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Caso Practico Control Interno Administrativo y Contable

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Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. tanto materiales. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. La necesidad de un adecuado control interno. como financieros. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados.son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. documentos y procedimientos contables. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. informes. 2. Controles contables.. malversaciones y otras practicas delictivas. Esto incluye métodos. cada sistema depende directamente del otro. proveer la información financiera útil. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. De hecho. El objetivo del control interno es. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. En el país.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa.

I. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno.Medidas para lograr un buen control interno. de los registros de estos en la contabilidad. Siempre que sea posible.  las responsabilidades deben asignarse. debiendo ser: autorizada. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. de forma tal que. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . pero con frecuencia descuidado. II. Establecer líneas claras de responsabilidad. examinar todas las operaciones de un periodo. Subdivisión de funciones: este es. para procesar cada tipo de transacción. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad.  separación de la custodia de los activos. III. ejecutada y registrada). de la custodia de los activos correspondientes. Este componente crucial. IV. con el fin de poder mantener registros objetivos. del sistema de control interno.  separación de la autorización de las operaciones. de principio a fin. quizás. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. la exactitud de los registros contables. aprobada. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. Establecer procedimientos de control.

directamente al director general. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. . V. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. facturas. hasta la confección de registros especiales y submayores. Los auditores internos deben presentar los informes. los auditores evalúan su sistema de controles internos. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. brindando así objetividad en sus informes. Efectivo en caja. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). desde documentos primarios. deben ser cuidadosamente diseñados. Las auditorias son internas o externas. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones.exactos. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. informes de recepción). Para medir la confiabilidad de la entidad. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad.

En estos casos deberá levantarse acta.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. y proceder al cambio de la combinación. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. por los funcionarios autorizados.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados.  debe establecerse un sistema de control simple.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados. deben expedientarse y registrarse inmediatamente. para controlar los sellos en poder del cajero. respectivamente. al solicitarse y liquidarse. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia.  los vales de caja para pagos menores. mediante la devolución del faltante por el culpable. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. que se consideran efectivo. y siempre que sea posible.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. por servicios efectuados por particulares. posteriores al regreso del trabajador.  los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. . recuperar los recursos. Los faltantes y sobrantes detectados. por lo menos una vez al mes.

actuando por si sola. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. diariamente.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles. no reclamados y los indebidos. no puede hacerle un fraude a la compañía.  el efectivo cobrado deberá depositarse.  Separación de obligaciones dentro de la función contable. Separación de obligaciones. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. posteriores a la fecha de pago de las nominas. los salarios.  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos. Autorización apropiada . Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas.

fija limites a pagar sobre el precio a recibir. También pueden haber prohibiciones absolutas. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. . completo y a prueba de manipulación indebida.La autorización puede ser general o especifica. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. El objetivo es el registro inmediato. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación.

A los individuos se les debe delegar autoridad. Salvaguardas Físicos. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. guardias y acceso limitado. Obviamente. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. . cerrojos. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. intereses.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. las perdidas de efectivo. inventarios. Algunas veces. experiencia y confiabilidad. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación.

.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. Además. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos.

El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. sin embargo. sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. dentro de una organización dada. El control interno. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. . Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración.Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. procedimientos y funcionamiento general de la empresa.

A esto se debe su importancia. procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. .El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros.

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