CUENTAS POR COBRAR

Uno de los factores decisivos implícitos en el crecimiento de las economías

Dominicanas es la tendencia a la venta de bienes y servicios a crédito. Las cuentas

por cobrar comprenden el activo financiero más grande de muchas compañías

comerciales.

Las Cuentas por Cobrar son activos relativamente líquidos, que generalmente se

convierten en efectivos en un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente, las cuentas

por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general

inmediatamente después del efectivo y de otras inversiones de corto plazo en

valores negociables. Los activos que están relativamente cercanos al efectivo se

conocen como activos corrientes.

Algunas compañías venden mercancías con base en planes de cuotas de plazos

largos, requiriendo 12, 24 o incluso 48 meses para reunir el valor total por cobrar

del cliente. Por definición, el periodo normal requerido para el cobro de cuentas es

parte del ciclo operacional de una compañía. Por consiguiente, las cuentas por

cobrar que surgen de las transacciones normales de ventas generalmente se

clasifican como activos corrientes, incluso si los términos del crédito se amplían a

más de 1 año.
CUENTAS POR COBRAR Y FLUJOS DE EFECTIVOS

En un Estado de Flujos de Efectivos, las entradas de efectivos provenientes del

cobro de cuentas están incluidas en el subtotal de flujo de efectivo neto de

actividades operacionales. El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia

representa la fuente de entradas de efectivos más grande y consistente de una

compañía. De esta manera, el seguimiento al cobro de efectos es una parte

importante del manejo eficiente del efectivo.

En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo requerido para

las operaciones rutinarias de negocio depende con frecuencia del valor, de la

recuperabilidad y de las fechas de vencimientos de las cuentas por cobrar.

CUENTAS NO RECUPERABLES

Hemos expresado que las cuentas por cobrar se muestran en el balance general por

el valor recuperable estimado – llamado el valor neto realizable. Ningún negocio

desea vender mercancía a crédito a los clientes que no podrán pagar. Muchas

compañías aún mantienen sus propios departamentos de créditos que investigan la

credibilidad de cada cliente probable. No obstante, si una compañía efectúa ventas

a créditos asientos, quizás miles, de clientes, serán inevitables que algunas cuentas

resulten incobrables.

Un valor limitado de cuentas incobrables no solo se espera –se evidencia de una

política crediticia sana. Si el departamento de crédito es demasiado cauteloso, el

negocio puede perder muchas oportunidades de ventas al rechazar clientes que

debían haber sido considerados riesgos de crédito aceptables.

Contabilizar las cuentas incobrables utilizando métodos de provisión y cancelación

directa.
REPRESENTACION DE LAS CUENTAS INCOBRABLES EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS.

Cuando se ha determinado que una cuenta por cobrar es incobrable, esta deja de ser

un activo. La pérdida de este activo representa un gasto, llamado Gastos de cuentas

incobrables.

Al medir la utilidad del negocio, uno de los principios contables más elementales

es que el ingreso debe ser asociado a (o compensado por) los gastos incurridos al

general tal ingreso. El gasto de cuentas incobrables es causado por la venta de

bienes a crédito a los clientes que incumplen el pago de sus cuentas. Por

consiguiente, se incurre en este gasto en el mes en el cual se efectúan las ventas

relacionadas, aunque las cuentas por cobrar no se determinan como incobrables

hasta un periodo contables posteriores. Por lo tanto, una cuenta por cobra que se

origina de una venta a crédito en enero y se determina que es incobrables en agosto

representa un gasto de enero.

A manera de ilustración, suponga que Compañía Albania inicia un negocio el 1 de

enero de 2001 y realiza la mayor parte de sus ventas a créditos. El 31 de enero, las

cuentas por cobrar ascienden a $250,000.00. En esta fecha, el gerente de crédito

revisa las cuentas por cobrar y estima que aproximadamente $10,000.00 de estas
cuentas resultarán incobrables. El 31 de enero se debe hacer el siguiente asiento de

ajustes:

Gastos de cuentas incobrables……………10,000.00

Provisión para cuentas de dudosa recaudo………… 10,000.00

Para realizar la porción de las cuentas totales por cobrar

Estimadas como incobrables.

