UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA

EL DESARROLLO

HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS DE
PRODUCTIVIDAD

“ACTIVIDAD FINAL”

ALUMNO:

CHRYSTOPHER JESUS MENDOZA MARTINEZ

PROFESOR:

SONIA ALICIA FUENTES MENDOZA

FECHA:

19 DE MARZO DEL 2022

 INDICE

- Rubricas de la actividad………………………………………….… Pág. 1

- Etapa 1: Panorama Global………………………………………… Pág. 2
- Etapa 2: definición del problema………………………………….. Pág. 4
- Contexto general……………………………………………………. Pág. 5
- ¿Por qué se considera un problema?..........................................Pág. 5
- Beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora ….……….Pág. 6
- Vinculación de conocimientos…………………………………...… Pág. 7
- Etapa 3……………………………………………………………….. Pág. 8
- Propuesta de mejora………………………………………..…..….. Pág. 8
- Fundamentos teóricos de la propuesta……………………..….… Pág. 9
- Condiciones de su aplicación…………………………………..…. Pág. 10
- Riesgos y retos……………………………………………………… Pág. 11
- Temporalidad y Viabilidad……………………………………….… Pág. 12
- Referencias………………………………………………………..... Pág. 13
-
 ACTIVIDAD FINAL

Objetivo:

El propósito de este ejercicio es evaluar tus habilidades para administrar el

tiempo, con el fin de potencializar la productividad con resultados satisfactorios.

Instrucciones:

Elabora tu evidencia de aplicación de los aprendizajes obtenidos en el

curso,
integrando tu propuesta integral para la solución de una situación asociada a las
herramientas tecnológicas de productividad. Desarrolla cada bloque descrito a
continuación.

Consideraciones para la redacción:

a. Explicar y proponer cada punto empleando modelos, técnicas, procesos y

conceptos que brinden soporte a tus respuestas.
a. Argumentar con citas y referencias cada punto a desarrollar.
b. Emplear APA.
c. Revisar rúbrica y peticiones sobre: visión global, pensamiento
paramétrico y desarrollo de mejoras.

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 Etapa 1. Panorama global.

TECNOLOGÍAS TIC: HERRAMIENTAS DE LA PRODUCTIVIDAD

Estar ocupado, no es sinónimo de ser productivo. Esta es una amenaza que

castiga miles de empresas día a día. En muchas organizaciones los empleados
viven atareados, y así cuando terminan la jornada, sienten esa sensación interior
de no haber cumplido con los objetivos definidos para el día, la semana o el mes;
sin saber que existen tecnologías que pueden ser la solución a sus problemas.
Como ya se ha definido, las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
son el conjunto de herramientas tecnológicas desarrolladas para gestionar
información y enviarla de un lugar a otro, soportadas por canales para dar forma,
registrar, almacenar y difundir contenidos informacionales. Se encuentran
conformadas por softwares, redes, servicios, infraestructura IT y equipos dentro de
un entorno, cuya finalidad es mejorar los procesos y calidad de vida de las
personas. Las TIC normalmente se integran a un sistema de información
interconectado y complementario.

Las soluciones que abarcan las TIC son variadas, debido a que abarcan un
abanico muy amplio; que incluye las tecnologías para almacenar, enviar, recibir,
procesar, analizar, proteger y recuperar información.

Ahora bien, ¿Qué beneficios entregan las Tics a las empresas que las aplican?
Entre uno de esos beneficios está la facilitación de la toma de decisiones, las
herramientas permiten procesar y obtener información de manera más oportuna y
eficiente, siendo esto vital en el proceso de toma de decisiones. Otro beneficio es
el mejor aprovechamiento del tiempo: la automatización de tareas rutinarias
mediante sistemas informáticos permite dedicar más tiempo a tareas más
productivas.

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Un ejemplo que se encuentra relacionado a la toma de decisiones y al manejo
efectivo del tiempo, es el servicio AMS de ASIC; debido a que es un servicio de
inteligencia aplicada para ofrecer soluciones inmediatas. Este servicio se presta
como soporte especializado IT por la modalidad help desk, con profesionales con
altos conocimientos de softwares, hardwares y telecomunicaciones. Esto permite
generar soluciones a los problemas específicos que se presenten, para así lograr
soluciones coherentes y altamente efectivas.

