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ESCUELA DE POSGRADO
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Para optar el grado académico de Maestro en Gestión de Operaciones
AUTOR
ASESOR
Ponce Polanco, Manuel (0000-0003-0342-3642)
Se propone en este trabajo el Tablero de Mando Integral (con sus indicadores) y la mejora
de procesos del Macroproceso de Enseñanza-Aprendizaje de una filial universitaria
ubicada en la ciudad de Arequipa (por temas de confidencialidad hemos tenido que
cambiar el nombre de ésta a Universidad AQP).
El rápido y desordenado crecimiento de esta filial hacia urgente contar con una
herramienta integrada de control al menos para el principal proceso de negocio
(Enseñanza-Aprendizaje). Igualmente era importante eliminar reprocesos e ineficiencias
dentro de este macroproceso.
Producto del análisis interno y externo realizado se ha elaborado la propuesta de Tablero
de Mando Integral y sus indicadores como una herramienta de control y gestión de la
estrategia de esta filial tomada en este trabajo como una unidad de negocio.
Para la mejora de sus procesos se ha sugerido reforzar la autonomía de la sede Arequipa
de la Universidad AQP para aportar flexibilidad y eficiencia a sus operaciones. Otra
importante mejora sugerida es la implementación de una plataforma tecnológica
(software) para el soporte administrativo vinculado al macroproceso de Enseñanza-
Aprendizaje (Planificación automatizada de cursos, horarios, aulas, docentes y
evaluaciones, entre otros).
I
Abstract
The Balanced Scorecard (with its indicators) and the process optimization of the
Teaching-Learning Macroprocess of a university subsidiary located in the city of
Arequipa are proposed in this work (for confidentiality reasons we have had to change
the name of this AQP University).
The rapid and messy growth of this subsidiary made it urgent need for an integrated
control tool at least for the main business process (Teaching-Learning). It was also
important to eliminate reprocesses and inefficiencies within this macroprocess.
As a result of the internal and external analysis carried out, the proposal of the Balanced
Scorecard and its indicators has been prepared as a tool for controlling and managing the
strategy of this subsidiary taken in this work as a business unit.
For the improvement of its processes it has been suggested to strengthen the autonomy of
the Arequipa headquarters of the AQP University to provide flexibility and efficiency to
its operations. Another important improvement suggested is the implementation of a
technological platform (software) for administrative support linked to the Teaching-
Learning macroprocess (automated planning of courses, schedules, classrooms, teachers
and evaluations, among others).
II
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ...................................................................................................................... 1
CAPÍTULO 1 MARCO TEÓRICO ................................................................................. 2
1.1 Gestión Universitaria en el Perú ....................................................................... 2
1.1.1 Marco Normativo ......................................................................................... 2
1.1.2 Universidades con múltiples sedes ............................................................... 6
1.2 Gestión por Procesos ...................................................................................... 12
1.2.1 Definición de proceso ................................................................................. 12
1.2.2 Partes de un proceso ................................................................................... 12
1.2.3 Factores de un Proceso ............................................................................... 13
1.2.4 Mapeo de Procesos ..................................................................................... 14
1.2.5 Gestión de un proceso ................................................................................ 16
1.3 Análisis Estratégico ........................................................................................ 17
1.3.1 Análisis Externo ......................................................................................... 17
1.3.2 Análisis Interno .......................................................................................... 19
1.4 Tablero de Mando Integral ............................................................................. 22
1.4.1 Mapa Estratégico ........................................................................................ 23
1.4.2 Gestión con indicadores ............................................................................. 25
CAPITULO 2 PLANTEAMIENTO OPERACIONAL ................................................. 27
2.1 Relevamiento de la situación actual ............................................................... 27
2.1.1 Consideraciones iniciales ........................................................................... 27
2.1.2 Alcance ....................................................................................................... 27
2.1.3 Técnicas y herramientas utilizadas ............................................................. 28
2.2 Análisis e identificación de mejoras ............................................................... 28
2.2.1 Criterios utilizados...................................................................................... 28
2.2.2 Técnicas y herramientas utilizadas ............................................................. 29
CAPITULO 3 SITUACIÓN ACTUAL.......................................................................... 30
3.1 Características organizativas de la Universidad AQP y de su sede Arequipa 30
3.1.1 Localización ............................................................................................... 30
3.1.2 Misión ......................................................................................................... 30
3.1.3 Visión ......................................................................................................... 30
3.1.4 Valores y Competencias Generales ............................................................ 30
3.1.5 Autoridades de la Universidad AQP .......................................................... 31
3.1.6 Estructura Organizacional .......................................................................... 32
III
3.1.7 Servicios que ofrece.................................................................................... 36
3.1.8 Universidad AQP -sede Arequipa .............................................................. 36
3.2 Enunciado de la situación problemática encontrada....................................... 39
3.2.1 Identificación de partes interesadas (Stakeholders).................................... 40
3.2.2 Análisis Externo ......................................................................................... 41
3.2.3 Análisis Interno .......................................................................................... 46
3.2.4 Elaboración de mapas de macroprocesos - situación actual ....................... 51
3.2.5 Levantamiento de procesos ........................................................................ 57
CAPITULO 4 PROPUESTA DE MEJORA .................................................................. 85
4.1 Propuesta del Tablero de Mando Integral ...................................................... 85
4.2 Propuesta de Indicadores ................................................................................ 93
4.3 Optimización de procesos............................................................................... 99
4.3.1. Propuesta de mejora del Proceso de Admisión .................................... 100
4.3.2. Propuesta de mejora del Proceso de Revisión y propuesta de Sílabo .. 103
4.3.3. Propuesta de mejora del Proceso de Planificación de carga académica 106
4.3.4. Propuesta de mejora del Proceso Programación de exámenes finales . 109
Conclusiones................................................................................................................. 112
Recomendaciones ......................................................................................................... 113
Bibliografía ................................................................................................................... 114
IV
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Crecimiento de Universidades Peruanas ............................................................ 7
Tabla 2 Relación de Filiales Autorizadas ........................................................................ 8
Tabla 3 Filial no autorizada ............................................................................................. 9
Tabla 4 Comparativo de puestos de UAP y UPN ........................................................... 11
Tabla 5 Crecimiento sede Arequipa. .............................................................................. 39
Tabla 6 Identificación de Stakeholders Universidad AQP, sede Arequipa .................... 41
Tabla 7 Cantidad de Postulantes Región Arequipa 2016 .............................................. 43
Tabla 8 Comparativo de carreras universitarias ........................................................... 45
Tabla 9 Comparativo de costos de educación en la región Arequipa ............................ 50
Tabla 10 Proceso Macro de Enseñanza Aprendizaje ..................................................... 55
Tabla 11 Ficha de Proceso ............................................................................................. 57
Tabla 12 Proceso de Admisión ....................................................................................... 59
Tabla 13 Proceso de Matrícula ...................................................................................... 62
Tabla 14 Proceso de Captación de estudiantes .............................................................. 65
Tabla 15 Proceso de Servicio de atención al estudiante ................................................ 68
Tabla 16 Proceso de Formación Docente ...................................................................... 70
Tabla 17 Proceso de revisión y propuesta de mejora en el sílabo ................................. 73
Tabla 18 Proceso de Asignación de carga académica ................................................... 76
Tabla 19 Proceso de Desarrollo de sesiones de clase.................................................... 79
Tabla 20 Proceso Registros Académicos........................................................................ 82
V
TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Marco normativo del Sistema Universitario Peruano antes de la Ley 30220.
Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (Superintendencia
Nacional de Educación Superior Universitaria, 2016). Informe Bienal. [Captura de
pantalla]. Recuperado de: https://www.sunedu.gob.pe/informe-bienal-sobre-
realidad-universitaria/ [Consulta: 19 de mayo de 2019] .......................................... 3
Ilustración 2 Definición de Proceso. Adaptado de (Pérez, 2015) .................................. 12
Ilustración 3 Mapa de Procesos. Adaptado de Revista educativa MapaInteractivo.net
(2015, 05). Autor Matos Moquete Bencosme. Obtenido en fecha junio 2019,
https://www.mapainteractivo.net/fotos/mapa-de-procesos.html. ........................... 15
Ilustración 4 Modelo de las cinco fuerzas de Porter. [Captura de pantalla]. Recuperado
de https://www.5fuerzasdeporter.com/ [Consulta:27 de marzo del 2019] ............. 18
Ilustración 5 Cadena de Valor para una Empresa de Servicios. Adaptado de “Estrategia
y Planes para la Empresa”, por Francés (2006) ...................................................... 20
Ilustración 6 Matriz FODA. [Captura de pantalla]. Recuperado de
http://www.forosecuador.ec/forum/ecuador/educación-y-ciencia/164705-análisis-
foda-de-una-empresa-ejemplos-de-fortalezas-oportunidades-debilidades-y-
amenazas. [Consulta: 15 de junio del 2019] ........................................................... 21
Ilustración 7 Modelo de Tablero de Mando Integral. Recuperado de
http://cmigestion.es/cuadro-de-mando-integral/ [Consulta: 15 de junio del 2019] 23
Ilustración 8 Modelo de Mapa Estratégico. [Captura de pantalla]
https://es.slideshare.net/marlonfajardo2011/mapa-estrategico-38381859. [Consulta:
15 de junio del 2019] .............................................................................................. 25
Ilustración 9 Indicadores [ Captura de pantalla]
https://infodegerencia.blogspot.com/2016/09/indicadores-gestion.html [Consulta 15
de junio del 2019] ................................................................................................... 26
Ilustración 10 Organigrama Universidad AQP. Elaboración propia con la información
adaptada de (UTP, 2016) ........................................................................................ 32
Ilustración 11 Organigrama sede Arequipa. Elaboración propia. Se toma como fuente la
entrevista a la dirección académica de la Universidad AQP filial Arequipa.......... 38
Ilustración 12 Análisis Externo Universidad AQP. Adaptado de
https://www.5fuerzasdeporter.com/........................................................................ 46
Ilustración 13 Cadena de Valor del Macroproceso de Enseñanza Aprendizaje. Formato
adaptado de (Francés, 2006). Contenido: Elaboración propia................................ 47
VI
Ilustración 14 larepublica.pe (2018) Infografía Costos de las Universidades Privadas
Región Sur- Arequipa. [Captura de pantalla]. Recuperado de
https://larepublica.pe/sociedad/1354394-cuesta-estudiar-universidad-privada
[Consulta: 7 de abril 2019] ..................................................................................... 49
Ilustración 15 Mapa de Macroprocesos Universidad AQP. Situación actual. Elaboración
propia. ..................................................................................................................... 52
Ilustración 16 Mapeo del Macroproceso Enseñanza Aprendizaje ................................. 56
Ilustración 17 Mapeo de Procesos -Proceso de Admisión ............................................. 60
Ilustración 18 Mapeo de Procesos - Proceso de Matrícula ............................................ 63
Ilustración 19 Mapeo de Procesos - Captación de estudiantes ...................................... 66
Ilustración 20 Proceso de Formación Docente............................................................... 71
Ilustración 21 Proceso de revisión y propuesta de mejora en el sílabo.......................... 74
Ilustración 22 Asignación de carga académica .............................................................. 77
Ilustración 23 Sesiones de clase ..................................................................................... 80
Ilustración 24 Proceso de Programación de exámenes finales....................................... 83
Ilustración 25 Fines del TMI. Adaptado de “Estrategia y Planes para la empresa”
(Francés, 2006) ....................................................................................................... 86
Ilustración 26 Perspectiva Financiera del TMI .............................................................. 87
Ilustración 27 Perspectiva Clientes del TMI .................................................................. 88
Ilustración 28 Perspectiva de Procesos TMI .................................................................. 90
Ilustración 29 Perspectiva de Aprendizaje TMI............................................................. 91
Ilustración 30 Tablero de Mando Integral propuesto ..................................................... 92
Ilustración 31 Proceso de Admisión - Tareas que se eliminan o modifican ................ 101
Ilustración 32 Propuesta de mejora del Proceso de Admisión ..................................... 102
Ilustración 33 Proceso de Revisión y propuesta de sílabo - Tareas que se modifican . 104
Ilustración 34 Propuesta del Proceso de revisión y propuesta de sílabo ...................... 105
Ilustración 35 Proceso de Planificación de carga académica - Tareas que se modifican o
eliminan ................................................................................................................ 107
Ilustración 36 Propuesta del Proceso de Planificación de carga académica ................ 108
Ilustración 37 Proceso Programación de exámenes finales - Tareas que se eliminan o
modifican .............................................................................................................. 110
Ilustración 38 Propuesta de mejora del proceso de Programación de Exámenes Finales
.............................................................................................................................. 111
VII
Introducción
Este trabajo tiene como finalidad realizar el mapeo de algunos de los procesos clave del
Proceso de Enseñanza Aprendizaje de la Universidad AQP, sede Arequipa. Considerando
la proyección de crecimiento que tiene le es muy necesario contar con un mapeo detallado
de sus procesos principales e indicadores alineados a su estrategia que le generen métricas
para evaluar y medir su desempeño.
1
CAPÍTULO 1 MARCO TEÓRICO
2
Ilustración 1 Marco normativo del Sistema Universitario Peruano antes de la Ley 30220. Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (Superintendencia
Nacional de Educación Superior Universitaria, 2016). Informe Bienal. [Captura de pantalla]. Recuperado de: https://www.sunedu.gob.pe/informe-bienal-sobre-realidad-
universitaria/ [Consulta: 19 de mayo de 2019]
3
La Gestión Universitaria en el Perú a partir del 2014 se rige por la Ley 30220 y su
reglamento a los cuales se suma el estatuto y el reglamento propio de cada universidad,
además del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)
Las facultades, están integradas por Docentes y alumnos y son unidades de formación
académica, profesional y de gestión, según el Artículo 32. (Ley 30220, 2014)
Los docentes universitarios, según el Artículo 79, tienen como función la investigación,
el mejoramiento continuo y permanente de la enseñanza, la proyección social y la gestión
universitaria en los ámbitos en los que les corresponde. (Ley 30220, 2014)
4
En los artículos siguientes se mencionan los derechos y deberes del docente entre los
cuales podemos destacar: Generar conocimiento e innovación, estar en constante
capacitación, brindar tutoría a los estudiantes, participar en la mejora educativa de los
programas en los que participa, etc. (Ley 30220, 2014)
La ley universitaria en su capítulo nueve, Artículo 97, trata sobre los estudiantes.
Especificando que los estudiantes de pregrado son los que han terminado sus estudios
secundarios y se encuentran matriculados en la universidad por que aprobaron el proceso
de admisión y encontraron vacante. (Ley 30220, 2014)
Respecto a los derechos de los alumnos, establece que tienen derecho a recibir una
educación de calidad que les dé los conocimientos necesarios para un desempeño
profesional eficiente. En el caso de la universidad pública, el alumno tiene derecho a la
gratuidad de la enseñanza. En las universidades privadas, el alumno, tiene el derecho a
acceder a escalas de pago diferenciadas. Según se detalla en el Artículo 100. (Ley 30220,
2014)
El proceso de admisión se realiza mediante concurso público según las plazas y las
carreras ofrecidas por cada universidad. El estatuto de cada universidad establece las
modalidades y reglas de cada proceso ordinario. Los que ingresan son aquellos
postulantes que alcancen plaza vacante y por orden de mérito. Según el Artículo 98. (Ley
30220, 2014)
5
Este artículo de la ley le permite a cada universidad ser autónoma en el proceso de
Enseñanza-Aprendizaje que es materia de nuestro análisis.
Es en este contexto que surgen en nuestro país más universidades con diferentes ofertas
educativas.
6
En los últimos treinta años la cantidad de universidades en el país ha crecido en 200%,
tal como lo podemos apreciar en la siguiente tabla:
Nota: Crecimiento de la cantidad de universidades desde 1985. Adaptado de Luján (1988) para los datos
de 1985, Asamblea Nacional de Rectores (2011) para los datos del año 2011 y SUNEDU (2016) para la
data del 2018.
7
Esta es la relación de universidades con filiales autorizadas hasta el 2008:
8
Sin embargo, en julio del 2017 la Superintendencia Nacional de Educación Superior
Universitaria (SUNEDU) identificó la existencia de filiales de universidades que no
tendrían autorización para operar, éstas son 100 establecimientos dentro de los cuales
tenemos:
Nota: Solo se ha considerado un ejemplo de las 100 filiales que no cuentan con autorización. Adaptado de
Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (2016)
Las universidades con mayor cantidad de filiales en nuestro país son la Universidad Alas
Peruanas y la Universidad César Vallejo. Sin embargo, es importante mencionar que, si
bien la Universidad Alas Peruanas es una de las que más filiales tiene, a la fecha no está
licenciada, por ese motivo vamos a considerar, además, dentro de nuestros ejemplos a la
Universidad Privada del Norte que tiene una filial en Lima y que si está licenciada. De
ambas universidades vamos a explicar cómo es su organización, su oferta de servicio, etc.
Además, hay una Escuela profesional por cada Facultad en cada filial. La representación
de las Escuelas Profesionales en los locales descentralizados está a cargo de un
Coordinador Académico, quien a su vez depende funcionalmente del director de la
9
Escuela Profesional de la sede principal en Lima. Es importante indicar que la cantidad
de las facultades puede variar según la provincia. (Universidad Alas Peruanas, 2018)
Esto hace que parte del proceso de enseñanza-aprendizaje de las filiales, sea centralizado
en lo que compete al diseño y actualización del currículo de una carrera profesional.
(Universidad Alas Peruanas, 2018)
Respecto a la actualización del Plan Estratégico en las filiales estas se hacen en segunda
etapa tomando en cuenta los objetivos estratégicos territoriales. En una primera etapa se
ajustan los planes de los vicerrectorados, facultades y órganos de apoyo (Universidad
Alas Peruanas, 2018)
Veamos el caso de la Universidad Privada del Norte (UPN) cuya sede se encuentra
ubicada en la ciudad de Trujillo y a la fecha cuenta con filiales en Lima y en Cajamarca.
Fue Licenciada del 10 de noviembre del 2017.
La UPN, según su reglamento interno, tiene directores académicos por cada sede que a
su vez reportan a un Director Nacional Académico. En la estructura organizacional
también se cuenta con directores de Carrera, quienes reportan al Decano de la Facultad
respectiva y al Director Académico de la sede correspondiente. (Universidad Peruana del
Norte, 2018)
Como se ven en estos dos ejemplos cada una tiene su manera particular de administración
en sus filiales lo cual impacta sobre su proceso de enseñanza-aprendizaje. La primera es
10
más centralizada respecto al proceso de estudio, mientras que la segunda es más
descentralizada. “Se podría mencionar que según algunos expertos esto podría impactar
sobre sus resultados cuando ambas son comparadas en algunos factores como calidad
docente, internacionalización, investigación, empleabilidad, acreditación infraestructura,
etc.” (América Economía, 2017)
Tabla 4 Comparativo de puestos de UAP y UPN
AÑOS UPN ALAS PERUANAS
PUESTO PUESTO
2019 35 43
2018 20 No registra
2017 32 27
Nota: La publicación del ranking ha tomado en cuenta diferentes factores, tales como, percepción de
calidad docente (25%), internacionalización (10%), investigación (25%), empleabilidad (15%),
acreditación (10%), infraestructura (5%), selectividad académica (5%) e inclusión (5%). (América
Economía, 2017). Adaptado de SUNEDU (2016) para la información del 2017. Para el año 2018 de
América Economía (2018) y Webometrics (2019) para el 2019
11
1.2 Gestión por Procesos
Tal como lo señala Pérez (2015, pág. 49) “se entiende “valor” como todo aquello que se
aprecia o estima al recibir el producto por quien lo percibe (clientes, proveedores,
accionistas, personal, sociedad); obviamente, valor no es un concepto absoluto sino
relativo”(p.49).
12
Un output (salida), producto con la calidad exigida por el estándar del
proceso.
Los factores de un proceso de servicios se definen como el soporte físico, es decir los
elementos que se utilizaran para llevar a cabo el servicio y para que este se realice con
seguridad y calidad. También se necesita del personal que llevará a cabo el servicio,
ofreciendo al cliente la mejor atención. Después tenemos al cliente, quien es el que recibe
el servicio. Finalmente tenemos al servicio en sí y al sistema de organización interna,
como los manuales los reglamentos, etc. (Definición.de, 2018)
13
A manera de ejemplo presentamos los elementos de la servucción para una institución
educativa. Según (Mak Consultores, 2011):
Esto nos lleva al concepto de Mapa de Procesos que “es una herramienta que permite
mostrar las interacciones de los procesos a nivel macro. Facilitando la comprensión de
las interacciones clave” (Pérez, 2015)
Tipos de Procesos
A continuación, visualizamos un gráfico en donde se describen los tipos de procesos.
14
Ilustración 3 Mapa de Procesos. Adaptado de Revista educativa MapaInteractivo.net (2015, 05). Autor
Matos Moquete Bencosme. Obtenido en fecha junio 2019, https://www.mapainteractivo.net/fotos/mapa-
de-procesos.html.
Procesos Operativos
Son los procesos que llevan a cabo los objetivos de la empresa. No pueden ejecutarse
solos necesitan de los procesos de dirección o estratégicos y de los de soporte. Hay una
constante interacción entre ellos. (Pérez, 2015)
Según Pérez (2015), “estos procesos no pueden funcionar solos pues necesitan recursos
para su ejecución e información para su control y gestión” (p. 101)
Procesos de Soporte
De acuerdo con (Pérez, 2015), los procesos de Soporte o apoyo, “proporcionan las
personas y los recursos para el resto de los procesos y conforme a los requisitos de sus
clientes internos” (p. 102)
15
1.2.5 Gestión de un proceso
La importancia de la gestión por procesos radica “en que los resultados se alcanzan con
más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso” (AEC, 2017) a diferencia del modelo de gestión funcional clásico, aunque
Para Pérez (2015, pág. 44) la gestión por procesos es una práctica de gestión empresarial
muy conocida ya que a través de esta se elabora el detalle de los procesos clave de la
empresa y a través de ella se despliega la estrategia que está siguiendo Esta forma de
orientación a procesos beneficia a la empresa de manera global y también de manera
particular por departamento o secciones.
Para gestionar adecuadamente un proceso los pasos a seguir según Pérez (2015)son los
siguientes:
Asignar y comunicar la misión del proceso (el objeto), su razón de ser y
existir, y los objetivos de calidad, tiempo y coste del proceso, coherentes
con los requisitos del cliente, de las partes interesadas y con la estrategia
de la empresa.
16
Analizar los datos para convertirlos en información con el objeto de
proceder a ejecutar las acciones correctivas pertinentes o proponer
medidas preventivas.
Una herramienta muy utilizada para este análisis es el Modelo de las cinco fuerzas
competitivas de Porter. Se emplea para el análisis de la competencia en un sector o
industria de un determinado país o región. El modelo seguido “se basa en el supuesto en
que los participantes compiten entre sí por apropiarse de la mayor porción que sea posible
de los beneficios extraordinarios generados en el sector” (Francés, 2006, pág. 86). Esta
competencia también se da entre las empresas y sus proveedores y clientes. Además, entre
las empresas que ya existen en el mercado con las nuevas que ingresaran, así como con
los productos sustitutos que pudieran existir.
Aunque pareciera que estas fuerzas competitivas se enfocan en las amenazas externas, el
propio Michael Porter resalta las oportunidades de cooperación, citado por Francés en su
libro Estrategia y planes para la empresa:
17
En la siguiente ilustración se muestran las cinco fuerzas y como estas interactúan entre
sí:
Detallamos a continuación algunos factores determinantes para cada una de las cinco
fuerzas competitivas según la propuesta de Michael Porter y citado por Francés (2006,
pág. 87) serían los siguientes:
Economías de escala
Requerimientos de capital
18
Factores determinantes del poder de los proveedores
Productos diferenciados
Cantidad de competidores
Crecimiento de la industria
Para determinar las fortalezas y debilidades podemos utilizar como herramienta la cadena
de valor de Porter.
Cadena de Valor
“La cadena de valor proporciona un modelo de aplicación general que permite representar
de manera sistemática las actividades de cualquier unidad estratégica de negocios, ya sea
aislada o que forme parte de una corporación” (Francés, 2006, pág. 145).
Ilustración 5 Cadena de Valor para una Empresa de Servicios. Adaptado de “Estrategia y Planes para la
Empresa”, por Francés (2006)
Matriz FODA
La matriz FODA permite hacer un resumen del análisis interno y externo de una empresa.
(Francés, 2006, pág. 180)
20
Oportunidades, son factores externos que contribuyen de manera positiva a la empresa y
a la industria a la que pertenece y las amenazas son los factores que impactan de manera
negativa a la empresa. “Las oportunidades favorecen el logro de la visión de la empresa
y las amenazas por el contrario dificultan alcanzar la visión” (Francés, 2006, pág. 180).
Fortalezas y Debilidades, según lo indicado por Francés (2006) “las fortalezas son
aquellas características que pueden ser utilizadas para aprovechar las oportunidades. Las
debilidades, por su parte, son características que dificultan aprovechar las oportunidades
y contrarrestar las amenazas” (p.180).
21
1.4 Tablero de Mando Integral
El Tablero de Mando Integral (TMI) o El Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced
Scorecard (BSC) es una herramienta que permite describir y comunicar una estrategia de
forma coherente y clara. Dado que no se puede aplicar una estrategia que no se puede
describir. “El CMI presenta una metodología clara de enlace entre la estrategia de la
empresa y la acción, algo que habitualmente no se cumple en la mayoría de los planes
estratégicos” (Martinez & Gutierrez, 2012).
Contar, entonces, con una estrategia claramente descrita en el Tablero de Mando Integral
aportará los siguientes beneficios a las empresas y organizaciones:
22
Ilustración 7 Modelo de Tablero de Mando Integral. Recuperado de http://cmigestion.es/cuadro-de-mando-
integral/ [Consulta: 15 de junio del 2019]
23
“En la perspectiva de clientes los objetivos se refieren a los atributos del producto, de
acuerdo con la oferta de valor” (Francés, 2006). Para el cliente un producto tendrá valor
en la medida que este le reporte una utilidad y su precio pagado tendrá su justificación
(Francés, 2006).
“En la perspectiva de procesos internos Kaplan y Norton (2004) hacen uso de la cadena
de valor basada en estratégicas genéricas, la cual consta de cuatro etapas: operaciones,
gestión de clientes, innovación y procesos regulatorios y sociales” (Francés, 2006).
Perspectivas estratégicas
Kaplan y Norton respecto a cada perspectiva:
Perspectiva Financiera
Perspectiva de Clientes
24
la infraestructura informática y de comunicaciones que facilita su
interacción (Francés, 2006, págs. 34-35).
“Un indicador es una escala numérica que sirve para medir o cuantificar el resultado
respecto al cumplimiento de un objetivo o propósito específico” (Villagra, 2015). Los
indicadores tendrán sentido en la medida que se hagan en función de representar un
objetivo organizacional. (Villagra, 2015)
El indicador debe ser confiable, es decir los datos son correctos y se genera
la confianza para la toma de decisiones.
25
El indicador debe ser fácil de medir, significa que el procedimiento de
medición debe ser, en la medida de lo posible, susceptible de ser
automatizado, o de requerir, de poco trabajo manual.
