones los domingos y festivos del
mes que se va a laborar para solicitar los refrigerios correspondientes
 Gestionar con la empresa prestadora del servicio de transporte (COTSEM)
la factura del mes anterior para poder generar la orden de servicio y poder
cancelar
 Contactar y gestionar transportes especiales en caso de que sea solicitado
por algún líder de procesos
 Gestionar después de cada visita del personal de PROHYGIENE la orden
de compra para su respectivo pago.
 Solicitar papelería necesaria para la operación del área
 Solicitar insumos de cafetería (café, azúcar, palillos)
 Realizar solicitudes de exámenes con las entidades prestadoras del servicio
de salud para Barrancabermeja y Aguachica
A demás de las anteriores actividades relacionadas brindamos apoyo con los

temas de manejo de contratación, enviando pruebas PDA al personal previamente
seleccionado para dicho proceso y dando manejo al tema de dotación entregada a
las personas de distintas áreas que así lo requieran por temas de ingresos,
reposición, o por disposición del líder del área de recursos humanos.
 Manejo de inventario físico de las prendas de vestir, calzado, e

implementos de seguridad
 Recepción, verificación e ingreso al sistema de cada prenda que llegue por

parte del proveedor para garantizar la confiabilidad del inventario.
 Entrega de la dotación requerida para el personal de la compañía.
 Generar movimientos en el sistema de SAP que garanticen la salida de las
prendas de vestir del inventario.
 Generar facturación a los aliados cuando soliciten compra de dotación
garantizando a la compañía el debido proceso del pago de estas.
 Realizar sugeridos de prendas que estén agotadas o que se estén
agotando y que presenten una alta rotación de entrega, para no atrasar los
procesos de inicio de labores por falta de dotación.
 Generar reservas y traslados según las necesidades de las prendas que se
necesiten o que sean solicitadas por otras dependencias (CD, o plantas de
nuestra regional o a nivel país).
Dentro de las funciones del practicante de RR-HH-OPERACIONES contamos con

la generación de los documentos para realizar pagos de giradas (pagos masivos
por transferencia) que enmarca la convención colectiva de trabajo.
PRINCIPALES PROCESOS
*GIRADA MEDICA: por la cual se realiza el diligenciamiento en la plataforma de

SAP para poder generar un numero de documento en el sistema con el cual se
hará efectivo el pago de este.
A continuación, encontraras el paso a paso para que tengas éxito en este proceso:
1- Ingresa al programa SAP que se encuentra anclado a la barra de tareas o

lo puedes encontrar en el menú del equipo
2-
3- selecciona la opción; KOF ECC PRODUCTIVO COLOMBIA, haces doble

clic para ingresar
4- en esta pantalla ingresas con el usuario que este autorizado para dicha
operación en este caso el usuario del jefe del área de RR-HH o si dentro de
su usuario cuenta con las transacciones autorizadas puedes proceder.
5- A continuación, encontraras el siguiente menú:

En la siguiente barra ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla

ingresamos la transacción F-22
Y damos clic en la tecla enter para ingresar
6- seguidamente, encontraremos esta pantalla;
Se Procede a diligenciar los datos requeridos;

FECHA DE DOCUEMENTO: siempre se coloca la fecha actual o la del día en que
se está ingresando la solicitud. EJEMPLO: 17.01.2022
REFERENCIA: viatico medico
TXT.CAB.DOC: viatico medico seguido del primer nombre y apellido de la persona
que está solicitando el auxilio. EJEMPLO: VIATICO MEDICO-COCACOLA PEREZ
SOCIEDAD: siempre se coloca F428 ya que es el código interno asignado por la

compañía para el país Colombia
MONEDA/T/C: COP
En la parte inferior encontraremos el encabezado de primera posición del
documento
En ella se diligencian los dos primeros puntos ClvCT y CUENTA En la primera

posición
ClvCT 31 dada las cuentas que se van a intervenir en este proceso

En la cuenta se coloca(N0) “N”” CERO” seguido del número interno del trabajador
Seguidamente dar clic en ENTER:
Encontraras esta pantalla: Hacer validación de la información que aparece en ella.

