ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA

FUNDACIÓN ITALOCOLOMBIANA DEL MONTE TABOR

YARELIS CASTRO ROJAS

C.C 1.143.853.566

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA
COMPENSAR

CONTADURIA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2022

1
ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA
FUNDACIÓN ITALOCOLOMBIANA DEL MONTE TABOR

Por
YARELIS CASTRO ROJAS

Profesor
EDWARD FABIAN ESCOVAR
ALVAREZ

Modalidad
TRABAJO DE PRÁCTICA
EMPRESARIAL ORIENTADO A
PLANES DE MEJORAMIENTO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA
COMPENSAR

CONTADURIA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2022

2
 CONTENIDO
Resumen........................................................................................................................................................ 4
Introducción .................................................................................................................................................. 5
1.0 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA.................................................................... 6
1.1 Análisis Interno ............................................................................................................................. 6
1.1.2 Reseña Histórico .......................................................................................................................... 6
1.2 Análisis Económico ............................................................................................................................ 7
1.2.1 Identificación del sector .............................................................................................................. 7
1.3 Análisis Organizacional ...................................................................................................................... 8
1.3.1 Identificación de la estructura ...................................................................................................... 8
1.3.2 Organigrama ................................................................................................................................ 8
1.3.3 Descripción e interrelación de áreas funcionales ......................................................................... 9
1.4 Análisis Estratégico ............................................................................................................................ 9
1.4.1 MISION ....................................................................................................................................... 9
1.4.2 VISION ........................................................................................................................................ 9
1.5 Planteamiento del problema ........................................................................................................ 10
1.6 Análisis DOFA............................................................................................................................ 10
2.0 FORMULACIÓN DEL MODELO DE SOLUCIÓN ..................................................................... 11
2.1 Formulación y desarrollo .................................................................................................................. 11
2.1.2 Investigación .............................................................................................................................. 11
2.1.3 Errores en Proceso de facturación .............................................................................................. 12
2.1.4 Glosario ...................................................................................................................................... 14
2.1.5 Procedimiento Para Facturación ......................................................................................... 17
2.1.6 Procedimiento para Glosas......................................................................................................... 24
2.1.7 Anexos ....................................................................................................................................... 28
3 RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ....................................................................................... 33
3.1 Recomendaciones ............................................................................................................................. 33
3.2 Conclusiones ..................................................................................................................................... 33
Bibliografía ................................................................................................................................................. 34

3
 Resumen

El desarrollo de un correcto proceso de facturación y recaudo de cartera le permite a la empresa

Fundación Italocolombiana del Monte Tabor tener la seguridad de que sus servicios y recaudo del
dinero se desarrollaran de una manera óptima, obteniendo un buen flujo de efectivo para cumplir
con las obligaciones contraídas o iniciar nuevos proyectos que permitan obtener más ingresos a la
organización.

En el sector de salud el tema de facturación es complejo y se debe seguir puntualmente un

lineamiento establecido bajo el decreto 4747 del año 2007, en el cual establece como radicar una
factura, periodos de transición, responder glosas, devolución de facturas, disposiciones generales
entre otros aspectos.

Por lo anterior toma vital importancia desarrollar estrategias que permitan a la Fundación
Italocolombiana del Monte Tabor tener un correcto proceso de facturación el cual ayude a
optimizar y realizar de manera correcta la facturación al igual que el recaudo de esta, como
consecuencia directa la organización podrá tener flujo de efectivo y un mejor desarrollo de nuevos
proyectos que permitan ayudar a la comunidad del pacifico colombiano.

4
 Introducción

El pacífico colombiano es uno de los lugares marginados de nuestro país, las comunidades nativas,
indígenas, afro, entre otros, no tienen acceso a una buena educación, vivienda y salud, debido a
que ha sido un territorio afectado por la guerra que se ha mantenido en nuestro país desde hace
más de 50 años.

Por lo anterior mencionado la Fundación Italocolombiana ha dedicado todos sus esfuerzos

presentando proyectos que permitan que el Barco Hospital San Raffaele perteneciente a la
organización lleve profesionales en el área de salud y así brindar un apoyo a toda la comunidad
del pacifico colombiano, organizaciones como; ONU, ECHO, entre otros, han permitido que este
esfuerzo se haga realidad.

La Fundación Italocolombiana tiene el derecho de facturar todo procedimiento médico que se

realice en el territorio colombiano a las EPS, IPS encargadas de determinado paciente atendido, y
de esta manera poder recaudar dinero por la atención prestada en estos municipios donde el
servicio de salud no llega, de esta manera la organización logra obtener ingresos para cubrir los
costos del personal, medicamentos, insumos que se necesiten para los futuros proyectos.

Debido a que la organización no ha tenido un correcto desarrollo al momento de facturar los

procedimientos médicos realizados, se ha dejado de recibir dineros por vencimientos de fechas, y
esto ha provocado que la fundación tenga periodos de crisis y no pueda salir en el barco hospital a
brindar apoyo en salud al territorio del pacifico colombiano.

A continuación, se desarrollarán estrategias que permitan que la organización pueda tener un

óptimo proceso de facturación, logrando establecer un plan de mejora para la Fundación
Italocolombiana del Monte Tabor.