26
CAPITULO 2 PLANTEAMIENTO
OPERACIONAL
2.1.2 Alcance
La investigación está restringida al macroproceso Enseñanza-Aprendizaje del nivel de
pregrado de la Universidad AQP, exceptuando a los procesos relacionados con los
alumnos de pregrado que migraron de la administración anterior. Si bien durante el
desarrollo del trabajo se obtuvo la información de otros procesos, sólo se comentarán de
modo superficial de ser necesario.
El horizonte temporal estudiado, abarca los años 2016, 2017 y 2018, si bien las pesquisas
investigativas se dieron durante el año 2018 y 2019.
27
2.1.3 Técnicas y herramientas utilizadas
Para el desarrollo de la investigación se recurrió a la revisión de literatura pertinente al
tema, en especial para el marco teórico. También se realizó Revisión de Datos y
Documentos para aspectos estratégicos y de consolidación.
Para graficar los procesos se utilizaron la Notación Business Process Management (BPM)
y la herramienta computacional Bizagi.
La selección de los procesos a optimizar en este trabajo obedece a los criterios de facilidad
de implementación e impacto sobre la Enseñanza-Aprendizaje.
28
2.2.2 Técnicas y herramientas utilizadas
Con el enfoque del macroproceso de Enseñanza-Aprendizaje, se recurrió a las técnicas de
entrevista y análisis de datos y documentos para elaborar la propuesta de mejora a nivel
del Tablero de Mando Integral, la misma que fue consultada y validada por la autoridad
académica de la sede Arequipa de la Universidad AQP. Las mismas técnicas se aplicaron
para la optimización de procesos. Los procesos actuales y los optimizados resultantes se
graficaron usando la anotación BPM.
29
CAPITULO 3 SITUACIÓN ACTUAL
3.1.1 Localización
La Universidad AQP tiene su sede principal en la ciudad de Lima. En marzo del 2005
CONAFU autoriza el funcionamiento definitivo de la Universidad AQP en dicha ciudad,
un año más tarde se crea y se aprueba su filial en la ciudad de Arequipa. La Universidad
AQP tiene otra filial en el norte del país.
3.1.2 Misión
“Es misión de la Universidad AQP dar a todos los peruanos acceso a una educación
superior de calidad que les permita alcanzar una vida mejor” (UTP, 2016).
3.1.3 Visión
“La visión de la Universidad AQP consiste en ser la primera opción para estudiantes con
afán de superación que contribuyan a un Perú mejor” (UTP, 2016).
30
Apertura al cambio: en la Universidad AQP nos atrevemos a hacer las
cosas de manera distinta.
El Vicerrector Académico
Los Decanos
El Director de Investigación
31
3.1.6 Estructura Organizacional
Ilustración 10 Organigrama Universidad AQP. Elaboración propia con la información adaptada de (UTP,
2016)
32
Algunas de las atribuciones del Rector son (UTP, 2016):
La Universidad AQP cuenta con campus, que son los centros de estudios que están en un
mismo departamento y con filiales que son centros de estudios localizados en provincias.
Según el Reglamento General de la Universidad AQP las funciones del Director General
de Servicios Universitarios son (Universidad Tecnologica del Perú, 2016):
- Organizar y conducir los procesos de admisión de la Universidad,
33
- Implementar, organizar y coordinar los programas de becas, premios y descuentos
dirigidos a estudiantes destacados y con necesidades socioeconómicas.
La Dirección General de Servicios Universitarios tiene a su cargo las siguientes
direcciones: Secretaría Académica, Apoyo y Consejería al Estudiante, Vida Universitaria
y Biblioteca (Universidad Tecnologica del Perú, 2016)
34
- Planificar, organizar, dirigir y supervisar el funcionamiento de la Biblioteca
Central y bibliotecas descentralizadas de la universidad, las cuales deben estar al
servicio principalmente de estudiantes, docentes y egresados,
El Vicerrectorado Académico,
Las Facultades,
La Dirección de Investigación,
La Escuela de Posgrado,
El Centro Preuniversitario”.
“La Dirección General de la Universidad cuenta con las siguientes Direcciones, las
mismas que dan soporte a la universidad: Calidad Educativa, Empleabilidad Comercial y
Tecnologías para el Aprendizaje” (UTP, 2016).
35
Modernizar la gestión académica a través de un sistema de gestión
integrado en todas sus áreas.
Estos objetivos estratégicos servirán de insumo importante para la propuesta del Tablero
de Mando Integral que abordaremos posteriormente en la investigación
Carreras de Humanidades
También cuenta con servicios de estudios de pregrado dirigido a gente que trabaja.
Para postgrado la oferta educativa son el MBA presencial y online, Maestrías, Programas
de especialización, cursos de extensión y cursos de especialización.
36
La sede cuenta con dos campus: un moderno edificio de cinco pisos con equipamiento en
cada aula además cuenta con biblioteca, sala de trabajo para los docentes y un grato
ambiente de esparcimiento para los alumnos en el último piso. A unas cuadras de dicho
campus se ubica el nuevo edificio, cuya “inversión en infraestructura y equipamiento
supera los cuarenta y cinco millones de soles, ha sido edificada en veinte mil metros
cuadrados de área y tiene cien ambientes de estudio, entre aulas, talleres y modernos
laboratorios” (UTP Arequipa, 2019).
La sede cuenta con un sitio web propio en donde comunica al alumnado, a la comunidad
universitaria y al público en general, lo referido todo lo necesario sobre los servicios que
brinda, así como los eventos previstos, el calendario académico, los reglamentos y
normas, e información diversa de utilidad.
37
Ilustración 11 Organigrama sede Arequipa. Elaboración propia. Se toma como fuente la entrevista a la dirección académica de la Universidad AQP filial Arequipa
38
Las estadísticas de crecimiento de la filial en cuanto a Coordinadores, Docentes y
Alumnos en los últimos tres años se resumen en la tabla siguiente: Para el 2016 se
esperaba una población de 1000 alumnos y fue grande la sorpresa al tener la respuesta de
más de 3,000 alumnos que ingresaron. A la fecha se ha construido un nuevo campus que
espera albergar a más de veinte mil alumnos en los próximos años.
Nota: Esta información ha sido recogida de la entrevista con el coordinador académico y el sitio web de la
universidad en la sección del Portal de Transparencia. Elaboración propia
Por otro lado, la demanda de educación superior en otras regiones del país ha ido en
aumento en los últimos años y a falta de ofertas educativas de calidad al interior del
país, los jóvenes que han podido han migrado hacia la capital en busca de mejores
centros de enseñanza superior. Es así como nacen filiales o sedes de diversas
universidades en las principales ciudades del país en parte para evitar la migración
hacia la capital; pero fundamentalmente para tener oferta educativa en las provincias.
39
La oferta de la Universidad AQP luego de ser adquirida por el Grupo Intercorp
presenta un cambio en el modelo de enseñanza, que es la enseñanza por competencias.
También ofrece un aspecto diferenciador: educación de calidad a bajos precios.
Los Stakeholders son las personas o grupos de personas que están involucrados y
afectados por los resultados o los servicios y bienes de una empresa. (Gestiopolis,
2006)
40
Para nuestro caso se han identificado los Stakeholders o partes interesadas del proceso
enseñanza aprendizaje y estos son los estudiantes, la dirección académica, los padres
de familia, los docentes, los coordinadores académicos y el personal administrativo.
Detallamos las necesidades y expectativas de cada uno y lo que la universidad ofrece
en la siguiente Tabla:
Nota: El cuadro ha sido elaborado con toda la información levantada con el personal académico de la
universidad y de su sitio web. Adaptado de https://www.utp.edu.pe/nosotros / [Consulta: 10 de Noviembre
2018]
41
Para Porter (2019), la inversión en capital constituye una barrera de entrada de nuevos
competidores.
Finalmente, las políticas del gobierno para Porter (2019) serían otra barrera de entrada.
En nuestro país el Licenciamiento otorgado por SUNEDU es el requisito legal para que
las universidades puedan operar en el territorio nacional. Con el Licenciamiento obtenido
por la Universidad AQP en Junio del 2019, esta barrera fue superada.
Tal como lo señala Porter “los proveedores poderosos capturan una mayor parte del valor
para sí mismos cobrando precios más altos, restringiendo la calidad o los servicios, o
transfiriendo los costos a los participantes del sector” (Martos, 2008). Cuando hablamos
de estos proveedores poderosos nos referimos a aquellos que entregan servicios
diferenciados al sector. Para el caso de la Universidad AQP estos serían los docentes
con doctorados (preferentemente en el extranjero), los escasos docentes investigadores o
los docentes con amplia trayectoria y especialización en la industria local y nacional
vinculada a determinadas carreras cuya vinculación con la universidad le brinda
diferenciación y prestigio.
42
“los clientes poderosos son capaces de capturar más valor si obligan a que los precios
bajen, exigen mejor calidad o mejores servicios”.
Para el caso de investigación los servicios del sector de educación universitaria si están
diferenciados y tienen más demanda que oferta. Esto hace que el poder de negociación de
los compradores no sea tan alto. Para la Universidad AQP, los costos de los servicios de
enseñanza son relativamente más bajos que el promedio porque es parte de la misión de
la universidad AQP “dar a todos los peruanos acceso a una educación superior de calidad”
a precios bajos. Aspectos que son demandados por los padres de familia (compradores
del servicio de educación), que hacen suyas también las demandas de los estudiantes,
calidad en la enseñanza, mejores servicios y mayor cantidad de ambientes para estudiar
y hacer trabajos grupales.