Otro punto es una mejor gestión del negocio; mediante aplicaciones informáticas y
determinados dispositivos electrónicos, se pueden controlar todas aquellas
variables y tareas que intervienen en los negocios. En cuanto a la reducción de la
carga administrativa por medio de herramientas informáticas, las actividades como
declaraciones de impuestos y los trámites en línea son cada vez más frecuentes.
Estas actividades hoy en día son realizadas de forma más intuitiva, sin ocupar
grandes cantidades de tiempo.

Todos los beneficios que aportan las Tics, conducen a un aumento en la

productividad y eficiencia. La aplicación correcta de estos servicios de tecnología,
usados por el personal debidamente capacitado y una alineación estratégica
alineada con los objetivos darán los resultados esperados. Considerando que
cada empresa tiene actividades inherentes a su actividad económica, es muy
importante que las tecnologías adquiridas sean coherentes a la entidad y sus
actividades. Si se toman en cuenta todas las variables de esta ecuación, los
beneficios que aportarán las Tics a su organización resultarán en mejoras
incuestionables en la productividad.

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 Etapa 2.

a. Planteamiento de un problema o área de mejora.

En los últimos años, las tecnologías han avanzado a pasos enormes y junto
con ellas, las opciones de poder brindar un mejor servicio, más integral y sobre
todo más organizado, rápido y eficiente, uno de los problemas más comunes que
eh podido observar personalmente en los despachos jurídicos tradicionales de
Valladolid, es que debido a que los licenciados dueños de los despachos, son
gente mayor, que no está acostumbrada a las tecnologías y como ellos dicen, son
cosas que solo sirven para distraer a los empleados (lo digo por experiencia, ya
que conozco a varios licenciados en derecho que son mayores de edad), esto ah
provocado que sus clientes, los hayan ido reemplazando con licenciados más
jóvenes, que hacen uso de todas las herramientas que tenemos a nuestro
alcance, haciendo más sencilla, rápida y eficaz la comunicación y organización
tanto de expedientes, documentos, archivos e información tanto del cliente como
de los casos.

“Sin importar el tamaño ni la industria, las empresas requieren del

acompañamiento de un abogado, ya sea que este trabaje en la organización o
que preste sus servicios desde una firma de abogados. Este profesional debe
servir no simplemente para mitigar riesgos, sino también para facilitar las
actividades de la empresa (cada vez es más común ver el abogado que se pone
en los “zapatos” del cliente y que se aproxima a los escenarios jurídicos desde
una perspectiva de empresario). Una buena asesoría legal debe contribuir a que
la empresa sea más competitiva.”
(Nessi Betzaida, 12/Julio/2017)

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 b. Contexto general

Con la situación presentada anteriormente en el primer punto, lo que busco

dar a entender es que con la integración de herramientas tecnológicas, podemos
hacer mas practica la manera de trabajar en nuestro despacho, si es que así lo
deseamos al terminar la carrera, o para poder mejorar la forma de organización
del despacho o la empresa para que vayamos a laborar, ya que para eso estamos
llevando esta materia en nuestro programa de estudios, actualmente tenemos las
mejores herramientas tanto de productividad como de entretenimiento al alcance
de nuestras manos, ya que en la actualidad la mayoría tenemos acceso a un
teléfono inteligente, con el cual tenemos un mundo de posibilidades, tanto
personales como aplicables a lo laboral para hacer un poco más sencilla la gestión
de nuestras tareas y tiempos.

“La tecnología juega un rol fundamental. Nuevos softwares para lograr

optimización de recursos, producir el doble o el triple, con los mismos recursos, es
el gran reto de las firmas de abogados, tradicionales y nuevas.”
(Nessi Betzaida, 12/Julio/2017)

c. ¿Por qué se considera un problema?

Yo como cliente de “X” despacho, por más tiempo que tenga siendo su
cliente y dándoles todos los casos que se presentan en mi empresa, me doy
cuenta que siguen trabajando de una forma tradicional muy atrasada a nuestra
época, cerros de expedientes y archivos, días para poder pasar a verificar el
avance el caso, archivos extraviados o traspapelados debido a la falta de
organización, el licenciado desconoce del uso de correo electrónico por lo cual
para cualquier documento requerido tener que ir a llevarlo personalmente….
Todos estos motivos me harían buscar un despacho más actualizado, donde en su
forma de trabajar incluyan la mayor cantidad de herramientas tecnológicas para

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poder hacer las diligencias de una forma más fácil y rápida, donde yo no tenga
que desperdiciar mucho de mi tiempo en vueltas innecesarias.

