PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL REA DE FACTURACIN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2009

OLGA PATRICIA DE LA OSSA ROMERO ENALYS MARGOTH JIMENEZ VEGA MAYRA ALEJANDRA VARGAS ARCIA

UNIVERSIDAD DE CORDOBA OFICINA DE EDUCACIN SUPERIOR A DISTANCIA ODESAD PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD SAHAGN CRDOBA 2008
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL REA DE FACTURACIN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2009

OLGA PATRICIA DE LA OSSA ROMERO ENALYS MARGOTH JIMENEZ VEGA MAYRA ALEJANDRA VARGAS ARCIA

Asesora MARTHA MONTOYA

UNIVERSIDAD DE CORDOBA OFICINA DE EDUCACIN SUPERIOR A DISTANCIA ODESAD PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD SAHAGN CRDOBA 2008

NOTA DE ACEPTACIN

__________________________ __________________________ __________________________

___________________________ Presidente del Jurado

___________________________ Jurado

___________________________ Jurado

AGRADECIMIENTOS

Hace cinco aos empec a recorrer el camino que me llevara a cumplir mis sueos de ser una profesional, hoy que encuentro a puertas de cumplirlo le doy gracias a Dios fuente de mi inspiracin y sabidura, por haberme permitido llegar a este momento de infinita felicidad y satisfaccin.

Agradezco a mis padres por su apoyo incondicional en aquellos momentos que me senta desfallecer y el cansancio se convirti en mi peor enemigo truncando mis sueos.

Agradezco a mi familia y amigos por siempre me dieron palabras de aliento en aquellos momentos difciles y me tendieron la mano desinteresadamente.

Y a la Universidad de Crdoba por contribuir con mis sueos y permitirme hacer parte de ella. Gracias

Olga de la Ossa

Doy gracias a Dios porque cada da me da la fortaleza y valenta para cumplir mis metas profesionales y

personales.

Seor coloco en tus manos el futuro de mi vida, gracias por la vida; Dios hoy comienza otra etapa de mi vida, otros caminos; siento que algo me impulsa a vivir este sueo y ahora brota un capullo de alegra porque he logrado mis objetivos.

Doy gracias a mis padres por sus grandes consejos, su amor por mi.

A mi esposo por su apoyo incondicional, por haber confiado en mi, a mis hijos Ivn Andrs y Wilton David, que son la razn de mi alegra.

A mis hermanos y familiares y a todas aquellas personas que me aconsejaron durante mi carrera.

A la Universidad de Crdoba por abrirme sus puertas y hacer parte de ella.

A mis maestros por ensearme que la humildad y perseverancia son la clave del xito. Gracias

Enalys Jimnez

Gracias Dios por haberme dado bendiciones y el conocimiento suficiente para lograr el objetivo de

realizarme como profesional.

Gracias a mis padres por darme la iniciativa de seguir con los estudios superiores, por remplazar mi papel de madre para con mi hijo.

Gracias a mi esposo Willington Vega, por ser aquella persona incondicional que en todo momento e instante estuvo presente para brindarme su apoyo y por haber soportado esos momentos de mi ausencia,

comprendiendo el gran esfuerzo realizado por superarme.

Gracias a mi hijo Samuel Alfonso, por ser esa bendicin que Dios me regal durante esta etapa de mi vida, por ser esa personita capaz de fortalecerme y aumentar las ganas de seguir adelante y que dentro de su inocencia comprendi siempre que a pesar de todo mi amor por l es incondicional.

Gracias a mi familia por creer en m y apoyarme cada da.

Gracias a todos mis amigos y compaeros por darnos la mano para lograr este xito y a la Universidad de Crdoba, por brindarme el privilegio de pertenecer a ella. Gracias

Maira Vargas

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN 2. OBJETIVOS 2. 1. OBJETIVO GENERAL 2. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Pag.

3. CAPITULO I 3. 1. ENFOQUES TEORICOS 3. 1. 1. MARCO TERICO 3. 1. 2. MARCO LEGAL 3. 1. 3. MARCO CONCEPTUAL 3. 1. 4. MARCO REFERENCIAL

4. CAPITULO II 4. 1. SITUACIN ENCONTRADA EN EL AREA DE FACTURACION DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DEL MUNICIPIO DE SAHAGUN

5. CAPITULO III 5. 1. ANLISIS CRTICO

6. CONCLUCIONES 7. RECOMENDACIONES 8. BIBLIOGRAFIA ANEXOS

LISTA DE TABLAS

Pag. TABLA No. 1 CUADRO DE DIAGNOSTICO Y PRIORIZACIN DE NECESIDADES

TABLA No. 2 MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTOR INTERNO

TABLA No. 3 MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTOR EXTERNO

TABLA No. 4 MATRIZ DOFA ESE CAMU SAN RAFAEL REA DE FACTURACIN

TABLA No. 5
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL REA DE FACTURACIN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2009

INTRODUCCIN

El Sistema General de Seguridad Social en Salud fundamentado en la Ley 100 de 1993, es un servicio pblico esencial y obligatorio cuyo objetivo es garantizar el acceso de todos los colombianos al desarrollo, cuidado y atencin de su salud.

El entorno actual de seguridad social obliga a la creacin de nuevos procesos en las instituciones prestadoras de salud en todo el pas, que son la facturacin de servicios asistenciales, presentacin de RIPS y la Auditoria Mdica de Cuentas por parte de las IPS, con lo cual se pretende generar los recursos necesarios para brindar una atencin optima a los usuarios y darle a conocer a la poblacin usuaria del servicio los beneficios cuantificados de la atencin recibida, con lo que se espera que aumente el aprecio a la institucin.