Que el número interno del empleado coincida con el nombre completo del
trabajador, la sociedad debe revisarse y que sea la F428.
En el importe debemos colocar el valor en números que se va a girar a la persona
solicitante del auxilio Ejemplo 208900

En división; se colocará CMAX por ser el código asignado a la zona de

Barrancabermeja
En asignación; diligenciar con viatico medico

En texto; se debe poner el concepto viatico-medico-seguido del nombre de la
persona ejemplo:
En la parte inferior de la pantalla encontraras la posición siguiente:
La cual se diligenciará según el ejemplo anterior la ClvCT siempre será 40 por ser
el código de cuenta donde se debita. Y la cuenta F401020028
Hacer clic en la tecla enter.
Encontraras esta
pantalla:
Diligenciar nuevamente los espacios, el importe siempre será el mismo al valor

que se va a pagar.
División CMAX
El centro de coste siempre va a hacer el de RR-HH en este caso 0428BCAR02
Asignación y texto igual que las anteriores:

Viatico medico
Viatico médico-primer nombre-primer apellido
Seguidamente hacer clic en el icono de resumen que se encuentra ubicado

en la pantalla al lado izquierdo superior.
En ella se validarán los datos ingresados, es importante tener en cuenta que los
valores deben ser los mismos solo que uno aparecerá en negativo y el otro normal
Luego de verificar y comprobar que los datos ingresados son los correctos hacer
clic en el icono del casetico para guardar

Esta sería la pantalla antes de grabar, luego saldrá un numero en la parte

izquierda inferior de la pantalla que generalmente es un 18000 seguidamente se
anotara en la carta que se recibió y se envió a validar. Tener muy presente al
momento de la generación del código ya que si no se anota debidamente el pago
no se podrá realizar.
diligenciar el formato en Excel para realizar pagos de giradas por gastos médicos,
que se encuentran ubicado en la siguiente ruta:
Para mayor claridad es recomendable buscar una ya realizada para copiar el

formato con los datos correspondientes y solo modificar fechas, valor y el código
SAP generado
Se verifica nombre, c/c, No de empleado, valor a girar, la fecha generalmente se

actualiza sola cuando se modifica el documento, firmas la parte de solicitante y
envías a validar al jefe del área RR-HH, cuando te firman el documento se
escanea la carta firmada o se reenvía si las firmas son digitales se arma un pdf
con la carta de solicitud+archivo de Excel firmado y aprobado por el jefe del área.
Seguidamente diligenciamos el archivo de Excel que encontraras en la siguiente
ruta:
En él se debe diligenciar los datos de la persona a la que se le va a realizar el

pago
Ejemplo:
En este archivo se podrá enviar varias solicitudes si son varias en el día llenando
los datos correspondientes a cada persona. Como observación adicional se
recomienda enviar una sola vez por día y antes de las 2.15 pm para poder hacer el
trámite del pago.
Se procede a diligenciar un correo dirigido a la persona de administración en este
caso la Sra. Martha Ortiz (martha.ortiz@kof.com.mx) con copia a la jefe de RR-HH
(tcoyurani.figueroa@kof.com.mx) y al sr Hamilton mora
(hamilton.mora@kof.com.mx) con el pdf y este archivo de Excel.
Y así se dará por terminado con este proceso de pago de girada médica.
*Girada sindical:
Para esta girada el trámite es más corto dado que solo es necesaria la aprobación
del jefe del área de RR-HH, tan pronto se cuente con el visto bueno de dicho pago
se deberá proceder hacer el cálculo de días requeridos para la persona teniendo
en cuenta el valor del día de viatico sindical contemplado en la convención
colectiva de trabajo vigente.
El formato para usarse es muy similar al de la girada sindical solo que este no
lleva código SAP y si una cuadricula adicional con el número de cuenta que
realizara el pago.
En este formato igual que el de la girada medica se debe diligenciar nombre

completo de la persona que está solicitando el viatico, numero de empleado, CC
de la persona el concepto debe ser viatico sindical o en su defecto alguna
modificación que el líder del área autorice, en valor la cantidad de dinero que se va
a girar.
Ya dentro del cuadro de forma de pago tener en cuenta el número de producto o
cuenta bancaria y el nombre del banco al que pertenece, tener muy presente
como será la forma de pago para la persona ya que algunos cobran en efectivo en
la oficina entonces se deberá marcar en la casilla que dice PAGO MASIVO
EFECTIVO y el banco al que pertenecen.

