Control interno: contable

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad, para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas de forma útil para quienes toman las decisiones. El control interno esta directamente relacionado con la contabilidad, pues los jefes necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta y confiable, lo que se logra a través del sistema de control interno de la entidad. Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:  proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.  asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.  asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.  evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. 10.1. - clasificación de los controles internos. 1. Controles administrativos.- son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Un ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo,

mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes y políticas trazadas. Controles contables.son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos. informes. El objetivo del control interno es. con la finalidad de evitar actos mercantiles ilegales. La necesidad de un adecuado control interno. autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable. mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. se han aprobado normas que exigen a las entidades un adecuado control interno y contienen prohibiciones especificas contra practicas delictivas. En el país. como financieros. tanto materiales. documentos y procedimientos contables. malversaciones y otras practicas delictivas. medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. Esto incluye métodos. . El objetivo básico de un sistema de contabilidad es. como las de efectuar trueques de productos o servicios y exigen mantener registros contables con un detalle y exactitud razonables. explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros. 2. proveer la información financiera útil. Ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial.. cada sistema depende directamente del otro. De hecho.

del sistema de control interno.  separación de la autorización de las operaciones. Realizar auditorias o comprobaciones internas No es económicamente factible para los auditores. debiendo ser: autorizada. de la custodia de los activos correspondientes. el elemento más importante para el logro de un adecuado control interno. (cada una debe pasar por 4 etapas separadas. I. de los registros de estos en la contabilidad. Siempre que sea posible. con el fin de poder mantener registros objetivos. Establecer procedimientos de control. La separación de las tareas limita las posibilidades de fraude y mejora también. ninguna persona o departamento maneje una transacción completa. ejecutada y registrada). examinar todas las operaciones de un periodo. IV. pero con frecuencia descuidado. se puede subdividir en cuatro partes:  separación de las operaciones de la contabilidad. por lo que hasta un cierto grado tienen que confiar en que el sistema de contabilidad produzca registros contables . II. para procesar cada tipo de transacción.Medidas para lograr un buen control interno. III. Establecer líneas claras de responsabilidad. Este componente crucial. La función contable debe estar totalmente separada de los departamentos operativos. Subdivisión de funciones: este es.  las responsabilidades deben asignarse. la exactitud de los registros contables.  separación de la custodia de los activos. quizás. de principio a fin. aprobada. de forma tal que.

hasta la confección de registros especiales y submayores. . desde documentos primarios. facturas. directamente al director general. Para medir la confiabilidad de la entidad. Efectivo en caja. brindando así objetividad en sus informes. Los auditores internos deben presentar los informes. determinan también los puntos débiles del sistema y recomiendan las correcciones. en correspondencia con la magnitud del mismo y de las condiciones de la organización empresarial. los auditores evalúan su sistema de controles internos. Los documentos deben estar prenumerados (una falla en el orden consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante). Las auditorias son internas o externas.exactos. Los registros y documentos comerciales (ordenes de compra o de entrega. siendo empleados de una firma de contadores públicos o de un órgano superior administrativo o estatal que audita las empresas en conjunto. Los auditores externos deben estar legalmente autorizados. como es el caso de las facturas de ventas y las ordenes de compras. deben ser cuidadosamente diseñados.  el efectivo debe custodiarse en cajas de seguridad y protegerse. durante el año y auditar diversos segmentos de la organización. Diseño adecuado de documentos y registros Existe una amplia variedad en los documentos y los registros. mientras que los auditores externos son completamente independientes de la entidad. informes de recepción). V.

 los anticipos por gastos de viajes deben ser autorizados.  los vales de caja para pagos menores.  debe establecerse un sistema de control simple.  no podrán entregarse anticipos a justificar a empleados que mantengan un anticipo pendiente de liquidar.  el cajero debe firmar acta de responsabilidad material por los fondos custodiados. . recuperar los recursos. deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.  los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos. deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica. al solicitarse y liquidarse.  deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del efectivo depositado en caja. y siempre que sea posible. por los funcionarios autorizados. deben expedientarse y registrarse inmediatamente.  los gastos de viajes se liquidaran dentro de los tres días hábiles. debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo. En estos casos deberá levantarse acta. y proceder al cambio de la combinación. por lo menos una vez al mes. por servicios efectuados por particulares. mediante la devolución del faltante por el culpable. posteriores al regreso del trabajador. respectivamente. para controlar los sellos en poder del cajero.  todo vale de pagos menores y de recibo de ingresos. ante dos testigos que certifiquen la operación efectuada. manteniéndose una copia de dicha combinación en la dirección (en sobre lacrado) para situaciones de emergencia. Los faltantes y sobrantes detectados. la combinación de la caja fuerte solo debe ser poseída por el cajero. que se consideran efectivo.

 debe establecerse un control adecuado de la entrega y utilización de los bonos de combustibles. Un objetivo principal en la separación de las obligaciones es el de asegurarse de que una persona. Autorización apropiada . Toda función contable debe divorciarse de los departamentos operativos. actuando por si sola. diariamente. no puede hacerle un fraude a la compañía.  el efectivo cobrado deberá depositarse. en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la organización económica. Esta no solo ayuda a asegurar una recopilación de datos preciso sino que también limita las oportunidades de hacer un fraude que requeriría del acuerdo de dos o mas personas. posteriores a la fecha de pago de las nominas.  Separación de la custodias de los activos de contabilidad  Separación de la autorización de transacciones de la custodia de los activos relativos. Separación de obligaciones. serán reintegrados dentro de los cinco días hábiles. Este es sumamente importante y se divide en cuatro partes:  separación de la responsabilidad operativa de la de llevar registros.  Separación de obligaciones dentro de la función contable. no reclamados y los indebidos. los salarios.