El proceso de facturacin por venta de servicios de salud requiere una integracin de los procesos asistenciales y administrativos de las entidades de salud, posesionndose como el proceso de mayor importancia en la vida financiera de las instituciones del sector.

Para la puesta en marcha de un adecuado proceso de facturacin, la contratacin es la entrada bsica al proceso, es el punto inicial donde se conocen cada uno e los responsables del pago.

Un contrato o convenio establece un objeto contractual y unas tarifas, en las cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios prestados a un paciente.

Una vez conocido el contrato, en el proceso de facturacin se llevan a cabo una serie de etapas fundamentales, hasta llegar a la principal salida del proceso que

es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados, la cual debe cumplir estrictamente los requisitos que exige el contratante.

Por lo tanto, el contenido de este trabajo estar dedicado a la elaboracin de una propuesta para el mejoramiento de la calidad en el rea de facturacin en la
Camu San Rafael de Sahagn, ESE

atendiendo los requerimientos expuestos dentro del

Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad.

2. OBJETIVOS

2. 1. OBJETIVO GENERAL
Disear una propuesta para el mejoramiento de la calidad en el rea de facturacin de la ESE Camu San Rafael de Sahagn, , con el fin de optimizar el desempeo laboral y el desarrollo de las actividades al interior de esta.

2. 2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Describir las etapas fundamentales que se deben tener en cuenta para el funcionamiento de un adecuado proceso de facturacin.

Identificar las principales falencias que afectan el proceso de facturacin en la ESE Camu San Rafael de Sahagn.

Elaborar las acciones correctivas necesarias para que se de un adecuado proceso de facturacin en la ESE Camu San Rafael de Sahagn.

3. CAPITULO I 3. 1. ENFOQUES TEORICOS

3. 1. 1. MARCO TERICO

La Seguridad Social en la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, manifiesta que la atencin de la salud es un servicio pblico de carcter obligatorio que se prestar bajo la direccin y control del Estado1. Los Servicios de Salud se organizarn en forma descentralizada, por niveles de atencin y con participacin de la comunidad. Se basar en principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

El principio de eficiencia busca que los beneficios y servicios sean prestados en forma adecuada, oportuna y eficiente, para lo cual las Instituciones Prestadoras de Salud se ven avocadas a competir con entes del sector pblico y privado reorganizando y modernizando sus esquemas administrativos2.

Parte fundamental del esquema administrativo de la ESE es la facturacin, conocida como

el conjunto de

actividades que nos permiten liquidar la prestacin de servicios de salud que conlleva la atencin al usuario. La misin del rea de facturacin es realizar en forma gil, oportuna, completa, clara y correcta la liquidacin de las cuentas de cada uno de los usuarios que asisten a la institucin con el fin de cobrar y recaudar el valor de los servicios prestados y de esta forma garantizar los ingresos que le permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la entidad.

Es indispensable para la puesta en funcionamiento de un adecuado proceso de facturacin, como primero, tener pleno conocimiento de toda la contratacin realizada en la ESE.

Una vez conocida la contratacin el proceso de facturacin consta de los siguientes pasos:
1 2

DConstitucin Poltica de Colombia, 1991, Articulo 48 Facturacin y cartera, pagina 9.

Admisin del usuario: al ingresar el usuario a la institucin se inicia la atencin con la recepcin por el servicio de admisiones que es el responsable de la identificacin, verificacin de derechos y clasificacin, como paso primordial para el inicio del proceso financiero <<es el momento en el que identificamos Quin es el responsable de la cuenta?>>, posteriormente se continua con la solicitud de documentos soportes para cobro de la cuenta en cada uno de los casos a la entidad responsable de la atencin del paciente (EPS, ARP, Aseguradora, el Fosyga, etc.)

Recoleccin de documentos:

recolectar toda la informacin, concerniente al proceso de

facturacin, que se produce dentro de las instituciones. Es el mecanismo mediante el cual se recopila toda la informacin de las actividades, procedimientos y consumos registrada en los formatos (registros, cargos, consumos, etc.) por paciente, que se produce en cada uno de los servicios, departamentos o centros de costo.

Clasificacin y digitacin: una vez recolectada la informacin, se debe clasificar en grupos de acuerdo a cada unidad funcional, entidades responsables de pago, tipo de riesgo, etc., se digita en el sistema de facturacin en forma diaria evitando con esto el represamiento de registros por paciente.

Liquidacin y elaboracin de la factura: una vez digitada la cuenta queda codificada y liquidada de acuerdo al manual requerido, pudiendo as analizar y valorizar la liquidacin final, para lo cual es necesario tener presente los manuales de tarifas Manual Tarifaro, Manual de Tarifas ISS y los diferentes manuales segn los convenios celebrados.

Arreglo y envo de la cuenta: en este paso se recibe la facturacin realizada durante el periodo determinado, se le realiza la auditoria previa con el fin de detectar los posibles errores y la correccin de los mismos; se le da el visto bueno y se arma cada cuenta por ente responsable y por periodo, se enva a cartera para que realice la radicacin y gestione el cobro con el Ente o persona responsable del pago.

Produccin de informes: para entregar a otras reas de la institucin: estos informes se deben enviar peridicamente a las Directivas, Tesorera, Contabilidad y dems reas que intervienen directa o indirectamente en el proceso, para ello es bsico la clasificacin del archivo o manejo de bases de datos. Para reas externas a la institucin, como a las entidades contratantes, entidades de control y todas las dems entidades o personas externas a la institucin que requieran la informacin producto el proceso.