Con el formato diligenciado y firmado por el jefe encargado se deberá realizar un
escáner con la carta de solicitud, la respuesta de la organización a dicha carta y el
soporte de la girada, la cual se deberá enviar por correo anexando el formato
diligenciado de solicitud de giro diario
Se procede a diligenciar un correo dirigido a la persona de administración en este

caso la Sra. Martha Ortiz (martha.ortiz@kof.com.mx) con copia a la jefe de RR-HH
(tcoyurani.figueroa@kof.com.mx) y al sr Hamilton mora
(hamilton.mora@kof.com.mx) con el pdf y este archivo de Excel.
Y así se da fin a el trámite de girada sindical.
GASTOS FIJOS MENSUALES

Dentro del área de recursos humanos y operaciones existen lo que se denomina
gastos fijos mensuales que como su nombre lo indica son necesarios para el
correcto funcionamiento y que varían dependiendo del área, en este caso para la
parte de RR-HH contamos con los siguiente:

 cenas para el personal de turno de noche (liquidador y armador de pedidos)
y los refrigerios por cada día dominical y festivo del mes que se labore, si
esos días el sr Fred león que es el auxiliar de flota se presenta se le debe
solicitar cena igualmente
 Servicio de prohygiene para el mantenimiento de los baños del CD.
 Transporte del personal sindical y el personal de turno nocturno, así como

los transportes especiales que se coordinen para las diferentes zonas
(AGUACHICA, PTO BERRIO, SABANA DE TORRES) o si se dispone de
algún otro lugar realizar la respectiva cotización con la empresa prestadora
de servicio que en este caso será COTSEM
 Insumos de cafetería y el tema de las bolsas o los implementos de aseo

necesarios
 Solicitar servicios médicos para exámenes con las respectivas entidades

prestadoras de servicios.
Además de estos procesos anteriormente, mencionados se maneja todo el tema

de dotación entregada para el personal del cd.
 Necesidades de dotación mes a mes en los primeros 5 días para enviar a

oficina central para su respectiva tramitación
 Manejo del inventario en entrega de dotación para las personas que se

incorporan desde los diversos frentes de trabajo
 Generar traslados y reservas dadas las necesidades de entrega para el

personal
SOLICITUDES DE COMPRA POR EL CATALOGO DE ARIBA
Para esto se esta manejando una forma de acceso algo compleja ahora, donde
vamos a necesitar el apoyo del líder del proceso para autenticar la cuenta cada
vez que se quiera ingresar a solicitar o verificar algún proceso.
1* hacer clic en Google crhoome;
2* ir a la parte de persona; hacer clic

3* ingresar como invitado y en la barra pegar el enlace de ARIBA del usuario que
desea trabajar, recuerda que hay uno para operaciones y otro para RR-HH
Al ingresar se encontrará con una pantalla de inicio.

En ella se encuentra varias funciones, para poder realizar las compras de

productos y servicios del área del cual se está manejando el usuario.
Una forma fácil de manejar las compras es generando copias de las ya existentes
y solo modificándoles el nombre y las fechas actuales del mes:
 Se para sobre el pedido que desea replicar o solicitar de nuevo y lo

seleccionas dando doble clic
A continuación, aparecerá un menú en la parte izquierda superior de la pantalla
Seleccionamos la opción de copiar y el automáticamente replicara este pedido

Seguido a esto remplazaras los datos como el nombre, la fecha de entrega si es

necesario modificar la cantidad se hace y de resto se deja así ya que con la copia
vienen todos los centros de costo que están autorizados para este proveedor y así
generar la compra. Seguidamente hacer clic en enviar para generar la PR
que posteriormente arrojara un numero de pedido después de

la aprobación del jefe de recursos humanos y en el caso de operaciones del jefe
de operaciones regional, esta orden ya creada la encontramos dentro del mismo
pedido cuando pasa del estatus de;
ENVIADA O EN PROCESO A PEDIDO
Ya contando con ese estatus abrimos el pedido y encontraremos la orden de

compra OC
Si la orden es solicitada por un servicio

tipo:
 Pago de arriendos en operaciones.
 Servicio de colplagas.
 Prohygiene en RR-HH.
 Servicios de transporte, taxis locales y especiales.
 Cenas y refrigerios.
 Medicamentos.
 Exámenes médicos, y así todo lo que tenga que ver con prestación de
servicios que surjan con el trascurrir de los días y la operación.
Estos números o OC deben ser enviados a cada uno de los proveedores para que
pueden generar la cuenta de cobro con los respectivos valores según la solicitud
de compra realizada en la plataforma de catálogo.
INGRESO DE CUENTAS DE COBRO DE SERVICIOS A SAP
Seguidamente debemos hacer un ingreso a SAP para poder generar un numero

