PEDIDOS Y

EXPRESIONES DE GRATITUD

PEDIDOS DE MERCANCÍA
Los empresarios solicitan mercancías, servicios y suministros casi todos los días
hábiles.
Algunos pedidos se entregan directamente a los representantes de ventas que visitan a
los clientes. El representante de ventas suele utilizar un formulario de pedido impreso
especial para registrar el pedido. Para pedidos repetidos, algunos proveedores
proporcionan formularios similares directamente a los compradores para que los utilicen
cuando realicen un nuevo pedido. El cliente simplemente completa una dirección de
envío y la cantidad solicitada en los espacios correspondientes y envía por correo el
formulario de pedido al proveedor.
Al realizar pedidos a proveedores locales, los clientes suelen realizarlos por teléfono.
Las organizaciones muy grandes tienen departamentos de compras para manejar el gran
volumen de pedidos que la empresa envía cada día. El comprador debe completar un
formulario de orden de compra, obtener la aprobación adecuada del pedido
(generalmente la firma de un supervisor) y enviarlo al departamento de compras, que
luego realiza el pedido a la empresa que ofrece el mejor precio.
Por supuesto, muchos pedidos simplemente se envían por correo a un proveedor, y este
procedimiento requiere otro tipo de carta comercial.

Escribir cartas de pedido

Al escribir una carta de pedido, debe incluir todos los detalles necesarios para completar el
Ordene a su satisfacción.

1. ¿Exactamente, que es lo que quieres? Indique las tallas, colores, números de

modelo, números de catálogo o cualquier otra información relevante.

2. ¿Cuánto quieres? ¿Diez? ¿Diez docenas? ¿Diez casos? Sea claro.

3. ¿Cuándo desea que se envíe el pedido y por qué método? Especificar correo de
primera clase, mensajería, camión, flete aéreo; paquete postal, bacalao o algún otro
método de entrega. O. Si lo prefieres especifica cuándo quieres recibir la mercancía
y deja el método de envío al proveedor.
4. ¿Dónde está la mercancía a enviar? ¿Debería enviárselo a la dirección que figura en
su membrete? ¿A un almacén en una dirección diferente? ¿A una de las sucursales
de su empresa? Dígale al proveedor que no espere que adivine esta información.

5. ¿Quieres que la mercancía sea empaquetada de alguna forma especial? Quizás una
parte del pedido debería ser enviada a tu oficina y el resto a un almacén. Si es así,
especifique.

6. ¿Cómo piensa pagar la mercancía? ¿El proveedor debe cargar el costo a la cuenta de
su empresa? (Si es así, incluya el número de cuenta). ¿Adjunta un cheque?
(Asegúrese de mencionar el monto específico del cheque o giro postal en el cuerpo
de la carta e incluya los costos de envío en el monto total). ¿Quiere que el proveedor
le facture?

La siguiente carta de pedido está incompleta porque no incluye gran parte de la

información que necesita el destinatario.

Envíeme dos copias del directorio de marketing que anunció en la publicación de la

semana pasada.
Por favor factúreme el costo completo.

El redactor debe especificar el título del directorio de marketing: la empresa puede

publicar más de uno. Además, la editorial puede ofrecer dos ediciones diferentes:
ediciones de tapa dura y de tapa blanda, por ejemplo. Una carta de pedido más precisa
sería:

Por favor envíenme dos copias de la edición de tapa dura del directorio de
información de marketing, de Antonio Mendoza y Geraldine Kiros (número de
código 07432-2; 1979; $19,95 cada una), que se anunció en la edición del 7 de
noviembre del Washington Post.
Envíe los libros lo antes posible por correo de primera clase a la dirección que se
muestra arriba y factúreme el costo completo.

Al dar el título específico y los nombres de los autores, el escritor se asegura de obtener
el libro correcto: asegúrese siempre de que la carta de pedido sea completa y específica.
La información no sólo debe ser completa y específica, sino que también debe ser fácil
de entender. Cuando deba brindarle al lector muchos detalles, considere enumerar los
artículos como se muestra en el modelo de carta de pedido. Una lista de este tipo es útil
tanto para el escritor como para el destinatario. Tenga en cuenta también que esta carta
está dirigida a una persona específica. Siempre que sea posible, envíe una carta de
pedido a la persona que manejará el pedido. Además, el modelo de carta solicita una
confirmación de la fecha de entrega. (Consulte el modelo de carta de pedido en la
página 3).
Debe estar seguro de que sus cartas de pedido sean claras y específicas, ya que los
errores pueden resultar costosos. Si el destinatario necesita más detalles de los que usted
ha proporcionado, su envío probablemente incluirá la mercancía equivocada o se
retrasará, o ambas cosas.