5
1.0 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA

Fundación Italocolombiana del Monte Tabor Nit 900.168.662, su actividad económica es

CIIU9499, se dedica a la prestación de servicios de salud a favor de la población colombiana de
la costa pacífica con el objetivo de mejorar su calidad de vida, su oficina administrativa está
ubicada en la avenida 4 norte 26n 62 en el barrio san Vicente al norte de la ciudad de Cali, el
Barco Hospital está ubicado en la ciudad de Buenaventura, en el muelle Kennedy.
La Fundación tiene un área de Facturación en la cual se facturan todas las atenciones médicas
generales y servicios como cirugías para posteriormente enviar estas facturas junto con las
historias clínicas de cada paciente a radicar a las EPS (en diferentes partes del territorio
colombiano), esto con el objeto de que la Fundación pueda subsistir y no solo dependa de las
donaciones nacionales e internacionales.
Hace varios periodos (años) el departamento de facturación ha presentado retraso y obtenido
resultados deficientes, teniendo como principales falencias; la falta de establecer procesos para
facturar, no contratar personal idóneo para el cargo, no designar más de un empleado en esta
área, no capacitar al personal, entre otros.
Debido a lo anterior descrito la fundación se ha visto perjudicada por retrasos y fallas en el área
de facturación, esto se ve directamente relacionado con la liquidez para continuar con la
operación de la organización, el dinero que correspondería ingresar por concepto de estas
atenciones se ha venido perdiendo en casi un 80%, por esto la importancia de implementar una
estrategia en el área de facturación de la Fundación Italocolombiana del Monte Tabor.

1.1 Análisis Interno

1.1.2 Reseña Histórico

La Fundación Italocolombiana del Monte Tabor, fue fundada el 27 de mayo del 2008 con el
objetivo social de ayudar a muchas personas de la costa pacífica colombiana que no tienen un
fácil acceso a la salud, a través de una Barco Hospital (San Raffaele) que navega por el pacifico
colombiano más el personal médico; esto con la ayuda de donaciones (proyectos financiados
por la unión europea, naciones unidas y empresas colombianas como Ecopetrol).
Su creación se originó desde las necesidades evidenciadas en siete misiones médicas
humanitarias que la Fundación realizó en la Costa Pacífica Colombiana desde el año 2005. Con
el fin de suplir las necesidades en salud de estas poblaciones en áreas de difícil acceso
geográfico, y de interactuar con las comunidades durante dos años de recorrido, con el apoyo de
la ONG AISPO (Asociación Italiana para la Solidaridad entre los Pueblos), se promovió el
proyecto llamado "Barco Hospital San Raffaele" cuyo fin es, llevar servicios de Salud a estas
poblaciones donde no existe infraestructura y que por consiguiente no tienen posibilidad de
acceder a un servicio básico de salud.

6
 El 16 de junio de 2009, en la ciudad de Buenaventura, se llevó a cabo la inauguración del primer
Barco Hospital de Colombia, el Barco Hospital San Raffaele, perteneciente a la Fundación
Italocolombiana del Monte Tabor, el cual fue construido con ayuda de la Fundación A.I.S.P.O.
de Italia, con intervención parcial del futbolista colombiano Iván Ramiro Córdoba. A partir de
esta fecha el Barco arranca su labor de llevar Salud de Excelencia a las comunidades apartadas
del Litoral Pacífico Colombiano.

1.2 Análisis Económico

1.2.1 Identificación del sector
El modelo de atención se basa y ejecuta en virtud de la GESTION INTEGRAL DEL RIESGO
EN SALUD (GIRS) como una estrategia para prevenir la enfermedad, y recuperar la salud de
manera oportuna e integral y con participación comunitaria, considerando el GRUPO
FAMILIAR como la unidad de análisis, cuidado e intervenciones sanitarias, con enfoque de
ciclo de vida y ciclo vital familiar, fundamentada en la ATENCION PRIMARIA EN SALUD.
Los servicios prestados se generan en cadena de acuerdo con lo que requiere el paciente, para
esto se prestan servicios de apoyo de diagnóstico, laboratorio clínico y farmacia, los cuales
ayudan a completar la atención del paciente.
A continuación, se mencionarán los servicios que normalmente presta la Fundación
Italocolombiana relacionados con los servicios de salud de mediana y baja complejidad;
• Consulta externa de medicina general con enfoque familiar
• Consulta externa especializada en pediatría
• Consulta externa especializada de medicina interna
• Consulta externa especializada de ginecobstetricia
• Consulta externa especializada de cirugía y anestesia
• Cirugía de ginecobstetricia:
• Cirugía de Ligadura de Trompas de Phalopio, Colporrafias, Cesárea, Legrado obstétrico
y ginecológico.

• Cirugía General y Cirugía Pediátrica:

• Cirugía de Hernia Umbilical, Inguinal, Crural, Hidrocelectomia, Orquidopexia,
Varicocelectomia, Lipomas, Hemorroidectomia, Circuncisión.

• Consulta Médica General

• Consulta Odontología General
• Procedimientos Odontológicos (Exodoncias)

7
1.3 Análisis Organizacional

1.3.1 Identificación de la estructura

La fundación Italocolombiana del Monte Tabor tiene un presidente fundador con apoyo de
organizaciones internacionales, se creó bajo documentos que establece la ley como; escritura
pública, certificado de existencia, entre otros. Es una organización sin ánimo de lucro la cual
está obligada a tener revisor fiscal y contador público, de igual manera está obligada a tener un
representante legal.