de aceptación para poder producir los pagos a los proveedores.
A continuación, ilustraremos el paso a paso para que puedas generar dicho
ingreso de la forma correcta al sistema y se valla a su posterior liberación y genere
el número de aceptación.
Buscamos el icono de SAP lo encontramos anclado a la barra de tareas
O en el menú del pc y lo abre encontrando este menú
Del cual seleccionaremos: KOF ECC PRODUCTIVO COLOMBIA y hacemos

doble clic, la cual nos arrojara un inicio de ingreso; en este verificamos que el
mandante se 410 para que pueda brindar el acceso, ingresamos usuario y
contraseña dependiendo de donde sean los servicios si son operaciones se
ingresa con el usuario de operaciones y lo mismo si es de recursos humanos.
Encontraremos una pantalla con un inicio así:

Si la transacción que necesitas esta en la barra la seleccionas si no la escribes en

la barra superior izquierda y das enter para abrir la pantalla, en este caso
seleccionaremos o anotaremos la transacción ML81N entrada de servicios
Seguidamente daremos clic en la parte de otro pedido ubicado en la parte

izquierda superior de la pantalla
Seguidamente nos aparecerá un

cuadro para el ingreso de la OC en el
espacio de pedido anotamos el 8300 que
nos arrojo la orden de ARIBA Y damos enter
Aparece esta pantalla a la cual le damos clic en la hoja que esta en blanco al lado
de otro pedido
Esta ya nos habilita para diligenciar los datos del servicio
En la parte de TEXTO BREVE ponemos el concepto del servicio ejemplo: servicio

taxis mes de enero
En LUGAR DE SERVICIO Barrancabermeja.
En REFERENCIA la empresa prestadora del servicio
en esta parte se pone 10 en cada casilla
haces clic sobre selec.serv y aparecerá ese recuadro al cual le das clic sobre el
icono verde la cual te arrojará esta ventana

Le damos en servicios para seleccionar el que aparece en esa posición

En esta parte daremos clic en el icono de fijar entrada final y el cambiara de
posición así seguidamente le daremos clic en grabar esto nos genera

una hoja de entrada que es la que evidencia que el proceso se realizó
correctamente aparece en la parte

izquierda inferior de la pantalla y así sucesivamente si la orden de compra trae
varias posiciones y cada una de ellas nos generara un ahoja de entrada.
Ya habiendo ingresado las OC se espera a liberación por parte de los jefes de la
regional operaciones y recursos humanos para ellos es necesario hacer un
seguimiento por otra transacción en SAP que nos permitirá visualizar el estatus de
cada pedido y su respectivo número de aceptación.
VISUALISACION DE ORDENES DE COMPRA EN SAP
Para esto ingresaremos a la transacción ME23N siguiendo el mismo proceso de

ingreso al SAP anterior.
En esta ventana daremos clic sobre este icono el cual nos desplegara un
cuadro de ingreso adicional en este como muestra la imagen anotamos el 8300 y
damos clic en enter
Dentro de la siguiente
pantalla ubicaremos la posición de HISTORIAL DE PEDIDO
Con ellos nos fijamos en el siguiente recuadro,
Observamos que en la parte del documento solo está la hoja de entrada con la
fecha de ingreso de la OC por consiguiente no ha sido liberada
En esta imagen se puede observar que en esta si aparece el 5000 que es

representativo al código de aceptación de dicha orden de compra seguidamente

se anota en la factura para enviar a pago.
ENVIO DE CUENTAS DE COBRO A PAGO

Después de tener sus respectivas cuentas de cobro con su orden de compra
(8300) y su respectivo número de aceptación (5000) procedemos a llenar el
siguiente cuadro de Excel que se encuentra ubicado en el escritorio del pc
Este se envía por correo electrónico a jeimmy.munoz@kof.com.mx con copia al

jefe del proceso y a la persona de administración, seguidamente se envían
físicamente por correspondencia a oficina central en Bogotá en la dirección;
CALLE 25D#95-A13 PORTERÍA 2 COCA-COLA BOGOTÁ.
INGRESOS DE COMPRAS DE MATERIALES EN SAP
en este proceso ingresaremos a SAP siguiendo las mismas instrucciones de los