El registro inmediato es particularmente importante en el manejo de ventas en efectivo.La autorización puede ser general o especifica. fija limites a pagar sobre el precio a recibir. El objetivo es el registro inmediato. completo y a prueba de manipulación indebida. desde documentos fuente como facturas de venta y ordenes de compra hasta diarios y mayores. . Los dispositivos utilizados incluyen las cajas registradoras con señales o timbres fuertes y cintas de recopilación. Procedimientos Apropiados La mayoría de las organizaciones tienen manuales de procedimientos que especifican el flujo de documentos y proporcionan la información e instrucciones que facilitan el registro adecuado. utilizando dispositivos tales como cajas registradoras y diseñando formas para un registro fácil. También pueden haber prohibiciones absolutas. sobre limites de credito que se otorgan a los clientes. La autorización especifica usualmente significa que un administrador superior debe permitir cualquier desviación particular de los limites fijados en la autorización general. Se promueve utilizando el barrido óptico de datos de códigos de barras. Sin comprobantes foliados el cajero puede destruir la copia para la empresa del comprobante y embolsarse el efectivo. Documentos Adecuados Los documentos y los registros varían de manera considerable. La autorización general comúnmente se encuentra por escrito.

A los individuos se les debe delegar autoridad. Personal Confiable con responsabilidades claras El elemento mas importante para obtener el éxito en el control es el personal. guardias y acceso limitado. intereses. Salvaguardas Físicos. Así como las actividades de manufactura tienden a ser mas eficientes por división y especialización de actividades repetitivas. inventarios. las actividades de registro se pueden hacer menos costosas y mas precisas. Los individuos incompetentes o deshonestos pueden arruinar a un sistema.Las revisiones rutinarias y automáticas son las maneras principales para obtener los procedimientos apropiados. Los empleados también utilizan gafetes con su nombre que estan codificado para mostrar las instalaciones a las que tienen acceso. las perdidas de efectivo. Muchas compañías requieren que todos los visitantes firmen un registro y usen un gafete. Algunas veces. Las puertas a las areas de investigación o a los cuartos de computadoras frecuentemente solo se pueden abrir con llaves especiales o utilizando un código especifico. responsabilidad y obligaciones que correspondan con sus capacidades. los negocios pequeños son en particular vulnerables al robo de activos físicos. experiencia y confiabilidad. . cerrojos. Obviamente. independientemente de los bien que se cumpla con los otros puntos de la lista de verificación. y registros se minimizan con el uso de las cajas de seguridad.

Además. Las conciliaciones bancarias pueden adoptar muchos formatos. Los bancos hacen créditos a la cuenta del cuentahabiente cuando este hace depósitos adicionales y hacen débitos a la cuenta cuando el banco autoriza y cancela los cheques. La responsabilidad significa el trazar las acciones a la parte mas baja de la organización como sea factible. pero el objetivo sigue siendo el mismo: el de explicar las diferencias en el saldo de efectivo en una fecha determinada.La confiabilidad comienza en la parte mas alta de la organización. Estos se refieren a los registros hechos en los libros del banco. El sistema contable mas moderno y dinámico será deficiente si no se estan siguiendo sus procedimientos prescritos de manera consciente. Conciliación Bancaria Una conciliación bancaria es un análisis que explica las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por el cuentahabiente y aquel mostrado por el banco. de manera que los resultados puedan relacionarse con individuos. la supervisión y evaluación adecuada de los empleados son esenciales. Los términos debito y credito se utilizan frecuentemente en la banca. . Los empleados frecuentemente tienen un mejor desempeño cuando deben explicar las desviaciones en los procedimientos requeridos. La administración operativa debe vigilar todo el sistema para verificar que este funcionando de la manera prevista y para detectar los cambios que deban implementarse. El impacto psicológico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la eficiencia.

Conclusión El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración. Los expertos en el control de la contracción del inventario por lo general concuerdan en que el mejor factor disuasivo es un empleado alerta al momento de la venta Imponente magnitud de la contracción del inventario en establecimientos minoristas demuestra como los objetivos administrativos pueden diferir de una industria a otra. ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama. procedimientos y funcionamiento general de la empresa. .Un saldo de credito en los libros significa que el banco le debe dinero al cuentahabiente. dentro de una organización dada. El control interno. Un sistema particular de control interno es usualmente un único detalle. sino que se extiende a las operaciones practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos. El cuentahabiente realiza una conciliación bancaria mensualmente para asegurarse de que todas las entradas y desembolsos de efectivo se hayan contabilizado. Diferencias La diferencia de uno y otro radica en su origen. sin embargo. el contable es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa. no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación.

procedimientos y equipos que rutinariamente trata con los eventos que afectan su desempeño y posición financieros. A esto se debe su importancia.El sistema contable de una empresa es un conjunto de registros. . El sistema mantiene la contabilidad de los activos y pasivos de la empresa.

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