Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. malversaciones y otras practicas delictivas. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. El objetivo del control interno es. informes. tanto materiales.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. proveer la información financiera útil. 2. como financieros. .. De hecho. mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. Controles contables. Esto incluye métodos. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. cada sistema depende directamente del otro. documentos y procedimientos contables. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. La necesidad de un adecuado control interno. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. En el país. El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial.

quizás. Establecer procedimientos de control. de forma tal que. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno. de los registros de estos en la contabilidad. ejecutada y registrada). II. III. examinar todas las operaciones de un periodo. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad. aprobada. con el fin de poder mantener registros objetivos. Este componente crucial. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. IV. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. de la custodia de los activos correspondientes. Establecer líneas claras de responsabilidad. pero con frecuencia descuidado. la exactitud de los registros contables.Medidas para lograr un buen control interno. debiendo ser: autorizada.  separación de la custodia de los activos. del sistema de control interno. Siempre que sea posible. Subdivisión de funciones: este es.  separación de la autorización de las operaciones.  las responsabilidades deben asignarse. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. de principio a fin. I. para procesar cada tipo de transacción.

desde documentos primarios. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. . directamente al director general. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. informes de recepción). brindando así objetividad en sus informes. Las auditorias son internas o externas. Para medir la confiabilidad de la entidad.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad.exactos. Los auditores internos deben presentar los informes. facturas. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). V. deben ser cuidadosamente diseñados. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones. Efectivo en caja. hasta la confección de registros especiales y submayores. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. los auditores evalúan su sistema de controles internos. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados.

 los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos. para controlar los sellos en poder del cajero.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos.  los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados. Los faltantes y sobrantes detectados. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. y proceder al cambio de la combinación. posteriores al regreso del trabajador. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia. por los funcionarios autorizados. deben expedientarse y registrarse inmediatamente. que se consideran efectivo. por lo menos una vez al mes. En estos casos deberá levantarse acta. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. respectivamente.  los vales de caja para pagos menores. recuperar los recursos.  debe establecerse un sistema de control simple.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar. .  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. por servicios efectuados por particulares. al solicitarse y liquidarse. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. y siempre que sea posible. mediante la devolución del faltante por el culpable.

Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. diariamente. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros. actuando por si sola. no reclamados y los indebidos. Autorización apropiada .  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. los salarios.  el efectivo cobrado deberá depositarse. posteriores a la fecha de pago de las nominas. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. Separación de obligaciones.  debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles.  Separación de obligaciones dentro de la función contable. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles. no puede hacerle un fraude a la compañía. Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos.

La autorización general comúnmente se encuentra por escrito. . Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable.La autorización puede ser general o especifica. completo y a prueba de manipulación indebida. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. El objetivo es el registro inmediato. También pueden haber prohibiciones absolutas. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo.

guardias y acceso limitado. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. inventarios. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. las perdidas de efectivo. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. Salvaguardas Físicos. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad. intereses.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. . Obviamente. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema. Algunas veces. experiencia y confiabilidad. cerrojos. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. A los individuos se les debe delegar autoridad. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades.

Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. . de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. Además.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización.

sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra.Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. sin embargo. procedimientos y funcionamiento general de la empresa. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación. El control interno. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. dentro de una organización dada. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. .

procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa. . A esto se debe su importancia.El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros.

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