ingresos anteriores solo que en esta ocasión ingresaremos a la transacción MIGO
En esta debemos revisar que este en entrada de mercan y al otro lado pedido y la
casilla en blanco
Al anotar la OC del
pedido damos clic en enter y se despliega los materiales que se van a ingresar.
Seguido de esto hacemos clic en cada recuadro del ok confirmando que, si llego la
cantidad descrita en la pantalla, seguidamente en la parte de almacén
diligenciamos con 3100 que corresponde al de materiales consumibles.
Seguido hacemos clic en verificar para determinar que este correcto el documento
Con esto damos en contabilizar y nos arroja un numero

de aceptación en la parte izquierda inferior de la
pantalla
Este número se anota en la factura y se archiva además se envía por correo al

proveedor para que hagan seguimiento de pago.
SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN
Este movimiento se realiza para darle salida a materiales tanto de operaciones

como de recursos humanos con su respectivo usuario, en el caso de recursos
humanos se usa a menudo para darle salida a la dotación que se entrega y así
descontarla correctamente del inventario del sistema.
Para este movimiento ingresaremos a SAP según las instrucciones y
seleccionaremos la transacción MIGO
En esta operación debemos estar muy atentos a que este seleccionada la acción
que se desea realizar en la barra desplegable que siempre este en:
SALIDA DE MERCANCIA Y
OTROS
En este procedemos a diligenciar los espacios en texto ingresamos el código del

material que se va a entrega hacer clic en enter y desplegar el nombre si es
correcto se llenan los demás requisitos almacén siempre será 3100 el centro de
costo varía dependiendo a quien se le estrega está el centro de costo de: RH,
PREVENTA, VENTAS, OPERACIONES y los centros también varían dependiendo
del centro de costo, para ellos tenemos: CMAX, CFAX, CGAX.
Ya con estos datos diligenciados procedemos a dar clic en verificar y si no arroja

error damos clic en contabilizar o el icono de grabar.
CREAR RESERVAS
Este movimiento se realiza cuando se dispone a traer un material desde otro

almacén, igualmente se realiza para cualquier área sea de operaciones o recursos
humanos esto con el fin de generar un documento en SAP que de soporte del
movimiento y la solicitud que se les hace a los demás almacenes de préstamo de
dotación o algún producto que se necesite, también es una forma de dar de baja
algún producto consumible en el CD.
Para esto ingresaremos a SAP siguiendo la ruta mencionada con anterioridad y
usaremos la transacción MB21
Esta pantalla se diligencia en clase de movimiento va 201 para este movimiento el

centro del que disponga el material
Hacer clic en enter

Diligenciar centro de coste según se disponga si es de R-H, OPERACIONES

destino Barranca, en material el código del material que deseas reservar la
cantidad y la unidad de medida según corresponda.
Después le das en contabilizar, y te arrojara un numero de documento que es el

que se envía por correo para hacer la solicitud formal.
CREAR TRAZLADOS
Esta se usa cuando las reservas no tienen la capacidad de generar el documento
por que esta fuera del rango, entonces generalmente para esta transacción se usa
el usuario de operaciones que tiene mayor autorización. Para esto ingresaremos a
SAP según indicaciones anteriores y usaremos la transacción ME21N
en esta transacción tendremos en cuenta las tres condiciones más importantes

que son:
 ORG COMPRA OK00
 GRUPO DE COMPRA O00

F420
 SOCIEDAD
Además de estas condiciones es indispensable que tenga a la mano el código del

material que desea trasladar y el centro del cual se va a realizar la solicitud.
Diligenciando los datos requeridos procede a dar clic en el icono del caset y
grabas con ese número que sale en la pantalla envías correo a la persona para
hacer efectivo el proceso.
VENTA DE DOTACION PARA LOS ALIADOS Y CONCESIONARIOS

Este es uno de los procesos de mayor complejidad dentro del área de recursos
humanos dado que maneja parte de inventario y descuento de dinero para ellos
entonces es indispensable tener mucha atención a la hora de generar la factura
financiera que será cargada a la ruta de despacho.
PASO No 1
Ingresamos a SAP por la ruta ya conocida anotamos la transacción ZSDAD083
En esta pantalla la sociedad: F428

Seleccionamos la opción: GENERAR FACTURAS FINANCIERAS
En este punto diligenciamos los datos de la cabecera