También será alta la rivalidad si son pocas universidades que tiene la mayor concentración
de postulantes. En el caso de las universidades propias de la región Arequipa la mayor
cantidad de postulantes está concentrada en cinco universidades. Esto nos indica que la
rivalidad es alta en la región. La Universidad AQP sede Arequipa concentra
aproximadamente el 7% del total de las postulaciones del sector (ver Tabla 7). Para el año
2016 en que inicia operaciones la Universidad AQP, sede Arequipa bajo la nueva
administración tenemos la siguiente información:
43
Según la información levantada nos indican que para el 2016 la cantidad de alumnos
ingresantes para esta sede fueron 3220. Teniendo como dato (según información del 2017
y 2018 de la Universidad AQP sede Arequipa) que casi el 98% de los postulantes ingresan
podríamos estimar que alrededor de 3286 (3220 por 100% entre 98%) fueron la cantidad
de postulantes. Esto posiciona a la sede Arequipa según la ilustración anterior en el tercer
lugar.
La rivalidad entre las empresas del sector será alta si son varias las que ofrecen los mismos
servicios o en caso específico de las universidades, si ofrecen las mismas carreras. En la
siguiente tabla hemos colocado algunas de las carreras más conocidas de las
Universidades de la Región Arequipa y de la filial de la Universidad más representativa
por la cantidad de alumnado y filiales que tiene en todo el país. Lo que se puede ver es
que hay tres universidades que tienen las mismas carreras seleccionadas que la
Universidad AQP sede Arequipa. Diez de las quince carreras que ofrece la sede Arequipa
también son ofrecidas en tres universidades más. Podríamos concluir que la rivalidad es
alta en el sector. Un tema que marca la diferencia es que la Universidad AQP, sede
Arequipa se preocupa por marcar la diferencia en el servicio de atención al estudiante.
44
Tabla 8 Comparativo de carreras universitarias
Carreras Universidad Universidad Universidad Universidad Universidad Universidad Universidad Universidad Universidad
AQP Filial Nacional Católica Católica Autónoma La Salle Privada Ciencias de Alas
Arequipa San Agustín Santa San Pablo San Autónoma la Salud Peruanas
María Francisco del Sur Filial AQP
Administración de Empresas X X X X X - - X
Arquitectura X X X - - - - - X
Contabilidad X X X X - - - - X
Derecho X X X X X X - - X
Enfermería - X X X X X
Ingeniería Industrial X X X X X X
Ingeniería Mecánica X X X X X
Ingeniería de Sistemas X X X X
Ingeniería de Software X
Ingeniería de Minas X X X X
Ingeniería Mecatrónica X X
Psicología X X X X X
Nota: Elaboración propia. Adaptado de los sitios web de cada universidad
45
Otra manera de analizar la rivalidad en el sector es que cuando existe la presencia de
Corporaciones, como es en el caso de la Universidad AQP, que tiene como respaldo a la
Corporación Intercorp le ha permitido, por ejemplo, entrar al mercado con menores costos
para el servicio de educación.
Intensidad de la Rivalidad
o Universidades privadas
Barreras de entrada de la región AQP: Univ.
Inversión en Católica Santa María,
infraestructura Entrantes Univ. San Pablo
Bajos costos Potenciales o Universidades Públicas
Licenciamiento de la región AQP: UNSA
Universidades de o Universidades con
prestigio Carreras Acreditadas y
Acreditación de carreras Competidores con Licenciamiento
de la Industria
Proveedores Compradores
Demandan menores costos
Docentes con doctorado
Demandan calidad en la
Docentes con maestrías enseñanza
Docentes investigadores Sustitutos
Demandan mejor
Docentes con infraestructura
especializaciones Institutos Superiores
Demandan Licenciamiento de
Docentes a tiempo Certificaciones por
la universidad
completo internet
Demandan acreditación de las
Carreras
carreras
Semipresenciales
46
Ilustración 13 Cadena de Valor del Macroproceso de Enseñanza Aprendizaje. Formato adaptado de (Francés, 2006). Contenido: Elaboración propia
47
El análisis de la cadena de valor ayuda a analizar las fuentes de ventaja competitiva que
tiene la empresa o una Unidad de Negocio, en este caso el Macroproceso de Enseñanza
Aprendizaje de la Universidad AQP, sede Arequipa.
El diseño. En esta parte se está tomando en cuenta la revisión de nuevas carreras según
la demanda del mercado. Las mallas curriculares son definidas en la sede central
excepto por la malla de la carrera de ingeniería de minas que es definida y revisada
en la sede Arequipa. Esta podría ser una debilidad de la sede Arequipa dado que las
mejoras que pudieran querer introducir dadas las necesidades que requieren los
estudiantes no se darán salvo que sea sustentada y justificada por la dirección
académica. Respecto al contenido de los sílabos, estos también son diseñados en la
sede central y los cambios solicitados por la sede de Arequipa se dan en la medida
que la sede de Lima lo considera necesario. En este punto también podemos
mencionar que es una debilidad ya que algunos sílabos pueden contener actividades
propias a realizarse en la ciudad de Lima que no pueden replicarse a la ciudad de
Arequipa.
48
malla curricular. Esto se realiza a través de la plataforma tecnológica de apoyo al
estudiante.
Promoción y publicidad, esta actividad está a cargo del área comercial. La publicidad
se da casi todo el año y se hace más intensa antes de cada examen de admisión. Los
precios de los servicios educativos son competitivos y en la mayoría de los casos está
por debajo de las otras universidades privadas. Esto lo podemos sustentar según la
infografía del diario La República que se adjunta líneas abajo (La República, 2018):
Ilustración 14 larepublica.pe (2018) Infografía Costos de las Universidades Privadas Región Sur- Arequipa.
[Captura de pantalla]. Recuperado de https://larepublica.pe/sociedad/1354394-cuesta-estudiar-universidad-
privada [Consulta: 7 de abril 2019]
49
De la infografía anterior extraemos la siguiente información (ver tabla 9) relacionada a
los costos de educación:
Máximo Mínimo
La Salle
50
3.2.4 Elaboración de mapas de macroprocesos - situación actual
En la Ilustración siguiente se muestran los macroprocesos de la Universidad AQP.
También se muestran los procesos estratégicos, los procesos operativos y los procesos de
soporte.
En el Input, tenemos las necesidades de los usuarios que son los estudiantes que terminan
el quinto de secundaria, los estudiantes de otros institutos que desean seguir carrera
universitaria, los estudiantes de otras universidades que quieren o demandan servicios
diferentes. También tenemos a los egresados que desean seguir estudios de posgrado.
Finalmente tenemos a las empresas públicas y privadas que demandan profesionales
calificados.
51
Ilustración 15 Mapa de Macroprocesos Universidad AQP. Situación actual. Elaboración propia.
52
Desarrollo del macroproceso de enseñanza aprendizaje.
El proceso de enseñanza aprendizaje en la Universidad AQP se inicia con el diseño y la
revisión de la malla curricular. Este proceso se hace cada año entre la dirección académica
de Lima y la coordinación académica de la sede AQP, de la carrera respectiva. La sede
AQP sólo envía las sugerencias de cambio o mejoras y los sustentos respectivos. La
decisión de los cambios finales los toma la dirección académica de Lima. Para el caso de
la carrera de ingeniería de minas, la malla curricular se elabora y se revisa una vez al año
sólo en Arequipa. Este caso particular procede de esta forma porque la carrera de
ingeniería de minas sólo se dicta en esta sede.
También se hace el diseño y la revisión de los sílabos de cada curso por carrera. El diseño
lo elabora la sede principal en Lima. La sede Arequipa le remite las propuestas de cambio
con los sustentos respectivos. La sede de Lima decide finalmente si toma o no los
requerimientos de cambio.
Por otro lado, cada ciclo en función de la cantidad de alumnos y cursos que se dictarán se
realiza el ingreso, al sistema, de la data consolidada de la disponibilidad horaria de los
docentes.
Para el caso de la Universidad AQP, sede Arequipa, los sílabos los envía la sede principal
Lima una semana antes de inicio de clases. Los coordinadores académicos lo reciben y lo
reenvían a los docentes según corresponda.
53
Además de las sesiones de aprendizaje, el docente prepara las tareas y las evaluaciones a
ser desarrolladas por los alumnos como parte de las sesiones de aprendizaje y para un
refuerzo de éstas. Esto lo hace a través de la plataforma educativa.
Una vez que los docentes imparten sus sesiones de aprendizaje y dejan las tareas, los
alumnos resuelven estas tareas.
En las fechas indicadas por el área de registros académicos el docente toma las
evaluaciones a los alumnos.
Posteriormente el docente califica las tareas y las evaluaciones. Al final de cada ciclo
realiza la consolidación de los resultados académicos.
54
Tabla 10 Proceso Macro de Enseñanza Aprendizaje
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Macroproceso Enseñanza-
PROCESO: Aprendizaje
55
Ilustración 16 Mapeo del Macroproceso Enseñanza Aprendizaje
56
3.2.5 Levantamiento de procesos
Para llevar a cabo el levantamiento de procesos realizamos las coordinaciones con la
dirección académica de la Universidad AQP de la sede Arequipa. Una vez separadas las
citas con los dueños del proceso procedimos a elaborar las fichas de proceso, los
flujogramas y una breve descripción del proceso. En la recolección de datos hemos
tomado la entrevista personal como herramienta de apoyo a esta actividad.