1.3.2 Organigrama

8
1.3.3 Descripción e interrelación de áreas funcionales

Los principales niveles jerárquicos de la organización son la presidencia fundadora y dirección

ejecutiva quienes le tienen que rendir cuentas a una asamblea general y revisor fiscal.
Luego se divide en departamento financiero y tesorería donde se ubica el contador, la asistente
contable y auxiliares.
Después se ubica el departamento administrativo y gestión de calidad, donde está el departamento
de gestión humana, oficina de compras, facturación y registro y regencia de farmacia, esta área le
tiene que rendir cuentas al departamento de contabilidad.
Otra área es el departamento técnico y logístico donde está el personal que se ubica en el Barco
Hospital, un asistente técnico hospitalario que se encarga del mantenimiento del Barco luego viene
el capitán y los marineros y el personal de servicios generales y vigilancia.
Otra de las áreas es la de proyectos y cooperación internacional donde están los asistentes de
proyectos y todo el personal médico que va a las misiones.

1.4 Análisis Estratégico

1.4.1 MISION
Brindar servicios de salud a la población desprotegida y ubicada en lugares apartados a través
de Brigadas o Jornadas de Salud modalidad extramural e intramural, terrestres (misiones con
atención en centros médicos, puestos de salud e IPS rurales habilitadas), y fluviales (a partir de
Marzo de 2009, en nuestro Barco Hospital San Raffaele), con integralidad, oportunidad,
accesibilidad, seguridad y excelencia, bajo el precepto ético de humanismo, disponiendo
recursos y mecanismos encaminados a preservar la integridad, la salud y la vida de nuestros
usuarios.
1.4.2 VISION
Para el 2021, ser reconocidos como líderes en los servicios de salud que prestamos y modelo de
atención, en el litoral Pacífico Colombiano proporcionando así excelencia y satisfacción en la
recuperación y bienestar a nuestros pacientes y a la comunidad objeto de nuestra función social:
Población desprotegida de los servicios de salud, que se encuentran en lugares apartados donde
no llega el Estado para dar tal cobertura.

9
1.5 Planteamiento del problema

Actualmente en la Fundación Italocolombiana del Monte Tabor el proceso de Facturación no

está estructurado de forma escrita que permita al personal seguir unos lineamientos y parámetros
al momento de desarrollar este proceso.
Ya que la fundación no cuenta con una manual de procesos para esta área, se han venido
presentando fallas que han traído consigo perdidas en el recaudo del dinero, también se ha
evidenciado que, al momento de entrar una nueva persona a ejercer el cargo de facturador, lo
hace de acuerdo con sus conocimientos, sin tener en cuenta el debido proceso de la empresa ya
que este no está plasmado de forma escrita.
De igual manera indagando al personal de la fundación se evidencia que no se están realizando
las capacitaciones debidas para el área de facturación, lo cual es un aspecto para tener cuenta en
el desarrollo a futuro de esta área.
El objetivo de este plan de mejora en el área de facturación es realizar una investigación que
permita tener los conocimientos requeridos para efectuar un manual de procesos para esta área,
la cual está ligada directamente a la contabilidad y al área de cartera de la empresa.

1.6 Análisis DOFA

Fortalezas
La Fundación cuenta con las instalaciones y los recursos para sacar adelante el proyecto y su
misión de continuar prestando servicios de salud a las comunidades de la costa pacífica más
vulnerables, cuenta con el apoyo de entidades nacionales e internacionales que apoyan con
recursos las misiones médicas que se realizan.
Cuenta con el personal necesario, capacitado para sacar adelante su labor.

Debilidades
Hay problemas de organización, las cuales se pueden mejorar, pero se necesita de mucho
compromiso de todas las partes involucradas.

Oportunidades
Siempre se va a requerir el servicio del Barco Hospital, con las alianzas que tiene con entidades
internacionales como la Unión Europea se tiene planes de llevar el barco fuera del país para así
prestar los servicios a otras comunidades, hay una donación de un Barco mucho más grande el
cual está en proceso de traer de Estados Unidos, Japón está involucrado en este proyecto y ya ha
realizado donaciones para empezar a acondicionar el nuevo Barco como un hospital.

Amenazas
La actual situación que se está presentando de guerra entre fuerzas armadas que impiden el
ingreso del personal médico a las comunidades del pacifico, lo que ha impedido que se inicien

10
las misiones medicas este año, como no se tiene la certeza de cuando pueda acabar es una
amenaza muy latente.

2.0 FORMULACIÓN DEL MODELO DE SOLUCIÓN

Propuesta: Estrategias para optimizar el proceso de facturación en la Fundación Italocolombiana

del Monte Tabor.
Área: Facturación
Objetivo: (Elaboración de manual de procesos para área de facturación)

El objetivo de este plan de mejora en el área de facturación es realizar una investigación que
permita tener los conocimientos requeridos para efectuar un manual de procesos para esta área,
la cual está ligada directamente con la liquidez de la empresa.