“Los abogados tenemos que ser conscientes de que, para continuar

prestando nuestros servicios, debemos reinventarnos y migrar nuestra forma
tradicional de trabajar a la implementación de tecnología y a la innovación. Solo
así podremos generar valor.”
(Nessi Betzaida, 12/Julio/2017)

d. Beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora.

¿Qué puede hacer entonces un despacho para lograr que pequeñas y

medianas empresas busquen y contraten sus servicios? La respuesta es innovar.
Pensar distinto. Crear nuevos esquemas de precios y costos, pensar en diversas
formas de medir la calidad y el valor del servicio, optimizar recursos y generar
resultados en menos tiempo y de mejor calidad.

Toda esta tendencia, en la que la tecnología requiere y permite una nueva

forma de prestar los servicios jurídicos, se llama "new law". Los servicios
tecnológicos ofrecidos bajo los esquemas de new law han alcanzado un nivel de
sofisticación que les permite competir con casi todo el portafolio ofrecido por los
Despachos Jurídicos actuales de mayor renombre. Por ejemplo, existen distintas
plataformas tecnológicas que por un bajo precio o, incluso, de manera gratuita,
ofrecen sistemas de automatización documental, que permiten desarrollar
programas y aplicaciones para el análisis de potenciales clientes y evaluaciones
preliminares de sus casos jurídicos, crear aplicaciones para el examen y la
asesoría del cumplimiento regulatorio de políticas y procedimientos y hasta
automatizar la selección, redacción, entrega y archivo de contratos, formularios y
otros documentos.

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 Además de realizar trabajos jurídicos complejos con una excelente calidad,
estos sistemas han demostrado hacerlo en periodos de tiempo mucho más cortos
que lo que le tomaría a un licenciado o, incluso, a un grupo de licenciados.

A través del uso de la tecnología como elemento esencial de su operación,

este esquema de servicios legales, tiene la capacidad de ofrecer precios
competitivos en comparación con los servicios jurídicos tradicionales,
particularmente cuando se trata de procesos sencillos que pueden ser
sistematizados. Algunos recursos tecnológicos sobre los que se basan estos
servicios incluyen, entre otros, el big data, la inteligencia artificial, la
automatización documental y el cloud computing.

“La tecnología es y será un factor fundamental para la sostenibilidad de las

firmas y si estas quieren mantener su liderazgo, deberán promover su uso y
desarrollo.”
(Nessi Betzaida, 12/Julio/2017)

e. ¿Cómo se vinculan tus conocimientos y habilidades en torno al uso

de herramientas tecnológicas para la productividad?

Como mencione anteriormente, al terminar la carrera y trabajar para alguna

empresa o despacho jurídico, lo primero que me gustaría hacer es, en el caso que
se requiera, poder ayudar a implementar el uso de las herramientas tecnológicas,
en lo personal estoy muy familiarizado con algunas herramientas tecnológicas que
son usadas para actividades comunes, y que sin saberlo pueden ser aplicadas
para optimizar las tareas de nuestras empresas o negocios, aplicando un ejemplo
podríamos considerar la Aplicación Dropbox, que no dudo que muchos de los
jóvenes estudiantes en estos tiempos la utilicen, a ellos no les toco vivir en la
época que para poder entregar una tarea tenias que guardarla en un disquete o
quemarla en un CD-ROM, un tiempo después salió la tecnología de las memorias
Flash, coloquialmente llamadas memorias USB. Actualmente no necesitas nada

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mas que acceso a internet para poder tener acceso a miles de archivos, como es
la función de la aplicación antes mencionada Dropbox, que simplemente creando
una cuenta por un pequeño costo anual o mensual, nos permite subir nuestros
archivos o documentos a la nube, y así poder tener acceso a ellos desde cualquier
dispositivo.

“Los abogados eficientes deben realizar numerosas diligencias y mantener

el contacto con los clientes y las decisiones de los tribunales. Por eso es
importante que se vayan ligando a los avances tecnológicos y a las diversas
herramientas para abogados que se ofrecen para tener un mejor desempeño y
aumentar la carta de solicitantes de sus servicios.”
(Cutetrader)

Etapa 3.

Algo está cambiando en el sector legal y, en particular, en los despachos de

todo el mundo: el sector necesita hacer frente a los retos de la digitalización. Las
estanterías repletas de libros de derecho y carpetas con los expedientes de los
clientes son ya, inevitablemente, una pieza de museo en los despachos actuales.
Además del espacio físico que ocupan, es cada vez más importante mantener los
datos importantes que contienen esos expedientes en un lugar seguro y accesible.
Se estima que uno de cada dos abogados ya utiliza algún tipo de software para
gestionar su trabajo diario, hacer su día a día más productivo, mejorar sus
servicios o abrir nuevas líneas de negocio.

Propuesta de mejora

Con el importante avance que ha tenido la tecnología, poder mejorar y

optimizar los problemas mas comunes, en este caso, como plasme en el Pre -
Proyecto, hablando de los despachos jurídicos, existen infinidad de herramientas y
aplicaciones que nos permiten tener un mejor manejo y gestión de la información,

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archivos y expedientes digitales, para así poder trabajar de una manera mas
organizada y teniendo lo que necesitemos al alcance de unos cuantos clics,
también seria de suma importancia implementar las herramientas que nos ayudan
a acercarnos mas al cliente, este donde este, como serian las herramientas para
video llamadas y videoconferencias, en este caso una de las mas comunes seria
Skype, aprendiendo a utilizarla y enfocarla a nuestra área es muy practica y nos
ayuda a agilizar tiempos, en vez de agendar una cita presencial con algún cliente,
en la cual solo se trate de aclarar algunos puntos o alguna consulta del cliente al
abogado, pues seria mas eficiente hacer por medio de una video llamada… en
pocas palabra, para poder mejorar los problemas actuales en cuanto a tiempos y
organización, una de las mejores, si no es que la mejor opción, será implementar
todas las herramientas que sean necesarios, las cuales para mi punto de vista
serían las siguientes:

a. Fundamentos teóricos de la propuesta

Existe un reto inminente para el sector jurídico en materia de innovación:

darle la bienvenida a las tecnologías que aseguran una mejora en su
administración y su comunicación con el cliente. Es hora de alimentar las
estrategias de gestión de las firmas legales no solo con el pasado (jurisprudencia),
sino con el futuro que presentan las nuevas tecnologías legales.

Mucho se ha dicho de la distancia existente entre el sector jurídico y las

nuevas tecnologías. Muchos dirían que pertenecen a mundos diferentes, que no
encajan ni saben cómo relacionarse. Sin embargo, conforme va cambiando el
panorama empresarial, es ahora el momento de empezar a entenderse, porque no
son nada el uno sin el otro.

Como ya hemos hablado en otras ocasiones, en el proceso de digitalización

de las empresas, no solo en el sector legal, el éxito está delimitado por la visión y

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la aceptación de las personas que las conforman. De la manera en que los
empleados y colaboradores afronten los cambios en su manera de realizar su
labor cotidiana, dependerá la agilidad en el proceso de digitalización y por ende
los resultados posteriores.

Dado por supuesto el anterior hecho, acercándonos un poco más al tema

que nos compete, es bien sabido que profesionales tanto del sector bancario como
del jurídico, dada su profesión y su práctica, tienden a ser un poco más escépticos
y clásicos al afrontar el mundo tecnológico. A pesar de esto, vista la necesidad de
cambiar, ya se han sumado cada vez más y más empresas de estos sectores a
implementaciones de herramientas tecnológicas y se han preparado para atender
a las nuevas generaciones de clientes, para los cuales los servicios en línea y la
atención especializada e inmediata forma parte de su vida diaria.

b. Condiciones de su aplicación

La clave en la actualización de la profesión es apoyarse en soluciones que

optimicen el tiempo de trabajo y aporten una mayor seguridad jurídica. Estos son
algunos tipos de softwares que persiguen esos objetivos:

Bases de datos: Acceder a formularios ya preparados, consultar doctrina

sobre un tema concreto o la más actualizada jurisprudencia son algunas de las
ventajas de contar con una base de datos en el despacho. Además, tecnologías
como la inteligencia artificial ya permiten que la búsqueda entre todo el contenido
jurídico sea más rápida y precisa, lo que ahorra muchísimo tiempo.
Analítica jurídica: La Inteligencia Artificial o el uso del Big Data ya permiten
saber qué ocurre en los juzgados españoles e identificar tendencias más allá de la
propia intuición y experiencia como profesionales del derecho. Esto impulsa la
estrategia procesal.

