Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

2. . autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. como financieros. tanto materiales. De hecho..son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. Controles contables. La necesidad de un adecuado control interno. En el país. proveer la información financiera útil. El objetivo del control interno es. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. documentos y procedimientos contables. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. Esto incluye métodos. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. informes. malversaciones y otras practicas delictivas. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. cada sistema depende directamente del otro.

con el fin de poder mantener registros objetivos. quizás. ejecutada y registrada). la exactitud de los registros contables. de los registros de estos en la contabilidad. pero con frecuencia descuidado. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos.  las responsabilidades deben asignarse. III.  separación de la autorización de las operaciones. IV. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores.Medidas para lograr un buen control interno. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno. Subdivisión de funciones: este es. examinar todas las operaciones de un periodo. del sistema de control interno. de principio a fin. Establecer procedimientos de control. para procesar cada tipo de transacción.  separación de la custodia de los activos. I. de la custodia de los activos correspondientes. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad. aprobada. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. II. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . debiendo ser: autorizada. de forma tal que. Siempre que sea posible. Este componente crucial. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. Establecer líneas claras de responsabilidad.

brindando así objetividad en sus informes. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones. directamente al director general. facturas. hasta la confección de registros especiales y submayores. los auditores evalúan su sistema de controles internos. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. Las auditorias son internas o externas. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. . Para medir la confiabilidad de la entidad. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. deben ser cuidadosamente diseñados.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. desde documentos primarios. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. V. informes de recepción). Efectivo en caja. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad. Los auditores internos deben presentar los informes.exactos. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial.

. Los faltantes y sobrantes detectados. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero. que se consideran efectivo. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja. por los funcionarios autorizados.  los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos. En estos casos deberá levantarse acta. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. mediante la devolución del faltante por el culpable. respectivamente. deben expedientarse y registrarse inmediatamente.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. posteriores al regreso del trabajador. y siempre que sea posible. por servicios efectuados por particulares.  los vales de caja para pagos menores.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar.  debe establecerse un sistema de control simple. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. y proceder al cambio de la combinación.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. por lo menos una vez al mes.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. para controlar los sellos en poder del cajero. recuperar los recursos. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. al solicitarse y liquidarse.

no reclamados y los indebidos. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. Autorización apropiada . serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. Separación de obligaciones.  el efectivo cobrado deberá depositarse. no puede hacerle un fraude a la compañía.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles. posteriores a la fecha de pago de las nominas. diariamente. los salarios. actuando por si sola.  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos.  Separación de obligaciones dentro de la función contable.

utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. También pueden haber prohibiciones absolutas. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. El objetivo es el registro inmediato.La autorización puede ser general o especifica. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. completo y a prueba de manipulación indebida. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. . La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general.

cerrojos. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. guardias y acceso limitado. . Salvaguardas Físicos. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. intereses. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. Algunas veces. experiencia y confiabilidad. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. las perdidas de efectivo. inventarios. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. A los individuos se les debe delegar autoridad. Obviamente.

Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. . Además. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente.

Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. . Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. procedimientos y funcionamiento general de la empresa. El control interno.Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. sin embargo. dentro de una organización dada.

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros. . A esto se debe su importancia. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros.

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