Por ltimo la principal salida del proceso de facturacin es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados. Esta debe cumplir estrictamente con los requisitos que exige el contratante en cuanto a soportes, fechas, liquidacin, formatos, etc .
3

Como parte integral de la factura de venta de servicios de salud, el Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud (RIPS); es el conjunto de datos mnimos y bsicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control, y como soporte de la venta de servicio. Los datos de este registro se refieren a la identificacin del prestador del servicio de salud, del usuario que lo recibe, de la prestacin del servicio propiamente dicho y del motivo externa4. que origin su prestacin: diagnstico y causa

El Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud -RIPS- esta

3 4

Facturacin y cartera, paginas 23, 24, 25. Resolucin 3374, 2000, Capitulo 1, articulo 1

conformado por tres clases de datos:

De identificacin Del servicio de salud propiamente dicho Del motivo que origin su prestacin

Los datos de identificacin son los de la entidad administradora del plan de beneficios, los del prestador del servicio y los de la transaccin, reportados en una factura de venta de servicios.

Los datos del Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud RIPS -, son los relacionados con las consultas los procedimientos, el servicio de urgencia, de hospitalizacin y de medicamentos, las caractersticas de dichos datos y los valores para cada uno de ellos.

Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta, programada o de urgencia, mdica general y especializada, odontolgica general y especializada y las realizadas por otros profesionales de la salud.

Los datos de procedimientos son aplicables a todos ellos, trtese de procedimientos diagnsticos o teraputicos, de deteccin temprana o de proteccin especfica.

Los datos de hospitalizacin son los generados cuando haya lugar a ella, cualquiera sea el motivo que la origine, e incluye las consultas, procedimientos y estancias. La transferencia de dichos datos se har en archivos separados.

Los datos correspondientes a la prestacin individual de servicios de salud de urgencia, incluye las consultas, procedimientos y estancia en observacin. La transferencia de dichos datos se har en archivos separados.

Los datos de recin nacidos corresponden individualmente a los de las condiciones y caractersticas al nacer de uno o ms nios o nias.

Los datos de medicamentos estn relacionados con la denominacin y forma farmacolgica de stos5.

Adems el RIPS sirve para que los prestadores de servicios de salud puedan:

 Soportar el valor cobrado por las actividades de salud prestadas a las personas ante la entidad pagadora de los servicios de salud Informar sobre actividades de salud prestadas en las modalidades de contratacin por paquete, per cpita o servicios integrales. Conocer las causas que generan la demanda de servicios de salud.
El recurso humano encargado de facturar en cualquier entidad de salud y en este caso de la ESE Camu San Rafael de Sahagn, tienen como su principal objetivo, facturar las actividades y procedimientos realizados a cada paciente, tomando en cuenta los suministros y medicamentos utilizados en cada uno de los servicios, y tambin informar los ingresos con los cuales se financiar la institucin y enviar la informacin necesaria para las diferentes reas de la misma.

Adems debe saber: A quin atender?, Cundo

atender?, A que tarifas?, Bajo cual modalidad?, Cuales son los soportes contemplados?, Quin es el responsable del pago?, Cundo y como presentar las cuentas?, Cundo pagan la cuenta?, simples preguntas que se planteara cualquier persona al vender un servicio de salud6.
5

Resolucin 3374, 2000, Capitulo 1, articulo 1

3. 1. 2. MARCO LEGAL Ley 10 /1990, Atencin obligatoria en Urgencias. Constitucin Poltica de Colombia de 1991, Art. 49, atenciones en salud. Resolucin 13049, Octubre 23 de 1991. Formulario nico de reclamacin y el formato de cuenta de cobro para accidentes de trnsito. Resolucin 4746,

Noviembre 29 de 1995. Adopcin de formato para

certificado de atencin mdica para vctimas de accidentes de trnsito.

 Resolucin 4444/95 Manejo contable de la Facturacin. Decreto 1001/96 Ministerio de Hacienda, establece los requisitos de la factura y establece el documento equivalente a la factura de venta. Decreto1283. Capitulo V, Julio 23 de 1996 Funcionamiento

del

Fondo

de

Solidaridad y garanta del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Acuerdo 53 CNSSS, Febrero 13 de 1997.Por el cual se adopta el Manual de Medicamentos del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Decreto 723 /97, Reglamenta los plazos de presentacin y pago de Cuentas mdicas.
6

Facturacin y cartera, paginas 23.

Decreto 806 /98. Reglamenta SGSSS, Afiliacin, derechos, Coberturas POS POS-s. Resolucin 03374 de 2000, por la cual se reglamentan los datos bsicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados. Ley 715 / 2000, competencia del Dpto. Acuerdo 72 - 74

CNSSS, Definicin del Plan de Beneficios del rgimen

subsidiado (modifica y subroga 49 y 62), Adiciones al plan de beneficios del rgimen subsidiado de las actividades, intervenciones y procedimientos de medicina fsica y rehabilitacin. Decreto 047 /2000 SGSSS, disposiciones varias de cobertura.

 Decreto 2423, Por el cual se determina la nomenclatura y clasificacin de los procedimientos mdicos, quirrgicos y hospitalarios del manual tarifario y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 312 /2004.- Manual de tarifas de la EPS ISS Ley 100 de 1993. Reforma el sistema General de Seguridad Social en Salud, por el cual se establece la prestacin de los servicios de salud con calidad as:

Art. 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las normas cientficas que regulan la calidad de las servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicio de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las Directrices Seccionales, Distritales y Locales de Salud.