En las siguientes páginas vamos a describir algunos de los procesos que forman parte del
macroproceso de enseñanza aprendizaje (de Soporte y operativos).
Procesos levantados
De Soporte del Proceso de Enseñanza Aprendizaje
1. Proceso de Admisión
2. Proceso de Matrícula
3. Proceso de Captación de Estudiantes
4. Proceso de Servicio de Atención al Estudiante
5. Proceso de Formación Docente
57
5. Del Macroproceso Enseñanza Aprendizaje
1. Proceso de Revisión y Propuesta de Silabo
2. Proceso de Planificación de Asignación de Carga Académica
3. Desarrollo de Sesiones
4. Procesos de Registros Académicos: Programación de exámenes finales
58
Tabla 12 Proceso de Admisión
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Proceso de Admisión
PROCESO:
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
59
Ilustración 17 Mapeo de Procesos -Proceso de Admisión
60
PROCESO DE ADMISIÓN
El proceso se inicia desde la sede central en Lima. Una semana antes del examen, el área
de Admisión en Lima revisa toda la información de los postulantes, si encuentra alguna
inconsistencia prepara una lista y la envía por correo electrónico al área de Admisión sede
Arequipa. Se recibe la información de inconsistencias, se revisa y se corrige. Comunica
a Lima vía correo electrónico que ya se han hecho las correcciones en el sistema.
Posteriormente el área de Admisión sede Arequipa coordina con el personal
administrativo y con el área de operaciones para solicitar: los ambientes, el personal de
apoyo, los refrigerios, etc.
Antes del inicio del examen se da la charla de inducción al personal de apoyo. Se entrega
material a los supervisores. Después se controla el ingreso de los postulantes. Se inicia el
examen de admisión.
Después del examen los supervisores devuelven los materiales del examen, se entrega
ficha óptica. El área de Admisión sede Arequipa pasa ficha óptica por la lectora. Se arma
el archivo con toda la información de los postulantes. Se envía al área de Admisión sede
Lima por correo electrónico. El área de Admisión recibe la información y califica los
exámenes, publica en la web de forma interna. Se le pide a Admisión sede Arequipa que
revise si la información de los ingresantes está conforme. El área de Admisión sede
Arequipa envía información completa a Admisión sede Lima. Ellos hacen ingreso masivo
de la información al sistema. Se genera información para el ingresante como: correo
electrónico, accesos al portal para el estudiante, guía de ingresante, código, formato de
costos con el detalle de los pagos que debe realizar. El área de Admisión sede Arequipa
toma una muestra de la data generada y da conformidad.
61
Tabla 13 Proceso de Matrícula
FICHA DE PROCESO
NOMBRE DEL Proceso de matrícula
PROCESO:
DUEÑO DEL Jefatura de Servicios
PROCESO: Universitarios
TIPO DE PROCESO: APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
FISICOS ejecutan FISICOS
Ingresante por Alumno de
examen de Documento de caja Lista de ingresantes primer
admisión Turnos de matricula por pagar derechos ciclo
Matricula en línea (hecha
Ingresante Plataforma de matricula matriculado
por los alumnos)
con cursos tecnológica para Lista de ingresantes Alumno de
Matrícula en línea (hecha
convalidados matrícula que pagaron sus otros ciclos
por el área de matrículas)
Alumnos de Lista de alumnos por derechos de matrícula matriculado
otros ciclos matricularse
Docentes
62
Ilustración 18 Mapeo de Procesos - Proceso de Matrícula
63
PROCESO DE MATRICULA
El proceso se inicia cuando el área de Admisión sede AQP prepara la lista de ingresantes
por proceso de admisión y las de ingreso por convalidaciones y las envía por correo
electrónico al área de planificación sede AQP. Esta las recibe y realiza la verificación del
pago de los derechos de matrícula.
Para los alumnos de primer ciclo la matricula se hace automáticamente desde la sede
Lima y los carga a la web de la universidad. Luego se envía correo a los alumnos
informando sus horarios. Para la matrícula desde el segundo ciclo en adelante el área de
planificación Lima elaboran los turnos de matrícula y los carga en la web de la
universidad. Se envía correo a los alumnos informando sobre los turnos y fechas de
matrícula. Los alumnos reciben esta información y se matriculan por la web de la
universidad.
64
Tabla 14 Proceso de Captación de estudiantes
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Proceso de captación de
PROCESO: estudiantes
DUEÑO DEL Jefatura del Área
PROCESO: Comercial
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
GESTIÓN/OPERATIVO/
PROCESO:
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
Estudiantes MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
de quinto de Postulante
FISICOS ejecutan FISICOS inscrito con
secundaria
Estudiantes pago
de institutos realizado
Ficha de inscripción Inscripción de postulantes Ficha de inscripción Postulante
Estudiantes
Base de datos Venta de oferta académica con datos admitido
de otras
Publicidad digital Traslados y convalidaciones Postulante inscrito en (traslado)
universidades
Publicidad impresa. el sistema
Padres de
familia
65
Ilustración 19 Mapeo de Procesos - Captación de estudiantes
66
PROCESO DE CAPTACIÓN DE ESTUDIANTES
El proceso inicia cuando el área de Admisión sede AQP define fechas de los exámenes
de admisión.
El counter recibe a los candidatos y les entrega la ficha de inscripción. Para aquellos que
no completan la ficha de inscripción se les piden otros datos adicionales y se envían al
área comercial para que reciban una invitación a la charla y taller presencial. Una vez que
recibieron la charla y el taller presencial hay candidatos que solicitan la ficha de
inscripción y otros no. Cuando los candidatos no solicitan la ficha de inscripción el
proceso termina. Si deciden inscribirse llenan la ficha y hacen el pago y hasta ahí termina
el proceso.
67
Tabla 15 Proceso de Servicio de atención al estudiante
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Proceso de Servicio de
PROCESO: atención al estudiante
DUEÑO DEL Jefatura de servicios
PROCESO: universitarios
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
Alumno MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se ejecutan MATERIALES/RECURSOS
solicitante FISICOS FISICOS
Recepción de procesos de
del servicio
Plataforma de servicios de atención al Solicitud atendida
Asistentes estudiante: Alumno
de servicios atención al estudiante
a. Anulación de matrícula con
de atención Infraestructura
servicio
al estudiante Formato de solicitud b. Cambio de carrera atendido
Área de virtual
c. Rectificación de notas
Registros
académicos d. Constancia de estudios
Área de
matrícula
68
PROCESO DE SERVICIO DE ATENCIÓN AL ESTUDIANTE
Dentro de los servicios que ofrece la universidad a sus estudiantes están los siguientes:
Deben registrar la solicitud del trámite que necesitan realizar completando los datos
requeridos. Una vez finalizado recibirán un documento generado de orden de atención
que también servirá para hacer el seguimiento respectivo. Además, recibirán esa
información a través de un correo electrónico.
El tiempo de atención será entre tres a siete días dependiendo lo que se requiera y para
algunos casos se tendrá que hacer un pago previo para atender la solicitud.
La conformidad o las observaciones serán al correo electrónico del estudiante. Con estas
indicaciones se finaliza el proceso.
69
Tabla 16 Proceso de Formación Docente
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Formación Docente
PROCESO:
DUEÑO DEL Calidad educativa
PROCESO:
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
70
Ilustración 20 Proceso de Formación Docente
71
PROCESO DE FORMACIÓN DOCENTE
El proceso empieza desde que antes del inicio de cada ciclo el área de recursos humanos
de Lima elabora la lista de los docentes, después los separa en los que son nuevos y los
antiguos.
Estas listas son enviadas al área de Calidad Educativa quienes a través de correo
electrónico se contactan con los docentes y les indican que capacitaciones tienen que
realizar. Para el caso de los docentes nuevos se les indica que deben seguir las
capacitaciones de inducción. Para el caso de los docentes antiguos estos reciben toda una
oferta de cursos en los que se detallan los beneficios de cada uno, los horarios, el silabo
y la forma de evaluación.
El docente recibe las instrucciones, lleva el curso que le corresponde o el que escoge. El
docente nuevo tiene hasta dos oportunidades para aprobar el curso. Una vez aprobado
recibe por correo la constancia respectiva.
Cuando se trata de docentes antiguos, estos llevan el curso y una vez aprobado reciben
por correo electrónico la constancia respectiva. En caso de que el docente no apruebe pasa
a la lista del siguiente ciclo.
72
Tabla 17 Proceso de revisión y propuesta de mejora en el sílabo
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Proceso de revisión y
PROCESO: propuesta de mejora en
el sílabo
DUEÑO DEL Dirección Académica de
PROCESO: Lima
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
FISICOS ejecutan FISICOS
73
Ilustración 21 Proceso de revisión y propuesta de mejora en el sílabo
74
PROCESO DE REVISIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA EN EL SÍLABO
El proceso se inicia cada fin de ciclo en donde se convocan a algunos docentes por
facultad para que proporcionen las sugerencias respectivas de cómo mejorar el o los
sílabos trabajados en el ciclo anterior.