Reconocimiento de ordenes

Por supuesto, todas las empresas intentan completar un pedido lo antes posible. Debido
a que el pago a menudo se recibe sólo después de que se ha completado un pedido,
generalmente es ventajoso para el vendedor enviar la mercancía rápidamente.
Cuando un pedido se completa uno o dos días después de su recepción, el vendedor
generalmente incluirá una carta o tarjeta de agradecimiento con el pedido para mostrar
su agradecimiento al cliente. Pero si el pedido no se puede completar inmediatamente,
el vendedor debe acusar recibo del pedido rápidamente.

Escribir cartas de reconocimiento

Un objetivo obvio de una carta de reconocimiento es decir "gracias". Otros objetivos

son decirle al comprador cuándo debe recibirse la mercancía, revenderle el producto y
resolver cualquier problema relacionado con el pedido.
 Farmacia Green Volley
54 calle oeste

Plainfield, Vermont 05667

(802) 555-4117

5 de enero de 1979

Sr. Lee Ozuna, Gerente

Departamento de pedidos
Compañía de dulces Alban
900 Avenida Agradable
Westfield, Nueva Jersey 07090

Estimado señor Ozuna:

Por favor envíe la siguiente mercancía a más tardar el 5 de febrero:

2 cajas de Alban Chocolate Mints (paquetes de 12 onzas;

24 por caso; número de catálogo, 12D_143) @ $8,40
por caja. $16,80

4 cajas de corazones de chocolate Alban (16 onzas, individuales)

corazones envueltos en aliados por caja; nº de catálogo, 241-
159 @$12.20 por caja. 96.00

2 cajas de Alban ChocoHars (barras de 4 onzas, 12 cajas de

24 barras por caja; nº de catálogo 241-15) a $12,20
por caja. 24.40

2 cajas de Alban Nut Delight (cajas de 16 onzas; 12 por

caso; nº de catálogo 156-178) @22,50 por caja. 45,00
$182.20

Dado que debemos tener esta mercancía a tiempo para el Día de San Valentín,
(14 de febrero), necesitamos confirmación de que realizará el envío a más tardar
del 1 de febrero, como siempre, pagaremos el coste total al momento de la entrega
(menos el 2 por ciento de descuento por pago dentro de los 10 días).

¿Podría incluir con la entrega algunas muestras de Alban?

¿Chocolates, como hiciste con el pedido del año pasado? Las muestras ayudaron
Convenza a nuestros clientes para que compren su delicioso producto.

Cordialmente,

(Señorita) Edna Dewitt

Gerente

EVE: pgj
Diciendo “gracias"

A todo el mundo le gusta escuchar palabras de agradecimiento, especialmente si esa

persona acaba de gastar dinero. Cuando compras algo en una tienda, esperas que el
dependiente te diga "gracias". La persona que pide algo por carta también espera que el
vendedor le diga “gracias”. Por lo tanto, cuando usted es el vendedor, debe mostrar
agradecimiento a los clientes que lo mantienen en el negocio. Decir “gracias” es más
que una cuestión de cortesía; es una cuestión de buen sentido empresarial.
¿Cuándo debería mostrar agradecimiento a sus clientes? Siempre que sea posible, sin
exagerar. Las empresas pueden mostrar agradecimiento a sus clientes de muchas
maneras diferentes, pero la carta de reconocimiento ofrece uno de los medios más
obvios y eficaces para decir "gracias". Con frecuencia, todo lo que se necesita es un
“gracias” directo en el primer párrafo. Estudie estos ejemplos.
Gracias por su pedido del 14 de julio de suministros de oficina. Estaremos
encantados de
envíe su pedido por 5000 sobres impresos del número 10 y cuatro cajas de...
Gracias por reordenar más de nuestros nuevos y populares Elite Cigars. Como tu
solicitado, le enviaremos una docena de casos de...
Gracias por contarnos las reacciones de sus clientes a nuestra nueva seguridad es
primero. Navajas de afeitar. Gracias también por pedir cuatro cajas más el 20 de
abril. Su pedido está siendo enviado...