Art. 185, pargrafo, toda Institucin Prestadora de Servicios de Salud contar con un sistema contable que permita registrar los costos de los servicios ofrecidos.

Art. 225, Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera que sea su naturaleza, debern establecer sistemas de costos, facturacin y

publicidad. Los sistemas de facturacin debern permitir conocer al usuario, para que este conserve una factura que incorpore los servicios y los correspondientes costos, discriminando la cuanta subsidiada por el SGSSS. Ley 1122 de 2006, reforma la Ley 100 de 1993.

Decreto 1011 de 2006, por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad de la Atencin en Salud del SGSSS.

 Resolucin 1043 de 2006, por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin.

3. 1. 3. MARCO CONCEPTUAL

Accin correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. No confundir con correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada, pero sin la eliminacin de su causa.

Auditora de Calidad. La auditora de la calidad de la atencin en salud, es definida como la evaluacin sistemtica de la atencin en salud, con el objetivo fundamental de mejorar la calidad de los servicios. Significa la comparacin entre la calidad observada y la calidad deseada de acuerdo con las normas tcnicas cientficas y administrativas previamente estipuladas para la atencin en salud. Se define tambin como un examen sistemtico de las actuaciones y decisiones de las personas con respecto a la calidad, con el objeto de verificar o evaluar de manera independiente e informar el cumplimiento de los requisitos operativos del programa de calidad o de la especificacin o de los requisitos del contrato del producto o servicio.

Calidad. La calidad de la atencin en salud se define como el logro de los mayores beneficios con los menores riesgos posibles para el paciente, dados

ciertos recursos. Al hablar de calidad en un sistema de salud o un territorio, se define calidad como: la provisin de servicios accesibles y equitativos, con un nivel profesional ptimo, que tiene en cuenta los recursos disponibles y logra la adhesin y satisfaccin del usuario.

Calidad en el ambiente de trabajo. Mtodo para aplicar los principios y conceptos de la calidad a la mejora de los lugares de trabajo, mediante el desarrollo de comportamientos y hbitos nuevos de clasificar, ordenar, limpiar, aseo interior y autodisciplina

Competitividad. Capacidad de mantenerse con xito en un entorno cambiante y competido. Capacidad de sobrevivir en el largo plazo.

Cliente. Cualquier individuo, familia, grupo y/o comunidad (interno o externo a la organizacin) que recibe cuidados y tratamientos o servicios de la organizacin.

Desempeo. Resultados obtenidos de procesos y de productos que permiten ser evaluados y comparados en relacin con las metas, los estndares, los resultados histricos y otros procesos y productos. Ms comnmente los resultados expresan satisfaccin, insatisfaccin, eficiencia, y eficacia y pueden ser presentados en trminos financieros o no.

E.S.E., Empresa Social del Estado, son instituciones de carcter pblico con autonoma y patrimonio financiero, que est dedicado a prestar y producir servicios de buena calidad en todos los niveles de atencin a toda la comunidad y a todos los regimenes de salud.

Eficacia. Indicadores y respectivos resultados, que miden el grado en que los requisitos de los clientes estn siendo atendidos por los procesos.

Eficiencia. Indicadores y resultados que miden el nivel de recursos empleados en un proceso para atender los requisitos de los clientes. Relacin entre los resultados (resultados de la asistencia) y los recursos utilizados para prestar la asistencia al paciente.

Evaluacin. Emisin de un juicio al comparar lo que debera ser con lo que es a travs de la medicin de indicadores y estndares.

Facturacin, Es el registro, valoracin y liquidacin de los procedimientos, actividades y consumos prestados a un paciente hospitalario o ambulatorio, para efectos de cobro.

Facturacin Centralizada, es aquella en que la informacin se recolecta de todos los servicios por los facturadores o los patinadores, se lleva a una oficina central y all se digita, liquida y emite la factura.

Facturacin Descentralizada, es aquel proceso sistemtico con adecuada infraestructura de hardware, software y redes, puntos de captura distribuidos en cada una las unidades funcionales de la ESE, cada facturador genera la factura en cada unidad funcional en donde recopila y archiva la informacin generada en esta, se ingresa informacin y se factura en tiempo real, es decir desde diferentes puntos al mismo tiempo, es un proceso oportuno, organizado, controlable y eficiente. Garanta de Calidad. Todo aquello que realizan los individuos para continuamente la calidad. mejorar

Gestin de la Calidad. Conjunto de acciones sistematizadas y continuas dirigidas a prevenir y/o resolver oportunamente problemas o situaciones que impidan

otorgar el mayor beneficio posible o que incrementan los riesgos a los pacientes a travs de monitora evaluacin, diseo, desarrollo y cambio organizacional.

Mejoramiento Continuo de Procesos. Se refiere a actividades dirigidas a elevar los actuales estndares, significa pequeos mejoramientos como resultado de esfuerzos continuos.

Procesos. Serie de acciones, sucesos, mecanismos, o pasos interrelacionados y orientados hacia un objetivo.

Procedimientos. Son cada uno de los pasos consecutivos que conforman un proceso.

RIPS. Registro Individual de la Prestacin de Servicios de Salud, es el conjunto de datos que identifica una a una las actividades de salud que se les practican a las personas y que hacen parte integral de la factura de venta de servicios de salud.

3. 1. 4. MARCO REFERENCIAL

Para la elaboracin de esta monografa se tomaron como referencia los siguientes trabajos de investigacin realizados en el rea de facturacin.