■ Provisión para cuentas incobrables

El periodo utilizado para definir activos corrientes es un año o el ciclo operacional

de la compañía que sea más largo. El ciclo operacional es el periodo de tiempo

requerido para convertir el efectivo en inventario, el inventario en cuentas por

cobrar y las cuentas por cobrar nuevamente en efectivo. En el capítulo 14

analizaremos en mayo profundidad la clasificación de ciertos activos como activos

corrientes.

La cuenta de gastos Cuentas incobrables, creada como el débito de este asiento,

se cierra contra la cuenta de Resultados de la misma manera que cualquier otra

cuenta de gastos. La provisión para cuentas de dudosos recaudo acreditaba en el

asiento de diario anterior aparecerá en el balance general como una deducción del
valor nominal de las cuentas por cobrar. Esto sirve para reducir las cuentas por

cobrar a su valor neto realizable en el balance general, como se ilustra a

continuación:

COMPAÑIA ALBANIA
Balance General Parcial
31 de enero, 2018
Activos corrientes:
Efectivo y equivalentes a efectivo………………… $75,000
Valores negociables ………………………………. $25,000
Cuentas por cobrar……………………………….… $250,000
Menos: Provisión para cuentas de dudosa recaudo…. $10,000 $240,000
Inventario………………………………………… $300,000
Activos Corrientes Totales….……….................. $640,000

La Provisión para Cuentas de Dudoso Recaudo

No hay forma de afirmar de antemano qué cuentas por cobrar se recuperan y cuáles

no. Por consiguiente, no es posible acreditar las cuentas a clientes específicos para

nuestra estimación de cuentas probablemente incobrables. Tampoco se puede

acreditar la cuenta de control de Cuentas por cobrar en el mayor general. Si la

cuenta de control de Cuestas por cobrar se acreditara con el valor estimado de

cuentas de dudoso recaudo, esta cuenta de control no cuadraría con el total de las

numerosas cuentas de clientes en el mayor auxiliar.

La única alternativa práctica, por consiguiente, es coeditar una cuenta separada

llamada Provisión para cuentas de dudoso recaudado por el valor que se estima

incobrable.

La provisión para cuentas de dudoso recaudado se describe comúnmente como una

contra cuenta del activo o una cuenta de valuación. Ambos términos indican que la

provisión para cuentas de dudoso recaudado tiene un saldo crédito, lo cual se

compensa con el activo Cuentas por cobrar para producir una medida más útil y

confiable de la liquidez de una compañía.

Estimación del Valor de Cuentas Incobrables.

Antes de preparar los estados financieros al final del periodo contable, se debe

hacer una estimación del valor esperado de las cuentas incobrables. Esta

estimación se basa en la experiencia pasada y se modifica de acuerdo con las

condiciones actuales del negocio. Las perdidas provenientes de las cuentas

incobrables tienden a ser mayores durante periodos de recesión que en periodos de

crecimiento y prosperidad. Debido a que la provisión para cuentas de dudoso

recaudo es una estimulación y no un cálculo preciso, el juicio profesional juega un

papel importante en la determinación del tamaño de estas cuentas valorativa.

Ajustes Mensuales de la Cuenta de Provisión

En el asiento de ajuste efectuado por Compañía Albania al 31 de enero, el valor

del ajuste ($10,000.00) fue igual al valor estimado de las cuentas incobrables. Esto

es cierto solamente porque enero fue el primer mes de operaciones y ésta fue la

primera estimación de la compañía de sus cuentas incobrables. En meses futuros,

el valor del asiento de ajuste dependerá de dos factores: (1) la estimación de las

cuentas incobrables y (2) el saldo actual en la Provisión para cuentas de dudoso

recaudo. Antes de ilustrar el asiento de ajuste para un mes futuro, es preciso ver

primero porqué el saldo en la cuenta de provisión puede cambiar durante el periodo

contable.

Cancelación de una Cuenta Incobrable

Siempre que se determine que una cuenta por cobrar de un cliente especifico es

incobrable, esta no califica más como un activo y debe ser cancelada. Para

cancelarla, se debe reducir el saldo de la cuenta del cliente a cero. El asiento de

diario para lograr lo anterior consta de un crédito a la cuenta de control de Cuentas

por cobrar en el mayor general (y a la cuenta del cliente en el mayor auxiliar) y de

un débito compensador a la Provisión para cuentas de dudoso recaudo.