2.1 Formulación y desarrollo

2.1.2 Investigación

En la Fundación Italocolombiana del Monte Tabor la persona que tiene mayor conocimiento del
área de facturación y está al tanto de los procesos que ahí se deben realizar es la representante
legal y una de las fundadoras, la señora Ana Lucia Lopez Salazar economista y magister, ella por
mucho tiempo estuvo al frente de muchas áreas dentro de la Fundación ya que no se contaba con
un capital suficiente para tener personal en todas las áreas.

De acuerdo con esto, se realiza una entrevista con la Señora Ana Lucia López y se logra obtener
información para iniciar el proceso de investigación y diagnóstico en el área de facturación, la
cual tiene diferentes procedimientos los cuales se deben realizar en un orden y ejecución correcta.

Para el año 2021 se tenía contratada a una persona quien iba a ejercer el cargo de Facturador, se
corrió esta contratación para el mes de mayo 2022 respectivamente, es por esto que el objetivo es
tener avanzado los lineamientos a seguir en la facturación y estructurar el manual de procesosen
esta área para cuando la persona ingrese lo pueda implementar.

También se ha venido realizando una investigación referente al tema de facturación en salud, se

ha tenido en cuenta el marco legal que rige a las entidades de salud que prestan el servicio y
quienes realizan los pagos, el decreto 4747 del año 2007 nos habla de la regulación de algunos
aspectos de la relación entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del
pago de los servicios de salud de la población a su cargo.

En este decreto 4747 del año 2007 se respalda el proceso de facturación y recaudo de cartera, nos

11
habla de los deberes y derechos que tienen los prestadores de servicios de salud, en el cual ilustra;

• Cómo se debe radicar la facturación

• Mecanismos de pago aplicables a la compra de servicios de salud
• Proceso de devolución de facturación
• Requisitos mínimos que se deben tener en cuenta para la negociación y
• Suscripción de los acuerdos de voluntades
• Condiciones mínimas que deben ser incluidas en los acuerdos de voluntades
• Proceso de referencia y contra referencia
• Disposiciones generales
• Período de transición
• Responder las glosas en caso de devolución,
• Tiempo determinado de radicación

En caso de no tener ningún error poder recaudar el dinero facturado.

2.1.3 Errores en Proceso de facturación

Según lo investigado muchos errores que se presentaron en los años 2020-2021 fue por falta de
conocimiento, ya que se devolvían facturas por errores básicos a los cuales no se les daba respuesta,
de acuerdo con esto se concluyó que la gran mayoría de falencias presentadas fueron por no tener
un debido proceso establecido, al igual que no se tuvo una correcta capacitación al personal del
área.

12
 Errores en Proceso de Facturacion

9% No dar respuesta a glosas por falta

de conocimiento
10%
Error facturador

Mala presentacion
23% 58%

Fuera de fecha

Se clasifican los errores en cuatro ítems, de los cuales se realizó una encuesta con las personas
relacionas que tenían conocimiento del área de facturación en la organización, con esto se pudo
realizar la gráfica y obtener un porcentaje sobre la percepción que se tiene del problema.

13
2.1.4 Glosario

Dentro del primer paso para la realización del manual de procesos para el área de facturación se
realizó durante varias semanas una investigación del área y se sacó este glosario con las palabras
más importantes y que más se manejan en este proceso.

AUTORIZACIÓN: Es la formalización a través de la emisión de un documento o la generación

de un registro por parte de la entidad responsable del pago para la prestación de los servicios
requeridos por el usuario, de acuerdo con lo establecido entre el prestador de servicios de salud y
la entidad responsable del pago. En el supuesto que la entidad responsable del pago no se haya
pronunciado dentro de los términos definidos en la normatividad vigente, será suficiente soporte
la copia de la solicitud enviada a la entidad responsable del pago, o a la dirección departamental o
distrital de salud.

FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE: Es el documento que representa el soporte

legal de cobro de un prestador de servicios de salud a una entidad responsable del pago de servicios
de salud, por venta de bienes o servicios suministrados o prestados por el prestador, que debe
cumplir los requisitos exigidos por la DIAN, dando cuenta de la transacción efectuada.

VINCULADO: Los participantes vinculados son aquellas personas que por motivos de
incapacidad de pago y mientras logran ser beneficiarios del régimen subsidiado tendrán derecho a
los servicios de atención de salud que prestan las instituciones públicas y aquellas privadas que
tengan contrato con el Estado.

PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD: Se consideran como tales las instituciones

prestadoras de servicios de salud y los grupos de práctica profesional que cuentan con
infraestructura física para prestar servicios de salud y que se encuentran habilitados. Para efectos
del presente decreto, se incluyen los profesionales independientes de salud y los servicios de
transporte especial de pacientes que se encuentren habilitados.

ENTIDADES RESPONSABLES DEL PAGO DE SERVICIOS DE SALUD: Se consideran

como tales las direcciones departamentales, distritales y municipales de salud, las entidades
promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades adaptadas y las
administradoras de riesgos profesionales.

RED DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Es el conjunto articulado de prestadores de servicios

de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de manera organizada y coordinada en
un proceso de integración funcional orientado por los principios de complementariedad,
subsidiariedad y los lineamientos del proceso de referencia y contra referencia establecidos por la
entidad responsable del pago, que busca garantizar la calidad de la atención en salud y ofrecer una
respuesta adecuada a las necesidades de la población en condiciones de accesibilidad, continuidad,
oportunidad, integralidad y eficiencia en el uso de los recursos.