Facturacin por venta de servicios y manejo de RIPS en la ESE Hospital San Rafael del municipio de Facatativa; por Carlos Mndez, 2005

Anlisis del proceso de facturacin en la Clnica San Pedro Claver de Cartagena; por Adriana Ospina, 2007

Proceso de facturacin en la clnica San Antonio de Leticia; por Walter Hoyos, 2006

4. CAPITULO II

4. 1. SITUACIN ENCONTRADA EN EL AREA DE FACTURACION DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DEL MUNICIPIO DE SAHAGUN

El CAMU SAN RAFAEL se inicia como un puesto de salud hasta el ao 1995, cuando se comienza el proceso de descentralizacin de la salud mediante acuerdo No.035 de agosto de 1995; acto por el cual se le otorgan facultades al alcalde de la poca para adelantar dicho proceso.

En 1996 se le transfiere al municipio los funcionarios del Hospital San Juan de Sahagn que venan prestando los servicios del primer nivel de atencin en salud, asumindolos el Camu San Rafael.

El 20 de febrero de 1997 El Concejo Municipal mediante acuerdo No.002 decide transformar la entidad en una Empresa Social del Estado, los estatutos son aprobados por el acuerdo de la Junta Directiva No.007 del 9 de abril de 1999.

En la actualidad la empresa presta los servicios de consulta externa, odontologa, urgencias, fisioterapia, hospitalizacin, laboratorio clnico y servicio farmacutico, la demanda de pacientes se ha incrementado considerablemente, pero tenemos un problema de espacio fsico el cual, es uno de los agravantes que ms nos preocupa, porque con los requisitos esenciales hay muchas reas que no cumplen para ser certificadas.

Teniendo en cuenta que para la prestacin de cada uno de los servicios antes mencionados se requiere de determinadas reas de trabajo todas encaminadas al buen funcionamiento de la Institucin para este caso particular la ESE Camu San Rafael de Sahagn, se hace referencia al rea de facturacin, de vital

importancia en una entidad de salud, ya que sta se encarga de los registros,

valoraciones y liquidaciones de los procedimientos, actividades y consumos prestados a un paciente hospitalario o ambulatorio, para efectos de cobro.

Por medio de un estudio realizado en dicha rea se encontr que: El espacio locativo de facturacin es muy reducido. No hay sealizacin que permita ubicar el rea de facturacin. Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados. No existen responsabilidades establecidas. Carencia de auditoria previa de cuentas. La facturacin es centralizada. Hay falencia de conocimientos bsicos de la facturacin. El ambiente de trabajo no es el ms adecuado. En el rea de facturacin laboran tres personas, las cuales no son suficientes para desarrollar las actividades. En el rea utilizan un software integral y actualizado. (SIOS) Los RIPS son diligenciados por el personal medico de la ESE, en algunos casos la escritura es poco entendible; ocasionando retrasos en la sistematizacin. De las reas asistenciales los RIPS son enviados al rea de facturacin sin ningn contratiempo, al igual que el rea de facturacin entrega informes peridicamente a las dems reas de la ESE que intervienen directa o indirectamente con el proceso. En la zona rural se hace el diligenciamiento de los RIPS por parte del personal medico, y se traen a la ESE diariamente para su respectiva sistematizacin. En el rea de facturacin no cuenta con una buena gestin de insumos a pesar de solicitar a las directivas el suministro de insumos que le permiten realizar labores eficientemente, stas hacen caso omiso a los requerimientos de esta dependencia, impidiendo que la realizacin del trabajo no sean en 100% eficiente y se presenten fallas.

5. CAPITULO III

5. 1. ANALISIS CRTICO

Despus de haber realizado varias visitas al rea de facturacin de la ESE Camu San Rafael, observamos una serie de falencias, que de no ser corregidas traeran como consecuencias, desorden en la ejecucin de los procesos y procedimientos requeridos por esta rea, presentndose as mala atencin al pblico, flujo lento de caja y baja rentabilidad; como tambin la mala escritura en los RIPS ocasionan retraso en el proceso de sistematizacin de la informacin.

Caso importante dentro de las debilidades encontradas es el ambiente laboral, que por no ser el mejor ocasiona problemas en el flujo de la informacin; se dificulta la comunicacin, originando desmotivacin en el personal y mucho ms grave se pierde el sentido de pertenencia por la institucin.

Es importante tambin que el recurso humano encargado del proceso de facturacin tenga pleno conocimiento de su gua de trabajo; como tambin que el lugar de trabajo sea lo ms confortable posible, de fcil acceso para los usuarios facilitando el desarrollo de las actividades; buscando que el trabajo se torne ms gil y con mayor efectividad.

Por lo tanto para contrarrestar las dificultades es necesario implementar unas estrategias que le permitan a la ESE mejorar el desarrollo de sus actividades, buscando as la mayor satisfaccin posible en el usuario.