 FECHA CONTB
 DIVISION
 I.V.A
 TRANSACCION
 MONEDA
En el segundo segmento seleccionamos:
 CONSESIONARIO
Hacer clic en retención de impuestos

Diligenciamos de la siguiente forma;
Damos clic en aceptar
Diligenciamos el cliente y hacemos clic en GENERAR

Desplegamos y llenamos los datos del material descripción y cantidad y hacer clic
en enter.
Hacemos clic en grabar
Damos si
Ese documento generado se apunta para poder imprimir la factura.
PASO No 2
Volver a la pantalla de inicio otra vez
Seleccionamos la opción IMPRIMIR FACTURAS

Diligenciar según correspondan los datos

Damos clic en verificar
seleccionamos la casilla y hacemos clic en previsualizar.

En esta modificamos DISP. SALIDA
NUEVA ORDEN SPOOL

Y damos en imprimir y vamos a la parte superior de la pantalla y seleccionamos

SISTEMA Y en el desplegable la opción de ORDEN SPOOL PROPIA

seleccionamos la correcta
Seleccionamos de nuevo orden spool y la opción de transmitir mediante SAP

Office
Ingresamos el correo personal y hacemos clic en tomar.

Verificar correo e imprimir
PASO No 3
Diligenciamiento del archivo en Excel para tramitar pago.
Seguiremos la siguiente ruta
Seleccionamos la opción: Autorización de descuento concesionario
Diligenciar el formato según la necesidad, recordar llamar a el aliado a preguntar

cuantas cuotas desea para el descuento de la deuda.
Imprimir y hacer firmar.
Luego seleccionamos el archivo de nombre: Base para material deducción y doc
inv.
Diligenciar según corresponda y enviar este formato al sr;
para hacer efectivo el descuento.
OPERACIONES
En operaciones manejamos ciertas funciones diarias que son de apoyo al líder del
área en temas como monitorear los inventarios diarios de los GVF, ingreso de
bitácora al sistema, enviando reporte de créditos diario a las unidades de reparto,
traslados y recepción de fletes y embaces, validación de seguridad social para el
personal contratista que trabaja en el CD.
DESCARGA DE INVENTARIOS DIARIA

Para este proceso se trabajará con el usuario del área de operaciones
únicamente.
Ingresar a SAP según instrucciones anteriormente mencionadas.
Seleccionamos inventario diario: ZSD_MB52-TEORICO EN CAJAS

diligenciar según imagen siguiente.

Seguido hacer clic en la flecha de despliegue de almacén.

Introducimos el código de cada GVF:
GVF ENVASE PRODUCTO

PTO BERRIO 2151 2251
SABANA DE TORRES 2152 2252
OCAÑA: 2154 2254
Hacemos clic en validar en el icono del reloj.
Seguido hacemos CONTROL+F9

Seleccionar la opción INV GVF

En la parte superior lista, exportar, hoja de cálculo y guardamos en el archivo
diario de descarga de inventarios.
INGRESO DE FLETEOS EMBOSA
En esta parte del proceso apoyaremos con el ingreso al sistema generando un
documento para los distribuidores que hacen parte de nuestra operación que son:
 sabana de torres
 puerto Berrio
 Ocaña
Para esta operación ingresaremos a SAP como ya conocemos la ruta de acceso

usando únicamente el usuario del jefe del área de operaciones.
Para esto ingresaremos a la transacción traslado y recepción de fletes y
seleccionamos ZSDISTRIBUCION.
Diligenciar los datos que están en la imagen y en la parte señalada se ingresa el

numero del transporte que envían por correo los distribuidores.
Seguidamente hacemos clic sobre el icono del reloj y validamos
Seguidamente aparece esta pantalla a la cual le daremos
seleccionar en el recuadro y hacemos clic sobre:

 ARRIBO DESTINO
 ENTRADA DESTINO
 ENTRADA MERCANCIA.
Esto nos generara un

numero de documento en la pantalla lado inferior izquierdo se anota en el
documento y se envía como respuesta por correo a los distribuidores como
soporte del movimiento.
Por otro lado, cuando las notas de fleteo traen devolución de embace o de
producto es necesario generar los movimientos pertinentes para que se vean
reflejados ante el sistema.
Para esto ingresamos a la transacción ZSDVT007