75
Tabla 18 Proceso de Asignación de carga académica
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Asignación de carga
PROCESO: académica
DUEÑO DEL Área de Planificación
PROCESO:
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
FISICOS ejecutan FISICOS
76
Ilustración 22 Asignación de carga académica
77
ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA
Este proceso se inicia cuando el área de planificación de Lima envía las proyecciones de
los cursos que se dictarán el ciclo siguiente.
El área académica de Arequipa (AQP) recibe y cruza esta información con la que ellos
han elaborado, si existe diferencias elabora un cuadro con el sustento y lo envía a Lima
para su revisión. Si el sustento es válido el área de planificación de Lima realiza los ajustes
al archivo y ajusta la proyección final. Esta información es enviada al área de
Planificación de AQP quien carga la información en el software, se carga además la data
de los docentes con su respectiva disponibilidad y si no hay cruces carga la data en el
software de recursos humanos. En caso haya cruces se coordina con el docente respectivo.
Cuando se superan los cruces de horarios se carga la información en el sistema.
78
Tabla 19 Proceso de Desarrollo de sesiones de clase
FICHA DE
PROCESO
NOMBRE DEL Desarrollo de sesiones de
PROCESO: clase
DUEÑO DEL Coordinación
PROCESO: Académica
TIPO DE APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
PROCESO: GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
FISICOS ejecutan FISICOS
79
Ilustración 23 Sesiones de clase
80
DESARROLLO DE SESIONES DE CLASES
El proceso se inicia cuando el docente inicia su sesión de clases explicando el objetivo de
la sesión. En esa primera etapa solicita la participación del alumno. Seguidamente
desarrolla y explica contenidos preparados para la clase. Motiva y solicita a sus alumnos
la aplicación práctica de lo desarrollado en clase a través de trabajos individuales o
grupales o dinámicas preparadas que motiven su participación. Posteriormente el docente
da un resumen de lo explicado y trabajado y finaliza la sesión evaluando a sus alumnos.
81
Tabla 20 Proceso Registros Académicos
FICHA DE PROCESO
NOMBRE DEL Programación e impresión de
PROCESO: exámenes
DUEÑO DEL Jefatura de Servicios
PROCESO: Universitarios
TIPO DE PROCESO: APOYO/DIRECCIÓN/ (marcar que tipo de proceso es)
GESTIÓN/OPERATIVO/
PROVEEDOR INPUT PROCESO/TRANSFORMACIÓN OUTPUT CLIENTE
(Interno/Externo) (Interno/Externo)
Interno MATERIALES/RECURSOS Mencione los procesos que se MATERIALES/RECURSOS
Director General FISICOS ejecutan FISICOS
Área Académica
Áreas internas Rol preliminar Rol de exámenes
Docentes
Área de Base de datos definitivo
Programación de exámenes Área
Planificación Base de datos de Relación de alumnos
Lima Impresión de exámenes Académica
docentes con cruce de horarios
Área de Áreas
Planificación Lista de
internas
AQP disponibilidad
Docentes docente
Externo
Outsourcing
de personal
82
Ilustración 24 Proceso de Programación de exámenes finales
83
PROCESO PROGRAMACIÓN DE EXAMENES FINALES
El proceso inicia con el envío de la relación de los cursos comunes (Como los de
matemática, redacción, etc.) y tipos de evaluación del área de Registros Académicos de
Lima a Registros Académicos AQP. Con esta información se convoca a una reunión con
los coordinadores para que se determine la definición de los cursos (cuales son comunes
y cuales no lo son) y remitan un archivo en Excel con el detalle de los cursos con
exámenes finales y cuales con exposiciones.
El archivo es enviado al área de la Dirección General en Arequipa para que elabore las
macros y arme el rol de exámenes. El rol definitivo es enviado a Registros académicos
sede Arequipa y lo revisa con la Dirección General para solicitar su aprobación. En este
rol definitivo aparecen alumnos que tiene cruce de horario de exámenes.
84
CAPITULO 4 PROPUESTA DE MEJORA
6.
El Tablero de Mando Integral (TMI) debe ser elaborado desde la gerencia general para
centrar los principales lineamientos y estos deben bajar a toda la organización. En nuestro
caso a las demás sedes. Cada sede debería elaborar su propio TMI alineado al de la sede
central, pero con objetivos específicos. La Universidad AQP no tiene un TMI central,
pero si las herramientas necesarias para elaborar uno de la sede Arequipa desde el punto
de vista que esta es una unidad de negocio. Nuestra propuesta es elaborar un TMI a nivel
del macroproceso de enseñanza-aprendizaje de la sede Arequipa.
Para definir los fines en este TMI volvemos a mencionar la Visión de la Universidad
“Ser la primera opción para estudiantes con afán de superación que contribuyan a un Perú
mejor” (UTP, 2016).
Tenemos entonces que los Fines serían: Aportar al desarrollo del país, a su Crecimiento
y brindar beneficios a sus ciudadanos. Graficamos lo antes mencionado.
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Ilustración 25 Fines del TMI. Adaptado de “Estrategia y Planes para la empresa” (Francés, 2006)
Perspectiva Financiera
La Universidad AQP está en etapa de crecimiento y tal como lo mencionan Kaplan y
Norton (2002) las empresas que están en crecimiento tienen productos y servicios con un
gran potencial de crecimiento y por lo tanto para intensificarlas va a ser necesario que
inviertan en infraestructura, en desarrollar sistemas y buenas relaciones con sus clientes,
entre otras cosas.
La propuesta para esta sede en esta perspectiva tendría que ir de la mano con la estrategia
de la empresa, por ese motivo vamos a tomar lo más genérico que buscan todas las
empresas en la perspectiva financiera que son: crecer en ingresos, tener una alta
rentabilidad y hacer un uso eficiente de sus activos, que para el caso de la sede Arequipa
sería para este último punto el usar a capacidad máxima las aulas y laboratorios de sus
dos campus. De esta forma la inversión reciente en infraestructura de esta sede debería
medirse para tener el control de su uso eficiente.
Además, según lo revisado en el análisis de las cinco fuerzas teníamos que una alta
rivalidad en el sector puede limitar la rentabilidad por eso será necesario medirlo para
poder controlarlo.
Existen cinco aristas para tener en cuenta en esta perspectiva: Crecimiento de los ingresos,
la mejora de la productividad, la reducción de los costos, la utilización de los activos y la
gestión del riesgo. (Kaplan & Norton, 2002). Nosotros vamos a considerar las siguientes:
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Incrementar el valor de la Universidad AQP sede Arequipa
Perspectiva de Clientes
Tal como lo indican Kaplan y Norton (2002), “en la perspectiva del cliente del Cuadro de
Mando Integral (CMI), las empresas identifican los segmentos de cliente y de mercado
en que han elegido competir” (p. 76)
Para nuestro tema de estudio tenemos que la segmentación del mercado se describiría de
esta forma:
Unidad de negocio: sede Arequipa
Mercado 1: Estudiantes universitarios (pregrado). Modalidad de enseñanza presencial
- Segmento de mercado 1: Alumnos de escasos y medianos recursos que quieren
acceder a estudios universitarios.
Mercado 2: Personas que trabajan y quieren estudiar una carrera universitaria (pregrado).
Modalidad de enseñanza semipresencial.
Una vez identificado el mercado (Mercado 1) y los segmentos de mercado para esta
perspectiva de Clientes, tomaremos el análisis interno según la cadena de valor de
servicios desarrollada en el capítulo 3 y de aquí podemos extraer para esta perspectiva las
exigencias de los compradores que para nuestro caso serían los alumnos y los padres de
familia que podríamos traducirla como la necesidad de Lograr alta satisfacción del
estudiante como uno de los objetivos estratégicos en esta perspectiva.
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La Universidad AQP tiene definido sus objetivos estratégicos, mencionados ya en
capítulos anteriores y para esta perspectiva vamos a tomar uno de ellos, la de “brindar a
los estudiantes una formación práctica orientada al logro de competencias profesionales
que favorezcan su empleabilidad” (Universidad Tecnologica del Perú, 2016). Al respecto,
Kaplan y Norton (2002) señalan que:
Antes de aspirar a satisfacer y agradar a los clientes, los gerentes de las unidades
de negocio deben, dentro de la perspectiva de clientes del CMI, traducir sus
declaraciones de visión y estrategia en unos objetivos concretos basados en el
mercado y los clientes. (p. 77)
Sin embargo, para hacerla medible podemos recurrir a un concepto más genérico y sería
el de Cumplir con los acuerdos de nivel de servicio al estudiante.
Debemos tener presente lo visto en el análisis externo que la rivalidad de las empresas en
el sector será alta si son varias las que ofrecen los mismos servicios y las mismas carreras
sin un aspecto diferenciador que marque la diferencia, por eso estos objetivos son
importantes medirlos en una primera etapa.
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Perspectiva de Procesos
En esta perspectiva Kaplan y Norton (2002) hacen referencia a que no se puede hablar
solo de procesos sino más bien que existe “un modelo genérico de la cadena de valor que
proporciona una plantilla que las empresas pueden hacer a su medida. Este modelo abarca
tres procesos principales: Innovación, Procesos y Servicio posventa” (p.110).