Sugerimos que para solucionar todos estos problemas que aquejan dicha rea, es necesario desarrollar una propuesta
actividades. para el mejoramiento de la calidad en el rea de facturacin de la ESE Camu San Rafael de Sahagn, con el fin de optimizar el desempeo laboral y el desarrollo de las

TABLA No. 1 CUADRO DE DIAGNOSTICO Y PRIORIZACIN DE NECESIDADES

ESTANDAR

SITUACION ENCONTRADA EL recurso humano del rea est conformado por:

IMPLICACION GRAVEDAD URGENCIA TOTAL

ORDEN DE PRIORIDAD

1. EL jefe de facturacin, el cual se RECURSO HUMANO encuentra debidamente capacitado. 2. Dos auxiliares, que por ser cambiados con frecuencia, no recibe la debida capacitacin y ocasiona retraso en el proceso. El rea de facturacin no cuenta con el INFRAESTRUCTUR espacio adecuado para las personas que A, INSTALACIONES laboran en ella, ya que es muy reducido y FISICAS, no les permite un buen desenvolvimiento MANTENIMIENTO dentro del rea que implica en que esta se mantenga en desorden. EL rea cuenta con la siguiente dotacin: 1. Cuatro computadores modernos, con software actualizado. 2. Dos muebles en madera, que no son los adecuados, donde se encuentran ubicados los computadores. 3. Un archivador de metal en muy mal estado, por lo que la documentacin se encuentra tirada el piso o en cajas de cartn. 4. Tres sillas giratorias en muy mal

12

12

DOTACION Y MANTENIMIENTO

estado. En el rea de facturacin no cuenta con una buena gestin de insumos a pesar de solicitar a las directivas el suministro de insumos que le permiten realizar labores eficientemente, stas hacen caso omiso a los requerimientos de esta dependencia que la realizacin del trabajo no sean en 100% eficiente y se presenten fallas. La priorizacin de los procesos se realiza por medio de la contratacin que tiene la ESE; de acuerdo al orden en las fechas de entrega de facturas acordadas con las EPS. En el rea de facturacin los registros que soportan los procesos son todos aquellos por medio de los cuales ingresan informacin al sistema, en este caso se hace a travs de los RIPS que soportan cada uno de los procedimientos que le realizan al usuario y que se debe facturar, lo cual indica que la informacin sea mas confiable, adems de que estos son ingresados a diario.

GESTION DE INSUMOS

PROCESOS PRIORITARIOS

REGISTROS QUE SOPORTAN LOS PROCESOS

En lo relacionado con la interdependencia de servicios si se cumple con el estndar puesto que para facturar se necesita de la colaboracin de todos los servicios que se INTERDEPENDECIA prestan en la institucin que son: DE SERVICIOS odontologa, consulta externa, laboratorio clnico, urgencias, actividades de P y P, vacunacin, obstetricia adems de los distintos puestos de salud que tienen a su

cargo en las veredas que conciernen al municipio de Sahagn y estas cumplen con la entrega de la informacin a diario lo que ayuda a mantener un buen ritmo de trabajo. REFERENCIA Y CONTRAREFERENC IA DE DOCUMENTOS Y SOPORTES De las reas asistenciales los RIPS son enviados al rea de facturacin sin ningn contratiempo, al igual que el rea de facturacin entrega informes peridicamente a las dems reas de la ESE que intervienen directa o indirectamente con el proceso. En el rea de facturacin el riesgo que se presenta es el glose de las cuentas por lo tanto el seguimiento que se les hace es por medio de una verificacin exhaustiva de la informacin ingresada al sistema para corregir las fallas y posteriormente evitar que glosen las cuentas por mala digitacin o errores en el sistema.

SEGUIMIENTO A RIESGOS

En el rea de facturacin la comunicacin entre el personal se da de forma formal e informal. COMUNICACIN Y El trabajo en equipo se ve afectado por TRABAJO EN la falta de compromiso con la EQUIPO institucin, lo que contribuye al atraso en la entrega de la informacin, en trminos generales el clima laboral es desfavorable.

ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN REA DE FACTURACIN FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS

1. Infraestructura propia. 2. Autonoma tcnica y administrativa. 3. Puestos de salud ubicados en la zona rural. 4. Recurso humano capacitado. 5. Software adecuado en el rea de facturacin.

DEBILIDADES

1. El espacio locativo de facturacin es muy reducido. 2. No hay sealizacin que permita ubicar el rea de facturacin. 3. Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados. 4. No existen responsabilidades establecidas. 5. Carencia de auditoria previa de cuentas. 6. Facturacin centralizada. 7. Falencia de conocimientos bsicos de la facturacin. 8. El ambiente de trabajo no es el ms adecuado. 9. En el rea de facturacin laboran tres personas, las cuales no son suficientes para desarrollar las actividades.

ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN CRDOBA REA DE FACTURACIN

MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTOR INTERNO (EFI) FACTOR INTERNO CLAVE 1. Infraestructura propia. 2. Autonoma tcnica y administrativa 3. Software adecuado en el rea de facturacin 4. Recurso humano capacitado. 5. El espacio locativo de facturacin es muy reducido. 6. No hay sealizacin que permita ubicar el rea de facturacin. 7. Facturacin centralizada 8. Carencia de auditoria previa de cuentas. TOTAL PONDERACIN 0,15 0,12 0,17 0,12 0,10 0,13 0,11 0,10 1,00 CLASIFICACIN 4 4 4 3 1 1 1 2 RESULTADO PONDERADO 0,60 0,48 0,68 0,36 0,10 0,13 0,11 0,20 2,66

Como se puede observar el resultado nos indica un promedio de las debilidades sobre las fortalezas, lo cual amerita la implementacin de un plan estratgico que permita a la ESE superar esas dificultades para el normal desarrollo institucional.

ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN REA DE FACTURACIN FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES

1. Amplia cobertura para prestacin de sus servicios (zona rural y urbana). 2. Tecnologa adecuada y actualizada. 3. Se les brinda capacitaciones al personal administrativo. 4. Las contrataciones que se dan con otras entidades de salud. 5. Los convenios que se realizan con universidades. 6. Conocimiento de la normatividad vigente.