Cada uno de estos ejemplos dice "gracias" de forma sencilla. Un “gracias” que sea
efusivo o excesivo perderá su efecto. Después de haber expresado su agradecimiento,
anticipe la pregunta del lector: "¿Cuándo se entregará el pedido?"

Informar la fecha de entrega

El “gracias” prepara el camino para recibir información más específica que el

comprador quiere y necesita. En algunos casos, el comprador puede simplemente
asumir que un pedido se recibirá en una fecha determinada y no especificar una fecha de
entrega en la carta de pedido. Por lo tanto, es aconsejable mencionar el método de envío
específico y la fecha prevista (o exacta) de envío en su acuse de recibo. Luego, si el
comprador no está satisfecho con el método de envío o con la fecha de envío, puede
comunicarse con usted para hacer otros arreglos. Estos ejemplos muestran cómo
informar sobre métodos y fechas de entrega.

Nos complace informarle que su pedido completo será enviado por camión
desde nuestro almacén el 4 de diciembre. Debe recibirlo a más tardar el 7 de
diciembre.
 Los libros que ordenó para su programa de capacitación especial se le enviarán
por paquete postal el próximo viernes 12 de agosto. Deberá recibir los libros al
menos dos semanas antes de su primer día de clases el 11 de septiembre.
Como usted solicitó, enviaremos 12 cajas de Hockler's Tropical Fish Food por
transporte aéreo el 2 de abril para garantizar la entrega mucho antes del 15 de
abril.

Revender al comprador

Reconocer la mayoría de las órdenes es un asunto bastante rutinario. Pero cuando

reconoce pedidos especiales (aquellos que son extremadamente grandes o aquellos para
un artículo particularmente costoso, por ejemplo) debe aprovechar la oportunidad para
revender su producto al comprador. A la mayoría de nosotros nos gusta tener la
seguridad de que hemos comprado sabiamente, y la carta especial de reconocimiento
brinda esa tranquilidad.
Así, una carta dirigida a un consumidor que compró un costoso comedor podría decir:

¡Felicitaciones por su reciente compra de muebles de comedor Donlevy! El 3 de

octubre te entregaremos el juego completo que has pedido: la mesa de comedor
Classic, ocho sillas Classic a juego y el aparador Classic alargado con espejo.

Desde 1866, Donlevy Furniture se ha ganado el respeto de personas de todo el

mundo por su calidad, su artesanía y su diseño. Y con razón: sólo Donlevy
ofrece su famosa garantía de por vida contra cualquier defecto en la fabricación
de sus elegantes muebles.
Además, solo Donlevy ofrece una llamada de servicio anual gratuita para reparar
cualquier rasguño menor en cada mueble. Este servicio es gratuito durante diez
años; entonces estará disponible por una tarifa anual razonable. Brindamos este
servicio porque Al igual que tú, queremos que tus muebles luzcan nuevos para
toda la vida y queremos que tú y tus amigos admiren su belleza.
El folleto adjunto detalla algunas de las técnicas interesantes utilizadas para
fabricar sus nuevos muebles Donlevy. Sabemos que te resultará interesante.
Entre otras cosas, menciona algunas de las cosas que se deben y no se deben
hacer en el cuidado de muebles finos.

Esta carta de reconocimiento especial no sólo le asegura al comprador que la compra

fue una elección acertada, pero también refuerza la idea de Donlevy Furniture como un
producto de calidad. El es probable que el cliente recuerde, recomiende la empresa a sus
amigos y regrese a Donlevy cuando se anticipe otra compra de muebles.
Por supuesto, es una buena práctica comercial revender a un cliente siempre que se
presente la posibilidad, incluso aunque un cliente en particular pueda realizar pedidos a
su empresa de forma regular y constante. No es necesario esperar a la gran venta o al
caso especial.
Considere el modelo de carta de acuse de recibo en la página 6. Es una respuesta al
modelo de carta de pedido que se muestra en la página 3. El escritor aprovecha la
oportunidad (que se le ofreció mediante una solicitud ligeramente inusual que
acompañó a un pedido de rutina) para revender al cliente en Alban Candy Company. El
escritor se compromete a enviar las muestras de dulces solicitadas, asegurando el apoyo
continuo del cliente a su empresa.
Tenga en cuenta también que la carta efectivamente dice "gracias" e informa en el
primer párrafo tanto la fecha de entrega como el método de entrega.