14
MODELO DE ATENCIÓN: Comprende el enfoque aplicado en la organización de la prestación
del servicio, la integralidad de las acciones, y la consiguiente orientación de las actividades de
salud. De él se deriva la forma como se organizan los establecimientos y recursos para la atención
de la salud desde la perspectiva del servicio a las personas, e incluye las funciones asistenciales y
logísticas, como la puerta de entrada al sistema, su capacidad resolutiva, la responsabilidad sobre
las personas que demandan servicios, así como el proceso de referencia y contra referencia.
REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA: Conjunto de procesos, procedimientos y
actividades técnicos y administrativos que permiten prestar adecuadamente los servicios de salud
a los pacientes, garantizando la calidad, accesibilidad, oportunidad, continuidad e integralidad de
los servicios, en función de la organización de la red de prestación de servicios definida por la
entidad responsable del pago.

La referencia es el envío de pacientes o elementos de ayuda diagnóstica por parte de un prestador

de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación diagnóstica que, de
acuerdo con el nivel de resolución, de respuesta a las necesidades de salud.
La contra referencia es la respuesta que el prestador de servicios de salud receptor de la referencia,
da al prestador que remitió. La respuesta puede ser la contra remisión del paciente con las debidas
indicaciones a seguir o simplemente la información sobre la atención prestada al paciente en la
institución receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnóstica.

ACUERDO DE VOLUNTADES: Es el acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar,
hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o varias personas naturales o jurídicas.
El acuerdo de voluntades estará sujeto a las normas que le sean aplicables, a la naturaleza jurídica
de las partes que lo suscriben y cumplirá con las solemnidades, que las normas pertinentes
determinen.

PAGO POR EVENTO: Mecanismo en el cual el pago se realiza por las actividades,
procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente
durante un período determinado y ligado a un evento de atención en salud. La unidad de pago la
constituye cada actividad, procedimiento, intervención, insumo o medicamento prestado o
suministrado, con unas tarifas pactadas previamente.

AUDITORIA: la auditoria puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar
de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros
acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del
contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos
informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.

CUENTAS: es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.

GLOSA: Las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones
prestadoras de servicios de salud – IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión
de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma
institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de
servicios, tales como: Empresas promotoras de salud - EPS, Administradoras del régimen

15
subsidiado – ARS, Compañías de seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS.
Cuando en una cuenta de cobro se presentan inconsistencias en lo que respecta a su presentación,
consolidación, aplicación de tarifas, cobertura de servicios, entre otros, la entidad contratante
devolverá la cuenta a la IPS para su corrección y los prestadores de servicios de salud, tendrán la
obligación de aclarar o corregir las observaciones y dar respuesta a las mismas dentro de un plazo
establecido.

16
2.1.5 Procedimiento Para Facturación

PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION:

PROCEDIMIENTO PARA:

FACTURACION DE SERVICIOS (MEDIANA COMPLEJIDAD) Y SOLICITUD DE

AUTORIZACION DE SERVICIOS DE SALUD.

OBJETIVO

✓ Estandarizar el proceso de facturación de los servicios de atención del Barco Hospital San
Raffaele.

ALCANCE

✓ Aplica para los servicios de segundo nivel de atención (mediana complejidad) prestado
en el Barco Hospital San Raffaele.

17
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPON Y REGISTROS
ACTIVIDAD SABLE ASOCIADOS
NORMOGRAM
A
El paciente ingresa por el
servicio de consulta general, para
Ingreso del ser atendido por médico general
paciente a los o enfermera de turno. Asistente Carnet y
1. servicios dentro Se le deben solicitar documentos de documento de
del Barco al paciente (Carnet y documento facturació identidad al
Hospital de identidad) n. paciente.
Realizar la respectiva
verificación de derechos de
usuario en la siguiente base de
datos (Fosyga, Ruaf, base de
datos sistema).

Para el efecto, el prestador de

servicios de salud deberá
verificar la identificación del
Usuario en la base de datos
provista por los responsables del
pago, la cual deberá cumplir con
lo previsto en el Parágrafo 1 del
Artículo 44 de la Ley 1122 de
2007, a más tardar el primer día
hábil del mes de marzo de 2008.
2. Verificación de Asistente Resolución 3047
Derechos de Dicha verificación, podrá de de 2008
usuario hacerse a través del documento facturació
de identidad o cualquier otro n
mecanismo tecnológico que
permita demostrarla y sólo podrá
exigirse adicionalmente el carné
que demuestre la afiliación
cuando la entidad responsable
del pago esté obligada a
entregarlo y el usuario lo porte

18
 DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONS Y REGISTROS
ACTIVIDAD ABLE ASOCIADOS
NORMOGRAM
A
Después de que el paciente ha
recibido la atención respectiva,
se procede a realizar la solitud
de la notificación inicial: Todo
prestador de servicios de salud
deberá informar
obligatoriamente a la entidad
responsable del pago (EPS), el
ingreso de los pacientes al
servicio de dentro de las
veinticuatro (24) horas
siguientes al inicio de la
atención. El informe de
atención inicial se realizará
mediante el diligenciamiento y
envío del formato
correspondiente, el cual será
definido por el Ministerio de la
Protección Social. (Anexo
Técnico 2) a las distintas EPS,
teniendo en cuenta que en
3. Solicitud de alguna de ellas ya está Asistente Anexos 2
Autorización de implementada la plataforma de Resolución 3047
Servicios Web para gestionar este facturación de 2008
proceso (Asmet Salud,
Emssanar, Nueva Eps, etc.)

Realiza procedimiento de
autorización de servicios según
lo establecido en la Resolución
3047 de 2008.

19
 DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONSA Y REGISTROS
ACTIVIDAD BLE ASOCIADOS
NORMOGRAM
A
Para esta acción se debe tener
habilitado el correo electrónico
de admisiones. El facturador es
el encargado de enviar el
Anexo Técnico 2 y/o 3
diligenciado. Éste se debe
enviar a los correos
electrónicos habitados por el
pagador respectivo (EPS), tres
veces en un término no mayor
a 24 horas para la notificación
de urgencia y 4 horas para la
solicitud de autorización de
servicio, con intervalos en
cada intento no menor a media
hora. La EPS respectiva debe
contestar enviando el
respectivo código de
autorización, sin embargo,
5. Envió de Anexo solo con haber cumplido con
N°2 y/o 3. por los envíos de solicitud Facturador Soportes
vía Correo conforme a lo establecido, se
electrónico sobre entiende que este ha sido
aprobado.

Nota: Debe ser enviado dentro

de los términos definidos enlos
artículos 4° y 6° de la
Resolución 3047 de 2008.

El envío del informe se

realizará de acuerdo con las
características definidas en el
artículo 10 de la presente
resolución.

20
 DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONS Y REGISTROS
ACTIVIDAD ABLE ASOCIADOS
NORMOGRAM
A
De acuerdo con las necesidades del
paciente se realizan las atenciones
pertinentes, se arma la facturación
con soportes por los servicios
prestados, según el procedimientode
armado de cuentas, se debe verificar
mínimamente los siguientes
documentos:
Anexos Técnicos
• Impresión De Envíos De
Anexos
• Autorización De La Eps
• Documentos Del Paciente
• Comprobación De Derechos
Fosyga Y/O Sisbén
• Hoja De Trazabilidad
• Epicrisis (Cuando El
Paciente Tiene Más De 72
6. Atención Horas) Facturador Soportes
Servicios • Evoluciones Especialistas Y
Hospitalización Médico General (Cuando El
Paciente Tiene Menos De 72
Horas)
• Informe Qx (Cuando
aplique)
• Registro De Anestesia
(Cuando Aplique)
• Consentimiento firmado
(Cuando Aplique)
• Hoja De Gastos De Cirugía
(Cuando Aplique)
• Hoja De Tratamiento
(Cuando Aplique)
• Hoja De Consumo
Individual (Cuando
Aplique)
• Hoja De Oxigeno (Cuando
Aplique)
• Notas de Enfermería

21
 DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE RESPONSABLE Y REGISTROS
LA ACTIVIDAD ASOCIADOS
NORMOGRAMA

Con todos los soportes en

mano de las atenciones
recibida se procede hacer
el cargue de la
7. Genera información en el Facturador Factura con
liquidación de sistema, indicado más soportes
servicio adelante en este
proceso, se imprime
factura y se entrega
orden de salida al
paciente
El área encargada de
revisar los paquetes de
facturación realiza
verificación de los Asistente de Rips
soportes y solita los RIPS Facturación
8. Solicitar los a la dependencia de
RIPS sistemas, para preparar
facturas para su
respectiva radicación.
Entrega al funcionario
encargado de radicar las
cuentas a cada Eps,según
programación.
9. Radicación de Funcionario de
Cuentas radicación cuentas Facturador Oficios de
entrega al jefe de radicación
Facturación los
recibidos. El Jefe de
facturación ingresa al
sistema las fechas de
radicación por cada
aseguradora para los
informes respectivos de
cada mes y luego
proceder a archiva en
cada carpeta el recibido.

22
FLUJOGRAMA

Inicio

Ingreso del paciente a los

servicios

Salida del paciente de la

atención inicial

Soportes de Atención servicios hospitalarios

atención

Solicitud de autorización Procedimientos si se requiere

Autorizaciones

Factura, Autorizaciones y
Liquidación de servicios soportes

Envió de paquetes

Generación de RIPS

Radicación

Pago 23
2.1.6 Procedimiento para Glosas

PROCEDIMIENTO PARA GLOSAS:

PROCEDIMIENTO

AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS – GLOSAS.

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos, políticas y procedimientos requeridos para la gestión de cuenta

médicas y seguimiento de las facturas, con el fin de lograr un proceso estandarizado.