AMENAZAS

1. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enfermeras, genera atraso de los pagos. 2. Mucha influencia poltica a la hora de contratar al personal. 3. La competencia (IPS privadas). 4. Demora en los pagos por parte de las EPS contratantes.

TABLA No. 1 ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN CRDOBA REA DE FACTURACIN

MATRIZ DE EVALUACIN DE FACTOR EXTERNO FACTOR EXTERNO CLAVE 1. Tecnologa adecuada y actualizada. 2. Las contrataciones que se dan con otras entidades de salud. 3. Amplia cobertura para prestacin de sus servicios (zona rural y urbana). 4. Conocimiento de la normatividad vigente. 5. Se les brinda capacitaciones al personal administrativo 6. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enfermeras, genera atraso de los pagos. 7. Mucha influencia poltica a la hora de contratar al personal. 8. Demora en los pagos por parte de las EPS contratantes. TOTAL PONDERACIN 0,14 0,09 0,12 0,11 0,12 0,18 0,14 0,10 1,00 CLASIFICACIN 4 3 4 3 4 1 1 2 RESULTADO PONDERADO 0,56 0,27 0,48 0,33 0,48 0,18 0,14 0,20 2.64

El resultado ponderado de 2.64 nos indica que la ESE se encuentra en una posicin media, debido a que son abundantes sus oportunidades; para contrarrestar las amenazas existentes hay que implementar nuevas estrategias que le ayuden a la empresa a ser ms competitiva y mejorar la calidad de los servicios que ofrece.

TABLA No.4
FORTALEZAS 1. 2. 3. 4. 5. Infraestructura propia. Autonoma tcnica y administrativa. Puestos de salud ubicados en la zona rural. Recurso humano capacitado. Software adecuado en el rea de facturacin. DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El espacio locativo de facturacin es muy reducido. No hay sealizacin que permita ubicar el rea de facturacin. Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados. No existen responsabilidades establecidas. Carencia de auditoria previa de cuentas. Facturacin centralizada. Falencia de conocimientos bsicos de la facturacin. El ambiente de trabajo no es el ms adecuado. En el rea de facturacin laboran tres personas, las cuales no son suficientes para desarrollar las actividades.

MATRIZ DOFA ESE CAMU SAN RAFAEL SAHAGN CRDOBA REA DE FACTURACIN

OPORTUNIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Amplia cobertura para prestacin de sus servicios (zona rural y urbana). Tecnologa adecuada y actualizada. nica ESE de primer nivel en el municipio. Se les brinda capacitaciones al personal administrativo. Las contrataciones que se dan con otras entidades de salud. Los convenios que se realizan con universidades. Conocimiento de la normatividad vigente.

ESTRATEGIAS F. O. Garantizar la induccin al 100% de los funcionarios de la ESE, en especial los del rea de facturacin aprovechando las capacitaciones hechas al personal administrativo. (F4, O4) Mantener actualizado el software que utilizan en el rea de facturacin, teniendo en cuenta la tecnologa y adems las contrataciones hechas con otras entidades la cual fortalecen a la institucin (F5 O2 O5)

ESTRATEGIAS D. O. Reubicar y/o remodelar el rea de facturacin, ya que se cuenta con la tecnologa adecuada para el desarrollo de los procesos y sobre todo sabiendo que sta es un rea muy importante para la ESE. (D1, D2, O2) Capacitar al personal encargado de facturacin dndoles a conocer la importancia de los procesos que all se realizan y que ayudan a mantener las contrataciones a travs del buen diligenciamiento y prestacin de los servicios. (D4, O5) Elaborar un manual de procesos y actividades realizadas en el rea de facturacin aprovechando la tecnologa con que se cuenta para que la facturacin se d de una forma descentralizada (D7, O2)

AMENAZAS 1. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enfermeras, genera atraso de los pagos. Mucha influencia poltica a la hora de contratar al personal. La competencia (IPS privadas). Demora en los pagos por parte de las EPS contratantes.

ESTRATEGIAS F. A. Aprovechar el recurso humano con que se cuenta para concientizar al cuerpo medico y enfermeras del debido diligenciamiento que se le debe dar a los RIPS para evitar atrasos en los pagos. (F4, A1). Evaluar el desempeo de los empleados para evitar las influencias polticas y as mejorar la calidad de los servicios prestados por la ESE. (F4, A2)

ESTRATEGIAS D. A. Realizar auditoria previa de cuentas con el fin de evitar errores y demoras en los pagos por parte de las EPS con quien se contrata. (D5, A4)

2. 3. 4.

TABLA No. 5
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL REA DE FACTURACIN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AO 2009

ESTNDAR

SITUACIN ACTUAL
EL recurso humano del rea est conformado por: 1. EL jefe de facturacin, el cual se encuentra debidamente capacitado. 2. Dos auxiliares, que por ser cambiados con frecuencia, no recibe la debida capacitacin y ocasiona retraso en el proceso. 10. El espacio locativo de facturacin es muy reducido.

QUE

PLAN DE ACCIN QUIEN CUANDO

VERIFICACIN
Solicitar hojas de vida con constancia de asistencia a eventos, certificados o ttulos obtenidos, para el desempeo en el tipo de trabajo que requiere el rea.

RECURSO HUMANO

Disear y ejecutar un programa de desarrollo del talento humano que incluya la capacitacin a funcionarios que requieren cualificar sus conocimientos en una institucin, as como la ejecucin de programas de educacin continua para los funcionarios, que responda a las necesidades detectadas en esta rea. Solicitar hoja de vida con todos sus soportes.

