CARTAS DE RECLAMO

Cuando un pedido no ha sido despachado conforme a nuestros deseos ya

sea por un mal servicio (demora o mala atención), un mal producto
(desperfectos o baja calidad), un error en servicios contratados (llegó mal
empacado o equivocado o bien deteriorado).

Nos vemos obligados a hacer un reclamo, el cual debe hacerse en forma

amable y sin faltar a las reglas de cortesía, aun cuando tal error nos haya
causado molestias.

En las Cartas de Reclamo es Necesario anotar lo siguiente:

➢ Referencia al envío y número de pedido que se nos hizo el despacho

inadecuado.

➢ En qué consistió el error, ser específicos en decir en que consiste el

desperfecto y cuantos paquetes o mercadería llegaron mal.
➢ Indicar la forma en que se desea que error sea enmendado.
➢ En cuanto tiempo ellos nos reenviaran la mercancía o paquetes de
regreso.

Ejemplo:
 Cosméticos MAKEUP
Teléfono: 7952-1018/7952-2154
1-45 201 Local 4 Pradera
Guatemala, Guatemala

20 de marzo 2,021.

Señorita,
April Juárez de León,
Encargada de Adquisiciones,
“Farmacia Cruz Verde”,
4ta. avenida 2-45 Zona 1,
Cobán, Alta Verapaz,
Presente.

Apreciable Señorita:

Atendiendo sus órdenes de fecha 10 de marzo del presente año, le

despachamos la siguiente mercadería según factura No. 421:

CANTIDAD PRESENTACION VALOR UNITARIO Valor total

50 unidades Cremas Pond´s Rejuvenece 30 ml Q. 45.00 Q. 2,250.00
40 unidades Cremas Pond´s 50 ml Q. 65.00 Q. 2,600.00
25 unidades Cremas Pond´s Tubo pequeño Q. 35.00 Q. 875.00
TOTAL, GENERAL Q. 140.00 Q. 5725.00

Lo cual le informamos que se le aplicará el descuento del 20% en la compra por

cancelar la mercadería sin cuotas y así mismo le emitimos su factura, su producto
fue enviado por la aerolínea Transportes Monja Blanca que indica que el día viernes
por la mañana estará llegando a su sucursal.

Atentamente:

Rogelio Mendoza
Encargado de Tienda de despacho.

C.C. Bodega
Anexo: Factura No. 421
Nota de envío de producto Transportes Monja Blanca
 “Farmacia Cruz Verde S.A.”
www.farmaciacruzverdes.gt
4ta. avenida 2-45 Zona 1
Cobán, Alta Verapaz

02 de abril 2,021.

Señorita
María del Carmen Pérez
Encargada de Ventas
Cosméticos MAKEUP
1-45 201 Local 4 Pradera
Guatemala.

Apreciable Señorita:

Nos apresuramos a informales que hemos recibido la mercadería de nuestro pedido número 421
Factura serie A, la cual viene según lo estipulado. Lamentamos informarle de que algunos de
nuestros productos no llegaron bien, puesto que su presentación llego en malas condiciones, de
modo que así no las podemos exponer en nuestra tienda, a continuación, indicamos cuales son:

25 cremas Pond´s Rejuvenece en su presentación de 30 ml las tapas están lastimadas en las orillas.
10 cremas Pond´s día en su presentación de 50 ml el empaque de sellado no lo trae por dentro.
25 cremas Pond´s en la presentación de tubo pequeño, no trae la tapa blanca para el cierre.

Tomando en cuenta nuestra relación comercial, espero el cambio de los productos dañados, en
el transcurso de esta semana, y esperando no se vuelva a repetir tal percance en el despacho de
nuestros productos.

Agradecidos por su comprensión, atentamente,

April Juárez de León,

Encargada de Adquisiciones.

Anexo: Copia factura 421 Seria “A”

C.C. archivo almacén de productos
Cartas de Aclaración

Cuando se ha cometido un error es necesario enviar una carta aclaratoria

pidiendo excusa o disculpa e indicando la forma en que puede rectificarse,
o cuando menos, prometiendo mayor atención en las próximas
operaciones. Son generalmente respuesta a las cartas de reclamo.

