3.2.2.

PREPARAR LA PARTICIPACIÓN EN LAS REUNIONES DE LA

ORGANIZACIÓN, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO, LAS
RESPONSABILIDADES ASIGNADAS Y LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES
a) Describa y brevemente explique los tipos de reuniones
No todas las reuniones son iguales; a continuación, encontramos algunos
tipos de reuniones:
1. De información:
El objetivo de este tipo de reunioneses manejar información acerca de
uno o varios temas de interés. Además, es necesario, que el lenguaje
empleado sea adecuado y preciso. Estas reuniones se pueden clasificar
en:
1.1. Reunión de información ascendente:
La reunión de información ascendente se celebra para solucionar
algún problema interno.
1.2. Reunión de información descendente:
Los empleados no pueden participar en la obtención de
información previa ni pueden intervenir para aportar su opinión.
1.3. Reunión de información horizontal:
En este tipo de reuniones se considera a todos los participantes
como iguales, es decir, existe igualdad entre los miembros de la
misma. Hacen parte de este grupo:
1.3.1. Comisiones de trabajo:
Son equipos de trabajo constituidos por miembros de la
empresa (empleados y socios), cuya finalidad es alcanzar el
máximo conocimiento sobre una materia propuesta por una
autoridad a la que deben presentar soluciones sobre la
misma.
1.3.2. Grupos de decisión:
Conjunto de consejeros que reunidos valoran todas y cada
una de las propuestas que plantean, con el fin de llegar a un
acuerdo.
2. Reuniones ordinarias:
Es aquella que viene establecida por ley, cuya celebración se puede
desarrollar según la fecha fijada en los estatutos empresariales o, si
existe silencio, en los tres meses posteriores al cierre de cada ejercicio.
3. Reuniones extraordinarias:
Tipo de reuniones que se celebra ocasionalmente. Esta urgencia en su
celebración viene dada por la importancia de la toma de decisiones.
4. Reuniones formales:
Tiene 4 fases para la organización de reuniones: planificación,
preparación, desarrollo y control-evaluación.

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5. Reuniones medias:
Aquellas reuniones que permiten su desarrollo sin la necesidad de una
estructura estricta son las que se denominan reuniones medias. Algunos
ejemplos son:
5.1. Grupos de calidad:
Estas reuniones están formadas por un grupo de reducido de
trabajadores, afectados por el mismo problema, cuya
participación es voluntaria, la duración de las mismas es corta y
en relación a la logística solo suelen necesitar una sala
adecuada.
5.2. Comité de empresa:
Es el órgano representativo y colegiado del conjunto de los
trabajadores de la empresa o centro de trabajo para la defensa
de sus intereses, constituido en cada centro de trabajo.
5.3. Reunión de ventas:
Para las empresas la obtención de ventas es uno de los puntos
fuertes que se marcan como objetivo. También es importante
realizar un seguimiento de las mismas.
6. Reuniones informales:
No precisan de una estructuración de actuación previa, lo que no debe
llevar a la confusión de pensar que son menos importantes.
Generalmente, son reuniones de departamento en las que coinciden el
director del mismo y sus subordinados con el fin de fijar un planning
semanal, realizar seguimientos, solucionar ciertas irregularidades, etc.
7. Reuniones internas:
Se organizan con miembros internos de la empresa, pero no por ello hay
que descuidar los requisitos de organización, ni los previos ni los
referentes al desarrollo de la misma, ya que al igual que en toda reunión
se persigue su eficacia máxima. Algunas reuniones internas pueden ser:
7.1. Junta directiva:
Está constituida por: presidente, vicepresidente, tesorero,
secretario y vocales; cuya función consiste en la planificación,
dirección y control de las diversas actividades y directrices de una
empresa.
7.2. Asamblea:
Es el encargado de convocar a los accionistas o socios con el
propósito de informarles, evaluar resultados y un posible reparto
de beneficios y solucionar problemas, entre otros.
7.3. Aprobación de presupuesto:

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 Las empresas estiman los presupuestos para el ejercicio.
Dependiendo del tamaño de la empresa, se realizara una
propuesta conjunta o bien podrán realizarse presupuestos por
cada departamento.
7.4. Consejo de administración:
Se define como el órgano administrativo que rige las sociedades
anónimas.
7.5. Comité directivo:
Comisión ejecutiva de alto nivel regida por el director general, en
la que participan los subdirectores y directores departamentales.
7.6. Junta general de accionistas:
Se dan en las sociedades anónimas cuando se reúnen sus
accionistas. Se pueden diferenciar algunos tipos:
7.6.1. Constituyente:
La que se celebra por primera vez.
7.6.2. Ordinaria:
Establecida por ley, se celebra una al año para aprobar las
cuentas anuales y demás temas que se quieran plantear.
7.6.3. Extraordinarias:
Toda junta distinta a la ordinaria. Una vez que se precise su
celebración se llevara a cabo en un periodo máximo de cuatro
meses.
7.6.4. Universal:
Se lleva a cabo sin necesidad de convocarla previamente.
8. Reuniones externas:
Son aquellas en las que los asistentes son integrantes de diferentes
entidades, existiendo algún tipo de conexión entre ellos. Podemos ver
una serie de reuniones externas:
8.1. Mesa redonda:
Grupo de individuos expertos en una temática específica,
normalmente entre 3 y 6 personas, en la que exponen un tema
concreto, realizándose al final intervención y participación de
todos ellos.
8.2. Conferencias:
Exposición ante un público o auditorio de una temática tratada
por un experto en la materia, o por un grupo de personas que
explican su experiencia sobre un tema en particular.
8.3. Videoconferencia:

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 Transmisión vía internet en la que se permite una comunicación
a distancia por la necesidad de que el potente este “físicamente”
en el lugar de la conferencia.
8.4. Conferencia web:
Esta comunicación esta pensada para participantes individuales.
8.5. Congreso:
Reunión de un gran número de personas cuya intencionalidad es
formativa y está dirigida a un sector específico.
8.6. Coloquio:
Charla a la que uno o varios especialistas conversan sobre una
temática en particular para después pasar a un turno de
intervenciones y preguntas relativas a lo tratado.
8.7. Convención:
Reunión a la que solo asisten los miembros de una entidad u
organización, quedando vetada su asistencia a otro tipo de
participantes.
8.8. Simposio:
Evento en el que dos o más expertos manifiestan sus puntos de
vista sobre una temática determinada, contando con la
participación activa de los asistentes a la misma.
8.9. Negociación:
Se reúnen diferentes partes con intereses distintos, normalmente
contrarios, y que tratan de llegar a acuerdos, a puntos en común
o que satisfagan a todas las partes.

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 b) Realice un cuadro comparativo con los tipos de reuniones.
Tipos de reuniones

De información. Maneja información acerca de uno o dos temas de interés.

Reuniones Se tratan temas como la aprobación de presupuestos para
ordinarias. el próximo ejercicio, el nombramiento de algún cargo de la
entidad. Se celebra obligatoriamente, al menos una vez al
año.
Reuniones Se celebra de manera ocasional. Estas reuniones no están
extraordinarias. planificadas con anterioridad. Esta urgencia de hacer esta
reunión por la importancia de las decisiones a tomar.
Reuniones formales. Tiene una fase de organización de reuniones que son:
planificación, preparación, desarrollo y control-evaluación.
Reuniones medias. Son aquellas reuniones que permiten su desarrollo sin la
necesidad de una estructura estricta.
Reuniones No precisan de una estructuración de actuación previa, lo
informales. que no debe llevar a la confusión de pensar que son
menos importantes. Son reuniones de corta duración y
frecuentes en el tiempo.
Reuniones internas. Se realiza una vez al año, la cual atiende a la regulación
que se estipule en sus estatutos sociales. Se organizan
con miembros internos de la empresa.
Reuniones externas. Son aquellas reuniones en la que los asistentes son
integrantes de diferentes entidades, existiendo algún tipo
de conexión entre ellos.

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c) El capítulo cuatro (4) hace referencia a la preparación de las reuniones,
mencione cuales son los aspectos que se deben tener en cuenta para
preparar reuniones :
 Objetivos.
 Presupuesto.
 Registro de fechas en agendas.
 Lista de control.
 Lista de participantes.
 Material de apoyo.
 Logística.

d) En la actualidad existe una amplia variedad de material de apoyo del que

pueden disponer todos los participantes, cuyo uso puede ser de modo
individual o colectivo. Algunos de ellos son:
 Pizarra adhesiva de papel o magnética.
 Cañón de luz o proyecto de video.
 Retroproyector.
 Televisión.
 Video.
 Presentaciones.
 Gráficos y diagramas.
 Diapositivas.

