Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

De hecho. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. Esto incluye métodos. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. tanto materiales. El objetivo del control interno es. . medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. Controles contables. En el país.. como financieros. malversaciones y otras practicas delictivas. documentos y procedimientos contables. informes. La necesidad de un adecuado control interno. 2.son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. cada sistema depende directamente del otro. proveer la información financiera útil.

I. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. pero con frecuencia descuidado. de principio a fin. de la custodia de los activos correspondientes. la exactitud de los registros contables. II. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. III. con el fin de poder mantener registros objetivos. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. Este componente crucial. ejecutada y registrada). de forma tal que. examinar todas las operaciones de un periodo. Subdivisión de funciones: este es. Establecer líneas claras de responsabilidad. para procesar cada tipo de transacción. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. quizás. Siempre que sea posible. aprobada. debiendo ser: autorizada. del sistema de control interno. de los registros de estos en la contabilidad. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno.  separación de la custodia de los activos. IV.  separación de la autorización de las operaciones.Medidas para lograr un buen control interno. Establecer procedimientos de control. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad.  las responsabilidades deben asignarse.

mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad.exactos. hasta la confección de registros especiales y submayores. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. deben ser cuidadosamente diseñados. Los auditores internos deben presentar los informes. directamente al director general. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones. los auditores evalúan su sistema de controles internos. Efectivo en caja. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. . Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. Para medir la confiabilidad de la entidad.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. facturas. brindando así objetividad en sus informes. informes de recepción). durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. desde documentos primarios. V. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). Las auditorias son internas o externas. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega.

deben expedientarse y registrarse inmediatamente.  debe establecerse un sistema de control simple. para controlar los sellos en poder del cajero. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. y siempre que sea posible. y proceder al cambio de la combinación.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. al solicitarse y liquidarse. por servicios efectuados por particulares.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja.  los vales de caja para pagos menores. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero. . manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. mediante la devolución del faltante por el culpable. posteriores al regreso del trabajador. En estos casos deberá levantarse acta. por lo menos una vez al mes.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados. Los faltantes y sobrantes detectados.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. por los funcionarios autorizados. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo.  los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica. que se consideran efectivo. recuperar los recursos. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. respectivamente.

Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. los salarios. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles.  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. posteriores a la fecha de pago de las nominas. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. diariamente.  el efectivo cobrado deberá depositarse. no reclamados y los indebidos. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. no puede hacerle un fraude a la compañía. Separación de obligaciones. actuando por si sola. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles.  Separación de obligaciones dentro de la función contable. Autorización apropiada .

desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. También pueden haber prohibiciones absolutas.La autorización puede ser general o especifica. . Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. completo y a prueba de manipulación indebida. El objetivo es el registro inmediato. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado.

Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. intereses. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. . Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. A los individuos se les debe delegar autoridad. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. Obviamente. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. cerrojos. las perdidas de efectivo. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. Algunas veces. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. guardias y acceso limitado. Salvaguardas Físicos. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. inventarios. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. experiencia y confiabilidad.

Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. . Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. Además. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos.

no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. procedimientos y funcionamiento general de la empresa. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. sin embargo. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. dentro de una organización dada. Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. . El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado.Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. El control interno.

El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. A esto se debe su importancia. .El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros.

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