El gerente o director

12. Reubicar o remodelar el rea de facturacin. 13. Sealizacin identificar el rea. que permita El gerente o director

INFRAESTRUCTURA FSICA

11. EL rea no cuenta con la debida sealizacin, para que el usuario pueda fijar su ubicacin.

Por medio de una inspeccin a las instalaciones evale las condiciones en las que se encuentra el rea.

EL rea cuenta con la siguiente dotacin:

Debe contar con: 1. Muebles exclusivos computador. para cada El gerente o director Realizar control y mantenimiento a los muebles y equipos que se encuentren en el rea.

DOTACIN Y MANTENIMIENTO

5. Cuatro computadores modernos, con software actualizado.

2. Los archivadores necesarios para

6. Dos muebles en madera, donde se encuentran ubicados los computadores. 7. Un archivador de madera en buen estado, por lo que la documentacin se encuentra tirada el piso o en cajas de cartn. 8. Cuatro sillas giratorias en muy mal estado. Dada la importancia del proceso de facturacin esta rea establece relacin directa con todas las dependencias asistenciales y administrativas involucradas en el proceso de atencin al usuario. No se realiza auditoria previa de cuentas. Existe dificultad en la preparacin y divulgacin de procesos y procedimientos.

mantener en buen estado y organizado los documentos que en el rea se manejan. 3. Con sillas estado. giratorias en buen

Implementar registros que permitan organizar el proceso de informacin con las dems reas que hacen parte de este proceso. Implementar la auditoria interna y correctiva.

INTERDEPENDENCIA DE SERVICIOS

El gerente o director Control interno

Hacer seguimiento al personal de las diferentes dependencias sobre el debido proceso de facturacin.

SEGUIMIENTO A RIESGOS PROCESOS PRIORITARIOS

Implementar la auditoria previa de cuentas. Preparar y divulgar los procesos y procedimientos en el rea.

Auditor Auditor Jefe de rea

Evaluar continuamente el proceso de facturacin. Realizar monitoreo a todos los procesos y procedimientos en todas las dependencias y en especial en esta rea.

6. CONCLUSIONES

Este trabajo se convierte en un agente importante y completo, en la estructuracin y ejecucin de los procesos y actividades desarrolladas en el rea de facturacin, teniendo en cuenta las normas para el mejoramiento de la calidad del servicio.

Adems contribuye con el desempeo laboral y facilita a la ESE posibles soluciones a problemas que se estn presentando en el rea de facturacin, convirtindose en un instrumento practico para mejorar la calidad del servicio.

La facturacin es un proceso nico e importante para la subsistencia financiera de las ESE, que involucra tarifas, contratos, auditorias, glosas, objeciones, cuentas, pagos, deudas, etc.

Y por ultimo nos ayuda a enriquecer ms nuestros conocimientos, a travs de la experiencia o puesta en prctica de los estudios realizados durante el curso de pregrado.

8. RECOMENDACIONES

Para mejorar el proceso de facturacin en la ESE Camu San Rafael se recomienda lo siguiente:

Aplicar o tener en cuenta las sugerencias expuestas en el contenido de este trabajo como herramienta tcnica para el mejoramiento de la calidad del rea de facturacin.

Establecer mecanismos de control que permitan vigilar, monitorear y controlar los procesos realizados en el rea de facturacin.

Realizar auditoria previa de cuentas con el fin de evitar errores y demoras en los pagos por parte de las EPS con quien se contrata.

Capacitar al personal encargado de facturacin dndoles a conocer la importancia de los procesos que all se realizan y que contribuyen con el sostenimiento de la ESE.

8. BIBLIOGRAFIA

LEURO MARTINEZ, Mauricio, Facturacin y Cartera por venta de servicios. GUIA PARA EL MEJORAMIENTO DE UN REA DE FACTURACIN No. 5. MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL, Resolucin 1043, 3 de Abril, 2006. RESOLUCIN 3374 de 2000.

MISIN

Somos una Empresa Social del Estado de primer nivel de complejidad, cuyo objetivo es la prestacin de servicios de salud mediante acciones de promocin, prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin del paciente, haciendo uso de sus recursos tecnolgicos de punta y el talento humano para mejorar las condiciones de vida de los usuarios del rea de influencia y de quienes lo requieran.

Nuestro compromiso es prestar servicios de salud con ptima calidad cientfica, humana y tecnolgica aplicando los principios ticos y la equidad social.

VISIN

Proyectarnos como Empresa lder en el departamento de Crdoba en la prestacin de servicios de salud del primer nivel, ofreciendo excelente calidad humana, cientfica tecnolgica que mejoren y garanticen el bienestar de los usuarios, protegiendo el derecho fundamental de la salud.

ORGANIGRAMA ESE CAMU SAN RAFAEL JUNTA DIRECTIVA

DIRECCIN

COMIT TCNICO

BIENESTAR SOCIAL

COMIT DE SALUD OCUPACIONAL

COMIT DE ALIANZA DE USUARIO

REA ATENCIN EN SALUD GRUPO DE P Y P GR. DIAGNOSTICO TRAT. Y REAB. GR. ATENCIN CONS. EXTE. GR. INFORMACIN

REA ADMINISTRATIVA GRUPO FINANCIERO GR. RECURSO HUMANO GR. SUMINISTRO, SERVICIOS, GENERALES Y MANTENIMIENTO

REA ATENCIN AL AMBIENTE GRUPO FACTORES DE RIESGOS DEL AMBIENTE

GR. DE FACTORES DE RIESGOS DE CONSUMO

PANORAMICA DE LA ESE CAMU SAN RAFAEREA DE FACTURACIN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL