Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

documentos y procedimientos contables. El objetivo del control interno es.. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. Esto incluye métodos. La necesidad de un adecuado control interno.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. En el país. como financieros. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. malversaciones y otras practicas delictivas. De hecho. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. . 2.son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. cada sistema depende directamente del otro. informes. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. Controles contables. tanto materiales. proveer la información financiera útil. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas.

Establecer líneas claras de responsabilidad. de forma tal que. Subdivisión de funciones: este es.  separación de la autorización de las operaciones. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad. para procesar cada tipo de transacción. examinar todas las operaciones de un periodo. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. IV. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. ejecutada y registrada). de los registros de estos en la contabilidad. del sistema de control interno. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . Establecer procedimientos de control. aprobada. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. quizás. debiendo ser: autorizada. de la custodia de los activos correspondientes. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. II. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno. Siempre que sea posible.  las responsabilidades deben asignarse. pero con frecuencia descuidado. III.  separación de la custodia de los activos. de principio a fin. con el fin de poder mantener registros objetivos.Medidas para lograr un buen control interno. Este componente crucial. I. la exactitud de los registros contables.

deben ser cuidadosamente diseñados. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. . Los auditores internos deben presentar los informes. Para medir la confiabilidad de la entidad. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones. V. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad.exactos. Efectivo en caja. facturas. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. desde documentos primarios. hasta la confección de registros especiales y submayores. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante).  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. informes de recepción). como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. directamente al director general. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. brindando así objetividad en sus informes. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. los auditores evalúan su sistema de controles internos. Las auditorias son internas o externas.

 los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos. y siempre que sea posible. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. respectivamente.  los vales de caja para pagos menores.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. mediante la devolución del faltante por el culpable. posteriores al regreso del trabajador. por servicios efectuados por particulares.  debe establecerse un sistema de control simple. por lo menos una vez al mes. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. deben expedientarse y registrarse inmediatamente.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. En estos casos deberá levantarse acta. recuperar los recursos. al solicitarse y liquidarse. por los funcionarios autorizados.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. para controlar los sellos en poder del cajero. Los faltantes y sobrantes detectados. que se consideran efectivo. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. y proceder al cambio de la combinación.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. .

posteriores a la fecha de pago de las nominas. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. no puede hacerle un fraude a la compañía. no reclamados y los indebidos. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. los salarios.  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos.  el efectivo cobrado deberá depositarse. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. Separación de obligaciones. Autorización apropiada .  Separación de obligaciones dentro de la función contable. actuando por si sola. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles. diariamente.

utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. El objetivo es el registro inmediato. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. . El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo.La autorización puede ser general o especifica. completo y a prueba de manipulación indebida. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. También pueden haber prohibiciones absolutas. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable.

Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. intereses. las perdidas de efectivo. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. A los individuos se les debe delegar autoridad. inventarios. Algunas veces. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. cerrojos. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. Salvaguardas Físicos. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. guardias y acceso limitado. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. experiencia y confiabilidad. Obviamente. .

El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. Además.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. .

el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa.Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. . procedimientos y funcionamiento general de la empresa. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. sin embargo. El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. dentro de una organización dada. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. El control interno. sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen.

procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. A esto se debe su importancia. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. .El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros.