UNIDAD 5

El Inventario de RRHH
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INVENTARIO DE RRHH / PERSONAL
El Inventario de Personal debe considerarse como una herramienta de
información que facilita la Gestión de Recursos Humanos.
El inventario del personal o de RRHH comprende un sistema de datos e
información técnicamente planeado, dirigido y mantenido, que identifica
y clasifica al personal de una organización de acuerdo a los valores,
características o cualidades que posee, de manera que se pueda
determinar el talento humano para el logro de los objetivos
institucionales.

Una empresa/ organización para ser eficiente, necesita contar con un

gran cúmulo de información respecto a su planta/dotación de personal;
datos personales, preparación, experiencia, logros, intereses,
habilidades, etc., de cada empleado.

El inventario de recursos humanos consiste en elaborar una base de

datos lo más completa posible, acerca de cada uno de los empleados
que forman parte de la organización, esta información incluye datos
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personales, familiares, profesionales, de trayectoria laboral, entre otros.
INVENTARIO DE RRHH / PERSONAL

Es el registro o catalogación pormenorizada de la información sobre el

personal de la empresa/organización en cuanto a sus datos generales de
identificación, instrucción, capacitación, experiencia, trayectoria en la
empresa, perfil aptitudinal y de personalidad, así como desempeño
laboral.

El inventario de Recursos Humanos constituye una base general

manual o mecanizada, que concentra todos los datos e información
sobre los colaboradores, a partir de la cual será posible determinar
el potencial humano con que cuenta la empresa, ubicando y
clasificando a los elementos más idóneos con los que se podrá disponer
para la cobertura de vacantes.

El inventario de Recursos Humanos, se organiza clasificando la

información del personal de acuerdo a los siguientes rubros:
DATOS GENERALES
• Considera información referida a nombre y apellidos y edad del colaborador, ubicación
orgánica, fecha de ingreso, puesto y o cargo actual, categoría remunerativa, estado civil,
información de grupo familiar, etc.

ASPECTOS CURRICULARES
• Considera la información pertinente al grado de instrucción, especialización, capacitación
dentro y fuera de la empresa/organización, experiencia profesional fuera de la empresa,
publicaciones, trabajos de investigaciones, distinciones, ejercicio docente, etc.

DESEMPEÑO LABORAL
• Este rubro incluye información relativa a los resultados de las evaluaciones de
desempeño aplicadas al colaborador desde su ingreso a la empresa.

ANTECEDENTES LABORALES
• Incluye información del récord de méritos y deméritos registrados durante la
trayectoria del colaborador en la empresa.

CARRERA ADMINISTRATIVA
• Esta parte considera los diferentes puestos de trabajo desempeñados por el colaborador,
con las indicaciones de las acciones de promoción, ascenso o transferencia de las que
haya sido objeto, así como el tiempo de permanencia en cada puesto.

EVALUACION PSICOTECNICA
• Considera información relativa a los resultados de las pruebas de inteligencia, aptitudes y
personalidad a las que ha sido sometido el colaborador en la oportunidad de su ingreso
a la empresa, o en algún otro momento de su trayectoria.
EL INVENTARIO INFORMATIZADO DE PERSONAL

Cuando una empresa intenta desarrollar una función de RR HH con

perspectiva estratégica, empieza por elaborar un Inventario de
Personal.

En otros tiempos el Inventario de Personal se realizaba manualmente,

pero hoy en día existen aplicaciones informáticas ad hoc, que permiten
el tratamiento rápido, seguro y confidencial de los datos concernientes
a cada uno de los integrantes de la plantilla de la empresa.
El Inventario Informatizado de Personal es una base de datos
personales y profesionales de todos y cada uno de los componentes de
la plantilla, que permiten tomar decisiones sobre materias tales como
retribución, formación, promoción, planes de carrera, previsión de
reemplazo, etc., al tiempo que permiten realizar con rapidez y exactitud
las tradicionales tareas administrativas tales como el cálculo de la
nómina, la elaboración del recibo de sueldos, indemnizaciones,
retenciones a cuenta de la Seguridad Social, cómputo de vacaciones
disfrutadas
5 y pendientes, control de absentismo, etc.
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En la mayoría de las empresas/ organizaciones se cuenta con un
inventario de Recursos Humanos el cual constituye un lugar donde se va
archivando los expedientes de los empleados cuya documentación
contiene datos relevantes de su desempeño que van desde la solicitud de
empleo, las pruebas que se realizaron en el proceso de selección, las
incapacidades que ha tenido, permisos, etc.

Al momento de presentarse un puesto vacante suele acudirse a este

medio con el fin de verificar si en la empresa existe la persona adecuada
dentro de la misma organización para ocupar el puesto.

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OBJETIVO DEL INVENTARIO DE RRHH / PERSONAL

General
• Determinar el estado actual de la fuerza de trabajo de la
organización.

Específicos
• Facilitar a la organización, la información de sus recursos
humanos, a fin contribuir a las diversas funciones de la
Administración de personal.
• Completar un formulario de inventario con todos los datos que
hacen a la individualización del personal y su grupo familiar.
• Actualizar la documentación de resguardo de cada empleado:
(certificaciones de servicios, acta de matrimonio, partida de
nacimiento y documento de los hijos o familiares a cargo,
certificado de estudios cursados, etc.)
¿Para qué sirve un Inventario Informatizado de Personal?

El objetivo fundamental consiste en el conocimiento, a la vez global y

detallado, de la composición de la plantilla con el fin de alcanzar los
objetivos logísticos y estratégicos de la Planificación de Personal.

Reclutamiento
• Constituye la fuente interna por excelencia.
• Brinda información de los empleados y su potencial para cubrir otros
puestos.

Desarrollo

• Planeamiento de carrera
• Movimientos de personal
• Antecedentes laborales
• Grado de instrucción
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¿Para qué sirve un Inventario Informatizado de Personal?

Capacitación
• Nivel de instrucción
• Área de especialización
• Grado de experiencia
• Detectar necesidades de capacitación

Remuneraciones y beneficios
• Estructura de salarios
• Asignaciones familiares
• Cargas sociales
• Bonificación por título
• Antigüedad
• Incentivos
• Otorgar becas
• Facilitar finalización de estudios
• Adecuar beneficios existentes
• Implementar nuevos beneficios
• Prestaciones diversas para el personal

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¿Cómo se realiza un Inventario de Personal/RRHH?

Estudio Preliminar de la Documentación

existente

• Entrevistas: con responsables del área de personal de

manera que ellos contribuyan con información de
importancia.

• Análisis de los legajos existentes: a través del estudio

exhaustivo de los legajos de personal existentes, de manera
de obtener un conocimiento previo del empleado a
entrevistar, verificando datos sobre:
• Datos de identificación del agente
• Datos del núcleo familiar
• Nivel de instrucción
• Experiencia
• Antigüedad
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¿Cómo se realiza un Inventario de Personal/RRHH?

Relevamiento de la información

• Diseño del formulario de registro de datos del personal.

• Cantidad de hojas que contendrá el formulario y el carácter de
declaración jurada que tendrá el mismo.
• Hoja de mantenimiento que se anexara al formulario, para su
actualización permanente.
• Entrevistas dirigidas con cada uno de los empleados a fin de
determinar la validez y confiabilidad de los datos existentes:
Formularios de registro de datos, Legajos existentes,
Establecimiento de un plazo para presentación de documentación
faltante.

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¿Cómo se realiza un Inventario de Personal/RRHH?

Análisis y diagnostico de la situación

• Se analizan las siguientes variables:

• Ubicación del personal en la estructura organizativa
• Distribución de la dotación de personal
• Puestos de trabajo
• Unidades Organizativas
• Categorías
• Niveles de instrucción
• Estado civil
• Promedio de hijos en edad escolar
• Antigüedad en empresa
• Puesto y área en otras empresas
• Edad

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¿Cómo se realiza un Inventario de Personal/RRHH?

Análisis de la información obtenida

• Cuadros y gráficos demostrativos:

• Permiten sistematizar la información, se utilizan gráficos de barras,
gráficos de siluetas y cuadros demostrativos.
• Posibilita la apreciación del conjunto de datos o relaciones que
constituyen el motivo de estudio y formar un juicio sobre el
desarrollo y comportamiento de las variables que intervienen.

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Recomendaciones y sugerencias

Para cada aspecto tratado se sugerirá un determinado curso de

acción a seguir, que tendrá por objeto servir de guía y orientación en
el futuro accionar de la empresa con el fin de tender a una mayor
eficiencia.

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INVENTARIO DE RRHH POR COMPETENCIAS

Este inventario permite conocer las experiencias, las habilidades, los

conocimientos y los intereses de los empleados, así como su grado de
actuación en el trabajo (COMPORTAMIENTOS).

Cada persona posee, en mayor o menor grado, facultades únicas, las

cuales pueden ser de extraordinario valor para ella y la organización.

Contar con un inventario de competencias puede colaborar a la hora

de efectuar reemplazos, ascensos y transferencias.

Diseñar programas de capacitación y desarrollo adecuados a las

necesidades de los trabajadores.

Colaborar a hacer mas competitiva la organización.

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