COMO INICIAR UNA CARTA DE ACLARACION

➢ Lamentamos el descuido involuntario en nuestro envió de fecha...

➢ Enterados de que nuestra remesa de fecha….

➢ Ignoramos el motivo de retraso.

➢ En referencia a su envío de producto.

➢ Sírvanse disculparnos por la falta de atención a su pedido...

➢ Con el portador le llegarán las mercaderías que faltaron en nuestro

envió No....

➢ Hemos llamado la atención a nuestro encargado del despacho por

su error cometido en...

EJEMPLO:
 Cosméticos MAKEUP
Teléfono: 7952-1018/7952-2154
1-45 201 Local 4 Pradera
Guatemala, Guatemala

5 de abril 2,021

Señorita,
April Juárez de León,
Encargada de Adquisiciones,
“Farmacia Cruz Verde”,
4ta. avenida 2-45 Zona 1,
Cobán, Alta Verapaz,
Presente.

ASUNTO: aclaración del error del pedidio de la factura 421.

Disculpa por el percance cometido.

Apreciable Señorita:

En atención a su carta del dos del corriente mes, en donde nos manifiesta su
inconformidad en que le llegaron a su sucursal el producto despachado,
lamentamos el descuido involuntario en nuestro envío y la manera en que
algunos le hayan llegado de la manera inadecuada.

Nos permitimos justificar la misma, lo cual le hacemos informar que el día martes
del corriente se le estará enviando el producto de una manera especial y en
las mejores condiciones de empaque, y se le estará aplicando un 10% de
descuento en su factura para enmendar nuestro error en su compra de
productos.

Atentamente,

Maria del Carmen

Encargado de Tienda de despacho
Cartas Circulares

Son aquellas cuyo texto es necesario darlo a conocer a varias personas.

Para reproducirlas, es decir para sacar varias copias de una misma carta,
se hace uso del papel carbón cuando el número de copias no pasa de
cuatro, en caso de necesitarse un mayor número de copias se hará uso de
fotocopiadoras u otro equipo reproductor o bien originales por
computadora.

Las cartas circulares pueden ser redactadas por diferentes motivos:

a) Aviso de cambio de local.

b) Ingreso de un nuevo socio.

c) Oferta de productos.

d) Fallecimiento o retiro de uno de los socios.

e) Cambio del nombre del negocio o razón social.

f) En general, toda nueva disposición deba hacerse saber a la

clientela más.

Generalmente las cartas circulares no llevan destinatario, es decir, que

de la fecha se pasa a saludo que en este caso puede ser: Apreciable
clientela: Al público en general: A nuestra amable clientela: Señores:

Los espacios que se dejan entre fecha y saludo pueden ser de ocho a diez
espacios.

EJEMPLO:
 “Farmacia Cruz Verde S.A.”
www.farmaciacruzverdes.gt
4ta. avenida 2-45 Zona 1
Cobán, Alta Verapaz

25 de abril 2,021.

Apreciable Clientela:

Nos complace informarles que el día 3 de mayo del presente año, se

inaugurará una nueva sucursal de “FARMACIAS CRUZ VERDE” dentro de la Plaza
Comercial El Parque, en el área de tiendas de ventas, a la par de Super Tiendas
Paiz y que estarán abiertas a todo público.

Con este nuevo servicio de farmacia le ofrecemos a quienes así lo deseen y

sin ningún costo, un servicio de Consultas Médicas en los horarios de 10:00 de la
mañana a 5:00 de la tarde, con todas las medidas de Prevención que regula el
Ministerio de Salud, ante la Pandemia. Los invitamos acudan con su familia a la
inauguración que tendrá lugar a las 09:00 de la mañana el día ya antes mencionado.
Se estará aplicando grandes descuentos en la compra de producto farmacéutico.

Contando con su asistencia a la inauguración, les envío un cordial saludo.

ALEX CAMPOS CRUZ

AGENTE DE VENTAS