e) Caso practico
En una empresa de tamaño medio del sector legal, con sede en Madrid es habitual
celebrar muchas reuniones semanalmente que no ayudan para nada a bajar la
carga de trabajo. Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se
convoca a muchos asistentes “por si acaso” sus responsables no pueden ir ellos.
Se envía un orden del día con un par de días antes de la celebración, si hay
suerte. Así que el personal tiene poco tiempo de preparar los temas de las
reuniones. Estas se prolongan en el tiempo, durando entre 4 o 5 GFPI-F-135 V01
horas en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en el
orden del día. La concreción sobre los diferentes temas es mínima. Se intenta
avanzar, pero siempre quedan puntos pendientes para la siguiente reunión que
impide sacar conclusiones ni acciones a seguir. Pasan los días y esos pactos
verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a celebrar una reunión de trabajo
sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie
avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros van perdidos.
La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy
presionado y quemado porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que

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 hacer jornadas interminables de 8 de la mañana a 22 de la noche. No es algo
puntual, sino que pasa a ser lo habitual. Todo el personal se pasa medio día
reunido en persona o por teléfono, sin determinar ni concretar y esto produce que
se solapen temas, haciendo en más de una ocasión varias personas las mismas
tareas y en otros momentos se quedaron temas sin tratar porque unos se
pensaron que los harían otros. Al final, nadie lo gestiona.
¿Qué problemas ves aquí?
Vemos la mala organización y comunicación entre compañeros.
¿Suele ocurrir esto en las organizaciones?
Si; siempre y cuando no haya una buena comunicación siempre van a estar
desorientados.
¿Cómo se puede mejorar la comunicación y la gestión del tiempo de las
reuniones?
Se puede mejorar teniendo un buen líder a la hora de la organización de reuniones
y comprometiéndonos con nuestros compromisos.
¿Qué opinas de la productividad?
Es falta de un buen compromiso por parte de trabajadores ya que si ellos se
enfocan en su trabajo cumpliendo con sus labores diarias no se le van a acumular
trabajo y no tiene que extenderse en ese horario.
¿Tiene solución?
Si. Porque si todos ponen de su parte se va ver reflejado en una mayor
productividad en la empresa.
f. Teniendo en cuenta link CASO PRÁCTICO 6: REUNIONES DE TRABAJO •
juanmartinezdesalinas.com, realice una convocatoria, con las características y
especificaciones mencionadas.
g. Cuál es el papel del secretario el día de la reunión, describa las características que
considere más importantes.

En el desarrollo del epígrafe anterior se ha visto que el secretario juega un papel

muy importante en la empresa, ya que el director delega en este muchas de sus
responsabilidades. Pues bien, llegado el día de la reunión, el secretario deberá
presentarse en el lugar de celebración con tiempo suficiente para asegurarse que
todo esté listo y conseguir que la reunión transcurra según lo planificado.
Características:
 Con carácter previo al día de la reunión: enviar la convocatoria, preparar
la documentación, comprobar la confirmación de asistencia, preparar los
medios audiovisuales requeridos, contratación de salas, de servicio de
catering, etc.
 El día de la reunión: comprobar que todo está en orden, es decir, realizará
un chequeo de cada uno de los medios que para el desarrollo de la reunión
se necesitan (sala, iluminación, sonido, asientos, documentación, etc.), y si

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 algo no está como se previó, tendrá que estar preparado para poder
hacerle frente. Además, entre otras de sus funciones está la de confirmar la
asistencia de todos los participantes, etc.
 Tras la reunión: una vez redactada el acta, la enviará al director o
presidente para que este la apruebe previa revisión, y seguidamente
mandarla a todo el que le interese.

h. Elabore un acta, tema presidente JUNTA DE ACCION COMUNAL (consultar e investigar

otros modelos)

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 ____ _____
ACTA No.0081

ACTA DE ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS

“APROBACION DEL PLAN DE ACCION”

JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL: ____la esperanza___

( Barrio, Urbanización, Vereda, Corregimiento, Inspección, etc.).

Personería Jurídica N° 074 del día 14 del mes septiembre año 1978.

Otorgada por:

secretaria de gobierno departamental.

Correo Electrónico: comunalesperanza@gmail.com.

MUNICIPIO DE: _______maní_____ DEPARTAMENTO DE CASANARE.

En (lugar) salón comunal siendo las 3:30 pm, del día 4 del mes de mayo del 2022, previa
convocatoria realizada por el Señor Gustavo Ramírez en su calidad de presidente de la
organización Comunal, se reunieron los afiliados de la junta de acción comunal en
Asamblea general, con el fin de aprobar el plan de acción para la vigencia 2022.

Como presidente (a) actuó el señor Gustavo Ramírez

y como secretario (a) actuó la señora luz Mery Narváez

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