Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

documentos y procedimientos contables. El objetivo del control interno es. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas.. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. Esto incluye métodos. 2. proveer la información financiera útil.son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. malversaciones y otras practicas delictivas. . con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. cada sistema depende directamente del otro. informes. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. De hecho. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. En el país. como financieros. La necesidad de un adecuado control interno. tanto materiales. Controles contables. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.

Este componente crucial. examinar todas las operaciones de un periodo. ejecutada y registrada). La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. la exactitud de los registros contables. I. Establecer líneas claras de responsabilidad. de los registros de estos en la contabilidad. Siempre que sea posible. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno. de principio a fin. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. con el fin de poder mantener registros objetivos. Subdivisión de funciones: este es. de la custodia de los activos correspondientes. quizás. de forma tal que. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad. II. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . del sistema de control interno.Medidas para lograr un buen control interno. Establecer procedimientos de control.  separación de la autorización de las operaciones. aprobada. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. pero con frecuencia descuidado. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. IV. para procesar cada tipo de transacción.  las responsabilidades deben asignarse. debiendo ser: autorizada. III.  separación de la custodia de los activos.

V.exactos. facturas. Los auditores internos deben presentar los informes. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. los auditores evalúan su sistema de controles internos. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad. directamente al director general. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. . en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. hasta la confección de registros especiales y submayores. deben ser cuidadosamente diseñados. informes de recepción). desde documentos primarios. Efectivo en caja. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. Las auditorias son internas o externas. brindando así objetividad en sus informes. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. Para medir la confiabilidad de la entidad.

 no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. mediante la devolución del faltante por el culpable.  los vales de caja para pagos menores.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados. .  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. para controlar los sellos en poder del cajero. Los faltantes y sobrantes detectados. En estos casos deberá levantarse acta. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja.  debe establecerse un sistema de control simple. y siempre que sea posible. que se consideran efectivo.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. por lo menos una vez al mes. y proceder al cambio de la combinación. recuperar los recursos. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. posteriores al regreso del trabajador. por servicios efectuados por particulares. respectivamente. al solicitarse y liquidarse. por los funcionarios autorizados. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. deben expedientarse y registrarse inmediatamente.  los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos.

 Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos.  Separación de obligaciones dentro de la función contable. Separación de obligaciones.  el efectivo cobrado deberá depositarse. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. actuando por si sola. posteriores a la fecha de pago de las nominas.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles. no puede hacerle un fraude a la compañía. diariamente. Autorización apropiada . Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. no reclamados y los indebidos. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles. los salarios. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros.

utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. El objetivo es el registro inmediato. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. También pueden haber prohibiciones absolutas. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes.La autorización puede ser general o especifica. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. . completo y a prueba de manipulación indebida.

Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. guardias y acceso limitado. .Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. experiencia y confiabilidad. las perdidas de efectivo. cerrojos. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. inventarios. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. Algunas veces. A los individuos se les debe delegar autoridad. intereses. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. Obviamente. Salvaguardas Físicos.

Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. . Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. Además. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible.

sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. El control interno. El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. procedimientos y funcionamiento general de la empresa. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. .Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. sin embargo. dentro de una organización dada.

El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. . procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. A esto se debe su importancia.