Para ilustrar, suponga que a principios de febrero, Albania y Cía. Se entera de que

Jaime Vargas ha salido del negocio y que su cuenta por cobrar de $4,000 ya no

tiene valor. El asiento para cancelar esta cuenta incobrable es:

Provisiones para cuentas de dudoso recaudo 4,000

Cuentas por cobrar (Jaime Vargas) 4,000

Para anular la cuenta por cobrar de Jaime Vargas como incobrable.

Lo que es importante anotar en este asiento es que se hace un débito a la Provisión

para cuentas de dudoso recaudo y no a la cuenta Gasto de cuentas incobrables. El

gasto estimado de las pérdidas en crédito se carga a la cuenta Gasto de cuentas

incobrables al final de cada periodo contable.

Cuando se determina más adelante que una cuenta por cobrar particular no tiene

valor y es cancelada. Esta acción no representa un gasto adicional, solamente

confirma la estimación anterior del gasto.

Si una cuenta de Gasto de cuentas incobrables fuera cargada primero con las

pérdidas estimadas de créditos y posteriormente cargadas con las perdidas en

créditos demostradas, se duplicaría la contabilidad del gasto real de cuentas

incobrables.

Observe también que el asiento para anular una cuenta por cobrar incobrable

reduce la cuenta del activo y la contra cuenta del activo en el mismo valor. De esta

manera la cancelación de una cuenta incobrable no cambia el valor neto realizable

de las cuentas por cobrar en el balance general.

La siguiente ilustración muestra el valor neto realizable de Albania y Cía. antes y

después de la cancelación de la cuenta por cobrar de Almacenes de Descuentos:

Antes de la Cancelación Después de la Cancelación

Cuentas por cobrar…$250,000.00 Cuentas por cobrar.$246,000
Menos: Provisiones de cuentas Menos: Provisiones para cuentas
De dudoso recaudo……10,000.00 de dudoso recaudo… 6,000
Valor neto realizable….$240,000.00 Valor neto realizable...$240,000

Es preciso repetir el punto implícito en el cual se basa el enfoque de provisiones.

Las pérdidas en créditos se deben reconocer en el periodo en el cual ocurre la venta

y no en el periodo en el cual se determina que la cuenta es incobrable. El

razonamiento para esta posición se basa en el principio de asociación.

Las Cancelaciones pocas veces concuerdan con las estimaciones

previstas.

Realmente el valor total de las cuentas por cobrar canceladas, rara vez serán

exactamente iguales al valor estimado anteriormente, acreditado a la Provisiones

para cuentas de dudoso recaudo.

Si los valores anulados por incobrables resultan menores que el valor estimado, la

Provisión para cuentas de dudoso recaudo continuará mostrando un saldo crédito.

Si los valores anulados por incobrables son mayores que el valor estimado, la

Provisión para cuentas de dudoso recaudo adquirirá un saldo débito temporal, el

cual será eliminado mediante el ajuste al final del periodo.

Recuperación de una Cuenta por Cobrar previamente cancelada

Ocasionalmente una cuenta por cobrar que ha sido cancelada, más adelante será

recuperada en su totalidad o en parte. Con frecuencia, se hace referencia a esos

cobros como recuperaciones de deudas malas. La recuperación de una cuenta por

cobrar, previamente cancelada, es evidencia de que la cancelación fue un error, por

consiguiente, la cuenta por cobrar se debe restablecer como un activo.

Suponga por ejemplo, que la cuenta por cobrar vencida por una cuantía de $200 de

J. B. Barrios fue cancelada el 16 de febrero mediante el asiento siguiente:

Provisión para cuentas de dudoso recaudo $200

Cuentas por cobrar (J.B. Barrios) $200

Para cancelar la cuenta por cobrar de J.B. Barrios por incobrables.

El 27 de febrero, el cliente, J.B. Barrios, paga la cuenta en su totalidad. El asiento

para registrar la cuenta de Barrios será:

Cuentas por cobrar (J.B. Barrios) $200

Provisiones para cuentas de dudoso recaudo $200
Para restablecer como un activo una cuenta por cobrar previamente cancelada.

Observe que este asiento es exactamente el opuesto al asiento hecho cuando la

cuenta fue cancelada como incobrable. En el diario de entrada de efectivo se hará

un asiento separado para registrar el cobro de Barrios. Este asiento debitará

Efectivo y acreditará Cuentas por cobrar (J.B. Barrios).