Diligenciar de esta manera

Tener en cuenta que en la posición pExped (salida) varían los códigos

dependiendo el distribuidor:
 Ocaña C099
 Sabana de torres C097
 Puerto Berrio C096
Hacer clic en el icono del reloj para validar y activar la pantalla siguiente.
Para llenar los datos solicitados de esta pantalla debemos tener presente varias
cosas, si el despacho es solo envase el almacén de origen varía dependiendo el
distribuidor, pero el almacén de destino siempre será el mismo.
Ejemplo:
DISTRIBUIDOR ALMACEN ORIGEN ALMACEN DESTINO
Puerto Berrio 2151 2016
Sabana de torres 2152 2016
Ocaña 2154 2016
Si el transporte trae envase y producto se debe tener en cuenta que el almacén

receptor cambia y siguiendo la recomendación inicial.
Ejemplo;
DISTRIBUIDOR ALMACEN ORIGEN ALMACEN DESTINO
Puerto Berrio 2151 2001
Sabana de torres 2152 2001

Ocaña 2154 2001
Se hace clic en el icono de reloj
Seleccionar no.
Se selecciona cont. Tratam

Selecciona y se dan inicio de carga
se ingresan los datos del vehículo una regla a seguir es si la placa del vehículo
inicia por W se coloca la placa del vehículo, pero si no se coloca la palabra
COFLTE mas el nombre y apellido del conductor.
Seguido hacemos clic en guardar datos en la parte superior del recuadro
seguidamente se le dan en fin de carga.
Cuando aparecen este tipo de errores es un indicador de que los envases no

están disponibles y toca hacer movimientos para poder ajustar el viaje de tal forma
que se pueda cerrar la operación. Para esto es necesario informar al líder del
proceso para que realice los movimientos pertinentes.

AUTOR: DEIBY JOSE SUAREZ G

INGENIERO AGROINDUSTRIAL
UNIPAZ.

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MANUAL DE PROCESOS PARA LAS FUNCIONES DE SOPORTE

DE RECURSOS HUMANOS Y OPERACIONES DE COCA COLA

FEMSA SEDE BARRANCABERMEJA

GIRADA MEDICA ………………………………………………………………...... 6

GIRADA SINDICAL ………………………………………………………………...15

GASTOS FIJOS MENSUALES ……………………………………………………17

COMPRAS POR CATALOGO ARIBA…………………………………………… 19

INGRESO DE CUENTAS DE COBRO DE SERVICIOS A SAP ……………… 22

VISUALISACION DE ORDENES DE COMPRA EN SAP ………………………29

ENVIO DE CUENTAS DE COBRO A PAGO …………………………………… 31

INGRESOS DE COMPRAS DE MATERIALES EN SAP ……………………… 32

SALIDA DE MATERIAL DEL ALMACEN …………………………………………34

CREAR RESERVAS ……………………………………………………………… 35

CREAR TRAZLADOS ………………………………………………………………38

VENTA DE DOTACION PARA LOS ALIADOS Y CONCESIONARIOS ………39

DESCARGA DE INVENTARIO DIARIO ………………………………………… 49

INGRESO DE FLETEOS EMBOSA

INGRESO DE FLETEOS Y TRALADO DE ENBASE

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Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o

Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para

Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de

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FEMSA SEDE BARRANCABERMEJA

responsables del mismo.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.

Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento

DE RECURSOS HUMANOS Y OPERACIONES DE COCA COLA

FEMSA SEDE BARRANCABERMEJA

En vista de la rotación del personal Aprendiz o practicante en etapa productiva en

Teniendo en cuenta las condiciones mencionadas y que no todas las personas

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Para el siguiente documento hablaremos de las áreas en las que se realizan

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En lo anterior cuando se habla de temas de recepción de documentos y tramites

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 Contabilizar el número de cenas para el personal de turno nocturno

A demás de las anteriores actividades relacionadas brindamos apoyo con los

 Manejo de inventario físico de las prendas de vestir, calzado, e

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 Recepción, verificación e ingreso al sistema de cada prenda que llegue por

Dentro de las funciones del practicante de RR-HH-OPERACIONES contamos con

*GIRADA MEDICA: por la cual se realiza el diligenciamiento en la plataforma de

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1- Ingresa al programa SAP que se encuentra anclado a la barra de tareas o

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3- selecciona la opción; KOF ECC PRODUCTIVO COLOMBIA, haces doble

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5- A continuación, encontraras el siguiente menú:

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