TEMA No 7

AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION Y

CONTROL “SAYCO”
1.- ¿QUE ES EL SISTEMA DE ADMINISTRACION Y CONTROL?
Los sistemas de Administración y de Control es el que se encarga de
programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente
de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas,
los programas, la prestación de servicios y los proyectos del Sector Público y
aplica en todas las entidades del Sector Público, sin excepción, entendiéndose
por tales la Presidencia y Vicepresidencia de la República, los ministerios, las
unidades administrativas de la Contraloría General de la República y de las
Cortes Electorales; el Banco Central de Bolivia, las Superintendencias de
Bancos y de Seguros, las Corporaciones de Desarrollo y las entidades
estatales de intermediación financiera; las Fuerzas Armadas y de la Policía
Nacional; los gobiernos departamentales, las universidades y las
municipalidades; las instituciones, organismos y empresas de los gobiernos
nacional, departamental y local, y toda otra persona jurídica donde el Estado
tenga la mayoría del patrimonio.
2.- ¿EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Y APLICACIÓN DE LOS
CUESTIONARIOS?
Los procedimientos de control interno previo se aplicarán por todas las
unidades de la entidad antes de la ejecución de sus operaciones y actividades
o de que sus actos causen efecto. Comprende la verificación del cumplimiento
de las normas que los regulan y los hechos que los respaldan, así como de su
conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la entidad.
Se prohíbe el ejercicio de controles previos por los responsables de la auditoría
interna y por parte de personas, de unidades o de entidades diferentes o
externas a la unidad ejecutora de las operaciones. Tampoco podrá crearse una
unidad especial que asuma la dirección o centralización del ejercicio de
controles previos.
El control interno posterior será practicado:
a. Por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por
las operaciones y actividades bajo su directa competencia; y
b. Por la unidad de auditoría interna.
3.- ¿PROGRAMA DE AUDITORIAS PARA INVENTARIOS?
Para validar la información según el procedimiento de control de inventarios
fijaremos el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que
explicamos a continuación:
1. Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de
los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control
interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para
nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los
estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
4.- ¿PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA COMPRAS?
El proceso de compras será para las organizaciones uno de los procesos con
mayor vulnerabilidad al fraude, bien sea por acuerdos con los proveedores,
divulgación de información confidencial o entrega de sobornos para la
adjudicación de contratos, entre otras acciones.
1) Auditorías internas de control, formación y políticas y procedimientos escritos
en el departamento de compras para asegurar la integridad del todo el sistema
de compras.
2) Políticas  y procedimientos escritos que garanticen que las órdenes de
compras y las subcontrataciones contienen todas las condiciones y cláusulas
establecidas por el contratista (en este caso el comprador), así como cualquier
otra condición y requerimiento impuesto por éste.
3) Tener establecida una organización y estructura administrativa que garantice
la eficacia y eficiencia requerida en las compras, su calidad y el mejor precio
económicamente más ventajoso de proveedores fiables y responsables.
4) Disponer de procesos escritos de selección de proveedores fiables y
responsables que garanticen la adquisición de materiales de calidad y que
promuevan la competitividad entre los diferentes proveedores, de manera que
ofrezcan por sus materiales un precio razonable con la calidad requerida.
5) Realización de análisis de costes y de precios en cada acción de compra.
6) Tener procedimientos escritos que aseguren la adecuada selección de los
subcontratistas y que sobre éstos se tienen establecidos controles que vigilen
el esfuerzo realizado en las partes subcontratadas.

5.- ¿PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA LAS CUENTAS POR COBRAR?

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de

crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las

cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por

cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran

adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar,
actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean

correctamente autorizadas por quien corresponda.

8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.

9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado

del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.

11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.

13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras,

etc.

14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de

nuevo.

6.- ¿PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LAS CUENTAS POR PAGAR?

Son cuentas que corresponden a deudas contraídas por las compras de
mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa.
También están aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de
bienes y servicios que no tienen la consideración de proveedores.
Tengan saldos más importantes.
Posean saldo deudor.
Recojan movimientos muy importantes.
No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio.
Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos,
facturas pendientes de recibir, etc.).
Algunos con saldo cero.
Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en el
área.
Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad
de los procedimientos de auditoría aplicables.
Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y
comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad.
7.- ¿PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LAS CUENTAS DE BANCOS?

Esta cuenta está constituida por el total de moneda de curso legal o sus
equivalentes, tales como: giros bancarios, telegráficos, postales, moneda de
oro, y extranjeras, depósitos bancarios en cuentas de cheques, etc., propiedad
de una entidad y no habiendo restricción sobre estos documentos o monedas,
están en disponibilidad inmediata para emplearlos en cualquier uso comercial o
social.
Cerciorarse de lo siguiente:
Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques.
Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.
Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.
El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.
Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o meses
seleccionados
Los libros principales, Diario y Mayor General.

8.- ¿EVIDENCIAS DE LAS AUDITORIAS?

La evidencia de auditoría es la información o documentación utilizada por el

auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia
de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de
los que se obtienen los estados financieros, como otra información
complementaria.
Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las
características siguientes:
Relevante - Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los
objetivos específicos de auditoría.
Autentica - Cuando es verdadera en todas sus características.
Verificable - Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más
auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales
circunstancias.
Neutral - Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es
neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.
La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada
por factores como:
Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente mayor será la
cantidad de evidencia necesaria.
Riesgos de control; El control interno y su grado de implementación
proporciona la tranquilidad o desconfianza, susceptible de análisis y
comprobación.
El auditor debe obtener evidencia mediante la aplicación de pruebas y
procedimientos:
Pruebas de control. - Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la
idoneidad del sistema de control interno y contabilidad.
Pruebas sustantivas. - Consiste en examinar las transacciones y la
información producida por la entidad bajo examen, aplicando los
procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de validar las afirmaciones
y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados
financieros.