En la etapa de innovación los encargados de las unidades de negocio deben crear o diseñar
los nuevos servicios, para nuestro caso de la Universidad AQP tomamos lo descrito en el
análisis interno, en donde tenemos el diseño curricular, diseño de nuevas carreras, nuevos
sílabos o mejoras en los planes de estudio. Como hemos indicado líneas arriba la sede
Arequipa no tiene por ahora gran injerencia en los cambios que se requieren esto no
impide que se puedan proponer y seguir evaluando cuales podrían ser las mejoras que
podrían aplicarse en el proceso de enseñanza aprendizaje. En la parte de procesos si
podemos aplicar mejoras, por eso nuestra propuesta es tener como objetivo estratégico:
Mejora de procesos en la enseñanza basada en competencias. En la primera parte de
este capítulo hemos presentado tres mejoras de procesos que no son las únicas mejoras
por realizar, pero si las primeras por las que sería importante hacerlo.
Hoy en día según una encuesta realizada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
y publicada por RPP Noticias menciona que “más del 47% de empleadores tiene muchas
dificultades para contratar personal calificado” (Reategui, 2019).
Las principales dificultades se dan por “la falta de experiencia en los jóvenes, el poco
desarrollo de habilidades blandas y la alta competencia para conseguir un trabajador”
(Reategui, 2019).Esta información sustenta lo mencionado líneas arriba en la necesidad
del sector empresarial de contar con profesionales calificados en habilidades blandas.
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Existe una centralización muy marcada por parte de la sede principal en varios de los
procesos del macroproceso de enseñanza aprendizaje. Esto provoca que haya reprocesos
en servicios que por depender tanto de la sede principal tenga como consecuencia la
pérdida de mayor tiempo que los necesarios en su ejecución
Perspectiva de aprendizaje
Del análisis externo en el modelo de las cinco fuerzas también vemos que los proveedores
en este caso los docentes serán proveedores poderosos en la medida que entreguen al
sector servicios diferenciados. Por eso en esta perspectiva también podríamos medir la
cantidad de docentes con especializaciones, maestrías y doctorados en el país o en el
extranjero.
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cantidad de reprocesos que se hacen para obtener la data con menores cruces de horarios
de exámenes posibles.
Finalmente sabemos por lo leído en el libro Cuadro de Mando Integral de Kaplan y Norton
(2002) que la primera experiencia que han tenido los ejecutivos de las empresas al iniciar
su trabajo en la implementación del TMI se han visto en la necesidad de hacer cambios y
sincerar cuales de los lineamientos planteados son necesarios en una primera etapa y
cuáles serán medidos después.
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Ilustración 30 Tablero de Mando Integral propuesto
92
4.2 Propuesta de Indicadores
En esta tercera parte tenemos a continuación la propuesta de indicadores para los
objetivos estratégicos planteados en cada perspectiva.
Perspectiva de aprendizaje
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Objetivos Estratégicos Indicador Fórmula
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Perspectiva procesos
Etapa de ejecución
Número de unidades
Ejecución de los sílabos:
académicas
Dictado del contenido
dictadas/Número de
académico del silabo por curso
unidades académicas
(Forma parte de un criterio de por curso
la evaluación de desempeño
docente)
Etapa de evaluación
Practicas calificadas
Revisión de las evaluaciones
cumplen con el 90%de
según criterios y rúbricas de
los criterios.
evaluación: Prácticas
calificadas y Exámenes Exámenes finales
Finales cumplen con el 90% de
la rúbrica
Nota: Sólo hay rúbrica para los
exámenes finales. Se propone armar
los criterios de evaluación para las
practicas calificadas.
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Aplicación de mejoras Número de propuestas
implementadas/ Total de
Mejoras propuestas y
propuestas
aplicadas
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Perspectiva clientes
Número de quejas
Porcentaje de quejas
atendidas/Total de quejas
recibidas y atendidas por
recibidas
semestre y por año
Alumnos matriculados en
semestre actual / Alumnos
matriculados en semestre
anterior
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Perspectiva Financiera
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4.3 Optimización de procesos
En el Tablero de Mando Integral propuesto, en la Perspectiva Estratégica de Procesos,
tenemos un objetivo estratégico que se denomina “Mejora de Procesos”. Esta
propuesta de optimización o mejora de procesos se conseguirá a través de la
eliminación de cuellos de botella, reprocesos y de actividades que no añaden valor.
Todo esto con la intención de mejorar la productividad de la Universidad AQP sede
Arequipa.
Los Procesos a los que estamos proponiendo mejoras son los siguientes:
En el caso del Proceso de Admisión este ha sido seleccionado por que es el primero que
relaciona a la Universidad AQP sede Arequipa con los ingresantes como clientes.
Además, porque al momento de hacer el mapeo se han identificado varios reprocesos que
se ejecutan en la sede principal y en la sede Arequipa, los cuales podrían ser eliminados
para hacer de éste un proceso más ágil. Es importante mencionar que la SUNEDU al
momento de otorgarle el Licenciamiento a la Universidad AQP ha solicitado que esta
revise su Proceso de Admisión (2016)
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En el caso del Proceso de Programación de Exámenes Finales, ha sido importante
revisarlo y proponer mejoras que ayuden a evitar los reprocesos y los cruces de horarios
para los alumnos en los exámenes finales. Además, se propone una solución con
implementación tecnológica con mejor soporte que las macros en Excel que actualmente
utilizan.
100
Ilustración 31 Proceso de Admisión - Tareas que se eliminan o modifican
101
Ilustración 32 Propuesta de mejora del Proceso de Admisión
102
4.3.2. Propuesta de mejora del Proceso de Revisión y propuesta de
Sílabo
El proceso del cual vamos a realizar una propuesta de mejora es el que tenemos en la
Ilustración 21. Aquí lo que se plantea es que, al final de cada ciclo se debe hacer una
revisión y actualización del silabo con los coordinadores, después la coordinación
académica de Arequipa hace un informe sustentando los cambios y los envía a la
dirección académica de Lima quienes reciben este informe con el sustento de los cambios
propuestos y en caso estos sean significativos (si modifican objetivos y competencias)
solicita videoconferencia con la dirección académica de Arequipa para discutir la
propuesta. Si finalmente son aceptadas las propuestas estas son realizadas y el nuevo
silabo es ingresado a la plataforma educativa. Si, por el contrario, los cambios solicitados
por los coordinadores de la sede Arequipa no interfieren sobre los objetivos ni
competencias del curso, pero son necesarios que se ejecuten, entonces la sede de Lima
los aprueba y el silabo con los cambios es ingresado a la plataforma educativa. Con estos
cambios se eliminarían algunos cuellos de botella. En la Ilustración 33 se muestran
sombreados en color rojo las actividades que serán reemplazadas y en la Ilustración 34 el
proceso propuesto.
Otro problema encontrado es que existen actividades que se proponen en los sílabos que
solo se pueden realizar en la ciudad de Lima como por ejemplo visitar el Banco Central
de Reserva que si bien hay una oficina en la ciudad de Arequipa no cuenta con todas las
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áreas y departamentos que se requieren para cumplir con las tareas solicitadas en el sílabo.
La mayoría de las instituciones a las que se propone visitar son centralizadas.
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Ilustración 34 Propuesta del Proceso de revisión y propuesta de sílabo
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4.3.3. Propuesta de mejora del Proceso de Planificación de
carga académica
En la Ilustración 35 mostramos las actividades que se eliminarían bajo la propuesta de
hacer que todo este proceso se realice íntegramente en la sede Arequipa (a cargo del área
académica y del área de planificación) bajo la justificación de que actualmente, según lo
conversado con el dueño del proceso, las proyecciones de los cursos a dictar que son
realizadas por el área académica de la sede Arequipa vienen siendo mejor estimadas que
las que se hacían al inicio de operaciones. Es importante mencionar que cuando la sede
inicio operaciones las proyecciones mejor estimadas de los cursos a dictar lo daba el área
de planificación de Lima ya que contaban con mayor experiencia, sin embargo, luego de
casi tres años de existencia bajo la nueva administración, la sede de Arequipa está en
condiciones de realizar mejor estas proyecciones.
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Ilustración 35 Proceso de Planificación de carga académica - Tareas que se modifican o eliminan
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Ilustración 36 Propuesta del Proceso de Planificación de carga académica
108
4.3.4. Propuesta de mejora del Proceso Programación de
exámenes finales
Se eliminaría además los reprocesos que se ejecutan en Excel para tratar de tener la menor
cantidad posible de estudiantes con cruce de horarios de exámenes. Todo esto en una
primera etapa. Si se tuviera un sistema integrado no sería necesario el desplazamiento de
la información de un área a otra porque todo estaría en un servidor compartido. Esto
contribuiría a darle agilidad y seguridad a este proceso.
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Ilustración 37 Proceso Programación de exámenes finales - Tareas que se eliminan o modifican
110
Ilustración 38 Propuesta de mejora del proceso de Programación de Exámenes Finales
111
Conclusiones
- Gracias a la revisión del análisis externo realizado a través de las cinco fuerzas de
Porter hemos podido ver cómo está posicionada la Universidad AQP frente a la
competencia, cuáles son sus Oportunidades y Amenazas que nos han permitido
proponer los objetivos estratégicos en el Tablero de Mando Integral para la sede
Arequipa.
112
Recomendaciones
- Una vez implementado el Tablero de Mando Integral este debe ser comunicado a
toda la empresa de tal forma que los colaboradores lo conozcan y se comprometan
con su ejecución.
113
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