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 Marketplace: Estos directorios conectan los despachos con potenciales
clientes que están buscando sus servicios y ayudan a posicionar el negocio dentro
del mercado.
CRM: Son las siglas de Customer Relationship Management y lo podríamos
definir como un tipo de software que te permite mantener una mejor relación con
tus clientes, calcular el ROI de tus acciones comerciales o aprovechar mejor las
oportunidades de negocio que surjan con el cliente.
Software de gestión de despachos: Los gestores de despachos están
especialmente diseñados para controlar un despacho desde una única aplicación.
De manera similar a un CRM, no solo guarda la información de tus clientes, sino
también de sus casos, sus facturas, su documentación, sus expedientes o las citas
que tienes pendientes con alguno de ellos. Quolaw se enmarca dentro de esta
tipología de software.
El uso y desarrollo de este tipo de herramientas tecnológicas (también
conocidas como legaltech) se traduce para los despachos profesionales en
mayores oportunidades para ofrecer nuevos servicios, adaptarse a un mercado
con una fuerte competencia y ofrecer un valor añadido a los clientes.

c. Riesgos y retos

Mas que riesgos, al implementar los nuevos sistemas y herramientas para

la optimización del trabajo en esta área, representaría muchos retos, hablando del
problema al cual Me enfoque, el cual sería la actualización de los sistemas de
gestión y organización de la información, expedientes y archivos en los despachos
tradicionales, obvio, estos problemas no suceden en todos lados, nosotros que
nos encontramos en pequeñas ciudades, me atrevo a decir que todos conocemos
o hemos ido a un despacho jurídico donde al entrar te puedes dar cuenta de los
cerros o en su caso, paquetes de expedientes, carpetas y/o archivos, por lo cual
muchas veces debido al no tener alguna herramienta para la organización o
gestión de archivos, se traspapela algún documento o se mal archiva y eso
representa una perdida enorme de tiempo, tanto para el abogado como para el

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cliente, por eso implementar estas herramientas, hasta con una simple base de
datos hecha en alguna hoja de cálculo (ejemplifico con el fin de dar a entender que
hay formas muy sencillas de mejorar, pero al no conocerlas o esta familiarizados
con ellas, es poco probable que las implementen) se podría registrar cada archivo
con un folio y organizarlos consecutivamente para poder tener un acceso mas
rápido, a la información que precisemos.

e. Temporalidad y viabilidad

Una vez que haya decidido hacer un plan de viabilidad, lo primero que debe
tener presente tanto la idea de negocio como hacia dónde desea orientarse la
empresa, quiénes van a integrarla y cómo será el organigrama de esta. Conocer
bien su empresa es fundamental y contar con la opinión e ideas de todos los
integrantes son dos aspectos básicos para afrontar tanto la apertura de una nueva
empresa como para una reestructuración.

En nuestro caso el tiempo seria un factor muy importante, ya que

necesitamos actualizar no solo las herramientas, sino también a los
colaboradores, capacitándolos para que puedan aprovechar el potencial de las
herramientas tecnológicas eficaz mente.

Un asesoramiento externo es también clave. El diseño de un plan de

viabilidad por parte de un asesor profesional será mucho más sólido y nos
aportará un punto de vista más centrado, contrastado e imparcial, sin verse
afectado por la implicación emocional que puede influenciarnos a la hora de tomar
decisiones o planificar.

En cuanto a las inversiones, en este aspecto, seria el pago de licencias

corporativas para las herramientas que lo requieren y en la capacitación de los
colaboradores, ya sea por medio de cursos online o con expertos de manera
presencial.

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 REFERENCIAS:

Nessi, B. (2017, 12 julio). El impacto de la tecnología en las firmas de

abogados. Legal Today. https://www.legaltoday.com/legaltech/nuevas-
tecnologias/el-impacto-de-la-tecnologia-en-las-firmas-de-abogados-2017-07-12

Qué herramientas para abogados usan los expertos. (2017, 31 agosto).

Derecho y tecnología. https://derechoytecnologia.com/herramientas-para-
abogados-usan-los-expertos/

Editorial La República S.A.S. (2020, 21 abril). Estas son las herramientas y

consejos que dan los bufetes para ser más productivos. Asuntos Legales.
https://www.asuntoslegales.com.co/consumidor/estas-son-las-herramientas-y-
consejos-que-dan-los-bufetes-para-ser-mas-productivos-2994385

Marín, A. (2017, 28 febrero). CÓMO UTILIZAR LA TECNOLOGÍA A FAVOR

DE TU BUFETE DE ABOGADOS. Time Manager.
https://www.timemanagerweb.com/como-utilizar-la-tecnologia-favor-de-tu-bufete-
de-abogados/

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