ALCANCE:

El proceso inicia con la recepción de la cuenta médica, continua con el procesamiento y auditoría
de la factura física o digital con sus soportes respectivos y finaliza con el proceso de pago, glosa o
devolución de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente

24
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA RESPONSAB Y REGISTROS
ACTIVIDAD LE ASOCIADOS
NORMOGRAMA
Se recibe notificación de la
factura glosada, sea en físico o
medio magnético, se registra en
un archivo de Excel con el fin de
1. Recibo y darle un mejor control a todo el Facturador Libro auxiliar de
verificación de proceso, luego se distribuye las relación de facturas
facturas facturas glosadas a los glosadas
glosadas. facturadores encargados de las
diferentes Eps.
Se emite un concepto de
respuesta a la factura glosadapor
las diferentes empresas a lasque
se les prestó el servicio,
teniendo en cuenta que esta
autoría debe ser realizada y
contestada por el facturador de
cada Eps siempre y cuando la Facturador y Cuadro de
2. Auditoria glosa sea administrativa y Coordinador contestación de
requiera de algún cambio en la Medico glosas.
factura, soportes o donde se
presente el error. Y si es glosa
médica deberá ser contestada
por el Auditor Médico del
Hospital.
Se acepta la glosa parcial o total,
o no se acepta la glosa.

Los registros emitidos por

3. Verificación de auditoria deben ser verificados, Cuadro de
la Respuestas de autorizados o rechazados por Facturador contestación de
la glosa. líder del proceso. Si no hay glosas.
objeción se da paso a la misma.

25
 DOCUMENTOS
No ACTIVIDAD DESCRIPCION DE RESPONSABLE Y REGISTROS
LA ACTIVIDAD ASOCIADOS
NORMOGRAMA

Enviar por correo la • Sobres

relación de facturas • Cartas
4. Comunicación no contestadas a las Asistente de • Guías
formal diferentes empresas a facturación • Oficios
las que se les prestó el formales
servicio.

Se deberá hacer
seguimiento continuo a
Seguimiento y las facturas glosadas, y
conciliación solicitar cita previa con Asistente de
5. la Eps correspondiente facturación Actas
para una conciliación
con el fin de llegar a un
acuerdo mutuo y darle
finalidad a todo el
proceso.

26
FLUJOGRAMA

INICIO

RECIBO Y VERIFICACION DE
FACTURAS GLOSADAS

AUDITORIA

VERIFICACICON

COMUNICACIÓN NO FORMAL

SEGUIMIENTO Y CONCICLIACION

FINAL

27
2.1.7 Anexos

MANUAL ÚNICO DE GLOSAS, DEVOLUCIONES Y RESPUESTAS

DEFINICIONES

Glosa: Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por
prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión
integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

Devolución: Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios
de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que
impide dar por presentada la factura. Las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta
de competencia para el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias
u ordinograma, factura o documento equivalente que no cumple requisitos legales, servicio
electivo no autorizado y servicio ya cancelado. La entidad responsable del pago al momento de la
devolución debe informar todas las diferentes causales de la misma.

Autorización: Es la formalización a través de la emisión de un documento o la generación de un

registro por parte de la entidad responsable del pago para la prestación de los servicios requeridos
por el usuario, de acuerdo con lo establecido entre el prestador de servicios de salud y la entidad
responsable del pago. En el supuesto que la entidad responsable del pago no se haya pronunciado
dentro de los términos definidos en la normatividad vigente, será suficiente soporte la copia de la
solicitud enviada a la entidad responsable del pago, o a la dirección departamental o distrital de
salud.

Respuesta a Glosas y Devoluciones: Se interpreta en todos los casos como la respuesta que el
prestador de servicios de salud da a la glosa o devolución generada por la entidad responsable del
pago.

OBJETIVO

El objetivo del Manual único de glosas, devoluciones y respuestas es estandarizar la denominación,

codificación y aplicación de cada uno de los posibles motivos de glosas y devoluciones, así como
de las respuestas que los prestadores de servicios de salud den a las mismas, de manera que se
agilicen los procesos de auditoría y respuesta a las glosas.

ELEMENTOS DE LA CODIFICACIÓN

La codificación está integrada por tres dígitos. El primero indica los conceptos generales. Los dos
segundos indican los conceptos específicos que se pueden dar dentro de cada concepto general.

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CODIFICACIÓN DEL CONCEPTO ESPECÍFICO

Los dos dígitos siguientes al dígito del concepto general corresponden a los conceptos específicos
relacionados con el concepto general, tales como la estancia, consulta, interconsulta, derechos de
sala, materiales, medicamentos, procedimientos y ayudas diagnósticas, entre otros.
Cada concepto específico puede estar en un concepto general o en varios. Cada uno de los

29
conceptos específicos tiene una codificación de dos dígitos.