Resolver problemas potenciales

Ocasionalmente surgirán problemas con los pedidos. Es posible que un artículo

solicitado esté temporalmente agotado. Un cliente puede solicitar un descuento al que
no tiene derecho. Es posible que el precio de uno o más de los artículos pedidos haya
aumentado recientemente. Pueden surgir otros problemas relacionados; por lo tanto, uno
de los objetivos de una carta de reconocimiento puede ser resolver un problema
potencial.
El acuse de recibo en la página 128 explica un problema e intenta persuadir al
comprador para que cambie el pedido a un producto similar pero diferente.
Alba 900 Avenida Agradable
Dulce Westfield, Nueva Jersey 07090
Compañía (201) 555-8262

10 de enero de 1979

Señorita Edna V. Dewitt, Gerente

Farmacia del Valle Verde
54 calle oeste
900 avenida Agradable
Plainfield, Vermont 05667

Estimada señorita Dewitt:

Sin Gracias por su pedido del 5 de enero de chocolates Alban. Somos

Me complace confirmar que le entregaremos su pedido completo el
27 de enero, cuando nuestro camión estará en su zona.

Estaremos encantados de enviarte algunas muestras de cur delicioso.

Chocolates Alban: muestras para ayudar a garantizar que sus clientes
regresa a tu tienda por los dulces que todos aman.

Por cierto, recientemente hemos cambiado el nombre de cur ChocoBar a

Barra de masticar. Las barras Munch tienen el mismo sabor crujiente de
chocolate y almendrassabor que hizo tan famosos a nuestros ChocoBars,
y se vende por el mismo precio. Sabemos que a tus clientes les gustarán tanto
como a ellos les encantaron nuestras ChocoBares.

Atentamente,

Lee Ozuna
Gerente, Departamento de Pedidos

LO:rb
 Gracias por su pedido del 3 de mayo de tocadiscos automáticos TruSound.
Tenga en cuenta que desea que este pedido se entregue a tiempo para su
graduación de junio. Venta y con gusto nos encargaremos de enviarle los
tocadiscos en camión.

Sin embargo, antes de enviar el pedido, debemos informarle que el modelo

Trusound 45-56R ha sido recientemente descontinuado. En su lugar, ahora crea
Modelo 45-78K, que se diferencia del modelo anterior sólo en un detalle:
la base.

La base del modelo anterior tiene un acabado de chapa de vinilo, mientras que la
base del modelo. El modelo más nuevo es caoba genuina. El nuevo modelo se
vende al por mayor por solo $ 39,99, $3 más que el modelo descontinuado.

¿Podemos sustituir seis de los modelos más nuevos por los seis descontinuados?
¿ordenado? Por favor, háganoslo saber lo antes posible. Para su comodidad,
simplemente escriba sus instrucciones al final de esta carta y devuélvanosla en el
sobre adjunto. (Se adjunta una copia duplicada de esta carta para sus archivos).

Esta carta acusa recibo del pedido; al mismo tiempo, proporciona una solución a un
problema potencial. La carta ayuda al comprador a tomar una decisión brindándole toda
la información pertinente, y el escritor incluso facilita que el cliente responda
rápidamente. Es un reconocimiento efectivo.
Cuando debes decirle a un comprador que un artículo está agotado, que se ha
aumentado un precio. o que el comprador olvidó indicar color o talla, brinde al
destinatario toda la información necesaria para tomar una decisión. El comprador es su
cliente; ayúdelo sugiriéndole alternativas y facilitándole la respuesta. Por supuesto, no
culpe a ningún pedido por un pedido incorrecto o información incompleta del cliente.
Cualquiera que sea el problema, explíquelo, sugiera una solución y facilite que su
cliente le compre.