Tabla No. 2. Codificación Concepto Específico

Código Concepto Especifico

01 Estancia
02 Consultas, interconsultas y visitas médicas
03 Honorarios médicos en procedimientos
04 Honorarios otros profesionales asistenciales
05 Derechos de sala
06 Materiales
07 Medicamentos
08 Ayudas diagnósticas
09 Atención integral (caso, conjunto integral de atenciones, paquete o grupo
relacionado por diagnóstico)
10 Servicio o insumo incluido en caso, conjunto integral de atenciones, paquete o
grupo relacionado por diagnóstico
11 Servicio o insumo incluido en estancia o derechos de sala
12 Factura excede topes autorizados
13 Facturar por separado por tipo de recobro (Comité Técnico Científico,
(CTC), accidente de trabajo o enfermedad profesional (ATEP), tutelas)
14 Error en suma de conceptos facturados
15 Datos insuficientes del usuario
16 Usuario o servicio corresponde a otro plan o responsable
17 Usuario retirado o moroso
18 Valor en letras diferentes a valor en números
19 Error en descuento pactado
20 Recibo de pago compartido
21 Autorización principal no existe o no corresponde al prestador de servicios de
salud
22 Prescripción dentro de los términos legales o pactados entre las partes
23 Procedimiento o actividad
24 Falta firma del prestador de servicios de salud
25 Examen o actividad pertenece a detección temprana y protección especifica
26 Usuario o servicio corresponde a capitación
27 Servicio o procedimiento incluido en otro
28 Orden cancelada al prestador de servicios de salud
29 Recargos no pactados
30 Autorización de servicios adicionales
31 Bonos o vouchers sin firma del paciente, con enmendaduras o tachones
32 Copia de historia clínica completa
33 Resumen de egreso o epicrisis, hoja de atención de urgencias u odontograma
34 Factura ya cancelada
35

30
RESPUESTAS DE GLOSA O DEVOLUCION

96 Glosa o devolución injustificada

97 No subsanada (Glosa o devolución totalmente aceptada)1
98 Subsanada parcial (Glosa o devolución parcialmente aceptada)
99 Subsanada (Glosa no aceptada)

MANUAL DE USO

El Manual de Uso está dirigido especialmente al personal encargado en la entidad responsable

del pago y del prestador de servicios de salud de las glosas, devoluciones y respuestas a las
mismas.

FACTURACIÓN

Se presentan glosas por facturación cuando hay diferencias al comparar el tipo y volumen de los
servicios prestados con el tipo y volumen de los servicios facturados, o cuando los conceptos
pagados por el usuario no se descuentan en la factura (copagos, cuotas moderadoras, periodos de
carencia u otros). También se aplica en los contratos por capitación para el caso de descuentos por
concepto de recobros por servicios prestados por otro prestador o cuando se disminuye el número
de personas cubiertas por la cápita.

TARIFAS

Se consideran glosas por tarifas, todas aquellas que se generan por existir diferencias al comparar
los valores facturados con los pactados.

SOPORTES

Se consideran glosas por soportes, todas aquellas que se generan por ausencia, enmendaduras o
soportes incompletos o ilegibles.

AUTORIZACIONES

Aplican glosas por autorización cuando los servicios facturados por el prestador de servicios de
salud no fueron autorizados o difieren de los incluidos en la autorización de la entidad responsable
del pago o cuando se cobren servicios con documentos o firmas adulteradas. Se consideran
autorizadas aquellas solicitudes de autorización remitidas a las direcciones departamentales y

31
distritales de salud por no haberse establecido comunicación con la entidad responsable del pago,
en los términos establecidos en la presente resolución

COBERTURA

Se consideran glosas por cobertura, todas aquellas que se generan por cobro de servicios que no
están incluidos en el respectivo plan, hacen parte integral de un servicio y se cobran de manera
adicional o deben estar a cargo de otra entidad por no haber agotado o superado los topes.

PERTINENCIA

Se consideran glosas por pertinencia todas aquellas que se generan por no existir coherencia entre
la historia clínica y las ayudas diagnósticas solicitadas o el tratamiento ordenado, a la luz de las
guías de atención, o de la sana crítica de la auditoría médica. De ser pertinentes, por ser ilegibles
los diagnósticos realizados, por estar incompletos o por falta de detalles más extensos en la nota
médica o paramédica relacionada con la atención prestada.

DEVOLUCIONES

Es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de salud,
encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que impide dar por
presentada la factura. Las causales de devolución son taxativas.

RESPUESTAS A GLOSAS Y DEVOLUCIONES

Las respuestas a glosas y devoluciones se deben interpretar en todos los casos como la respuesta
que el prestador de servicios de salud da a la glosa o devolución generada por la entidad
responsable del pago.

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3 RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

3.1 Recomendaciones

Se recomienda a la Fundación continuar implementando el manual de funciones, que el facturador

que llegue a ocupar el cargo se guie por el manual y maneje un organigrama de sus funciones, que
delegue funciones cuando lo vea pertinente.
Tener más comunicación del área de facturación con el área de contabilidad y cartera para no dejar
vencer las cuentas y entregar la información de manera correcta y organizada de acuerdo como la
ley lo indica.
Se recomienda implementar este manual en el área de facturación para que no se siga perdiendo
dinero que pueda ayudar al Barco seguir navegando por el Pacifico colombiano, dar capacitación
a la persona que vaya a ocupar el cargo de facturador y dar apoyo en todo lo que necesite el área
para que no se cometan tantos errores que afecten el flujo de caja de la Fundación.

3.2 Conclusiones

La Fundación Italocolombiana del Monte Tabor, tiene una gran labor que merece la pena sacar
adelante, su misión es muy importante ya que ayuda a muchas personas que lo necesitan prestando
servicios de salud, es una entidad con un futuro grande, tiene áreas donde se deben corregir algunas
cosas, pero si todo se organiza, se aprende a manejar los manuales y se realiza un seguimiento
debido, podrá sacar adelante esta labor.

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 Bibliografía

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/Juridica/OtraNormativa/R_MPS_3047_2008.pdf

https://barcohospitalhsr.org/

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